Only Successful Applicants Will Be Notified!!

This  is  a  very  familiar  phrase  among  job  and  scholarship  applicants.  Usually,  employers 
include such a statement or something alike when they advertise for vacancies. Principally, 
job applicants are expected to consider themselves unsuccessful in case they don’t receive 
notification  within  a  set  time.    The  rationale  being  a  large  number  of  applicants  going  far 
beyond the capacity  (in terms of time and other resources) of the recruiting organisations 
to  notify  all  applicants.  Given  the  growing  numbers  of  applicants,  the  justification  for  the 
propensity  can  never  be  over  emphasized.  For  the  example,  Daraja  received  600 
applications for only eight vacancies during its recruitment process last year.  

Like in the recruitment world, the same has been observed in the planning process within 
local  government  authorities  in  Tanzania  especially  at  the  village  and  ward  levels.  A 
discussion  with  the  villagers  has  shown  that  the  villagers  are  not  informed  over  the 
decisions  of  their  plans  especially  when  their  plans  fail  to  get  into  the  district  plan.  This 
implies  that  the  plans  will  not  get  funding  for  its  implementation.    Repoa  (2010)  also 
observes a lack of interactions between council bureaucrats and rural communities and the 
justification being lack of time and high costs.  

Following  the  inception  of  decentralization  by  devolution  more  than  a  decade  ago,  the 
government  also  introduced  a  bottom‐up  participatory  planning  methodology  for  local 
development  called  Opportunities  and  Obstacles  to  Development  (O&OD)  in  2002.  The 
introduction  of  O&OD  was  meant  to  increase  local  autonomy  in  prioritising,  planning  and 
budgeting  of  development  activities.  A  village  in  rural  communities  or  mtaa  (street)  for 
urban  communities  develop  a  three  year  community  development  plan  which  includes  its 
implementation plan. The plan is subjected to review, monitoring, evaluation and updating 
on annual basis. 

On  the  other  hand,  annual  development  plans  are  developed  at  the  village  level  and 
forwarded to the ward and later to the district for producing a consolidated district plan. It 
can be seen that there is a possibility for a village plan to be dropped at ward level or district 
level depending on the priorities and funds available. Our interest is what happens when the 
village or mtaa plans fail to be included in the district plan. It was observed that the villagers 
are not informed do not get the results of the project. For example, Lusisi villagers were not 
able to articulate the outcome of their past plans. 

As with the job applications, there are two major issues connected to feedback, one being 
the simple answer of yes or no, and the other related to knowing the reasons for not being 
able  to  impress  the  employer.  The  later  is  impractical  however  very  important  to  all 
unsuccessful applicants. Inquisitively, it is possible that the winners may also wish to know 
what made them successful.  

1
For the job applicant, the prime need for the feedback is inclined on knowing the aftermath 
of  the  application.  For  the  villagers,  the  aftermath  may  be  easily  understood  as  their 
problems will continue to exist though it may take time for them to notice. However, there 
is a secondary need for unsuccessful applicants on understanding the reasons for not being 
able  to  impress  the  employer  or  ward/district  scrutinizers  for  the  case  of  villagers.  Most 
importantly,  feed‐backing  particularly  on  unsuccessful  plans  may  also  enhance  the 
understanding that planning is a continuous process. 

In theory, further consultations and feedback with communities are expected to take place 
when  reviewing  and  revising  the  plans.  In  practice,  however,  the  council  planning  team 
rarely  consults  citizens  after  receiving  the  proposals  from  communities.  The  situation  is 
worse  for  all  unsuccessful  proposals.  Lack  of  feedback  is  also  true  for  village  and  mtaa 
representatives that are involved in the ward planning committee meetings.  

As  it  can  be  experienced  in  job  applications,  lack  of  feedback  can  cause  depression  and 
demoralization. The same applies within citizens who fail to get feedback of their proposals. 
Given that planning is a continuous process, it is likely that citizens who have experiencing 
failure  will  be  demoralized  to  participate  in  the  succeeding  planning  activities.  This  has 
severe effects on the efforts to promote participatory planning on one hand and developing 
plans that reflect the needs of the citizens on the other.  

A  number  of  questions  need  to  be  answered  following  the  above  discussions.  The  first 
question being if there is a need for feedback on unsuccessful plans at all levels particularly 
village  and  ward  levels.  The  focus  is  not  only  the  simple  answer  of  yes  or  no  but  on  the 
description  of  the  reasons  for  not  being  successful.  Other  questions  will  only  follow  if  the 
answer  to  the  earlier  question  is  affirmative.  Then  the  list  would  go  like  “how  to  create a 
means  to  provide  the  feedback  effectively  and on  time?  How  do  we  solve  the  issue  given 
limited  resources  against  a  big  number  of  applicants  (villages/wards).  We  may  also  go 
further by asking how can we ensure that the comments and lessons learnt by the villagers 
are  put  into  practice.  This  would  be  very  useful  in  improving  succeeding  plans  and 
guarantee successful funding. 

Looking for your responses, 

Kapongola 

NB: It is worthy to note that I was inspired by a visit to Lusisi village (Njombe) few weeks ago 
in  which  Daraja  team  accompanied  by  Jenerali  Ulimwengu  and  Njombe  district  water 
engineer Mr. Mkalimoto went to see the development of the village.