NORMOGRAMA PARA MODELO APLICABLE DE CORRESPONDENCIA DE LA CONTRALORIA DE BOGOTA

NORMA FECHA REFERENCIA

Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas
ACUERDO 60 DE 2001 AGN 30 Octubre
que cumplen funciones pblicas

DECRETO 2150 DE 1995 5 diciembre Ley antitramite

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DECRETO 2693 DE 2012 21 diciembre Estrategia gobierno en linea

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Reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

DECRETO 2609 DE 2012 14 diciembre artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 otras disposiciones en materia de gestin documental para
todas las entidades del Estado"

LEY 594 DE 2000 14 julio Ley General de Archivos

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Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacion y comunicaciones oficiales

CIRCULAR 5 DE 2012 AGN 11 septiembre
electronicas en el marco de la iniciativa cero papel

lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la

DECRETO 1151 DE 2008 14 abril
Repblica de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005

DIRECTIVA PRESIDENCIAL DE 2012 3 abril Eficiencia administrativa y lineamientos de la politica CERO PAPEL en la administracion publica.
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Ley 1437 de 2011 18 enero Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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Circular Externa No. 002 de 2012 AGN 7 marzo Adquisicion de herramientas tecnologicas de Gestin documental
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LEY 962 DE 2005 8 julio Ley antitramite

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DECRETO 19 DE 2012 10 enero Ley antitramite

Regula el intercambio de informacin entre entidades para el cumplimiento de funciones

DECRETO 235 DE 2010 28 enero
pblicas
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Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
LEY 527 DE 1999 18 agosto
electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin

NTC 3397 NA Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Memorandos Comunicaciones Internas.
NTC 3234 NA Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Circulares.
NTC 3393 NA Norma Tcnica Colombiana para la elaboracin de Cartas Comerciales.
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EXTRACTO ATINENTE

Aplica en totalidad

Se reporta especialmente Artculo 29. Expedicin de actos y

comunicaciones de las entidades pblicas. Todos los actos
administrativos a travs de los cuales se exprese la Administracin
Pblica por escrito, debern adelantarse en original y un mximo de dos
copias. Una de stas deber ser enviada para su conservacin y consulta
al archivo central de la entidad. Ver el Concepto del Archivo General de la
Nacin 500636 de 2005
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EXTRACTO ATINENTE
financieras y con base en ello avanzar progresivamente de acuerdo con
los diferentes niveles de madurez
y los porcentajes y plazos establecidos, sealados en los artculos 7 y 8
del presente Decreto.
Para el logro de estos fines, bajo la direccin del Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones y en coordinacin con el Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica y del
Departamento Nacional de Planeacin, y la Presidencia de la Repblica,
de acuerdo con sus
competencias, se cumplirn las siguientes acciones: 2. Interoperabilidad,
cadenas de trmites y ventanillas nicas virtuales:
a) Los sujetos obligados debern implementar mecanismos tendientes a
garantizar el acceso e
intercambio de informacin. Para lo anterior se deber observar lo
establecido en la Ley 1581 de
2012, el artculo 24 de la Ley 1437 de 2011, el artculo 227 de la Ley 1450
de 2011 yel artculo 18
del Decreto 19 de 2012, oen las normas que las madi'fiquen o sustituyan.
d) Los sujetos obligados debern organizar su informacin, trmites
yservicios a travs de ventanillas
nicas virtuales, las cuales permiten un acceso unificado a los usuarios,
as como un control y
seguimiento de la gestin de los mismos. Articulo 7 3)
Transaccin en lnea: Los sujetos obligados disponen sus trmites y
servicios para los diferentes
tipos de usuarios, los cuales podrn gestionarlos por diversos canales
electrnicos, a travs de
ventanillas nicas, permitindoles realizar desde la solicitud hasta la
obtencin de la decisin o del
servicio, sin la necesidad de aportar documentos que reposen en
cualquier otra entidad pblica o
privada que cumpla funciones pblicas. Lo anterior haciendo uso de
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EXTRACTO ATINENTE

ARTICULO 2
Tipos de informacin. Las normas del
presente decreto se aplicarn a cualquier tipo de informacin producida
y/o recibida por las
entidades pblicas, sus dependencias y servidores pblicos, y en general
por cualquier persona
que desarrolle actividades inherentes a la funcin de dicha entidad que
hayan sido delegados
por sta, independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o
digital)en que se
produzcan, en este sentido los procesos de la gestin documental
deben desarrollarse para
los documentos de archivo, toda vez que independientemente del medio y
soporte de los
documentos, en todos los casos se deben garantizar sus caractersticas,
condiciones y
requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, inalterabilidad,
disponibilidad, preservacin y
conservacin, durante todo el tiempo requerido como evidencia, sin que
pierda sus propiedades
de validez probatoria.

ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin

dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin,
la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
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EXTRACTO ATINENTE

...AGN recomienda que las entidades que cuenten con sistemas de

gestin de documentos electronicos implementen procesos que
garanticen que las imgenes digitalizadas en las oficinas de
correspondencia o en otras oficinas cumplan desde el principio con
estandares archivisticos, ademas de los estandares tecnicos
informaticos...
Aplica en su totalidad

3. Se debe implementar, a ms tardar en los doce (12) meses siguientes a

la expedicin de la presente Directiva, la sustitucin de los memorandos y
comunicaciones internas en papel, por soportes electrnicos, sin perjuicio
del cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el Acuerdo
nmero 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la
Nacin. Dichos soportes electrnicos deben garantizar las condiciones de
autenticidad, integridad y disponibilidad a las que hace referencia el
pargrafo 1 del artculo 6 de la Ley 962 de 2005 y los artculos 55, 56,
57, 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011. 4. Se deben implementar
mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las
entidades por medios electrnicos, a ms tardar trascurridos doce (12)
meses siguientes a la publicacin de la presente Directiva y en atencin a
los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Lnea del
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y el
Archivo General de la Nacion
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EXTRACTO ATINENTE

Aplica en su totalidad se reporta especialmente CAPTULO II

Derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos y recusaciones.
Artculo 5. Derechos de las personas ante las autoridades. Artculo 7.
Deberes de las autoridades en la atencin al pblico.
Artculo 54. Registro para el uso de medios
electrnicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las
autoridades utilizando medios electrnicos, caso en el cual deber
registrar su direccin de correo electrnico en la base de datos dispuesta
para tal fin. S as lo hace, las autoridades continuarn la actuacin por
este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o
comunicaciones por otro medio diferente.

Las peticiones de informacin y consulta hechas a travs de correo

electrnico no requerirn del referido registro y podrn ser atendidas por
la misma va.

Las actuaciones en este caso se entendern hechas en trmino siempre

que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se
radicarn el siguiente da hbil.
CAPITULO IV Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento
administrativo
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EXTRACTO ATINENTE

3 Adicionalmente las entidades publicas y las privadas que cumplen

funciones publicas pueden adelantar un proceso de desarrollo y /o
seleccin de un SGDEA teniendo en cuenta los requerimientos
particulares de cada entidad y las normas NTC ISO 15489-1 y NTC ISO
15489-2 y el MOREQ el cual es una guia internacional de especial
utilidad para cualquier organizacion , asi como las directrices del Concejo
Internacional de Archivos
4 Con el fin de preservar en el tiempo los documentos
digitales producidos o recibidos por las diferentes entidades del estado, y
en particular aquellos que conforman el patrimonio documental del Pais,
es necsario que se adoptenn estandares apropiados que aseguren la
conservacin a largo plazo de los documentos electronicos de archivo.
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EXTRACTO ATINENTE

"Artculo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades pblicas. Cuando
las entidades de la Administracin Pblica requieran comprobar la
existencia de alguna circunstancia necesaria para la solucin de un
procedimiento o peticin de los particulares, que obre en otra entidad
pblica, procedern a solicitar a la entidad el envo de dicha informacin.
En tal caso, la carga de la prueba no corresponder al usuario.

Ser permitido el intercambio de informacin entre distintas entidades

oficiales, en aplicacin del principio de colaboracin.

El envo de la informacin por fax o cualquier otro medio de transmisin

electrnica, proveniente de una entidad pblica, prestar mrito suficiente
y servir de prueba en la actuacin de que se trate siempre y cuando se
encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo
expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien
se atribuya el trmite.

Cuando una entidad pblica requiera informacin de otra entidad de la

Administracin Pblica, esta dar prioridad a la atencin de dichas
peticiones, debiendo resolverlas en un trmino no mayor de diez (10)
das, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemticos
compatibles que permitan integrar y compartir informacin de uso
frecuente por otras autoridades".
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EXTRACTO ATINENTE

ARTICULO 4. CELERIDAD EN LAS ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS.

Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos

administrativos; deben utilizar

formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de

ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los
trmites innecesarios, sin que ello las releve de la obligacin de
considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios
de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones a efectos de que los
procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los
trminos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las
decisiones administrativas en el menor tiempo posible.

Aplica en totalidad
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EXTRACTO ATINENTE
tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una
obligacin, como si las
normas prevn consecuencias en el caso de que la informacin no conste
por escrito.
ARTCULO 8 Original. Cuando cualquier norma requiera que la
informacin sea presentada y conservada en su forma original, ese
requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad
de la informacin, a partir del momento en que se gener por primera vez
en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin

puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido

en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas
simplemente prevn consecuencias en el caso de que la informacin no
sea presentada o conservada en su forma original.
ARTCULO 12. Conservacin de los mensajes de datos y
documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o
informaciones sean conservados, ese requisito quedar satisfecho,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior

consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato

en que se haya generado, enviado o recibido o en algn formato que
permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada,
enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda informacin que permita

determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue
Norma aplicable en la Administracion publica
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