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Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
DISEO E IMPLEMENTACIN DE UNA APLICACIN
PARA UN SISTEMA GENRICO DE DISTRIBUCION
Y COMERCIALIZACIN

ggsi@idesoluciones.com
ggsi@idesoluciones.com
Por: SOLUCIONES UN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE INGENIERA DE SISTEMAS
E INDUSTRIAL

ADQUISICIONE VersionNo: Elaboradopor:AndrsFelipeFuentes Pgina

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ADQUISICIONESDELPROYECTO

1. INTRODUCCIN

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los
productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el
trabajo. Este documento presenta la perspectiva de adquisicin como los vendedores del
producto.

2. CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versin Descripcin Autor

(dd/mm/aaaa)
16/06/2009 1.00 Creacin de la plantilla para tener Andrs Felipe
seguimiento del control de adquisiciones Fuentes
19/06/2009 2.00 Documento revisado por la Lder de Catalina
Calidad Cuenca

3. PROCESOS DEL AS ADQUISICIONES

3.1 Planificar las Compras y Adquisiciones

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qu necesidades del

proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos,
servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y qu necesidades del
proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecucin del proyecto. Este
proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qu y cunto adquirir, y cmo y
cundo hacerlo.

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones tambin incluye la consideracin de

posibles vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algn tipo de
influencia o control sobre las decisiones de contratacin. Tambin se deber considerar
quin es el responsable de obtener o mantener los permisos y licencias profesionales
relevantes que la legislacin, alguna regulacin o la poltica de la organizacin puedan
requerir al ejecutar el proyecto.

Que se desea adquirir:

3 Computadores porttiles.
1 Impresora
Papelera:
Resmas de papel tamao carta
Esferos
Agendas
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Se hace una revisin con el lder de proyecto para considerar las condiciones del
mercado, y qu productos, servicios y resultados estn disponibles en el mercado,
quin los tiene, y bajo qu trminos y condiciones.

Y las empresas que presentar el mejor perfil de proveedores son:

SUMINAS Ltda. Para todo lo que tiene que ver con la papelera (resmas, esferos,
agendas).
COMPUSALE Ltda. Para los porttiles y la impresora.

Se realiza un tipo de contrato para proporcionan las polticas, procedimientos, guas y

sistemas de gestin formales e informales existentes relacionados con la adquisicin,
para se esto se pretende realizar un Juicio de Expertos que es requerido para evaluar las
entradas y las salidas del proceso. El juicio de expertos lo usamos para desarrollar o
modificar los criterios que se aplicarn para evaluar las ofertas o las propuestas hechas
por los vendedores. El juicio de expertos legales puede involucrar los servicios de un
abogado para ayudar con los trminos y condiciones de las adquisiciones que no se
ajusten a las normas. Dicho juicio y experiencia, incluida la experiencia en negocio y
tcnica, se aplican tanto a los detalles tcnicos de los productos, servicios o resultados
adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestin de las
adquisiciones.

El tipo de contrato que se uso es el de Precio Fijo o de Suma Global que nos implica
un precio total fijo para un producto bien definido, tambin incentivos para quienes
cumplan o superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del
cronograma, y que tambin maneja una orden de compra por un artculo especfico que
debe ser entregado en una fecha especfica por un precio determinado.

Despus de realizar los estudios col el lder del proyecto en la planificacin de las
compras y adquisiciones obtenemos:

Determinacin de las fechas planificadas en cada contrato para los productos

entregables del contrato y coordinacin con los procesos de desarrollo y
control del cronograma

Identificacin de garantas de cumplimiento o de contratos de seguros para

mitigar algunas formas de riesgos del proyecto

Determinacin de las instrucciones que se proporcionarn a los vendedores

para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del
contrato

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Determinacin de la forma y el formato que se usarn en el enunciado del

trabajo del contrato

3.2 Planificar las Compras y Adquisiciones

El proceso Planificar la Contratacin prepara los documentos necesarios para respaldar

el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Seleccin de Vendedores.

Aqu lo que manejamos adicional al paso anterior es el Plan de Gestin del Proyecto
don se manejan los riesgos de la adquisicin.

Registro de riesgos.
Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo
Requisitos de recursos de las actividades
Cronograma del proyecto.
Estimaciones de costes de las actividades
Lnea base de coste

Criterios de Evaluacin

Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del grupo de trabajo respondemos a las
siguientes preguntas.

Entender la necesidad. En qu medida la propuesta del vendedor responde al

enunciado del trabajo del contrato?
R// En gran parte

Coste total o del ciclo de vida. Producir el vendedor seleccionado el coste total
ms bajo (coste de compra ms coste de operacin)?
R// SI

Capacidad tcnica. Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos tcnicos

necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera?
R// SI

Enfoque de gestin. Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de gestin

para asegurar el xito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los
desarrolle?
R// SI

Enfoque tcnico. Cumplen las metodologas, tcnicas, soluciones y servicios

tcnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentacin de
adquisicin, o es probable que proporcionen ms que los resultados esperados?
R// SI

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Capacidad financiera. Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios, o

puede esperarse razonablemente que los obtenga?
R// SI

Capacidad e inters de produccin. Tiene el vendedor la capacidad y el inters para

cumplir con los posibles requisitos futuros?
R// SI

Tamao y tipo de negocio. Responde la empresa del vendedor a un tamao o tipo

de negocio especfico, como por ejemplo, una pequea empresa, una empresa dirigida
por mujeres o una pequea empresa desfavorecida, segn la definicin del comprador
o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como
una condicin para que se le adjudique un contrato?
R// SI

Referencias. Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes anteriores que

verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por
parte del vendedor?
R// SI

Derechos de propiedad intelectual. Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarn o en los
productos que producirn para el proyecto?
R// SI

Derechos de propiedad exclusiva. Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarn o en los
productos que producirn para el proyecto?
R// SI

3.3 Solicitar Respuestas de los Vendedores

El proceso Solicitar Respuestas de Vendedores obtiene respuestas, tales como ofertas

y propuestas, de potenciales vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse
con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es
realizado por los vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el
proyecto ni para el comprador.

3.4 Seleccin de Vendedores

El proceso Seleccin de Vendedores recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de

evaluacin, segn corresponda, para seleccionar uno o ms vendedores calificados y

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ADQUISICIONESDELPROYECTO

aceptables como tales. En el proceso de decisin de seleccin de vendedores se

pueden evaluar muchos factores, a saber:

El precio o coste puede ser el determinante principal para un artculo listo para
vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si el
vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o
resultados a tiempo.

Las propuestas a menudo son divididas en secciones tcnicas (enfoque) y

comerciales (precio), y cada una se evala por separado. A veces, se
requieren secciones de gestin como parte de la propuesta, que tambin
tienen que ser evaluadas.

Pueden requerirse mltiples fuentes para productos, servicios y resultados

crticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas
tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en
cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos mltiples
vendedores, incluida toda prdida de posibles descuentos por cantidad, y
los temas de reemplazo y mantenimiento.
Las herramientas y tcnicas descritas aqu pueden usarse solas o en combinacin para
seleccionar vendedores. Por ejemplo, un sistema de ponderacin puede ser usado
para:

Seleccionar un solo vendedor al que se le solicitar que firme un contrato

estndar.

Establecer una secuencia de negociacin clasificando todas las propuestas

por medio de puntuaciones de evaluacin ponderadas asignadas a cada
propuesta.

En las adquisiciones importantes, el proceso total de requerir respuestas por parte de

los vendedores y evaluarlas puede repetirse. Se puede establecer una lista corta de
vendedores calificados basndose en una propuesta preliminar. Luego puede realizarse
una evaluacin ms profunda basndose en una propuesta ms detallada y completa
que se les solicita a los vendedores de la lista corta.

3.5 Administracin del Contrato

Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato con finalidades similares.

Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus obligaciones
contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. El
proceso Administracin del Contrato asegura que el rendimiento del vendedor cumplir
con los requisitos contractuales y que el comprador actuar conforme a los trminos del
contrato. En proyectos ms grandes con varios proveedores de productos, servicios y

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resultados, un aspecto clave de la administracin del contrato es gestionar las

interfaces entre los diversos proveedores.

3.5 Cierre del Contrato

El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la
verificacin de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido
aceptables. El proceso Cierre del Contrato tambin incluye actividades administrativas,
como por ejemplo, actualizacin de registros para reflejar los resultados finales y
archivo de dicha informacin para su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada
contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. En proyectos de mltiples
fases, el plazo de un contrato puede ser aplicable slo a una fase determinada del
proyecto. En estos casos, el proceso Cierre del Contrato cierra los contratos aplicables
a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas a litigio
despus del cierre del contrato. Los trminos y condiciones del contrato pueden
prescribir procedimientos especficos para el cierre del contrato.

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