CONTENIDO

CAPITULO 1. ANTECEDENTES Y OBJETIVOS

1.1 ANTECEDENTES...2
1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA.2
1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO.3
1.4 SITUACION PROBLEMTICA...4
1.5 OBJETIVOS...4
1.5.1 OBJETIVO GENERAL....4
1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS..4
1.6 DELIMITACION SUSTANTIVA..5
1.7 JUSTIFICACION...9
1.8 METODOLOGIA...9
1.9 BIBLIOGRAFIA...10
1.10 ANEXOS11

CAPITULO 2. LA INSTITUCION

2.1 ANTECEDENTES...12

2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...15

CAPITULO 3. MARCO TEORICO

3.1 CONCEPTUAL...16

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1.1 ANTECEDENTES.-
Ante el crecimiento comercial que se presenta en nuestro pas, y los pocos
lugares que prestan servicios de distribucin y ventas para dichas reas tales
como mercado y supermercados y tomando en cuenta que cada ao se
incrementa la demanda de producto que requieren los mercados para sus
respectivos proyectos por hacer. Nace la siguiente solucin a dichos
problemas.

1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA.-

Segn lo analizado se logr identificar los siguientes puntos que se describen

en detalle:
El sistema que maneja actualmente la entidad para la distribucin y
venta es muy lenta y compleja.
El trabajo manual que se realiza en la empresa es muy moroso ya
que a cada proceso o pedido se tienen que tener muchos permisos
en algunos casos no se registran y no existe un buen control en
dicho campo.
En cuanto a los pedidos son muy lentos porque cada atencin es
ms de media hora ya que todo el proceso de pedido es manual y
eso causa perdida de cliente
No cuentan con un catlogo clasificado donde al realizar la
bsqueda de productos tienen que ser desde un principio y solo
con fotografas.
Tiene proceso deficiente a la hora de despachar y entregar los
productos por que se acumulan o se retrasan los pedidos.

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 1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO.-

EFECTO 1 EFECTO 2 EFECTO 3 EFECTO 4 FIN 4 FIN 3 FIN 2 FIN 1

USO DE
MUCHO DIFICIL INVENTARIO PERDIDA DE OPTIMIZACI MEJOR FACILIDAD OPERACIONE
TIEMPO DE INFORMACION
INTERPRETA REALIZADO A TIEMPO E ON DEL SOBRE
DE INGRESO S LABORALES
TRABAJO AL
CION DE DIARIO INEFICIENCIA TIEMPO MOVIMIENTOS DE CON MAYOR
PERSONAL DE ALMACEN
CANTIDAD LABORAL LABORAL CANTIDADES FLUIDEZ
(UNIDADES

PROBLEMTICA SOLUCIN

DEFICIENTE E INEFICIENTE MANEJO DE DESARROLLAR UN SISTEMA DE

DISTRIBUCION Y CONTROL DE VENTA DISTRIBUCION Y CONTROL DE VENTAS

CAUSA 1 CAUSA 2 CAUSA 3 CAUSA 4 ACCION 4 ACCION 3 ACCION 2 ACCION 1

LENTITUD A LA CUANTIFICACI CREACION MANEJO DE MANEJO DE MANEJO DE

DEMORA EN DISEO DE
HORA DE N DE UNA DE REPORTES EQUIVALENCIA PLANTILLAS DE
CLCULO LA INTERFAZ
PROCESAR SOLA UNIDAD SOBRE S DE 2 O MAS DETALLE DE
DEL MUY INTERFACES
INFORMACIN DE MEDIDA MOVIMIENTOS UNIDADES PRODUCTOS
INVENTARIO COMPLEJA INTUITIVAS

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1.3 SITUACION PROBLEMTICA.-

Segn lo analizado se logr identificar los siguientes puntos que se describen

en detalle:
-El sistema que maneja actualmente la entidad no cuenta con una parte para
el manejo y/o control de las distribuciones ya que se le hace complicado
distribuir a tiempo los productos a los clientes

-No cuenta con registro de control del personal, ni de los vendedores

mayoristas y minoristas.

-otros de los problemas es el manejo manual del sistema que tienen

actualmente y eso causa perdida de informacin.

1.4 OBJETIVOS.-

1.5.1 OBJETIVO GENERAL.

Desarrollar un sistema de distribucin y control de ventas para la Empresa
COMPANEX S.A.

1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Encontrar y realizar todos los procesos de negocio generados
mediante entrevistas a las personas que se encargan de ofrecer
nuestros productos que ofrecemos para tener ms ganancias y
abrirnos en el mercado

Identificar Casos de Uso y Actores del Sistema

Elaborar el modelo de Anlisis, para el manejo del inventario

Realizar el Anlisis de los Procesos de pedido hasta su respectiva

entrega del producto

Disear Casos de Pruebas, para corregir los errores de entrega,

pedidos, salidas de pedidos de productos

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1.5 DELIMITACION SUSTANTIVA.-

CONCEPTO.-

Considerando que la delimitacin sustantiva establece los elementos

que se consideran en el presente proyecto, es necesario indicar que se
utilizan los conceptos de la ingeniera de software, en especial los
aspectos relacionados al desarrollo considerando: anlisis, diseo,
implementacin y pruebas.

MDULO DE PEDIDOS DE VENTA

El mdulo de pedidos permite la administracin y control de los pedidos de

venta. Cubre las funciones de:

Clientes
Pedidos
Facturacin
Cuenta corriente
Recibos
Repartos
Stocks

MDULO DE FACTURACION

Facturacin
Registro de pendiente
Mltiples de lista de precio por factura
Fecha emisin
Modo de pago
Descuentos

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 MODULO STOCK FALTANTES

Proveedor
Artculos
Compras
Ajuste artculos facturados
Stock real
Stock pendiente
Stock que falta

MDULO DE CUENTAS POR COBRAR

Asignar documentos por cobrar a vendedores, cobradores y

repartidores
Registrar y administrar las cobranzas
Procesar canjes de facturas por documentos por cobrar
Reportes diarios de cobranza
Estado de cuenta historial
Facturas saldo
Estado cuenta general
Orden de cobranza

CUENTA CORRIENTE PROVEEDORES

Estado de cuenta historial

Facturas saldo
Estado cuenta general
Orden de pago

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 MDULO MANEJO DE ALMACENES

Opcionalmente, el sistema cuenta con funciones que permiten el uso de terminales

porttiles de radio frecuencia, celular para facilitar las operaciones dentro del almacn.

Lnea de artculos
Marca
Articulo
Proveedor

MODULO REPARTO DE MERCADERIA

Este Modulo permite el seguimiento y control de las guas de remisin mediante la

asignacin de mercadera por transportista / zona, el registro de las entregas efectuadas,
la reprogramacin, y la anulacin de las guas por mercaderas no aceptadas por el
cliente.

El control de la distribucin se realiza a travs de la liquidacin de mercadera segn

cargo del repartidor (mercadera aceptada o no aceptada por el cliente) y el seguimiento
de guas de remisin segn estado o condicin del reparto.

Salida (consulta modificar) da orden de salida al reparto

Gastos se ingresan los comprobantes de gastos efectuados durante el reparto

Comisiones (rango de fecha para liquidar las comisiones a los vendedores reuniendo los
pedidos hechos en ese rango de fecha)

Pedidos (clientes)
Hoja de ruta
Cargamento
Viticos
Salida
Gastos
Comisiones

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MODULO COMPRA DE PRODUCTOS

COMPRAS: Ingresamos la fecha actual, elegimos al proveedor ponemos el tipo de

comprobante y cargamos los artculos comprados. La compra puede imputarse de
contado o a la cuenta corriente del proveedor. Actualiza el stock en el depsito

proveedor
productos pedidos por el almacn
compra realizada a un proveedor
reporte de los productos comprados
Administrar usuario

MDULO DE REPORTES(tablas)

Este mdulo maneja los siguientes reportes:

Actualizar (sistema server netbook)

Accesos
Lista precios
Ventas anuales, mensual, diaria.
Localidades
Vendedores
Compaas
Zona de venta
Camiones
Fleteros(chofer)
Sucursales
Clientes
Artculos
Pedido por cliente
Pedido por comprobante
Pedido por articulo
Lista de precios

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MDULO DE CATALOGOS

Clasificacin de Clientes
Vendedores y Comisiones
Cobradores
Repartidores
Productos
Listas de Precios
Zonas de Venta
Trminos de Pago
Formas de Pago
Tipos de Descuento
Tipos de Venta

1.6 JUSTIFICACION.-
Hoy en da los sistemas de informacin basados en computadoras han
llegado a tener una gran aceptacin en especial en lo que respecta a la
industria y el comercio.
Lo que se quiere lograr es cubrir las necesidades que tiene la empresa, y sus
usuarios mejorando la calidad, menor costo y un mejor tiempo de respuesta.
Y con dicho software se contara con menor personal, mejor atencin al
cliente, menos tiempo de espera, menos quejas de los usuarios, mayor
control de los productos y pedidos y evitar prdidas.

1.8 METODOLOGIA.

La metodologa que se utilizara para el desarrollo del presente proyecto ser

EL PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO (PUD) de software, utilizando
modelos y notacin del LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML),

9
para representar grficamente todos los modelos que se requerirn para todo
el proceso del desarrollo.

El Proceso Unificado de Desarrollo de software o simplemente Proceso

Unificado es un marco de desarrollo de software que se caracteriza por estar
dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura y por ser iterativo e
incremental. El Proceso Unificado no es simplemente un proceso, sino un
marco de trabajo extensible que puede ser adaptado a organizaciones o
proyectos especficos.

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1.9 BIBLIOGRAFIA

www.wikilearning.com

www.cronos.com.ar/

www.elektrosystemas.com

www.es.scribd.com

www.openerpsite.com

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1.10 ANEXOS

12
CAPITULO 2. LA INSTITUCION

2.1 ANTECEDENTES
Actualmente la Empresa Companex Bolivia S.A es conformada por una sociedad
presidida por el Dr. Ramiro Aguirre Ruiz y el Lic. Fernando Torrico Rojas sociedad
q data desde 1985 a la fecha.
Desde aquel entonces ambos dedicaron su esfuerzo a desarrollar actividades tipo
comercial.
El ao 1985 al haberse establecido la libre competencia y uniformidad de los
aranceles de importacin se constituy la empresa Companex Bolivia S.A.
La manera de llegar en forma oportuna con los productos de importacin mostro la
importancia de conformar una flota de camiones de alto tonelaje con la que se
unieran las rutas transportando productos de importacin y exportacin .Toda la
experiencia adquirida en el ambiente comercial e industrial ha permitido al grupo
abrir nuestros horizontes para desarrollar nuevas lneas de accin empresarial.
Companex S.A. es netamente boliviana que en el transcurso de los aos ha
logrado situar como unas de las organizaciones lderes en el ramo.
La empresa tiene cobertura directa en el eje troncal del pas. La caracterstica
principal de la organizacin es el manejo de productos de consumo masivo cuya
particularidad es la alta rotacin.
MISION:
La misin que gua las actividades de la empresa es la distribucin, importacin
representacin y comercializacin en el mercado boliviano de producto de
consumo masivo para los mercados y supermercados de este pas.
VISION:
Ser lderes en el mercado nacional en la comercializacin de los productos de
consumo masivo en forma disciplinada y eficiente con el lema Excelencia en
Distribucin.

Objetivo Organizacin de la Empresa:

Incrementar las ventas da a da con el objetivo de alcanzar un crecimiento de un
10% comparativa a gestiones pasadas y as involucrar mayor segmentacin de
mercados en el cumplimiento de objetivo.

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MATRIZ FODA
Se le conoce como matriz tows por las siglas de las palabras correspondientes en
ingls. Esta tcnica surgi dentro del mbito de la planeacin estratgica del
desarrollo empresarial y como herramienta de anlisis, es muy til para describir el
estado de una institucin en una institucin en un momento dado que posibilita
tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro.
La matriz que considera en la matriz son las siguientes:
FORTALEZA.-
Son todos los aspectos favorables de la institucin que le garantizan la obtencin
de sus objetivos y la hacen competitiva en el medio.
OPORTUNIDADES.-
Condiciones o factores que convierten y favorecen externamente a la expansin o
mantenimiento de la institucin.
DEVILIDADES.-
Abarca los elementos, condicin, procesos de la misma institucin que no funciona
adecuadamente y limitan la consecucin satisfactoria de los objetivos propuestos.

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QUE OFRECE:

- Conservas de Pescado

- Detergentes - Sopas Instantneas

- shampoo - Rasuradoras

- Pilas -Pringles

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2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

GERENTE

SECRETARIA

GERENCIA DE GERENCIA
GERENCIA DE PERSONAL
ALMACEN ADMINISTRATIVA
VENTAS
Y FINANZAS

SUPERVISOR DE SUBGERENCIA DE SUGERENCIA DE

ENCARGADO
ZONA PERSONAL CONTABILIDAD

MANTENIMIENTO
VENDEDOR ANALISTA AUXILIAR
DE TRANSPORTE

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 CAPITULO 3. MARCO TEORICO

3.1 CONCEPTUAL.

Venta directa:

Es definida como un mtodo de distribucin de productos y servicios, mediante ventas

que se realizan persona a persona, fuera de los locales comerciales fijos, a travs de
revendedores y distribuidores independientes, quienes son compensados por sus ventas
y por sus servicios de marketing y promocin, basados en el uso real o consumo de tales
productos o servicios. En todo el mundo, la Venta Directa vende ms de $ 84.000
millones, expresadas a nivel de precio al pblico y provee oportunidades de ingresos a
ms de 36 millones de personas

Venta indirecta: es una modalidad de distribucin de productos y servicios en la cual las

empresas trabajan con firmas autorizadas que trabajan con el material de las primeras.
Por ejemplo, los puntos de venta de celulares, hay unas empresas que tienen el producto,
las lneas, etc. y hay otras que se encargan de distribuir estos productos que posee la
primera.

Distribucin: es la actividad del Marketing que se ocupa de la organizacin de la

distribucin fsica y de la eleccin de los canales de distribucin. Podra decirse que es la
principal actividad del Marketing

Una curiosa variable del marketing-mix es la distribucin. Por distribucin se entiende en

este caso todo lo relacionado con la manera de hacer llegar el producto al cliente. Esto
incluye desde los mismos vendedores hasta la manera de transportar el producto al lugar
de consumo.

Para determinados productos la venta directa puede ser una forma natural de ofrecer el
producto (por ejem. un asesor fiscal vende y presta el servicio l mismo). Para otros
productos su distribucin debe realizarse a travs del canal de distribucin formado
normalmente por el propio fabricante, los mayoristas, los minoristas y el consumidor final.

Los canales de distribucin juegan un papel importantsimo que no debe

menospreciarse a la hora de pensar en lanzar un producto al mercado. Adems, en

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determinados sectores el poder del canal de distribucin es enorme. La eleccin de un
adecuado sistema de distribucin puede tambin resultar vital para la nueva empresa.

Gestin de Inventarios:
La gestin de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se
define como la administracin adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro
de la empresa.

Una empresa suele mantener un nmero mnimo de stock para hacer frente a aumentos
de demanda, de la misma forma que tambin tiene que disponer del material necesario
para continuar con la produccin y que no se produzca ninguna pausa en la actividad.
Indica, qu, cunto, a cunto y cundo? debe ser almacenado.

Gestin de Almacn La gestin de almacenes para empresas que se dedican a producir

alimentos, insumos y productos de higiene de consumo masivo, es importante por ser el
lugar donde se manipula, guarda y conserva antes que llegue al cliente.

El movimiento de productos terminados destinados para la alimentacin y el consumo

cobra mayor importancia en un almacn. Ya que cualquier defecto en su presentacin
inmediatamente es rechazado.

As mismo, en el almacn se detiene a realizar un control de las existencias como

tenemos: cantidad, vencimiento, adecuada rotacin, clasificacin, etc.

Y por ltimo, el almacenamiento propiamente dicho debe ser el as adecuado para realizar
una rpida identificacin y colocacin del producto. Contando para ello con los medios de
almacenamiento ms modernos.

Ingresos: Se considera como ingreso a todos los productos que llegan de Planta o de
otro almacn ya sea local o del interior, para su posterior distribucin, esto se refleja en
una boleta en la cual se encuentran los lugares de salida y destino adems del detalle de
los productos.

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