Evidencia 4: Informe de anlisis de los indicadores y estndares

proyectados y pertinencia con la gestin para la Negociacin Internacional

JUAN PABLO CARDENAS SANTACOLOMA

INSTRUCTOR:

LEYDI ALEXANDRA JARAMILLO MARTINEZ

alexajaramillo@misena.edu.co

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

BOGOTA 2016

JUAN PABLO CARDENAS 1

CONTENIDO

INTRODUCCION___________________________________________________3
La gestin se desarrolla en la organizacin
en tres niveles diferentes____________________________________________4
POR QU MEDIR INDICADORES DE GESTIN?_______________________4.1
A QUIN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIN DE GESTIN_____________5
LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIN______________________5.1
PARA EVALUAR LA GESTIN______________________________________5.2
METODOLOGIA EMPLEADA_________________________________________6
Ventajas para la organizacin por implementar
Indicadores de Gestin____________________________________________6.1
ANALISIS________________________________________________________8
INDICADORES TIPICOS DE ALGUNAS
AREAS DE LA ORGANIZACIN Y TABLAS_____________________________9
RESUMEN_______________________________________________________12
CONCLUSIONES_________________________________________________13
BIBLIOGRAFIA___________________________________________________14

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 INTRODUCCION

Un indicador se define como la relacin entre las variables cuantitativas o

cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas
en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e
influencias esperadas. Se define como un nmero (cociente) que sirve para informar
continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una
organizacin. Control, se define como la medida de desviacin del
comportamiento planeado y la iniciacin de acciones correctivas. El control se
asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo
con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado
momento. Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, ndices, Series
estadsticas, etc. Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el
cumplimiento de las Misin , Objetivos y Metas de un determinado Proceso. En el
diseo de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad,
Capacidad y Potencialidad:
Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medicin acerca de lo que se hace en
el presente con los recursos y restricciones existentes.
Capacidad: Es un valor fijo, significa lo mximo que se podra hacerse con los
recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer
explcitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad mxima
Potencialidad: Es lo mximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos
y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

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La gestin se desarrolla en la organizacin en tres niveles diferentes:
Gestin Estratgica: se desarrolla en la direccin , y tiene como caracterstica
fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente,
corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definicin macro del negocio.
Incluye la relacin de la empresa con el entorno.
Gestin Tctica: Se desarrolla con base en la gestin estratgica. El impacto de
las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratgicas del
negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratgicas.
Enmarca las funciones de organizacin y coordinacin.
Gestin Operativa: Se desarrolla con base en la gestin tctica. El impacto de las
decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y
los individuos. Bsicamente tiene que ver con las funciones de ejecucin y Control.
El control de gestin se define como un instrumento gerencial, integral y estratgico
que , a poyado en indicadores, ndices y cuadros producidos en forma sistemtica,
peridica y objetiva, permite que la organizacin sea efectiva para captar recursos,
eficiente para transfrmalos y eficaz para analizarlos. Otra definicin aceptada
indica que el Control de Gestin Es un sistema de informacin estadstica,
financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio de la directiva de la
organizacin, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las
medidas correctivas que correspondan y controlar la evolucin en el tiempo de la
principales variables y procesos.
POR QU MEDIR INDICADORES DE GESTIN?
La evaluacin cualitativa y cuantitativa del desempeo, conlleva el compromiso de
todos los involucrados en la generacin del servicio o "producto" que ofrece su
respectiva organizacin o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el
quehacer de la institucin y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los
procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestin pblica y privada.
Una herramientas til para el desarrollo de una gestin de calidad, es la medicin y
evaluacin del servicio o producto que provee cada unidad u organizacin, a travs
de un conjunto de indicadores claves.
Un sistema que entregue informacin regular sobre la calidad de la gestin
posibilitar mayor eficiencia en la asignacin de recursos fsicos, humanos y
financieros, proporcionar una base de seguridad y confianza en su desempeo al
conjunto de los funcionarios implicados en su implementacin -en la medida que
delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes-, incrementar la autonoma
y responsabilidad de los directivos -en tanto cuenten con bases sustentables de
informacin para la toma de decisiones, y ayudar a mejorar la coordinacin con los
dems niveles del aparato pblico.

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A QUIN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIN DE GESTIN?
La medicin de indicadores de gestin, que en estricta lgica tendra que iniciarse
por el proceso integral Planificacin Estratgica, debe involucrar en forma
democrtica y participativa a todos los empleados implicados en la produccin de
un servicio o funcin, por lo que su desarrollo e implementacin debera beneficiar
tanto a sus productores como a sus destinatarios QU SON
5.1LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIN?
Para evaluar adecuadamente la gestin de un una organizacin, es necesario,
previamente, definir su misin, formular los objetivos que orientarn a corto,
mediano ylargo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestin
La evaluacin de la gestin institucional debe constituirse en un proceso
permanente, que permita medir el logro de resultados, segn parmetros
previamente establecidos y acordados por todos sus miembros, para derivar de all
los proyectos, medidas y transformaciones que sean pertinentes. QU
INFORMACIN SE REQUIERE
5.2PARA EVALUAR LA GESTIN?
Adems de las definiciones estratgicas, la medicin de indicadores de gestin est
condicionada por la capacidad de la institucin de generar la informacin necesaria
y de elaborar los indicadores, con niveles adecuados de calidad, certeza y
confiabilidad. Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de
informacin que ser necesario procesar para evaluar la gestin. En este sentido
puede ser til elaborar un catastro con la informacin disponible en el servicio,
distinguiendo aqulla que es posible generar en forma relativamente sencilla, de la
que requerir de un trabajo especfico para su obtencin.

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 Metodologa empleada

CMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIN?

La medicin de la gestin global de una institucin requiere del desarrollo de un
conjunto armnico y sistemtico de indicadores de gestin que abarquen, con un
adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de
Economa (manejo adecuado de los recursos financieros),
Eficacia (logro de los objetivos institucionales),
Eficiencia (ejecucin de las acciones usando el mnimo de recursos)
Calidad del Servicio (satisfaccin de los requerimientos de los usuarios).

6.1Ventajas para la organizacin por implementar Indicadores de Gestin

Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la
organizacin Generar un proceso de innovacin e enriquecimiento del trabajo
diario.
Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada uno de
los negocios.
Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin del negocio para
determinar que tan bien se estn logrando los objetivos y metas propuestas.
Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para
reforzar comportamiento preactivos.
Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad
del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades claves
de la organizacin, y la gestin general de las unidades del negocio con respecto al
cumplimiento de sus metas.
Reorientar polticas y estrategias con respecto a la gestin de la organizacin.
Metodologa para establecer los indicadores de Gestin
Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros,
precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan
para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de llegada, las caractersticas del
resultado que se espera.

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 Identificar Factores crticos de xito: Se entiende por factor critico de xito aquel
aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el xito de la gestin,
el proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores crticos de xito nos
permiten realizar.
Establecer Indicadores para cada Factor Crtico: Despus de identificar los
factores crticos de xito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es
necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del
proyecto, durante ste y despus de la ejecucin del proceso respectivo. Se debe
tener establecido la capacidad de Gestin y los recursos disponibles para el
desarrollo de la actividad. El siguiente es un ejemplo de indicador para el factor
eficacia, en cuanto a la aprobacin de pruebas:
Nivel de Aprobacin de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas) ( Total
de personas capacitadas) Este indicador mide el grado en el cual las personas
captaron y aprendieron los conceptos tericos y las metodologas impartidas en la
capacitacin, en donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o mas
de 4 puntos, adems se supone que todas las personas capacitadas presentan la
prueba. a continuacin se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestin para
Equipo de Ventas: 1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada
vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas
programadas. Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por
semana 2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el
grupo Resultado = Total Ventas Realizadas por semana 3. Productividad. Mide la
relacin entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad
aplicable a cualquier otro recurso.
Productividad = Total de ventas realizadas por semanas = Ventas
Vendedor x horas trabajadas Hora vendedor Hora vendedor
por semanas

A continuacin se presenta un ejemplo sobre la Tabla de Indicadores para el

programa de Capacitacin AREA: Recursos Humanos
Objetivo: Mejorar el desempeo del recurso Humano ( atencin Telefnica)
Estrategia: Adelantar un Programa de Capacitacin
Responsable: Gerente Recursos Humanos

INDICADOR
UMBRAL

TISFACTORI
ESTATU

MINIM O

PTABLE

MAXIM

FACTOR
ACE

SA

Puntaje real 0.0 1 0.85 0.90 0.95 1.0

obtenido
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 EFICACIA: Puntaje esperado
Calidad de la
Capacitacin

Total Personas 0 85.7 100 64.3 71.4 57.1

EFICIENCIA: capacitadas
Cobertura de Total Personas
la programadas
Capacitacin

Anlisis

Ejemplo Tabla de Indicadores para el programa de Capacitacin

Disear la Medicin: Consiste en determinar la fuente de informacin, frecuencia
de medicin, presentacin de la informacin, asignacin de responsable de
recoleccin, Tabulacin , anlisis y presentacin de la informacin

Se requiere determinar exactamente la fuente de informacin por indicador: Las

fuentes de informacin se pueden clasificar como externas o internas. Existen por
lo general fuentes de informacin tales como los estados financieros ( para clculos
de las razones financieras), informes de produccin, cuadros de costos, reportes de
gestin, etc.
Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos
que demanda la realizacin de las mediciones. Para asignar lo recursos es ideal: -
La medicin se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado.
- Los recursos que se utilicen en la medicin deben ser parte de los recursos que
se emplean en el desarrollo del trabajo.
Medir , Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestin.: La experiencia ha
demostrado que la precisin adecuada de un sistema de indicadores no se logra a
la primera vez. Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez
que se efecta las mediciones surgirn una serie de factores que es necesario
ajustar o cambiar en los siguientes sentidos. - Pertinencia del indicador - Valores y
rangos establecidos - Fuentes de informacin seleccionadas - Proceso de toma y
presentacin de la informacin - Frecuencia en la toma de Informacin - Destinatario
de la informacin entre otros. Cuando se tiene claro que la precisin del sistema de
indicadores se logra entre la cuarta y quinta medicin, con los correspondientes
ajustes, se mejoraran las probabilidades de xito.
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 Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificacin completa,
documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del negocio
de los indicadores de gestin. Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en
limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestin del negocio. Mejoramiento
Continuo: El sistema de indicadores de Gestin debe ser revisado a la par con los
objetivos, estrategias y procesos de la organizacin. El mantenimiento del sistema
consiste bsicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se
deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno.
INDICADORES TIPICOS DE ALGUNAS AREAS DE LA ORGANIZACIN
A continuacin se presentan varios ejemplos de indicadores utilizados a nivel
organizacional, permitiendo su aplicacin en cualquier tipo de empresa.

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 Resumen
El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de
indicadores de gestin agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez
ms preciso el sistema, gil, oportuno, confiable y sencillo.
De igual forma en la elaboracin de indicadores se pueden presentar dificultades
que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades
potenciales se muestran a continuacin:
Cmo formular objetivos estratgicos y desagregar las metas?
Cmo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo?
Qu unidades o reas deben generar indicadores?
Cmo construir las formulas?
Cmo medir resultados de una gestin de una unidad que dependen de la gestin
de otras varias unidades?
Disponibilidad de datos histricos.
Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas
contables financieros.
No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores.
Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrtica y no se estimula el
inters por la evaluacin

Indicadores de efectividad
La efectividad, significa cuantificacin del logro de la meta, tambin es sinnimo
de eficacia y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea". Los
indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad un intento o
propsito, y estn relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de los
objetivos planteados

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 Conclusiones
Indicadores de gestin es un instrumento de medicin de las variables asociadas a
las metas, los cuales pueden ser cualitativos o cuantitativos, y se entienden como
la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una
organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel
de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn
acciones correctivas o preventivas segn el caso.
En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del
rea involucrada, clasificando segn la naturaleza de los datos y la necesidad del
indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que
son medios econmicos y rpidos de identificacin de problemas.
El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea
mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar
la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluacin.
Establecer un conjunto de indicadores de gestin es una parte clave de un sistema
de medicin de desempeo.
Los indicadores de gestin nunca se crean de la noche a la maana, y adems ser
necesario mejorarlo en la medida que se tenga mayor experiencia sobre el tema.
El modelo de valor de mercado permite a los administradores mantener vigilancia
continua sobre la marcha del negocio, mediante el seguimiento de un grupo de
macroindicadores (rentabilidad, competitividad, riesgo y liquidez) que a su vez
dependen de varios indicadores y variables.
Implementar un sistema de indicadores de gestin, si es construido
apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organizacin; sin embargo, si el
sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeo
de la organizacin.

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BIBLIOGRAFIA

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-

gestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49bo9582e

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-

gestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49bm6JGzq

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-

gestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49blj63aj
http://www.itm.edu.co/Data/Sites/1/SharedFiles/CalidadManuales/Manual%
20Indicadores.pdf
http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_c
onstruccion_interpretacion_indicadores.pdf

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