ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

DEL CICLO DE COMPRAS.

3.1. Generalidades.

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la
nmina son distintas de las funciones de compra, esta comisin ha considerado
conveniente mostrar separadamente dichas funciones para facilitar la revisin del
control interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se

requieren llevar a cabo para:

La adquisicin de bienes, mercancas y servicios.

El pago de las adquisiciones anteriores.
Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:

Inventarios.
Activos fijos.
Servicios externos.
Suministro o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados

entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen
diferencias en tiempo entre la recepcin de los recursos y el pago de los mismos,
deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los
pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos.

Consideraciones que debe tomar en cuenta el auditor en la ejecucin de su

trabajo:

Funciones tpicas: podran ser:

Seleccin de proveedores.
Preparacin de solicitudes de compra.
Funcin especfica de compras.
Recepcin de mercancas y suministros.
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos.
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.
Desembolso de efectivo.

Asientos contables. Dentro el ciclo de compras podemos distinguir los siguientes

asientos contables:
Compras,
Desembolso de efectivo.
 Pagos anticipados.
Acumulaciones de pasivos.
Ajustes de compras.

Formas y documentos importantes:

Requisiciones de compra.
Ordenes de compra y contratos.
Documentacin de recepcin de mercancas.
Facturas de proveedores.
Notas de cargo y de crdito.
Solicitudes de cheques.
Recibos de servicios.
Pliza de cheque.

Enlace con otros ciclos:

Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera.
Recepcin de bienes, mercancas y servicios que se enlazan con el ciclo de
produccin.
Resumen de actividades (pliza de registro contable) que se enlace con el
ciclo de informes financieros.

3.2. Objetivos especficos del control interno.

Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos especficos de

control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

De autorizacin.
Procesamiento y clasificacin e transacciones.
De verificacin y evaluacin.
De salvaguarda fsica.

3.3. Identificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo
de compras, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la
empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas tcnicas no
logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y

oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.
3.3.1. Objetivos de autorizacin.

Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben

establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios
establecidos por la administracin, estos objetivos para este ciclo son:

1. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas

establecidas por la administracin.

Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.

Polticas por escrito para la seleccin de proveedores.
Base de datos, como listas de proveedores aprobados o archivo maestro de
proveedores.
Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos.
a). Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por
personal autorizado.
b). Uso de formas estndar prenumeradas para documentar los cambios a las
bases de datos de proveedores, controles fsicos sobre el acceso a dichas
formas y conciliacin de las formas usadas con los cambios realmente
efectuados.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y asimismo, puede
pagarse a un proveedor que no suministre mercancas o servicios.
Pueden efectuarse compras a personas o empresas con la que exista conflictos
de intereses sin el conocimiento de la administracin.
Pueden producirse problemas en la produccin debido a embarques recibidos
con demora baja calidad de las mercancas recibidas o servicios a precios ms
altos de los autorizados.

2. El precio y condiciones de los bienes, mercancas y servicios que han de

proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas
adecuadas establecidas por la administracin.

Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.

Bases de datos como archivos maestros de precios y condiciones de
proveedores aprobados y archivos maestros de existencia en almacenes con
puntos de reorden, plan maestro de materiales a comprar.
Especificaciones de ingeniera y control de calidad.
Comparacin peridica de los precios que aparecen en las ordenes de compra
con la lista de precios autorizados por parte de personal independiente de la
funcin de compra.
 Preparacin de anlisis de informes sobre variaciones en los precios de compra,
as como informes relativos a excesos o falta de existencia en almacenes.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Puede comprarse mercanca con demasiada anticipacin o muy tarde.
Pueden comprarse mercancas que no renan los estndares de calidad que
requiere la empresa.
Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que existan
conflictos de intereses, con precios o condiciones inaceptables por la
administracin.

3. Las distribuciones d cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y

cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos
acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas
por la administracin.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Usos y aprobacin de formas prenumeradas para llevar a cabo los ajustes.
Investigacin de ajustes que exceda una cantidad determinada.
Informes regulares de anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y
tipos de los ajustes.
Autorizacin especfica de ajustes, cuando estos no coinciden con las polticas
establecidas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin.
Las cuentas por pagar a proveedores y las cuentas conexas pueden presentarse
incorrectamente.
Pueden emitirse notas de cargo o crditos no justificadas.
Pueden efectuarse pagos duplicados.
Pueden distraerse efectivo recibido de proveedores.

4. Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos deben efectuarse
de acuerdo a polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Conciliacin del total de cheques firmados con los totales autorizados.
Uso de firmas mancomunadas.
Poltica para evitar la firma de cheques en blanco o al portador.
 Designacin del personal autorizado por personal por parte del consejo de
administracin.
Utilizacin de cuentas bancarias de uso especfico.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden hacerse pagos duplicados.
Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
Pueden efectuarse desembolso de efectivo por bienes, mercancas o servicios
no recibidos o bien antes de recibirlos.
Pueden efectuarse desembolso de efectivo sin el conocimiento de la
administracin.

5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo

con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Verificacin peridica de las aprobaciones que se requieren para transferir
responsabilidades, cambios en las formas, cambio en los sistemas de archivo,
etc.
Nuevos sistemas y procedimientos, y,
Cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal de
los departamentos, que reduzcan la segregacin de funciones.
Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos
sistemas.
Puede en algunos casos no procesarse transacciones.

3.3.2. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse

para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro
e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes
stas. Estos objetivos para el ciclo de compra son:

6. Slo deben aprobarse aquellas rdenes de compra a proveedores por bienes,

mercancas o servicios que s ajusten a las polticas establecidas por la
administracin.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
 Procedimientos documentales para iniciar, revisar y aprobar ordenes de compra.
Archivos de firmas autorizadas para aprobar ordenes de compra.
Inspeccin peridica de las formas usadas para ver que estn completas y
autorizadas.
Designacin, por parte de la administracin o consejo de la administracin de
aquellas personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la
empresa

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Los riesgos para este grupo son iguales a los del grupo 1 y 2.

7. Slo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitado.

Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.

Debe contarse con lugares centrales de recepcin, estrictamente supervisados
y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.
Comparacin detallada de las mercancas recibidas contra copia de la orden de
compra.
Revisin peridica de las ordenes de compra pendiente de surtir por los
proveedores.
Supervisin del personal de recepcin.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Mercancas o servicios no solicitados.
Cantidades excesivas o partidas incorrectas.
Ordenes de compras canceladas o repetidas.
Pueden aceptarse mercancas o servicios que llegan demasiado pronto o
demasiado tarde.

8. Los bienes, mercancas y servicios recibidos deben informarse con exactitud y

en forma oportuna.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Documentos de recepcin prenumerados y controlados.
Mantenimiento de un registro cronolgico de recepcin en el que se anoten por
su orden cada documento de recepcin.
Informacin de los datos de recepcin al rea de cuentas por pagar y control de
inventarios.
Totales de control e identificacin de fechas encabezados en los informes.
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.
Pueden recibirse bienes, mercancas y servicios y no informarse, o informarse
inexactamente.
Pueden efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios
ocasionando problemas de operacin.
Las pruebas puedeanotacn no procesarse o procesarse incorrectamente.

9. Los montos adeudados a proveedores por bienes, mercancas y servicios

recibidos, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben
calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Verificacin o validacin de los datos contenidos en la factura.
Conciliacin de las formas utilizadas con las registradas.
Anlisis de diferencias entre los inventarios fsicos y los registros contables.
Control y registro oportuno sobre mercancas en trnsito y anticipo a
proveedores.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden registrarse pasivos por mercancas o servicios facturados pero no
recibidos.
Pueden registrarse pasivos por importes incorrectos.
Pueden no registrarse pasivos por mercancas o servicios recibidos.
La clasificacin contable de los pasivos, sus pagos y las contracuentas
respectivas puede efectuarse en forma incorrecta.

10. Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos, deben basarse
en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Procedimiento establecido para anular cheques.
Uso de mquina protectora de cheques.
Comprobacin del importe de cheque contra la cuenta por pagar.
Verificar que el importe del cheque coincida con documentacin consistente
entre s.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Pueden hacerse pagos duplicados.
 Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
Pueden efectuarse desembolso de efectivo por bienes, mercancas o servicios
no recibidos o bien antes de recibirlos.
11. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse,
concentrarse e informarse correctamente y oportunamente.
12. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente.
Ejemplo de tcnicas para lograr los objetivos 11 y 12.
Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
Comparacin de resultados reales con los presupuestados y anlisis de
variaciones.
Investigacin de las interrupciones en la secuencia numrica de formas
prenumeradas.
Arqueos peridicos de formas prenumeradas y su conciliacin con los controles
establecidos para tal efecto.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 11 y 12.

Pueden no procesarse intencionalmente o como resultados de errores
comprobantes pendientes de pagos o desembolso de efectivo.
Pueden cometerse errores en los asientos contables.
Pueden duplicarse la contabilizacin de comprobantes.
Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente un periodo de
operaciones.

13. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada
proveedor y acreedor.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuentes.
Revisin de la aplicacin contable a las cuentas correctas de proveedores y
acreedores.
Rotar las labores del personal de contabilidad.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los
movimientos pasados al mayor general.
Las operaciones con proveedores y acreedores pudieran pasarse
incorrectamente en sus auxiliares correspondientes.
 Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se
encuentre en un auxiliar o registro de un proveedor o acreedor.
14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a
proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos,
en cada periodo contable.
15. los asientos contables de las compras deben centrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la
administracin.
Ejemplo de tcnicas para lograr los objetivos 14 y 15.
Procedimiento escrito para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de
cuentas.
Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo expresando por funcin las
fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables.
Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables
recurrentes.
Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal, supervisor que no
tenga participacin activa en su preparacin.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 14 y 15.

Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna.
Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o
ms de los siguientes factores: omisin en el registro de un asiento contable,
codificaciones incorrectas, asientos contables duplicados y cortes impropios.
Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

16. La informacin para determinar bases de impuesto derivadas de las

actividades de compra debe producirse correcta y oportunamente.
Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.
La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentra y
reportar la informacin de impuestos requerida.
Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los
requisitos fiscales.
Polticas por escrito relativas o documentacin requerida fiscalmente para
justificar los gastos.
Revisin por parte de auditores internos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Usar datos errneos en el calculo de los impuestos.
Pagar multas y recargos.
 Pagar impuestos en exceso.
3.3.3. Objetivos de verificacin y evaluacin.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y

evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compra son:

17. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de

cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.

Tcnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:
a). Conciliacin de saldos y movimientos realizados contra los saldos y
movimientos informados por terceros.
b). Actuacin oportuna sobre las quejas de proveedores.
c). Conciliacin de los saldos del mayor general con los auxiliares, ya sea
manualmente o a travs del computador.
Tcnicas para evaluar los saldos:
a). Anlisis de ndices, tendencias y variaciones.
b). Comparacin de resultados y anlisis de la tendencia de la industria.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin
errnea.
Algunos errores y omisiones en la salvaguarda fsica, autorizacin y
procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser
corregidos.
Las decisiones importantes que pudiera tomar la administracin podran basarse
en informacin errnea.

3.3.4. Objetivos de salvaguarda fsica.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,

registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
Estos objetivos para este ciclo son:

18. El acceso a los registros de compras, recepcin y pagos, as como a las formas
importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente
de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

Ejemplo de tcnicas para lograr este objetivo.

Auditorias internas peridicas de cumplimiento.
 Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de prdidas de registros
y documentos.
Archivos de firmas de personal autorizado.
Tomar precauciones para la proteccin razonable contra incendios, destruccin
de mala fe de los registros y las Instalaciones de procesamiento.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo.

Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado, en
detrimento de la empresa o de sus proveedores.
Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas.
Los medios de informacin, particularmente lo de computador pudieran
perderse, destruirse o alterarse, lo cual podra resultar una incapacidad para
informar o una distorsin de las actividades informadas.