SENCICO- MARKETING - EMPRESARIAL

Manual de Organizacin y Funciones

Introduccin
Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin
necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin
y misin, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin
embargo, hay algo tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los
organigramas y al MOF, en este capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener
en cuenta estos dos instrumentos en la empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer,
sobre todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior
se debe a la falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres
documentos claves: las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos), el
organigrama funcional de toda la empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de
Organizacin y Funciones
Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las
funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se
desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor
desarrollo del ente en la sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y
ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin.
Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de
capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su
dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.
Elaboracin de un MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF
Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus
actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el
equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:

ALUMNO: ELIN SULLA MAMANI

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Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de
formacin adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la
dependencia jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de
coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde
realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se
revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos
humanos.
Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del
puesto.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacion-

funciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtml#ixzz3ko8CNQCi

4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil de
entender para todos los involucrados.
5 PASO
Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:
Nombre del puesto :
rea al que pertenece :
Cargo del jefe directivo :
Nmeros de plazas :

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1.2 FUNCION BASICA

Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.
1.5 COORDINCION
Unidad de Tesorera
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Abastecimiento
1.6 SUPERVISION
SUPERVISA A:
No tiene a quien Supervisar
SUPERVISADO POR:
Gerencia
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y
presupuesto ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO
Estudios :
Especialidad:

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Experiencia:
Otros estudios :
2.2 COMPETENCIAS

NIVEL DE
COMPETENCIAS DE RELEVANCIA
TRABAJOS EN
EQUIPO MUY
MEDIANO ALTO
ALTO

1. Trabajo en equipo

2. Motivacin

NIVEL DE
RELEVANCIA
COMPETENCIA
DE GESTION
MUY
MEDIANO ALTO
ALTO

1. Gestin por
resultados

2.Identifica y
propone indicadores
de resultados

NIVEL DE
RELEVANCIA
COMPETENCIAS
PERSONALES
MUY
MEDIANO ALTO
ALTO

1. Orientacin al
logro

2. Capacidad
Autocrtica

3. Tolerancia al
Estrs

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4.Manejo de los
errores personales

5. Iniciativa

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga relacin causal con estos
instrumentos.
El Organigrama
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin
o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la
integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin
Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la
lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin
que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en
el presente trabajo, diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su funcin en la
organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para
posteriores ocasiones.
Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos sealar en un pliego todo lo que
cada departamento o seccin debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales
(primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones especficas de
dichas generales e incluso los procedimientos ms adecuados y eficientes.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de
ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no
especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones
de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones
de ciertas dimensiones.
Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del
comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en
un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos
de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son
personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o
formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya
sido aprobado por el Directorio de la S.A.

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Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta

todava con el instrumento escrito de su aprobacin.
POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el
nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo
hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una
organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas
generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

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Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y
sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma general.

Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de
las personas que ocupan las plazas.

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POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro

tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso
ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan
su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo

izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones
entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

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Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un
gran nmero de unidades en la base

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

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Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica
en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, es
decir el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual
jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las
lneas que unen las figuras.

VENTAJAS
* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

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* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa
mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.
* Muestra quien depende de quin.
* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus partes.
Fuertes y dbiles.
* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico
acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.
* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponga en la
reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.
DESVENTAJAS:
* No muestra ms que las relaciones formales.
*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas
y a menudo ms importante que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales
que por ejemplo, un hombre tenga ms de un superior o que la supervisin no la ejerza al superior,
inmediato, sino de personal Staff del Depto.).

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