Es hora de un nuevo sistema ERP?

Cinco factores de cambio.

Una atencin de
Introduccin.
Sin importar en qu negocio o industria trabaje, en determinado momento alguien preguntar: Es hora de cambiar
nuestro ERP o debemos continuar con el sistema actual? No es una pregunta fcil de responder. Si decide conservar el
sistema actual, se arriesga a quedarse atrs a nivel tecnolgico y funcional. Por otra parte, si decide cambiar el ERP, de-
ber realizar una importante inversin, experimentar diferentes grados de interrupciones en su organizacin y se
arriesgar al fracaso de la implementacin.
Cul es la respuesta correcta para su compaa? Durante los ltimos 15 aos, SoftResources ha ayudado a cientos de
organizaciones a superar el proceso de seleccin de software. El proceso de evaluacin de cada compaa la llev a
analizar sus propios problemas especficos. Cada una tena diferentes motivos para conservar el sistema actual o para
introducir un cambio. En muchos casos, la decisin se redujo a cinco impulsores del cambio.
Cinco factores de del cambio
Procesos de negocios. Los procesos de negocios accionados por sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos.
Tecnologa de sistemas. La tecnologa queda desactualizada, lo cual dificulta la integracin y provoca la prdida de ventajas
tecnolgicas estratgicas.
Proveedor de software. Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente
las capacidades del software y su rumbo futuro.
Creacin de informes. Los sistemas ms antiguos a menudo estn llenos de informacin que resulta inaccesible sin dedicar
una cantidad considerable de tiempo, energa y esfuerzo.
Costo total de propiedad. El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP.
Si su compaa encontr desafos en muchas de estas reas, debera considerar la seleccin e implementacin de un nuevo sistema ERP. existir un equilibrio entre el cambio de los procesos establecidos para aprovechar las capacidades inherentes del software y las
Procesos de negocios.
Hace poco tiempo preguntamos al CEO de una gran organizacin multinacional por qu estaban cambiando el sistema ERP. Para me-
jorar nuestros procesos de negocios, respondi, articulando uno de los factores ms generalizados de por qu las compaas deban
cambiar sus sistemas ERP. Al evaluar el sistema ERP respecto de los procesos de negocios, en primer trmino debe evaluar en qu me-
dida el sistema ERP impone un proceso de negocios deficiente y, luego, identificar la cantidad de sistemas de barras laterales creados
por los usuarios para trabajar en torno a su ERP. Si encuentra problemas de procesos importantes en estas reas, es posible que cambiar
por un sistema ERP moderno sea beneficioso para su organizacin.
Procesos deficientes impuestos por el sistema ERP.
Las funcionalidades y capacidades inherentes del software ERP tienen un fuerte impacto en los procesos de negocios. Al evaluar la
efectividad del sistema actual, en primer trmino debe evaluar los principales procesos de negocios para determinar si facilitan la
mxima eficiencia y productividad. En caso negativo, investigue si el sistema de software impone restricciones a sus procesos. Sus
usuarios dicen: Hago esto porque es la forma en que el sistema me obliga a hacerlo?
Hace 20 aos cuando se introdujeron los sistemas ERP, eran rgidos en sus funcionalidades. Obligaban a las compaas a adaptar los
procesos de negocios a los dictados del software o les exigan personalizar considerablemente el software para satisfacer sus requeri-
mientos especficos. No obstante, con el tiempo los procesos de negocios evolucionan, pero el software permanece esttico. Esto pro-
voca una discrepancia entre la forma en que se implement originalmente el software y los nuevos requerimientos del negocio. Esta
evolucin contina hasta llegar al punto en que los procesos del sistema realmente limitan la capacidad de los usuarios para operar el
negocio en forma eficiente. Segn la opinin del CEO antes mencionado, ste es un motivo importante por el cual su compaa podra
terminar implementando un nuevo sistema ERP.
Las nuevas aplicaciones de software corporativo ofrecen procesos de negocios flexibles en base a las mejores prcticas y herramientas
de procesos, tales como el flujo de trabajo. El flujo de trabajo es la capacidad de establecer y cambiar flujos de procesos dentro del
sistema. Incluye muchas capacidades, tales como el enrutamiento electrnico de documentos, notificacin de eventos y procesos
automatizados en base a disparadores. Muchos proveedores de ERP ofrecen flujos de trabajo basados en reglas flexibles que permiten
a las empresas crear procesos personalizados en base a sus operaciones. Estos flujos de trabajo se pueden cambiar segn evolucionan
sus preferencias y requerimientos. En algunos de los sistemas ms sofisticados, los usuarios autorizados tambin pueden diagramar
e implementar nuevos flujos de trabajo con tecnologa drag-and-drop. Esa flexibilidad permite a los sistemas ERP evolucionar a la par
de los cambios de los procesos y prcticas de negocios en su compaa e industria.
Creacin de sistemas de barras laterales.
Cuando los usuarios consideran que las ineficiencias en el sistema ERP se vuelven demasiado tediosas, encuentran otras formas de
realizar sus tareas.
Es simplemente parte de la naturaleza humana que a las personas se les ocurra, aun cuando no estn autorizadas, encontrar soluciones
intermedias a travs de sistemas de barras laterales que mejoren su productividad personal. En general, esos sistemas de barras
laterales son creados utilizando herramientas externas, tales como hojas de clculo y bases de datos. Estos sistemas ofrecen a los
trabajadores el control de los datos, pero tambin forman islas de datos. Como resultado, se generan sistemas redundantes, duplicacin
de ingreso de datos y la necesidad de conciliar los sistemas para reducir la posibilidad de errores.
En algunos casos, la direccin ni siquiera tiene conocimiento de la existencia de los sistemas de barras laterales. A medida que analiza
la eficiencia de su sistema actual, necesita identificar qu trabajo se realiza fuera del sistema ERP. Cuanto mayor sea la cantidad de
hojas de clculo y bases de datos que encuentre, mejor candidato ser para un nuevo sistema.
La implementacin de un nuevo software puede aportar muchos beneficios a las organizaciones que presentan muchos de estos
sistemas de barras laterales. En primer lugar, un sistema ERP moderno permite el ingreso de todos los datos e informacin clave en
una base de datos central, lo cual facilita la creacin de informes y minimiza la posibilidad de errores. En segundo lugar, participar en
el proceso de seleccin permite a la organizacin trabajar como una unidad. Se faculta a los usuarios cuando participan en las
deliberaciones para definir los requerimientos. Asumen la propiedad de la implementacin porque colaboraron con la decisin. Por
ltimo, una nueva implementacin ofrece un enfoque novedoso de los procesos de negocios. Al planear la implementacin, debe
modificaciones del software para adaptarse a las funcionalidades clave que necesita su organizacin.
Consideraciones clave de los procesos de negocios.
A medida que evala el efecto del software ERP actual en sus procesos de negocios, debe formularse las siguientes preguntas:
Los procesos de negocios actuales reducen la eficiencia y productividad?
Estn implementados de forma tal que compensan las ineficiencias en el sistema ERP?
Fueron impuestos por el sistema debido a una falta de funcionalidad?
Los requerimientos de su negocio cambiaron con los aos y esto hizo que los motivos por los cuales eligi el sistema actual ya no
sean vlidos?
Los usuarios crearon muchos sistemas de barras laterales y soluciones intermedias fuera de ERP?
La implementacin de un sistema ERP flexible permite que su compaa aproveche nuevas capacidades, funcionalidades e ideas
innovadoras. Un socio de implementacin que entienda su industria es un recurso excelente para implementar el sistema con eficiencia
y establecer sus procesos de negocios con efectividad. La seleccin e implementacin de un sistema ERP moderno puede reducir los
procesos manuales, eliminar la redundancia y reducir la documentacin en papel, y as ofrecer a su compaa la oportunidad de:
Revisar todos los procesos de negocios implementados y determinar cules son necesarios, cules se pueden modificar y cules se
pueden eliminar.
Identificar y eliminar la redundancia y el ingreso manual de datos.
Estandarizar los procesos de negocios en todos los departamentos.
Adoptar las mejores prcticas disponibles en el nuevo software para obtener mayor eficiencia respecto de la forma actual de hacer
negocios.
Utilizar la funcionalidad de flujo de trabajo flexible para aprovechar procesos de negocios, enrutamiento de documentos, eventos y
alertas automatizados.
Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio. 
Tecnologa de Sistemas.
La tecnologa del software cambia rpidamente. Un excelente ejemplo de esto es que, en slo unos aos, la tecnologa de interfaces de
usuarios avanz desde las pantallas verdes de la dcada de 1980, hasta las interfaces grficas de usuarios point-and-click de Windows
en la dcada de 1990 y el look and feel del buscador Web de hoy, lleno de hipervnculos y una barra de bsqueda con texto completo.
Esto significa que necesita un sistema de software que avance al ritmo de la nueva tecnologa para mantenerse competitivo. Al evaluar
la tecnologa para el sistema ERP, los factores clave del cambio son: integracin, disponibilidad de soporte y recursos y personalizacin.
Integracin.
Muchas compaas con sistemas ERP ms antiguos tienen mltiples sistemas de software auxiliares que manejan diversos aspectos de
su negocio porque facilitan la autonoma departamental para sus sistemas o porque tienen requerimientos que el proveedor del
software ERP central no pudo entregar cuando compraron sus sistemas. Los datos de estos sistemas se deben transmitir hacia y desde
el sistema financiero central o de ERP. Las compaas que no cuentan con la integracin completa de sistemas tienen dificultades para
administrar los datos en mltiples ubicaciones, deben abonar costos adicionales para actualizar el software de mltiples proveedores y
deben emplear personal de IT con el objeto de mantener las integraciones entre sistemas.
En los ltimos aos, los sistemas ERP modernos intentaron resolver estos problemas de integracin al ampliar su capacidad funcional. El
objetivo es ser una nica funcionalidad integrada para reemplazar los sistemas independientes diferentes. Para ampliar an ms las
funcionalidades, los proveedores de software independientes (ISV, independent software vendors) ofrecen add-ons especficos de la
industria que estn totalmente integrados en la aplicacin ERP central. Para aquellas organizaciones que an necesitan aplicaciones de
terceros, los proveedores ERP ofrecen API (application program interfaces - interfaces de programas de aplicacin), slidas herramientas
de integracin que facilitan la integracin.
Disponibilidad de soporte y recursos.
A medida que evala la tecnologa del software que utiliza, debe considerar los recursos que estarn disponibles para brindarle soporte
durante los prximos siete a doce aos. Su personal actual de IT dedic tiempo para adquirir experiencia en la tecnologa de sus sistemas
actuales. Algunos aceptarn un cambio hacia tecnologas ms nuevas. Para otros, cambiar de tecnologa ser sumamente difcil. En
realidad, hemos visto a empleados desvincularse de ciertas organizaciones debido a un cambio de tecnologa. Deber conocer la cultura
de su personal de IT para determinar si sera posible un cambio en la tecnologa.
Encontrar los recursos futuros para brindar soporte a la tecnologa tambin puede afectar su decisin. Los institutos y universidades ya
no ensean algunas tecnologas antiguas y, en consecuencia, cada vez menos personas pueden brindar soporte. Controle su tecnologa
y los recursos disponibles para soporte de sus sistemas a largo plazo.
Personalizacin.
En los comienzos de era de las computadoras, las compaas desarrollaban software totalmente personalizado para operar su negocio.
Esto creaba un sistema muy funcional, pero que no consideraba las actualizaciones tecnolgicas ni la posibilidad de integracin con
sistemas ms nuevos. Estos sistemas tendan a estar concentrados tan exclusivamente en requerimientos especficos que los cambios en
los procesos de negocios o el rumbo de la industria los volva ineficientes rpidamente.
En la dcada de 1990, a medida que el uso de los sistemas ERP se haca ms frecuente, las compaas descubrieron que, si bien el
software ERP ofreca la mayora de las funcionalidades generales que necesitaban, ciertos requerimientos no estaban disponibles listos
para usar. Para satisfacer estos requerimientos especializados, los proveedores ofrecan personalizaciones que exigan cambios en el
cdigo fuente, pero terminaban dejando a la compaa fuera de la ruta de actualizacin. Esto significaba que, con el tiempo, la compaa
quedaba con funcionalidades y tecnologa desactualizadas y sin soporte.
Entre otros desafos para las compaas con aplicaciones personalizadas y desarrolladas por el cliente podemos mencionar:
Conocimiento tribal. Las personas que ayudaron a desarrollar y definir los requerimientos del sistema son las nicas personas que
pueden hacer que el sistema funcione en forma permanente.
Documentacin tcnica. Los recursos externos encuentran dificultades para brindar soporte a la aplicacin porque no est muy
bien documentada. Si existe documentacin, en general, es muy vaga y no trata los problemas especficos que pueden surgir.
Capacitacin. Slo ese pequeo grupo de empleados con conocimiento tribal puede capacitar nuevos empleados y la capacita-
cin permanente es mnima.
Los sistemas ERP ms nuevos hicieron grandes avances al ofrecer ms funcionalidades para requerimientos especficos. Adems, ofrecen
herramientas para modificar el software en lugar de personalizarlo. Las modificaciones permiten que la compaa implemente los
cambios de software independientemente del cdigo fuente. Los campos definidos por el cliente se incorporan en el sistema, que
permite el ingreso y la creacin de informes de datos especficos que necesita capturar. El efecto neto es que se pueden realizar
modificaciones en el software sin salir de la ruta de actualizacin, lo cual permite aprovechar las nuevas capacidades y tecnologas sin
perder las funcionalidades clave que necesita para operar su negocio.
Consideraciones clave sobre tecnologa de software.
A medida que evala el impacto de la tecnologa en la organizacin, debera considerar las siguientes preguntas:
La tecnologa que utiliza es un activo para su compaa?
Qu problemas de integracin tiene en la actualidad? Se pueden resolver con una nica solucin de ERP?
Cules son las capacidades de su personal de IT? Estn dispuestos a cambiar por una nueva tecnologa?
Qu otros recursos de soporte estn disponibles para la tecnologa que utiliza (o est considerando)?
Personaliz tanto su software que qued fuera de la ruta de actualizacin y no cuenta con soporte para su versin del software?
La adquisicin de un nuevo sistema de software de negocios debera brindar a la compaa la capacidad para:
Aprovechar las nuevas capacidades a fin de convertir la tecnologa en una ventaja competitiva para la organizacin.
Implementar modificaciones sin quedar fuera de la ruta de actualizacin.
Mantenerse actualizado con los requerimientos de tecnologa de su industria.
Identificar y eliminar la redundancia y el ingreso manual de datos en mltiples sistemas.
Obtener datos ms precisos.
La tecnologa ERP debe ser un activo estratgico para su organizacin. Debera poder aprovechar los avances tecnolgicos clave a fin
de aumentar su capacidad para atender clientes e incrementar los ingresos.
Al comprar un sistema ERP, no slo est comprando un producto esttico. En
realidad, est entablando una relacin con el proveedor en la cual continan
desarrollando y brindando soporte al software de una forma que le ser de utilidad
durante muchos aos.
Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio. 
Proveedor del software.
En ocasiones, el motivo por el cual una compaa cambia el sistema ERP no guarda relacin con el software ni los procesos de negocios
asociados. El motivo es lo que ocurre con el proveedor del software. Existen dos factores clave que tienen un importante impacto en la
decisin de muchas compaas para migrar a un nuevo sistema: el desarrollo y soporte del software por parte del proveedor y el efecto
de una adquisicin o fusin del proveedor.
Consideraciones clave sobre el proveedor del software.
A medida que evala el impacto del proveedor de software en su sistema de ERP y su organizacin, debe formularse las siguientes
preguntas:
Las actualizaciones de las funcionalidades y la tecnologa fueron tiles para su organizacin?
La implementacin de las actualizaciones insume muchos recursos, tiempo y dinero?

Desarrollo y soporte del software. En qu medida el proveedor le ha ofrecido un buen soporte?

El software del proveedor es estable a nivel financiero? Existen riesgos de adquisicin?
Al comprar un sistema ERP, no slo est comprando un producto esttico. En realidad, est entablando una relacin con el proveedor
Cules son los antecedentes del software? Fue adquirido en mltiples ocasiones?
en la cual continan desarrollando y brindando soporte al software de una forma que le ser de utilidad durante muchos aos. Los
Las ventas del proveedor mantienen un buen impulso o ste simplemente soporta los clientes ms antiguos?
honorarios de mantenimiento anual financian las nuevas funcionalidades, actualizaciones de tecnologa y soporte.
Se siente cmodo trabajando con este proveedor de software? Es compatible con su compaa a nivel cultural?

A medida que evala su sistema actual, debera investigar qu hizo el proveedor para mejorar el producto tanto a nivel funcional como
Estas preguntas no son totalmente cuantificables. En realidad, algunas de las respuestas sern meramente instintivas. Evaluar a un pro-
tecnolgico, concentrndose en descubrir si las mejoras son significativas para su organizacin o no. Est abonando honorarios de
veedor de software es ms que evaluar simplemente su producto de software. Se trata de una evaluacin de personas: en qu medida
mantenimiento y desea las funcionalidades y tecnologa que sean de utilidad para usted. Las mejoras se convirtieron en un activo es-
trabaja bien con ellas y en qu medida le ofrecen un buen soporte. Un proveedor estable con una buena base de instalacin, un pro-
tratgico para su organizacin o el proveedor est creando nuevas funcionalidades que no son compatibles con lo que necesita?
ducto en desarrollo permanente y buena compatibilidad cultural pueden ser activos estratgicos para usted durante muchos aos.

Otro elemento clave a considerar es el soporte del proveedor. Cuando una compaa considera que no recibe el soporte correcto de su
La adquisicin de un nuevo sistema de software de negocios debera brindar a la compaa la capacidad para:
proveedor, comienza a analizar otras opciones de soporte. stas pueden incluir la incorporacin de soporte en la empresa o la bsque-
da de otra organizacin de soporte de terceros.
Entablar una relacin con un proveedor de software que desarrollar las funcionalidades y tecnologa de mayor inters para su
organizacin.
Si la insatisfaccin con el proveedor es muy grande, algunas compaas interrumpen el pago del mantenimiento. Puede parecerles
Obtener el soporte adecuado para su inversin en ERP.
demasiado costosa o tener demasiadas personalizaciones, o no encuentran el valor de tener la ltima versin del software. Con el
Contar con un proveedor estable a nivel financiero que brinde soporte a su software durante muchos aos y reduzca el riesgo de
tiempo, el sistema queda desactualizado y llegan a un punto donde su versin ya no tiene soporte. La compaa pierde cada vez ms
adquisicin.
eficiencia operativa y, eventualmente, descubre que tambin est desactualizada y corre grandes riesgos de prdida de datos y falla
Ayudarlo a concentrarse en lograr una buena compatibilidad cultural para su compaa.
del sistema y, por eso, comienza a buscar un nuevo sistema.

Adquisiciones de proveedores de ERP. Creacin de informes.

En la ltima dcada, los proveedores de software ERP atravesaron gran cantidad de fusiones y adquisiciones que modificaron el esce- La creacin de informes es uno de los principales motivos por los cuales las compaas migran a un nuevo sistema de software. Los
nario del proveedor. Como resultado, se produjeron cambios de propiedad en muchos de los paquetes de software. Las fusiones de sistemas ERP ms antiguos recolectan datos muy bien, pero tienen dificultades para recuperar datos destinados a la creacin de infor-
proveedores de ERP afectan directamente a cada uno de los usuarios de los productos de software en cuestin. mes. Para que un sistema ERP se convierta en un activo estratgico es necesario que el formato de salida de los datos residentes en el
sistema sea utilizable a fin de tomar decisiones oportunas e informadas. Los problemas clave que enfrentan las compaas respecto de
Durante la adquisicin de otras compaas, los proveedores de software tienen diferentes estrategias para los sistemas de ERP que la creacin de informes son las consultas ad hoc, las demoras en la creacin de informes y los grficos.
compran. En algunos casos, continan con la venta, mantenimiento y actualizacin del sistema como si fuera una compaa indepen-
diente. Esto implica muy poco cambio en su relacin con los clientes. En otros casos, adquieren productos para la base de usuarios
y, a pesar de continuar con el soporte del producto durante un tiempo, no invierten en ste ni lo mejoran. El objetivo de este tipo de
Consultas ad hoc.
Las consultas ad hoc son uno de los factores ms restrictivos de los sistemas ERP ms antiguos. Muchas organizaciones descubren que
adquisicin es trasladar la base de usuarios a otro producto de la cartera de software del proveedor. Para hacerlo, ofrecen un hono-
generar informes es complicado e insume mucho tiempo. Como los sistemas antiguos dependen de informes preconfigurados, la crea-
rario de migracin reducido y luego explotan la base de usuarios para cobrar honorarios de mantenimiento hasta que la mayora de
cin de una visualizacin diferente de los datos es muy difcil. Si la direccin necesita un informe no estndar, con frecuencia se solicita
los usuarios dejan el sistema y los ingresos obtenidos ya no justifican el costo del soporte continuo. En ese momento, comienzan a
su creacin al personal de IT. Esto lo aleja de otros proyectos y actividades laborales. En realidad, algunas organizaciones tienen un
dejar de lado la aplicacin y los usuarios se ven obligados a cambiar por uno de los productos de software del proveedor o seleccionar
grupo de IT con el nico fin de redactar y ejecutar informes para la direccin ejecutiva.
un nuevo proveedor.

Los sistemas ERP modernos ofrecen capacidades de creacin de informes muy flexibles. De hecho, estas capacidades de creacin de
En general, despus de la adquisicin de su producto de software por un proveedor de la competencia, es muy difcil predecir que su-
informes se volvieron tan amigables para el usuario que, con capacitacin mnima, los usuarios finales en realidad pueden preparar sus
ceder. Es posible que el proveedor ni siquiera haya pensado una estrategia para el producto. Esto significa que durante uno o dos aos
propias consultas ad hoc rpidamente. Eso permiti a ejecutivos y usuarios crear informes de datos sin tener que pedir ayuda al perso-
el soporte no sufrir cambios importantes. Pero, a medida que transcurra el tiempo y se consolide la estrategia del proveedor, advertir
nal de IT. Las capacidades de creacin de informes ad hoc y analticas permiten a los usuarios generar informes para la direccin ejecu-
cambios en la cultura, rumbo y soporte. En ese momento deber evaluar si el proveedor an es compatible con su compaa o si los
tiva, la direccin financiera y los requerimientos reglamentarios de la industria y el gobierno.
cambios de propiedad justifican la seleccin e implementacin de un nuevo sistema.

Adems de las capacidades de consultas de creacin de informes estndar, las integraciones a herramientas tales como OLAP (online
analytical processing procesamiento analtico en lnea) permiten exportar los datos a un cubo de datos que se puede utilizar para
reorganizar los datos en diferentes formas y as ofrecer visualizaciones innovadoras del rendimiento de su compaa.

Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio. 

Demoras en la creacin de informes. Costo total de propiedad.
A fin de facilitar la eficiencia transaccional, los informes de muchos sistemas antiguos se ejecutan en lotes, generalmente de un da para El costo total de propiedad (TCO, total cost of ownership) es la acumulacin de todos los costos, no slo los costos de software o los
otro, despus de actualizar los datos del sistema. Esto significa que los datos no estn disponibles en tiempo real. Durante perodos costos de IT, relacionados con lograr que el sistema cumpla con su objetivo. Muchas organizaciones no tienen idea cules son los
donde se crea gran cantidad de informes, como el cierre del ejercicio, se puede generar backlog en las colas. Esto puede convertirse en costos totales para operar un sistema porque slo un pequeo grupo son costos duros cuantificables. Los costos duros, tales como
una limitacin importante cuando se necesita una rpida respuesta frente a cambios en la poltica, los procedimientos o las demandas los honorarios de licencias de software y honorarios de mantenimiento, se pueden definir fcilmente y son de rpido acceso. Los
de los clientes. costos blandos no son visibles rpidamente como costos de menudeo, pero cuestan a la organizacin en funcin de la productividad
y el tiempo. En realidad, si slo se observaran los costos duros, en general, un nuevo sistema ERP parecer ser la opcin ms costosa.
Los sistemas ERP modernos ofrecen la capacidad de consultar datos en cualquier momento. Esto ofrece a la direccin datos en tiempo No obstante, a medida que evala el costo total de su sistema, contabilizando los costos duros y blandos, podr descubrir que se
real inmediatamente cuando los necesitan. Tambin se encuentran disponibles tableros ejecutivos que muestran informes y datos crti- justifica un nuevo sistema por las ganancias de productividad, el ahorro de tiempo y la mayor cantidad de oportunidades de ingresos
cos en el escritorio para permitir a los ejecutivos el monitoreo de las condiciones minuto a minuto. Se pueden configurar alertas de que ofrece el nuevo sistema.
flujo de trabajo para que, en caso de cambios en las mtricas, se pueda enviar un informe de inmediato al personal responsable y as
posibilitar acciones en tiempo real para administrar y dirigir el negocio con eficiencia. La tabla a continuacin enumera los costos duros ms comunes que debera considerar mientras calcula el TCO respecto de costos
duros similares asociados con un nuevo sistema. Como la vida til aproximada de un sistema de software es de siete a doce aos,
Grficos. debera extender su anlisis del TCO por lo menos siete aos.
Es mucho ms fcil ver tendencias y reas de preocupacin en formato grfico que en las largas listas de nmeros que impriman
los sistemas antiguos. Como los sistemas antiguos no ofrecen formas cmodas de presentar informes grficos, los usuarios deben Costos duros.
volver a ingresar los datos en hojas de clculo y otras herramientas de productividad de escritorio que ofrecen la capacidad de
presentacin grfica.
Costos Sistemas actuales Nuevos sistemas
Los sistemas ERP modernos ofrecen importantes capacidades grficas de creacin de informes incorporadas. Los informes se pueden
formatear en tiempo real y ejecutar con la frecuencia necesaria. Como muchas personas an utilizan herramientas de hoja de clculo, Software
tales como Excel, para manipular los datos, la mayora de los proveedores desarroll vnculos para importar/exportar con un solo botn Precio de compra de la licencia de Saldo de honorarios de licencias de Honorarios de licencia de soft-
hacia/desde estas herramientas. software. software. ware.
Cantidad de usuarios registrados. Gastos financieros. Gastos financieros.

Consideraciones clave de la creacin de informes. Cantidad de usuarios concurrentes

(simultneamente en el sistema en
Sistemas auxiliares. ISV o sistemas auxiliares.

A medida que evala el impacto de la creacin de informes en su sistema ERP y su organizacin, debe formularse las siguientes
una oportunidad).
preguntas:

Implementacin Sistemas adicionales para adaptarse

Obtiene los informes que necesita para administrar su negocio?
Relacin de implementacin a a las necesidades.
Cmo se ejecutan las consultas ad hoc? Es necesario que IT brinde soporte o los usuarios pueden ejecutar sus propios informes?
licencia de software. Implementacin de actualizaciones Implementacin.
Qu se necesita para obtener sus informes? Existe gran cantidad de trabajo detrs de escena para reunir la informacin necesaria?
Rango estimado de 1:1 a 3:1 o peridicas.
Los informes se retrasan debido a limitaciones del sistema?
superior.
Obtiene informes grficos que le permiten identificar rpidamente tendencias y varianzas?
En qu medida es fcil exportar los datos hacia herramientas externas como Excel?
Mantenimiento Honorarios de mantenimiento anual Mantenimiento anual estimado.
Rango de 1825% de honorarios actuales. Mantenimiento de interfaces e
Un nuevo sistema de software de negocios debera ofrecer a su compaa:
de licencia de software. Mantenimiento de interfaces e inte- integracin.
gracin.
Una librera de informes predefinidos con capacidad para modificar consultas.
Herramientas de consultas ad hoc simples que permitan hasta a los empleados ms reacios a la tecnologa formatear y crear sus
Soporte Honorarios de soporte estndar. Honorarios de soporte estndar.
propios informes.
Honorarios de soporte extendido. Honorarios de soporte extendido.
Acceso a datos e informes en tiempo real.
Tableros que muestren informacin crtica para los decisores en forma permanente.
Hardware Mantenimiento de hardware. Compra de nuevo hardware, si
Consolidacin y presentacin de datos en formato grfico sin recurrir a sistemas externos.
Actualizaciones de hardware. fuese necesario.
Vnculos a hoja de clculo y otras herramientas de base de datos para manipular datos y formatear informes.
Estimacin de actualizaciones
Integracin con herramientas de anlisis de datos y creacin de informes ms robustas de terceros tales como OLAP.
futuras.

La creacin de informes es uno de los beneficios ms importantes de implementar un nuevo sistema. La capacidad de los sistemas ERP
modernos para extraer y manipular datos en tiempo real ofrece a la direccin una herramienta efectiva para tomar decisiones para la
organizacin.

Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio. 

Costos blandos.
Los costos blandos son subjetivos y se basan en estimaciones. Para realizar un anlisis completo deber examinar cmo utiliza su orga-
nizacin el sistema ERP y todos los componentes auxiliares que hacen que el sistema funcione. Debe aplicar tarifas por hora al personal
y sus actividades y calcular el tiempo necesario para desempear ciertas funciones. La evaluacin de los costos blandos lo obliga a
asignar un valor monetario a aspectos intangibles.
La tabla a continuacin enumera los costos blandos comunes e incluye algunos supuestos de alto nivel que podra utilizar para ayudarlo
a cuantificarlos en dlares. A medida que evala el costo de un nuevo sistema, deber calcular las mejoras en la productividad que
resultan en ahorros de tiempo y costos para cada una de las reas consignadas a continuacin.
Categora Supuestos Costo anual Costo nuevo
Conclusin.
En cierto momento, todas las empresas deben ponderar los costos y beneficios de retener un sistema ERP antiguo o seleccionar e
implementar uno nuevo. Si bien corren sobre tecnologa ms antigua, los sistemas heredados ofrecen a las compaas cierto nivel de
comodidad, una comodidad que probablemente redunde en la prdida de mayor funcionalidad y tecnologa relevantes.
Los sistemas ERP ms antiguos planteaban muchos desafos para las organizaciones. A menudo, los procesos de negocios ineficientes
son dictados por estos sistemas y complementados por soluciones intermedias creadas por usuarios ingeniosos para maximizar la
productividad personal. La tecnologa se ve afectada por problemas de integracin, disponibilidad de recursos de soporte y
personalizaciones que no permiten actualizaciones para optimizar las funcionalidades y la tecnologa. Las fusiones y adquisiciones
modificaron las relaciones de los proveedores de software con sus clientes. La creacin de informes no ofrece informacin oportuna a
los decisores. Por ltimo, el costo total de procesos ineficientes y mantenimiento de un sistema heredado podra justificar el costo de
implementacin de un nuevo sistema para mejorar la eficiencia, atencin al cliente y generacin de ingresos.

Soporte de la Cantidad de empleados de tiempo completo x sala-

Estos factores son responsables de que muchas organizaciones cambiaran sus sistemas ERP. Pero la respuesta correcta para su
aplicacin interna rio con cargas promedio para mantener el hardware
organizacin surgir de los desafos especficos que enfrenta. A medida que descubra los motivos por los cuales otras organizaciones
especfico de ERP.
cambiaron sus sistemas ERP, podr evaluar si es el momento correcto para aprovechar las capacidades del software ERP moderno.
Cantidad de empleados de tiempo completo x salario
con cargas promedio para mantener la aplicacin.
Cantidad de empleados de tiempo completo x sa-
lario con cargas promedio para brindar soporte a
los usuarios.
Cantidad de empleados de tiempo completo x sa-
lario con cargas promedio para crear informes o
adaptar formatos de creacin de informes.

Actualizaciones Cantidad de empleados de tiempo completo x salario

con cargas promedio para implementar actualizacio-
nes y realizar modificaciones.

Capacitacin Cantidad de empleados de tiempo completo x salario

con cargas promedio para completar la capacitacin
inicial y permanente.

Procesos de Cantidad de empleados de tiempo completo x salario

negocios con cargas promedio para tiempo perdido estimado
debido a procesos de negocios ineficientes.

Ingreso duplicado Cantidad de empleados de tiempo completo x sa-

lario con cargas promedio para ingreso de datos
mltiples.
Cantidad de empleados de tiempo completo x sa-
lario con cargas promedio para extraccin de datos
de sistemas mltiples.

Tiempo de respuesta Tiempo perdido por esperar los sistemas ERP y de

de la aplicacin barras laterales.

Desarrollo Cantidad de empleados de tiempo completo x salario

personalizado con cargas promedio para personalizaciones y modi-
ficaciones adicionales desarrolladas a nivel interno.

Herramientas de Herramientas de creacin de informes adicionales

creacin de informes necesarias para consolidar la informacin.
Personal de IT formado por empleados de tiempo
completo necesario para crear y ejecutar informes
sofisticados.

Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio. 11

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