TEORIA DE

SISTEMAS
PARTE II
LA INFORMACION
Contenidos

1. Los Sistemas
2. La informacin
3. Diagramas de Flujos. Aplicaciones
de transformacin de la
informacin.
La informacin y algunas interrogantes ..

Cuan dependientes somos de la informacin?

Qu sucedera si en una organizacin

desapareciera la informacin?

Que rol juega la informacin en nuestras vidas?

Que tipos de informacin existen?

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION
EN LA GESTION.
La informacin es fundamental hoy.

Informatizacin cada vez es mayor

La necesidad de los datos actualizados

Mantener relaciones (complejas) entre

datos

Integracin de las distintas fuentes de

informacin dentro de una organizacin

Toma de decisiones
1. Concepto de informacin

Crear una idea o nocin, presentar , representar.

Es la clasificacin de smbolos y la relacin es la

conexin.

Adquisicin del conocimiento.

Es una funcin de las relaciones de las respuestas

posibles antes y despus de haberlas recibido.

Es disminucin de la incertidumbre
Concepto de informacin

Es un conjunto de datos que se presentan de

forma inteligible al receptor.

Tiene un valor real o percibido para el usuario y

se agrega a lo que ya conoca respecto a un
suceso o un rea de inters.

Se agrega conocimiento al receptor pero debe

ser relevante para la situacin en la cual se
aplicara.
2. Informacin y Comunicacin

Sistema de Comunicacin

Mensaje Seal Seal Mensaje

transmitido transmitida recibida Recibido

Origen de la Transmisor Receptor Destino

Canal
informacin

Ruido y
Distorsin
Es claro que el mensaje recibido no tiene por que ser el original, ya que
existen posibilidades de distorsin.

KHHC
YQO8W0
 PERTURBACIONES , RUIDOS

BARRERAS

PERSONALES FISICAS SEMANTICAS

2.1. Barreras

Barreras Personales
Barreras Fsicas
Barreras Semnticas
Barreras Personales

Interferencia de comunicacin que surge debido a

emociones humanas, valores o hbitos de escucha
deficiente, comn en situaciones de trabajo

Ejemplo
Mara habla con altanera a Janet, quin se resiste
ante su actitud, posteriormente este resentimiento
las separa.
Barreras Fsicas

Interferencia de comunicacin que ocurre en el

ambiente el que se est desarrollando.

Ejemplo:
el ruido que distrae y provoca prdida temporal de
mensaje
las paredes
la esttica en el mensaje de la radio
Barreras Semnticas

Se origina en las limitaciones de los smbolos

utilizados en la comunicacin.

Ejemplo:
Palabras con diferente significado
Falta de ortografa
Omitir smbolos como la coma.
 En la organizacin, la comunicacin puede definirse como un
proceso mediante el cual se reciben:

Coordinar esfuerzos para

alcanzar objetivos que persigue la empresa

A travs de la comunicacin los empleados se pueden manifestar,

utilizando los elementos bsicos para lograr una COMUNICACIN
EFECTIVA.
3. La informacin es la resultante de un proceso en el
mbito organizacional

En el mbito organizacional se puede decir que la

informacin es la resultante de un proceso mediante el cual
un suceso se convierte en una seal que puede afectar el
comportamiento o provocar una reaccin en el elemento que
la percibe o es estimulado por una seal.
La informacin es la resultante de un proceso en el
mbito organizacional

Suceso : Todo aquello que ocurre dentro de un sistema o de su entorno

inmediato, con la particularidad que ese cambio genera un cambio de
estado en la naturaleza del sistema (que definen las variables del
sistema).

Seal : Estimulo que predispone a una persona o mquina a reaccionar

respectivamente, de determinada manera.

Dato : El registro en algn medio de un evento.

No todos los sucesos o eventos tienen el carcter de dato.

Un dato es potencialmente informacin, es decir, un dato es
informacin slo si afecta a las personas que lo reciben.

Decidir : Es elegir opciones frente a un conjunto de ellas, con

informacin incompleta
La informacin es la resultante de un proceso en el
mbito organizacional

CONDUCCION

INFORMACION
Toma de decisiones
Proceso Accin

La toma de decisiones es la seleccin de la mejor opcin,

tomando en cuenta dos o ms posibilidades.

Ejemplo: Una persona desea comprar un par de zapatos, unas

botas o unos tenis, pero no sabe cul elegir. Al final esta
persona opta por las botas, fue la mejor decisin.
4. Tipos de informacin

Los tipos de informacin producida en la

organizacin son diferentes y ellos depende:

Nivel
rea
Tipos de sistemas de informacin

Directores o
administradores
Nivel Estratgico de nivel superior

Nivel de Gerentes o
Administracin administradores
medios

Nivel de Trabajadores del

conocimiento conocimiento y la
informacin

Nivel Operativo Gerentes

operativos

Ventas y Recursos
mercadotecnia Manufactura Finanzas Contabilidad
humanos
Tipos de informacin

Nivel estratgico:
La informacin entregada en este nivel ayudan a los directivos
con la planeacin a largo plazo.

Nivel Administrativo:
La informacin en este nivel ayudan a los gerentes medios en el
seguimiento y control.

Nivel de Conocimiento:
La informacin ayudan a los trabajadores del conocimiento e
informacin a disear productos.

Nivel Operativo:
La informacin entregada en este nivel ayudan a los gerentes
operativos al seguimiento de las actividades diarias.
Ejemplos de Tipos de Informacin.

Informacin de apoyo
Mantiene informados a los administradores en
relacin con situaciones actuales o niveles de
logros.
Volmenes de ventas del da de ayer.
Porcentaje de ocupacin del hotel en esta semana.
Numero de vuelos cancelados.

Informacin de avance
Mantiene a los administradores al tanto de los problemas
presentes y de las crisis, as como de los avances
reportados, cuyo fin es aprovechar oportunidades.
Avance del da de ayer en las negociaciones de los contratos
laborales.
Estado del trabajo en la construccin de una nueva planta de
manufacturas.
Ejemplos de Tipos de Informacin.

Informacin de advertencia
Indica que estn ocurriendo cambios, ya sea por
oportunidades o presagios de problemas futuros
que afectan el xito de la empresa.
Fluctuaciones significativas en los precios de las materias primas
como el acero o la energa.
Pruebas de las caractersticas del mercado para nuevos productos.

Informacin de planeacin
Descripcin de los principales desarrollos y
programas que deben iniciarse en un futuro.
Participacin en el mercado que la empresa planea abarcar en los
prximos tres aos.
Ingreso de nuevos competidores o sustitutos de productos.
Ejemplos de Tipos de informacin

Informacin de operaciones internas

Son indicadores de claves de cmo la organizacin o
las personas se estn desempeando.
Rendimiento acumulado sobre capital patrimonial.
Participacin porcentual en el mercado cubierto por la organizacin.
Informacin Interna y externa

Interna
Datos de contabilidad
Detalles numricos
Detalles de excepcin
Comunicacin de oficina
Supuestos de planeacin
Estimaciones
Opiniones.
Externa
Datos econmicos
Datos de mercado comprados
Opiniones sobre desarrollos econmicos esperados.
Legislacin.
Rumores en la industria
5. Informacin v/s Datos

Los datos se convierten en informacin cuando se

les transforma para comunicar un significado o
proporcionar un conocimiento.

Saldo inicial $36

Cul es el saldo final?
Retiro $100 Transformacin por
procesamiento Informacin:
Sobregiro de $4.997
Retiro $36

Informacin creada:
Cuenta Corriente
- La cuenta esta sobregirada;
- Tomar las medidas correspondientes.

Pero paradjicamente, lo que es informacin para

una persona puede no serlo para otra.
6. Atributos de la informacin.

Son caractersticas que tienen significado para el

usuario de cada elemento de la informacin.

Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensin
Origen
Temporalidad
Exactitud

La informacin es cierta o falsa, exacta o inexacta.

la informacin representa la situacin o el estado como

realmente es.?
La informacin inexacta puede ser tratada por el usuaria como
si fuera exacta?
Ejemplo:
Un gerente recibe un informe donde errneamente muestra que
las ventas totales del mes es de 6 millones, el toma una
decisin sobre ese informe aunque esta sea inexacta,
(realmente fueron 60 millones). Por tanto se debe revisar
dicha informacin.
Forma

Se clasifican en:
Cualitativa y Cuantitativa
Numrica y Grfica.
Impresa y Visualizada.
Resumida y Detallada.

Por lo comn la seleccin de alguna de las formas

esta dada por la situacin.
Ejemplo:
Formularios
Frecuencia

La frecuencia es la medida de cuan a menudo se

requiere, se recaba o se reproduce.

Ejemplo:
La informacin para preparar la declaracin de
impuesto, puede recopilarse slo una vez al ao.
Extensin

El alcance de la informacin define su campo de

accin. Alguna informacin puede cubrir una amplia
rea de inters. Otra puede tener una esfera de
accin muy reducida. El uso determina el alcance
necesario.

Ejemplo:
Un amplio alcance de una informacin sobre ventas
puede referirse a todas las zonas de ventas de una
compaa que tiene negocios en Estados Unidos.
Un alcance reducido puede comprender nicamente una
regin de una compaa o una parte de su territorio.
Origen

La informacin se puede originar desde fuentes en

la organizacin o fuera de ella.

Ejemplo:
Desde gobierno o desde organizaciones de negocio.
Temporalidad

La informacin puede estar orientada hacia el

pasado, hacia los sucesos actuales, o hacia las
actividades y sucesos futuros.

Ejemplo:
Las empresas examinan la informacin para planear
contrataciones, expansiones, desarrollos de nuevos
productos, etc.
7.Tipos de decisiones

En las empresas las decisiones se toman de

diferentes maneras:

1. Decisiones programadas
2. Decisiones no programadas
Tipos de decisiones

1. Decisiones programadas. Son aquellas medidas rutinarias o

repetitivas, en donde la empresa puede realizar tareas especficas
y tomarlas.

Ejemplo: Si una persona vende paletas heladas, como es lgico,

en el invierno las ventas sern casi nulas. Su decisin podr
ser: cambiar de producto o dedicarse a otra cosa.

2. Decisiones no programadas. Son aquellas que no se toman muy

frecuentemente y que son nicas. (Se toman para resolver
problemas).

Ejemplo: Un empresario, para elaborar los productos, requiere

de materia prima, y sta se la compra a un proveedor, suponga
que no tiene los materiales en existencia. Qu hara en ese
momento? Tendra que tomar una decisin que no se haba
programado; adems de decidir si compra los materiales con
otro proveedor.
Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Una decisin estructurada es aquella en la cual la generacin de

alternativas y la seleccin de una de ellas se realiza siguiendo reglas pre-
fijadas.

Una decisin no estructurada es aquella en la cual tales reglas no existen.

Ambas son definiciones de los extremos de un espectro muy amplio, y en

la prctica toda decisin tendr grados intermedios de estructuracin.

Ejemplo:
Una persona solicita un prstamo en un banco. El gerente de crdito
aprobar o no el otorgamiento del servicio dependiendo si el cliente
cumple o no con los requisitos y garantas prefijadas.

Un detective puede seleccionar una de tres pistas para continuar la

investigacin de un crimen.

Un alumno que esta terminando 4medio debe decidir a qu carrera

postular.
Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Observacin:

Los procesos que involucran decisiones

programadas y de carcter estructurado son
candidatos ideales a ser automatizados.

Si las decisiones son programadas pero no

estructuradas, slo se automatiza una parte
para la toma de decisiones.

Para el caso de decisiones no programadas, se

puede realizar lo mismo pero el beneficio de
automatizar ser dudoso en este caso.
8. El control y el rol de la informacin

La informacin permite al decisor tener eficacia en su tarea

lo cual consiste en el logro del control del sistema.

Entropa = Incertidumbre, ya que la incertidumbre representa

un cierto grado de desorden.

La informacin hace disminuir la incertidumbre y con ello la

entropa, de modo que la informacin es un flujo
neguentrpico.

No toda la informacin es neguentrpica. Todo sistema por ser

finito tiene una capacidad limitada de absorber variedad.
El control y el rol de la informacin

entropa

informacin

Si el sistema supera su capacidad de absorber variedad, la

informacin se transforma en un flujo entrpico.

El valor de mnima entropa corresponde a aquel donde la capacidad

de un conductor de absorber variedad llega a un mximo.

Todos estos conceptos encierran el proceso de control.

9. Problemas de la informacin

Cules son los problemas de la informacin bsicos

que se repiten comnmente?

?
 Redundancia

Exceso o Defecto

Clasificacin

Inoportunidad
Redundancia

Existencia de dos o ms copias o versiones de la misma

informacin, almacenada en forma separada.

Ventajas:
Aumento de seguridad
Resguardo de inters contrapuestos

Desventajas:
Riesgos de inconsistencia
Mayor espacio de almacenamiento
Ineficiencia
Exceso o Defecto

Es cuando se tiene una cantidad abrumadora de

informacin de la cual solo se utiliza parte de ella, o
en caso contrario no se tiene registrada toda la
informacin necesaria para ser utilizada.
Clasificacin

Existe informacin, es oportuna, no esta en exceso

ni en defecto, sin embargo su modo de almacenarla
es el inadecuado.
Inoportunidad

Se refiere a cuando la informacin no llega a

tiempo a donde corresponde, es decir , carece de
oportunidad.
El jefe del rea de contabilidad de una organizacin mediana desea
implementar un cambio en los sistemas informticos utilizados para
el registro de la informacin contable.
Para ello, pregunta slo a dos de sus diez empleados los aspectos
que desearan mejorar.
Con la informacin obtenida, solicita al centro de Cmputo que
concrete la propuesta.
Una vez implementada, los resultados esperados no fueron
positivos, pues se detectaron otros aspectos que no haban sido
tomados en cuenta oportunamente.
En consecuencia esta decisin produjo mayores costos, y adems
prdida de tiempo y esfuerzos.
Segn el caso:
Cul fue el problema?
Cmo dara a conocer la informacin a sus subordinados?
De la informacin entregada por los dos empleados, cuales son los
atributos que resaltan.