INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE

LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO

9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 1 DE 19 VERSION 1

Informe de diagnstico inicial del cumplimiento de los requisitos solicitados por las
normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001 en la organizacin
Lnea Verde Express S.A.S.

Realizado por:

Aylin Carrero: eacarrero@misena.edu.co

Carlos Dueas: cjduenas9@misena.edu.co
Andrs Garca: amgarcia619@misena.edu.co
Yury Vargas: ylvargas77@misena.edu.co

Tecnologa de sistema de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el

trabajo.

SENA- Centro de Gestin Industrial

Bogot, 17 de Marzo de 2015
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 2 DE 19 VERSION 1

I. OBJETIVO

El objetivo de este informe es dar a conocer la metodologa, tcnicas y criterios que se

utilizaron para el diagnstico del grado cumplimiento de la organizacin Lnea Verde
Express S.A.S. frente a los requisitos normativos de las normas NTC ISO 9001, NTC ISO
14001 y NTC OHSAS 18001 identificando las bases para una implementacin de un
sistema de gestin integrado.

II. RESUMEN

Se analiz el cumplimiento de los requisitos de las normas tcnicas colombianas ISO

9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 con la herramienta de diagnstico inicial del
cumplimiento de los requisitos, el anlisis y entendimiento de los principios de la calidad y
su aplicacin en un cuestionario de metodologa cualitativa. Se obtiene como resultado
que la organizacin cumple en un 14 % la totalidad de los numerales aplicables a la
gestin de calidad, un 10 % en la totalidad de los numerales aplicables a la gestin
ambiental y un 10 % en la totalidad de los numerales aplicables a la seguridad y la salud
en el trabajo.

En la aplicacin del cuestionario se evidencio que si bien el gerente demuestra inters en

la gestin de las actividades y parcial conocimiento ante los principios de la calidad, no se
comprob que pusiera en prctica estos conocimientos, por consiguiente se identificaron
oportunidades de mejora frente la aplicacin de los 8 principios de la calidad y la
implementacin de un sistema integrado.

III. INTRODUCCION

Establecer un diagnstico inicial de la organizacin frente al cumplimiento de los

requisitos normativos aplicables, nos permiti identificar las bases para la implementacin
de un sistema de gestin integrado contribuyendo en la sostenibilidad, rentabilidad y
crecimiento de la organizacin.

Por medio de herramientas como el diagnstico inicial del cumplimiento de los requisitos
normativos, espina de pescado, entrevista, cuestionario de preguntas, comprensin y
verificacin de los requisitos aplicables consultados en las normas: NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001 y NTC OHSAS 18001.

Se evidencio que existan tres principales oportunidades de mejora en la organizacin que

son:

Optimizacin en la ejecucin de las actividades,

Crear conciencia del auto cuidado en el personal de la organizacin, y
Adecuada clasificacin y disposicin de los residuos.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 3 DE 19 VERSION 1

Las cuales se podran gestionar mediante la implementacin de un sistema de gestin

integrado para lograr la eficiencia de todos los procesos.

IV. MTODO

Para identificar, comprender y evaluar los requisitos normativos aplicables a la

organizacin se usaron herramientas como entrevistas, observacin, anlisis de la
informacin suministrada por los trabajadores y la aplicacin de las herramientas de
diagnstico.

Se realiz una evaluacin cualitativa por medio de un cuestionario enfocado en los ocho
principios de la calidad, una vez definidas las preguntas fueron enviadas al gerente,
quien dio respuesta a cada una de ellas, se realiz acompaamiento por parte del grupo
de aprendices SENA asegurando que las preguntas fueran comprendidas por parte del
gerente para cerciorarse de que sus respuestas no se desviaran del tema principal, una
vez se obtuvo respuesta por parte del gerente, se le realiz un anlisis a la informacin
recolectada.

El siguiente paso fue la verificacin de cada uno de los tems y requisitos mandatorios de
las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC OHSAS 18001 con la herramienta de
diagnstico, la cual se desarroll de la siguiente manera:

En la primera fila se identifica el NUMERAL de la Norma, esto para llevar un

control de los numerales.

En la segunda fila se establece el REQUISITO especfico que solicita cada norma.

En la tercera fila se hace referencia al POSIBLE ENTREGABLE, que es el soporte

y evidencia del cumplimiento del requisito. La cual se dej en blanco para que la
organizacin determine y diligencie.

Luego aparecen varias filas que son los criterios de evaluacin, las cuales se
deben diligenciar teniendo en cuenta si es aplicable y segn las siguientes
opciones:

N.A.: Son los requisitos no aplicables bajo los parmetros de exclusin de las
normas. No se le asigno valor en la metodologa y se manejo como una exclusin.

NO: Requisito aplicable, que no se encuentra desarrollado o implementado. Se le

asign el valor del 10 %.

IDEA: Requisito en proceso de diseo o desarrollo como especificacin del

Sistema de Gestin. Se le asign el valor del 25 %.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 4 DE 19 VERSION 1

DOCUMENTADO: Requisito Implementado, con resultados, registros y

evidencias. Se le asign el valor del 50 %.

IMPLEMENTADO: Requisito Implementado y auditado con resultados conformes.

Se le asign el valor del 75 %.

REGISTROS DE IMPLEMENTACIN: Requisito implementado, auditado y en

proceso de mejora contina. Se le asign el valor del 100 %.

OBSERVACIONES: Una casilla para dejar comentarios cualitativos que surjan a

travs de la verificacin.

Cuando se finalizo el diseo y desarrollo de esta herramienta de diagnstico, se realizo

una entrevista al Gerente donde se evaluaron cada uno de los requisitos, a los cuales se
les asigno un valor que nos arroj un porcentaje del grado de cumplimiento de los
requisitos evaluados.

Al final de la verificacin de cada herramienta de diagnstico se evidencio el nivel de

cumplimiento segn los captulos de las normas que fueron plasmados en una tabla y en
un grfico que de manera visual nos dio una perspectiva ms clara del resultado del
diagnstico.

V. RESULTADOS

Por medio del anlisis de la informacin recolectada en la herramienta diagnstico y la

aplicacin del cuestionario se logro comprender la gestin de la gerencia y su compromiso
con la implementacin del sistema y la mejora.

Se demostr que la Gerencia conoce muy bien cul es su misin y razn de ser. A
continuacin se presentara el anlisis para cada pregunta del cuestionario (ver
cuestionario anexo).

1. No es claro la identificacin de las partes interesadas de la organizacin sin

embargo la gerencia reconoce que el cliente es una de ellas. El grupo de
aprendices SENA le socializ al Gerente cules son las partes interesadas y el
mismo realiz un recuento de todos los que intervienen en el xito de sus
actividades.

a. Respecto a las necesidades futuras, la gerencia indica que no se ha puesto

en la tarea de indagar las necesidades futuras del cliente porque siempre
han realizado lo mismo y no se han preocupado por pensar en esto y
reflexiona diciendo que podran hacer un estudio de mercado para tener
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 5 DE 19 VERSION 1

conocimiento de lo que necesita actualmente los clientes y as poder

generar alternativas para el futuro.

b. Se le pregunt al gerente como se esforzaba para exceder las expectativas

de los clientes y su respuesta se enfoc en responder que se enfocaba en
el proceso de almacenamiento, alistamiento y distribucin, lo que deja en
evidencia que aunque la gerencia sabe cmo se hace el trabajo y puede
esforzarse por cumplir y exceder las expectativas de los clientes, an no
conoce cmo es la relacin de sus procesos y como todos contribuyen al
logro de un mismo objetivo.

2. Respecto a cmo se toman las decisiones en la organizacin, es notorio que no se

han tenido en cuenta las opiniones de los trabajadores o de los clientes, ya que se
argumentaron varias situaciones donde la nica decisin que cuenta es la de la
gerencia.

3. La comunicacin de la gerencia con los empleados es apropiada, pero se

evidencia que no se tienen en cuenta los aportes importantes para la tomas de
decisiones, las cuales ayudaran al cumplimiento de objetivos y eficiencia en los
procesos.

4. Aunque las actividades se tienen claras, no es ordenada la interaccin de las

mismas y se evidencian retrocesos en algunas de las tareas de estas actividades.
Es notorio que aunque se tiene conocimiento de esto y de la prdida de tiempo, no
se piensa aplicar ninguna accin correctiva ni de mejora por el momento.

a. Es notoria la ausencia de metodologas para la contratacin de personal

operativo, pero se destaca la posibilidad de que sea la empresa la que
forma los operarios y defina las directrices para el logro de los objetivos.

b. El mtodo de evaluacin de desempeo que referenci el gerente, no es

acorde al funcionamiento de la herramienta, pero se destaca la intencin
de apoyarse en esa herramienta para la evaluacin.

c. Al no conocer la evaluacin de desempeo, es probable que no se obtengan

resultados claros del cumplimiento de los objetivos en cada proceso, el manejo de
la informacin en Lnea Verde, no permite realizar mediciones ni llevar un control
sobre esta.

d. Se definen responsables de las actividades, pero no se tiene claro las funciones

respecto a su cargo, como consecuencia se presenta sobre carga laborar y falta
de conocimientos sobre el alcance de sus actividades en la organizacin.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 6 DE 19 VERSION 1

5. La percepcin que tiene la gerencia de lo que es calidad, es correcto y su punto de

vista no est lejos de la realidad y aunque el concepto es entendido, no es
aplicado en los diferentes procesos y actividades de la organizacin lo cual sera
importante ya que la aplicacin proporcionara un direccionamiento hacia un solo
objetivo, cumplir con los requisitos del cliente.

6. La forma como se piensa en definir y/o alcanzar las metas se hace de una manera
dinmica, aunque se dice que normalmente estudian los indicadores de meses
atrs que en algunos casos son inalcanzables, se evidencia que no se utilizan una
metodologa clara para establecer nuevos indicadores u objetivos.

7. En el anlisis de algunos datos se ve la importancia que se presta para trabajar

sobre ellos, solo que no tienen documentado la forma en cmo lo realizan lo que
dificulta el trabajo y hace que no se puedan tomar decisiones objetivas en la
organizacin.

8. Se analizo que aunque la gerencia conoce a sus proveedores, no es opcin

ayudar a desarrollar a los que son grandes empresas, pero adicional a eso, se ve
que se interesa por el desarrollo de los laboratorios no tan grandes, lo que es un
inicio, para que las dos partes puedan tener una relacin mutuamente beneficiosa.

RESULTADOS DE LA HERRAMIENTA DIAGNSTICO

Los siguientes resultados se obtuvieron de cada una de las herramientas de diagnstico

de cada norma.

GESTIN DE LA CALIDAD

En la grfica de nivel de cumplimiento de NTC ISO 9001 se evaluaron 17 tems

principales de la norma, en ellos se evidenci lo siguiente:

RESULTADOS DEL DIAGNSTICO

PORCENTAJE DE CANTIDAD DE
NUMERAL REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD CUMPLIMIENTO PREGUNTAS

4.1 Requisitos generales 11% 14

4.2 Requisitos de la documentacin 10% 26
5 Responsabilidad de la direccin 10% 48
6.1 Provisin de recursos 25% 4
6.2 Recursos humanos 15% 9
6.3 Infraestructura 25% 1
6.4 Ambiente de trabajo 10% 1
7.1 Planificacin de la realizacin del producto y / o servicio 13% 13
7.2 Procesos relacionados con el cliente 18% 16
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 7 DE 19 VERSION 1

7.3 Diseo y desarrollo 10% 34

7.4 Compras 16% 13
7.5 Produccin y / o prestacin del servicio 15% 23
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin 19% 14
8.1 Seguimiento y medicin 12% 29
8.3 Control del producto y / o servicio no conforme 20% 9
8.4 Anlisis de datos 10% 8
8.5 Mejora 10% 18
PROMEDIO 13.77% 280

PERFIL DE RESULTADOS
30%
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

25% 25%
25%

20%
20% 19%
18%
16%
15% 15%
15% 13% 13.77%
11% 12%
10% 10% 10% 10% 10% 10%
10%

5%

0%

PARAMETROS ISO 9001:2008

Resultados:

Numeral 4.1 REQUISITOS GENERALES: El 11 % de avance correspondiente a este a

numeral, indic que aunque la organizacin tiene un compromiso de establecer un
sistema de gestin, evidenciar una identificacin clara y un cumplimiento en su totalidad
no fue posible, suministrando una valiosa oportunidad de mejora para documentar,
implementar y mantener un sistema de gestin, el cual logre organizar y supervisar las
actividades necesarias para que la organizacin mejore continuamente su eficacia.

Numeral 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN: El 10 % de avance

correspondiente a los requisitos de este numeral indic que la organizacin tiene
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 8 DE 19 VERSION 1

documentacin establecida para algunas actividades del funcionamiento operativo y se

observ que las actividades administrativas son claras pero no hay un soporte que
evidencie la adecuada realizacin de las mismas, en algunos casos se llevan registros
que evidencian el cumplimiento; pero no se evidencio un control de estos, ni una
metodologa para la adecuada disposicin de los mismos.

Se identifico una oportunidad de mejora para establecer herramientas de control para la

documentacin en la cual se defina claramente como se elaboran, aprueban y revisan los
documentos y como se dispone adecuadamente el almacenamiento y los tiempos de
conservacin.

Numeral 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN: El 10 % de avance

correspondiente a este numeral identific un compromiso de la organizacin para adoptar
e implementar los requisitos aplicables de la norma de gestin de calidad.

Se evidencio varias oportunidades de mejora como el desarrollo de una poltica con los
compromisos e indicadores necesarios para enfocar las actividades a una mejora
continua, definiendo un representante por la direccin el cual se encargue de establecer,
implementar y mantener los procesos necesarios y definir las entradas de informacin
para una revisin peridica por la direccin, sirviendo como base para una toma de
decisiones de la organizacin.

Numeral 6.1 PROVISIN DE RECURSOS: El 25 % de avance, correspondi a los

recursos destinados por la organizacin a la satisfaccin del cliente, se evidencia la
necesidad de establecer los recursos adecuados enfocados a la implementacin y
manutencin de un sistema de gestin.

Numeral 6.2 RECURSOS HUMANOS: El 15 % de avance en este numeral se enfoca a la

conservacin de los registros que posee la organizacin donde se determina la
experiencia de sus trabajadores, se define claramente una oportunidad de mejora para
definir una metodologa de definicin de funciones y toma de conciencia, adicional de
establecer los requisitos necesarios para cada puesto de trabajo y como conservar los
registros necesarios que evidencien ese cumplimento, lo cual garantizara el personal
idneo para cada actividad.

Numeral 6.3 INFRAESTRUCTURA: El 25 % de avance en la gestin de la infraestructura

estableci que la organizacin tiene lugares de trabajos y equipos para desarrollar las
actividades de una manera adecuada, se observa una oportunidad de mejora enfocada al
mantenimiento preventivo de los lugares y equipos de trabajo.

Numeral 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO: El 10 % de avance de los requisitos aplicables

al ambiente de trabajo correspondi a las condiciones establecidas por la organizacin
para el mejor desarrollo de las actividades que influyen en la conformidad de los requisitos
del producto, es necesario como oportunidad de mejora determinar y gestionar cualquier
condicin que influya en cambios del mismo y que afecta directamente la realizacin del
producto.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 9 DE 19 VERSION 1

Numeral 7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO Y / O

SERVICIO: El 13 % de avance correspondiente a este numeral fue debido a las
actividades que realiza la organizacin referente al cumplimiento a su programa de
comercializacin de productos, existe oportunidad de mejora en establecer una
metodologa de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y
ensayo/prueba de los productos que se comercializan.

Numeral 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE: El 18 % de avance

referente a los requisitos definidos con el cliente, indic el compromiso de la organizacin
en establecer los requisitos de cada cliente, de cmo cumplirlos y de mantener una
comunicacin constante con ellos; se identifico una oportunidad de mejora frente a las
aclaraciones previstas en cambios de pedidos vs contratos y de establecer la
documentacin que sirva como soporte de evidencia.

Numeral 7.3 DISEO Y DESARROLLO: El 10 % de avance de este numeral

corresponden a los procesos desarrollados para la elaboracin del producto, se observo
que se hace necesario empezar a indagar sobre estos requisitos para gestionar y
controlar las actividades referentes al diseo de nuevos productos, que es lo que se tiene
como proyecto en la organizacin.

Numeral 7.4 COMPRAS: El 16% de avance en este numeral corresponde al control que
realizan en la organizacin a los productos adquiridos; Se identifica una oportunidad de
mejora estableciendo metodologas para realizar una verificacin rigurosa de los insumos
y productos adquiridos para garantizar el perfecto estado de los mismos y as tambin
evaluar a los proveedores.

Numeral 7.5 PRODUCCIN Y / O PRESTACIN DEL SERVICIO: El 15 % de avance en

este numeral corresponde a la identificacin y trazabilidad que se tiene definida en la
organizacin para la preservacin del producto, se evidencia una oportunidad de mejora
para definir una metodologa documentada que sea revisada peridicamente y que cree
la necesidad de fortalecer los requisitos de seguimiento y medicin del producto y/o
servicio.

Numeral 7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN: El

19 % corresponde al cumplimiento parcial de los requisitos especificados para el control
que se le hace a los equipos de medicin de la organizacin que pueden afectar la
conformidad del producto, se hace necesario documentar la metodologa y fortalecerla
con revisiones para garantizar los resultados de los equipos y mantener los registros
necesarios.

Numeral 8.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN: El 12 % de avance en este numeral

corresponde a la medicin de algunas actividades de los procesos, se identifica una
oportunidad de mejora en el desarrollo de actividades de seguimiento y medicin,
estableciendo metodologas para llevar a cabo las actividades de una manera eficaz y
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 10 DE 19 VERSION 1

realizando una evaluacin del cumplimiento de los requisitos normativos y legales

peridicamente, como lo puede ser las auditoras internas a la gestin del sistema de la
organizacin.

Numeral 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME: El 20 %

de avance de la organizacin con respecto a estos requisitos especficos esta en el
control y toma de acciones en la identificacin de productos no conformes, pero se hace
necesario fortalecer esta metodologa y documentarla enfocndola a una mejora continua
de la misma tomando acciones para impedir su uso.

Numeral 8.4 ANLISIS DE DATOS: El 10% de avance de la organizacin referente al

cumplimiento de este numeral, se refiere a la oportunidad de mejora de establecer una
metodologa para analizar los datos y establecer las entradas de dicho anlisis, para
poder tomar decisiones que sean beneficiosas a la organizacin.

Numeral 8.5 MEJORA: El 10 % corresponde al avance de los requisitos aplicables, no se

evidencia una metodologa de acciones encaminadas a prevenir o corregir posibles no
conformidades o desviaciones en los requisitos del producto, se observa la oportunidad
de mejora para establecer estas acciones y evitar estos sucesos.

GESTION AMBIENTAL:

En la grfica de nivel de cumplimiento de NTC ISO 14001 se evaluaron los 6 tems

principales de la norma y los que se incluyen dentro de los principales, se evidenci lo
siguiente:

RESULTADOS DEL DIAGNSTICO

PORCENTAJE DE CANTIDAD DE
NUMERAL REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL CUMPLIMIENTO PREGUNTAS

4.1 Requisitos generales 10% 2

4.2 Poltica ambiental 10% 7
4.3 Planificacin 10% 10
4.4 Implementacin y operacin 10% 30
4.5.1 Verificacin 10% 22
4.6 Revisin por la direccin 10% 8
PROMEDIO 10% 79
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 11 DE 19 VERSION 1

PERFIL DE RESULTADOS
16%

14%
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

12%
10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
10%

8%

6%

4%

2%

0%

En la grfica de resultados de la herramienta de diagnstico ambiental se determin que

la organizacin da cumplimiento de un 10% a cada uno de los numerales de la norma, lo
cual dio referencia de que los requisitos son aplicables a la organizacin, pero no se tiene
ningn grado de avance; es decir no se encuentra documentado, implementado o en
proceso de mejora. Lo cual pudo haber acarreado con sanciones de tipo legal, que abran
llevado a un posible cierre de la organizacin, ya que no cumple con los requisitos
normativos en la NTC ISO 14001.

No se dio cumplimiento a estos requisitos debido a que la organizacin reportaba un

desconocimiento normativo aplicable.

Se identificaron oportunidades de mejora para dar cumplimiento a cada uno de los

requisitos de la siguiente manera:

4.1 REQUISITOS GENERALES: Para este requisito se identific que era viable
implementar un manual integrado donde se especificara la documentacin y compromiso
frente al sistema de gestin ambiental. As como la implementacin, mantenimiento y
mejora del sistema. Tambin se pudo haber desarrollado diferentes metodologas que la
organizacin creyera pertinentes para dar cumplimiento a este numeral.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 12 DE 19 VERSION 1

4.2 POLITICA AMBIENTAL: A este numeral se le pudo haber dado cumplimiento

estableciendo un documento que lleve por ttulo Poltica integrada donde se define si es
apropiada a la naturaleza de la organizacin, impactos de sus actividades y compromiso
frente a sus requisitos legales aplicables ambientales.

Tambin se podra haber realizado una matriz de indicadores donde se revisara el grado
de cumplimiento de sus objetivos y metas ambientales y realizar un plan de divulgacin en
el cual se describiera como se iba a comunicar esta poltica a las partes interesadas. La
organizacin pudo implementar diferentes metodologas para dar cumplimiento a este
numeral.

4.3 PLANIFICACIN: Frente a este numeral y los diferentes tems que se despliegan,
como los son los numerales: 4.3.1. Aspectos ambientales, 4.3.2. Requisitos legales y
otros requisitos y 4.3.3 Objetivos metas y programas. Es posible que se hubiera dado
cumplimento estableciendo, implementando y mejorando los siguientes documentos:

Procedimiento de emergencias ambientales

Matriz de aspectos e impactos ambientales
procedimiento de aspectos legales
Matriz de requisitos legales
Programas para el SGA
Matriz de objetivos

Los mtodos que se relacionaron anteriormente fueron algunas propuestas, pero fue
decisin de la empresa tomarlas e implementarlas o si por el contrario desarrollar
diferentes metodologas para dar cumplimiento y respuesta a estos requisitos legales
aplicables, lo cual es totalmente valido.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIN: Para este numeral y los diferentes tems que se
despliegan, como los son: 4.4.1.Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad.
4.4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia. 4.4.3 comunicacin. 4.4.4
documentacin. 4.4.5 control de documentos. 4.4.6 control operacional y 4.4.7
preparacin y respuesta ante emergencias. Se determino que mediante el
establecimiento, implementacin y mejora de los siguientes documentos, tal vez se
hubiera logrado dar conformidad con los requisitos normativos.

presupuesto, matriz de perfil de cargos y programa de infraestructura

manual integrado, registros, toma de acciones
informe a la alta direccin
matriz de aspectos e impactos ambientales, formato de perfil de competencias,
formatos y registros de capacitaciones
procedimiento de aspectos e impactos ambientales
procedimiento de comunicacin
procedimiento de control de documentos
procedimiento de control de registros
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 13 DE 19 VERSION 1

plan de divulgacin
procedimiento de preparacin y respuesta ante emergencias ambientales

Por parte de LINEA VERDE EXPRESS S.A.S. pudieron tener en cuenta otras
metodologas diferentes a las anteriormente relacionadas, puesto que para dar
cumplimiento a algunos requisitos normativos es posible implementar diferentes
herramientas. Ya que es de libre albedrio la manera en que se quiera dar
respuesta y cumplimiento.

4.5 VERIFICACIN: Frente a este numeral y los diferentes tems que se despliegan,
como lo son: 4.5.1 seguimiento y medicin. 4.5.2 evaluacin del cumplimiento legal. 4.5.3
no conformidad accin correctiva y accin preventiva. 4.5.4 control de los registros. 4.5.5
auditora interna. Se defini que mediante el establecimiento, implementacin y mejora
de los siguientes documentos la organizacin pudo dar conformidad con los requisitos
normativos.
matriz de aspectos e impactos ambientales y procedimiento de correccin y
prevencin de mquinas o herramientas
procedimiento de aspectos legales
procedimiento de acciones correctivas y preventivas
registros
procedimiento de control de registros
procedimiento de auditoria interna
informe de auditoria

Si la organizacin lo hubiese requerido, puedo establecer otra documentacin

o metodloga para dar cumplimiento a estos requisitos.

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN: Se le pudo haber dado cumplimiento estableciendo,

implementado y mejorando los siguientes documentos.

registros
informe de auditora.
informe de aspectos legales
registros y formato de PQRS
Formatos de toma de accin

La organizacin est libre de escoger la metodologa que crea pertinente para dar
cumplimiento a todos los requisitos de la norma, los anteriores fueron unas herramientas
opcionales para dar respuesta a lo solicitado en la NTC ISO 14001.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 14 DE 19 VERSION 1

GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En la grfica de nivel de cumplimiento de NTC OHSAS 18001 se evaluaron los 20 tems

principales de la norma y los que se incluyen dentro de los principales, donde se
evidencio lo siguiente:

Herramienta para el diagnstico de la situacin se SyST (18001-2007)

PORCENTAJE
DE CANTIDAD DE
NUMERAL REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE SyST CUMPLIMIENT PREGUNTAS
O
4.1 Requisitos generales 10% 2
4.2 Poltica de SYST 10% 7
4.3.1 Identificacin de peligros ,valoracin de riesgos y determinacin de los controles 10% 18
4.3.2 Requisitos legales y otros 10% 3
4.3.3 Objetivos y programas 10% 9
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad, rendicin de cuenta y autoridad 10% 8
4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia 10% 5
4.4.3.1 Comunicacin, participacin y consulta 10% 2
4.4.3.2 Participacin y consulta 10% 5
4.4.4 Documentacin 10% 5
4.4.5 Control de documentos 10% 4
4.4.6 Control operacional 10% 6
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias 10% 6
4.5.1 Medicin y seguimiento del desempeo 10% 5
4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal y otros 10% 2
4.5.3 Investigacin de incidentes. no conformidades y acciones preventivas y correctivas 10% 2
4.5.3.2 No conformidad accin preventiva y accin correctiva 10% 5
4.5.4 Control de registros 10% 3
4.5.5 Auditora interna 10% 10
4.6 Revisin por la direccin 10% 8
PROMEDIO 10% 115
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 15 DE 19 VERSION 1

PERFIL DE RESULTADOS
16%

14%
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

12%

10%

8%

6%
10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
4%

2%

0%

En el grfico de los resultados de SyST se observo que la organizacin presento un

cumplimiento del 10% con respecto a la norma NTC-OHSAS 18001-2007, lo cual
evidencio que la alta direccin carece de conocimiento frente a los aspectos normativos
aplicables que requiere cumplir.

No se tomaron acciones frente a estos requisitos para lograr su cumplimiento, lo cual

pudo conllevar a tener situaciones como las siguientes:

Accidentalidad
Ausentismo
Alta rotacin del personal
Sanciones y demandas

Para evitar que esto sucediera se hace necesario establecer, implementar y mantener un
sistema de seguridad y salud en el trabajo. Se tomaran los numerales evaluados en la
herramienta diagnstico y se dio una idea para su cumplimiento.

4.1 REQUISITOS GENERALES: Para darle cumplimiento a este numeral se enfoco a la

empresa en todo el sistema de seguridad y salud y trabajo es decir documentacin,
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 16 DE 19 VERSION 1

recursos, alcance, controles y la(s) evidencia(s) de cada uno de estos numerales, para as
implementar mantener y mejorar su SyST.

4.2 POLITICA DE SyST: Se propuso generar un documento donde la alta gerencia

plasmara su compromiso con el sistema de SyST y el logro de sus objetivos.

4.3.1 IDENTIFICACIN DE PELIGROS, VALORACIN DE RIESGOS Y

DETERMINACIN DE LOS CONTROLES: En este numeral la organizacin pudo
establecer herramientas para la identificacin de los peligros, valoracin de riesgo y a
partir de esto ir determinando controles para mitigar los peligros existentes que podan
perjudicar a los empleados o la organizacin.

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS: Para este numeral pudieron establecer

herramientas, metodologas y procedimientos que permitiera evidenciar la forma en que la
organizacin identificaba los requisitos legales aplicables y les daba cumplimiento,
asegurndose de que la informacin se mantuviera actualizada.

4.3.3 OBJETIVOS Y PROGRAMAS: Se propuso documentar, implementar y mantener

objetivos de SyST los cuales fueran medibles y consistentes con la poltica adems de la
importancia de mantener programas donde se establecieran responsabilidades y
autoridades, medios y plazos para el logro de los objetivos.

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPOSABILIDAD, RENDICION DE CUENTAS Y

AUTORIDAD: Frente a este numeral la alta direccin pudo haber demostrado su
compromiso por medio de los recursos que asigno para el sistema, la realizacin de
asignacin de funciones y la rendicin de cuentas por medio de informes de desempeo
del sistema.

4.4.2 COMPETENCIA FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA: Se le dio informacin al

gerente de que es de vital importancia garantizar que el personal de la organizacin
tuviera la competencia o se le suministrara la formacin para que realice las actividades
que puedan tener un impacto sobre SyST para esto se le recomend capacitar y dejar un
registro de ello.

4.4.3 COMUNICACIN: Se propuso dar cumplimiento a este numeral mediante un

procedimiento donde se estableciera cmo sera la comunicacin interna y externa.

4.4.3.2 PARTICIPACION Y CONSULTA: Podran haber realizado procedimientos donde

se involucrara al personal en las etapas de investigacin de accidentes e identificacin de
peligros, consulta de cambios y revisin de los objetivos.

4.4.4. DOCUMENTACION
4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS
4.5.4. CONTROL DE REGISTROS
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 17 DE 19 VERSION 1

Se explico que estos son los numerales que brindan a la organizacin la forma ms
concreta de presentar evidencias del desarrollo del SyST, adems de que es calve darle
cumplimiento a esto numerales ya que son los que dan pautas de cmo sera el
tratamiento de los documentos y registros desde su emisin hasta su conservacin y
disposicin.

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL: Se sugiri que al controlar las operaciones y

actividades que estuvieran asociadas con el sistema tendran un mayor beneficio y que si
se gestionaban los riesgos de SyST por medio de la implementacin de controles y
procedimientos documentados, se poda reducir los accidentes laborales.

4.4.7. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS: se propuso establecer un

documento donde se plasmara como se reaccionara en el momento de una emergencia,
que herramientas se utilizaran para mitigar y responder adecuadamente y los
responsables de capacitar y divulgar este documento.

4.5.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO: Se sugiri establecer

procedimientos para realizar el seguimiento del grado de cumplimiento al sistema y la
eficacia de los controles.

4.5.3.1 . INVESTIGACION DE INCIDENTES: Para el cumplimiento de este requisito se

opino que podran generar un procedimiento donde se estipulara como se determinan las
deficiencias del sistema y las acciones correctivas y preventivas al igual que las
oportunidades de mejora y el cmo se comunican los resultados de las mismas.

4.5.3.2 NO CONFORMIDAD, ACCION PREVENTIVA Y ACCION CORRECTIVA: Por

medio de un procedimiento se pudo haber evidenciado como se le daba tratamiento a las
no conformidades y como se tomaban acciones correctivas y preventivas y comunicaban
los resultados de cada uno de las decisiones tomadas.

4.5.5 AUDITORIA INTERNA: Se sugiri que por medio de un procedimiento de auditora

interna se pudo haber determinado si el sistema cumpla con las disposiciones y objetivos
planificados y si era eficaz y suministraba informacin a la direccin de los resultados
obtenidos de las auditorias.

4.6 REVISION POR LA DIRECCION: Este numeral se recomend quela alta direccin
revisara las diferentes evidencias proporcionadas como los resultados de las auditorias,
evaluacin de desempeo del sistema, la comunicacin dentro de la organizacin,
informes del grado de cumplimiento y con base en estos documentos se identificaran las
oportunidades de mejora en el sistema.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 18 DE 19 VERSION 1

VI. CONCLUCIONES

1. Desde el inicio de la realizacin del diagnstico se utiliz la metodologa PHVA, lo

que nos permiti conocer la empresa de una manera profunda, permitiendo
conocer las debilidades y fortalezas que se presentar al momento de la
implementacin de los Sistemas de Gestion.

2. Se destaca la disposicin y compromiso que tiene la Gerencia, su inters de

participacin en las inspecciones, conocer normatividad y ms an su inters en
empezar a aplicar los sistemas integrados, es muy grato poder contar con el apoyo
de la misma en todos los procesos que se desarrollen en adelante.

3. Muchos de los requisitos de cada una de las normas aplicables, se pueden

manejar en comn lo cual favorece la elaboracin, divulgacin, capacitacin la
implementacin y control de la documentacin.

4. Es notorio la falta de documentos como, procedimientos e instructivos, que

permitan identificar y realizar las diversas actividades, se destaca el conocimiento,
esfuerzo y dedicacin que tiene cada miembro de la organizacin en cumplir sus
funciones de la mejor manera, adicional el trabajo en equipo, que se ve en toda la
organizacin para recibir y poner en marcha ideas de mejora, lo que nos lleva a
creer que hay muy buena voluntad para la implementacin del mismo.

5. Se observa la necesidad de evaluar los resultados de las actividades para tomar

decisiones encaminadas a corregir y prevenir errores con el fin de llevar las
mismas a la mejora continua.

VII. RECOMENDACIONES:

1. Se recomienda establecer, implementar y mantener un sistema de gestin integrado

para:

Tener una mejor relacin con el cliente y exceder sus expectativas.

Establecer lderes, responsables y dueos de los procesos, los cuales se

involucren al logro de los objetivos y metas.

Concienciar al personal que con su compromiso puedan ser utilizadas sus

habilidades para el logro de los objetivos y metas.

Identificar los procesos y sus interacciones para mejralos continuamente

para evaluar su eficiencia.
 INFORME DE DIAGNSTICO INICIAL DEL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS SOLICITADOS POR LAS NORMAS NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 Y NTC OHSAS 18001
VIGENTE DESDE: CODIGO : SG-IF-05
S.E.M.A. 2015 - XX
PAG 19 DE 19 VERSION 1

Buscar estrategias para identificar entender y comprender la importancia

de los procesos y como estas ayudan al logro de los objetivos.

Aplicar acciones correctivas y preventivas despus de implementar los

procedimientos en los procesos para reducir costos, mitigar los impactos
ambientales y los reducir riesgos de SyST y as mejorar continuamente al
sistema de gestin integrado.

Tener un control de la informacin para ser objetivo en la toma de

decisiones que afecte la toma de conformidad del producto que impacte al
medio ambiente o altere la salud y seguridad de los empleados.

Establecer relaciones con los proveedores que sean beneficiosas para las
dos partes.

2. Se recomienda establecer, implementar y mantener la documentacin requerida

por cada norma en cuestin en cada proceso para gestionar el eficaz
funcionamiento, adecuacin y control de los mismos, tener responsables y
actividades definidas que permitan la identificacin y seguimiento de actividades,
adicional cada proceso deber conocer y diligenciar el listado maestro de
documentos

VIII. REFERENCIAS

Normas tcnicas colombianas:

NTC ISO 9001,
NTC ISO 14001 y
NTC OHSAS 18001