Captulo 6: Estructura documental relativo al Sistema de Gestin de Calidad

Figura 3: Estructura documental de NOMBRE LAB.

Los detalles acerca de la definicin, aprobacin, distribucin, modificacin y

archivo/almacenamiento de todos los elementos que forman parte de la estructura
documental del SGC del centro, se detallan en el procedimiento de control de
documentos.

La metodologa para la creacin de la documentacin del SGC se describe en los

instructivos: Gua para el desarrollo de procedimientos y Gua para el desarrollo de
documentos. Para la codificacin de los documentos se seguir lo establecido en el
instructivo Gua para la codificacin del SGC.

Control de los documentos

[.]
La intranet compila todos los documentos internos o externos del sistema de gestin
de la calidad de NOMBRE LAB, adems cuenta con toda la informacin requerida para
su control como lo es, nombre, codificacin, nmero de versin, fecha de aprobacin.
La intranet en s es considerada como la Lista maestra de documentos existentes. Toda
la documentacin se actualiza en la medida de lo necesario para evitar la utilizacin de
documentos no vlidos u obsoletos.
[.]

Las copias de respaldo de toda la informacin metrolgica y/o tcnica, administrativa

y la de calidad de NOMBRE LAB se hacen segn lo establece el documento seguridad y
acceso informtico.

Revisiones de los pedidos, ofertas y contratos

En el procedimiento Revisin de los pedidos, ofertas y contratos, se describe la
manera en que NOMBRE LAB asegura que los requerimientos del cliente queden
aclarados y que la capacidad del laboratorio para desarrollar el servicio solicitado es
analizada.

Antes de dar inicio a una calibracin, la coordinacin de servicio al cliente ejecuta todas
las acciones necesarias y descritas para realizar, de forma correcta, la cotizacin al
cliente. De darse alguna desviacin frente a lo acordado en la solicitud de servicio
(cotizacin) se procede a informar de manera inmediata al cliente, segn lo establece el
procedimiento de Prestacin del servicio de calibracin.

Subcontratacin de calibraciones
Se excluye esta clusula de la norma ya que NOMBRE LAB no subcontrata servicios de
calibraciones. En al caso de que algn laboratorio no preste los servicios solicitados por
los clientes se documenta la solicitud y en caso de tener conocimiento, se le orientar
sobre donde conseguirlo.

Compras de servicios y suministros

En el procedimiento Compras Pblicas y Privadas, se describe el proceso a seguir para
la seleccin, adquisicin y recepcin de los servicios y suministros que influyen en la
calidad de las calibraciones de NOMBRE LAB.
Como asociacin de inters pblico, NOMBRE LAB se rige en su administracin por
algunas de las leyes, normas o regulaciones que tambin aplican las instituciones
gubernamentales, es as que se debe cumplir con parmetros establecidos en el texto
nico de la Ley No. 22 del 27 de junio de 2006 que regula la contratacin pblica [.], y
el Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, Ley 41 del 10 de julio del 2008
y con el Decreto Ejecutivo No. 188 del 27 de noviembre del 2009.

Sin embargo, para la contratacin, por fondos pblicos, de los proveedores de

trazabilidad de los patrones de NOMBRE LAB, se realiza de acuerdo a la poltica [.] de
Gestin de Equipos; y se procede con lo establecido en la Ley No. 22 artculo 65
Excepcin de procedimientos de seleccin de contratista y medidas de retorsin.

NOMBRE LAB garantiza la calidad de los suministros y productos crticos a travs del
establecimiento y evaluacin de las especificaciones tcnicas y criterios de evaluacin
de los proponentes que participan en las compras o licitaciones que se realicen de
acuerdo a lo establecido en la ley de contrataciones pblicas.

A travs del procedimiento especfico Evaluacin de proveedores el NOMBRE LAB

evala a los proveedores de los productos, consumibles, suministros y servicios crticos
que afectan a la calidad de las calibraciones, sin dejar de cumplir con lo establecido en
la Ley [.] Nacional [.] sobre Contrataciones Pblicas.

Servicio al cliente
NOMBRE LAB, a travs de la Coordinacin de Servicio al Cliente, mantiene una
comunicacin abierta y cordial con sus clientes, por diversas vas; telefnica, por fax,
correo electrnico o personalmente. La comunicacin puede darse para aclarar sus
solicitudes, cuestionamiento sobre tiempo de entrega del objeto calibrado y del
certificado de calibracin, anomalas en los objetos a calibrar, cambios de la calibracin,
retraso o desviacin producida durante la calibracin y/o situaciones inesperadas
durante la calibracin.
[.]

Con el objetivo de obtener informacin que permita mejorar el SGC, las actividades de
calibracin y la satisfaccin del cliente, NOMBRE LAB realiza peridicamente su
encuesta a todas las empresas o instituciones a las cuales se les haya prestado servicio
en el periodo de un ao; dicha informacin se recopila a medida que se va recibiendo
para luego ser analizada y convertida en informacin til y se utiliza en la toma de
decisiones. La informacin generada se discute y analiza en las reuniones de revisin
por la direccin.

Adicionalmente NOMBRE LAB, con el objetivo de cumplir con la promocin de la

metrologa en el pas, dicta charlas y cursos tcnicos o de normalizacin cuando son
solicitados. Tambin contempla dentro de su presupuesto el apoyo para otros
laboratorios de metrologa o entidades que tengan que ver con el tema a nivel nacional.
Actualmente se contemplan dentro de los servicios del centro, auditoras a entidades
gubernamentales o privadas que as lo soliciten.

Acciones de mejora
[.]
El tema de acciones de mejora se contempla en el procedimiento Acciones de mejora
en donde se indica cuales podran ser situaciones de mejora y cul debera ser su
tratamiento, en funcin a cada situacin.

Con el fin de darle mayor agilidad a las diferentes acciones contempladas por el SGC de
NOMBRE LAB para su mejora continua y para crear mayor participacin e importancia
el tema de la gestin de la calidad, se cre desde el ao 2008 el Comit de Calidad,
presidido por el DL del centro tal como se detalla en el documento comit de calidad.
[.]

Control de los registros

[.]
Todos los registros generados en NOMBRE LAB, sobre sus clientes, son confidenciales
y no deben ser dadas a conocer a terceras personas; toda informacin o manejo de la
misma debe ser bajo el consentimiento del coordinador del rea y el subdirector
tcnico.

Auditoras
[.]
El procedimiento de Auditoras, describe el proceso de las auditoras internas /
externas que se lleven a cabo en NOMBRE LAB. El mismo describe cmo establecer la
planificacin de las auditoras, la ejecucin y seguimiento, auditoras adicionales
adems del perfil de los auditores.

Revisiones por la direccin

El procedimiento Revisin por la direccin, establece las disposiciones generales para
llevar a cabo la revisin del SGC por la direccin de NOMBRE LAB.