Especial Business Intelligence

La implantacin de un
sistema de inteligencia de
negocio
30
l Estrategia Financiera N 270 Marzo 2010

Para que la implantacin de un sistema de Business Intelligence tenga xito, la organizacin
debe mostrar una motivacin innovadora orientada a la gestin y buscar soluciones que la
ayuden en las tareas inherentes al proceso de toma de decisiones. Unas sencillas pautas nos
ayudarn a avanzar por el buen camino
, Juan Carlos Garca Alczar
Director de Desarrollo de Negocio Bitam Europa
U
no de los principales problemas que
aquejan a los sistemas de Business Inte-
lligence (BI) en nuestro pas es la escasa
repercusin que su implantacin tiene en el mode-
lo de gestin de las compaas en las que se pone
en marcha: los sistemas de gestin de informacin
acaban, en muchos casos, siendo meros sistemas de
representacin, de utilizacin puntual por un nme-
ro reducido de personas y para un conjunto mnimo
de informacin.
Sin embargo, los sistemas de inteligencia de ne-
gocio han evolucionado en los ltimos tiempos para
posicionarse como sistemas de gestin, generaliza-
dos y de utilizacin masiva en las organizaciones.
Qu hace que su utilizacin no haya sido acorde al
desarrollo tecnolgico?
Desde nuestro punto de vista, tres son los ejes en
los que se debera soportar un sistema de gestin de
informacin y que, en muchos casos, fallan:
 Qu espera mi entidad del sistema de BI, para
qu se quiere?
 Qu es ms importante en un sistema de BI, qu
funcionalidades debe tener?
Cmo vamos a gestionar el Proyecto de BI?
1) Qu espera la empresa de un sistema de BI?
Para qu se busca implantar una herramienta de BI
en la organizacin?, qu carencia se pretende cubrir
con un sistema de estas caractersticas? Varias pue-
den ser nuestras motivaciones, que, por simplificar,
agruparemos en dos bloques:
M
 otivacin tradicional - orientada a la visualiza-
cin. Se busca disponer de una forma atractiva
de visualizar la informacin, as como facilidad
para elaborarla por parte de los encargados de
estas tareas, ms all de la forma estndar que
tienen los aplicativos de rea utilizados.
M
 otivacin innovadora - orientada a la gestin.
Se quiere incorporar elementos que faciliten la
toma de decisiones en toda la compaa y la
gestin; precisamos un sistema que unifique
la informacin utilizada y la forma de aprove-
charla; debemos dotar a todos los directivos de
mayores capacidades de gestin.
S i se siente ms identificado con las respuestas del
primer bloque, probablemente tendr dificultades
N 270 Marzo 2010
[ www.estrategiafinanciera.es ]
para poner en marcha un sistema de BI funda-
mentalmente porque le costar convencerse de
que vale la pena (son caros para el objetivo per-
seguido) y, ms an, convencer a sus pares en la
organizacin-; lo que obtendr, en caso de im-
plantarlo, ser un sistema de representacin, de
utilizacin por un nmero reducido de personas y
para un conjunto pequeo de informacin.
Si, por el contrario, se identifica con las res-
puestas del segundo bloque, es decir, quiere
poner en marcha un autntico sistema de ges-
tin de la informacin, ya ha sorteado la pri-
mera barrera.
2) Qu funcionalidades queremos de la herra-
mienta de BI?
Qu estamos buscando, qu necesitamos que
nos d la herramienta a implantar?
Si ha decidido que necesita mejorar su gestin,
basndose en un sistema de informacin, tiene
que decidir qu es lo que espera del sistema; al
igual que en el caso anterior, podemos encontrar-
nos dos tipos de respuesta:
Requerimientos basados en la utilizacin.
3 Queremos una herramienta de visualizacin
de la informacin en el formato deseado
(pantalla, listado, etctera).
3 Que como usuario me permita navegar por
la informacin; que facilite, a mis departa-
mentos de soporte, el anlisis de la informa-
cin y la preparacin de la misma.
Ficha Tcnica
Autor: Garca Alczar, Juan Carlos.
Ttulo: La implantacin de un sistema de inteligencia de negocio
Fuente: Estrategia Financiera, n 270. Marzo 2010.
Localizador: 24/2010
Resumen: Saber qu espera la empresa de un sistema de Business Intelligen-
ce, qu funcionalidades se quieren de la herramienta de BI y cmo ponerlas en
marcha son los tres pilares fundamentales en la implantacin de un sistema
de inteligencia de negocio. Su xito depender de que sepamos tratarlo como
un proceso decisorio en s mismo y no como una simple herramienta de visua-
lizacin que facilite el acceso fcil a la informacin existente.
Descriptores: Business Intelligence, sistema de gestin, toma de decisio-
nes.
w
Estrategia Financiera
l 31
Especial Business Intelligence
La implantacin de un sistema de
inteligencia de negocio

w
3 Para establecer un autntico sistema de ges-
La incorporacin paulatina y, tin corporativo que garantice la ejecucin
de los procesos de decisin de acuerdo a
sobre todo, controlada, de usuarios unas pautas comunes.

S i en una herramienta de BI est buscando b-

permite asegurar que el sistema sicamente lo primero, probablemente vea cu-
biertas sus aspiraciones sin demasiados proble-
es interiorizado por la organizacin mas y termine poniendo en marcha un sistema
de visualizacin, cuya principal virtud radicar
en el acortamiento de los tiempos para acceder
a la informacin y en la facilitacin de las la-
bores de anlisis a los departamentos tcnicos.
Sin embargo, esto no supone una mejora en su
3 Que facili te al departamento de informtica proceso de decisin, sino, tan slo, un mejor
la elaboracin de informes de manera rpida acceso a la informacin, pero sin cambios en la
y gil. gestin
Por el contrario, si busca soluciones que le ayuden
Requerimientos orientados a la gestin. a realizar todas las tareas inherentes a un proce-
so de toma de decisiones o las ms posibles-, la
3 Queremos reforzar las capacidades de ges- tecnologa actual ya le permite mejorar sus pro-
tin de nuestros directivos, dotndoles de cesos de toma de decisiones operando un cambio
herramientas que les ayuden a mejorar su cultural en su organizacin.
proceso de gestin de la informacin, tal y Si sabemos qu estamos buscando como organiza-
como se recoge en el Grfi co 1: planifi ca- cin y el tipo de funcionalidades que demandaremos
cin, definicin de objetivos, cuantificacin, al sistema, estaremos en la senda correcta para im-
comunicacin, establecimiento y seguimien- plantar un sistema de inteligencia de negocio que
to de responsabilidades, formacin, visuali- nos ayude a la mejora en la gestin. Ya slo nos fal-
zacin, anlisis, gestin de la experiencia y tar ponerlo en marcha de manera adecuada!
adopcin y seguimiento de las medidas co-
rrectivas necesarias para devolver a nuestra 3) Cmo vamos a ponerlo en marcha?
entidad a la senda correcta.
Tradicionalmente los proyectos de BI se han lleva-
do a cabo de manera similar en todos los casos:
partimos de la definicin del modelo de informa-
Grfico 1. Ciclo de toma de decisiones ampliado cin que se quiere implementar (es decir, de la
definicin de los indicadores y sus dimensiones),
y de las estructuras de las tablas del data ware-
pLaNIFI- house en su caso; se realizan los procesos de
CaCIN extraccin, transformacin y carga, y se desarro-
llan las estructuras multidimensionales que van
aCCIN DEFINICIN a soportar nuestra visualizacin; y finalmente se
construye la interface que va a utilizar el usuario
final (informes, pantallas, cuadros de mando, et-
ctera) (Grfi co 2).
Este modelo estuvo en el origen de la tecnologa
EXpE- rEspONsa- de BI, cuando la informacin comienza a ser ac-
rIENCIa PROCESO DE BILIDaDEs cesible no slo para los informticos, sino para
TOMA DE usuarios finales. En aquellos momentos, lo fun-
damental era conocer qu parte de la informacin
DECISIONES se quera analizar, montar un modelo capaz de
presentar la informacin en un tiempo reducido y
COMuNI- mostrarla de acuerdo con las diferentes interfaces
aNLIsIs
CaCIN disponibles.
Sin embargo, este modelo no nos es suficiente
si queremos montar un sistema de gestin de la
vIsuaLIza-
informacin, incrementando las capacidades exis-
FOrMaCIN tentes en los gestores e implementando una forma
CIN
de gestionar la informacin y tomar decisiones.
Para ello es necesario incorporar dos etapas en el
proceso:

32
l Estrategia Financiera N 270 Marzo 2010

Una previa: el establecimiento de las necesida-
des y los requerimientos de gestin.
Una posterior: la implantacin del modelo de
gestin.
Vamos a desarrollarlas de manera independiente:
Requerimientos del modelo de gestin.
El objetivo de esta fase es determinar qu ca-
ractersticas han de tener nuestros procesos de
gestin de la toma de decisiones.
Para ello tendremos que profundizar en varias
actividades:
a. Anlisis de la situacin. No vamos a describir
la manera de realizar un anlisis de situacin
existen mltiples formas y casi todas pue-
den servir; como resultado del mismo de-
beremos obtener un conocimiento razonable
de la entidad y de los aspectos relacionados
con la toma de decisiones: relaciones forma-
les e informales, canales de comunicacin,
relaciones de poder y si existe alguna nor-
malizacin del proceso decisorio y el grado
de descentralizacin y autonoma existente.
b. Definicin del proceso de toma de decisiones
deseado. Antes de empezar a montar nada
deberemos definir cmo queremos que fun-
cione la empresa:
A quin y para qu vamos a dar acceso a
la informacin?
Queremos descentralizar la toma de deci-
siones o dejarla en unas pocas manos?
Qu necesitamos para tomar decisiones:
informacin a largo/corto plazo, informa-
cin real/objetivos, datos/situacin de pro-
yectos, etctera?
Cmo debe fluir la informacin?
Quin y cmo asigna responsabilidades, y
cmo se gestionan?
c. Anlisis de cambios necesariosen el mode-
Grfico 2. Proyecto de BI tradicional
DEFINICIN DEFINICIN
MODELO estructura
conceptual fsico-lgica
N 270 Marzo 2010
Especial Business Intelligence
La implantacin de un sistema de
inteligencia de negocio
lo de gestin. Poner negro sobre blanco las
diferencias entre el modelo existente y el
deseado nos permitir establecer las barreras
a la implantacin de un modelo de gestin
nuevo y/o los elementos a los que puede ser
conveniente renunciar. En definitiva, el obje-
tivo de esta etapa es determinar los proble-
mas de la implantacin y la mejor forma de
hacerlos frente.
d. Finalmente, y como consecuencia de lo an-
terior, deberemos establecer la estrategia
de proyecto, es decir, cmo llevar a cabo
el desarrollo del nuevo modelo de
gestin de la informacin y cmo
implantarlo en la compaa. Esta
fase, habitual en otro tipo de
proyectos informticos, es
ignorada completamen-
te en los proyectos de
BI, siendo fundamental
para que la implantacin
de este tipo de tecnologa
sirva para algo. Se incluirn todos los
aspectos del proyecto.
Implantacin del modelo de gestin.
Si queremos que el sistema implantado sea
algo ms que una mera herramienta, utiliza-
da o no, en funcin de las caractersticas del
gestor, debemos plantearnos una estrategia de
implantacin, que, al menos, debe tener las si-
guientes actividades:
a. Revisin de la estrategia de implantacin, al
objeto de acomodarla a los cambios surgidos
durante la fase de desarrollo; debe incluir un
plan de incorporacin de usuarios que deter-
mine quin va accediendo, a qu, y con qu
seguimiento.
La estrategia de implantacin debe estar vin-
culada con los objetivos iniciales del proyec-
to y supeditada a los mismos.
b. Formacin, en dos vertientes:
 Sobre el modelo de gestin de la informa-
cin y de la toma de decisiones decidido:
comn a toda la organizacin.
DESAROLLO
DESAROLLO
estructura
ETL interfaCe de
multidimen-
visualizacin
sional
w
Estrategia Financiera
l 33
Especial Business Intelligence
La implantacin de un sistema de
inteligencia de negocio
Grfico 3. Proyecto BI
DEFINICIN
Situacin de Partida Definicin del Modelo
DEsarrOLLO
Modelizacin Definicin DW ETL
IMpLaNtaCIN
Revisin Estrategia
Formacin Puesta en Marcha
Implantacin
Sobre la/s soluciones y herramientas im-
plementadas: a cada usuario en funcin
de lo que vaya a utilizar segn el primer
apartado.
c. Puesta del sistema en produccin, es decir, plantarlo.
arranque del proceso de gestin, desde el
punto de vista tecnolgico.
d. Incorporacin de los usuarios, de acuerdo
con la estrategia definida, es decir, arranque
del proceso de gestin, desde el punto de
vista organizativo.
La incorporacin paulatina y, sobre todo,
controlada, permite asegurar que el sistema
es interiorizado por la organizacin y no,
simplemente, puesto a su disposicin.
e. Seguimiento de la implantacin, de confor-
midad con los sistemas definidos en la fase
de definicin estratgica del proyecto.
Debemos asegurarnos de que el sistema im-
plantado cumple con los objetivos y que ge-
nera un cambio en el modelo de gestin de
la informacin.
En decir, habremos pasado a un esquema de pro-
yecto como el recogido en el Grfi co 3. nuevo sistema, verificando el cumplimiento de los
CONCLUSIONES
Si queremos que un sistema de BI tenga xito,
tenemos que tratarlo como tal y no como una simple
herramienta de visualizacin que facilite el acceso
fcil a la informacin existente.
El proyecto de implantacin de un sistema de
gestin de la informacin y la toma de decisiones
34
l Estrategia Financiera
Estrategia de
Anlisis de Impacto Implantacin
Desarollo Metadata Desarollo Interfaces
Incorporacin
Seguimiento Cambio
Usuarios
debe contemplarse como un proceso decisorio en
s mismo, y gestionado, a ser posible, de la misma
forma:
E stableciendo por qu y para qu queremos im-
D
efi niendo objetivos, metas, elementos a contro-
lar, acciones a desarrollar.
Planifi cando y asignando responsabilidades.
S eleccionando las herramientas y soluciones ms
adecuadas para cada usuario (visualizacin, anli-
sis, planificacin, etctera).
Comunicando los objetivos a la organizacin.
F ormando sobre los objetivos perseguidos, los
cambios necesarios y, en ltimo lugar, en las he-
rramientas y soluciones seleccionadas.
G
enerando un proceso decisorio basado en infor-
macin y experiencia.
C
on una fi losofa de supervisin y accin per-
manente, para conseguir llevar a buen puerto el
objetivos inicialmente establecidos.
Si por el contrario, tan slo queremos incor-
porar una herramienta de visualizacin (e inclu-
so, de anlisis), podremos seguir ejecutando el
proyecto de la manera tradicional; pero seamos
conscientes, entonces, de que no conseguiremos
pasar de dicho estadio una vez implantada la he-
rramienta. 9
N 270 Marzo 2010
Copyright of Estrategia Financiera is the property of Wolters Kluwer Espana and its content may not be copied
or emailed to multiple sites or posted to a listserv without the copyright holder's express written permission.
However, users may print, download, or email articles for individual use.