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1. Importancia y Justificacin
1.1 Justificacin
Conveniencia
Relevancia social
El proceso de modernizacin en la gestin pblica ha introducido cambios en los sistemas
financieros, operativos, administrativos y de informacin; por lo que se hace necesario contar
con un sistema de control interno integrado, para establecer acciones que orienten a las
entidades del sector pblico y privado de un adecuado sistema de control interno y probidad
administrativa, para el logro de los propsitos y transparencia en la gestin que desarrollan.
1.2 Importancia
Ante las dificultades en la gestin de las empresas constructoras en Ayacucho, se generar
lineamientos de poltica e implementacin de procedimientos efectivos de control interno que
conlleven al logro de resultados y desarrollo mediante actividades contables para la
competitividad del sector a travs de las empresas constructoras en la ciudad de Ayacucho
El Pas muestra crecimiento econmico en los ltimos aos con el aporte de las pequeas y
medianas empresas constructoras, sin embargo, la mayora de stas no tienen implementado
un sistema integral control interno, debido a que estas empresas son generalmente constituidas
por familiares y no cuentan con profesionales que oriente la gestin hacia una mejora
permanente y continua orientado al desarrollo sostenible, es imperativo el control interno dentro
de estas empresas; los colaboradores, por la confianza que tienen hacia la familia y el propietario
no estiman necesario tener en cuenta un aspecto importante de la gestin como es el la
implementacin de un sistema integral de control interno, que garantice el mejoramiento continuo
de los procesos, costos y rentabilidad, de manera intencional o no, se suscitan contingencias
que afectan a dichas empresas.
Las MyPE del sector construccin contribuyen con el 39% de ocupacin laboral, de los cuales el
12% es mano de obra calificada y el 27% no calificada, adems es el sector que retribuye sueldos
y salarios comparativamente mejor que los otros sectores. El aporte al desarrollo socioeconmico
es significativo, 12% al PBI.
En nuestro medio otra desventaja que manifiestan las empresas dedicadas a la construccin, es
cuando confunden la propiedad con la gestin, cuando los inversionistas forman parte de las
decisiones en las diferentes reas, sin delegar funciones y sin permitir que personas
especializadas aporten a la mejora de la gestin.
En la gestin empresarial que afecta a las MyPE constructoras en Ayacucho, entre otras, es la
ausencia de una direccin estratgica, no se remiten a un plan de desarrollo, de operaciones, a
directivas, reglamentos y dems documentos normativos que deben ser socializadas por todos
los integrantes de la empresa y que estn orientadas a resultados. El problema, es precisamente
la necesidad de implementar un sistema control interno, los hechos explicados nos revela que
es imprescindible los controles que orienten las operaciones financieras y administrativas.
Siendo el elemento humano el ejecutor del proceso de control, esta accin especfica se ve
afectada por empleados no que atendien las instrucciones o procedimientos, por descuido,
cansancio, ausentismo, desconocimiento o bien por que un control interno se minimice por
empleados, ejecutivos o personas dentro y fuera de la organizacin.
Las especificaciones y requerimientos de las funciones no estn precisados en la estructura de
los puestos de trabajo, por tanto las actividades que realizan no conducen a objetivos y metas,
no se comunica tampoco se coordina con las jerarquias en la organizacin, las desviaciones que
se detecten son minimizados.
Mediante un estudio previo realizado en las empresa de construccin se tiene las siguientes
carencias:
b.- en cuento a las cuentas por pagar y pago a personal no hay un control de cronogramas de
pagos perjudicando la credibilidad hacia los proveedores locales y trabajadores quienes no se
sientes identificados con la empresa.
Problema Principal
Problemas Secundarios
OBJETIVOS
Objetivo general
Objetivos especficos
a) Identificar en que medida la evaluacin de riesgos prevee resultados ptimos en las empresas
constructoras en la ciudad de Ayacucho
b) Analizar de que manera las actividades de control interno repercuten en el mejoramiento de
procesos de produccin en las empresas contructoras de la ciudad de Ayacucho
c) Establecer por que la informacin y comunicacin de calidad influyen en la toma de decisiones
acertadas en las empresas contructoras en Ayacucho
d) Evaluar por que la supervisin o monitoreo influye en el logro de objetivos y metas de las
empresas constructoras en la ciudad de Ayacucho
La gestin financiera tiene que ver con la obtencin de los recursos, pero tambin con
su buen uso. La clave consiste en cmo se definen y distribuyen las tareas, cmo se
definen los vnculos administrativos entre las unidades y qu prcticas se establecen. Se
deben crear los medios para monitorear las fortalezas y debilidades de las estructuras y
procesos. Al mismo tiempo, hay que tomar en cuenta las limitaciones e influencias sobre
la administracin empresarial. 1
1
Ross Stephen A (2000) Finanzas Corporativas. Mxico. IRWIN.
acciones que permiten obtener el mximo rendimiento de las actividades que desarrolla
la empresa. Gestin, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos
propiciando productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y
habilidades y que sean idneos representantes de la empresa, presenta un gran reto
para los directivos de la misma. 2
12
4 Len, C. y otros: (2007) Gestin empresarial para agronegocios
5 http://www.getiopolis.com.elsistema de control de gestin 2003
6 Levitt Theodore. Reflexiones en torno a la gestion empresarial. Edit Daz. la. Edicin Espaa 1991
2.2. Capacidades de gestin administrativa7
Las capacidades son importantes para el ejercicio de los roles de gestin, ya que
cualquiera que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones todos ellos
han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades que son:
7
Fundamentos de Gestin Empresarial. Laborda Castillo, Leopoldo; De Ouani, Elio Rafael. Ediciones 2004
La gestin estratgica es la encargada de conducir a la empresa a un futuro
deseado, lo que implica que la misma debe influir directamente en el cumplimiento de los
objetivos establecidos, y esta direccin que tomar la gestin estratgica debe contar con toda
la informacin necesaria para que las decisiones correspondientes puedan ser tomadas
precisamente con respecto a la actitud y postura que la que la gestin estratgica asumir ante
cualquier situacin.8
Cada estrategia que se presente deber ser aprobada por los ejecutivos correspondientes, y una
vez que se ponga en marcha es importante que se alcancen los objetivos que la misma plantea.
En este sentido tambin debemos remarcar que la gestin estratgica no se limite al alcance de
los objetivos de la empresa ya que una vez que estas metas se hayan alcanzado, la gestin
estratgica pasara a tener la responsabilidad de mantener el xito alcanzado.
Algunos conciben este sistema como "una coleccin de mtodos sistemticos para la gestin de
procesos de aplicacin de conocimientos, extender el rango de actividades humanas y
producir bienes y servicios" (Kanz and Lam, 1996) 11.
Se denomina gestin financiera (o gestin de movimiento de fondos) a todos los procesos que
consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea fsico (billetes y monedas) o a travs de
8
http://blog.pucp.edu.pe/item/9940/planeamiento-estrategico-o-gestion-estrategica
9
Jose r. Betancourt GESTION ESTRATEGICA NAVEGANDO HACIA EL CUARTO PARADIGMA PAG,106
10
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/478/Capitulo_5/Basico/Gestion_tecnologia.pd
f
11
Julio Mario Rodrguez Devis -la gestin de tecnologa , elementos fundamentales y transferencia de
tecnologa entre universidad y la empresa 2da edicin pag.25
otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crdito. La gestin financiera es la que convierte
a la visin y misin en operaciones monetarias. 12
Partiendo del concepto de gestin como la accin y efecto de gestionar, y entendiendo por
gestionar la realizacin de diligencias encaminadas a la obtencin de un negocio o beneficio
empresarial, y tomando a las personas como los recursos activos de las organizaciones podra
decirse que la gestin de recursos humanos sera "el conjunto de actividades que ponen en
funcionamiento, desarrollan y movilizan a las personas que una organizacin necesita para
realizar sus objetivos". De esta definicin se desprende lo siguiente:
2. Para poner en funcionamiento a las personas de una organizacin necesitamos definir las
polticas de personal, y articular las funciones sociales considerando los objetivos de la
organizacin (premisa estratgica).
3. Pero adems se necesitan mtodos para conseguir, conservar y desarrollar esos recursos
humanos (premisa operativa).
4. Todo ello no podr ser llevado a cabo sin la ayuda de instrumentos administrativos,
reglamentarios e instrumentales.
Este enfoque gerencial radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin.
12
http://www.monografias.com/trabajos65/gestion-financiera/gestion-financiera.shtml
13
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/gestionempresarialrecursoshumanos/
Ventajas
Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una reduccin en los
costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.
El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a
permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad
cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la inversin en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnologa
ms eficientes, el mejoramiento de la calidad de los procesos, productos y servicios, el aumento
en los niveles de desempeo del recurso humano a travs de la capacitacin continua, y la
inversin en investigacin y desarrollo que permita a la empresa estar al da con las nuevas
tecnologa.
Compromiso de la direccin
Una vez que el equipo de administradores est capacitado en el proceso, se darn las
condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o supervisor de
primera lnea de cada departamento, quien es responsable de adiestrar a sus subordinados,
empleando las tcnicas que l aprendi.
Participacin individual
Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios para que
contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportes personales en beneficio del
mejoramiento.
Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para ello se elaboran
diagramas de flujo de los procesos, despus se le incluyen mediciones, controles y bucles de
retroalimentacin. Para la aplicacin de este proceso se debe contar con un solo individuo
responsable del funcionamiento completo de dicho proceso.
Aseguramiento de la calidad
Toda empresa debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Despus debe
asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia de manera que sus
integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que aseguren que las actividades
de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo.
Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado xito en la
organizacin o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios dirigen toda
responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su capacidad y un buen
desempeo como administrador, capaz de resolver cualquier tipo de inconveniente que se pueda
presentar y lograr satisfactoriamente el xito de la compaa. Hoy en da, para muchas empresas
la palabra calidad representa un factor muy importante para el logro de los objetivos trazados.
Es necesario llevar a cabo un anlisis global y detallado de la organizacin, para tomar la decisin
de implementar un estudio de necesidades, si as la empresa lo requiere.
Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo la
implementacin de un proceso que beneficie a toda la empresa y adems, pueda proporcionar a
los empleados con mejores elementos para el buen desempeo de sus trabajos. Se debe estar
claro, que cualesquiera sea el caso, la calidad es responsabilidad de las directivas y que de su
apoyo decidido depende que el resto de la organizacin se concierte en torno a estos temas.
Por otro lado, para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de mejoramiento no slo es
necesario contar con el respaldo de la presidencia, sino con la participacin activa de ella. El
presidente debe medir personalmente el grado de avance y premiar a todas aquellas personas
que de una u otra forma contribuyan notablemente y realizar observaciones a quienes no
contribuyan con el xito del proceso.
La estrategia Kaizen
Hasta ahora hemos abordado el tema del mejoramiento continuo desde una perspectiva muy
general y como normalmente se desarrolla a nivel de consultora empresarial dentro de cualquier
organizacin. La esencia que deseamos trasmitir en este documento desde luego se fundamenta
en los conceptos del mejoramiento continuo desde la perspectiva de Kaizen y sus implicaciones
en el xito de las organizaciones analizando las diferencias en las modalidades de administracin
de Oriente y occidente.
El nfasis que se hace sobre Kaizen o mejoramiento continuo no significa que la innovacin
pueda o deba ser olvidada. Tanto la innovacin como Kaizen son necesarios para que una
compaa sobreviva y crezca.
Puesto que Kaizen comienza reconociendo que cualquier compaa tiene problemas, Kaizen los
soluciona estableciendo una cultura empresarial, en la cual todos pueden admitir libremente
estos problemas. Los problemas pueden ser tanto unifuncionales como funcionales trasversales.
Por ejemplo el desarrollo de un producto nuevo es una situacin funcional trasversal tpica,
porque incluye la colaboracin y esfuerzos conjuntos de personas de mercadotecnia, ingeniera,
produccin, administracin. De la misma forma, el desarrollo de nuevos procedimientos puede
involucrar a diferentes departamentos y niveles dentro de las organizaciones y en este sentido
se vuelve tambin una situacin funcional trasversal.
En occidente, los problemas funcionales trasversales con frecuencia se consideran en trminos
de solucin de conflicto, en tanto que la estrategia de Kaizen a capacitado a la administracin
Japonesa en tomar un enfoque sistemtico y de colaboracin para la solucin de los problemas
funcionales trasversales. En esto radica uno de los secretos de la ventaja competitiva de la
administracin japonesa.
Otro aspecto importante de Kaizen ha sido su nfasis en el proceso. Kaizen ha generado una
forma de pensamiento orientada al proceso y un sistema administrativo que apoya y reconoce
los esfuerzos de la gente orientada al proceso para el mejoramiento. Esto est en agudo
contraste con las prcticas administrativas occidentales de revisar estrictamente el desempeo
de las personas sobre la base de los resultados y no recompensar el esfuerzo hecho.
Las implicaciones del CTC o CCTC (control de calidad en toda la compaa) han sido la de
generar una forma de pensamiento orientada al proceso. El mensaje de la estrategia de Kaizen
es que no debe pasar un da sin que se haya alguna clase de mejoramiento en algn lugar de la
compaa. Ms an, se debe estar conciente del tipo y magnitud del mejoramiento alcanzado y
este ha de servir como base para su continuo perfeccionamiento. Puede en algn momento
parecer un tanto extremista o a veces imposible de alcanzar pero slo de esta manera puede en
algn momento alcanzarse ese estado de mejoramiento continuo del que trata el Kaizen. Una
vez se inicie por la senda de Kaizen, se entrar en una especie de inercia que ayudar a la
organizacin a alcanzar a la organizacin sus objetivos y metas de forma mucho ms fcil,
coherente y organizada.
KAIZEN INNOVACION
1. EFECTO Largo plazo y larga duracin pero Corto plazo pero dramtico
sin dramatismo
2. PASO Pasos pequeos Pasos grandes
11. CRITERIOS DE Proceso y esfuerzos para mejores Resultados para las utilidades
EVALUACION Resultados
12. VENTAJA Trabaja bien en economas de Mejor adaptada para economas de
lento
crecimiento rpido crecimiento.
Tabla (1) Comparacin de Kaizen e innovacin.
Puesto que Kaizen es un proceso que se desarrolla continuamente, todas las personas dentro
de la organizacin estn comprometidas con el proceso y cumplen algunas funciones que en
trminos generales pueden resumirse de acuerdo a la tabla
Kaizen genera el pensamiento orientado al proceso, ya que los procesos deben ser mejorados
antes que los resultados. Kaizen est orientado a las personas y a los esfuerzos que ellas
realizan en pro del logro de sus metas y de las metas corporativas que en ningn momento
pueden ser diferentes., pero est en agudo contraste con el pensamiento orientado a los
resultados de la mayora de los gerentes de las compaas occidentales, especficamente dentro
del sector. La diferencia entre el pensamiento orientado al proceso y el orientado a los resultados
se puede observar en la figura (2).
PROCESO RESULTADOS
A B C D E
Criterios P
Criterios R
Si observamos el papel del gerente, encontramos que la funcin estimulante y de apoyo est
dirigida al mejoramiento de los procesos, en tanto que la funcin de control est dirigida al
producto o a los resultados. El concepto kaizen subraya la funcin estimulante y de apoyo de la
administracin de los esfuerzos de las personas para mejorar los procesos. Por una parte la
administracin necesita desarrollar los criterios. Por otra, la administracin tipo control solo
observa el desempeo o los criterios orientados a los resultados. Los criterios orientados a los
procesos o criterios P, requieren una visin a largo plazo, puesto que estn dirigidos a los
esfuerzos de las personas y con frecuencia requieren un cambio de comportamiento. Los criterios
orientados a los resultados, o criterios R, son ms directos y a corto plazo.
Si la administracin est interesada en apoyar los esfuerzos del crculo de calidad CC para el
mejoramiento, lo primero que la administracin tiene que hacer es establecer los criterios P.
Muchos pudiesen entonces pensar en que clase de criterios P se dispone para medir los
esfuerzos hechos por los miembros de CC. Algunas posibilidades son el nmero de juntas
celebradas por mes, la tasa de participacin, el nmero de problemas resueltos (lo cual no es lo
mismo que la cantidad de dinero ahorrado), y el numero de reportes sometidos.
Lo anterior no significa que los resultados no sean importantes, de hecho, son indispensables en
la continuidad del negocio. El punto es que no solamente se deben tener en cuenta los resultados
sino los esfuerzos que se hacen en pro de mejorar el desempeo de la organizacin. Un justo
balance entre ambos factores, guiar a las organizaciones a obtener los mejores resultados. Una
de las caractersticas distintivas de la administracin guiada por Kaizen es que se ha hecho un
esfuerzo consciente para establecer un sistema que apoye y estimule los criterios P en tanto que
da un reconocimiento pleno a los criterios R. En el nivel de los trabajadores, el sistema Kaizen
en muchas organizaciones ha establecido sistemas separados de recompensas para los criterios
P. Mientras que las recompensas para los criterios R son recompensas financieras directamente
relacionadas con los ahorros o utilidades realizadas, las de los criterios P con ms frecuencia
son reconocimientos y honores relacionados con el esfuerzo realizado. La fuerza de Kaizen se
encuentra en el desarrollo exitoso y en la ejecucin de un sistema que reconoce los fines en
tanto que enfatiza los medios.
El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los
empleados y procedimientos establecidos, de tal manera que la administracin de un negocio
pueda depender de estos elementos para obtener una informacin segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, as como promover la eficiencia de las operaciones y la
adhesin a la poltica prescrita Joaqun Gmez Morfn.16
"El control interno es incluido en el plan de organizacin de todos los mtodos y medidas de
coordinacin acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la
correccin y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesin
a las polticas gerenciales establecidas...un "sistema" de Control interno se extiende ms all de
aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de
contabilidad y finanzas"17
14
Declaraciones Sobre Normas De Auditoria, SAS 78, Instituto Mexicano De Contadores Pblicos, A.C., Prrafo 6, Pg. 97. Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos
15Reyes Ponce, Agustn, Administracin de empresas. Teora y Prctica. Segunda parte, Editorial LIMUSA, Pg. 355
16Cajero Ortega, Javier, Contabilidad. Control y reglas particulares, Apuntes, BUAP, Pg. 2
17 instituto americano de contadores pblicos certificados. Control interno.
http://www.eumed.net/libros/2010d/796/fundamentacion%20teorica.htm
18 chapman l. William, procedimientos de auditora, colegio de graduados en ciencias econmicas de la capital federal, buenos
aires, 1965
Control interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una
organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con
las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos19
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que
en forma coordinada se adoptan en una empresa o institucin para la proteccin de sus activos, la
obtencin de informacin financiera correcta y segura, la promocin de eficiencia de operacin y la
adhesin a las polticas prescritas por la direccin 21
Por otro lado, KOHLER, Eric, como resultado de su estudio y de sus pruebas define el control
interno de la siguiente forma:
El control interno es el medio por el cual se realiza la poltica administrativa. Sera natural
concluir de esto que un buen sistema de Control interno es sinnimo de buena administracin y
que un mal sistema de control significa una mala administracin. Pero no debe interpretarse que
los controles dominantes resulten de mtodos de aplicacin autocrticos, rigurosos, o de
operacin altamente personal.
La progresista empresa moderna, hoy en da, pequea o grande, es una especie de cooperativa,
a cuyo xito contribuyen los empleados de todas las categoras a travs de la operacin de
controles internos desarrollados ms o menos cuidadosamente
El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
empresas de acuerdo a sus caractersticas administrativas, operacionales y de tamao; siendo
stos: Un ambiente de control, una valoracin de riesgos, las actividades de control (poltica y
procedimientos), informacin y comunicacin y finalmente el monitoreo o supervisin.
Al referirse sobre control interno como un proceso, se hace referencia una cadena de acciones
extendida a todas las actividades inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos
bsicos de la misma planificacin, ejecucin y supervisin.
El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los funcionarios, la responsabilidad con que desafan sus actividades, y la
importancia que le asignan al control interno.
El ambiente de control sirve de base a los otros componentes, dado que aqu se evalan los
riesgos, se capta la informacin relevante y realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de
un proceso supervisado y corregido de acuerdo a las circunstancias.
Los principales factores del ambiente del control son:
En la filosofa y estilo de la direccin y la gerencia nos refiernos a que toda direccin superior
debe trasmitir a todos los niveles de la organizacin, de manera explcita, contundente y
permanente, compromiso y liderazgo respecto de los controles internos y los valores ticos. La
direccin superior y las gerencias deben hacer comprender a todo el personal, que las
responsabilidades del control interno deben asumirse con seriedad, que cada miembro cumple
un rol importante dentro del sistema de control y que cada rol est relacionado con los dems.
23
Committee of Sponsoring Organizations of the treadway commission (COSO). Op. Cit. Pg. 26-28
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituyendo el marco formal de
autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los
objetivos del organismo segn planeadas, efectuadas y controladas.
La integridad tiene como propsito establecer los pronunciamientos relativos a los valores ticos
y de conducta que se espera de todos los miembros de la organizacin durante el desempeo
de sus actividades, ya que la efectividad del Control interno depende de la integridad y valores
de la gente que lo disea y lo establece. Como consecuencia es importante tener en cuenta la
forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores ticos y de conducta.
El personal es el activo ms valioso que posee cualquier organismo. Por lo tanto, debe ser tratado
y conducido de tal forma que alcance ms elevado rendimiento. Los procedimientos de
contratacin, capacitacin, calificacin, rotacin, sancin, etc., deben entenderse como una
poltica.
Evaluacin de riesgos, el control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos
que afectan las actividades de las organizaciones, para ello debe adquirirse un conocimiento
prctico de la entidad y sus componentes para identificar los puntos dbiles, enfocando los
riesgos tanto al nivel de la organizacin (internos y externos) como de la actividad.
El anlisis de los riesgos incluir:
Cabe mencionar que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir
variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos
asociados con el cambio.
Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del impacto
potencial que plantean:
Cambios en el entorno.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia
el futuro. La identificacin del riesgo es un proceso reiterado, y generalmente integrado a la
estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente comenzar de cero, esto es, no basarse
en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores.
Existen muchas fuentes de riesgos, tanto externas como internas.
Entre las externas tenemos:
La calidad del personal incorporado, as como los mtodos para su instruccin y motivacin.
Luego de identificar, estimar los riesgos, las gerencias deben determinar los objetivos especficos
de control y, con relacin a ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes.
Se define el riesgo como la probabilidad que un evento o accin afecte adversamente a la
entidad, su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con
la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del Control
interno en la entidad. Estos riesgos pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de
informacin financiera, as como los estados financieros.
24 Committee of sponsoring organizations of the treadway Commission (COSO). Control interno Estructura
Conceptual Integrada. Pg. 40-43
Luego de identificar, estimar los riesgos, las gerencias deben determinar los objetivos especficos
de control y, con relacin a ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes.
Se define el riesgo como la probabilidad que un evento o accin afecte adversamente a la
entidad, su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con
la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del Control
interno en la entidad. Estos riesgos pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de
informacin financiera, as como los estados financieros.
Actividades de control estn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como
un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la
prevencin e interrupcin de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de
las etapas de la gestin. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos
o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras, segn el objetivo de la entidad.
Las operaciones
En muchos casos las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar tambin a
otros: las operaciones pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la informacin
financiera.
Gerenciales o directivos.
A continuacin se muestra la amplitud que abarca las actividades de control, pero no constituye
la totalidad de las mismas:
Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.
Es necesario e importante contar con buenos controles de las tecnologas de informacin, pues
stos desempean un papel fundamental en la gestin, destacndose al respecto el centro de
procesamiento de datos, la adquisicin, implantacin y mantenimiento del software, la seguridad
en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones 25
Las actividades de control se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la
entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas y a la vez son importantes porque
en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el dictado
de polticas y procedimientos y la evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms
idneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Informacin y comunicacin, es necesario que los gerentes conozcan el papel que les
corresponde desempear en las organizaciones (funciones, responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para
orientar sus acciones hacia el mejor logro de los objetivos.
La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue
oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.
Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, promulgar y divulgar datos relativos a
los hechos o actividades internas y externas que funcionan muchas veces como herramientas
de supervisin a travs de rutinas previstas.
Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en
apoyo de las iniciativas y actividades estratgicas, a travs de la evolucin desde sistemas
exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y
control de las mismas, ya que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin
para tomar decisiones de gestin y control, la calidad de aqul resulta de gran trascendencia y
se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
25
Committee of sponsoring organizations of the treadway commission (COSO). Control interno
Estructura Conceptual Integrada. Pg. 60 64
Asimismo, el personal tiene que saber cmo estn relacionadas sus actividades con el trabajo
de los dems, incluyendo tambin una buena comunicacin externa que favorezca el flujo de
toda la informacin necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, as como
los manuales de polticas26
Para controlar una empresa y tomar decisiones correctas respecto a la obtencin, uso y
aplicacin de los recursos, es necesario disponer de informacin adecuada y oportuna,
ciertamente los estados financieros constituyen una parte importante de esa informacin.
La supervisin y la gerencia juegan un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes
deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo tomando las acciones de
correccin o mejoramiento que el caso exige.
El conjunto de planes que se elaboran y de procedimientos que se realizan en cada una de las
fases del negocio constituyen los sistemas o mtodos generales de su administracin, por lo que
26
Committee of Sponsoring Organizations of the treadway commission (COSO) Control interno
Estructura Conceptual Integrada Pg. 72-74
27
Committee of sponsoring organizations of the treadway commission (COSO) Control interno
Estructura Conceptual Integrada. Pg. 84-86
todava en su sentido ms amplio se designa como Sistemas de Control interno a la suma de
todos los sistemas o mtodos que utiliza la administracin para lograr sus varios objetivos.
Los controles administrativos, comprenden los procedimientos y mtodos que tienen relacin con
la eficiencia operacional en todas las reas de la empresa e impulsan el cumplimiento de las
polticas administrativas. Por lo general los controles administrativos incluyen un informe a los
accionistas sobre la gestin financiera de la empresa, entrenamiento del personal, y velar por el
fiel cumplimiento de los estatutos de la Empresa.
Toda empresa grande o pequea, tiene un cuerpo de mtodos establecidos para iniciar registrar
y resumir las operaciones. Estos procedimientos debern enunciarse por escrito, quiz a travs
de un manual de hojas sustituibles, y deber ser revisado a medida que las rutinas de operacin
van cambiando. Si los procedimientos de contabilidad son claramente enunciados por escrito,
las polticas establecidas por la administracin pueden ser puestas en ejecucin en forma
eficiente y consistente. El manejo uniforme de operaciones similares es esencial para la
produccin de registros contables, informes dignos de crdito, y la uniformidad en el manejo de
las operaciones es slo posible cuando los procedimientos establecidos para el manejo de las
operaciones rutinarias se hacen del conocimiento de todos los empleados28
Un sistema de control interno consiste en todas las medidas empleadas por una empresa con la
finalidad de:
La evaluacin de un sistema de control interno constituye las bases para determinar la extensin
de las pruebas al revisar las transacciones financieras. El efecto que tiene sobre la auditoria la
instalacin y la operacin de un sistema adecuado de Control interno es que en la actualidad la
auditora gira en torno a las tcnicas de auditora, de la revisin, del anlisis, del muestreo
28
MEIGS, Walter B. Principios de Auditora. Pg. 117.
estadstico y pruebas selectivas culminando en una evaluacin y en un juicio profesional respecto
a la adecuada presentacin de la informacin financiera.
Una operacin efectiva de un sistema de Control interno depender de:
1. Registros contables y financieros que estn debidamente diseados y que se lleven en forma
adecuada y;
As mismo debido al hecho de que el control interno financiero efectivo est basado en el
concepto de carga y descarga, responsabilidades y obligaciones, los principios bsicos del
control.
La responsabilidad para la realizacin de cada trabajo deber asignarse a cada persona.
De ser posible, deber existir una rotacin de los empleados en sus puestos, exigindose que
las personas encargadas de puestos claves tomen sus vacaciones. De esta manera se reducen
las posibilidades de fraude.
Los empleados debern estar afianzados, esto con el fin de proteger al patrn y desalentar a
un empleado que se vea tentado a cometer un fraude.
Ser necesario que las rdenes o instrucciones se den por escrito, bajo la forma de manuales
de operacin.
La contabilidad deber llevarse por partida doble, sin embargo, el solo hecho de llevar la
contabilidad por partida doble no sustituye la existencia de un Control interno financiero como
medida de proteccin.
Siempre que sea posible se deber utilizar equipo mecnico o electrnico, el cual contendr los
aditamentos para comprobar la correccin en su operacin o manejo.
A continuacin se muestra la funcin del control y la descripcin de los tipos de control, adaptado
de Donelly, Gibson e Ivancevich29
El control concurrente. ste se realiza a medida en que el trabajo est siendo ejecutado. El
control concurrente no slo se relaciona con el desempeo humano, sino tambin con reas
tales como el rendimiento de equipo de trabajo o un departamento.
Los medios principales a travs de los cuales se implanta el control concurrente son las
actividades directivas y de supervisin de los administradores. Mediante la observacin personal
e inmediata, los jefes determinan si el trabajo se est llevando a cabo segn lo definen las
polticas y los procedimientos. La delegacin de autoridad proporciona a los administradores el
poder para emplear incentivos monetarios y no monetarios, con el propsito de efectuar el control
concurrente.
29
DONELLY, Gibson e Ivancevich fundamentos de la direccin, Pg. 12
Es similar a lo que dice el proverbio: tapar el pozo despus de ahogado el nio Sin embargo,
en muchas actividades la retroalimentacin es el nico tipo variable de control.
El sistema de control interno rene ciertas caractersticas individuales donde dan a la empresa
seguridad y los controles funcionan debidamente.
Todas las operaciones deben ser autorizadas dentro de sus lmites ajustando las
operaciones.
Las operaciones se deben registrar con su monto dentro de sus periodos contables y
registrarse en las cuentas apropiadas.
El control gerencial implica una serie de actividades y las principales son 30:
30
SNCHEZ Cruz Sandra Luz Gua de controles internos dentro de una industria hotelera Pg.59-60
El control no debe esperar el final de las actividades para aplicarse como tal, sino por el contrario,
se hace presente desde que la funcin de la planeacin est en toda su actividad. sta situacin
obliga a anticipar la puesta en marcha del control, el cual se traslada en el tiempo con el plan,
anticipndose a la finalizacin del mismo.
El control interno contable, debe estar diseado y operado de tal forma que pueda demostrar que
los registros contables estn siendo elaborados de manera correcta. Por otro lado busca evitar
y detectar errores, evitar fraudes, y fijar la responsabilidad de cada operacin contable 31
La funcin contable comprende las siguientes actividades bsicas: proveer los recursos
monetarios adecuados, por su cuanta y origen, para efectuar las inversiones necesarias, as
como desarrollar las operaciones cotidianas de la empresa; establecer y tener en funcionamiento
una organizacin para la recopilacin de datos, sobre todo financieros y de costos, con el fin de
mantener informada a la empresa de los aspectos econmicos de sus operaciones.
Dentro de las funciones bsicas del control contable estn32:
En este aspecto es necesario que el personal de la institucin se identifique con los objetivos,
programas, procedimientos, organizacin, volumen de operaciones, su situacin contable y
financiera y sus estadsticas; lo cual se puede lograr a travs de programas de capacitacin a
empleados, boletines, etc.
Los objetivos de control interno son diseados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso, se clasifican en33:
33
Martnez, Fabian, La Auditoria Administrativa y el contador pblico, pg.45
cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener datos relativos a la custodia de
los activos.
c) Objetivos de salvaguarda fsica. El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con
autorizacin de la administracin.
d) Objetivos de verificacin y evaluacin. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos
son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables y se toman las medidas
apropiadas con respecto a cualquier diferencia. As mismo deben existir controles relativos a la
verificacin peridica de los saldos que se informan en los estados financieros.
La existencia del control interno no se demuestra slo con una adecuada organizacin, pues es
necesario que sus principios se apliquen en la prctica mediante procedimientos que garanticen la
solidez de la organizacin.
Los procedimientos con las distintas maneras o formas de hacer las cosas. Cada operacin, por
ser diferente de las dems, requiere ciertos pasos especficos (procedimientos) para su realizacin.
Los elementos del control interno en que intervienen los procedimientos son:
Planeacin y sistematizacin.
Formas y registros
Estn representados por las formas, registros, documentos, es decir, los medios fsicos a travs de
los cuales se le da entrada a los datos o informacin conforme se realizan las operaciones.
Estas formas y registros deben ser diseados de manera sencilla, de tal forma que su uso sea fcil,
previniendo todos sus usos posibles, adems debern permitir la verificacin interna.
Un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro
correcto y completo de activos, pasivos, capital, ingresos, costos y productos.
Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal
encargado de realizarlas, el elemento ms importante de control es la informacin interna.
Los informes contables constituyen en este aspecto un elemento de control interno muy importante,
desde la preparacin de balances mensuales, hasta hojas de distribucin de adeudos de clientes
por antigedad o de obligaciones por vencimientos.34
b) Personas
Por slida que sea la organizacin de la empresa y adecuados los procedimientos establecidos, el
sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no
estn continuamente en manos del personal idneo.
El factor humano es el nico de los recursos de la organizacin que pueden llevar a cabo los dems,
y por ello es el ms importante dentro de cualquier empresa.
34
Contabilidad Intermedia, Romero Lpez lvaro Javier, Pg. 614
Los elementos del control interno en que interviene el personal son:
Entrenamiento, eficiencia, moralidad y supervisin.35
c) Supervisin
Ejecutivos
Auditoria interna
La funcin de auditoria interna vigila la existencia permanente del control interno, que a su vez es
un elemento muy importante del mismo proceso de control interno.
Auditoria externa
Hiptesis
Indicadores
Indicadores
Diseo Metodolgico
4.1. Mtodos
Mtodo sinttico. Se utilizar para el resumen de los resultados de trabajo de campo. Los
aspectos de gestin estratgica de empresas contructoras, para contribuir al mejoramiento
continuo de la misma.
Matriz de consistencia
Referencias bibliogrficas