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Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000
Contenidos
Introduccin...................................................................................................................... 4
Procesadores de textos...................................................................................................... 4
Visualizacin .................................................................................................................... 5
Partes de la pantalla ...................................................................................................... 5
Formas de ver un documento........................................................................................ 5
Vista preliminar ............................................................................................................ 6
Edicin.............................................................................................................................. 6
Manejo de los archivos ................................................................................................. 6
Lneas de actuacin al utilizar un procesador de textos ............................................... 7
Elementos del documento: definiciones ....................................................................... 8
Palabras, caracteres................................................................................................... 8
Prrafos..................................................................................................................... 8
Secciones .................................................................................................................. 8
Tipos de letra ............................................................................................................ 8
Tamao de letra ........................................................................................................ 8
Atributos ................................................................................................................... 8
Tipos de letra proporcionales y no proporcionales................................................... 9
Saltos de pgina ........................................................................................................ 9
Mrgenes de pgina .................................................................................................. 9
Sangras .................................................................................................................... 9
Estilos ..................................................................................................................... 10
Tabuladores ............................................................................................................ 10
Elementos del documento: manejo............................................................................. 10
Ver los elementos del documento........................................................................... 10
Seleccin de elementos........................................................................................... 11
Prrafos y su formato.............................................................................................. 11
Secciones ................................................................................................................ 13
Tipos de letra, tamaos, atributos........................................................................... 14
Saltos de pgina ...................................................................................................... 14
Tamao y mrgenes de pgina ............................................................................... 15
Sangras .................................................................................................................. 15
Estilos ..................................................................................................................... 16
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Tabuladores ............................................................................................................ 16
Listas........................................................................................................................... 17
Listas numeradas .................................................................................................... 17
Listas no numeradas ............................................................................................... 17
Sangra de las listas ................................................................................................ 17
Formato de las listas ............................................................................................... 17
Notas a pie de pgina.................................................................................................. 18
Encabezados y pies de pgina .................................................................................... 18
Campos ....................................................................................................................... 18
Referencias cruzadas .................................................................................................. 19
Tablas de contenidos .................................................................................................. 20
Actualizar campos ...................................................................................................... 20
Tablas ............................................................................................................................. 20
Imgenes......................................................................................................................... 21
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Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000
Introduccin
El presente documento describe someramente el procesador de textos Microsoft Word y
pretende servir como orientacin elemental hacia lo que es un procesador de textos en
general y hacia algunas particularidades de Microsoft Word. Se asume un conocimiento
bsico del sistema operativo Windows.
Importante: Hay conceptos que aparecen repetidos en dos partes del documento:
primero aparecen las definiciones para que el lector se familiarice con los trminos
(captulo Elementos del documento: definiciones), y luego vuelven a aparecer cuando
se describe de forma prctica cmo manejarlos (captulo Elementos del documento:
manejo). Si se utiliza este documento como consulta para las prcticas, tngase en
cuenta esto.
Procesadores de textos
Recurdese el concepto de archivo; un archivo era siempre un grupo de nmeros, de
bytes, que tenan algn significado.
Editor de textos: Es un programa cuya misin es mostrar y permitir cambiar el
contenido de (es decir, editar) un archivo cuyo contenido es texto. Un editor de textos
tiene slo funciones muy elementales; hara el papel de una simple mquina de escribir.
Procesador de textos: Es un programa cuya misin es editar un archivo cuyo contenido
es bsicamente texto, pero con ciertas capacidades ms avanzadas que los editores:
El procesador manejar de forma automatizada las rupturas de lnea, de pgina,
la distribucin del texto, etc.; el usuario se concentrar en los contenidos y no
tanto en la presentacin y el formato.
En un procesador se manejan elementos de estilo tales como tipos de letra,
formas de justificar el texto, etc. etc. que el editor no tiene (para un editor, todo
es simplemente texto.
Adems, un procesador de textos suele permitir la inclusin de elementos que no
son texto, tales como fotografas, grficos, frmulas matemticas, etc. etc.
Tambin se ofrecen muchas formas de manejar de forma automatizada el
contenido del texto: listas, ndices, ndices de figuras, referencias cruzadas, etc.
etc.
Por ltimo, los procesadores de textos suelen ofrecer multitud de herramientas
adicionales, como por ejemplo correctores de ortografa.
Formato del fichero: Ya se ha dicho que todos los ficheros son iguales (un grupo de
bytes) pero la forma en que se interpreten esos bytes depende del tipo de fichero en
cuestin. Hay ficheros que contienen nicamente texto simple: letras, nmeros, signos
de puntuacin y marcas de fin de lnea. Otros, sin embargo, guardan junto con el texto
informacin que no es texto: dnde empieza un cierto tipo de letra, dnde empieza o
acaba un prrafo, qu textos son en realidad ttulos de captulo o seccin...
Existen diferentes formatos de fichero, que no son ms que maneras diferentes de
almacenar estos tipos de informacin. Un buen procesador de textos maneja su propio
formato pero es capaz tambin de entender ficheros de otros formatos ms o menos
estandarizados.
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Visualizacin
Partes de la pantalla
Cuando se ejecuta Word, lgicamente aparece una ventana principal en la que se realiza
la mayor parte del trabajo. Esta ventana tiene unas zonas caractersticas:
Barra de ttulo, barras de herramientas, barra de mens, barra de estado. Son las
tpicas en cualquier aplicacin Windows.
rea de documento. Es donde se ve realmente el texto (y tambin donde se
escribe). Cuenta con unas barras de desplazamiento extendidas, con pequeos
botones para buscar o para avanzar por las pginas del documento.
Regla. Es un elemento muy til en ocasiones. Adems de poder ver las medidas
(en centmetros), la regla permite fijar con facilidad los mrgenes y las
tabulaciones (se hablar de este tema ms adelante).
Mapa del documento. Se hablar de esto en el apartado Formas de ver un
documento.
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Vista preliminar
La vista preliminar es una funcin que ofrecen muchos programas (no slo los
procesadores de textos) y que consiste en que, utilizando la capacidad grfica del
equipo, se presenta una imagen de cmo quedar el documento una vez impreso.
Mientras est activa la vista preliminar, el documento no puede modificarse, slo se est
revisando; se tienen opciones como acercar y alejar, ver varias pginas a la vez, etc. Una
vez que se ha acabado de ver el documento, el usuario cierra la vista preliminar y se
vuelve al modo normal, en el que se puede volver a modificar el documento.
En general, en el caso de Word, si se trabaja en el modo Vista de diseo de pgina, ya
se tiene una buena aproximacin a lo que saldr impreso, y la vista preliminar slo es
necesaria de manera puntual.
Edicin
Manejo de los archivos
Para editar un archivo, lo primero que hay que hacer es abrirlo. Esto se puede hacer de
varias formas: una es hacer directamente doble clic (o pulsar la tecla INTRO, o usar el
men de contexto) para abrir el icono de un documento ya existente (Microsoft Word
maneja los archivos con extensin .doc).
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Por supuesto, tambin se puede crear un nuevo documento; basta acudir al men
Archivo/Nuevo o bien pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas.
Hay diferencias en la forma en que se manejan los archivos en Microsoft Word 2000 y
en las versiones anteriores. Word 2000 abre una nueva ventana, totalmente
independiente, para cada documento. Sin embargo, las versiones anteriores utilizan la
llamada interfaz MDI (Mltiple Document Interface). Esto significa que hay una sola
ventana del programa, pero esta ventana tiene dentro muchas ventanas de documento,
una por cada documento que se abre. Esta forma de trabajar es comn a multitud de
programas. Sin embargo, el tiempo demostr que resultaba un poco confuso para los
usuarios, y por eso Microsoft ha decidido que en las nuevas versiones de Office no se
utilice la interfaz MDI.
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Existen varios tipos de sangras: por la izquierda, por la derecha, sangra de primera
lnea y sangra francesa. Ejemplos:
Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda.
Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda.
Este prrafo tiene una sangra izquierda.
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Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha.
Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha.
Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha.
Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de
primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra
de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea.
Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo
tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo
tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa.
Estilos
Los estilos son un elemento fundamental en el trabajo con un procesador de textos.
Permiten cambiar con facilidad la apariencia del documento, sin tener que aplicar
acciones repetidamente por todas partes (es decir, permiten concentrarse ms en el
contenido).
Un estilo es un conjunto de opciones de formato que se agrupan bajo un nombre.
Al escribir texto, el autor sabe que lo que est escribiendo pertenece a diversas
categoras. Puede haber texto normal, ttulos, citas, ejemplos... Lo que se debe
procurar es definir por un lado los estilos necesarios, y por otro lado, al escribir, definir
de qu tipo es cada texto (de qu estilo). De este modo, si queremos cambiar por
ejemplo la apariencia de todas las citas, no habr que ir buscndolas una por una;
bastar con cambiar la definicin del estilo correspondiente.
Los estilos de ttulo son especiales, ya que el sistema los tiene en cuenta a la hora de
elaborar ndices y similares.
Tabuladores
Un tabulador es un carcter especial que hace saltar la posicin de escritura a la
siguiente posicin de tabulacin.
Si por ejemplo se desea que cierta palabra empiece en un punto determinado del rengln
(por ejemplo: si se tienen nmeros en columnas) es completamente desaconsejable
rellenar con espacios. Lo que se debe hacer es definir una posicin de tabulacin en el
lugar apropiado, y a continuacin poner en el texto un solo carcter tabulador.
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Estando activa esta opcin, se pueden ver los espacios (como un punto), los tabuladores
(como una flecha), las marcas de fin de prrafo (con el smbolo ), etc.
Como ya se ha dicho, eligiendo el modo de presentacin de vista normal se ven
tambin las separaciones de pginas y secciones (ver pgina 5).
A continuacin figuran ejemplos de cmo se vera el mismo texto con dicha opcin
desactivada o activada.
Fig. 1: A la izquierda, vista en pantalla del texto sin la opcin de mostrar marcadores. A la derecha, el
mismo texto con dicha opcin activada.
Seleccin de elementos
La seleccin de elementos del documento puede realizarse de varias formas.
Para seleccionar caracteres, se puede realizar un arrastre del ratn (empezando en una
zona que no est ya seleccionada). Es equivalente pulsar la tecla Maysculas y mover el
cursor de escritura con las teclas de flecha.
Para seleccionar una palabra, se puede hacer doble clic con el ratn sobre la palabra.
Para seleccionar una lnea, se puede hacer un clic en el margen izquierdo, a la altura de
la lnea en cuestin. Si se lleva el ratn al margen izquierdo de la pgina, se ver que
cambia de aspecto (apunta hacia arriba a la derecha). Haciendo clic en esa posicin se
selecciona la lnea.
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Fig. 7: Punto a mover para cambiar de forma visual el margen izquierdo de la pgina.
Sangras
Para fijar las sangras se puede utilizar el dilogo de formato de prrafo (vase pgina
11) pero es ms rpido si se utilizan los pequeos elementos que figuran sobre la regla.
El cuadrado sirve para fijar la sangra izquierda; basta moverlo hasta el punto adecuado.
Para los dems tipos de sangra, se realiza la misma operacin, pero arrastrando otros
elementos en vez del cuadradito.
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Estilos
Como ya se ha dicho, un estilo es un conjunto de atributos, que pueden ser de carcter o
fuente, de prrafo, etc. Para modificar un estilo, se acude al men Formato/Estilo..., y
en el dilogo que sale (que llamaremos A) se elige el estilo en cuestin. Una vez elegido
se pulsa el botn Modificar..., y esto hace aparecer un nuevo dilogo (que llamaremos
B) con la definicin del estilo. Lo ms frecuente es pulsar entonces el botn Formato,
que despliega un men; slo hay que elegir el tipo de formato que se desea cambiar
(fuente, prrafo, etc.) y esto har aparecer un dilogo igual que si se intentase dar
formato a un texto concreto y no a un estilo. Hechos los cambios correspondientes, se
cierra el dilogo B con el botn Aceptar; y despus, el dilogo A, pero con el botn
Cerrar. Si se pulsa el botn Aplicar, lo que se hace es que el texto en el que estaba el
cursor pasa a tener ese estilo; si se pulsa simplemente Cerrar, sin embargo, nos
limitamos a cambiar la definicin del estilo.
Al hacer ese cambio en el estilo, de forma automtica todos los textos que estuviesen en
ese estilo se vern afectados por dicho cambio y pasarn a tener los nuevos atributos.
Tabuladores
Hay que distinguir entre dos operaciones distintas: fijar las posiciones de tabulacin e
introducir los tabuladores propiamente dichos (que no son ms que caracteres
especiales).
Para fijar las posiciones de tabulacin, se hace clic sobre el borde inferior de la regla. El
tabulador quedar marcado con un pequeo smbolo con forma de L o T.
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Listas
Cuando se construye una lista de elementos, no es necesario ir formatendola
manualmente; el procesador se ocupar de ello.
Listas numeradas
Una lista numerada se construye de modo que cada elemento de la lista sea un prrafo;
basta con situarse en dicho prrafo y pulsar el botn . De este modo, se consigue
que los sucesivos prrafos queden con este aspecto:
1. Una opcin
2. Otra
3. Y otra
Esto tiene la ventaja de que si se introducen o se borran opciones, el sistema las
renumera automticamente.
Para modificar el esquema de numeracin, se seleccionan las opciones y se acude al
men Formato/Numeracin y vietas.
Listas no numeradas
Funcionan anlogamente a las numeradas, pero los elementos no aparecen marcados
con nmeros sino con las llamadas vietas (en ingls, bullets). Ejemplo:
Una opcin
Otra
Y otra
.
Nuevamente, el procesador de textos maneja automticamente la informacin sobre
sangra para modificar la numeracin. Ejemplo:
1. Opcin
2. Otra opcin
a. Subopcin
b. Otra subopcin
3. Otra opcin
Formato de las listas
Si el estilo de las listas, tanto numeradas como no numeradas, no nos gusta, se puede
camibar. Acudiendo al men Formato/Numeracin y vietas, se puede modificar el tipo
de vietas (para que en vez de crculos aparezcan estrellas o cualquier otro tipo de
smbolo) y el esquema numerado, que permite elegir si los nmeros de subapartado
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son letras, nmeros romanos, nmeros compuestos de varios niveles (como 1, 1.1, 1.2,
1.3, etc.)...
Campos
Los campos son elementos del documento que no son texto literal, sino referencias
hacia algo, que se sustituye por su valor al visualizar o imprimir. Por ejemplo, el
nmero de pginas que tiene un documento; en vez de escribirlo (con lo que si el
documento crece habra que corregir constantemente ese texto) se inserta un campo, de
forma que su valor se actualizar solo.
Los campos, en general, se insertan mediante el men de la aplicacin: Insertar /
Campo... En el dilogo que sale, a la izquierda hay una lista de categoras o tipos de
campo (ya que son muchos los posibles, estn agrupados para que sean ms fciles de
encontrar) y a la derecha hay una lista con los campos de la categora que est
seleccionada.
Algunos campos necesitan adems que en la caja de edicin que figura en dicho dilogo
se aadan parmetros, pero en este caso no vamos a hacer uso de tal posibilidad.
A continuacin se ofrece una lista de los campos que se usan ms frecuentemente.
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Referencias cruzadas
Otro uso muy til de los procesadores de texto es el mantener referencias cruzadas. Se
trata de poder hacer referencia en el texto a otras partes o elementos del documento, de
forma que no haya que corregir constantemente esa referencia cuando el documento
cambia. Por ejemplo, si aqu se afirma que en la pgina 4 se habla de la diferencia entre
un procesador de textos y un simple editor, ese nmero de pgina no se ha escrito tal
cual; se ha insertado una referencia cruzada. De este modo, si el apartado al que se haca
referencia cambia de pgina, el nmero se actualizar por s solo y el documento seguir
estando coherente.
Para insertar una referencia cruzada se acude al men Insertar / Referencia cruzada.
Esto mostrar un dilogo que permite elegir en primer lugar a qu elemento se quiere
hacer referencia (con una caja combo que hay a la izquierda), y en segundo lugar cmo
se har la referencia (si se desea un nmero de pgina, el texto de un ttulo, etc. Por
ejemplo, el nmero de pgina anterior que se puso como ejemplo, se construy
eligiendo Ttulo como tipo, y Nmero de pgina como referencia. Hecho esto, en la
lista de debajo del dilogo aparecieron los ttulos del documento; bast elegir el
adecuado, pulsar Insertar, y en el texto qued insertado el nmero de pgina.
En realidad, las referencias cruzadas son tambin campos; es decir, se podra ir al men
Insertar / Campo y, dando los parmetros oportunos, se conseguira el mismo efecto.
Pero de este modo es mucho ms sencillo. Se puede hacer tambin referencia a los
elementos de una lista numerada (eligiendo Tipo=Elem. de numeracin). Aqu van
algunos ejemplos de referencias cruzadas (donde el texto de la referencia cruzada se ha
puesto en subrayado para distinguirlo):
Se explica lo que es un procesador en el captulo Procesadores de textos.
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En el apartado Listas numeradas, hay una lista, cuyo punto 2.a contiene el texto
Subopcin.
Como ya se ha dicho, lo que aparece subrayado en los prrafos anteriores no est escrito
literalmente, sino que son referencias que el procesador se encarga de sustituir por texto.
Tablas de contenidos
Los ndices y las tablas de contenidos son casos particulares de campos. Para generar un
ndice de un documento, basta con respetar la norma elemental de poner todos los
ttulos con un estilo de ttulo, y luego insertar un campo en el lugar apropiado.
Para crear un ndice, se acta como se ha explicado en general para los campos. En el
dilogo de campos, basta elegir la categora ndices y tablas; en concreto, el campo
TOC (Table Of Contents) es la tabla de contenidos que buscamos.
Actualizar campos
En general, se puede forzar la actualizacin de los campos poniendo el cursor de
insercin sobre ellos y pulsando la tecla F9.
Tablas
Las tablas se pueden crear de dos maneras:
1. Acudir al men Tabla / Insertar tabla. En el dilogo subsiguiente, indicar
cuntas filas y columnas se desea poner.
2. Tener un texto tecleado previamente, con las filas separadas por marcas de fin de
prrafo y dentro de cada fila las columnas separadas con caracteres de
tabulacin. En ese caso, se puede utilizar la opcin Tabla / Convertir texto en
tabla.
Una vez creadas las tablas, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Dentro de cada celda, funcionan las opciones tpicas de un prrafo, de manera
independiente (sangras, alineacin del texto, etc. etc.)
Se pueden seleccionar filas enteras, columnas enteras o celdas, bien mediante
arrastres de ratn o pulsando en el borde que corresponda (cabecera de la
columna o de la fila, cuando el cursor cambia).
La posicin de las filas y columnas puede variarse arrastrando las lneas
divisorias de la tabla
Se pueden crear (y muchas veces interesa) tablas en las que no se vean los
bordes (se vern en gris claro en la pantalla pero no se imprimirn), o en las que
se vean slo algunos bordes. Para ello, se puede acudir al botn de bordes. Este
botn conviene utilizarlo desplegando las opciones que tiene, lo que se consigue
pulsando en la pequea flecha que tiene al lado.
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Imgenes
Se pueden insertar imgenes en un documento. Debe tenerse en cuenta, sin embargo,
que las imgenes suelen ocupar mucho ms espacio que el texto. Esto quiere decir que
el tamao del documento crecer considerablemente a medida que aadamos imgenes,
y es posible que no quepa en un disquete (cuya capacidad es de 1,4 MegaBytes, es
decir, del orden de 1.400.000 Bytes).
La forma ms sencilla de insertar imgenes en un documento es copiando y pegando de
la manera habitual; de este modo, la imagen se comportar como un carcter ms del
texto.
Las imgenes pueden tambin insertarse desde un archivo (men Insertar / Imagen /
Desde archivo). Tngase en cuenta que existe la posibilidad de insertar imgenes
vinculando, lo que significa que en el documento no se inserta realmente toda la
informacin, sino slo un enlace a la imagen que hay en disco. El uso de imgenes
vinculadas tiene dos ventajas:
Si la imagen del disco se modifica, cuando volvamos a ver el documento
aparecer actualizada. Esto es til, por ejemplo, si hay muchos documentos que
usan la misma imagen y esta puede cambiar.
El fichero de documento (.doc) es bastante ms pequeo.
Pero tiene inconvenientes importantes:
Si nos llevamos el documento a otro equipo en el que la imagen no est
accesible, no podremos verla en el documento.
Por tanto, para los principiantes se desaconseja el uso de imgenes vinculadas.
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