Crditos

Desarrolladores de la aplicacin
Crditos institucionales
Andrs Leonardo Tovar Rivera
Gerente Proyecto Integracin Operacional ARL
lvaro Hernn Vlez Milln
Presidencia
Presidente

Oscar Crdoba Castro

Gloria Morgan Torres Administrador del riesgo
Vicepresidenta de Promocin y Prevencin Regional Bogot

Francisco Ortiz Lemos

Gerente de Administracin del riesgo

Bertha Polo Alvarado

Gerente de Investigacin y Control del riesgo

Andrs Gallon Restrepo

Diseo y diagramacin del manual

Versin 2 Septiembre 2015

www.positivaenlinea.gov.co
 1. Debe revisar que el equipo
desde el cual ingresa a la ARL
WEB es seguro. Digitando la
direccin
www.positivaenlinea.gov.co en
su navegador

2. Ingrese el usuario y contrasea que

previamente le ha sido asignado. (Ingrese solo la
parte numrica de su usuario), sino tiene
habilitado la opcin de ausentismo laboral en la
pgina transaccional de POSITIVA, por favor
contacte su Gestor de Riesgo o Administrador de
Riesgo para realizar dicha gestin.
 3. Ingrese al mdulo
Promocin y Prevencin

4. Dentro del mdulo

Promocin y Prevencin
ingrese a la opcin
* Seguimiento a las
actividades de Promocin y
Prevencin
5. Una vez que ingrese a la opcin * Seguimiento a las actividades de Promocin y Prevencin se abrir una
nueva ventana, donde encontrar las opciones de Ausentismo Laboral

Las opciones disponibles en este men son:

Registrar ausentismo
Registrar sedes
Consolidado
Configurar HHT
Indicadores
Alerta ausentismo
Cargue masivo
5.1 Opcin registrar nuevo ausentismo, al seleccionar esta opcin el sistema le permite ingresar nuevos
registros.
5.1.1 Registrar Nuevo Ausentismo: La aplicacin le permite con solo digitar el nmero del trabajador
dependiente, tener los datos de Sucursal, nombre, ocupacin conforme a la codificacin internacional CIUO, tipo
de vinculacin, EPS y salario (IBC). Es de anotar que estos datos son los registrados por el empleador al momento
de realizar la afiliacin del trabajador con POSITIVA.

Para el caso que el trabajador NO se encuentre asegurado en ARL por POSITIVA , la aplicacin le permite llevar el
ausentismo laboral, con solo seleccionar la opcin No Asegurado a la ARL y seleccionando los campos
correspondientes a los datos del trabajador.

As mismo el sistema le permite registrar los datos del ausentismo de las siguientes contingencias mdicas y NO
medicas:
Enfermedad general
Enfermedad laboral
Accidente de trabajo
Licencia de maternidad
Licencia de paternidad
Permiso de 1 da
Permiso 2 das
Permiso de 3 da o mas
Otros permisos remunerados
Permiso no remunerado
Suspensin
Permiso de estudio *En la pgina siguiente se puede apreciar este grfico de mayor tamao
Permiso de calamidad y luto

Es importante que las reas de Talento Humano de la organizacin definan el factor prestacional para cada una de
las contingencias con el fin que el sistema calcule el costo del ausentismo.
5.1.2 Buscar ausentismos ya registrados
Si desea buscar el detalle de los registros de ausentismo laboral registrados previamente, solo tiene que utilizar
los filtros de nmero de documento de trabajador, periodo de registro, sucursal o causa. Una vez seleccione el
botn de Buscar se muestra el listado de ausentismo registrados, el cual con dar click con el icono se visualiza
el detalle del mismo.

Dependiendo el rol del usuario, podr dar clic con el icono para visualizar el detalle de las contingencias y
patologas que generaron el ausentismo laboral.
5.2 Opcin registrar sedes

Con el fin de registrar las sedes, reas o departamentos internos de

la organizacin en las cuales se llevara el ausentismo laboral. Se
debe seleccionar la opcin Registrar Sedes seguidamente del
botn de Buscar. En este momento el usuario visualiza el listado
de sedes registrada en el aplicativo a la fecha.

Si deseamos ingresar un nuevo registro, seleccionamos el

botn Registrar Nueva Sede diligenciar los datos de
Departamento, Nombre Sede y Direccin Sede, el
consecutivo es automtico y lo entrega el aplicativo.

Es de anotar que este procedimiento solo se realiza una sola vez o cuando se desea registrar una sede nueva.
5.2.1 Registrar nueva sede

5.2.2 Buscar sedes ya registradas

5.3 Opcin Consolidados

Con el fin de tener informacin ejecutiva en tiempo real de

la gestin del ausentismo laboral registrado previamente, el
sistema permite tener las siguientes consulta y graficas.

Tipo de Consulta
Das ausentismo por contingencias
Das ausentismo por eventos de las contingencias
Das ausentismo por departamento
Das ausentismo por grupo de enfermedades CIE10
Das ausentismo por reas (administrativa, operativa, comercial y postventa)
Das ausentismo por sedes
Costos por contingencias
Ausentismo por EPS
Ausentismo por genero
Ausentismo por tipo de vinculacin
Ausentismo por ocupacin CIUO

Las consultas de la informacin se realizan por ao de gestin (2012, 2013,2014,2015,)

5.3.1 Das/Mes/Ao
5.3.2 N Eventos / Mes / Ao
5.3.3 N Das / Departamento / Ao
5.3.4 N Das / Enfermedades / Ao
5.3.5 N Das / rea o Dependencia / Mes / Ao
5.3.6 N Das / Sedes / Mes / Ao
5.3.7 Contingencia / Costo / Mes / Ao
5.3.8 Reportados EPS/Mes / Ao
5.3.9 Genero /Mes / Ao
5.3.10 Tipo Vinculacin /Mes / Ao
5.3.11 Ocupaciones (CIUO)/Mes / Ao
5.4 Opcin Configurar HHT (Variable:
HORAS HOMBRE TRABAJADAS)

El clculo de las HHT, se realiza conforme a

la NTC- 3701 HIGIENE Y SEGURIDAD. GUA PARA
LA CLASIFICACIN, REGISTRO Y ESTADSTICA DE
ACCIDENTES DEL TRABAJO Y ENFERMEDADES
PROFESIONALES

HHT = (XT x HTD x DTM) + NHE NHA

XT= Nmero promedio de trabajadores en

el perodo
HTD= Nmero de horas hombre trabajadas
al da
DTM= Das trabajados en el perodo
NHE= Nmero total de horas extras y otro
tiempo suplementario laborado durante el
perodo
NHA= Nmero total de horas de
ausentismo durante el perodo
5.5 Opcin Indicadores

Con el fin de poder tener los indicadores con las diferentes constantes K, el sistema permite realizar el clculo
con K de 200.000, 220.000, 240.000 y 1.000.000, respectivamente para comparacin con diferentes niveles.
5.6 Opcin Alerta Ausentismo

En este tem el sistema permite tener alertar de ausentismo en rangos de das de 60 a120 y mayores a 120 das.
5.7 Opcin Cargue Masivo

Con el fin de facilitar la administracin de la informacin de ausentismo laboral de nuestras empresas clientes de aos
anteriores, se tiene esta opcin.

La funcin del cargue es que por medio de una plantilla

de Excel, donde se registran los datos de ausentismos
que presenta de aos anterior el cliente empresa,
cumpliendo la estructura definida para el cargue
masivo.

La plantilla se descarga directamente desde el sistema

en la opcin.

El sistema validara la estructura del Excel y sus datos

dando los resultados de errores y validaciones en un
Excel de salida, resaltando en amarillo y con mensajes
(comentarios) para que el usuarios realice
correcciones.
Una vez se cargue la plantilla diligenciada, el sistema validara la estructura del Excel y sus datos dando los
resultados de errores y validaciones en un Excel de salida, resaltando en amarillo y con mensajes (comentarios)
para que el usuarios realice correcciones.

Terminado de cargar la plantilla, el sistema inicia la etapa de validacin del archivo. Una vez finalizado este
proceso, la aplicacin muestra un resumen de los errores encontrados y el botn para descargar el Excel
marcado y resaltado con los errores. En caso contrario confirma el xito en el cargue y gestin de los datos de
ausentismo laboral de aos anteriores.

Ver ejemplos de errores de cargue en la siguiente pagina.

Ejemplos de errores de cargue de la plantilla
NOTA: El botn guardar aparece siempre y cuando tenga registro(s) correctamente diligenciados y estn listos
para guardarlos en el sistema.