EVIDENCIA 2 Wiki "Valoracin documental y disposicin final de los

documentos", el aprendiz debe explicar mediante seis ejemplos de tipos

documentales la valoracin de los mismos y determinar su disposicin
final.

Ejemplos

1 La valoracin documental parece centrarse en ideas que todava hoy

suscitan acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las
razones y propsitos que obligan a valorar los documentos, como el
valorar para conservar o valorar para eliminar

2 Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin

productora, al originador, destinatario y/o beneficiario del documento.
Dicho de otra manera, sirve de testimonio a aquellos que estuvieron
involucrados en el trmite. Se aplica a los archivos administrativos y se
encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestin y Archivo Central)

3 El que contiene un documento o una serie de documentos,

para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que
motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para
responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son
importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeacin.

4 El proceso de valoracin documental se aplica a los conjuntos

orgnicos, a las series documentales y no a los documentos
individualmente. Por tanto, la identificacin de las series es un paso
indispensable en dicho proceso. Es all, en las Series donde identificaremos
losPeriodos de Retencin y la Disposicin Final de los documentos, las
cuales quedaran reflejadas en las Tablas de Retencin Documental de
cada una de las dependencias.

5El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya

que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su
permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios
generales para la Va/oracin, teniendo como base el Ciclo Vital de los
documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es
importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan
la produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un
documento est en su fase activa, sumativa o inactiva. Las dos primeras
fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera
puede contener los documentos con VALORES SECUNDARIOS

6 Disposicin Final. Se entiende la disposicin final como, "la decisin

Resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital del
documento, registrada en las Tablas de Retencin y/o Tablas
de Valoracin Documental, con miras a su conservacin total, eliminacin,
seleccin y/o reproduccin. Se podra decir, que, de acuerdo a la anterior
definicin, suministrada por el Archivo General de la Nacin, la disposicin
final, resulta ser uno de los procesos tcnicos ms delicados a la hora de
elaborar las Tablas de Retencin Documental. Teniendo en cuenta que la
Disposicin Final de los documentos, concluye con:
.,/ Conservacin Total,
.,/ Microfilmar,
.,/ Seleccionar y
.,/ Eliminar.
Conservacin Total: