ENSAYO

IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO

Los archivos de la antigedad a la edad moderna, ha evolucionado con

el paso de los tiempos antiguamente se encontraban documentos,
testamentos y escritos en madera y mrmol, hoy en da es desde un
computador, por correo electrnico; para ser ms claros y precisos en
este momento se encuentra a personas encargadas de los archivos por
los cuales se deben organizar de acuerdo a lo requerido por las normas
y leyes colombianas para el archivo, por lo anterior con el fin de que si
una persona ingresa a laborar en ese cargo, entienda y conozca la
organizacin, puesto que en estn normas estndares, generaliza y
puede obtener resultados eficientes y eficaces.

Se encuentra en la antigedad que los egipcios, en la china e India,

reflejaban sus escritos en los templos dirigidos a las doctrinas; la
civilizacin de Roma y Grecia dejaban escritos en madera y mrmol
documentos y testamentos; los arcadios, sumerios y babilonios tallaban
sus escritos en pieles, en madera y mrmol y en arcilla, as con el pasar
de los tiempos empez a evolucionar como en el ao XIII y XIII hubo
los primeros indicios de documentacin n carcter financiero, donde
ellos queran saber la cantidad de dinero que posean y hacia el siglo XIV
se observa ya como tal estructura un archivo ya se puede observar la
cantidad de archivo proveniente de esa poca como planos, mapas entre
otros. Luego se observa la integracin que realiza Carlos I, pero se
finaliza con la revolucin francesa, en donde Npoles pretendi unificar
los archivos de los pases europeos y pars.
Por lo anterior podemos entender la necesidad del hombre por ordenar,
tener un archivo para demostrar lo que es, se tiene o quiere que sea. En
la actualidad, es bueno detenerse un poco ya que se debe tener en
cuenta la inclusin de la tecnologa no solo en las empresas sino en
todos los campos, en donde se observa que es ms legible la utilizacin
de un archivo sistematizado puesto que estara contribuyendo al medio
ambiente, pero sistematizado corre el riesgo de que se pierda o tenga
un virus que acabe o se pierda la informacin, son opciones que pueden
pasar, pero que hay que tener en cuenta.

Se encuentra diferentes clases de archivo, segn su organizacin, este

archivo lo controla una sola dependencia y es responsable su jefe
inmediato o sea la persona encargada de la zona; segn su uso es un
archivo activo, semiactivo e inactivo, su organizacin se basa por ao
actual y anteriores, la documentacin son contratos, resoluciones, entre
otros, en ella se encuentra inactivos que deben ser archivados ya que
son legales, fiscales, comerciales o histricos, pero que deben ser
guardados; encontramos otro archivo segn su naturaleza en se
encuentra, pblico, privado, en donde es documentacin del estado y
segn su ciclo vital, es donde se observa la de gestin es donde se
encuentra depositada y est sujeta a consulta, la central su consulta es
de vez en cuando pero sigue vigente y archivo histrico donde se guarda
para su conservacin.

Los archivos se eligen de acuerdo al presupuesto, que sea una bsqueda

sencilla y rpido en la bsqueda, preciso para archivar sin cometer
errores y por ltimo un personal idneo para la ejecucin de sus
funciones y por ello se requiere que la persona encargada sea ordenada,
permitiendo que en la bsqueda del documento sea fcil y requiera del
menor tiempo, la persona nombrada debe ser responsable, dedicada y
gil para que se logre los objetivos de la empresa.

Hay que tener en cuenta, que un archivo debe contener ciertas

caractersticas en las cuales se deben cumplir para que no se dae o
deteriore; al recibir un archivo se debe tener en cuenta como: sello,
gancho seco o en relieve, reloj radicador, para ser guardado en carpetas
o como lo establezca la empresa.