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1- OBJETIVO: obtener la materia prima necesaria para el normal funcionamiento de la

planta de produccin.

2- ALCANCE: Este procedimiento se aplicara a todas las importaciones de materia prima,


tales como: Cajas para bateras (polipropileno y caucho), separadores de hoja y rollo, cinta
de aluminio, qumicos y metales. Los cuales son utilizados por la fbrica en la produccin
de bateras y plomo.

3- DEFINICIONES:
Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunin para el
anlisis de inventario y pedidos. En esta se debe indicar la fecha de la reunin y asistentes
a la misma.

FORMATO DE ACTA DE REUNION.


ACTA DE REUNION No.
FECHA:
ASISTENTES:

ACUERDOS:

CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)


SEPARADORES
QUIMICOS

FIRMA DE ASISTENTES.

Cuadro de generacin de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los
cuales se elaboran lospedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y
produccin del mes.

Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa,


especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto
solicitado, y proveedor.

4- REFERENCIAS:
NORMA (Codificacin de la Norma Utilizada) Sistema de calidad, Modelo para el
aseguramiento de la calidad en la produccin, instalacin y servicio asociado.
MC (Codificacin segn la empresa) Manual de Calidad.
PR (Codificacin segn la empresa) Elaboracin y control de documentos.

5- RESPONSABILIDADES:
Jefe de Compras:
a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
b) Actualizar cuadros de generacin de pedidos y enviarlos al jefe de Planificacin de la
planta de produccin.
c) Es obligacin del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore ms de
un da hbil para ser recibida.
d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crdito y asegurarse de que
este sea enviado oportunamente.
e) Archivar toda la documentacin que respalde la comunicacin con el proveedor y el
solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado. As como de toda la
comunicacin hasta que este sea despachado.
Secretaria del departamento:
a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.
b) En caso de no contar con crdito, elaborar la solicitud del cheque conforme requisicin
del supervisor de compras.
c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha
solicitada por el supervisor de compras.
d) Enviar pago al proveedor.
e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envi del pago.
f) Archivar documentacin que respalde el pago del pedido.

6- DESARROLLO.
6.1. Confirmacin cada inicio de mes la digitacin del inventario de cierre del mes
anterior.
Se consulta va telefnica a informtica si produccin ha enviado los inventarios de cierre
de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificacin de produccin para que los envi.

6.2 Impresin de inventarios.


Una vez confirmado el envi del inventario por la planta de produccin se imprime este a
travs del (Software en uso de la empresa) a un impresor en informtica, de lo contrario ir
al numeral 6.1.

6.3 Obtencin del inventario impreso.


Traslado a informtica para ordenar el inventario que se imprimi. En caso de tener
problemas tcnicos ir al numeral 6.2 o se soluciona con el personal de informtica.

6.4 Traslado de datos de inventario a cuadros de generacin de pedidos en Excel.


Digitacin del inventario en los cuadros de Generacin en la columna correspondiente al
inventario, considerando la fecha de digitacin del inventario de cierre.

6.5 Actualizacin de informacin de pedidos en camino en cuadros de generacin


de pedidos. Se pueden dar dos situaciones:

1- Se digita la siguiente informacin en los cuadros de generacin:


Fecha de llegada del pedido a la planta de produccin, cantidades en caso de haber sufrido
modificaciones. Aqu se genera un nuevo pedido para ser discutido con el departamento
de planificacin de la fbrica, ir al numeral 6.6.
2- Se digita nueva informacin por variaciones en los pedidos ya sea a causa del proveedor,
o por nuevas necesidades del departamento de planificacin de la planta. Ir al numeral
6.9.

6.6 Envos de cuadro de generacin de pedidos al jefe de planificacin de produccin.


El envi se hace a planificacin en la planta de produccin va internet a travs de un E-
mail.

6.7 Reunin en planta de produccin o en oficinas administrativas junto con el jefe de


planificacin de la produccin y el representante del departamento de importaciones
para revisin de cuadros de generacin depedidos.
En esta reunin se revisan cada uno de los cuadros de generacin (cajas y tapas,
separadores, qumicos y metales). Se determinan necesidades urgentes para tomar las
medidas del caso, se chequean inventario de producto terminado, ypedidos en cola. Todo
esto para determinar las acciones a seguir. Se determina el pedido por proveedor. Si se
necesita hacer alguna correccin en los cuadros de generacin o solicitar cambios en
los pedidos ir al numeral 6.5.
Se elabora un acta de la reunin donde se dejan establecidos los acuerdos, entregando
una copia a cada uno de los participantes en la misma.

6.8 Apertura del nuevo pedido en el libro de pedidos.


Se anota en el libro de pedidos el nuevo nmero de orden, mercadera y proveedor segn
lo acordado en la reunin con planificacin e importaciones, adems de solicitar a la
secretaria del departamento se abra expediente para el pedido.

6.9 Solicitud de pro forma.


La solicitud de proforma se hace a travs del fax o por internet y va telefnica de ser
necesario. Se incluyen en este punto modificaciones o consultas al pedido que solicita el
departamento de planificacin de produccin, o en el departamento de importaciones.

6.10 Verificacin de recepcin de proforma.


Si no se recibe la proforma al da siguiente de solicitada, ir al numeral 6.9, de lo contrario ir
al numeral 6.11.

6.11 Revisin de proforma.


En este punto pueden darse dos alternativas:
a) Que la proforma no est de acorde a lo solicitado, y no exista comentarios del
proveedor. En este caso ir al numeral 6.9.
b) Si el proveedor sugiere cambios y se requiere de consulta al interesado ya sea por
descripcin, precio, cantidad, disponibilidad o trminos de pago, ir al numeral 6.12.
c) Si la proforma est acorde a lo solicitado, en descripcin, precio cantidad, disponibilidad
y trminos y trminos de pago. Ir al numeral 6.13.
6.12 Envi de proforma a unidad solicitante para cambios se pueden tener las siguientes
alternativas:
1- ) Que el solicitante acepte los cambios sugeridos por el proveedor, firme y envi
proforma a compras, ir al numeral 6.13.
2- ) Que el solicitante realice cambios diferentes a los propuestos por el proveedor, basado
en las sugerencias del suplidor y los envi a compras, ir al numeral 6.9
3- ) Que el solicitante realice consultas para el proveedor, ir al numeral 6.9

6.13 Elaboracin de confirmacin de proforma. .


Una vez se recibe la proforma completamente revisada por la unidad solicitante (si ha sido
necesario), compras elabora un mensaje para el proveedor donde se le hace saber que
est completamente de acuerdo con lo ofertado.
Cuando es necesario se gira instrucciones de embarque, y se solicitan condiciones de
pago, tambin se le pide al proveedor en este mensaje que detalle la fecha de despacho y
arribo de la carga.

6.14 Envi de confirmacin de proforma a proveedor.


El memorndum se enva a travs del fax o por internet. Si no se cuenta con crdito con el
proveedor ir al numeral 6.15

6.15 Solicitud de pago.


Una vez confirmado el pedido, se debe solicitar a travs de un correo electrnico a la
secretaria del departamento con copia al jefe del mismo, la necesidad de pago al
proveedor estableciendo monto a pagar, numero de factura y fecha de pago.

6.16 Informar al proveedor de la fecha de pago.


Enviar al proveedor copia del cheque, transferencia, gua, rea, carta de crdito, u otro
documento que certifique el envi del pago.

7- Registros.
Los registros lo componen toda la documentacin que respalda la comunicacin entre el
cliente interno (fabrica), el supervisor de compras y el proveedor, la cual se puede
encontrar en los folders de cada pedido.