Costo vs Beneficio de un sistema de informacin

El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el principio de obtener

los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia
tcnica como por motivacin humana. Se supone que todos los hechos y actos
pueden evaluarse bajo esta lgica, aquellos dnde los beneficios superan el coste
son exitosos, caso contrario fracasan.

El anlisis costo-beneficio es una tcnica importante dentro del mbito de la teora

de la decisin. Pretende determinar la conveniencia de un proyecto mediante la
enumeracin y valoracin posterior en trminos monetarios de todos los costes y
beneficios derivados directa e indirectamente de dicho proyecto. Este mtodo se
aplica a obras sociales, proyectos colectivos o individuales, empresas privadas,
planes de negocios, entro otros, prestando atencin a la importancia y
cuantificacin de sus consecuencias sociales y/o econmicas.

Al aplicar la relacin Beneficio/Costo, es importante determinar las cantidades que

constituyen los Ingresos llamados "Beneficios" y qu cantidades constituyen los
Egresos llamados "Costos".

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,

flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.

El esquema general para el anlisis de costo-beneficio se puede resumir de la

siguiente manera:

1. Identificar los beneficios para los usuarios que se esperan del proyecto.
2. Cuantificar en la medida de lo posible, estos beneficios en trminos
monetarios, de manera que puedan compararse diferentes beneficios entre
s y contra los costos de obtenerlos.
3. Identificarlos costos del patrocinador.
4. Cuantificar, en la medida de lo posible, estos costos en trminos monetarios
para permitir comparaciones.
5. Determinar los beneficios y los costos equivalentes en el perodo base,
usando la tasa de inters apropiada para el proyecto.
6. Aceptar el proyecto si los beneficios equivalentes de los usuarios exceden
los costos equivalentes de los promotores (B>C).Valuacin de Costos y
Beneficios.

Beneficios para el Usuario: Para iniciar el anlisis costo-beneficio, se

identifican todos los beneficios del proyecto (resultados favorables) y sus
perjuicios o contra beneficios (resultados no favorables) para el usuario. Tambin
debemos considerar las consecuencias indirectas relacionadas con el proyecto,
los llamados efectos secundarios.

Beneficios para el usuario (B) = beneficios - perjuicios

Costos del Patrocinador: Podemos determinar el costo para el patrocinador

identificando y clasificando los gastos necesarios y los ahorros (o ingresos) que se
obtendrn. Los costos del patrocinador deben incluir la inversin de capital y los
costos operativos anuales. Cualquier venta de productos o servicios que se lleve a
cabo al concluir el proyecto generar ingresos; por ejemplo, las cuotas de peaje en
carreteras. Estos ingresos reducen los costos del patrocinador. Entonces podemos
calcular los costos del patrocinador combinando estos elementos de costo:

Costos del patrocinador = Costos de capital + Costos de operacin y

mantenimiento Ingresos.

El anlisis costo/beneficio es una importante tcnica que nos ayuda en la toma de

decisiones, pues brinda informacin necesaria para determinar si una actividad es
rentable, o por el contrario representa un imprctico desperdicio de recursos.
Este tipo de anlisis consiste bsicamente en la comparacin de los costos
invertidos en un proyecto con los beneficios que se planean obtener de su
realizacin.

Primero debe entenderse que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir
en alguna unidad econmica, mientras que los beneficios pueden ser intangibles,
es decir, pueden darse en forma objetiva o subjetiva. Dependiendo del enfoque
que use una organizacin, el anlisis costo beneficio puede ser un proceso
independiente del anlisis de riesgo, pero es necesario que todos los controles
instaurados sean evaluados en trminos de funcionalidad y viabilidad.

Factibilidad Econmica:

Los estudios de factibilidad econmica incluyen anlisis de costos y beneficios

asociados con cada alternativa del proyecto. Con anlisis de costos/beneficio,
todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se
identifican y se hace una comparacin de ellos.

Primero se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios
esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos. Despus la
proporcin costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan
costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea ms
atractiva en su aspecto econmico. Una tercera comparacin, por lo general
implcita, se relaciona con las formas en que la organizacin podra gastar su
dinero de modo que no fuera en un proyecto de sistemas. Los costos de
implementacin incluyen comnmente el costo remanente de la investigacin de
sistemas (para este propsito, los costos en los que ya se ha incurrido no son
relevantes), los costos de hardware y software, los costos de operacin del
sistema para su vida til esperada, y los costos de mano de obra, material,
energa, reparaciones y mantenimiento. A travs del anlisis de costo/beneficio, la
organizacin debe apoyarse en los conceptos tradicionales de anlisis financiero y
las herramientas como teora del valor presente, anlisis de costos diferenciales y
anlisis de flujos descontados.

Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fcilmente. Los beneficios que

pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos,
tales como una disminucin en costos de operacin y aumentos en las utilidades
directas. Como un ejemplo de lo ltimo un cliente podra haber contratado la
suministracin de pedidos de una cantidad conocida si la organizacin implanta un
sistema que informacin que proporcione al cliente informacin continua acerca
del estado de la produccin en proceso de los embarques planeados de
mercanca, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda drseles
estimaciones exactas de cundo estar disponible la mercanca

Un problema importante con el anlisis de costos/beneficio es la atencin

inadecuada de costos y beneficios intangibles. stos son aspectos de las
alternativas de los nuevos sistemas que s afectan los costos y utilidades y
deberan evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse
fcilmente. Los factores intangibles con frecuencia estn relacionados a la calidad
de la informacin proporcionada por el sistema y a veces a formas sutiles en que
esta informacin afecta a la empresa, tal como alternando las actitudes para que
la informacin sea vista como un recurso. Con frecuencia los diseadores de
sistemas no estn a gusto basando sus recomendaciones en intangibles "vagos"
que deben estimarse en forma contraria a lo que se llama "hechos Duros" de
costos y beneficios fcilmente cuantificables; prefieren justificar sus
recomendaciones con datos determinados objetivamente. Cuando se da mayor
importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios
intangibles, quiz haya una desviacin contra el nuevo sistema por que la mayora
de los costos pueden cuantificarse de manera fcil, mientras muchos de los
beneficios ms importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran
correctamente. Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor
informacin administrativa. Por ejemplo, los clientes pueden recibir informacin
puntual y exacta acerca de los envos, estados y otros informes ms exactos, y
nuevos servicios. Los cajeros electrnicos en los bancos que permiten a los
clientes realizar operaciones 24 horas al da y que pueden resultar en un mayor
nmero de clientes y utilidades para el banco, son un ejemplo de un servicio al
cliente.

Adems, un nuevo sistema puede proporcionar una mejor imagen de la

organizacin a sus clientes, vendedores, y empleados, que ayuda a atraer ms
clientes a que ayuda a retener a los empleados. Los beneficios intangibles
importantes pueden ser adquiridos de un nuevo sistema de informacin. Es cierto
que el principal mpetu al desarrollar un nuevo sistema puede ser la expectativa de
informacin ms exacta y a tiempo, un mejor formato de los informes, o informes
que estn ms enfocados a reas particulares de problemas. Por ejemplo, los
informes pueden recibirse ms pronto despus del cierre del periodo, o el nuevo
sistema puede hacer que la informacin est disponible con base en preguntas
durante todo el tiempo. Adems en muchos casos el nuevo sistema proporciona
informacin que antes no estaba disponible, como informacin de los costos
estndares o incrementos en los costos.

Tambin pude haber menos beneficios intangibles obvios. Un nuevo sistema

puede proporcionar mejor control sobre las operaciones de la organizacin, o
puede ser que la auditora sea ms rpida o a un costo menor. Un beneficio
intangible final es que la experiencia obtenida de la investigacin de sistemas y del
uso de un sistema de informacin ms avanzado a menudo coloca a la
organizacin en una mejor posicin para tomar ventajas de desarrollos futuros en
tecnologa de computacin y sistemas de informacin. Por ejemplo, es posible que
la experiencia obtenida del desarrollo de una base de datos de personal tenga
mucho valor si la organizacin decide implantar una base de datos financiera; no
slo estar afectando positivamente el diseo de la base de datos financiera, sino
que tambin existir una reduccin en los costos de su desarrollo, que es un
ahorro en costos hacia el siguiente proyecto de sistemas que debera considerarse
como un beneficio proporcional por el proyecto actual. La mayora de los costos y
beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades,
pero esto es difcil de medir.