Programa de Gestin de Mantenimiento Preventivo en Operaciones de
Emergencia y Crisis
Autor: Ing. Oscar Mauricio Barajas Pinzn
Cruz Roja Colombiana
Avenida 68 No. 66-31. Socorro Nacional.
RESUMEN:
Colombia se ha caracterizado por ser un
pas vulnerable a la accin de
fenmenos naturales y sociales que
pueden desencadenar en desastres. La
Cruz Roja Colombiana, as como todas
las entidades que tienen que atender
situaciones crticas, necesitan garantizar
que su componente logstico funcione
adecuadamente en operaciones de
constante emergencia. Se ha diseado
un Programa de Gestin de
Mantenimiento Preventivo en conjunto
con usuarios y proveedores con el fin de
optimizar y garantizar el
funcionamiento de toda la
infraestructura logstica de la
institucin.1,2
Conceptos Bsicos:
Para efectos del presente trabajo, los
conceptos bsicos que se manejan son:
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de
procedimientos utilizados para reparar
una mquina ya deteriorada.
Mantenimiento Preventivo: Inspeccin
peridica de mquinas y equipos, para
evaluar su estado de funcionamiento e
identificar fallas.
Mantenimiento Predictivo: Consiste en
el monitoreo continuo de mquinas y
equipos con el propsito de detectar y
evaluar cualquier pequea variacin en
su funcionamiento, para as poder
corregir lo ms pronto posible una falla.
1
Infraestructura Logstica que Necesita
Mantenimiento:
Las entidades especializadas en atender
situaciones de emergencia y crisis, como las
producidas por la accin de un fenmeno natural
o social sobre una comunidad que desencadenen
desastres naturales y sociales tales como
terremotos, avalanchas, inundaciones y
desplazamiento por la violencia entre otros,
necesitan tener una infraestructura logstica en
buen estado de funcionamiento. Normalmente la
infraestructura logstica de estas entidades (
como la Cruz Roja Colombiana ) tienen los
siguientes componentes:3,4
Componente de informtica y
Telecomunicaciones. Con Redes Nacionales
en VHF (Very Haigh Frecuency ), HF ( High
Frecuency ), UHF ( Ultra High Frecuency ) ,
Repetidoras, Redes de Beepers, Celulares y
Maletines Satelitales.
Redes Nacionales de Transporte de Carga,
Personal y Transporte Administrativo en
medios fluviales, terrestres y areos.
Redes Nacionales de Abastecimientos,
compuesta por Bodegas Estratgicas
localizadas en puntos crticos del pas.
Redes Nacionales de Centros de Reserva con
equipos especializados en Bsqueda y
Rescate.
El soporte logstico de la Cruz Roja Colombiana
es bastante complejo para su sostenimiento. El
Programa de Gestin de Mantenimiento
Preventivo en Operaciones de Emergencia busca
lo siguiente:
Prolongar la vida til de los equipos que
hacen parte del componente logstico de la
institucin.
 Optimizar los procesos
almacenamiento y transporte de
equipos y suministros de ayudas
humanitarias.
Optimizar la operacin de los
equipos en situaciones
emergencia y crisis, disminuyendo
las acciones correctivas in situ.
Conformar los fondos de reposicin
necesarios para reemplazar equipos
que han cumplido con su Ciclo de
Vida.
Adems, dicho programa tambin
pretende optimizar y normalizar
criterios para la aceptacin de equipos
donados y el manejo de suministros y
abastecimientos de procedencia
2,3
nacional.
Estrategias para la implementacin
de un Programa de Mantenimiento
Preventivo:
Para la implementacin del programa de
gestin de mantenimiento en la
institucin se estn desarrollando y
aplicando las siguientes estrategias:
Figura 1. Estrategias de Implementacin
de Evaluacin y diagnstico de la actual
capacidad logstica de la Cruz Roja
Colombiana. Para que el programa de
mantenimiento sea lo suficientemente
efectivo, se necesita realizar un adecuado
de diagnstico y evaluacin de la capacidad
logstica de la institucin. Tal evaluacin
tiene los siguientes componentes: Inventarios
actualizados de equipos, estado de
funcionamiento, grado de obsolescencia de
equipos, historial de mantenimiento y
funcionamiento, metodologas y sistemas de
almacenamiento y transporte, historial
operativo y de capacitacin del personal que
ha utilizado el equipo, Sistemas de control y
seguimiento del uso, manejo y
mantenimiento de los equipos que forman
parte de las diferentes redes logsticas de la
institucin.
Actualizacin del Manual de logstica en
operaciones de emergencia con nfasis en
mantenimiento preventivo.
Establecimiento de una Red Estratgica de
Suministros racionalizada con los
proveedores, para facilitar la consecucin de
repuestos y servicios de mantenimiento. Esta
red busca garantizar repuestos y servicios de
mantenimiento para los equipos de la
institucin, garantizar la dotacin rpida de
equipos e insumos en el momento y lugar en
el que se necesiten y racionalizar los recursos
fsicos y econmicos en procesos de
mantenimiento. Los proveedores de la
institucin deben cumplir con los siguientes
requisitos para ingresar a dicha red: Tener
respaldo y cubrimiento nacional e
internacional, tener experiencia como
proveedores de la institucin, respaldar los
productos con servicio.5,7
Implementacin de un sistema de calidad
como accin preventiva en la utilizacin de
los diferentes equipos que hacen parte de las
Redes que conforman el sistema logstico de
la institucin. Se deben documentar y
clasificar los procesos de Seleccin,
Clasificacin, Distribucin de Equipos,
Sistemas de Adquisicin, Programas de
capacitacin en uso, manejo y
mantenimiento, almacenamiento y transporte
de equipos, control de inventarios y reservas
2
 de repuestos y gestin de fondos de
reposicin para el reemplazo de
equipos que ya han cumplido su
vida til.6,8
Capacitacin continuada para el
fortalecimiento del Sistema. Para
complementar y garantizar el xito
de la implementacin del programa,
se debe desarrollar un plan de
capacitacin continua, el cual busca
fortalecer los conceptos adquiridos,
revaluar y replantear las
metodologas de mantenimiento
preventivo utilizadas actualmente,
aumentar la cantidad de personal
especializado disponible para la
ejecucin del programa y normalizar
los diferentes procesos de
8
mantenimiento.
Finalmente se debe mantener un sistema
de control, seguimiento, evaluacin y
retroalimentacin constante, el cual se
realizara peridicamente.
Para el xito en el desarrollo de las
estrategias planteadas, la entidad pone a
disposicin los siguientes recursos:
Sistemas de informacin para el
control y seguimiento sistematizado
de las diferentes actividades del
Programa de Gestin de
Mantenimiento Preventivo.
Bases de Datos de Proveedores de la
Institucin.
Capital Intelectual de la Institucin.
Personal con experiencia en el uso,
manejo y mantenimiento de
equipos.
Control del Proceso de
Mantenimiento Preventivo:
Se deben identificar y planificar los
procesos de mantenimiento y se debe
asegurar que estos procesos se ejecutan
de manera controlada. Las condiciones
controladas deben incluir lo siguiente:9
3
Procedimientos documentados que definan la
forma de mantenimiento.
Uso de equipos adecuados y ambientes
amables para operaciones de mantenimiento.
Conformidad con las normas, cdigos de
referencia, planes de calidad y
procedimientos documentados de
mantenimiento preventivo.
Monitoreo y control de parmetros
adecuados para los procesos y caractersticas
de mantenimiento.
Cuando los resultados del mantenimiento no se
pueden verificar plenamente por inspeccin y
ensayo posterior y, cuando por ejemplo, las
deficiencias en el mantenimiento nicamente
pueden hacerse evidentes despus de que el
equipo se encuentra en uso, el mantenimiento
debe ser realizado por operadores especializados
o necesitar seguimiento y control continuo para
asegurar que el mantenimiento cumpla con los
parmetros especificados.
Acciones Correctivas y Preventivas en el
Marco de un Programa de Mantenimiento:
Sea cual fuere el tipo de mantenimiento a
aplicar, se deben establecer y mantener
actualizados procedimientos para aplicar
acciones correctivas y preventivas en
mantenimiento.10
Cualquier accin correctiva o preventiva que se
tome debe ser de un grado adecuado que
garantice la completa funcionalidad del equipo
durante las operaciones de emergencia.
Se deben aplicar y registrar cualquier cambio a
los procedimientos documentados, resultante de
la accin correctiva y preventiva.
Los procedimientos de accin correctiva deben
incluir:
El manejo efectivo de fallas en equipos y los
informes de no conformidades en
mantenimientos.
Investigacin de las causas de las fallas,
registrndose debidamente los resultados de
la investigacin.
 Determinacin de la accin
correctiva necesaria para eliminar
las fallas de funcionamiento.
Aplicacin de controles para
garantizar que se emprenda la
accin correctiva y que sta sea
eficaz.
Los procedimientos para accin
preventiva deben incluir:
El uso de fuentes adecuadas de
informacin, como por ejemplo el
monitoreo continuo a mano, para
detectar, analizar y eliminar las
causas de fallas potenciales.
Determinacin de los pasos
necesarios para tratar cualquier
problema que requiera accin
preventiva en el marco del
Programa de Mantenimiento
Iniciacin del mantenimiento
preventivo y aplicacin de controles
para asegurar que ste es eficaz.
Asegurar que la informacin
pertinente sobre las acciones
tomadas se someta a continua
revisin y registro.
Hojas de Vida de los Equipos:
Las Hojas de Vida de los Equipos
garantizarn un adecuado inventario de
los diferentes elementos, lo cual
facilitar el manejo de los mismos y su
mantenimiento.
Toda hoja de vida de equipos para
control de mantenimiento tiene la
siguiente informacin:
Nombre del equipo, marca, color y
serie.
Fecha de recepcin del equipo,
condiciones de funcionamiento.
Componentes del equipo.
Usos del equipo.
Combustibles y aceites que se
necesitan para el funcionamiento.
4
Listado de repuestos y proveedores.
Duracin de las garantas.
Precauciones en su utilizacin.
Historial operativo de emergencias.
Personal especializado en su utilizacin.
Historial de traslados.
Historial de mantenimiento.
Procedimiento para puesta a punto.
Fechas de limpieza, inspeccin visual y
reemplazo de piezas defectuosas.
Fechas de cambio de aceites y combustibles.
Personas responsables del mantenimiento y
operacin del equipo.
Observaciones generales.
Implementacin de bases de datos para
control de procesos de mantenimiento
correctivo y preventivo:
El control sistematizado del Programa de
Mantenimiento es de vital importancia para que
ste sea autosostenible en el tiempo, permitiendo
evaluar la eficiencia y eficacia del mismo. Esto
se logra mediante la implementacin de una base
de datos debidamente documentada, actualizable
permanentemente, con las siguientes
caractersticas de informacin:
Localizacin geogrfica del equipo.
Tipo de mantenimiento realizado.
Descripcin de las actividades realizadas y
las piezas reemplazadas.
Fecha de la actividad.
Monto total del mantenimiento.
Responsables y especialistas que efectuaron
el mantenimiento.
Bibliografa:
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Abastecimientos. Bodegas Estratgicas. Santa Fe
de Bogot D.C. Publicaciones Cruz Roja
Colombiana. 1997.
[2] BARAJAS, Oscar Mauricio. Soporte
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Roja Colombiana. 1998.
[3] BARAJAS, Oscar Mauricio.
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Cruz Roja Colombiana. 1998.
[4] BARAJAS, Oscar Mauricio. Manejo
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Emergencia. Cruz Roja Colombiana.
1999.
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[10] V.M. Altamuro. Ingeniera de
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Mantenimiento Predictivo. ACIEM.
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Mantenimiento: El predictivo como una
5
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ACIEM. Mayo 1997.
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May 1998.
[20] BARAJAS, Oscar M. Les Lecons DUne
Intervention DUrgence Colombienne. Juillet
1996.
Ing. Oscar Mauricio Barajas Pinzn:
Ingeniero Mecnico Universidad Nacional de
Colombia 1995. Especialista en Manejo de
Catstrofes Naturales Action D`Urgence
Internationale AUI. Paris Francia 1998.
Capacitado en Manejo de Suministros en
Situaciones de Emergencia OPS Puembo
Ecuador, Lima - Per 1998. Diplomado en
Gerencia de la Gestin Pblica. Universidad
Jorge Tadeo Lozano Bogot 1999. Logstica
en Operaciones de Emergencia La Habana
Cuba 1999. Coordinador General del Grupo
de Apoyo y Rescate Universidad Nacional de
Colombia de 1995 a 1999. Coordinador de
Logstica del Socorro Nacional de la Cruz Roja
Colombiana de 1997 a 1999. Actualmente
Coordinador de Tecnologa de la Cruz
Roja Colombiana. Experiencia
operativa en manejo de emergencias,
Sismo Pereira 1995, Sismo del Eje
Cafetero 1999, Inundaciones Venezuela
2000.