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Organizao de

Eventos
Zlia Freiberger
Sumrio

Aula 1 O conceito de eventos ............................................................... 161


Aula 2 A origem dos eventos ................................................................ 163
Aula 3 Classificao de eventos ............................................................ 165
Aula 4 Tipos de eventos ....................................................................... 167
Aula 5 Planejamento e organizao de eventos.................................... 171
Organizao de Eventos

Aula 6 O planejamento de um evento ................................................. 173


Aula 7 Estratgias de comunicao e marketing .................................. 178
Aula 8 Contratao de servios ............................................................ 180
Aula 9 Checklist..................................................................................... 183
Aula 10 Planejamento para o dia do evento........................................... 188
Aula 11 Apoio logstico............................................................................ 193
Aula 12 Planejamento do ps-evento..................................................... 198
Aula 13 Cerimonial, protocolo e etiqueta............................................... 200
Aula 14 Perfil do profissional de eventos ............................................... 202
Aula 15 Normas para precedncias........................................................ 205
Aula 16 Precedncias para autoridades.................................................. 208
Aula 17 Smbolos nacionais..................................................................... 214
Aula 18 O hino Nacional.......................................................................... 217
Aula 19 Ordem geral de precedncia para organizao das mesas........ 219
Aula 20 Etiqueta sem frescura............................................................. 222
Retomando nossa conversa!....................................................... 230
Referncias.................................................................................. 231
Atividades autoinstrutivas........................................................... 232

158 Instituto Federal - Paran


Nota Sobre a Autora

Zlia Freiberger,

Ps-graduada em Administrao de Pessoas pela Universidade Federal do Paran


e graduada em Secretariado Executivo Bilngue pela Pontifcia Universidade Catlica
do Paran. Professora de Filosofia e tica, Tcnicas Secretariais. Ocupa o cargo de vice-
coordenadora do Curso de Tecnologia em Secretariado Executivo da Universidade Federal
do Paran.

Organizao de Eventos

Curso Tcnico em Secretariado 159


Apresentao

Prezado Estudante,

Sei o quanto est empenhado em adquirir conhecimentos. Evidentemente todas


as disciplinas so de extrema importncia para sua vida pessoal e profissional, entretanto
no posso deixar de mencionar a relevncia da disciplina Organizao de Eventos, para o
rol de conhecimentos enquanto secretrio.

Mas, afinal, por que razo essa disciplina to importante para voc?
Organizao de Eventos

Primeiro, porque o ato de organizar eventos constitui-se uma das atividades


do tcnico secretarial descritas no artigo 4, da Lei n 7.377/85 e 9.261/96 (item X -
conhecimentos protocolares). Segundo, porque as empresas necessitam divulgar seus
produtos, e uma das formas de se fazer isto por intermdio de eventos. Por esta e outras
razes, as empresas necessitam de profissionais altamente qualificados para organizar
com competncia os mais variados tipos de evento. E terceiro, porque organizar e planejar
so atividades pertinentes rea de gesto que, por conseguinte est diretamente
relacionada com a rea secretarial.

Assim, por conhecer a importncia desses e de outros itens valiosos para sua vida
profissional, que os assuntos e as atividades complementares foram cuidadosamente
selecionados, tendo respaldo de renomados autores da rea, como Maria Lcia Bettega,
Cleuza G. Gimenes Cesca, Marlene Matias, Maria Ceclia Giacaglia.

nessa viso, que me reporto a voc, para que aproveite nosso percurso de
construo de conhecimento e que essa dedicao seja o diferencial para sua vida pessoal
e profissional. Espero sinceramente poder fazer parte do seu aprendizado.

Cordialmente,

Prof. Zlia Freiberger

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O CONCEITO DE EVENTOS Aula 1

O objetivo desta aula apresentar o conceito de eventos na viso de diversos autores;


conhecer as origens e o histrico dos principais eventos nacionais e internacionais, pois o
homem como ser social sempre buscou subsdios de conhecimentos na prpria histria.

Passemos, agora, a conhecer a definio de eventos na viso de alguns autores:

Evento um acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a


histria da relao organizao-pblico, em face das necessidades observadas.
(CESCA, 1997:14)

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Evento componente do mix da comunicao, que tem por objetivo minimizar
esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo
no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ao. (MATIAS, 2001:2)

Os eventos e as cerimnias constituem-se em meios de estabelecer


a comunicao aproximativa entre pessoas e pblicos de organizaes
governamentais ou privadas. (VELOSO, 2001:3)

Em seu sentido mais amplo, a palavra evento envolve pessoas tanto na sua
organizao e preparao quanto na participao propriamente dita. uma forma efetiva
de integrao de ideias, conceitos, conhecimentos e tambm de promover produtos e
servios das organizaes.

Outra caracterstica do evento o fator econmico envolvido. No caso de eventos


internacionais com certeza atrair um grande pblico, o que ir contribuir grandemente
como atividade econmica. Matias (2001), complementa afirmando que:

atualmente, o evento, em funo dos objetivos fixados, do grande nmero de pessoas


que envolvem e das diversas expectativas e necessidades que essas pessoas apresentam,
tornou-se uma importante atividade econmica e social, que deve ser tratada de forma
profissional.

Contudo, para que um evento tenha sucesso e os objetivos propostos sejam


alcanados, certas medidas so estritamente necessrias. A organizao, o planejamento
e a execuo requerem do organizador um perfil caracterstico para o desenvolvimento
dessa atividade to importante, tanto para a organizao quanto para a sociedade de
modo geral, especialmente nos dias atuais.

Portanto, um evento gera uma grande oportunidade de atrair a ateno do pblico,


de manter, elevar ou de restabelecer a imagem de uma empresa.

Curso Tcnico em Secretariado


Secretariado 161
Aula 1

Vamos Voc com certeza j participou de um evento.


pratica r ANOTE os aspectos positivos e os negativos que
voc observou no tocante organizao desse
evento.

Anotaes
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A ORIGEM DOS EVENTOS Aula 2

Acredita-se que comeou aproximadamente no ano 776 a.C com os Jogos Olmpicos
realizados na cidade de Olmpia, Grcia. Acredita-se tambm que foi a partir desses
eventos que o esprito de hospitalidade se desenvolveu e se perpetuou, pois os eventos
representam uma forma efetiva de integrar pessoas e culturas.

E no Brasil? Quando foram realizados os primeiros eventos?

No livro Organizao de Eventos, procedimentos e tcnicas, Marlene Matias relata


que:

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Anterior chegada da Famlia Real ao Brasil, segundo registros do Ministrio da Indstria
e Comrcio, eram realizadas algumas feiras que possuam caractersticas semelhantes
s que ocorriam na Idade Mdia. Isso , elas aconteciam em locais abertos, onde os
comerciantes armavam suas barracas para vender seus produtos. (MATIAS 2007:25)

Em sua obra, a autora, conclui que o primeiro evento no Brasil foi um baile de
carnaval, em um local destinado realizao de eventos, no ano de 1840.

Para Matias, o primeiro evento denominado congresso aconteceu em 377 a.C. que
reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da
Grcia nas lutas contra a Prsia.

Matias complementa que em 1908, aconteceu no Pavilho de Feiras de Praia


Vermelha a Exposio Nacional, que foi um marco importantssimo para a atividade
eventos no Brasil, ou seja, foi a primeira feira realizada no Pas nos moldes das atuais,
sediada no primeiro local construdo para receber grandes feiras.

A evoluo dos Eventos

Apesar de sua origem ser antiga, os eventos esto cada vez mais presentes na
atualidade. As empresas realizam eventos como forma de divulgar produtos, vender
ideias e conceitos e integrar pessoas.

Fatos como a queda do Imprio Romano, o triunfo do Cristianismo e o


estabelecimento de reinos germnicos em terras romanas marcaram o incio da Idade
Mdia. Esse perodo tambm foi marcado por eventos religiosos, reunies dos conclios,
representaes teatrais, feiras, deslocamento de pessoas (membros do clero, mercadores,
etc.), atividades comerciais que eram desenvolvidas prximo aos castelos e/ou mosteiros.

O perodo de declnio da Idade Mdia foi marcado por inmeras viagens


empreendidas por diversos profissionais da poca (artistas, artesos, msicos e poetas)
que queriam divulgar o prprio trabalho, outros queriam conhecer novos, lugares, novas
pessoas, novas culturas. Com isso, surgiu a necessidade de se criar estalagens, albergues,
melhorar as condies de segurana nas estradas, pois, afinal, muitas dessas viagens eram

Curso Tcnico em Secretariado 163


Aula 2 realizadas por jovens da nobreza que buscavam complementar seus conhecimentos e
adquirir experincia profissional.

Com o advento da Revoluo Industrial, no sculo XVIII, inmeras transformaes


ocorreram na sociedade: a economia que era manual passou a ser mecanizada; o trabalho
humano foi substitudo pelas mquinas robotizadas; os animais foram substitudos por
tratores e similares movidos a vapor ou outros tipos de energia/combusto. Estas e outras
mudanas tambm se refletiram nos tipos de eventos, tornando-os mais cientficos e
tcnicos.

Dados histricos dos principais eventos mundiais:

a. O Congresso de Medicina Geral, considerado o primeiro evento de cunho


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cientfico ocorrido em Roma, no ano 1681.

b. O primeiro evento tcnico foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815.

c. Em 1841, acontece o Congresso Antialcolico nas cidades de Leicester e


Loughborough.

d. Em 1844, aconteceu a Conferncia de Berlim, com o objetivo de estabelecer


algumas regras bsicas para o desenvolvimento da frica ao sul do Saara.

e. Em 1919 aconteceu a Conferncia de Paz, em Paris, para delinear os termos de


paz para a guerra.

Para refle ti r

Quando eu tinha 11 anos de idade, aconteceu a Copa do Mundo de 1970,


oportunidade em que o Brasil foi tricampeo em Guadalajara no Mxico.
Acredite! Para mim foi um evento inesquecvel. Eu vivi cada partida, cada
oportunidade de gol perdido, cada vitria. O ltimo jogo da copa foi contra
a Itlia, e Edson Arantes do Nascimento, o nosso Pel, marcou o quarto
gol. Ganhamos de 4x1 da Itlia numa bela tarde de domingo. Diante desta
recordao no h como negar a importncia de um evento em nossa vida.

Pelas concepes apresentadas, eventos so acontecimentos histricos, independentemente de


se ter participado deles ou no. A partir desta frase, como proposio de atividade, indago quais
mudanas voc percebeu no mundo com o acontecimento de alguns eventos? Escreva sobre isso.
ANOTE.

Anotaes

164 Instituto Federal - Paran


CLASSIFICAO DE EVENTOS Aula 3

Os eventos podem ser classificados de acordo com o pblico-alvo e com os


objetivos propostos. Para conhecermos a classificao genrica de eventos, buscamos
embasamento terico na viso da autora Cleuza Gimenes Cesca.

Eventos fechados: so aqueles cujo pblico j est definido, que recebem um


convite, e no so abertas precedncias para novos participantes. Na entrada do local,
o participante faz sua inscrio, e normalmente recebe uma pasta com caneta e papel
para anotaes. Ao final do evento, cada pessoa recebe um certificado de participao
contendo: nome, total de horas cumpridas, temas desenvolvidos, chancela e assinatura

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da instituio/empresa que promoveu o evento.

Eventos abertos: so aqueles destinados ao pblico de modo geral, que faz sua
inscrio antecipadamente ou paga seu ingresso, por exemplo, a participao em shows.

Tanto em eventos fechados quanto abertos, os convites ou inscries confirmadas


representam para o organizador do evento uma forma efetiva, segura de prever o nmero
de participantes, e estabelecer possveis ajustes quanto recepo do pblico-alvo.

Em relao rea de interesse, os eventos podem ser classificados em:

Artsticos: relacionado a qualquer manifestao de arte ligada msica, pintura,


poesia, literatura e outras. O lanamento de um livro, um recital de piano, so exemplos
desse tipo de evento.

Cientficos: trata de assuntos referentes s cincias naturais e biolgicas, por


exemplo, medicina, botnica e outros.

Cvicos: so os relacionados a comemoraes que dizem respeito histria de um


povo. Exemplos: Parada de 07 de setembro, a simulao da morte de Tiradentes, entre
outros.

Comerciais: so os solicitados por empresas com o objetivo de promover o


lanamento de um produto, ou de aumentar as vendas, ou de inaugurar um novo local,
ou simplesmente de chamar ateno do pblico para os servios prestados por esta ou
aquela empresa.

Culturais: ressalta os aspectos de determinada cultura, para conhecimento geral ou


promocional.

Desportivos: so eventos que podem ser de ordem local, municipal, regional,


nacional e at internacional. Exemplos caractersticos so as Olimpadas, a Copa do
Mundo, os Jogos Pan-americanos, e todas as modalidades de eventos que envolvam
assuntos pertinentes ao desporto.

Curso Tcnico em Secretariado 165


Aula 3 Folclricos: so os relacionados a acontecimentos que dizem respeito a traos
da cultura de um povo. Um exemplo tpico so as festas juninas, nas quais acontece a
simulao de um casamento entre pessoas que vivem no ambiente rural, e propiciam
aos participantes no somente a convivncia social, mas, sobretudo a oportunidade de
saborear as bebidas, doces e salgados provenientes do meio rural, bem como as msicas
e vestimentas tpicas.

Lazer: so aqueles que proporcionam entretenimento aos participantes. Parques


de diverses so exemplos bem caractersticos.

Promocionais: promovem um produto, pessoa, entidade ou governo, quer seja


promoo de imagem ou apoio ao marketing.
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Religiosos: eventos cujos objetivos so promover os valores morais e religiosos;


integrar as pessoas adeptas dessa religio; chamar a ateno para adeso de novos fiis;
inaugurar um local como igreja, sinagoga, templo, etc.

Sociais: os casamentos so exemplos, pois alm das questes sociais h tambm


os aspectos legais envolvidos, como os padrinhos que servem de testemunhas do ato
jurdico.

Tursticos: exploram os recursos naturais e tursticos de uma regio ou pas, por


meio de viagens de conhecimento profissional ou no.

Vamos Qual classificao pertence um evento denominado


pratica r batizado? um evento social ou religioso? Em sua
opinio, um batizado poderia pertencer a duas
classificaes simultneas? ANOTE:

Voc j foi a um evento onde tudo estava impecavelmente organizado? Aonde


aconteceu este evento? Voc teria oportunidade de entrevistar o responsvel por este
evento e aprender mais sobre o assunto. ANOTE.

166 Instituto Federal - Paran


TIPOS DE EVENTOS Aula 4

Nesta aula, voc conhecer os mais variados tipos de eventos que de acordo com
as caractersticas e peculiaridades que apresentam, podem ser classificados de diferentes
formas. Este conhecimento muito contribuir quando formos estudar as particularidades
da organizao de eventos.

A classificao dos eventos, segundo Bettega (2001:61):

Assembleia - uma reunio cujos participantes so representantes de algum


grupo, regio, estado, pas, etc. O objetivo da assembleia debater assuntos de interesse

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geral dos participantes. Normalmente as concluses so colocadas em votao, porm
somente tm direito a voz e voto os participantes inscritos; os demais tm direito s a voz.

Brainstorming - uma reunio que tem como objetivo principal a transmisso de


ideias sobre determinado assunto. Num primeiro momento, a reunio parte do princpio
criativo, quando os integrantes emitem opinies sobre o tema em pauta. No segundo
momento, o princpio avaliativo, isto , as ideias passam pelo crivo da avaliao e crtica.
Ao final da reunio, os integrantes tero como base as diretrizes que sero traadas em
busca dos objetivos propostos.

Brunch - a origem da palavra brunch vem da juno de breakfast (caf da manh) e


lunch (almoo). Como o prprio nome sugere, este evento trata-se de um caf da manh
e almoo. uma forma de estabelecer comunicao entre os integrantes ou discutir um
tema especfico.

Colquio - uma reunio normalmente gerida por uma determinada classe


profissional para tomar uma deciso sobre um assunto estabelecido. Quando h muitos
integrantes, os subtemas so distribudos nos grupos com a presena de um moderador.
Ao final, o moderador passa as decises para todo o grupo para apreciao e votao final.

Conclave - uma reunio essencialmente de carter religioso, cujos temas


normalmente so de ordem moral e tica.

Conferncia - uma reunio que conta com a presena de um conferencista,


que detm amplo conhecimento de um determinado assunto. Ao final da exposio do
conferencista aberto espao para o pblico fazer perguntas. Essas perguntas devero
seguir uma ordem preestabelecida, como um nmero determinado, ou numa ordem
sequencial.

Congresso - um evento que acontece geralmente dentro de uma classe


profissional distinta (mdicos, enfermeiros, secretrios, etc.), cuja finalidade discutir
temas propostos pela classe. Dependendo da complexidade do tema e do nmero de
participantes, o evento pode ser realizado em vrios dias.

Curso Tcnico em Secretariado 167


Aula 4 Conveno - geralmente de cunho empresarial; tem por objetivo a transmisso de
ideias a respeito de um tema especfico, exemplo: troca de experincias a respeito de
vendas. uma oportunidade para a empresa transmitir motivao para os funcionrios.

Coquetel - reunio cujo objetivo a comemorao de alguma data ou acontecimento.


Este evento acontece rapidamente, no excedendo a duas horas de durao, e so servidas
bebidas, doces e salgados.

Debate - uma reunio com o objetivo de contestar um tema, onde h discusso


entre pessoas ou grupos que defendem ponto de vistas diferentes.

Encontros - So eventos com porte e durao variveis, nos quais as pessoas se


renem com a finalidade de discutir temas de interesse comum.
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Exposio - uma reunio que tem como objetivo divulgar produtos ou servios.

Feira - a exemplo de exposies a feira tem por objetivo divulgar e tambm vender
produtos. Cada expositor organiza seu espao denominado stand, para chamar a ateno
do pblico e vender seus produtos. As feiras podem ser de ordem comercial, industrial ou
puramente promocional, porm o ponto forte de toda feira a divulgao de produtos.

Frum - um evento no qual a exposio de idias feita com a presena de um


coordenador. Sua caracterstica a discusso e o debate, e ao final do evento o coordenador
expe as decises finais para todo o grupo. Dependendo do nmero de participantes este
evento poder acontecer de um ou mais dias.

Mesa-Redonda uma reunio com o objetivo de debater uma determinada


idia. Os integrantes da mesa recebem orientao de um moderador, que transmite as
idias da mesa aos demais participantes. Estes por sua vez, dentro de uma norma pr-
estabelecida podero se manifestar encaminhando atravs do moderador, perguntas para
os integrantes da mesa.

Mostra - um evento que tem como caracterstica a divulgao. A exemplo das


feiras nestes eventos os produtos so organizados pelos expositores em stands, que
recebem extremo cuidado para chamar a ateno do pblico. Normalmente as empresas
fazem doaes de brindes com a logomarca do produto demonstrado.

Oficina - evento semelhante ao workshop, muito utilizado pela rea educacional,


porque proporciona a construo do conhecimento.

Painel - este evento acontece sob a orientao de um moderador dos debates. O


pblico apenas assiste, no cabendo o direito a perguntas.

Palestra - um evento de carter expositivo e educativo, no qual h a presena de


um palestrante que ir expor um determinado assunto. Ao final os participantes podero
elaborar perguntas sobre o assunto tratado. Quando acontecem vrias palestras este
evento denomina-se ciclo de palestras.

168 Instituto Federal - Paran


Salo - amplo, fixo e visa apenas divulgar, embora hoje apresente caractersticas Aula 4
de feira. O procedimento para sua organizao o mesmo adotado para as situaes
anteriores.

Semana - um evento similar ao congresso, no qual as pessoas se renem para


discutir um tema especfico ou vrios assuntos. Normalmente adotado por classes
profissionais.

Seminrio - um evento de carter educativo. O assunto exposto aos participantes


que ao final podem interagir fazendo perguntas.

Simpsio - um evento que acontece com a presena de expositores e um


Coordenador. Aps as apresentaes dos expositores os participantes podem elaborar

Organizao de Eventos
perguntas aos expositores.

Visita - uma reunio usada pelos meios empresariais para mostrar os sistemas,
mtodos, equipamentos e materiais a determinado segmento de pblico. O importante
nessa reunio so os cuidados que devem ser tomados quanto recepo, pois
normalmente a visita acontece em outras empresas.

Workshop - uma reunio de um determinado grupo de trabalho, na qual os


especialistas discorrem sobre um assunto especfico, apresentam novas tcnicas ou novos
temas para o pblico interessado.

Re l e m brando
Nesta aula vimos o conceito, o histrico, a classificao e os tipos de eventos. Nas prximas aulas
estudaremos o planejamento de eventos cujos conhecimentos iro auxiliar voc a organizar com
maior competncia as distintas fases de um evento.

Um evento pode ser transmitido por videoconferncia ou teleconferncia Neste


novo meio de organizar eventos, a transmisso feita por uma linha de satlites e
um espao fsico adequado que permite a interao entre os participantes. Apesar
dos custos das instalaes, muitas organizaes preferem realizar reunies, por
representar uma forma efetiva de evitar gastos com deslocamentos e acelerar a
troca de informaes entre os participantes.

Curso Tcnico em Secretariado 169


Aula 4

Vamos Em qual desses tipos de eventos voc j atuou


pratica r em mbito profissional? Qual foi sua forma de
participao? Quais dificuldades voc encontrou
e as possveis solues? Se voc no trabalha
atualmente, pense em qual deles voc gostaria de
atuar e ANOTE:

Anotaes
Organizao de Eventos

170 Instituto Federal - Paran


PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS Aula 5

Como em todas as atividades que realizamos, devemos ter planejamento e


organizao, em se tratando de eventos no diferente. A organizao e o planejamento
de eventos pressupem uma srie de providncias a tomar sempre pensando nos objetivos
dos eventos.

O primeiro ponto que devemos considerar no planejamento de um evento a


tomada de deciso quanto utilizao da estrutura interna ou contratao de empresa
especializada.

Organizao de Eventos
Sobre este assunto, encontramos descritos na obra Organizao de Eventos
da autora Maria Ceclia Giacaglia, pontos fundamentais que devemos considerar no
planejamento e organizao de eventos. Segundo a autora, devemos fazer uma cuidadosa
anlise para tomarmos a deciso de contratar ou no pessoas externas, baseada em
fatores econmicos, custos para manter uma estrutura interna bem como o nmero anual
de eventos que a organizao realiza.

A autora pondera em sua obra as vantagens e desvantagens de cada situao, a


saber:

Vantagens no caso de organizao externa (GIACAGLIA, 2003: 24)

Maior velocidade na organizao dos eventos, uma vez que ser desenvolvida por
uma equipe especializada, experiente e conhecedora dos vrios fornecedores e
servios que sero necessrios;

Maior eficincia de custos, uma vez que empresas especializadas geram volume
com vrios servios, ganhando maior poder de negociao com fornecedores;

As empresas do ramo desenvolvem pesquisas e planejamentos especficos para


a execuo de qualquer evento, possuindo, inclusive experincia de organizao
de eventos em qualquer regio, Estado ou Pas;

O fato de se contratar servio de terceiros somente quanto se tem a certeza da


participao no evento faz com que haja maior flexibilizao no que se refere
aos custos, apenas existentes quando da sua real necessidade. Em momentos
de crise financeira e de pausas em participaes em eventos no h a gerao
de custos com estrutura.

Vantagens no caso de utilizao de estrutura interna (GIACAGLIA, 2003: 25)

Maior personalizao na organizao dos eventos, j que sero desenvolvidos


por profissionais aculturados pela convivncia dentro da empresa;

Curso Tcnico em Secretariado 171


Aula 5 Maior capacidade de operacionalizao das atividades que envolvam mais de
um departamento;

Maior padronizao entre os vrios eventos. O fato de uma mesma estrutura


interna da empresa, conhecedora da cultura e dos anseios e desejos tanto de
consumidores quanto de seu corpo de diretores, realizar todos os eventos faz
com que estes tenham maior padronizao entre si, isto , tenham a mesma
identidade;

Menor dependncia. Quando se fecha contrato com uma empresa de fora,


adquire-se certa dependncia com relao ao trabalho desenvolvido por
esta. Por ser um contrato de risco, muitas empresas preferem confiar em
Organizao de Eventos

seus profissionais e transferir uma responsabilidade to grande empresa


terceirizada que, mesmo quando conhecida, poder passar por dificuldades e,
consequentemente, comprometer todo o trabalho.

Valorizao do profissional da prpria instituio e, portanto, da imagem


institucional dela. Quando o evento obtm sucesso, muito mais interessante
para a empresa atribu-lo eficincia de seus colaboradores e, portanto, sua
capacidade em contratar os melhores profissionais do mercado, do que ter de
reconhecer um trabalho executado por uma empresa de fora.

A autora complementa que diante dos fatores expostos cabe empresa decidir
pela contratao de empresa especializada na organizao de eventos ou aproveitar a
estrutura interna para esta finalidade.

Nesta viso cabe ao Secretrio importante papel de auxiliar, organizar e planejar


todo o evento. Para facilitar esse trabalho apresentamos na prxima aula os principais
pontos do planejamento e organizao de eventos.

Vamos Voc j planejou um evento? Este evento foi em


pratica r mbito pessoal ou profissional? Aproveite as linhas
a seguir e relate sua experincia.

172 Instituto Federal - Paran


O PLANEJAMENTO DE UM EVENTO Aula 6

Nesta aula, voc aprender como planejar e organizar um evento. Contudo, para
melhor entendimento do nosso estudo vamos compreender que um evento possui
fases, sendo: pr-evento, per ou transevento, e ps-evento. Passemos a analisar agora as
atividades do pr-evento.

Para iniciarmos o estudo, fomos buscar a definio de planejamento de eventos


com alguns especialistas da rea.

1. Meirelles (1999) comenta que o Planejamento o fator fundamental ao

Organizao de Eventos
desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organizao de
eventos, permitindo a racionalizao das atividades, o gerenciamento dos recursos
disponveis e a implantao do projeto.

2. Na viso de Matias, (2001 p.98), o planejamento de evento a fase decisiva,


na qual esto inseridos a coordenao executiva e os controles financeiro, tcnico-
administrativo e social do evento.

Ao planejar um evento o primeiro passo traar os objetivos. o que se pretende


alcanar com o evento, seja ele institucional ou promocional. Os objetivos so fatores
essenciais para criar, estabelecer, firmar, manter e divulgar o conceito e a imagem de uma
organizao, pessoa, ou produto.

Na opinio de Matias (2001), as fases do processo de planejamento e organizao


de eventos so:

Concepo incorporao da ideia;

Pr-evento planejamento e organizao;

Realizao do evento execuo

Ps-evento avaliao e encerramento.

O autor sugere que antes de organizar um evento, importante que a ideia seja
incorporada por alguns empreendedores, que comearo a lhe dar forma mediante o
levantamento do maior nmero possvel de elementos, tais como:

Reconhecimento das necessidades do evento;

Elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades;

Identificao dos objetivos especficos;

Coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades e


outras instituies em potencial;

Curso Tcnico em Secretariado 173


Aula 6 Listagem dos resultados desejados;

Estimativas de exequibilidade econmica e tcnica.

Estimativas de tempo e recursos necessrios;

Estabelecimento de diretrizes;

Elaborao dos contornos do projeto.

NOTA: estas aes correspondem fase de concepo do evento, e est inserida


no planejamento do evento como um todo. Sem este planejamento fica difcil a tarefa de
organizar e reconhecer os objetivos propostos na realizao do evento.
Organizao de Eventos

Estabelecido o objetivo, sero definidos o pblico-alvo e as estratgias. O pblico-


alvo representado pelas pessoas que iro participar do evento. Enquanto que as
estratgias dizem respeito s aes desenvolvidas e executadas para se alcanar os
objetivos propostos e atingir os resultados desejados, com a sensibilizao dos diversos
pblicos no que diz respeito organizao.

A organizao de um evento acontece de modo paralelo ao planejamento, pois no


h como planejar sem organizar. A esse respeito, Matias nos orienta que a organizao de
eventos uma atividade paralela ao planejamento e consiste em aes, tais como:

Identificar os rgos que tm interesse no evento e que podero patrocin-lo;

Levantar nomes de convidados, palestrantes, autoridades, etc.

Definir as responsabilidades das pessoas, dos funcionrios que estaro


envolvidos no evento.

Vale ressaltar que um evento compreende basicamente trs pontos fundamentais,


sendo:

Planejamento

Organizao

Execuo

Para Cesca (1997), na etapa do planejamento, o empreendedor deve estar atento


aos princpios bsicos, que so:

Definir o objetivo: o que se pretende com o evento, o porqu dessa realizao;


quais os resultados que se pretende obter com a realizao do evento;

Definir uma data para o evento, procurando no coincidir com outros eventos
importantes para garantir a participao do pblico;

174 Instituto Federal - Paran


Elaborar diretrizes: quais subsdios sero utilizados para a obteno dos Aula 6
resultados esperados;

Coletar informaes: sobre o pblico-alvo, possveis patrocinadores, etc.

Levantar planilhas: de viabilidade econmica e estrutural de todo o evento,


quais estratgias sero implantadas na obteno dos objetivos.

Reconhecer os recursos fsicos e humanos que sero necessrios.

Implantao: desde a aprovao do projeto at seu trmino.

Acompanhamento e controle: a determinao de quem e como ser feita a


coordenao de todo o processo da organizao do evento.

Organizao de Eventos
Oramento previsto: quanto ser necessrio para cada aspecto em particular,
tais como: brindes, coffee break, almoo, etc.

Avaliao: como ser feita a avaliao do evento em sua totalidade.

Servios Iniciais:

Na viso de Matias (2007:117), preciso que seja estruturada uma secretaria


para o pr-evento. Ela ser responsvel por executar antecipadamente alguns servios e
atividades, para compor a estrutura administrativa e institucional do evento.

Vejamos algumas atividades que devero ser iniciadas nesta fase:

Preparao de correspondncia preliminar;

Expedio da correspondncia para as entidades, empresas e pessoas que


possam colaborar com o evento;

Tomada de preos e confeco de materiais administrativos que sero utilizados


no dia do evento;

Controle de arquivo da correspondncia recebida e expedida;

Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes e outros;

Recebimento, controle e classificao, dos trabalhos a serem apresentados,


enviados pelos participantes e convidados;

Recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses;

Obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes;

Criao e execuo do fluxograma de informaes;

Curso Tcnico em Secretariado 175


Aula 6 Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios
para a organizao do evento.

Muitas empresas esperam que o Secretrio estabelea o projeto de um evento.


Pensando nisso, Matias (p. 118) nos apresenta os principais itens que devem compor o
projeto:

Definio do produto;

Escolha do local;

Definio da data do evento;

Elaborao de temrio e calendrio;


Organizao de Eventos

Identificao e anlise dos participantes;

Estratgia de comunicao e marketing;

Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;

Servio de transportes para participantes e convidados;

Hospedagem dos participantes e convidados;

Programao social, cultural e turstica;

Agncia de viagem e turismo;

Recursos financeiros;

Cronograma bsico.

Todos os itens acima merecem ateno, mas um deles vital para o sucesso do
evento: o espao fsico.

Vamos analisar s dicas de Marlene Matias (2007:121) sobre o ambiente fsico do


evento:

O espao tem que necessariamente comportar confortavelmente todos os


convidados;

Verificar a capacidade das salas nas diversas configuraes (nmero de cadeiras,


iluminao, recursos audiovisuais etc.);

O ambiente tem que ser limpo e (atrativo) agradvel aos olhos;

Ter uma recepo de fcil acesso;

176 Instituto Federal - Paran


Estar atentos aos recursos audiovisuais (microfones, projetor multimdia, telas Aula 6
de projeo, etc.);

Quando da utilizao de diferentes salas, concomitantemente, observar a


questo da acstica das salas para no haver interferncia de som entre elas;

Controle de som, luz e ar condicionado ou aquecedor;

Verificar se h necessidade de divisrias nos espaos;

Sinalizao do espao, por exemplo, sanitrios, sadas de emergncias,


secretarias etc.;

Cuidados com a limpeza de todos os espaos;

Organizao de Eventos
Necessidades especiais de decorao para modificar a aparncia do espao;

Estabelecer local de entrada e sada dos participantes, e local de entrega de


materiais;

Caso tenha feira, verificar local para a montagem dos estandes;

Definir o espao para a montagem da(s) secretaria(s) onde sero atendidos os


participantes, bem como servir como almoxarifado;

Contratar pessoal suficiente em relao ao nmero de participantes no evento


(pessoal capacitado para trabalhar em eventos).

Com relao ao tema do evento este dever ser atraente e ter uma relao direta
com os assuntos que sero abordados no evento.

Anote nas linhas abaixo algumas consideraes a


respeito do espao fsico que voc observou quando
participou de um evento. So aspectos positivos
Vamos ou negativos? Se forem positivos, timo coloque
pratica r suas observaes? No caso de serem negativos faa
uma crtica construtiva e descreva quais pontos
precisariam ter sido observados para que o evento
fosse um sucesso.

Curso Tcnico em Secretariado 177


Aula 7 ESTRATGIAS DE COMUNICAO E MARKETING

Nesta aula, continuaremos estudando aes que devem ser tomadas na fase do pr-
evento. De nada adianta planejar se no cuidar da comunicao e marketing do evento.

Para a autora Marlene Matias, a estratgia de comunicao consiste na definio


e adequao dos meios e mensagens a serem utilizados, na busca da informao,
sensibilizao e motivao para um pblico-alvo especfico.

Em sua viso, a mensagem pode ser informativa, motivacional, ou as duas; desde


que esteja diretamente ligada aos objetivos do evento; seja concebida com a mesma
Organizao de Eventos

diretriz e utilize a linguagem correta.

Os meios de comunicao so os condutores das mensagens ao pblico pretendido,


portanto cada tipo de pblico exigir meios de comunicao adequados ao seu perfil.

Passemos a conhecer agora alguns meios de comunicao e marketing na viso da


autora Marlene Matias (2007:122):

Jornais, revistas, emissoras de rdio e televiso podem ser utilizados de duas


formas: assessoria de imprensa ou insero de anncios sobre o evento.

Cartazes um recurso muito utilizado e bastante funcional, desde que seja


atraente e criativo.

Folhetos so entregues diretamente para os interessados e devem ser


bastante objetivos.

Mala direta (ou mailing list) - trata-se de uma forma de comunicao muito
dirigida, devendo ser entregue para um pblico selecionado.

Dilogo usado em telemarketing ou em programa de visitas. Para tanto, deve


ser criado um dilogo padro que possibilite a transmisso de mensagens claras
e objetivas e uma fcil avaliao de respostas.

Painis, outdoors e backlights so de grande importncia pela abrangncia


coletiva, principalmente quando o pblico-alvo a comunidade como um todo
ou uma fatia dela.

Internet (canal de informaes do final da dcada 90) uma forte aliada


no processo de comunicao de um evento. A criao de uma homepage do
evento como tambm para proceder s inscries e reservas.

Mdias alternativas

Matias (p. 123) descreve a existncia de outras mdias, que por razes diversas
tambm podem ser utilizadas na divulgao de um evento, so elas:

178 InstitutoFederal
Instituto Federaldo- Paran
Paran
Parajet (ou paramotor) carrega uma faixa contendo informaes divulgando Aula 7
shows, propagandas publicitrias, promoes, etc. para atingir pessoas
prximas orla martima.

Dirigvel serve para consolidar a marca do evento, pois no permite maiores


dados. Exemplo: A Coca-Cola utiliza muito este meio para divulgar sua marca.

Rede de TV (interna) ou servio de alto falantes so excelentes alternativas


na divulgao de eventos de interesse do pblico em geral, como shows com
bandas famosas.

Bike-door mesmo sistema utilizado no bus-door, s que tambm pode ser


colocado na parte frontal.

Organizao de Eventos
Man-door trabalho de divulgao de uma pessoa que se veste com um grande
cartaz ou carrega bales ou faixas. Utilizado para propagandas do comrcio.

Todos esses recursos so vlidos na divulgao de um evento, desde que seu uso
seja planejado, simultneo e sucessivo.

Para refle ti r

Trabalhei durante algum tempo como Secretria em uma empresa no


6 andar de um prdio no centro de Curitiba. Sentia-me de certa forma
privilegiada frente aos demais colegas, pois tinha ao meu alcance um amplo
terrao de onde eu podia avistar a bela Curitiba. Que viso! Numa linda
manh de primavera estando nessa varanda notei que no cu havia um
dirigvel, um enorme balo colorido que anunciava uma propaganda da Coca-
Cola. Quase em xtase chamei os demais colegas, inclusive o executivo que eu atendia para dividir
comigo tamanha contemplao. Notei que o balo chamou muito a ateno das pessoas que da rua
olhavam admiradas, pela ousadia e criatividade da propaganda. Pus-me ento a refletir: como uma
forma to diferenciada de comunicao conseguia atingir tanto as pessoas, que paravam com todos
os seus afazeres para observar e admirar o diferente.

Vamos E voc qual desses recursos de comunicao


pratica r alternativos lhe causaria maior impacto? ANOTE os
motivos.

Curso Tcnico em Secretariado 179


Aula 8 CONTRATAO DE SERVIOS

Por mais que a opo do secretrio seja realizar o evento com os recursos internos
da empresa, ter que considerar a contratao de outros servios indispensveis no dia
do evento.

A contrao de servios uma parte de extrema importncia na fase do pr-evento,


sendo:

A contratao dos servios profissionais para um evento deve ser realizada aps uma
criteriosa seleo, isto , com apresentao de referncias pessoais e profissionais,
documento de identificao, endereo e telefones comprovados. Tudo o que for acordado
Organizao de Eventos

deve ser assegurado mediante contrato de prestao de servios especfico para esse fim.
(MATIAS, 2007:124)

Lista dos principais tipos de servios que sero precisos no dia do evento e que
devem ser cuidados na fase do pr-evento:

a) servio de decorao;

b) servio de traduo e interpretao;

c) Servio de imprensa;

d) servio de segurana e vigilncia;

e) servio de montagens e instalaes;

f) servio de sinalizao;

g) servio de transporte para participantes e convidados;

h) contratao de hotel;

i) programao social, cultural e turstica.

A respeito da prestao de cada um desses servios, veremos na sequncia.

a) servio de decorao este item no necessariamente a contratao de


floriculturas, mas sim pensar em painel de fundo do palco, com o logotipo do evento,
mastros para hasteamento das bandeiras e, obviamente, arranjos ornamentais. Tomar
cuidado para que os arranjos no sejam enormes e cubram as autoridades sentadas
mesa.

180 Instituto Federal - Paran


Aula 8

http://wp.clicrbs.com.br/noiva/files/2010/07/mesa.jpg

Organizao de Eventos
http://oglobo.globo.com/
fotos/2008/12/23/23_MHG_Ceia_
reveillon.jpg

b) Servio de traduo e interpretao se o evento for internacional, com


delegaes de vrios pases, h a necessidade de traduo simultnea, que pode ser de
portugus/ingls e portugus/outros idiomas. O primeiro caso simples e exige somente
uma cabine de traduo com dois tradutores/intrpretes trabalhando em regime de
rotatividade. O segundo exige a montagem de vrias cabines com a designao do idioma
interpretado (pode ser bandeira ou qualquer outro smbolo) pelos profissionais que nela
atuaro.

A transmisso da palestra feita por meio de um canal, para diversos receptores,


atravs de fones de ouvido. Existem empresas especializadas neste tipo de servio,
cabendo, portanto, organizao do evento a devida contratao.

Funciona da seguinte forma:

1) para retirar o fone de ouvido, o participante dever apresentar um documento;

2) o participante retira o fone de ouvido de acordo com o idioma escolhido;

3) o documento do participante fica retido e guardado em um miniarquivo, com


ndice alfabtico at a devoluo do fone de ouvido;

4) o participante devolve o fone de ouvido e recebe seu documento de volta.

Observao: A traduo simultnea torna-se imprescindvel quando, em


palestras e conferncias, o palestrante no fala o mesmo idioma que os ouvintes.

c) Servio de imprensa: exige-se uma equipe de profissionais que desenvolva


atividades tais como: marcar entrevistar e fazer reportagens sobre o evento; preparar e
distribuir o noticirio aos veculos de comunicao de massa.

Curso Tcnico em Secretariado 181


Aula 8 d) servio de segurana e vigilncia contrao de pessoal altamente qualificado
e treinado, devidamente uniformizado, para transmitir segurana aos participantes no
evento.

e) servio de montagens e instalaes compreende a montagem da estrutura que


ser utilizada no dia do evento que tanto poder ser no prprio local quanto em hotis,
aeroportos e outros locais que possam atuar como central de informaes do evento.

f) servio de sinalizao - abrange tanto a sinalizao interna no prprio local,


quanto externa. preciso que se pense que a maioria das pessoas no conhece o local do
evento e assim sendo, necessitam de orientao com faixas, banners e outros meios que
possam subsidiar a correta direo para o local do evento.
Organizao de Eventos

g) servio de transporte para participantes e convidados - necessrio a


contratao de pessoal qualificado para buscar e levar pessoas ao aeroporto. Inclusive
diversas empresas areas podem se tornar transportadoras oficiais do evento.

h) contratao de hotel- as reservas devem ser agendadas previamente. Dica: visite


o hotel para saber se atende s exigncias dos participantes.

i) programao social, cultural e turstica - esta uma importante parte do evento,


j que ir contribuir com o clima do prprio evento. Contudo, tomar cuidado para que
no haja coincidncia de horrios com as atividades do evento.

Recursos Financeiros

Segundo Marlene Matias, os recursos financeiros de um evento podem ser definidos


por meio da previso e da organizao, e tambm do controle das entradas e sadas dos
recursos, os quais podem proceder das seguintes fontes: recursos preexistentes; taxas
de inscrio do prprio evento; doaes provenientes de pessoas jurdicas; patrocnio;
auxlios governamentais no mbito federal, estadual ou municipal; merchandising (a
venda de materiais diversos e de interesse do pblico, como bons, camisetas, calendrio,
cinzeiros e outros).

H muitas formas de escolher uma prestadora de


servios, sendo bem comum que a escolha recaia

Vamos sobre a que financeiramente representa menores


custos para a empresa. Em sua opinio, qual a
pratica r melhor maneira de escolher uma prestadora de
servios? ANOTE

182 Instituto Federal - Paran


CHECKLIST Aula 9

Com tantos itens para cuidar dentro do planejamento de eventos, imprescindvel


ter um rigoroso controle sobre tudo, no verdade? Uma das formas de se fazer esse
controle usar o checklist.

Mas, afinal, o que vem a ser checklist?

Para MATIAS (2007:137), checklist uma forma de acompanhamento que orienta


o organizador do evento para que todas as providncias sejam devidamente
efetivadas nas distintas fases de planejamento, isto , no antes, durante e no

Organizao de Eventos
depois do evento. uma relao de providncias, tarefas ou necessidades do
evento. Existem diversas formas de apresentao do checklist. Por exemplo,
reunir as necessidades por ordem alfabtica ou por grupos de atividades,
setores de organizao ou para circunstncias especficas, tais como checklist
da secretaria do plenrio, de programao social, de local do evento e outras.

Outra forma de utilizar o checklist consiste em listar as atividades nas diferentes


fases do evento. Vejamos um modelo de checklist para a fase do pr-evento na viso de
(Matias, 2007).

Evento:
Local:
Data:
Hora:
Responsvel:
DISCRIMINAO UNIDADE RESPONSVEL SITUAO
Contratao de Setor de Relaes
Marcos Em andamento
Reserva do local Pblicas
Contratao de
Setor de Promoo Jos Definida
Servios grficos
Contratao
de Servios de Setor de almoxarifado Paulo Em andamento
sonorizao
Contratao de
Servios foto e Setor de almoxarifado Paulo Definida
filmagem
Contratao
de Servios de Setor de almoxarifado Paulo Em andamento
decorao

Curso Tcnico em Secretariado 183


Aula 9 DISCRIMINAO UNIDADE UNIDADE SITUAO
Contratao
de Servios de Setor de almoxarifado Paulo Definida
recepcionista
Listagem de
Setor da Secretaria Eliana Em andamento
convidados
Divulgao interna
Setor de Marketing Claudia Definida
na empresa
Divulgao oficial
Setor de Marketing Claudia Definida
para imprensa

Modelo de checklist para a fase de realizao do evento.


Organizao de Eventos

SETOR ATRIBUIES RESPONSVEL


Equipe da
Responsvel por todo o apoio Secretaria
administrativo do evento, (designar todos
1) Secretaria do evento
da infraestrutura necessria os nomes das
instalada no local. secretrias; eleger
uma lder).
Responsvel pelo clima do
2) Servio de recepo Recepcionistas
evento
Responsvel pela recepo
3) Sala VIP de autoridade, convidados Designar nome
especiais, palestrantes, etc.
Responsvel pela recepo da
4) Sala de imprensa Designar nome
imprensa e jornalistas
Responsvel pelo suporte
5) Salas de comisses da sala na qual acontecem
Designar nome
tcnicas votaes, aprovaes de
deliberaes, etc.
Responsvel pelas instalaes
6) Infraestrutura de
fsicas do local, equipamentos, Designar nome
apoio operacional
etc.
7) Infraestrutura de Responsvel pelo transporte de
Designar nome
apoio externo autoridades e palestrantes

Vejamos o que Matias (2001, p.133) tem a nos dizer a respeito do checklist no
ps-evento:

Aps a realizao do evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste


na avaliao tcnica, administrativa e dos participantes. Isto , ocorre a confrontao
dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e
negativos do evento.

Para que esta fase seja efetiva, preciso alguns procedimentos que foram utilizados
durante o evento, tais como:

184 Instituto Federal - Paran


Checklist Aula 9
Relatrios peridicos das atividades;

Atas das reunies;

Formulrios de avaliao dos participantes;

Preparao do noticirio geral;

Apresentao dos relatrios financeiros;

Entre outros.

Organizao de Eventos
Este um modelo de avaliao de um evento que feitas algumas alteraes pode
ser adaptado e utilizado. Vale lembrar a avaliao deve ser entregue no dia do evento, mas
a pontuao ser utilizada na fase do ps-evento, como forma de medir at que ponto os
objetivos foram alcanados, o que precisa ser modificado, o que pode ser mantido, etc.

Modelo de checklist para atividades no ps-evento.

1 Como voc qualifica o evento quanto :


a) Programao:
timo Bom Regular Ruim
Temas/assuntos
Conferncias
Trabalhos
apresentados
Projetos
Debates
Carga horria

b) Organizao:
timo Bom Regular Ruim
Secretaria
Coffee break
Instalaes
timo Bom Regular Ruim
Sinalizao de
acesso
Informaes
Material oferecido
Pontualidade
Recepo
Equipamentos

Curso Tcnico em Secretariado 185


Aula 9
c) Servios:
timo Bom Regular Ruim
Transporte de
acesso cidade
Hotis
Alimentao
Entretenimento
Traslados

Transportes urbanos
Organizao de Eventos

Segurana
Limpeza
Estacionamento
Informaes
tursticas
2) Em sua opinio

a)O que foi melhor no evento?

b)O que foi pior no evento?

3) Como voc ficou sabendo do evento?

( )Folheto

( )Cartaz

( )Mala Direta

( )Televiso

( )Jornal

( )Revista

( )Rdio

( )Indicao de amigos

( )Outros

5) Qual a atividade profissional que exerce?

6) Cidade e Estado onde reside:

7) Observaes e sugestes:

186 Instituto Federal - Paran


Aula 9

Vamos Se voc fosse avaliar um evento do qual estivesse


pratica r participando, quais pontos voc consideraria
importantes? ANOTE:

Organizao de Eventos
Re l e m brando
Nesta aula, vocs estudaram sobre o planejamento e a organizao da fase do pr-evento. Viram
tambm que o checklist um instrumento de apoio na realizao de um evento.

Anotaes

Curso Tcnico em Secretariado 187


Aula 10 PLANEJAMENTO PARA O DIA DO EVENTO

Vocs viram nas aulas anteriores que planejar e organizar so aes fundamentais
na construo de um evento de qualidade. Tambm aprenderam que o checklist um
instrumento de apoio que ajuda a no esquecer nenhum detalhe da organizao de um
evento. Nesta aula, voc aprender sobre o planejamento do dia do evento, chamado
tambm de per ou transevento.

Secretaria de um evento

Para Matias (p. 139), a secretaria o setor responsvel por todo o apoio
Organizao de Eventos

administrativo do evento, isto , toda a infraestrutura necessria instalada no local, que


apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.

A Secretaria o centro administrativo do evento, onde devero ficar os recepcionistas,


que, sob a orientao de um coordenador, tero como atribuies:

Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;

Atender os participantes (informaes necessrias e proviso de materiais);

Atender ao plenrio e s salas de comisses e apoi-los;

Preparar com antecedncia os impressos e outros materiais necessrios ao


evento;

Supervisionar os servios oferecidos aos participantes, convidados e


autoridades;

Efetuar novas inscries;

Entregar materiais aos participantes;

Prestar informaes em geral;

Entregar certificados;

Elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade;

Providenciar materiais para os palestrantes.

Servios de recepo

Para Matias (p. 140) o servio de recepo de um evento considerado o carto de


visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.

Seja qual for o caso, imprescindvel demonstrar alegria ao participante, dar


importncia presena dele no local, transmitir os desejos dos organizadores de que ele

188 Instituto Federal - Paran


encontre no evento motivos de grande satisfao. O servio de recepo pode ter postos Aula 10
de atendimento em aeroportos, hotis e nos locais onde acontecem as atividades do
evento.

Sala VIP

o local onde as autoridades, convidados especiais e palestrantes so recebidos


pela comisso organizadora do evento. A sala de recepo deve apresentar as seguintes
caractersticas:

Proximidade do local do evento;

Decorao agradvel;

Organizao de Eventos
Temperatura amena;

Servio de copa (caf, gua, refrigerante, biscoitos e outros);

Acesso ao telefone.

Salas de comisses tcnicas

De acordo com o porte do evento, necessria a montagem de salas para discusso,


deliberao, votao e aprovao de determinados aspectos ou para grupos de trabalhos,
conforme subtemas do evento.

Geralmente as comisses tcnicas so constitudas de um presidente, um secretrio


e um relator.

O local destinado para abrigar esse tipo de funo deve oferecer condies
adequadas, permitindo o fluxo do seu desenvolvimento sem perturbar o andamento do
evento como um todo.

Infraestrutura de apoio operacional

Refere-se a toda parte operacional do evento, ou seja, instalao fsica do local,


material de secretaria, equipamentos de audiovisuais e apoio logstico.

Auditrio, plenrio ou salo;

Ar condicionado;

Cadeiras do plenrio;

Mesa diretora;

Mesas diversas de apoio;

Poltronas para a mesa diretora;

Curso Tcnico em Secretariado 189


Aula 10 Pdio ou tribuna;

Tablado e praticvel;

Mquina de Xerox;

Mquina calculadora;

Aparelho de fac-smile (fax);

Painel de fotos;

Painel para recortes de jornais;


Organizao de Eventos

Painel decorativo;

Placas indicativas de mesa;

Lmpada de leitura para o pdio;

Placas de identificao de local;

Quadro de aviso;

Aparelhos telefnicos.

Materiais de secretaria

Deve ser feito um checklist, incluindo todo o material necessrio. A saber:

Abecedrio para diviso dos nomes dos participantes;

Alfinetes, tachinhas e percevejos;

Alfinetes ou cordo para crach;

Almofada para carimbo;

Tinta para almofada de carimbo;

Carimbos diversos;

Borracha;

Bloco para rascunho;

Barbante;

Fio de nilon;

Cola, fita adesiva e fita crepe;

190 Instituto Federal - Paran


Cartolina; Aula 10
Calendrio;

Clipe e elstico;

Crachs em branco;

Caixa de papelo;

Caixa de primeiros-socorros;

Caixa de costura;

Organizao de Eventos
Cartes de visita

Corretivo lquido;

Canetas esferogrficas de vrias cores;

Canetas para transparncias;

Canetas hidrogrficas; envelopes de vrios tamanhos;

Estilete;

Etiquetas adesivas de vrios tamanhos; furador;

Grampeador e grampo;

Papel sulfite;

Pincel atmico de vrias cores; tesoura.

Tinta para pincel atmico;

Equipamentos audiovisuais

Conforme as necessidades dos palestrantes e do evento em geral, os equipamentos


e materiais solicitados so:

Projetor multimdia;

Televiso;

Tela para projeo;

Aparelho de som;

Amplificador;

CDs de msica ambiente;

Curso Tcnico em Secretariado 191


Aula 10 CDs;

Microfones;

Flip chart;

Lousa magntica;

Canetas e pincis para lousa magntica;

Extenso de vrias metragens;

Microcomputador.
Organizao de Eventos

Anotaes

192 Instituto Federal - Paran


APOIO LOGSTICO Aula 11

Um dos conceitos de logstica na rea administrativa o planejamento, a operao


e controle de fluxo de mercadorias, os materiais, servios e at informaes em relao
empresa, viabilizando de forma sistmica o processo desde a produo (bem ou servio)
at a sua entrega final; visando vantagens competitivas na satisfao dos clientes. Nesta
aula, voc conhecer as inmeras vantagens de se aplicar a metodologia da logstica na
preparao do evento.

Segundo Allen et all (2008:211), logstica vem do grego logistikos, e significa

Organizao de Eventos
bom de clculo. Os romanos antigos usavam o termo para a administrao de
seus exrcitos.
Para MATIAS (2007), a utilizao da logstica em eventos tem como principal
objetivo a organizao e realizao de eventos com qualidade, tanto para os
organizadores quanto para os participantes. A logstica est presente desde o
incio do planejamento do evento, at sua etapa final.

A logstica aplicada desde a compra, recebimento, armazenamento, separao de


materiais a serem utilizados at a identificao de espaos fsicos, distribuio de materiais
(pastas, crachs, etc.) necessrios ao acontecimento do evento em si.

Matias chama de apoio logstico os materiais tambm necessrios para a realizao


do evento, mas que no se enquadram nos itens descritos anteriormente, tais como:

Bandeira, mastro e ponteira;

Corda divisria de ambiente;

Fita de inaugurao;

Jornais dirios;
http://3.bp.blogspot.com/_
RhKhhLavVKY/TGtpz_ 6c5DI/
Livro de presena; AAAAAAAAAfg/ _vVCEy8bjxk/s400/
fita2.jpg
Entre outros.

http://www. http://www.simart.com.
onlinephotographers.org/ br/Produtos/TRIPLA%20
pics/1926_b.jpg BAND.jpg

Curso Tcnico em Secretariado 193


Aula 11 Infraestrutura de apoio externo

Alguns aspectos de apoio devero ser considerados, quando se tratar de um


megaevento. Dentro do apoio operacional dever funcionar o apoio externo no aeroporto,
no hotel, nos traslados, na programao social, cultural e turstica.

Aeroporto

O organizador deve contar com instalaes especiais para que as recepcionistas do


evento possam desenvolver as seguintes atividades:

Receber cordialmente os convidados e participantes;


Organizao de Eventos

Auxiliar no desembarque das bagagens;

Indicar o veculo de transporte que (os) levar os convidados e os participantes


ao hotel;

Informar o local e os horrios de chegada e sada dos veculos para o local do


evento;

Fornecer qualquer informao sobre a cidade e o evento e resolver imprevistos.

Para executar bem a funo, o recepcionista dever ter:

Listagem dos convidados e participantes esperados;

Planilha dos voos aguardados;

Crach de identificao com o seu nome e o do evento;

Placa de identificao com o nome do convidado ou do evento;

Carto telefnico ou telefone celular;

Verba para alguma eventualidade (em dinheiro ou cheque)

Relao de hotis (nome, endereo e telefone) onde ficaro hospedados os


convidados e participantes;

Identificao dos idiomas que domina;

Folhetos com informaes sobre o evento;

Informaes teis e de emergncia (pronto socorro, polcia, bombeiro,


endereos de restaurantes ou lanchonetes prximos, farmcias, etc.);

Informaes tursticas e mapa da cidade;

194 Instituto Federal - Paran


Endereo e telefone do local do evento; Aula 11
Nome e telefone de contato dos organizadores do evento.

Hotel

O evento dever manter, nos hotis onde esto hospedados os participantes,


convidados e autoridades, um posto de informao com identificao e uma recepcionista,
cuja incumbncia ser:

Recepcionar os visitantes;

Alojar de acordo com as reservas;

Organizao de Eventos
Providenciar o envio das bagagens para os quartos;

Resolver qualquer imprevisto (mal-estar, perda de bagagem, troca de


apartamentos, etc.);

Auxiliar durante a permanncia dos participantes, fazendo a ligao com os


responsveis pelas reas de aeroporto, programao social, cultural, turstica,
transporte e outras;

Informar sobre as sadas dos traslados para o local do evento, minutos antes da
partida.

Para o bom desempenho das atribuies do recepcionista, este dever ter:

Relao dos participantes hospedados no hotel;

Relao das autoridades, convidados e palestrantes hospedados em outros


hotis;

Material sobre o evento;

Informaes sobre o aeroporto, o transporte, a programao social, cultural e


turstica;

Programao noturna da cidade;

Informaes tursticas e mapa da cidade;

Lista de telefones e endereos teis.

Programao social, cultural e turstica

uma parte que foi planejada no pr-evento, mas que acontecer no dia do
evento. Para Matias (2007:147) as pessoas encarregadas desta atividade devem fazer
uma programao antecipada e contratar pessoal preparado para desenvolv-la ou uma
agncia de viagem e turismo.

Curso Tcnico em Secretariado 195


Aula 11 As suas atribuies so:

Tratar os participantes com amabilidade;

Ter conhecimento da programao social, cultural e turstica;

Ter conhecimento do itinerrio a ser percorrido enfocando os pontos tursticos;

Coordenar os horrios de chegada e sada das atividades da programao;

Comunicar aos participantes o nmero de identificao do seu nibus ou alert-


los sobre isso, (placa ou qualquer outro tipo de identificao).

No caso de acompanhamento aos locais de compras, indicar o melhor, mas


Organizao de Eventos

mantendo-se sempre neutro. Nas programaes noturnas, ser amvel, cordial, porm
nunca se envolver com nenhum participante.

Servios de transportes

Geralmente, h vrios nibus realizando o servio de traslado.

Os responsveis por esse setor devero elaborar programao diria dos itinerrios
que sero realizados, escalar os recepcionistas, bem como fornecer equipamentos para
comunicao com rdios.

Na viso de Matias (2007:127), as condies para os recepcionistas atuarem so:

Estar uniformizados e identificados com crach do evento;

Verificar o credenciamento dos participantes;

Ter telefone, endereo e nome do contato da empresa prestadora de servio;

Estar de posse de equipamento para comunicao (pode ser um celular);

Ter em seu poder a programao dos transportes para os eventos constantes da


programao oficial, social, cultural e turstica;

Ter conhecimento de primeiros-socorros (para caso de acidente ou mal-estar);


ter consigo estojo de primeiros socorros.

Conhecer a equipe de motoristas;

Ter facilidade para providenciar veculos fora do esquema da programao,


caso ocorra algum imprevisto.

196 Instituto Federal - Paran


Aula 11

Re l e m brando
Nesta aula, vimos o planejamento para o dia do evento. Aprendemos que o apoio logstico
fundamental para que tudo saia da melhor forma possvel.

Anotaes

Organizao de Eventos

Curso Tcnico em Secretariado 197


Aula 12 PLANEJAMENTO DO PS-EVENTO

Esta a ltima fase de um evento. a compilao e preparao de notcias gerais


sobre todo o transcorrer do evento, seus resultados e objetivos alcanados, para remessa
mdia impressa e eletrnica de expresso. A respeito das principais atividades referentes
a esta etapa, Matias recomenda:

Preparao do noticirio geral;

Expedio dos press releases;


Organizao de Eventos

Compilao e ordenao de todos os press releases publicados;

Clculo de toda a centimetragem publicada;

Apresentao dos relatrios finais e de todas as fases de divulgao;

Reunies de trabalho nas quais a equipe seja incentivada a buscar resultados


ainda maiores para o prximo evento.

Servios complementares

Alm de todas as observaes anteriores, a autora recomenda que se faa


apresentao do balano financeiro final e a prestao de contas.

Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providncias


tomadas;

Liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, materiais,


recursos humanos ou equipamentos utilizados;

Devolver associao e/ou empresa promotora do evento todos os materiais


que tenham sobrado;

Desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento;

Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.

Anlise e avaliao

Avaliar fundamental para o aprimoramento da organizao de um evento.


Periodicamente, os trabalhos desenvolvidos devem ser avaliados, por meio de reunies,
com o grupo envolvido. A base para tais avaliaes est no cronograma bsico que
determina tarefas, estabelece responsabilidade e prazos, facilitando o processo, e
tambm o checklist, pois este apresenta o desenvolvimento de todas as atividades do
planejamento.

198 Instituto Federal - Paran


Aula 12
Na viso de Matias (2007) um elemento importante para o processo de avaliao
a opinio das pessoas que compem o grupo de trabalho. Portanto, so aconselhveis
reunies peridicas com os envolvidos no planejamento e organizao do evento.

Outro ponto importante a avaliao que os participantes fazem do evento por


intermdio de respostas a um questionrio de pesquisa de opinio. O resultado da
tabulao indicar at que ponto os objetivos iniciais foram atingidos e at que ponto
precisam ser modificados para o prximo evento.

Vamos

Organizao de Eventos
Com certeza voc assistiu a abertura dos Jogos
pratica r Olmpicos que aconteceram em Pequim, na China
em 2008? Como avalia a organizao daquele
megaevento? ANOTE:

PARA SABER MAIS


Acesse o site http://olimpiadas.uol.com.br/2008/5mais/ e
relembre momentos importantes das conquistas e vitrias
do nosso pas nas Olimpadas de Pequim.

Re l e m brando

Nesta aula, vimos o planejamento da fase do ps-evento, caracterizadas por aes voltadas avaliao
e a um crescente processo de melhoria para os prximos eventos.

Anotaes

Curso Tcnico em Secretariado 199


Aula 13 CERIMONIAL, PROTOCOLO E ETIQUETA

Nesta aula, voc estudar sobre cerimonial, protocolo e etiqueta e compreender a


diferena entre cada um desses termos para a organizao de eventos. Temos certeza que
voc ir gostar muito desse aprendizado, pois fornece uma boa bagagem que nos ajuda a
conviver melhor em sociedade.

Buscamos a viso de alguns autores que apresentam conceituaes sobre o assunto.

Segundo Bettega (2002), os termos Cerimonial, Protocolo e Etiqueta so


considerados sinnimos por alguns autores; outros fazem distines.
Organizao de Eventos

Vamos abordar primeiramente a conceituao sobre Cerimonial.

a. Na viso de Srgio Paulo Schneider: a rigorosa observncia de certas


formalidades em eventos oficiais, entre autoridades nacionais e estrangeiras.

b. No Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda


Ferreira, temos o conjunto das formalidades que devem ser seguidas em um
ato solene ou festa pblica. Regra que estabelece tais formalidades.

c. Na opinio de Augusto Estellita Lins: a tcnica de conduzir cerimnias, assim


como a sequncia lgica de programa, recepo, evento, etc..

Agora, o parecer dos autores sobre Protocolo.

a. Srgio Paulo Schneider nos diz que a ordem hierrquica que determina as
regras de conduta aos governos e seus representantes em ocasies oficiais
particulares.

b. Para Augusto Estellita Lins, o Conjunto das normas para conduzir atos oficiais
sob as regras da diplomacia tais como a ordem geral de precedncia.

c. No Dicionrio de Aurlio B. H. Ferreira encontramos: Formulrio regulador de


atos pblicos. Conveno internacional.

d. Para Jeam Serres: O cerimonial cria o quadro e a atmosfera nos quais as


relaes pacficas dos Estados soberanos devem realizar-se. O protocolo
codifica as regras que regem o cerimonial e cujo objeto dar a cada um dos
participantes as prerrogativas, os privilgios e a imunidade a que tm direito.

E agora apresentaremos a definio sobre Etiqueta.

a. Augusto Estellita Lins: Fenmeno da cultura popular com caractersticas de


cordialidade e hospitalidade ligadas s normas de comportamento pessoal
requintado.

200 Instituto Federal - Paran


b. Ana So Gio: o conjunto de normas de conduta social. Aula 13
c. Aurlio B. H. Ferreira: Formas cerimoniosas de trato entre particulares.

Assim, Bettega (2002, p.13) esclarece que cerimonial determina a sequncia dos
acontecimentos em um evento; o protocolo a legislao que coordena o cerimonial, e
etiqueta se concentra mais no comportamento dos anfitries e convidados.

Com o advento da globalizao e as constantes fuses de organizaes estrangeiras,


torna-se cada vez mais necessrio o entendimento de cerimonial, protocolo e etiqueta
para que haja um bom relacionamento com pessoas de outros pases e que os objetivos
sejam efetivados.

Organizao de Eventos
No Brasil, o Cerimonial regido pelo Decreto 70.274/72, que apesar de antigo o
que temos como embasamento legal para orientar a respeito das normas que regem o
cerimonial.

PARA SABER MAIS


Lendo na ntegra sobre o Decreto n 70.274/72 no
site:http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/110298/
decreto-70274-72

Como voc percebe a escolha para o Brasil sediar a


Vamos Copa do Mundo em 2014? Quais os efeitos sociais e
pratica r econmicos desse evento?

Curso Tcnico em Secretariado 201


Aula 14 PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS

Nesta aula, estudaremos como deve ser o perfil, as caractersticas de um profissional


para atuar na rea de eventos. Sabemos que na atualidade o mercado de trabalho est
cada vez mais seletivo, o que no diferente na rea de eventos.

Para Maria Lcia Bettega (2002) o profissional deve ter discrio, compromisso
tico, saber contornar situaes, ser tranquilo ou parecer ser, no se expor nas
cerimnias, conquistar a confiana total da pessoa por quem trabalha.
Organizao de Eventos

A responsabilidade do profissional em eventos abrange diversas atividades,


tais como: elaborao de convites, atualizao de listas de autoridades, lembretes e
comemoraes de datas importantes, organizao e recepo a visitas nacionais e
internacionais, compra de presentes para troca de cortesias, reservas de aeronaves, de
sala VIP, reservas de hotis, segurana, etc. Portanto, dever ter ainda excelente nvel
de relaes sociais para facilitar o contato com diversos outros profissionais que sero
contratados para as atividades do evento.

O profissional de eventos jamais poder estar atrasado, mesmo que a pontualidade


para o incio dos trabalhos no seja pela excelncia, mas o importante que o mestre de
cerimnia, ou organizador, enfim o profissional que ir tratar dessa parte esteja no local
com pelo menos duas horas de antecedncia para possveis ajustes e verificaes.

importante lembrar tambm que todo seu perfil estar literalmente em foco. As
luzes do evento iro expor o profissional de eventos para todos os presentes. Sua roupa,
seus gestos, seu tom de voz, tudo ser observado e passar pelo crivo dos questionamentos
e julgamentos do pblico participante no evento.

Bettega (2002) afirma que:

o profissional de cerimonial ser analisado pela sua capacidade de, com maior ou menor
leveza, administrar problemas e fazer a figura principal, a quem serve, ocupar o maior
espao de destaque. Deve conformar-se, porm com a realidade: ao ator, cabero as
palmas como recompensa pela virtuosidade; ao profissional do cerimonial nada mais
sobrar, diante do sucesso de um grande evento, seno a gratificante sensao do dever
cumprido.

Para Lula DArcanchy (1998):

fundamental que as pessoas que atuam na rea de cerimonial realmente gostem do que
fazem e que o faam com segurana, discrio e bom senso. A discrio no somente nas
roupas, maquiagem, perfumes e jias, mas tambm nos gestos, na voz e no formalismo.

Percebe-se, pelo destaque dos autores, a importncia de um perfil discreto


e organizado para atuar na rea de eventos. O domnio de um idioma estrangeiro
fundamental, haja vista a necessidade de prestar informaes para diversas pessoas que

202 Instituto Federal - Paran


podero vir de pases estrangeiros. Destacam-se o idioma ingls e espanhol como pontos Aula 14
fortes nessa atuao.

Algumas atribuies (perfil) so necessrias para trabalhar em eventos:

Ter conhecimento do que se trata o evento;

Ter conhecimento de cultura geral;

Curiosidade intelectual permanente;

Desenvoltura ao falar;

Ter bom senso (sempre);

Organizao de Eventos
Ser discreto (em todos os sentidos: vesturio, postura, comportamento,
acessrios, perfumes);

Estar antenado com o que est acontecendo a volta;

Gostar de trabalhar em equipe;

Ter algum conhecimento administrativo (redao prpria, por exemplo);

Ter boa expresso verbal;

Ser educado;

Ser prestativo, mas no servil;

Ser persuasivo;

Assumir a responsabilidade do que diz e faz (isso gera credibilidade);

Ter o cuidado de no tocar nas pessoas enquanto fala com elas;

Ser proativo e no reativo.

Mestre de cerimnias quem pode ser?

Segundo Maria Martinez, o Mestre de Cerimnia a pessoa responsvel em


apresentar e dirigir um encontro, mantendo o assunto dentro da pauta.

Para Lula Darcanchy, o bom profissional de cerimonial aquele que nunca se


surpreende com nada, evita e desfaz conflitos, assume todas as culpas (preserva
sempre o nome da instituio e do seu lder), gera alto conceito e boa imagem
da empresa, apresenta sempre solues e no problemas.

Curso Tcnico em Secretariado 203


Aula 14 Seguindo as definies acima, apresentamos algumas caractersticas esperadas
para uma pessoa atuar como Mestre de Cerimnias:

 Conhecimento Tcnico - O cerimonialista deve ter domnio das regras e normas


que regem as solenidades pblicas, privadas e as de carter social, para tanto
necessrio uma constante atualizao por meio de cursos e pesquisas na rea.
Deve ainda possuir uma boa bagagem de cultura geral, poltica, econmica,
social, ecolgica, etc.

 Horrio questo de pontualidade - O cerimonialista deve sempre chegar com


no mnimo uma hora de antecedncia no local do evento, independentemente,
dos atrasos em relao ao incio da cerimnia (coisa alis muito comum
em qualquer evento, infelizmente). Com essa antecedncia poder checar
Organizao de Eventos

pequenos detalhes e o roteiro como um todo.

 Visual e comportamento - o cerimonialista deve cuidar do visual: roupa,


andar, gestos, postura, tom de voz, colocao das palavras, etc. estaro sendo
analisados, copiados, questionados, julgados, elogiados ou no pelo pblico
presente. Segundo Bettega, preciso ficar claro que a funo do Cerimonialista
expe o seu operador s luzes dos holofotes.

 Discrio - o cerimonialista deve ser modesto, prudente, brando. Bettega diz


que o profissional deve ter discrio, compromisso tico, saber contornar
situaes, ser tranquilo ou parecer ser, no se expor nas cerimnias, conquistar
a confiana total da pessoa por quem trabalha. A discrio exigida para as
atividades do Cerimonial incompatvel com o desejo de se autopromover com
quem quer que seja.

Assim, conclumos que qualquer pessoa pode ser um Mestre de Cerimnias, basta
ter um conjunto de habilidades e competncias que o capacitem.

Voc gostaria de atuar como mestre de cerimnias?


Vamos Escreva nas linhas abaixo quais pontos voc precisa
pratica r melhorar para obter o perfil adequado para esta
funo.

204 Instituto Federal - Paran


NORMAS PARA PRECEDNCIAS Aula 15

Hoje estudaremos a questo da precedncia, ou seja, quem chamar em primeiro


lugar para compor a mesa diretiva. As normas descritas nesta aula esto disponveis no
Decreto n 70.274/72.

Comearemos nossa aula, definindo o termo Precedncia.

Precedncia do latim Praecedere, sentar frente, de onde derivam passar na frente,


sentar-se antes.

A precedncia o conceito ou ordem pela qual se estabelece a estrutura mxima do

Organizao de Eventos
estado, medida que determina a ordem hierrquica de disposio das autoridades de
um Estado, de um organismo ou de todo corpo organizado ou grupo social. De acordo com
Jean Serres, ela particularmente indispensvel na administrao, cujo objeto essencial
o exerccio do poder pblico. (Lula DArchanchy, p.7).

Por ser motivo de controvrsias, a precedncia foi objeto de estudo em 1815


durante a Conferncia de Viena, de onde partiu o primeiro regulamento a respeito do
assunto.

No Brasil, em 1903 teve seu primeiro escrito a respeito de Precedncia, sendo autor
o Baro do Rio Branco.

Atualmente o Decreto n 70.274 de 09 de maro de 1972 dita as regras a respeito


de precedncia no Brasil.

Ainda que a ordem de precedncia reflita os usos e costumes nacionais, bem como
a organizao pblica e interna, existem certos conceitos que so universais e de aceitao
geral, principalmente aqueles que envolvem o Corpo Diplomtico e, nos pases de maioria
catlica, os representantes do Clero catlico. Desta forma, quando o Corpo Diplomtico
convidado coletivamente, seu lugar o primeiro, sendo obrigatrio que permanea todo
coeso num mesmo local.

CRITRIOS PARA USO DA PRECEDNCIA na viso de Nelson Speers.

Critrio de Fora: a tendncia, atravs da histria, de fazer prevalecer precedncia


em razo da fora de cada conviva, fosse ela individual ou de grupos, fez-se presente ao
longo dos sculos. A prpria histria nos conta que no foi fcil derrubar esse critrio de
seleo, sendo, portanto utilizado nos esportes at os dias atuais.

Critrio Econmico: sem dvida o poderio econmico prevalece nas diferentes


estruturas sociais, apesar de ser muitas vezes utilizado de forma acobertada por outros
critrios e formas de seleo.

Critrio Cultural: Consiste em dar precedncia para algum em razo de seu


conhecimento. Apesar de muito contestado em algumas situaes, este quesito muito
utilizado.

Curso Tcnico em Secretariado 205


Aula 15 Critrio Hierrquico: decorre da conveno internamente adotada por uma
estrutura determinada, seja de ordem particular ou pblica.

Critrio Anfitrio: o posicionamento do anfitrio como ponto de partida de uma


precedncia vem resistindo atravs dos sculos, como critrio vlido para a elaborao de
lista de precedncia. inclusive, princpio consagrado pelas normas do cerimonial pblico
e ordem geral de precedncia em vigor atualmente, no Brasil, pelo Decreto n 70.274/72.

Critrio de idade: um critrio de seleo muito utilizado e validado pelo amparo


legal, Decreto 70.274/72.

Critrio do Sexo: em nossa cultura (ocidental) a precedncia para as mulheres.


Organizao de Eventos

Critrio da antiguidade histrica: utilizado para unidades administrativas, como


pases. um princpio estabelecido pelo Decreto 70.274/72.

Critrio da antiguidade ou antecedncia: a par do critrio de antiguidade, tem-


se outro que serve para alguns tipos de colegiado, bem como para representantes
diplomticos.

Critrio do Interesse: este o critrio para a precedncia entre os organismos


internacionais, adotados por esta ou aquela nao.

Critrio da Ordem Alfabtica: um dos critrios mais prticos, que traduz um


amadurecimento nas relaes de pessoas.

Critrio Honorfico: mediante este critrio, com o propsito de honrar algum,


dada pessoa a sua posio na ordem de precedncia. O critrio honorfico pode ser
transitrio ou momentneo, em razo deste ou daquele evento, ou permanente, por
mritos definitivamente agregados pessoa.

Nota: os critrios para precedncia podem sofrer alteraes ou mesmo somar-se


ou completar-se, dependendo da situao.

! IMPORTANTE
Se voc trabalha com eventos procure sempre adotar um ou mais
desses critrios, pois a ausncia deles pode acarretar dificuldades de
relacionamento interpessoal. Por experincia posso lhes dizer que
organizar eventos administrar vaidades, j que todos se sentem
importantes e querem chamar a ateno. Para solucionar esses
conflitos que inevitavelmente surgem no ambiente de trabalho,
procure estabelecer por meio de critrios um regulamento para a
realizao de eventos. Assim voc evitar uma srie de conflitos.

206 Instituto Federal - Paran


Aula 15
PARA SABER MAIS
Acesse o site de Nelson Speers, autor de inmeros livros
editados; e voc pode inclusive solicitar o material em CD.
Acesse:
http://www.nelsonspeers.com.br/nelsonspeers.htm

O uso de critrios em eventos uma forma


Vamos

Organizao de Eventos
at de preservar a imagem do organizador,
pratica r considerando que em muitas situaes a falta de
uso de critrios pode ocasionar transtornos bem
comuns relacionados ao fato de que maioria das
autoridades se considera a pessoa mais importante.
Nessa viso, qual desses critrios voc adotaria
como padro na organizao de eventos? ANOTE:

Curso Tcnico em Secretariado 207


Aula 16 PRECEDNCIAS PARA AUTORIDADES

Nesta aula, voc conhecer a respeito da precedncia para autoridades em mbito


federal.

No Brasil, as normas do cerimonial pblico e a ordem geral de precedncia so


estabelecidas pelo Decreto n 70.274 de 09 de maro de 1972.

O Presidente da Repblica, em qualquer Estado do Brasil, ser sempre o primeiro


na ordem de precedncia. E uma cerimnia que conta com presena dele nunca poder
ter incio antes de sua chegada. Ser ele o ltimo a chegar e o primeiro a sair (isto em
Organizao de Eventos

inauguraes, assinatura de atos, etc.) Em recepes em que houver convidados de


honra, o procedimento ser diferente: o presidente recepciona os convidados d honra e s
deixar o local depois de acompanh-los at a sada. O mesmo procedimento serve para
Governadores e Prefeitos em seus Estados e Municpios, respectivamente. (Lula DArcanchy,
1998, p. 8).

ORDEM GERAL DE PRECEDNCIA, APLICADA NAS SOLENIDADES DA PRESIDNCIA


DA REPBLICA. (simplificada)

1. Presidente da Repblica

2. Vice-Presidente da Repblica

Embaixadores estrangeiros

3. Presidente do Senado Federal

Presidente da Cmara dos Deputados

Presidente do Supremo Tribunal Federal

4. Ministros de Estado

5. Almirantes de Esquadra

6. Ministros do Superior Tribunal de Justia

7. Contra-Almirantes

8. Presidentes das Cmaras Municipais

9. Presidentes dos Institutos e Fundaes Regionais e Estaduais

10. Promotores Pblicos

11. Professores de Universidade

208 Instituto Federal - Paran


A ordem de precedncia nas cerimnias oficiais, de carter estadual, ser a Aula 16
seguinte:

1 Governador

Cardeais

2 - Vice-Governador

3 - Presidente da Assembleia Legislativa

Presidente do Tribunal de Justia

4 - Almirante-de-Esquadra

Organizao de Eventos
Generais-de-Exrcito

Tententes-Brigadeiros

Prefeito da capital estadual em que se processa a cerimnia

5 - Vice-Almirante

Generais-de-Diviso

Majores-Brigadeiros

Chefes de Igreja sediados no Brasil

Arcebispos catlicos ou equivalentes em outras religies

Reitores das Universidades Federais

Personalidades inscritas no Livro do Mrito

Prefeito da cidade em que se processa a cerimnia

Presidente da Cmara Municipal da cidade em que se processa a cerimnia

Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimnia

Prefeitos das cidades de mais de um milho (1.000.000) de habitantes

6 - Contra-Almirante

Generais-de-Brigada

Brigadeiros-do-Ar

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

Procurador Regional da Repblica no Estado

Curso Tcnico em Secretariado 209


Aula 16 Procurador-Geral do Estado

Presidente do Tribunal Regional do Trabalho

Presidente do Tribunal de Contas

Presidente do Tribunal de Alada

Chefe da Agncia do Servio Nacional de Informaes

Superintendentes de rgos Federais

Presidentes dos Institutos e Fundaes Nacionais


Organizao de Eventos

Presidentes dos Conselhos e Comisses Federais

Presidentes das Entidades Autrquicas, sociedades de Economia Mista e


Empresas Pblicas de mbito nacional

Reitores das Universidades Estaduais e Particulares

Membros do Conselho Nacional de Pesquisas

Membros do Conselho Federal de Educao

Membros do Conselho Federal de Cultura

Secretrios de Estado

Bispos catlicos ou equivalentes de outras religies

7 - Presidentes das Confederaes Patronais e de Trabalhadores de mbito


nacional

Membros da Academia Brasileira de Letras

Membros da Academia Brasileira de Cincias

Diretores do Banco Central do Brasil

Diretores do Banco do Brasil

Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econmico

Diretores do Banco Nacional de Habitao

Capites-de-Mar-e-Guerra

Coronis

Coronis-Aviadores

210 Instituto Federal - Paran


Deputados Estaduais Aula 16
Desembargadores do Tribunal de Justia

Prefeitos das cidades de mais de quinhentos mil (500.000) habitantes

Delegados dos Ministrios

Cnsules estrangeiros

Consultor-Geral do Estado

Juzes do Tribunal Regional Eleitoral

Organizao de Eventos
Juzes do Tribunal Regional do Trabalho

Presidentes das Cmaras Municipais da capital e cidades com mais de um


milho (1.000.000) habitantes

8 - Juiz Federal

Juiz do Tribunal de Contas

Juzes do Tribunal de Alada

Presidentes dos Institutos e Fundaes Regionais e Estaduais

Presidentes das Entidades Autrquicas, Sociedades de Economia Mista e


Empresas Pblicas de mbito regional ou estadual.

Diretores das Faculdades Federais

Monsenhores catlicos ou equivalentes de outras religies

Capites-de-Fragata

Tenentes-coronis

Tenentes-Coronis-Aviadores

Presidentes das Federaes Patronais e de Trabalhadores de mbito regional


ou estadual

Presidentes das Cmaras Municipais das cidades de mais de quinhentos mil


(500.000) habitantes

Juzes de Direito

Procurador Regional do Trabalho

Auditores da Justia Militar

Curso Tcnico em Secretariado 211


Aula 16 Auditores do Tribunal de Contas

Promotores Pblicos

Diretores das Faculdades Estaduais e Particulares

Vice-Cnsules estrangeiros

9 - Chefes de Departamento das Universidades Federais

Prefeitos das cidades de mais de cem mil (100.000) habitantes

Capites-de-Coverta
Organizao de Eventos

Majores

Majores-Aviadores

Diretores de Departamento das Secretarias

Presidentes dos Conselhos Estaduais

Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares

Presidentes das Cmaras Municipais das cidades de mais de cem mil (100.000)
habitantes

10 - Professores de Universidade e demais Prefeitos Municipais

Cnegos catlicos ou equivalentes de outras religies

Capites-Tenentes

Capites

Capites-Aviadores

Presidentes das demais Cmaras Municipais

Diretores de Repartio

Diretores de Escolas de Ensino Secundrio

Vereadores Municipais

ORDEM GERAL DE PRECEDNCIA, APLICADA NAS CERIMNIAS OFICIAIS NOS


MUNICPIOS.

O Prefeito preside as solenidades municipais. (Art. 10, Decreto Federal n 70.274/72)

212 Instituto Federal - Paran


Aula 16
PARA SABER MAIS
Acesse o site, e voc saber muito mais sobre precedncias
http://www.mre.gov.br/portugues/ministerio/legislacao/
cerimonial/dec70274.htm
Acesso em 04/08/2009.

Para refl e ti r

Voc percebeu que os cardeais, segundo o Decreto n 70.274/72, precedem

Organizao de Eventos
o vice-governador nas cerimnias oficiais de carter federal e estadual? Isso
porque quando o Decreto foi criado em 1972, o Brasil era considerado um
pas catlico. Contudo, segundo a Constituio de 1988 em seu artigo 5
Inciso VI inviolvel a liberdade de conscincia e de crena, sendo assegurado
o livre exerccio dos cultos religiosos e garantida, na forma da lei, a proteo
aos locais de culto e a suas liturgias. O Brasil um pas leigo ou laico, no havendo, pois, qualquer
religio oficial no nosso pas, assim sendo a precedncia pode ser modificada.

Anotaes

Curso Tcnico em Secretariado 213


Aula 17 SMBOLOS NACIONAIS

Um Pas torna-se forte e respeitado quando seu povo conhece, entende, divulga e
defende os seus princpios e valores, representados pelos smbolos nacionais. dever de
todo cidado brasileiro ter permanentemente essas atitudes diante da Bandeira, do Hino,
das Armas e do Selo Nacional.

A Lei Federal n 5.700, de 1 de setembro de 1971, Dispe sobre a forma e a


apresentao dos Smbolos Nacionais, e d outras providncias.

Art. 1 da Lei n 5.700/71: So Smbolos Nacionais, e inalterveis:


Organizao de Eventos

I - A Bandeira Nacional;

II - O Hino Nacional.

Pargrafo nico. So tambm Smbolos Nacionais, na forma da lei que os instituiu:

I - As Armas Nacionais;

II - O Selo Nacional.

A BANDEIRA NACIONAL

Conforme o Artigo 11 da Lei Federal n 5.700/71, a Bandeira Nacional pode ser


apresentada:

I - Hasteada em mastro ou adrias, nos edifcios pblicos ou particulares, templos,


campos de esporte, escritrios, salas de aula, auditrios, embarcaes, ruas e praas, e
em qualquer lugar em que lhe seja assegurado o devido respeito;

II - Distendida e sem mastro, conduzida por aeronaves ou bales, aplicada sobre


parede ou presa a um cabo horizontal ligando edifcios, rvores, postes ou mastro;

III - Reproduzida sobre paredes, tetos, vidraas, veculos e aeronaves;

IV - Compondo, com outras bandeiras, panplias, escudos ou peas semelhantes;

214 Instituto Federal - Paran


V - Conduzida em formaturas, desfiles, ou mesmo individualmente; Aula 17
VI - Distendida sobre atades, at a ocasio do sepultamento.

- Se uma bandeira for hasteada noite, deve ser iluminada.

- O hasteamento da bandeira deve ser feito, descendo-a devagar e cerimoniosamente.

- Pode ser hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite. Normalmente faz-
se o hasteamento s 8 horas e o arriamento s 18 horas.

- No dia 19 de novembro, Dia da Bandeira, o hasteamento realizado s 12 horas,


com solenidades especiais.

Organizao de Eventos
- Quando vrias bandeiras so hasteadas ou arriadas simultaneamente, a Bandeira
Nacional a primeira a atingir o topo e a ltima a descer.

ORDEM GERAL DE PRECEDNCIA ENTRE BANDEIRAS

A precedncia entre bandeiras um assunto delicado, pois a colocao incorreta


ou esquecimento ocasiona atritos entre estados, municpios, empresas ou pases. (Lula
DArcanchy, 1998, p. 17)

A Bandeira Nacional ocupar sempre o centro. A partir dela so colocadas as


demais, por ordem de precedncia ou alfabtica, a partir da sua direita. Caso esteja com
somente uma, a outra ficar esquerda.

NOTA: a posio direita ou esquerda sempre vista, posicionando-se no lugar


da bandeira e olhando para a plateia.

As formas de precedncia entre bandeiras estrangeiras, so:

Por ordem alfabtica;

Por ordem de chegada do Chefe da Misso;

Para eventos do Mercosul segue-se a mesma ordem de autoridades aplicadas


ao Mercosul.

Exemplos de Ordem de Precedncia de Bandeiras

1. Brasil 1.Brasi
2. Argentina 2.Argentina
3. Paran 3.Paraguai
4. Curitiba 4.Paran
5. Curitiba

Curso Tcnico em Secretariado 215


Aula 17
NOTA: so duas as formas de precedncia entre as bandeiras estrangeiras:
Por ordem alfabtica (a mais usada)
Por ordem de chegada dos chefes de misso.

Providncias

Em eventos, as bandeiras j podero estar hasteadas, ou se houver hasteamento, o


mesmo dever ser feito ao som do Hino Nacional, no incio da cerimnia, e o coordenador
indicar quem dever haste-las. A maior autoridade presente hasteia a Bandeira Nacional.
Normalmente o hasteamento de bandeiras e a execuo do Hino Nacional antecedem o
Organizao de Eventos

corte simblico da fita em cerimnias de inauguraes.

Em dias de luto nacional, todas as bandeiras devero ser hasteadas a meio mastro.
Para hastear a bandeira a meio mastro a mesma dever atingir o topo do mastro e depois
ser arriada at o meio.

Em almoo ou jantar pblico, ou em qualquer ocasio em que se faa uma saudao


bandeira, com todos em p, poder ser feito um breve comentrio sobre ela e tocada a
introduo do Hino Nacional.

Voc considera correto cobrir placas de inaugurao


Vamos com a bandeira nacional. Anote e veja a resposta ao
pratica r final deste caderno.

216 Instituto Federal - Paran


O HINO NACIONAL Aula 18

O Hino Nacional ser executado em continncia Bandeira Nacional e ao Presidente


da Repblica, ao Congresso Nacional e ao Supremo Tribunal Federal, quando incorporados;
e nos demais casos expressamente determinados pelos regulamentos de continncia ou
cerimnias de cortesia internacional.

A execuo ser instrumental ou vocal de acordo com o cerimonial previsto em


cada caso.

De acordo com o Decreto n 70.274/72, Art. 20, a execuo do Hino Nacional s

Organizao de Eventos
ter incio depois que o Presidente da Repblica houver ocupado o lugar que lhe estiver
reservado, salvo nas cerimnias sujeitas a regulamentos especiais.

AS ARMAS NACIONAIS

obrigatrio o uso das Armas Nacionais nos seguintes lugares:

No Palcio da Presidncia da Repblica e residncia do Presidente; nos edifcios-


sedes dos Ministrios; nas Casas do Congresso Nacional; no Supremo Tribunal Federal;
nos Tribunais Superiores e nos Tribunais Federais de Recursos; nos edifcios-sedes dos
poderes de recursos, nos edifcios-sedes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio dos
Estados, Distrito Federal e Territrios, nas Prefeituras e Cmaras Municipais; na frontaria
ou no salo principal das escolas pblicas, quartis (Exrcito, Marinha, Aeronutica,
Polcia Militar), fortalezas e navios de guerra; nos papis de expediente, nos convites e nas
publicaes oficiais de nvel federal.

Curso Tcnico em Secretariado 217


Aula 18 O SELO NACIONAL

Art. 27 Decreto n 70.274/72 - O Selo Nacional ser usado para autenticar


Organizao de Eventos

os atos de governo e bem como os diplomas e certificados expedidos pelos


estabelecimentos de ensino oficiais ou reconhecidos.

Se voc estivesse organizando um evento que


Vamos contasse com a presena de uma autoridade
pratica r estrangeira, qual hino seria executado em primeiro
lugar? Anote e veja se sua resposta est correta no
final deste caderno.

218 Instituto Federal - Paran


ORDEM GERAL DE PRECEDNCIA PARA Aula 19
ORGANIZAO DAS MESAS

Nesta aula, voc estudar sobre precedncia para mesas diretivas. Trata-se de
um conhecimento bastante interessante, pois surgem muitas dvidas no momento de
convidar as pessoas para compor seu lugar na mesa.

Segundo Bettega (2002, p. 16), indispensvel o conhecimento do nmero de pessoas


esperadas, bem como a hierarquia das mesmas e as condies em que o evento se realiza,
a fim de que seja estudado o tipo (formato) da mesa mais conveniente, em funo das
cabeceiras e convidados.

Ressalta-se nesse contexto a importncia da elaborao de lista de convidados,

Organizao de Eventos
para o conhecimento das autoridades que se faro presentes na cerimnia.

Bettega complementa que a partir da cabeceira da mesa a primeira precedncia


ser direita da mesma, seguindo-se o segundo lugar esquerda, e assim sucessivamente..

ORGANIZAO DAS MESAS DIRETIVAS

Ressalta-se que a disposio das pessoas sempre feita a partir do centro da mesa.
Dessa forma, o nmero dois fica direita do nmero um e no, direita de quem olha o
auditrio.

Normas gerais para composio de mesas:

1. a pessoa mais importante (1) fica no centro.

2. a segunda pessoa mais importante (2) fica direita de (1).

3. a terceira pessoa mais importante (3) fica esquerda de (1).

4. a distribuio continua nessa ordem.

Mesas mpares

1) Exemplo de mesa com nmero mpar de lugares

Fonte: designer Heloise Freiberger Bubniak

Curso Tcnico em Secretariado 219


Aula 19 Legenda:

1 Presidente do ato ou maior autoridade;

2 Anfitrio (quando no for o presidente do ato);

3 Segunda maior autoridade;

4 Terceira maior autoridade;

5 n, n - continuao da montagem para 8, 10 pessoas, etc.

Mesas pares.
Organizao de Eventos

Ningum fica no centro da mesa. Este considerado como uma linha imaginria, a
partir da qual sero colocadas as autoridades.

2) Exemplo de mesa com nmero par de lugares.

Fonte: designer Heloise Freiberger Bubniak

Legenda:

1 Presidente do ato ou maior autoridade

2 Segunda maior autoridade

3 Anfitrio (quando no for o presidente)

4 Terceira autoridade na precedncia

5 Quarta autoridade

6 n, n ordem em que continua a montagem, para mesas de 7 lugares, 9 lugares,


etc.

220 Instituto Federal - Paran


Aula 19

Vamos
Elabore uma precedncia para autoridades
comporem a mesa diretiva em um evento na prpria
pratica r organizao onde voc trabalha.

Organizao de Eventos

Curso Tcnico em Secretariado 221


Aula 20 ETIQUETA SEM FRESCURA

Muitas pessoas consideram que etiqueta uma forma de frescura de pessoas que
no tem nada a fazer. Saiba que a etiqueta sempre esteve presente em eventos sociais,
e na atualidade de forma mais simplificada ela nos auxilia a viver melhor em sociedade.
Contudo um conhecimento que devemos ter tanto para organizar quanto para participar
de um evento. Vamos conhecer algumas dicas bem prticas.

O que etiqueta?

Para Doris Azevedo (2005), so regras de comportamento, que nos auxiliam a ter uma
postura condizente com o ambiente e a ocasio. Nada para complicar, e, sim facilitar
Organizao de Eventos

nossa vida.

Etiqueta ao cumprimentar pessoas

Quando se apresentado a algum pela primeira vez deve-se evitar beijos.


de bom tom um aperto de mo firme, olhando nos olhos da pessoa a qual
est se apresentando; se estiver usando culos escuros, devem ser retirados ao
cumprimentar algum;

Deve-se apresentar o mais velho ao mais novo, o mais importante ao menos


importante (hierarquicamente falando), a mul her ao homem;

Caso algum pergunte como vai? responda simplesmente que vai bem
obrigado (a) nada de ficar se lamuriando;

Deve-se evitar falar a clebre frase prazer em conhec-lo (a), em um primeiro


contato, sabe por que? Porque como voc est conhecendo a pessoa naquele
momento, voc ainda no sabe se ser realmente um prazer conhec-lo (a).
O que fazer ento... Um como vai est de bom tamanho, ao final, quando
estiver indo embora, da sim se foi um prazer conhecer tal pessoa, pode falar
sem constrangimento;

No se deve gesticular demais, mas tambm ficar o tempo todo em uma nica
posio tambm ruim, alm do mais os gestos comedidos enfatizam a sua
fala;

A discrio bem vinda em todas as ocasies, nada de ficar falando mal da vida
alheia, querer saber de assuntos ntimos que possam constranger quem est
ao seu lado;

Etiqueta na comunicao

Nem todas as pessoas trabalham no mesmo ramo de negcio, portanto deve-


se evitar o uso contnuo de jarges tcnicos no linguajar, alm das pessoas no
entenderem sobre o que a pessoa est falando, passa certo ar de arrogncia;

222 Instituto Federal - Paran


Gritos e sussurros so perfeitamente dispensveis; Aula 20
Evite tocar na pessoa quando estiver conversando com ela, nem todas as
pessoas gostam de serem tocadas enquanto esto conversando, chame a
ateno pela sua conversa e no tocando na pessoa;

Informe-se, leia, d mais consistncia a sua conversa, isso demonstrar que


voc no est parado no tempo;

NO use expresses que denotem intimidade (querida, flor, gracinha, princesa,


etc.);

Cuide com alimentos que podem causar mau hlito, eles podem e sero usados

Organizao de Eventos
contra a sua imagem;

Cuidado com o preconceito, evite piadas envolvendo raa, religio, times de


futebol, sexos, em geral so atitudes de mau gosto que envolvem estas questes.

Etiqueta com os meios eletrnicos

E-mail: evite repassar corrente de qualquer ordem, mesmo que tenha uma
ameaa ao final, que caso voc no repasse, algo terrvel poder acontecer com
voc;

E-mail comercial no precisa ser extremamente formal, mas no abrevie as


palavras, evite intimidades e jarges tcnicos;

O telefone celular para ser usado s por voc. As pessoas que esto em volta
no precisam participar da conversa;

Mantenha o celular no modo silencioso, em lugares pblicos, inclusive em


restaurantes;

Evite ligaes longas, pergunte se a pessoa para quem est ligando pode falar
naquele momento;

Quando ligar para o celular de algum no pergunte quem est falando, pois foi
voc quem ligou, portanto deve saber com quem quer falar;

Quando for preciso deixar um recado na secretria eletrnica, deixe todos


os dados para que a pessoa possa encontr-lo (nome completo, nmero do
telefone, dia e hora que ligou);

Caso voc esteja em um lugar barulhento, e no consegue ouvir direito o que


a outra pessoa est falando, lembre-se voc no est ouvindo, a outra pessoa
pode estar em um lugar silencioso, ou seja evite falar alto demais ao telefone;

Curso Tcnico em Secretariado 223


Aula 20 Evite atender ao telefone, quando estiver em uma reunio, almoo ou jantar de
negcios. Se for necessrio, avise as pessoas que esto com voc, que caso o
telefone toque voc precisar atender .

Etiqueta da boa convivncia

Um com licena antes de entrar em qualquer lugar muito bem vindo;

Obrigado (a) sempre muito bem vindo;

Pedir autorizao para usar uma caneta que seja;

Dar passagem a pessoas mais idosas, s mulheres, no s para entrar ou sair


Organizao de Eventos

do elevador (lembrando que sempre se deve esperar que as pessoas saiam


antes de entrar);

Os fumantes devem sempre optar por lugares externos aos ambientes fechados
(janelas no significam lugar aberto). No Estado do Paran, foi sancionada uma
Lei Estadual que probe o uso de cigarros em ambientes pblicos.

Evite chegar atrasado, onde quer que seja;

Evite chamar as pessoas aos gritos ou por sinais sonoros (assobios);

Procure ser simptico e estar sempre de bom humor;

No invada a privacidade dos colegas mexendo no que no lhe pertence;

Cuidado com grias, palavres, principalmente no ambiente de trabalho no


so bem vindos;

Caso pea algo emprestado, devolva o quanto antes, mesmo que seja uma
caneta BIC.

Respeite o seu colega de trabalho, quando ele no lhe parecer muito bem
(estado de esprito), se for o caso oferea ajuda, mas no insista;

Seja organizado com sua mesa de trabalho.

No use o seu cargo para tirar vantagem, no seja arrogante falando do seu
cargo, tipo voc sabe com quem est falando?

224 Instituto Federal - Paran


Etiqueta nas apresentaes em pblico Aula 20
Cuidados com a aparncia fundamental, sem dvida a primeira impresso
que fica, mesmo antes de voc abrir a boca;

Para as mulheres desaconselhvel: decotes, transparncias, minissaias,


lingerie aparecendo, ou de cor escura com roupa clara, cores e estampas
berrantes, acessrios exagerados, cabelos, unhas mal cuidados, sapatos mal
cuidados;

Para os homens desaconselhvel: barba e bigode por fazer, unhas compridas,


cabelos mal cuidados, sapatos mal cuidados, meias que no sejam da mesma cor
dos sapatos, camisas com colarinhos desgastados, roupas de cores berrantes,

Organizao de Eventos
perfumes fortes (o mesmo se aplica para as mulheres);

Em festa de final de ano oferecida pela empresa, nada de levar a famlia (a no


ser se autorizado, no insista). Lembre-se no porque voc est no ambiente
fora da empresa, que pode fazer o que vier a cabea, no exagere na bebida, o
seu chefe sempre o seu chefe, divirta-se, mas no esquea da importncia de
cuidar da sua imagem.

Etiqueta mesa

http://3.bp.blogspot.com/_7jeoQDPOrSI/Sz3t9iHxevI/
AAAAAAAAAak/nFk7D4nae70/s400/Talheres+03.jpg

Caso no saiba como usar tantos talheres, observe o vizinho. E comece sempre
de fora para dentro:

Palitar os dentes mesa nem pensar;

Passar o fio dental mesa nem pensar;

Maquiar-se mesa nem pensar;

Fazer rumores (arrotos, bater talheres no prato, assoprar a sopa, comer de boca
aberta e falar de boca cheia) mesa nem pensar;

Curso Tcnico em Secretariado 225


Aula 20 Mascar chicletes (goma de mascar) nem pensar;

Devemos evitar: encher demais o garfo de alimento, assim como falar com a
boca cheia (aberta), fazer barulho com a boca ao ingerir alimentos lquidos,
brincar com as coisas dispostas mesa (copos, talheres, guardanapos, toalhas,
etc.);

Sentar-se mesa e depositar o guardanapo (tecido) no colo, ao levantar-se


deposit-lo esquerda do prato (sem dobrar);

Quando estiver representando a empresa em coquetis, jantar, almoos de


negcios evite bebidas alcolicas, mesmo que o seu anfitrio esteja bebendo
alguma bebida alcolica;
Organizao de Eventos

Quem convida paga a conta (no caso de convites pela empresa), assim como d
por encerrado o evento (almoo/jantar);

Bom apetite!

Etiqueta em coquetis

O coquetel um evento menos formal e que permite um pouco de elasticidade no


horrio de chegada, porm mesmo com essa permisso no podemos nos atrasar mais
que trinta minutos. Se todos se atrasarem, o coquetel vai comear na hora em que deveria
acabar e isso um problema. Em alguns lugares como hotis, o horrio de sada j est
pr-determinado, mas se o evento for em casa, cabe aos convidados terem bom senso
para irem embora.

O papel do anfitrio de receber e integrar os convidados, principalmente os


que esto deslocados.

A ordem de servir nos coquetis a seguinte: primeiro o garom passa com os


canaps e bebidas (vinho, refrigerante, gua, cerveja se for vero e usque),
depois vm os salgados, e por ltimo os doces.

Para previso da quantidade: sete a dez salgadinhos por pessoa e cerca de cinco
doces para cada convidado.

Mesmo que o coquetel seja num horrio em que as pessoas acabaram de sair
do trabalho e no jantaram ainda, contenha-se e no devore a bandeja com
todas as delcias.

Se voc est em p com o copo na mo e tem um chato do seu lado e voc quer
se livrar dele, ento escolha uma das formas: pea licena por um instante para
retocar a maquiagem ou para procurar uma amiga, ou pelo esposo, etc.

Se voc estiver ao lado de uma pessoa desconhecida, e tiver que puxar


conversa o melhor perguntar pelo seu trabalho ou por seus interesses.

226 Instituto Federal - Paran


Diferentes formas de servir Aula 20
Devemos aprender no somente como nos comportar durante as refeies, mas
tambm como servi-las, para proporcionar aos convidados momentos agradveis. Veja as
formas mais comuns de servios oferecidos no nosso pas.

I. Americana o servio americana pode ser empregado em qualquer ambiente,


o que comporta grande nmero de convidados e no necessita de local muito
espaoso. Consiste na montagem de uma mesa grande, denominada buf onde
so organizadas as iguarias frias e quentes. Em cada um dos lados do buf colocam-
se mesas onde so depositados pratos, talheres, guardanapos, copos, taas, etc.

Por se tratar de um servio onde cada pessoa pega os utenslios e serve-se

Organizao de Eventos
sozinha, importante que entre as travessas haja espao para que o convidado
apoie o prato no momento de se servir.

Para servir americana a melhor opo so as comidas que no precisam ser


muito cortadas, dar menos trabalho aos convidados.

II. Francesa nesse servio a travessa apresentada pelo garom ou copeira


esquerda do convidado para que ele prprio se sirva.

Depois que todos terminam de comer, o prato sujo retirado pela direita, e um
prato limpo colocado da mesma forma e no mesmo lugar.

Bebidas so servidas direita. Se a entrada for um prato frio, poder ser servida
no pratinho menor, quando o convidado sentar-se mesa.

III. Brasileira as travessas com os alimentos e bebidas ficam expostas em cima


da mesa (como em nossos lares). Ao servir, a dona da casa pode comear por um
convidado de honra ou pela pessoa mais velha. Depois cada um se serve sozinho.

O anfitrio o ltimo a se servir e o ltimo a terminar de comer.

Nunca colocar casais juntos para evitar conversas paralelas. Marido senta em
frente esposa.

Evitar frases negativas ao perguntar se o convidado quer mais alguma coisa,


por exemplo: Voc no quer mais vinho? nessa situao a pessoa se obriga a
responder no. O correto perguntar: Posso servir mais vinho?.

IV. No restaurante hoje comum a prtica de comemorar algumas ocasies nos


restaurantes. Nessa situao, o anfitrio deve chegar mais cedo para receber os
convidados. embaraoso para qualquer pessoa sentar-se sozinha em um local
pblico, em virtude de espera.

Curso Tcnico em Secretariado 227


Aula 20 Tornaram-se muito comuns a prtica de convidar amigos e comemorar
aniversrios nos restaurantes. Nessa situao, voc convidado no tem a
obrigatoriedade de levar presentes. Sua presena j considerada um presente.

V. Como chamar o garom o simples chamado garom, por favor, j resolve na


maioria dos restaurantes. No abane a mo ou assovie. O garom vai detestar isso.

Etiqueta em funerais

Um funeral um tipo de evento dos mais delicados porque h momentos em


que no se tem o que dizer. Falar o qu para quem acaba de perder algum querido?
No existe texto perfeito para demonstrar solidariedade em situaes que envolvem
um falecimento. Como ento devemos nos comportar? Na maioria das vezes, a simples
Organizao de Eventos

presena suficiente.

Comparecermos com um abrao, uma simples frase, uma palavra: psames.

Claro que o grau de intimidade que determina a participao de algum numa


hora difcil da vida de outra pessoa, de uma famlia. Existem vrias maneiras
de prestar solidariedade: rosas, flores, cartes, telegramas e at mesmo as
mensagens eletrnicas so aliadas para demonstrao de sentimentos sinceros,
verdadeiros.

Eventos fnebres, como todos os outros eventos, tm suas normas e regras, sendo
o respeito ao prximo e a discrio indispensveis aos que esto presentes. Portanto,
nada de chegar, cumprimentar e sair rapidamente para conversar l fora sobre poltica e
outros assuntos. Isto uma demonstrao de muita falta de respeito com os familiares
do falecido.

No velrio, portanto, cumprimente as pessoas mais prximas ao falecido (a),


(esposa, pais, filhos, etc.). Logo em seguida ao sepultamento, costuma-se cumprimentar
novamente as pessoas da famlia, mas agora, no se usa as frases Meus psames, Sinto
muito; basta um simples gesto de carinho em silncio; melhor do que qualquer palavra.
O cerimonialista fnebre tem de saber cuidar da postura, fazer pausas mediatas durante
a leitura e prestar ateno ao tipo de olhar a ser dirigido ao pblico.

Dicas de como se comportar num velrio.

As roupas e acessrios devem ser os mais discretos possveis;

Evitar decotes ousados e saias curtssimas tambm de bom tom.

Jamais perguntar sobre a vida do falecido, (idade, morreu de qu), nem


tampouco fazer comentrios piedosos, ele era to bom ou voc vai ver, tudo
passa logo;

228 Instituto Federal - Paran


Independentemente de sua religio, aproxime-se da urna e fique em silncio Aula 20
por alguns instantes;

Se voc estiver representando a empresa, procure os familiares e coloque-se


disposio;

Permanecer no velrio pelo menos trinta minutos. Pense: se fosse um coquetel


voc ficaria quanto tempo?

Nunca elogie a aparncia do falecido;

Sempre desligue seu celular.

Organizao de Eventos
Curiosidades
O entendimento sobre a morte varia de acordo com a cultura. No Mxico, por exemplo, o
dia de Finados (02/11) no um dia triste, muito pelo contrrio um dia de grande manifestao
da cultura mexicana. Para eles, a morte no o fim e assim sendo, este dia considerado como a
alegria de estar em contato com as pessoas queridas que se encontram em outra dimenso. Por
isso muito comum as noivas e debutantes baterem fotografias nos cemitrios, como forma de
se integrar aos entes queridos.

Resumo
Nas ltimas aulas, estudamos sobre cerimonial, protocolo e etiqueta, normas
para precedncias para autoridades e composio de mesas, smbolos nacionais
e etiqueta para o dia a dia, no trabalho e no funeral.

Anotaes

Curso Tcnico em Secretariado 229


Retomando Nossa Conversa!

Escrever este caderno sobre eventos representou para mim uma oportunidade
singular de rever a bibliografia sobre o assunto e recordar minha prpria experincia
pessoal nesta rea, uma vez que este conhecimento parte integrante das atribuies
secretariais. Acredito que quando escolhemos uma profisso por vocao, esta se torna
mais fcil e prazerosa.

Espero ter contribudo para despertar o interesse daqueles que, por razes
diversas, desconheciam o assunto, e para queles que atuam nesta rea, a oportunidade
de aumentar o conhecimento, embasados na viso de autores renomados, cujas obras
Organizao de Eventos

podem ser consultadas sempre que houver necessidade.

Manifesto meu carinho e gratido a cada um de vocs que dispensou precioso


tempo lendo e estudando este material, o que invariavelmente far diferena na vida
pessoal e profissional.

Um grande abrao!

Muito sucesso nessa caminhada.

Prof Zlia Freiberger

230 Instituto Federal - Paran


Referncias

BETTEGA, Maria Lcia. Eventos e Cerimonial. Caxias do Sul: EDUCS, 2002;

CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de Eventos. So Paulo: Summus, 1997;

GIACAGLIA, Maria Ceccila. Organizao de eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira,


2003.

DARCANCHY, Lula. Cerimonial pblico e privado. Curitiba, Editora do Autor, 1998;

Organizao de Eventos
MATIAS, Marlene. Organizao de Eventos - Procedimentos e Tcnicas. So Paulo:

Manole, 2003;

MITCHELL, Mary; CORR, John. Tudo sobre Etiqueta. So Paulo: Manole, 2002;

VELOSO, Dirceu. Organizao de Eventos e Solenidades. Goinia: AB Editora, 2001.

Precedncia para Bandeiras <http://www.pr.gov.br/casacivil/ceri_bandeira.shtml

Acesso em 10/07/2009.

Curso Tcnico em Secretariado 231


Atividades Autoinstrutivas
1. Assinale a alternativa que corresponde corretamente aos princpios de evento:
a) Evento um acontecimento com finalidades especficas;
b) Evento um componente da comunicao;
c) Eventos aproximam pessoas, Instituies, Estados e Pases;
d) Eventos envolvem pessoas, tanto em sua organizao quanto em sua par-
ticipao;
e) Todas as alternativas esto corretas.

2. Assinale a alternativa correta quanto s origens dos eventos:


Organizao de Eventos

a) Brasil;
b) Grcia;
c) Estados Unidos;
d) sia;
e) Inglaterra.

3. O primeiro evento que aconteceu no Brasil foi:


a) Copa de Mundo
b) Baile de Carnaval
c) Feira Internacional
d) Congresso
e) Conferncia.

4. Os principais tipos de eventos que aconteceram na Idade Mdia foram:


a) Os conclios, as representaes teatrais e as feiras.
b) Os conclios, as conferncias e as feiras.
c) As representaes teatrais.
d) Os congressos, as conferncias e as feiras.
e) Os encontros e as palestras religiosas.

5. Assinale a alternativa correta com relao aos dados histricos dos principais eventos
mundiais.
a) O primeiro congresso cientfico ocorreu em 1681, em Roma;
b) O primeiro evento tcnico foi o Congresso de Viena, que aconteceu em
1815;
c) Em 1841, acontece o Congresso Antialcolico nas cidades de Leicester e
Loughborough;
d) Em 1919, aconteceu a Conferncia de Paz, em Paris, para delinear os ter-
mos de paz para a guerra;
e) Todas as alternativas esto corretas.

232 Instituto Federal - Paran


6. Quanto classificao de eventos, incorreto afirmar que:
a) Eventos Comerciais: so eventos organizados pelas empresas com o obje-
tivo de promover o lanamento de um produto, aumentar as vendas, inau-
gurar um novo local, ou simplesmente chamar ateno do pblico para os
servios prestados pela empresa.
b) Eventos Culturais: ressalta os aspectos de determinada cultura, para con-
hecimento geral ou promocional;
c) Eventos Desportivos: so eventos que envolvem assuntos pertinentes ao
desporto.
d) Eventos Folclricos: so eventos relacionados promoo e vendas, como
feiras, por exemplo.
e) Eventos de Lazer: so aqueles que proporcionam entretenimento aos seus
participantes.

Organizao de Eventos
7. Analise as alternativas abaixo quanto aos tipos de eventos:

I - Assembleia uma reunio cujos participantes so representantes de algum


grupo especfico, regio, estado, pas, etc. O objetivo da assembleia debater assuntos de
interesses gerais dos participantes.

II - Brainstorming uma reunio que tem como objetivo principal a transmisso


de ideias sobre um determinado assunto.

III - Brunch um evento que se trata de um caf da manh e almoo. uma forma
de estabelecer comunicao entre os integrantes ou discutir um tema especfico.

IV - Colquio uma reunio normalmente gerida por uma classe profissional para
tomar uma deciso sobre um assunto determinado.

V - Conclave uma reunio de carter essencialmente comercial, cujos objetivos


so relacionados venda de produtos especficos.

Assinale a alternativa correta:


a) I, II e V;
b) I, II, III e IV;
c) I e IV;
d) Todas esto corretas;
e) Nenhuma est correta.

Curso Tcnico em Secretariado 233


Aula 14 8. Assinale a alternativa correta:
a) Brainstorming uma reunio que tem como objetivo principal a trans-
misso de ideias sobre determinado assunto.
b) Seminrio um evento de carter educativo. O assunto exposto aos
participantes que ao final podem interagir fazendo perguntas.
c) Videoconferncia ou teleconferncia novo meio de organizar evento por
uma linha de satlites e um espao fsico adequado que permite a intera-
o entre os participantes.
d) Salo - amplo, fixo e visa apenas divulgar, embora hoje apresente carac-
tersticas de feira. O procedimento para sua organizao o mesmo adota-
do para as situaes anteriores.
e) Todas as alternativas esto corretas.
Organizao de Eventos

9. Analise as alternativas quanto ao conceito de eventos fechados e abertos.

I - Eventos fechados so aqueles cujo pblico j est definido, que recebem um


convite e no so abertas precedncias para novos participantes no evento.

II - Eventos abertos so aqueles destinados ao pblico de modo geral e todas as


pessoas podem participar.

III - Em eventos fechados, o participante no faz sua inscrio previamente, mas


recebe o certificado de participao.

IV - Um show um exemplo de evento fechado.

V - Um congresso um exemplo de aberto.

Assinale a alternativa que apresenta a sequncia correta:


a) I, II e III,
b) I e II;
c) II, IV e V;
d) I, III e V;
e) Todas as alternativas esto corretas.

10. A Copa do Mundo e as Olimpadas, que sero realizadas no Brasil em 2014 e 2016
respectivamente, so exemplos de eventos:
a) Artsticos,
b) Cientficos,
c) Cvicos;
d) Desportivos,
e) Comerciais.

11. Assinale a alternativa que corresponde corretamente ao primeiro ponto que


devemos considerar no planejamento de um evento:
a) Traar os objetivos;
b) Escolher o espao fsico;
c) Cuidar da imagem da organizao;
d) Escolher formas de avaliao do evento
e) Fazer checklist

234 Instituto Federal - Paran


12. Na fase de planejamento inicial de um evento, preciso constituir:
a) O setor da secretaria;
b) O setor da recepo;
c) O setor do plenrio;
d) O setor do transporte;
e) O setor de comunicao.

13. As fases do processo de planejamento e organizao de eventos so:


a) Concepo incorporao da ideia;
b) Pr-evento planejamento e organizao;
c) Realizao do evento execuo;
d) Ps-evento avaliao e encerramento;
e) Todas as alternativas esto corretas.

Organizao de Eventos
14. Para o sucesso de um evento temos que considerar trs pontos fundamentais, sendo:
a) Planejamento, organizao e execuo;
b) Controle, direo e monitoramento;
c) Administrao, renovao e foco;
d) Oramento, previso e objetividade;
e) Metas, controle e previso.

15. O projeto de um evento deve ter:


a) Definio do produto;
b) Escolha do local;
c) Definio da data do evento;
d) Elaborao de temrio e calendrio;
e) Todas as alternativas esto corretas, porm o projeto deve contemplar
mais detalhes.

16. Assinale a alternativa correta quanto s estratgias de marketing de um evento:


a) Mala direta;
b) Jornais e meios de comunicao;
c) Painis e outdoors;
d) Cartazes e folhetos
e) Todas as alternativas anteriores

17. Para chamar a ateno dos participantes o recurso de marketing a ser utilizado deve
ser:
a) Informativo e motivacional;
b) Claro e objetivo;
c) Sucinto e colorido;
d) Discreto e breve;
e) Atraente e dialgico.

Curso Tcnico em Secretariado 235


18. Para a realizao de inscries em um determinado evento a estratgia de
comunicao mais eficiente :
a) A entrega de folhetos pessoalmente;
b) A criao de uma homepage na internet;
c) Por meio de cartazes afixados em diversos locais;
d) Por meio de jornais e revistas;
e) Por anncio em TV.

19. A contrao de servios muito importante na obteno do sucesso de um evento.


Leia as proposies (alternativas) que tratam desse assunto:

I - O servio de decorao representado pela contratao de floriculturas.

II - Servio de traduo e interpretao exigido somente para eventos oficiais,


Organizao de Eventos

isto aquele que conta com a presena de autoridades relacionadas Presidncia da


Repblica.

III - servio de segurana e vigilncia a contrao de pessoal altamente qualificado


e treinado, devidamente uniformizado, para transmitir segurana, condio fundamental
em qualquer tipo de evento.

IV - servio de sinalizao abrange somente a sinalizao externa, ou seja, a


forma de subsidiar a correta direo para o local do evento.

Esto corretas:
a) I, II e IV;
b) III;
c) IV;
d) Nenhuma das alternativas;
e) Todas as alternativas.

20. Sobre a contratao de servios de traduo simultnea em eventos, correto


afirmar que:
a) Torna-se imprescindvel em eventos quando o palestrante no fala o mes-
mo idioma que os ouvintes.
b) fundamental quando o evento conta com a presena de autoridades in-
ternacionais.
c) A traduo simultnea, pode ser portugus/ingls e portugus/outros idi-
omas;
d) Para a traduo de portugus/ingls necessria uma cabine de traduo
com dois tradutores/intrpretes trabalhando em regime de rotatividade.;
e) Todas as alternativas esto corretas.

236 Instituto Federal - Paran


21. Assinale a alternativa correta quanto estrutura necessria para compor a sala VIP.
a) A sala pode ser longe do local do evento;
b) No h necessidade de servio de copa neste local;
c) A decorao e temperaturas devem ser agradveis;
d) No preciso disponibilizar computadores no local, j que na atualidade as
autoridades j trazem seus equipamentos;
e) Como estratgia no se deve instalar telefone na sala VIP com o objetivo de
preservar a privacidade das autoridades.

22. Assinale a alternativa correta quanto aos equipamentos que devem ser
disponibilizados para o dia do evento:
a) Computador e projetor multimdia;
b) Televiso e aparelho de som;

Organizao de Eventos
c) Tela para projeo;
d) Gravador, fitas para gravao e aparelho de som;
e) Todas esto corretas.

23. Sobre o checklist correto afirmar que


a) uma relao de providncias, tarefas ou necessidades do evento;
b) fundamental na organizao de um evento;
c) Pode ser usado tanto na fase inicial quanto no dia do evento;
d) O checklist pode ser adaptado para a fase do ps-evento;
e) Todas as alternativas esto corretas.

24. No faz parte das atividades do setor de secretaria de um evento


a) Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
b) Atender aos participantes (informaes necessrias e proviso de materi-
ais);
c) Efetuar novas inscries;
d) Proporcionar segurana aos participantes
e) Prestar informaes em geral;

25. Sobre o servio de recepo de um evento incorreto afirmar que:


a) O servio de recepo pode ter postos de atendimento em aeroportos,
hotis e nos locais onde acontecem as atividades do evento.
b) Dever acontecer somente no prprio local do evento;
c) responsvel pelo clima do evento;
d) fundamental como apoio e sucesso em um evento;
e) Os recepcionistas devem transmitir apoio aos participantes.

Curso Tcnico em Secretariado 237


26. Assinale a alternativa correta com relao ao uso do termo logstica nas distintas
fases de evento.
a) Est presente desde o incio do planejamento at a sua etapa final, ou seja
o ps-evento;
b) Est presente na fase do planejamento de um evento;
c) A logstica est presente na fase de execuo de um evento;
d) Est presente na fase da concepo de ideia de um evento;
e) Est presente na fase do ps-evento.

27. Faz parte da infraestrutura externa de um evento:


a) Aeroporto;
b) Hotel;
c) Programao social e turstica;
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d) Servios de transportes;
e) Todas as alternativas anteriores.

28. Faz parte das aes da fase do ps-evento:


a) Preparao do noticirio geral;
b) Compilao e ordenao de todos os press releases publicados;
c) Clculo de toda a centimetragem publicada;
d) Apresentao dos relatrios finais e de todas as fases de divulgao;
e) Todas as alternativas esto corretas.

29. O planejamento do ps-evento consiste em aes como:


a) Preparao do noticirio geral;
b) Compilao e ordenao de todos os press releases publicados;
c) Apresentao dos relatrios finais e de todas as fases de divulgao;
d) Reunies de trabalho nas quais a equipe seja incentivada a buscar resulta-
dos ainda maiores para o prximo evento.
e) Todas as alternativas esto corretas.

30. No faz parte das atividades no ps-evento:


a) Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providn-
cias tomadas;
b) Liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, materi-
ais, recursos humanos ou equipamentos utilizados;
c) Definir o tema do evento;
d) Devolver associao e/ou empresa promotora do evento todos os mate-
riais que tenham sobrado;
e) Desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento.

238 Instituto Federal - Paran


31. So consequncias da necessidade do conhecimento a respeito de cerimonial,
protocolo e etiqueta.
a) Globalizao e fuses de organizaes estrangeiras;
b) Tecnologia e inovao;
c) Profissionalismo e trabalho;
d) Sociedade e cultura;
e) Todas as alternativas esto corretas.

32. Numere a coluna da direita de acordo com as informaes contidas na coluna da


esquerda.

1. Conhecimento Tcnico ( ) Diz respeito ao compromisso com o


trabalho.

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2. Pontualidade ( ) Trata-se das competncias necessrias
para o trabalho.
3. Comportamento ( ) incompatvel com a necessidade de se
autopromover.
4. Discrio ( ) Diz respeito s atitudes do profissional.

Assinale a sequncia correta:


a) 2, 1, 3, 4
b) 3, 4, 2, 1
c) 1, 2, 3, 4,
d) 1, 2, 4, 3
e) 2, 1, 4, 3

33. Analise as afirmaes abaixo de acordo com as caractersticas ideais do perfil


do profissional atuante na organizao de eventos. E marque (V) para as afirmaes
verdadeiras e (F) para as falsas.

( ) Por ser uma atividade muito dinmica, o Profissional em Eventos dever


dominar pelo menos um idioma estrangeiro.

( ) A Comunicao um quesito muito importante para qualquer atuao


profissional na atualidade, mas na rea de eventos no fundamental.

( ) O Profissional em eventos deve ter perfil carismtico, porm no deve tocar


fisicamente nas pessoas, sob o risco de sua atitude no ser aceita.

( ) No contexto da organizao de eventos, no h necessidade de


aperfeioamento constante, pois uma vez aprendidas, as responsabilidades so de
ordem repetitivas em quaisquer situaes.

( ) Por tratar diretamente com o pblico, o Profissional em Eventos necessita


chamar ateno sobre si mesmo, e para tanto pode utilizar vestimentas e jarges, como
grias, por exemplo.

Curso Tcnico em Secretariado 239


Assinale a sequncia correta:
a) V, F, V, F, F
b) V, V, F, F, V
c) F, F, V, V, F
d) V, V, V, F, V
e) F, F, V, F, V

34. Analise as alternativas que falam sobre Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.

I - Etiqueta um fenmeno da cultura popular com caractersticas de cordialidade e


hospitalidade ligadas s normas de comportamento pessoal requintado.

II Cerimonial e Etiqueta so termos paralelos, ou seja, os dois tm o mesmo


Organizao de Eventos

sentido.

III Cerimonial e Protocolo so exigidos apenas em eventos de carter oficial, com


a presena do Governador do Estado e Presidncia da Repblica.

IV Cerimonial a rigorosa observncia de certas formalidades em eventos oficiais,


entre autoridades nacionais e estrangeiras.

V- Protocolo a ordem hierrquica que determina as regras de conduta aos governos


e seus representantes em ocasies oficiais particulares. Esto corretas:
a) I, II e IV;
b) I, IV e V;
c) II e III;
d) III e V;
e) Nenhuma das alternativas.

35. No Brasil, o Cerimonial regido pelo Decreto n:


a) 70.274/72;
b) 70.724/72;
c) 70.472/72;
d) 70.742/72
e) 70.427/72

36. Analise as alternativas abaixo que dispem sobre precedncias.


1. A ordem geral de precedncia no Brasil est descrita no Decreto 70.274/72.
2. Precedncia do latim Praecedere, sentar frente, de onde derivam passar na
frente, sentar-se antes.
3. A precedncia foi objeto de estudo em 1815 durante a Conferncia de Viena.
4. Em1903, o Brasil teve seu primeiro escrito a respeito de Precedncia, sendo autor
Marechal Deodoro da Fonseca.

240 Instituto Federal - Paran


Assinale a alternativa correta.
a) A frase 1 est correta.
b) As frases 2 e 4 esto corretas.
c) As frases 1, 2 e 3 esto corretas.
d) As frases 2 e 3 esto corretas.
e) A frase 4 est correta.

37. Enumere a coluna da direita de acordo com a coluna da esquerda, observando a


definio dos critrios utilizados para precedncia.

1. Critrio Econmico ( ) Consiste em dar precedncia


para algum em razo de seu

Organizao de Eventos
conhecimento.
2. Critrio cultural ( ) muitas vezes utilizado de forma
acobertada por outros critrios e
formas de seleo.
3. Critrio Hierrquico ( ) muito utilizado para unidades
administrativas, como pases. um
princpio estabelecido pelo Decreto
70.274/72.
4. Critrio Honorfico ( ) Este decorre da conveno
internamente adotada por uma
estrutura determinada, seja de
ordem particular ou pblica.
5. Critrio da antiguidade histrica ( ) Tem por objetivo honrar uma
determinada pessoa em razo de sua
posio na sociedade.
Assinale a sequncia correta:
a) 2, 4, 3, 1, 5
b) 3, 4, 2, 1, 5
c) 2, 1, 5, 3, 4
d) 1, 2, 3, 4, 5
e) 4, 3, 5, 2, 1

38. A respeito de uso de critrios para precedncias incorreto afirmar que:


a) Podemos utilizar somente um critrio para precedncia no mesmo evento;
b) Podemos utilizar um ou mais critrios para precedncia no mesmo evento;
c) prudente que os critrios sejam preestabelecidos;
d) O critrio da fora utilizado nos esportes at os dias atuais;
e) O critrio do anfitrio utilizado em eventos nacionais;

Curso Tcnico em Secretariado 241


39. Analise a alternativa CORRETA de acordo com as normas gerais para precedncia,
aplicada Presidncia da Repblica.
a) Presidente do Senado Federal, Ministros do Superior Tribunal de Justia,
Presidente da Repblica, Promotores Pblicos.
b) Presidente da Repblica, Ministros do Superior Tribunal de Justia,
Presidente do Senado Federal, Promotores Pblicos.
c) Promotores Pblicos, Presidente da Repblica, Presidente do Senado
Federal, Ministros do Superior Tribunal de Justia.
d) Presidente da Repblica, Presidente do Senado Federal, Ministros do
Superior Tribunal de Justia, Promotores Pblicos.
e) Presidente da Repblica e Promotores Pblicos.

40. Assinale a alternativa que corresponde definio mais completa de Precedncia:


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a) Precedncia significa sentar frente, passar na frente, sentar-se antes.


b) Precedncia um conceito ou ordem que determina a estrutura mxima
do estado;
c) Precedncia determina a ordem hierrquica de disposio das autoridades
de um Estado, organismo ou de todo corpo organizado ou grupo social.
d) Precedncia particularmente indispensvel na administrao, cujo objeto
essencial o exerccio do poder pblico;
e) Precedncia um termo que sempre despertou o interesse, prova disso
que Baro do Rio Branco j havia escrito a respeito.

41. Segundo o art. 1 da Lei n 5.700/71 so considerados smbolos nacionais e


inalterveis:
a) A Bandeira Nacional;
b) O Hino Nacional.
c) As Armas Nacionais;
d) O Selo Nacional;
e) Todas as alternativas anteriores

42. Analise as alternativas que tratam sobre a execuo do Hino Nacional Brasileiro em
eventos.

I - Nas cerimnias em que se tenha de executar Hino Nacional estrangeiro, este


preceder, em virtude do princpio de cortesia, o Hino Nacional Brasileiro.

II - O Hino Nacional Brasileiro sempre ser executado primeiramente, mesmo que


na cerimnia estejam presentes autoridades estrangeiras.

III - A execuo do Hino Nacional s ter incio depois que o Presidente da Repblica
houver ocupado o lugar que lhe estiver reservado.

IV - No correto bater palmas aps a execuo do Hino Nacional, salvo se houver


sido executado por orquestra.

V - O Hino Nacional poder ser executado por vozes ou instrumentos musicais de


acordo com o cerimonial previsto em cada caso.

242 Instituto Federal - Paran


Assinale a alternativa correta.
a) I, II e III;
b) IV e V;
c) I, III, IV e V;
d) I e II;
e) Todas esto corretas.

43. Um evento ser realizado no Brasil, no qual faro parte os representantes do


Paraguai, Argentina, Paran e Curitiba. As bandeiras sero dispostas de frente para o
pblico, desta forma sobre a precedncia das bandeiras correto afirmar que:
a) A precedncia pode ser por ordem alfabtica.
b) A precedncia pode ser por ordem de chegada do chefe da misso.
c) A precedncia pode seguir a ordem: esquerda a Bandeira da Argentina,

Organizao de Eventos
direita a bandeira do Paraguai. A Bandeira do Estado do Paran ficar em
quarto lugar ao lado da Argentina e a Bandeira de Curitiba ficar em quinto
lugar ao lado do Paraguai.
d) Para eventos do Mercosul, a disposio das Bandeiras segue a mesma or-
dem de autoridades aplicadas ao Mercosul.
e) Todas as alternativas esto corretas.

44. obrigatrio o uso das Armas Nacionais


a) No Palcio da Presidncia da Repblica e residncia do Presidente;
b) Nos edifcios-sedes dos Ministrios,
c) No Supremo Tribunal Federal,
d) Nos edifcios-sedes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio dos Esta-
dos, Distrito Federal e Territrios;
e) Todas as alternativas esto corretas.

45. Sobre o hasteamento de Bandeiras INCORRETO afirmar que:


a) Em eventos as bandeiras j podero estar hasteadas;
b) Se houver hasteamento das bandeiras durante um evento, o ato dever ser
acompanhado pelo Hino Nacional.
c) A maior autoridade presente hasteia a Bandeira Nacional.
d) Em eventos, as bandeiras no podero ser hasteadas.
e) Normalmente o hasteamento de bandeiras e a execuo do Hino Nacional
antecedem o corte simblico da fita.

46. Sobre a composio de mesas com nmero mpar de participantes, a regra geral
estabelece que:
a) a autoridade principal sentar cabeceira da mesa.
b) a autoridade principal sentar em uma mesa parte, diferente dos demais.
c) a autoridade principal sentar no centro da mesa, seguidas da segunda
maior autoridade e do anfitrio do evento.
d) o anfitrio do evento que dever sentar no centro da mesa.
e) a autoridade principal sentar no incio da mesa, perto da cabeceira.

Curso Tcnico em Secretariado 243


47. A regra geral para precedncias nas mesas diretivas obedece:
a) Sempre a autoridade sentar na cabeceira da mesa.
b) Sempre a autoridade principal sentar no centro da mesa.
c) Sempre as autoridades sentaro nas cabeceiras das mesas, portanto um
de cada lado.
d) Sempre a autoridade principal ser o ltimo a compor a mesa.
e) Sempre o anfitrio ser o primeiro a compor a mesa.

48. Sobre normas de etiqueta na arte de cumprimentar, correto afirmar:


a) Que so muito importantes, pois a primeira impresso a que fica.
b) Que so dispensveis na atualidade.
c) Que esto em desuso, afinal etiqueta frescura.
d) Que nada dizem a respeito das pessoas envolvidas.
Organizao de Eventos

e) Que so importantes, mas no tudo, especialmente na rea organizacio-


nal.

49. Voc acaba de ser apresentado a uma pessoa, e esta lhe pergunta como vai, a
maneira correta e polida de se responder :
a) Estou bem, mas minha sade apresenta problemas srios.
b) Estou bem, obrigada!
c) No estou nada bem, pois fui demitida e ando em baixo astral.
d) Estou bem, apesar dos conflitos no meu trabalho.
e) No estou bem hoje.

50. Assinale a alternativa CORRETA:


a) O ambiente de trabalho no deve merecer ateno, somente as atividades
que ali so executadas.
b) Um com licena antes de entrar em qualquer lugar muito bem vindo,
principalmente no ambiente de trabalho.
c) Em ambientes de trabalho no h necessidade de educao e formalismos.
d) No precisa pedir licena para utilizar materiais, pois essas pertencem
empresa e no s pessoas.
e) A linguagem verbal deve ser descontrada, podendo utilizar a gria, pois
facilita a comunicao.

244 Instituto Federal - Paran