EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados
al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios
materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar
la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades
integrantes de la administracin pblica.

Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de

actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de
Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene
diversas instancias.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,

procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos
en las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso
de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de
gestin que actan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los

siguientes:

Abastecimiento
Personal
Inversin pblica
Presupuesto
Contabilidad
Tesorera
Otros

PROCESOS TCNICOS

Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del

sistema de abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms
dinmicos funcional y operativo.

Los Procesos tcnicos son 11, los que para una mayor operatividad y
funcionamiento han sido agrupados en Sub sistemas.

SUB SISTEMA DE INFORMACIN.-

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende, se capta,

procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva la informacin sobre los
bienes servicios en general y ejecucin de obras, proveedores que lo
suministran, precio de mercado y condiciones de venta ofrecidas por
estos, seguridad, garanta que ofrecen, acciones de seguimiento y control a
realizar, etc.; necesarios por las entidades pblicas para tomar la decisin ms
conveniente en condiciones ptimas para el Estado.

Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:

a. CATALOGACIN.-

Proceso que permite la depuracin, ordenamiento,

estandarizacin, codificacin, obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios, obras
y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos
en el catlogo institucional el cual constituye un documento de valiosa
informacin.

b. REGISTRO DE PROVEEDORES.-

Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la

informacin comercial relacionada con los proveedores (contratista y
consultores) de la entidad, y tambin los bienes, servicios, obras y
consultora que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.

c. REGISTRO Y CONTROL.-

Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificacin y

conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos tcnicos,
a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas
necesarias.
As como tambin referido al seguimiento de los documentos
administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar
demoras o establecimiento en el trmite de los mismos, hecho que
perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.

d. PROGRAMACIN Y CONSULTORIA.-

Proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la

satisfaccin conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras,
consultora, etc. que son requeridas por las dependencias de las entidades
pblicas, previa determinacin en base a las respectivas metas
institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de
austeridad y prioridad.

SUB SISTEMA DE NEGOCIACIN/OBTENCIN

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende presenta

opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios o, para
rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas imprevistas o hechos
fortuitos comprobados.
a. ADQUISICIN

Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms

conveniente, adecuada y oportuna para el Estado, la adquisicin,
obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras, consultora, siguiendo
un conjunto de acciones tcnicas administrativas y jurdicas, requeridas
por las dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance
de sus metas, por medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en
cuenta el presupuesto asignado.

b. RECUPERACIN DE BIENES

Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a

tener dominio o disposicin de bienes (para uso, consumo) o de servicios
que anteriormente se tena derecho sobre su propiedad o uso, luego de
haberlos perdido por diversas causas como:

- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.

- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia
entidad.
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es
decir que permanecieron en stock o sin rotacin, por haber sido
adquiridos sin rotacin, por haber sido adquiridos sin programacin en
exceso o en forma indiscriminada.

SUBSISTEMA DE UTILIZACIN/PRESERVACIN.

Llamado as porque orienta y coordina la movilizacin, el uso, conservacin y

custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas para una adecuada
utilizacin y preservacin.

Comprende los siguientes procesos:

a. ALMACENAMIENTO

Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada on la

ubicacin fsica temporal de los bienes materiales adquiridos por las
entidades pblicas a travs de las modalidades de adquisicin
establecidas, en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con
fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA,
a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos.

b. MANTENIMIENTO.-

Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de

abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras personas
idneas, proporciona adecuada y oportunamente
el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo, preventivo,
correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el
 propsito de estar en ptimo estado de conservacin y de operacin de los
mismos.

c. SEGURIDAD.-

Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por medio de

la unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de registros,
brindan un eficiente servicio de seguridad integral.

d. DISTRIBUCIN.-

Es un proceso que, a travs del almacn institucional, proporciona

adecuada y oportunamente los bienes requeridos para las dependencias
solicitantes, para el logro se sus objetivos y alcance de metas
institucionales.

e. DISPOSICIN FINAL.-

Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situacin

tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso, la cual
tiene como finalidad evitar la acumulacin improductiva de bienes y/o
servicios innecesarios para la entidad.
Por lo que ser pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineracin o
destruccin, segn su estado.

Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

a. Programacin de necesidades

Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas

institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro
de Necesidades.

b. Elaboracin del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes,

servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura
- PIA.

c. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones -

PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la

aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No
se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya
sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
d. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto

del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley
Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento,
as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.

e. Ingreso al Almacn Institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos

procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso
fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas
de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin,
Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin
permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias,
registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la
Oficina de Contabilidad).

f. Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando

el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

g. Inventario Fsico

En el proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de

Abastecimiento, SBN, etc.

h. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

i. Presentacin a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.