IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el ao 2003 al 2006 quizs;
se puede deducir que la mayora de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentacin y el archivo, era cualquier empleado muchas
veces lo imponan como un castigo por decir as, por su mala conducta o
simplemente por que su jefe lo ha dicho, lgicamente el mtodo que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regan por
alguna norma o procedimiento y lo hacan como ellos crean aparentemente
ser el mejor mtodo haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la bsqueda de archivos, o por
buscar algn documento y esto podra causar conflictos internos.

Actualmente, podra decirse, que desde inicios del ao 2010 o antes el

gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.

En toda organizacin ya sea pblica o privada para la Organizacin de su

archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen
en Colombia y que hablan sobre la Organizacin del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en una

empresa o Institucin, el individuo debe archivar por el mtodo apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
coleccin de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, segn el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo
econmico, social, cientfico y tecnolgico, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra alguno mirando el anlisis de cada uno de ellos, primero
como un punto importante deduzco que el archivo es importante por que nos
brinda el servicio para proceder contra algn acto para hacerlo ms simple
dar un pequeo ejemplo:

- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador

desde que entr a la Institucin, desde un punto de vista archivstico Juanito
debera enviar una carta donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratgicos como no para generar ingresos,

eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organizacin que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante dira yo, son las nuevas tecnologas en el archivo:

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin

como medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario
externo.

Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de

la archivstica los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de
procedencia y el de respeto al orden original,

Son fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los

principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que
no es otra cosa que el conjunto de la documentacin producida o recibida por
personas fsicas o jurdicas, organismos e instituciones pblicas o privadas
en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte

que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio

el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la
informacin contenida en los documentos este al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos

LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologas tambin es necesario indispensable

mencionar la comunicacin rpida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

El Correo Electrnico: El correo electrnico ofrece la posibilidad de

intercambiar informacin de manera rpida y eficaz, pues permite el envo de
todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de
comunicacin: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentacin, coordinacin entre el archivo central y los archivos de
gestin, comunicacin de transferencias, Entre el archivero y los usuarios
externos para peticin de informacin. Entre el archivero y los proveedores.

Internet: La ltima revolucin para el mundo de los archivos llega con la

Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y
comunicacin de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son
amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el
potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de informacin
ms actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. Es
enormemente til para el trabajo del archivero, pero tambin como medio de
difusin del archivo. Es el instrumento ms rpido y gil para encontrar
informacin concreta sobre un archivo. As mismo sirven de apoyo para un
servicio ms a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratgicos para generar
ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y
garantizar la seguridad de que sus archivos estn en buenas condiciones y
en un lugar seguro ya que vindolos desde el punto de vista legal estos
documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra
empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta
transformacin de un mayor valor empresarial comienza con un socio de
eficacia probada que comprenda los desafos de su compaa.