ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS CON DEMANDA

INDEPENDIENTE
INVENTORY MANAGEMENT WITH INDEPENDENT DEMAND
Autores:
Trejo Jaime Franz, Collantes Gonzales Joao, Ayte Gonzales Juan, Anchayhua Sulca Jordy, Collantes
Rosales Abel

Resumen

La intencin de este trabajo es compartir con los lectores una forma de hacer anlisis estructural a la
administracin de inventarios con una demanda independiente. Para ello, se presenta una breve descripcin los
inventarios segn su naturaleza de demanda, sistemas de control y de revisin continua, as como tambin
sistemas de depsitos e hbridos, ejemplos de sistema P y Q y al final se exponen para reflexin algunas
conclusiones.

Abstract

The intention of this work is to share with the readers a way of making structural analysis to the management
of inventories with an independent demand. For this, a brief description is presented of the inventories according
to their nature of demand, control systems and continuous revision, as well as deposit and hybrid systems,
examples of system P and Q and at the end some conclusions are presented for reflection.

Introduccin
La administracin de inventarios, es decir, la
planificacin y control de los inventarios para
cumplir las prioridades competitivas de la
organizacin, es un motivo importante de
preocupacin para todos los gerentes de todo tipo
de empresas. La administracin eficaz de los
inventarios es esencial para realizar el pleno
potencial de toda cadena de valor. Para las
compaas que operan con mrgenes de utilidad
relativamente bajos, la mala administracin de los
inventarios puede perjudicar gravemente sus
negocios.
1. Inventarios segn naturaleza de la demanda
1.1. Demanda Independendiente /Demanda
Dependiente:
Es demanda independiente aquella a la que no le
afectan ms elementos que los propios del mercado.
Es un modelo donde se contempla una cantidad
ptima a ordenar y el tiempo en el que se va a hacer
un pedido del inventario de demanda independiente
a nuestro pedido
Es demanda dependiente aquella que va vinculada a
la fabricacin de otro producto (Por ejemplo la
demanda de ruedas de bicicleta es dependiente de la
demanda de bicicletas).
1.2. Administracin de inventario de demanda
independiente
Los inventarios son importantes para todo tipo de
organizaciones y sus empleados. Los inventarios
afectan en gran medida las operaciones cotidianas
porque deben contarse, pagarse, usarse en las
operaciones, usarse para satisfacer a los clientes y
administrarse. Los inventarios requieren inversin
de fondos, lo mismo que la compra de una mquina
nueva. El dinero invertido en el inventario no est
disponible para invertirlo en otras cosas; por tanto,
los inventarios representan una sangra de los flujos
de efectivo de una organizacin. No obstante, las
empresas entienden que la disponibilidad de los
productos es un punto clave de las ventas en muchos
mercados y absolutamente crtica en muchos ms.
Entonces, el inventario es una bendicin o una
maldicin? Desde luego, demasiado inventario
disponible reduce la rentabilidad, y demasiado poco
daa la confianza del cliente. Por lo tanto, la
administracin de inventarios implica sacrificar
ciertas cosas por otras. Vamos a descubrir cmo las
compaas pueden administrar con eficacia los
inventarios en toda la organizacin.
1.3. Sistema de control de inventario
La EOQ y otros mtodos para calcular el tamao del
lote responden esta importante pregunta: qu
cantidad se debe pedir? Otra pregunta importante
que requiere respuesta es: cundo debe hacerse el
pedido? Un sistema de control de inventario
responde ambas preguntas. Cuando se selecciona un
sistema de control de inventario para una aplicacin
en particular, el carcter de las demandas impuestas
sobre los artculos del inventario es un factor crucial.
Una diferencia importante entre los tipos de
inventarios es si el artculo en cuestin est sujeto a
una demanda dependiente o independiente. Los
detallistas, como JCPenney, y los distribuidores
tienen que manejar artculos de demanda
independiente, es decir, aqullos cuya demanda se
ve afectada por las condiciones del mercado y no
est relacionada con las decisiones de inventario
referentes a ningn otro artculo que se tenga
almacenado. El inventario de demanda
independiente incluye:
_ Mercanca para venta al mayoreo y al menudeo.
_ Inventario de apoyo a servicios, como sellos y
etiquetas de correo en el caso de oficinas postales,
artculos de oficina si se trata de bufetes de
abogados, y suministros de laboratorio en las
universidades dedicadas a la investigacin.
_ Inventarios para la distribucin de productos y
partes de repuesto.
_ Suministros para mantenimiento, reparacin y
operacin (MRO); es decir, elementos que no
forman parte del producto o servicio final, como
uniformes de empleados, combustibles, pinturas y
partes de repuesto para la reparacin de mquinas.
La administracin de un inventario de demanda
independiente suele ser complicada porque la
demanda est sujeta a la influencia de factores
externos. Por ejemplo, la duea de una librera no
puede estar segura de cuntos ejemplares de la
novela que es el ltimo xito editorial comprarn los
clientes durante el mes entrante. En consecuencia,
tal vez decida mantener en inventario algunos
ejemplares adicionales como reserva de seguridad.
Es preciso hacer el pronstico de la demanda de
carcter independiente, como la de los diversos
ttulos de libros.
Este captulo se centra en los sistemas de control de
inventario para artculos con demanda
independiente, es decir, el tipo de demanda que
enfrenta tanto la propietaria de la librera como
otros comerciantes detallistas, proveedores de
servicios y distribuidores. Aun cuando es difcil
pronosticar la demanda de un cliente cualquiera, la
baja demanda de algunos clientes se compensa a
menudo con la alta demanda de otros. As, la
demanda total de cualquier artculo con demanda
independiente puede seguir un patrn relativamente
uniforme, con algunas fluctuaciones aleatorias. Los
artculos de demanda dependiente son los que se
requieren como componentes o insumos de un
producto o servicio. La demanda dependiente
muestra un patrn muy distinto del que corresponde
a la demanda independiente y debe administrarse
con tcnicas diferentes (vase el captulo 15,
Planificacin de recursos).
En esta seccin se analizan y comparan dos sistemas
de control de inventario: (1) el sistema de revisin
continua, conocido como sistema Q, y (2) el sistema
de revisin peridica, llamado sistema
P. Por ltimo, se estudiarn los sistemas hbridos,
que presentan caractersticas tanto del sistema P
como del sistema Q.
3.1.3 Seleccin del punto de reorden cuando
la demanda y el tiempo de espera son
inciertos
De la situaciones ms frecuentes es cuando la
demanda como el tiempo de espera son inciertos y
para determinar esto de forma sencilla se obtiene
aleatoriamente un tiempo de espera a partir de la
distribucin del tiempo de espera, y despus se
obtienen aleatoriamente las demandas para cada
periodo del tiempo de espera a partir de la
distribucin de la demanda. Se registra la demanda
total para ese tiempo de espera, y el procedimiento
se repite un gran nmero de veces para llegar a una
demanda durante la distribucin del tiempo de
espera.
Se usan distribuciones de probabilidad discretas ya
que se pueden aproximar a distribuciones de
probabilidad tericas que son desconocidas para el
tiempo de espera y demanda
Tiempo de espera (semanas) Probabilidad del
tiempo de espera
1 0.35
2 0.45
3 0.10
4 0.05
5 0.05
Demanda (unidades por semana) Probabilidad de la
demanda
10 0.10
13 0.20
18 0.40
23 0.20
26 0.10
La cantidad de pedido se usa una EOQ de 75
unidades. El punto de reorden es 64 unidades, y el
inventario de seguridad es de 28 unidades. El costo
total, C, de este sistema es:
3.2 Sistema de revisin peridica
Conocido como sistema de reorden a intervalos
fijos o sistema de reorden peridica, en el cual la
posicin de inventario de un artculo se revisa
peridicamente. Un sistema de ese tipo puede
simplificar la programacin de las entregas porque
establece una rutina. Los nuevos pedidos se colocan
siempre al final de cada revisin y el tiempo entre
pedidos (TBO) tiene un valor fijo de P. La demanda
es una variable aleatoria, por lo que la demanda total
entre revisiones es variable. En un sistema P, el
tamao del lote, Q, puede cambiar de un pedido a
otro, pero el tiempo entre pedidos es fijo, en este
sistema se mantiene 4 de las suposiciones originales
de la OEQ:
No existan restricciones en cuanto al tamao del
lote
Los costos pertinentes sean los de mantenimiento de
inventario y los de hacer pedidos
Las decisiones referentes a un artculo sean
independientes de las decisiones a otros artculos
No exista incertidumbre en los tiempos de entrega
y se conozca la oferta

Fuente: Administracin de operaciones, Krajewski
8va edicion
Se hace una revisin de forma peridica como
vemos en la figura cuando tenemos una demanda
incierta, determinamos la cantidad que hace falta
(Q1= T-IP1) y se hace un pedido para reabastecer
Seleccin del tiempo entre revisiones
Para manejar un sistema P se necesita tomar dos
decisiones: la cantidad de tiempo entre revisiones,
P, y el nivel objetivo del inventario, T. Para
determinar el tiempo entre revisiones (P) s se
pueden uno de estos criterios que se adecue a la
empresa:
Elegir el intervalo conveniente
Puede tener el mismo valor que el tiempo promedio
entre pedidos para la cantidad econmica de pedido
TBOEOQ
Cuando se usa otros modelos para determinar el
tamao del lote , es
Necesario dividir el tamao del lote seleccionado
entre la demanda anual, D, y usar este resultado
como P.
3.2.1 Seleccin del nivel objetivo de inventario
cuando la demanda es incierta
Cuando tenemos un tiempo de espera constante. El
pedido debe ser suficientemente grande para hacer
que la posicin de inventario, IP, dure hasta despus
de la prxima revisin; sin embargo para corregir la
posicin de inventario se necesita considerar un
tiempo de espera por lo tanto el intervalo de
proteccin es P + L que ser el periodo de
proteccin contra el desabasto, con este mismo
tiempo de periodo debemos desarrollar la
distribucin de la demanda. Entonces el nivel
objetivo de inventario T considera la demanda
calculad y el inventario de seguridad para la
incertidumbre de la demanda:
T = d(P + L) + Inventario de seguridad para el
intervalo de proteccin
Donde:
Z : Correspondiente al n% del nivel de
servicio , distribucin normal
Inventario de seguridad = zP+L
Desviacin estndar=P+L =t +
3.2.2 Clculo de los costos totales del sistema
P
P: Tiempo transcurrido entre dos revisiones
d: Demanda promedio
D: Demanda anual en unidades
H: Costo por mantener un unidad en inventario
por un ao
S: Costo por hacer pedidos por cada lote
3.2.3. Seleccin del nivel objetivo de
inventario cuando la demanda y los tiempos
de entrega son inciertos
El procedimiento para seleccionar el nivel objetivo
de inventario cuando la demanda y el tiempo de
espera son inciertos se parece al mtodo que se
emple para el sistema de revisin continua. La
diferencia es que ahora se debe considerar la
demanda durante el intervalo de proteccin, P + L.
Usar una simulacin por computadora es un mtodo
prctico, dadas las distribuciones de probabilidad de
la demanda y los tiempos de entrega. El periodo de
revisin, P, se considera una constante. La
simulacin procede extrayendo aleatoriamente un
tiempo de espera
L y sumndolo a P para obtener el intervalo de
proteccin. En seguida, las demandas se extraen
aleatoriamente de la distribucin de la demanda de
cada periodo en el intervalo de proteccin. La
demanda total se registra y el procedimiento se
repite. La figura 12.13 muestra que la distribucin
de la demanda durante el intervalo de proteccin
para los datos del comedero para pjaros usando el
simulador de demanda durante el intervalo de
proteccin en OM Explorer. Se selecciona T en la
lista de niveles de demanda en la distribucin. La
probabilidad acumulada de demandas iguales o
menores que el valor de T seleccionado debe ser
igual o superior al nivel de servicio de ciclo deseado.
En este ejemplo, el nivel de servicio de ciclo
deseado es de 90%; por lo tanto, la mejor opcin es
T = 136. La cantidad de inventario de seguridad
requerida para ese nivel de servicio se obtiene
restando la demanda promedio durante el intervalo
de proteccin de T.
En este caso, el inventario de seguridad es de 136
108 = 28 unidades.
Figura: Distribucin de la demanda durante el
intervalo de proteccin
Figura: Demanda durante el intervalo de
proteccin
4. Sistema de depsitos
4.1. Sistema de dos depsitos
Una versin visual del sistema Q es el sistema de
dos depsitos, en el cual el inventario de un artculo
se almacena en dos lugares diferentes. El inventario
se extrae primero de uno de los depsitos.
Cuando el primer depsito est vaco, el segundo
depsito sirve de respaldo para cubrir la demanda
hasta que llega el pedido de reabastecimiento. El
hecho de que el primer depsito est vaco indica la
necesidad de hacer un nuevo pedido. Si cerca de los
depsitos se colocan formularios de pedido
totalmente llenos, los trabajadores pueden enviar
uno al departamento de compras o incluso
directamente al proveedor. Cuando llega el nuevo
pedido, el segundo depsito vuelve a llenarse hasta
su nivel normal y el resto se almacena en el primer
depsito. El sistema de dos depsitos funciona
como un sistema Q, y el nivel normal del segundo
depsito representa el punto de reorden R. Este
sistema tambin puede implementarse con un solo
depsito, en el cual se hace una marca en el punto
de reorden.
4.2. Sistema de un solo deposito
El concepto de un sistema P puede traducirse en un
sencillo sistema visual de control de inventario. En
el sistema de un solo depsito, se marca un nivel
mximo en el anaquel o depsito de
almacenamiento, con la ayuda de una vara de medir,
y el inventario se repone peridicamente hasta esa
marca (por ejemplo, una vez a la semana). El
depsito nico puede ser, por ejemplo, un tanque de
almacenamiento de gasolina en una estacin de
servicio, o un depsito para el almacenamiento de
partes pequeas en el caso de una planta
manufacturera.
5. Ventajas comparativas entre Q y P
Ni el sistema Q ni el sistema P es el mejor para todas
las situaciones. Tres ventajas del sistema P deben
sopesarse frente a tres ventajas del sistema Q.
Implcitamente, las ventajas de un sistema son las
desventajas del otro.
Las principales ventajas de los sistemas P son las
siguientes:
1. El sistema es prctico y cmodo porque el
reabastecimiento se realiza a intervalos fijos. Los
empleados pueden dedicar regularmente un da o
algunas horas para concentrarse en esta tarea
especfica. Los intervalos fijos de reabastecimiento
tambin permiten estandarizar los tiempos de
recoleccin y entrega.
2. Los pedidos de mltiples artculos de un mismo
proveedor pueden combinarse en una sola orden de
compra. Este mtodo reduce los costos por hacer
pedidos y los de transporte, y es posible que el
proveedor otorgue un descuento en el precio a partir
de cierta cantidad.
3. Slo es necesario conocer la posicin de
inventario, IP, cuando se realiza una revisin (y no
continuamente, como en el sistema Q). Sin embargo,
esta ventaja es discutible cuando las empresas usan
sistemas computarizados para llevar sus registros,
en los cuales se consigna una transaccin cada vez
que se recibe o retira cualquier material Cuando los
registros de inventario estn siempre al corriente, el
sistema se conoce como sistema de inventario
perpetuo.
Las principales ventajas de los sistemas Q son las
siguientes:
1. La frecuencia con que se revisa cada artculo
puede individualizarse. Al ajustar la frecuencia de
revisin segn las necesidades de cada artculo, es
posible reducir el total de los costos por hacer
pedidos y por mantenimiento de inventario.
2. Los tamaos de lote fijos, si son suficientemente
grandes, pueden producir descuentos por cantidad.
Las limitaciones fsicas de la empresa, como la
capacidad de carga de los camiones, los mtodos de
manejo de materiales y el espacio en anaquel,
tambin imponen la necesidad de un tamao de lote
fijo.
3. Los inventarios de seguridad ms bajos se
traducen en ahorros.
En conclusin, la eleccin entre los sistemas Q y P
no es totalmente clara. El que alguno de ellos sea
mejor que el otro depende de la importancia relativa
de sus ventajas en diferentes situaciones.
6. Precisin en los registros de inventario
Independientemente del sistema de inventario que
se use, la precisin de los registros es un factor
crucial para su xito. Un mtodo que permite
alcanzar y mantener esa precisin consiste en
asignar a empleados especficos la responsabilidad
de enviar y recibir materiales, y de registrar con
precisin cada una de esas transacciones. Un
segundo mtodo consiste en guardar el inventario
bajo llave para impedir retiros de material no
autorizados o sin el debido registro. Este mtodo
tambin ofrece proteccin contra el
almacenamiento del material recin recibido en
lugares equivocados, donde podra quedarse
perdido durante meses. El conteo cclico es un
tercer mtodo en el cual el personal del almacn
cuenta fsicamente un pequeo porcentaje del
nmero total de artculos todos los das y corrige
todos los errores que encuentra. Los artculos clase
A son los que cuentan con mayor frecuencia. Un
ltimo mtodo, especial para sistemas
computarizados, consiste en realizar revisiones
lgicas a fin de detectar errores en cada una de las
transacciones registradas e investigar a fondo
cualquier discrepancia. Dichas discrepancias
pueden consistir en: (1) materiales recibidos cuando
no hay recepciones programadas; (2) salidas que
exceden el saldo actual del inventario disponible, y
(3) recepciones que consignan un nmero de parte
inexacto (o inexistente).
Estos mtodos permiten mantener la precisin de
los registros de inventario dentro de lmites
aceptables. Un beneficio secundario es que los
auditores pueden no exigir los conteos de inventario
al final del ao si los registros resultan ser
suficientemente precisos.
7. Sistemas hbridos
Varios sistemas hbridos de control de inventario
renen algunas caractersticas de los sistemas P y Q,
pero no todas. Se examinarn brevemente dos de
estos sistemas: el de reabastecimiento opcional, y el
de inventaro base.
7.1. Sistema de reabastecimiento opcional
Llamado a veces sistema de revisin opcional, min-
mx o (s, S), el sistema de reabastecimiento
opcional es muy parecido al sistema P. Se utiliza
para revisar la posicin de inventario a intervalos de
tiempo fijos y si dicha posicin ha disminuido hasta
un nivel predeterminado (o ms abajo del mismo),
hacer un pedido de tamao variable que cubra las
necesidades esperadas. El nuevo pedido es
suficientemente grande para llevar de nuevo la
posicin de inventario a la del inventario objetivo,
en forma similar a T en el caso del sistema P. Sin
embargo, no se hacen pedidos despus de realizar
una revisin, a menos que la posicin de inventario
haya descendido hasta el nivel mnimo
predeterminado. El nivel mnimo acta como el
punto de reorden R en un sistema Q. Si el objetivo
es 100 y el nivel mnimo es 60, el tamao de pedido
mnimo es 40 (o 100 60). Como no es necesario
realizar revisiones continuas, este sistema resulta
particularmente atractivo cuando los costos de
revisin y de hacer pedidos son significativos.

7.2. Sistema de inventario base

En su forma ms simple, el sistema de inventario
base expide una orden de reabastecimiento, Q, cada
vez que se realiza un retiro, por la misma cantidad
que se retir. Esta poltica de sustitucin de uno por
uno mantiene la posicin de inventario en un nivel
de existencias bsico igual a la demanda esperada
durante el tiempo de espera, ms un inventario de
seguridad. Por lo tanto, el nivel de inventario base
es equivalente al punto de reorden en un sistema Q. Conclusiones
Sin embargo, ahora las cantidades de pedido varan
La gestin de inventarios es sin duda alguna una
para mantener la posicin de inventaro en R en
herramienta fundamental para las empresas que
todo momento. Debido a que esa posicin
buscan ser cada vez ms competitivas.
representa la IP ms baja posible que permitir
Adems uno de los beneficios que conseguimos con
mantener un nivel de servicio especificado, el
una buena gestin de los inventarios es que reduce
sistema de inventario base puede usarse para
la cantidad de circulante necesario para hacer frente
minimizar el inventario de ciclo. De este modo, se
al da a da.
hacen ms pedidos, pero cada uno de ellos es ms
De esta manera puede reducir las necesidades de
pequeo. Este sistema es apropiado para artculos
espacio para el normal funcionamiento y adecua los
muy costosos, como motores de sustitucin para
flujos de materiales a las necesidades de las
aviones jet. No se maneja un inventario mayor que
empresas.
la demanda mxima esperada hasta que se recibe el
Tambin permite garantizar el abastecimiento
pedido de reabastecimiento.
continuo, mantener niveles ptimos de inventario,
cumplir con indicadores de gestin, reducir costos
8. Ejemplo Sistema Q de almacenamiento, satisfacer la demanda y reducir
costos de oportunidad entre otras.

Bibliografa
KRAJEWISKI, Lee J./ RITZMAN, Larry P.;
ADMINISTRACIN DE OPERACIONES
ESTRATEGIA Y ANLISIS; quinta Edicin,
Mxico 2000

FRAZELLE, Edward/ SOJO Ricardo; LOGISTICA

DE ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE
MATERIALES DE CLASE MUNDIAL; Grupo
Editorial Norma, Bogot 2007

9. Ejemplo Sistema P