Diagnstico organizacional: generalidades y herramientas

En el sistema econmico actual, la competitividad juega un papel preponderante

para el desarrollo de las empresas. Esto implica estar a la vanguardia en los
procesos productivos, financieros y administrativos. Igualmente contar con un
capital humano idneo.

Si bien existen diferentes maneras o procedimientos para lograr ser cada vez
mejores en un mercado altamente competitivo, es conveniente conocer y aplicar
el concepto de diagnstico organizacional, el cual busca conocer las
potencialidades y limitaciones de la empresa en el presente e identificar las
estrategias a implementar con el fin de apuntar al desarrollo de la organizacin.

1. Diagnstico organizacional

El diagnstico en trminos generales implica recoleccin y anlisis de informacin

importante para tomar decisiones objetivas ante situaciones problemticas. Este
concepto se aplica a las empresas modernas y que ven como el mercado es
dinmico y por lo tanto ellas igualmente tienen que buscar las estrategias para
adaptarse a dichos cambios. Otra de las situaciones son las competencias que los
empresarios actuales deben poseer para mantener vigente a su compaa en el
tiempo.

En este contexto, la presente actividad de aprendizaje ofrece los conceptos y

definiciones del diagnstico organizacional, al igual que las herramientas y
metodologas para su aplicacin en campo, adems de repasar conceptos de
actividades previas.

Concepto del diagnstico organizacional

El origen etimolgico del trmino diagnstico proviene del griego "diagnosis", que
significa "conocimiento". Mientras que la palabra organizacin procede del griego
"organon" que significa instrumento, herramienta, til o proceso.

El diagnstico organizacional es el proceso analtico por medio del cual se

identifica la situacin real de la empresa o compaa, con el fin de detectar y
solucionar los problemas o inconvenientes que se estn presentando en un
momento determinado y establecer las tcticas y estrategias para optimizar los
recursos tcnicos y humanos, los procesos de produccin a nivel interno y externo
de la organizacin.
 Fuente: Fotolia (2004)

El diagnstico organizacional puede entenderse como un proceso de

medicin orientado a evaluar diferentes aspectos de una organizacin,
tales como sus estructuras o las personas que en ella trabajan. Las
caractersticas tcnicas de este proceso de medicin pueden variar,
dependiendo del grado en que ste adquiere un mayor o menor carcter
experimental. En un extremo se encuentran estudios de diagnstico que
corresponden a investigaciones de una alta rigurosidad experimental,
mientras que en otro extremo aparecen estudios con carcter de
narraciones descriptivas.

Los estudios de diagnstico organizacional buscan describir y/o establecer

relaciones entre las variables de la organizacin y de su medio ambiente.
El propsito de esta bsqueda de informacin es el de generar
conocimientos que permitan entender, administrar y/o cambiar las
organizaciones en funcin de dos grandes objetivos: por una parte, para
mejorar la eficiencia y productividad de las organizaciones y, por otra, para
 mejorar la calidad, justicia y condiciones de vida laboral de sus
trabajadores.

La importancia de ambos objetivos es primordial, se deben producir bienes

o servicios con eficiencia y a su vez, resulta necesario mantener la
cohesin entre los miembros de la organizacin. Algunos autores incluso
postulan que los objetivos de equidad y productividad estn
interrelacionados entre s, las inequidades e injusticias que ocurren dentro
de la organizacin pueden perjudicar la eficiencia o productividad de ella.
(Martnez y Raineri, s.f.)

Fuente: Fotolia (2004)

Para aplicar este concepto es necesario considerar ciertas condiciones para

aumentar el nivel de xito del ejercicio, esto implica que el usuario del servicio en
este caso, la junta directiva de las empresas o el dueo de la compaa comercial,
asuma la responsabilidad y el compromiso que conlleva este proceso de estudio,
el cual recae sobre ellos. Otro aspecto importante, se relaciona con la tica
profesional con la confidencialidad de la informacin que se obtenga del estudio.
reas funcionales de la empresa:

Recursos
humanos

Marketing Empresa Produccin

Finanzas

Fuente: SENA

Ventajas y desventajas del diagnstico

Dentro de la de aplicacin de un diagnstico organizacional es conveniente tener

presente que todo proceso tiene ventajas y desventajas, dependiendo de lo que
se quiere lograr. La Universidad Nacional Abierta y a Distancia (s.f.) menciona
algunas:

Ventajas:

Al aplicarlo se despierta un espritu de grupo.

Es participativo.
La gente se siente comprometida con las soluciones.
Da una estructura lgica a la problemtica.
Es la manera ms eficiente y eficaz para manejar los recursos, cumplir y
encontrar los problemas.
Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a
trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata.
 Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal, hasta que
se fije el nuevo rumbo, los objetivos de la organizacin y se implanten
cambios en los sistemas y procesos de la organizacin.
Como metodologa es muy clara y contiene elementos que pueden ser
combinados con otras tcnicas para crear enfoques particulares ms
eficientes.

Desventajas:

El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para

diversas personas.
No todos los grupos sociales estn listos para este tipo
de interacciones.
El definir problemas despierta expectativas de solucin.
Puede provocar conflictos interpersonales.
Puede ser sesgado.

Caractersticas del diagnstico organizacional

Por su parte Martnez y Raineri (s.f.) agregan que las caractersticas del
diagnstico organizacional son las siguientes:

1. Proceso de medicin que puede variar desde una investigacin

experimental hasta una narracin descriptiva.

2. Tiene como objetivo describir y/o establecer relaciones entre variables

de la organizacin y su medio para generar conocimientos que permitan
entender, administrar y modificar las organizaciones.

3. Proceso sistmico en el que participan diferentes actores, grupos de

inters (dueos, administracin, empleados, investigadores, clientes,
entre otros).
 4. Proceso humano altamente influenciado por variables subjetivas, tales
como percepciones, opiniones, valores o prejuicios de las personas que
participan en l.

Etapas del diagnstico organizacional

Segn el concepto del diagnstico organizacional, se concibe como un proceso,

es decir, existen una serie de fases sucesivas que permitan determinar y lograr el
propsito, las cuales son:

Recoleccin y Anlisis e
Informe diagnstico y
organizacin de la interpretacin de la
plan de accin.
informacin. informacin.

Fuente: SENA

1. Recoleccin y organizacin de la informacin

Para el caso del diagnstico existen dos tipos de informacin que se pueden
recolectar y que van dando pautas para ir identificando las necesidades o
problemas que se estn presentando en la empresa. Una de ellas es la
informacin primaria y tiene relacin con los datos que se consiguen directamente
con la gente a travs de tcnicas y mtodos que se utilizan para describir el
sistema organizacional.
La otra es la informacin secundaria, es decir, los datos adquiridos a travs de
documentos, libros, entidades gubernamentales o investigaciones, que ayudan a
entender el contexto y el medio de la situacin analizada.

2. Anlisis e interpretacin de la informacin

Fuente: Fotolia (2004)

Consiste en recoger los hallazgos relevantes y separar la informacin bsica, con

el fin de identificar las variables que respondan a los cuestionamientos planteados
al inicio del diagnstico.

En trminos ms sencillos, el anlisis consiste en descomponer el todo en sus

partes ms simples, recomponer y observar de nuevo el fenmeno a travs de las
tcnicas aplicadas. Si los datos esperados corresponden con los datos obtenidos,
se verifica o revisa el proceso.

El anlisis es objetivo en la medida en que se cie a los datos obtenidos durante

el proceso de recoleccin de informacin, con los instrumentos utilizados para tal
fin.

Mientras que la interpretacin hace referencia a la explicacin que deduce el

investigador del significado de los eventos, fenmenos o datos obtenidos.
En esta etapa se deduce que el anlisis y la interpretacin estn ligados y
depende uno del otro. No se puede hacer interpretacin de la nada, deben existir
datos que representan acciones para hacerlo.

3. Informe diagnstico y plan de accin

Fuente: Fotolia (2004)

Esta etapa del proceso suministra el documento final que contiene la informacin
recopilada, organizada, analizada e interpretada, en forma escrita. Contiene los
resultados y define las estrategias que se deben implementar. Se constituye la
herramienta fundamental para consulta de la organizacin. Otro de los aspectos
importantes que resalta este documento es la metodologa utilizada, en el proceso
de aplicacin del diagnstico organizacional.

El plan de accin contiene el proceso de sntesis, la generacin y

clasificacin de problemas, el planteamiento de las soluciones, las
actividades, los recursos y los tiempos para llevar a cabo las mejoras en
las diferentes reas de la empresa. Este instrumento prioriza las iniciativas
ms importantes para cumplir los objetivos y metas, adems establece los
responsables.
 Para la elaboracin del plan de accin se deben seguir las siguientes
instrucciones:

El plan de accin es un trabajo en equipo, por ello es importante

involucrar a los dems trabajadores y personas relacionadas con las
acciones de la organizacin (grupo de planeacin).
Utilizar la informacin de la etapa anterior.
Definir lo que se quiere alcanzar (objetivo).
Cunto se quiere lograr? (Cantidad y calidad).
Cundo se quiere lograr? (Cantidad de tiempo).
En dnde se quiere realizar? (rea o lugar).
Con quin y con qu se desea lograrlo? (Personal, recursos
financieros).
Cmo saber si se est alcanzando el objetivo? (Evaluacin del
proceso).
Cmo determinar si se logr el objetivo? (Evaluacin de resultados).

Los planes de accin solo se concretan cuando se formulan los objetivos y

se ha seleccionado la estrategia a seguir. Los principales problemas y
fallas de los planes se presentan en la definicin de los detalles concretos.
(Ministerio de Salud y Proteccin Social, 2013)

2. Herramientas y tcnicas del diagnstico organizacional

Las herramientas que se utilizan en la aplicacin del diagnstico organizacional,

se fundamentan en la participacin del capital social de la empresa y pueden ser
de dos tipos, cuantitativas y cualitativas. En trminos metodolgicos las
herramientas y tcnicas facilitan y mejoran la posibilidad de recopilar y organizar
la informacin de manera eficiente.

Para ello se pondrn en prctica las tcnicas participativas, las ms usadas son la
entrevista, el cuestionario, el anlisis de la comunicacin, la DOFA, la recopilacin
documental y bibliogrfica, la observacin, entre otras.
Tcnicas cualitativas:

Fuente: Fotolia (2004)

Son tcnicas que se basan en la descripcin de eventos, es decir, se utilizan

palabras para narrar los hechos que rodean el desarrollo de un fenmeno o
evento de inters. Entre estas se destacan las siguientes:

Entrevista: la entrevista es una conversacin que tiene un propsito definido y

este propsito se da en funcin del tema que se investiga. En general se plantea
como un proceso de transaccin de dar y recibir informacin, de pregunta y
respuesta, de emisor y receptor, hasta alcanzar los objetivos que se propongan
los investigadores.

Cuestionario: recoleccin sistemtica de datos en una poblacin y de una

manera ms rpida, ms econmica que otros mtodos y facilita el anlisis
estadstico.

La entrevista grupal: es la recoleccin de datos a un grupo de personas que

representan a la organizacin. La entrevista se suele centrar en aspectos
relacionados con la crisis que se presenta en ese momento en la compaa.

Observacin: es uno de los instrumentos ms utilizados y antiguos dentro de la

investigacin, debido a que es un procedimiento fcil de aplicar. El acto de
observar y de percibir es la forma ms directa e inmediata de conocer los
fenmenos, los procesos y las actividades que suceden alrededor sobre lo cual se
est interesado.

Dramatizacin: suministra informacin sobre la apreciacin que la comunidad

tiene sobre las situaciones que se presentan en el trabajo o en la compaa.

Tcnicas proyectivas: se basa en suministrarle a una persona un material con

instrucciones vagas y solicitndole que lo organice a su manera, lo cual permite
que refleje su personalidad.

La DOFA: es una de las tcnicas ms utilizadas para la preparacin de las

estrategias para superar los conflictos o crisis presentadas en una empresa o
comunidad, donde se identifican sus debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas.

La recopilacin documental y bibliogrfica: la recopilacin de datos parte de

las fuentes secundarias, es decir, de la informacin obtenida a travs de
documentos, libros o investigaciones adelantadas por personas ajenas al
investigador. Aqu el documento es un testimonio escrito de un hecho pasado o
histrico y que se obtiene de las personas o del medio donde se generan y se
desarrollan las situaciones y los fenmenos estudiados. (Universidad Nacional
Abierta y a Distancia, 1991)

Tcnicas cuantitativas:

Fuente: Fotolia (2004)

Las herramientas cuantitativas como apoyo para la toma de decisiones
tienen ventajas, como son, poder dividir problemas complejos en
fragmentos menores que pueden ser diagnosticados fcilmente. Sin
embargo, no es una fuente de decisiones y respuestas automticas para
todos los problemas que los gerentes enfrentan, se limita al estudio de
elementos tangibles y no permite el anlisis de factores cualitativos, como
aspectos humanos, que no se pueden cuantificar, tiene las siguientes
caractersticas:

Al comparar alternativas para alcanzar objetivos es ms probable que

se consideren los factores cuantitativos. Estos son factores que se
pueden medir en trminos numricos, como el tiempo, costos, entre
otros. Es obvia la importancia de estos factores pero el xito de una
empresa no radica solo en estos, tambin se deben tener en cuenta los
factores intangibles o cualitativos.
Para evaluar y comparar los factores intangibles existentes en un
problema de planeacin y toma de decisiones los administradores
primero deben reconocer estos factores y despus determinar si se les
puede aplicar una medicin cuantitativa razonable. Si no es as, se debe
averiguar todo lo posible acerca de ellos, quiz clasificarlos en trminos
de su importancia, comparar su posible influencia sobre el resultado con
la de los factores cuantitativos y despus llegar a una decisin. Esta
quiz le d un peso predominante a un solo factor intangible. Todo este
proceso le permite al administrador tomar decisiones con base en el
peso de la evidencia total.

Algunas de las tcnicas cuantitativas que se utilizan son:

La simulacin: es un procedimiento que estudia un problema al crear un

modelo del proceso involucrado en esa dificultad y despus, mediante una
serie de soluciones por tanteos organizados, intenta determinar una mejor
salida a ese problema.
La matriz de resultados: es un instrumento muy utilizado que muestra los
posibles resultados que se pueden lograr, al seguir cursos alternativos de
accin (estrategias) en diferentes circunstancias.

El sistema de inventarios: ayudan al control de los costos totales del

inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de
comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin l.

No se deben hacer inventarios tan pequeos, ya que se pueden presentar

problemas cuando se agote la demanda de algn bien.

Si se hacen pedidos muy altos estos requieren costos; como los de

almacenamiento; que cubren costos de mantenimiento de inventario, renta,
intereses e impuestos.

En general lo que pretende el sistema de inventarios es ayudar a buscar el

nivel ptimo al ordenar o almacenar la mercanca o insumos del
empresario. (Universidad Nacional Abierta y a Distancia, s.f.)

Comparacin entre la metodologa cualitativa y cuantitativa

Cualitativa Cuantitativa
Aboga por el uso de mtodos Aboga por el uso de mtodos
cualitativos. cuantitativos.
Observacin natural no Medicin obstructiva y
controlada. controlada.
Subjetivo. Objetiva.
Fundamentada, orientada al No fundamentada, orientada a
descubrimiento y descriptiva. la verificacin, explicatoria.
Orientada al proceso. Orientada al resultado.
Informacin valida, real y Fiable y replicable.
profunda. Generalizable.
No generalizable. Particularistica.
Holstica.

Fuente: Universidad Nacional Abierta y a Distancia (s.f.)

3. DOFA, anlisis y estrategia

Anlisis interno y externo Anlisis interno

Anlisis DOFA Fortalezas (F) Debilidades (D)

Estrategias F- O Estrategias D - O

Oportunidades (O) Usar las fortalezas Superar las

para aprovechar las debilidades
oportunidades. aprovechando las
oportunidades.
Anlisis
externo
Estrategias F- A Estrategias D - A

Amenazas (A) Usar las fortalezas Reducir las

para evitar las debilidades y evitar
amenazas. las amenazas.

Fuente: Camisaza, Guerrero y de Dios (2012)

Esta herramienta se basa en el anlisis interno y externo de las condiciones que

rodean el desarrollo de una empresa y desde su implementacin hasta la
consolidacin del plan de accin. Es decir, una de las tcnicas de mayor
versatilidad y que para mejorar su eficiencia se puede combinar con otras
tcnicas, especialmente en la etapa de recoleccin de la informacin.

De acuerdo a lo anterior, Camisaza y cols (2012) sealan que:

La DOFA es una tcnica de anlisis organizacional, que se apoya en el

estudio de distintos datos de la empresa, su contexto y entorno permite
diagnosticar la situacin de una organizacin, su posicin en el contexto,
su estado interno y luego definir y planear su rol y accin en el medio. Lo
que facilita la toma decisiones dependiendo de los resultados obtenidos.

Los autores afirman que la aplicacin de esta tcnica es muy sencilla y

est determinada por la configuracin de la matriz que se presenta, lo que
facilita el respectivo anlisis. Por un lado, las fortalezas y debilidades
 internas de la organizacin, y por otro, las oportunidades y amenazas que
le plantea todo lo externo a la organizacin (contexto, actores, entre otros).
Ejemplo:

Aspectos internos Aspectos externos

Directiva Econmico
Financiera Poltico
Tecnolgica Social
Competitiva Tecnolgico
Talento humano Competitivo
Geogrfico

Fuente: Surez y Altahona (2010)

Para realizar este anlisis se sigue el siguiente procedimiento:

1. Identificacin de los factores internos: fortalezas y debilidades.

2. Elaboracin del cuadro matriz de evaluacin interna.
3. Identificacin de oportunidades y amenazas.
4. Elaboracin del cuadro matriz de evaluacin externa.
5. Relacionar las caractersticas o aspectos seleccionados que se quieren
observar en las dos evaluaciones y se colocan luego en un cuadro
estableciendo las oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas.
6. Definir y elaborar las estrategias a implementar.

4. Misin, visin y objetivos empresariales

En el marco del proceso de un diagnstico organizacional, es importante

identificar y analizar los aspectos que dieron origen y justificaron la
creacin y existencia de la empresa, la cual ha nacido para satisfacer
alguna necesidad de sus integrantes. En el contexto rural estas
necesidades pueden estar relacionadas con la generacin de nuevas
fuentes de empleo, aumentar los volmenes de produccin o proveer algn
tipo de servicio.
 Para buscar cumplir con los objetivos planteados, los miembros de cada
organizacin deben pensar y analizar cules son las rutas ms
convenientes, adems, que se encuentren al alcance de sus posibilidades.
(Camisaza y cols, 2012)

Visin

Misin

Objetivos
empresariales

Fuente: SENA

Teniendo en cuenta lo anterior, Surez y Altahona (2009) sealan que:

La misin es la razn de ser de la empresa, define una identidad

corporativa clara y determinada, ayuda a establecer la personalidad y el
carcter de la organizacin, de tal manera que los miembros de la empresa
la identifiquen y respeten.

Para el caso de la visin, la definen como el horizonte a dnde quiere

llegar la empresa en un futuro alcanzable a largo plazo, el futuro aspirado.
All se debe incorporar tanto la visin del usuario externo, como la del
interno.

Mientras que los objetivos empresariales son los propsitos de la

organizacin en funcin al tiempo, se refieren a un resultado concreto que
se desea lograr dentro de un periodo especfico. Los objetivos sirven para
el desarrollo de metas y definicin de acciones.
Etapas de la planeacin estratgica

Establecer
objetivos

Seleccin de
estrategias
Anlisis externo
Misin y visin Poltica y metas
Anlisis interno
Motivar y asignar
recursos

Evaluar resultados

Formulacin Implementacin Evaluacin

Fuente: Surez y Altahona (2010)

El hecho de conocer la misin, la visin y los objetivos de una organizacin se

constituye en una herramienta metodolgica que orienta el proceso de
formulacin del plan de accin, es necesario confrontar lo establecido con lo
hallado en los procesos operativos en su distinta rea de la empresa. Estas
discrepancias son el argumento para entrar a implementar las estrategias y
comienza el proceso de cambio.

Criterios de la misin:

Segn Camisaza y cols (2012) los criterios que deben tener en cuenta para la
elaboracin de la misin institucional son los siguientes:

1. Tiene que ver con lo que la institucin quiere y por qu lo quiere.

2. Debe establecer y mantener la consistencia y la claridad del propsito en toda
la organizacin o empresa.
3. Los escenarios actuales y posibles, en los que se mueve la organizacin.
4. Proporcionar un marco de regencia para todas las decisiones de la planeacin
importante para la organizacin.
5. Obtener el compromiso de todos a travs de una comunicacin clara de la
naturaleza y el concepto de la organizacin.
6. Atraer la comprensin y el apoyo de personas externas que sean importantes
para el xito de la organizacin.
7. Responder a cuestionamientos:
Qu hacer?
Para qu se hace?
Cmo se hace?
Por qu se hace?

Criterios de la visin

Cuando se habla de visin se refiere a los sentimientos y valores ms profundos

del ser humano que hacen parte de la institucin. Para ello se debe considerar
estos criterios en su formulacin:

1. Tener en cuenta que cuando se habla de visin, se refiere al pensamiento de la

empresa que se quiere en el futuro.
2. Debe ser breve y concisa.
3. Fcil de captar y recordar.
4. Debe estar cargada de inspiracin y plantear retos para su logro.
5. Debe ser creble y estar acorde con la misin y los objetivos institucionales.
6. Busca ser punto de consenso de todos los actores involucrados en el desarrollo
de la organizacin.
7. Muestra el espritu institucional.

Criterios de los objetivos empresariales

Estos se relacionan con los propsitos a corto, mediano y largo plazo que tiene la
empresa u organizacin, que permiten obtener los resultados esperados.

Para su elaboracin se deben considerar los siguientes criterios:

1. Deben ser especficos y mesurables, es decir, que no generalicen y

establezcan propsitos alcanzables en determinado tiempo.
2. Deben establecerse positivamente.
3. Se deben elaborar en tiempo futuro.
4. Deben ser flexibles, lo que facilita su adopcin a las diferentes situaciones que
se puedan presentar.
5. Deben ser coherentes, es decir, que debe definirse teniendo en cuenta que
ste debe ser funcional para la empresa y sus actividades comerciales.
6. Los objetivos pueden ser a:
 Corto plazo: se desarrolla en un tiempo menor a un ao, se denominan
tambin los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la
empresa.
Mediano plazo: se desarrolla en un periodo de tres a cinco aos, se llaman
tambin los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al
objetivo general de la compaa.
Largo plazo: son los objetivos y metas que la empresa desea alcanzar en un
plazo de ms de cinco aos.

Fuente: Fotolia (2004)

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Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Lder Centro Agropecuario de
Carlos Julin
equipo Buga - Regional Valle
Ramrez
tcnico
Centro Agropecuario de
Helber Yesid Experto
Buga - Regional Valle
Garzn tcnico
Julio de
Autores
Centro Agropecuario de 2014
Roberto Jos Experto
Buga - Regional Valle
Guerra Macea tcnico
Centro Agropecuario de
Ricardo Florin Experto
Buga - Regional Valle
Norea tcnico
Guionista -
Ana Mara Mora Centro Agroindustrial - Julio de
Adaptacin Lnea de
Jaramillo Regional Quindo 2014
produccin