Los presupuestos cuentan con algunas caractersticas, las cuales se pueden

clasificar de tres (3) formas: 1. De formulacin, 2. De Presentacin, y 3. De

Aplicacin.

1. DE FORMULACIN

A) ADAPTACIN A LA EMPRESA :
La formulacin de un presupuesto debe ir en funcin directa con las
caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la
misma en todos y cada uno de los aspectos; esto es, la adopcin de un
sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrn
determinado, aplicable a todo tipo de empresas; adems el presupuesto no
es solo simple estimacin, su implicacin requiere del estudio minucioso,
sobre bases cientficas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la
compaa en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas
similares a ella, y del pronstico de las operaciones futuras, de acuerdo con
la:

B) PLANEACIN, COORDINACIN, Y EL CONTROL DE FUNCIONES:

Todos los actos en la vida, aun los ms sencillos, antes de realizarse han
estado basados en un plan; as por ejemplo, planea la familia sus vacaciones,
el artista sus cuadros, el fabricante sus productos, etc; quien deba de formular
un presupuesto tiente por lo tanto que partir de un plan preconcebido, por otro
lado, dicha planeacin no resultara eficaz si no se llevara a cabo formalmente,
los planes no se realizaran en el momento en que se presente alguna situacin
favorable o desfavorable. No deben de tener una proyeccin futura y ser
encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo, es
imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducen a
alcanzar dicho objetivo.

Entre aspectos recomendables respecto a este inciso para el mejor

funcionamiento del presupuesto esta:

a) Seleccionar en tantas partes El Presupuesto, como responsables

en la funcin existan en la entidad, con autoridad precisa e individual de
los interesados en el control y cumplimiento de El Presupuesto, de tal
forma, que cada rea de responsabilidad deba ser controlada por un
presupuesto especfico.

b) Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo

contable, para que sean fcilmente comprobables, con el fin de
 compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o
desviaciones, y correcciones en su caso.

c) No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones

d) Elaborar los presupuestos en condiciones de poder alcanzables.

2 DE PRESENTACIN
A) DE ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y ECONMICAS
Los presupuestos si se utilizan como herramienta de administracin (Pblica
o Privada), tiene como requisito de presentacin indispensable el ir de acuerdo
con las Normas Contables y econmicas (periodo, mercado, oferta y demanda,
ciclo econmico, etc), y de acuerdo con la estructura contable.

3 DE APLICACIN
A) ELASTICIDAD Y CRITERIO
Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presin a que
actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan
a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos
relativamente breves, de ah que sea preciso que los presupuestos sean
aplicados con elasticidad y criterio, debiendo stos aceptar cambios en el
mismo sentido en que varan las ventas, la produccin, las necesidades, el
ciclo econmico, etc1.

1
Tomado de http://cdigital.dgb.uanl.mx/la/1020121442/1020121442_013.pdf. Pginas 56 y 57
PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de ventas es el punto de partida de todo proceso

presupuestario y permite establecer el nivel de actividad para el negocio.
No debe confundirse con pronstico de ventas ya que con ste solo se hace
un clculo de las cantidades a vender y se proyecta el posible consumo.
Un pronstico refleja la situacin competitiva y ambiental que enfrenta la
empresa, mientras que el presupuesto de ventas muestra como intenta
reaccionar la administracin a dicha situacin ambiental y competitiva.
En otros trminos, con el pronstico se calcula el nmero de unidades a vender
de cada producto; en el presupuesto se tienen en cuenta los objetivos, el plan
de mercado, el pronstico propiamente dicho y la prediccin de los gastos que
permitirn llevar a cabo todo plan de ventas.
En trminos del autor Glenn Welsch el plan de ventas constituye la porcin
generadora de los ingresos en el plan de utilidades.
IMPORTANCIA
Su importancia, tanto para elaborar el presupuesto como para la empresa es
fundamental porque:
Las ventas constituyen la fuente principal de ingresos.
Sirve para planificar la produccin.
Permite determinar las necesidades del personal.
Permite calcular las inversiones en activos fijos.
Por l se planean gastos y costos de produccin.
Si no hay un plan de un plan de ventas realista todos los dems
componentes del sistema presupuestario sern errneos y no podr
elegir las mejores decisiones.
COMPONENTES DEL PLAN DE VENTAS
En todo plan de ventas se debe considerar al menos 6 componentes:
1. Objetivos
2. Tendencias
3. Pronstico
4. Plan de mercado
5. Presupuesto de publicidad y promocin
6. Presupuesto de gastos de ventas
7. Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas.
 Como se nota en la Figura 3.1 estos componentes deben estar
interrelacionados puesto que los objetivos sirven de referentes de la
capacidad que se tiene para colocar los productos en el mercado; el
pronstico expresa la demanda potencial y abre el camino a una
planeacin adecuada de mercado. Para ello es indispensable
considerar:
a) El precio del producto
b) El grado de participacin de la empresa en el mercado
c) El tamao de la fuerza de ventas
d) La habilidad para controlar los costos de produccin

En este plan de mercado deber considerarse adems los gastos de

publicidad y promocin.
OBJETO DEL PLAN DE VENTAS
Se entienden como tales las metas que espera alcanzar la administracin en
trminos de cantidades, precios, territorios de distribucin y personal en
ventas. Normalmente estos objetivos debern ser elaborados por el jefe de
ventas dando participacin amplia a los vendedores.
TENDENCIA DE VENTAS
Consiste en un anlisis de las ventas anteriores tomando para ello los datos
histricos de varios periodos. Cuando se usan por ejemplo, los mtodos de
correlacin por mnimos cuadrados para calcular el pronstico podra resultar
una tendencia siempre lineal; no obstante si se emplea un mtodo diferente
esa tendencia podra ser diferente.

PRONSTICO
Un pronstico de ventas es la proyeccin de la posible demanda de los clientes
para un periodo.
Glenn Welsch dice que un pronstico de ventas se convierte en plan de ventas
cuando la administracin incorpora en l juicios, estrategias planeadas,
compromisos de recursos y la dedicacin administrativa a las acciones
agresivas para lograr las metas de ventas.
Un pronstico de venta es fundamental para elaboracin del PLAN DE
VENTAS y ser ms importante para muchos que solo hacen clculo de la
cantidad a vender sin considerar otros factores.
El autor estima que para que un pronstico sea ms efectivo debe incluir:
a) Un anlisis de datos pasados tomando para ello varios periodos (un
anlisis de 5 datos es suficiente).
b) Un anlisis amplio de la situacin econmica del pas.
c) La evaluacin de polticas de mercado.
d) Anlisis del sector al que corresponde le empresa.
e) Tendencia de crecimiento o decrecimiento poblacional.
Estos aspectos son la base para que el clculo de las cantidades que se
vendern sea ms realista, pues el exceso en el clculo de la demanda
har que fracase el sistema y un clculo pesimista puede traer
consecuencias econmicas graves para la empresa.
LA CONCEPCIN MODERNA DEL PLAN DE MERCADO Y EL
PRESUPUESTO
Hay varios enfoques para estudiar el mercado. Aqu se enfocara el
presupuesto por Jerome Mc Carthy de las 4p que se esquematizan en el
siguiente grfico.

Estas variables que pueden ser controladas por el distribuidor dependen del
cliente o del segmento seleccionado (mercado objetivo). El punto de referencia
es el cliente (ms ampliamente llamado mercado objetivo o target), el cual
debe identificarse en primer lugar, pues no se podra hablar de venta
productos sin pensar que existe alguien interesado en su consumo. En l se
deben analizar su comportamiento, sus motivaciones, sus necesidades y hasta
su misma capacidad de compra, as como el producto que se vender,
teniendo en cuenta que ste va a satisfacer una necesidad del cliente y que
cuando una marca, un empaque u otra caracterstica del producto.
Adicionalmente es necesario plantear algunos interrogantes con el objeto de
hacer un clculo ms razonable de las cantidades a vender. Por ejemplo, es
un producto nuevo y sigue en tendencia? O, es un producto ya maduro en el
mercado? O es un producto hueso? El experto en mercadeo posiblemente
aportar los elementos necesarios para que segn la etapa del ciclo de vida
del producto se haga el pronstico de venta.
El precio entendido como la suma de dinero que se paga por el bien es objeto
de riguroso anlisis cuando se va hacer el presupuesto. Muchos fijan este
precio con base en el equilibrio de la oferta y la demanda (especialmente para
productos de consumo masivos).
Los canales de distribucin (plaza) son demasiado importantes porque
permiten la llegada del fabricante al consumidor con un bien o servicio.
En su estructura es indispensable considerar a los distribuidores, mayoristas y
detallistas que intervienen en la intermediacin para la venta del bien o
servicio. Adicionalmente los sitios donde se ubicara el producto tales como
supermercados, tiendas de cadena, tiendes de detalle u otros.
Las comunicaciones hacen relacin a los mtodos que relacionan al
consumidor con el producto, es decir las formas de que se vale una empresa
para dar informacin sobre el producto, los sitios de venta, los precios, etc.,
con el fin de crear un ambiente propicio para que el consumidor adquiera el
producto.
Presupuesto de publicidad y promocin
Los trminos generales empleados por el experto en mercado son publicidad
y promocin. Otro trmino mal empleado en el medio es propaganda, el cual
no existe como elemento de marketing. Por lo tanto aqu se hace alusin a la
publicidad como aquella estrategia impersonal usada para estimular la
demanda del producto haciendo aparecer gacetillas de noticias comerciales,
como el incentivo de corto plazo hecho para estimular la compra del producto
o servicio.
En un presupuesto de publicidad y promocin debe incluirse gastos de
publicidad (lo que se paga a la agencia para que anuncie el producto), gastos
de promocin (estmulos econmicos de corto plazo, por ejemplo las rebajas,
lleve dos por uno, etc.), investigacin de mercado, gastos por comisiones u
otro concepto que trate de motivar al cliente para efectuar la compra.
Para minimizar el costo de publicidad y promocin el gerente de mercadeo o
el personal interno de la empresa debe hacer el presupuesto y no pagar al
agente de publicidad por ello, pues el ingreso de ste est en funcin del monto
presupuestado, siendo esta la oportunidad para que eleven inmoderadamente
su importe.
Las empresas bien organizadas y de gran capital normalmente tienen una
seleccin de publicidad que se encarga de elaborar el presupuesto procurando
utilizar al mximo los medios existentes para lograr los resultados deseados.
Presupuesto de gasto de ventas
Incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principio como
de otras subdivisiones que existan y estn adscritas a la empresa principal.
Para elaborar dicho presupuesto es condiciones, ya que realmente son ellos
quienes visitan a los clientes a los clientes y hacen que estos formulen pedidos.
Ciertos gerentes fijan sueldos a cada uno de sus vendedores segn los
ingresos promedio por ventas, o fijan como tal un porcentaje sobre lo que stos
realmente venden.
El volumen de ventas de cada cual depende de factores bsicos que inciden
en la demanda de los productos. Ellos son:
1. Densidad de poblacin. Esto es por nmero y concentracin del
personal (clientes) en un territorio dado. Entre mayor poblacin existe
en una rea especfica hay probabilidades de colocar mayores
perdidos.
2. Capacidad del cliente:
Si se visita a un cliente de escasos recursos el vendedor tendr que
gastar mucho tiempo para asegurar un pedido mnimo.
3. Rendimiento del producto
Es necesario considerar que diferentes lneas de productos tienen
distintos mrgenes de utilidad.
4. Popularidad del producto
Unos productos son ms fciles de vender que otros.
5. Condiciones econmica generales:
El nivel econmico y las condiciones generales en que se desenvuelve un
pas, pueden influir grandemente en las ventas.
Devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas
Las devoluciones sobre las ventas se originan por diferencias internas y por
ello no deben presupuestarse. No obstante, es indispensable conocer las
causas que las originaron para procurar su correccin o tratar de minimizarlas.
Entre otras son las causas de devoluciones las siguientes: deterioro, mal
empaque, productos no solicitados, maltratados, o en diferente calidad y
despacho fuera de tiempo. Es importante elaborar estadsticas sobre
devoluciones y analizar el efecto de ellas sobre el objeto de ventas en la
empresa.
Las rebajas tienen relacin con la disminucin del precio cuando se vende el
producto. Como constituyen un atractivo especial para el cliente que paga de
contado, entonces deben formularse adecuadas polticas e integrarlas al
sistema presupuestario.
Un porcentaje sobre el pago de contado (5% 10%), una cantidad fija despus
de cierto volumen de ventas u otra poltica especfica son importante en la
empresa que desea minimizar el riesgo de conceder crditos a malos clientes.
En relacin a los descuentos en ventas es importante recordar que solo deben
presupuestarse los descuentos por pronto pago y para ello deben formularse
las polticas que mejor se adaptan a la naturaleza propia del negocio 2.

2
BURBANO RUIZ Jorge E, Presupuestos enfoque moderno de planeacin y control de recursos, Ed 7. Bogot
Colombia. Mc Graw-Hill, 1988. Pginas. 85,86,87,103,104,105,107.