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El monitoreo y control permite rastrear, revisar el progreso y regular el desempeo del proyecto.
En esta clase, revisaremos los conceptos de monitoreo, control y las tcnicas que puede utilizar para supervisar y
controlar el proyecto, como alertas y desviaciones.
1.- Monitoreo
El propsito de monitorear el proyecto es detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente:
Monitorear las actividades del proyecto implica asegurar que el trabajo comprometido para cada actividad se realice
en las fechas y plazo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.
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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
ponemos al da?
Controlar y gestionar la implementacin de los cambios aprobados al proyecto.
Es necesario distinguir claramente la diferencia entre monitorear y controlar, ya que entre ambos procesos existe una
retroalimentacin.
El proceso de monitoreo mide y el proceso de control corrige para mantener el proyecto en curso y direccin hacia el
objetivo.
En el mundo real, las cosas no suelen suceder de acuerdo al plan y esto se debe fundamentalmente a que todo est
en permanente cambio. Algunos problemas que pueden surgir y que impactan en el proyecto son:
El director del proyecto debe recabar informacin acerca del desempeo (histrico, actual y proyectado) y de las
desviaciones que se van produciendo en el mismo:
El Director de Proyecto no debe quedarse slo con los valores de los indicadores para el alcance, tiempo y costo del
proyecto. En esta tarea de monitorear tambin debe identificar los riesgos y problemas que pueden causar
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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
desviaciones y un bajo desempeo del proyecto. Algunos de los factores ms comunes son:
2.- Control
El propsito de controlar el proyecto es corregir, durante todo el ciclo de vida del proyecto, las desviaciones en
presupuesto, cronograma y calidad.
Se debe asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. En ocasiones se deber incluso revisar el plan para alinearlo
al desempeo.
El monitoreo del proyecto entrega informacin acerca de qu acciones correctivas realizar sobre el mismo. El control
se realiza sobre los recursos, sobre las caractersticas del proyecto o una combinacin de estas dos variables:
a) Control mediante los recursos del proyecto: Ajuste de los recursos o las 4M del proyecto:
Money - Ms dinero?
Manpower - Ms y mejor Mano de Obra?
Materials - Ms y Mejores materiales?
Machinery (Equipamiento) - Ms y Mejores equipos?
O bien,
b) Control mediante caractersticas del proyecto: Ajustando las
caractersticas del proyecto para:
El Director del Proyecto debera lograr el control y colocar en curso el proyecto, ajustando una o bien una
combinacin de estas variables.
Para saber cundo debe realizar este control, el director de proyecto puede utilizar alertas generales, desviaciones
respecto a la lnea base y los indicadores que proporciona la tcnica del valor ganado.
Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo d cuenta de siguientes situaciones o alertas:
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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
Desempeo
Costo
Cronograma
Alcance y calidad
Los comparativos contra la lnea base permiten contrastar el avance a la fecha contra el avance segn el plan. Es
importante realizar un control al proyecto cuando el comparativo est indicando que:
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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
Las actividades estn tomando ms tiempo o menos tiempo de lo previsto. Ejemplo: La duracin real de
actividades a la fecha (Actual) es mayor que la planificada (Plan) para las actividades 1 y 2. La duracin de la
actividad 3 es menor que la planificada y comenz despus de la fecha de inicio del plan.
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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
En Resumen...
El director de proyecto es quien realiza el monitoreo y control del proyecto.
Monitorear es medir el avance real con respecto a lo planeado.
Controlar significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el
proyecto en curso.
Se utilizan alertas de desviacin en cronograma, costo y alcance.
Se utilizan tcnicas de monitoreo y control, como reportes de avance,
semforos, valor ganado.
La reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio,
resolver incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto.
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