Sia2016 Presentacion Carlota Bustelo

Evolucin de las buenas prcticas archivsticas: las
novedades de la norma ISO 15489: 2016

Semana de Innovacin en Archivos 2016
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ndice
Introduccin
Cules son las novedades?
(Auto)Crticas constructivas
Las normas ISO compendio de buenas
prcticas
2008- ISO/TR
2001- ISO 15489- 26122
Records Information and 2016-ISO 15489.
management. 1- documentation -- Records
General 2. Work process management.
Guidelines for analysis for Concepts and
implementation records principles
2004-ISO/TS- 2011- ISO 30300.

23081 Metadata ISO 30301:
for records. 1. Information and
Principles 2006 documentation --
Management
systems for
records
Requirements
15 aos de evolucin
ndice
Introduccin
Los documentos en el mundo
contemporneo
Los documentos no son slo activos de informacin sino tambin
facilitadores de la actividad de las organizaciones.
Existen oportunidades muy interesantes para la utilizacin y reutilizacin
de los documentos en el entorno digital.
Es necesario extender los instrumentos y procesos documentales ms all
de las fronteras tradicionales organizacionales, para por ejemplo poder
funcionar en entornos de trabajo colaborativos y multi-jurisdiccionales.
Los instrumentos de gestin documental (como cuadros de clasificacin o
tablas de retencin) necesitan ser implementados de forma flexible
La gestin documental depende del anlisis recurrente del contexto de la
organizacin, las partes interesadas y los riesgos.
(traduccin presentacin ISO 15489 ISO TC46/SC11)
ndice
Introduccin
El anlisis documental:
identificacin y valoracin
De analizar los A analizar los

documentos documentos
una vez que se antes de que
han producido se produzcan
Anlisis recurrente del contexto organizativo

Gestin de riesgos
La importancia del anlisis recurrente del
contexto y las actividades para determinar que
documentos deben crearse y capturarse y
cuanto tiempo y como deben ser gestionados a
lo largo del tiempo.
Sinergia con el anlisis de Replanteamiento de los

procesos instrumentos documentales
donde se vuelca el anlisis
La importancia de la gestin de riesgos en el
desarrollo de las estrategias de gestin de
documentos, y la gestin de documentos como
una estrategia de gestin de riesgos en si misma.
Sinergia con el anlisis de

riesgos
La nocin de documentos
fidedignos (authoritative records)
De identificar las A reconocer que

caractersticas del slo los
documento: documentos
autntico, fiable, fidedignos las
integro y usable tienen
Hay documentos buenos y documentos malos
Los documentos pueden ser ms o menos
fidedignos segn los controles y procesos
documentales que se les hayan aplicado
Los sistemas o aplicaciones de gestin documental

permiten la aplicacin de los instrumentos de gestin
documental y la ejecucin de los procesos
documentales
Una mejor explicacin de los procesos
e instrumentos de gestin documental
Procesos Instrumentos
Creacin Esquemas de
Captura metadatos
Clasificacin e Cuadros de
indizacin clasificacin
Control de acceso Calendarios de
conservacin o tablas
Almacenamiento de retencin
Uso y reutilizacin Tablas de accesos y
permisos
Migracin y
conversin
Disposicin
Los procesos se realizan sobre los documentos
para convertirlos en documentos fidedignos
utilizando los instrumentos que nos ayudan a
hacerlo mejor
Los instrumentos deben ser flexibles y adaptarse a los

entornos en los que trabaja la organizacin, para
poder ser automatizados en los sistemas o
aplicaciones de gestin documental
Los metadatos se explican como uno de los
conceptos clave en los que se basa la gestin
documental
Se consideran la gasolina que mueve el

motor de la gestin documental
No se asocian a ningn
proceso en concreto
Un documento sin metadatos nunca puede ser fidedigno.
Los metadatos deben ser parte inherente del documento
Todos los procesos documentales de basan en los

metadatos y/o crean metadatos. Los esquemas de
metadatos nos ayudan a normalizar la sintaxis y la
semntica de los mismos.
ndice
Introduccin
Los instrumentos documentales
deben ser un medio no el fin:
Hay que preguntarse para que sirven,
cual es el objetivo final de los mismos
Transformarlos para que sean
fcilmente aplicables y flexibles
Ejemplo: Lo que importa de un TDR es que funcione y se

pueda aplicar en una organizacin, no la perfeccin de la
tabla en si. Las discusiones eternas de cmo se identifican las
series y subseries documentales son normalmente bastante
estriles y poco productivas
La normalizacin de los instrumentos de
planeacin de la gestin documental pueden
tener efectos colaterales no deseados:
El efecto plantilla o corta y pega sin reflexin
El efecto no integrador de la gestin
documental
Ejemplo: La poltica de gestin documental siguiendo unos

puntos determinados hace que el objetivo sea redactarla no
la discusin del contenido, y no se identifica con la poltica de
la organizacin
Queda mucho camino que recorrer para alinear
las buenas prcticas sobre los documentos
histricos o del patrimonio documental de los
archivos y las buenas prcticas en gestin
documental
Vienen de tradiciones distintas, que en mucho
puntos se intentan alinear
Aunque hay muchos puntos en comn todava no
existen experiencias definitivas de integracin
Ejemplo: Diferencias de un objeto digital segn procedencia
Digitalizacin patrimonio Nacido electrnico
Un jpeg por pgina Un pdf con varias
Descripcin ISAD pginas
Metadatos legales
obligatorios
La tecnologa nos ayuda a poder hacer las cosas
de forma ms eficaz y eficiente:
Se debe intentar aprovechar las capacidades que nos
ofrece
No suele dar buen resultado intentar forzar para que
siga haciendo las cosas como en el entorno conocido
La aplicacin de la tecnologa puede hacer
evolucionar la forma de hacer las cosas en
gestin documental
Ejemplo: Automatizar la disposicin de documentos
(transferencia y eliminacin) es uno de los grandes aportes
de la tecnologa, pero para que funcione se debe abordar el
establecimiento de los plazos de otra forma.
MUCHAS GRACIAS por su
atencin!
Carlota Bustelo Ruesta
http://www.carlotabustelo.com
@carlotabustelo

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Evolucin de las buenas prcticas archivsticas: las

novedades de la norma ISO 15489: 2016

2004-ISO/TS- 2011- ISO 30300.

De analizar los A analizar los

Anlisis recurrente del contexto organizativo

Sinergia con el anlisis de Replanteamiento de los

Sinergia con el anlisis de

De identificar las A reconocer que

Hay documentos buenos y documentos malos

Los sistemas o aplicaciones de gestin documental

Los instrumentos deben ser flexibles y adaptarse a los

Se consideran la gasolina que mueve el

Todos los procesos documentales de basan en los

Ejemplo: Lo que importa de un TDR es que funcione y se

Ejemplo: La poltica de gestin documental siguiendo unos

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