IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ALEJANDRO PARRA

SENA

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado notoriamente, se

puede deducir que la mayora de Empresas, organizaciones e instituciones el personal que
utilizaban para administrar y organizar la documentacin y el archivo, era cualquier
empleado muchas veces lo imponan como una sancin por decir as, por su mala
conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lgicamente el mtodo que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regan por alguna norma o
procedimiento y lo hacan como ellos crean aparentemente ser el mejor mtodo
haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en
cuanto la bsqueda de archivos, o por buscar algn documento y esto podra causar
conflictos internos.

En toda organizacin ya sea pblica o privada para la Organizacin de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organizacin del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en una empresa o

Institucin, el individuo debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el archivo.
Toda empresa tiende a transformarse en una coleccin de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.

Actualmente el archivero utiliza las tecnologas de la informacin como medios para

agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de la archivstica

los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden
original,

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se

encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir
de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la informacin contenida en los
documentos est al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos
por terceros que sean estratgicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una
mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estn en
buenas condiciones y en un lugar seguro ya que vindolos desde el punto de vista legal
estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en
dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformacin de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafos de su
compaa.