MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1000-P-DIR-04-V1

MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Vigencia:
31/10/2013
PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORIA Y
ACOMPAAMIENTO Documento
controlado
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CONTENIDO

Pgina

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 2
5. RECURSOS 2
6. GENERALIDADES 2
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 3
8. REGISTROS 4
9. PUNTOS DE CONTROL 4
10. ANEXOS 4

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

SONIA VARGAS JIMNEZ DIANA PATRICIA GARCIA M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA

Secretaria Despacho Directora Desarrollo C
Organizacional Alcalde
Fecha: 28/10/2013 Fecha: 31/10/2013 Fecha Vigencia: 31/10/2013
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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es definir los mecanismos para brindar apoyo a la gestin
del Alcalde por parte de los asesores del despacho, para atender asuntos de las
secretarias, direcciones o la comunidad, por delegacin del Alcalde o de oficio.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la recepcin de las solicitudes hechas por los secretarios de
despacho, directores o la comunidad, y/o las actividades que el alcalde delegue a los
asesores de despacho y finaliza con la realizacin de un informe al alcalde sobre el
cumplimiento del requerimiento o su nivel de ejecucin, segn sea el caso.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

SOLICITUD: Documento o memorial que se presenta una necesidad al Alcalde.

ASESOR DEL DESPACHO: Funcionario del despacho, cuya actividad primordial es la de

brindar apoyo y asesora al seor Alcalde, los dems funcionarios del despacho y los
secretarios de despacho, cuando estos lo requieran, de acuerdo con sus competencias.

4. MARCO NORMATIVO

Manual de cargos y funciones.

5. RECURSOS
5.1 Talento Humano. Asistente, asesores.
5.2 Maquinaria y tecnologa. Equipos de cmputo, Software y Hardware.
5.3 Materiales o logsticos. Escritorios, sillas ergonmicas, archivadores, papelera
y suministros.
5.4 Metodolgicos. El presente procedimiento
5.5 Medio ambiente. Oficina de asesores

6. GENERALIDADES

En este procedimiento se incluye las solicitudes que son delegadas a los asesores del
despacho originadas en todas las secretarias, empresas, entes descentralizados, as como
las presentadas por los ciudadanos y el concejo municipal o los concejales.
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIETO Y ASESORIA

N ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

.
Inicia con la recepcin de Asesores
Inicia solicitudes hechas por los
secretarios de despacho,
directores o comunidad y/o las
1 actividades del Alcalde
Recepcin de
solicitudes

Analizar los requerimientos Asesores

Anlisis de realizados y se define qu
2 medida adoptar frente a la
solicitud
situacin requerida

Consultar con el Alcalde la Alcalde

2 medida propuesta para
NO
considerar su viabilidad y
Aprueba? pertinencia. Si no es aprobada,
3 se devuelve para X
SI replanteamiento.

Si es aprobada la medida a Asesores

4 adoptar se implementa
Implementacin

Realizar el monitoreo a la Asesores

accin implementada para
Monitoreo
verificar su cumplimiento en el
5
formato para hacer seguimiento
100-F-DIR-05
Asesores
NO 2 Verificar el cumplimiento de la
accin. Si no se ha cumplido se
Cumpli? devuelve para anlisis de
causas.
6 SI X

1
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Se presenta al Alcalde el Asesores y

1 informe de cumplimiento del alcalde
requerimiento o se realizan
informes parciales segn sea el
7 Se realiza caso. En el Formato para
informe presentacin de informes
1000-F-DIR-03

8 fin

8. REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL CARPETA RESPONSABLE TIEMPO DE DESTINO

FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL

1000-F-DIR-03 Formato para Actas de Asesor 2 aos Archivo

presentacin de reunin
informes
1000-F-DIR-05 Formato hacer Seguimiento Asesor 2 aos Archivo
seguimientos

9. PUNTOS DE CONTROL

VERSION No. FECHA

DESCRIPCION MODIFICACIONES

Primera versin nueva codificacin..Se modifico

01
31/10/2013 Desarrollo del procedimiento.

Codificacin anterior: PR-1000-01-V2 de 20/08/2010

10. ANEXOS