Instituto Tecnolgico de Tijuana

Ingeniera Industrial

Administracin de Operaciones I

Investigacin Unidad 5

Tijuana, B. C. a
16 de mayo de 2017
ndice

5.1 Funciones y manejo fsico de los inventarios, recepcin, organizacin,

despacho, mantenimiento de los registros.

5.2 Localizacin y distribucin de almacenes.

5.3 Seleccin de mobiliario y equipo de almacn.

5.4 Sistemas Informticos de administracin de almacenes

Unidad V: Administracin de Almacenes
5.1 Funciones y manejo fsico de los inventarios, recepcin, organizacin,
despacho, mantenimiento de los registros.
Almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercanca.
La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn
depende de la informacin respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de
materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor
de esta informacin
Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se
deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn
dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios
defectuosos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de
deben mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata delos artculos.
Funcin de los Almacenes:
Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las
existencias reales de material prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
Funcin de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:
Retraso en el abastecimiento de materiales.
abastecimiento parcial
Compra o produccin en totales econmicos.
Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.
Equipos de Almacn
Estrategias y cajas o casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que
emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas
compaas, el departamento de conservacin constituye las estanteras, los
casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra
enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero se han hecho ya, de uso general
que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo
en una gran variedad de modelos y tamaos.
Funcin de Recepcin:
La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un transportador
comn, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compaa, las actividades de construccin, el procedimiento
era el mismo.
Importancia:
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya
que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin est
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Administracin de Inventarios

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro.

La administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al
momento de requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan decidir
cundo y en cunto reabastecer el inventario.

La administracin de inventarios se centra en cuatro aspectos bsicos:

1. Nmero de unidades que debern producirse en un momento dado.

2. En qu momento debe producirse el inventario.
3. Qu artculos del inventario merecen atencin especial? y
4. Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en
inventario?

La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible.

El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se

contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto
que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos
aceptables que de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que
asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a
la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta
funcionen sin obstculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se

minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de
las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se
disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir
las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser
instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine
el cargo proceso de produccin.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y

desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas
de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).

Peligro de obsolescencia.

La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los

siguientes objetivos:

Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y
Minimizar la inversin en inventarios.

Anlisis del Inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final

tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una poltica
para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales
desarrolla su objeto social.

Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la

inversin en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles ptimos
si se cumplen.

Nivel ptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa

con la mnima inversin.
Existen diferentes reas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes
en cuanto al nivel de inventarios:

Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la

empresa tendr que tener en cuenta diversos factores:

1. Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es el

consumo de materia prima durante el ao:

Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera.

Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es
alta.
Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de
manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacionales.
Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de factores
externos no controlables.

2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.

3. Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es

fundamental para determinar el tiempo mximo que puede permanecer el inventario
en bodega.

4. Tiempo de respuesta del proveedor:

Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo

Abastecimiento demorado: Niveles altos

5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas,

se podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas:

Alquiler de bodegas.
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce
un costo.

Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.

Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.

7. Costos asociados a mantener el inventario:

Manejo
Seguros
Depreciacin
Arriendos

8. Proteccin:

Contra posible escasez del producto.

Contra demanda intempestiva.
Contra aumentos de precios.

9. Riesgos incluidos en los inventarios:

Disminucin de precios.
Deterioro de los productos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.

5.2 Localizacin y distribucin de almacenes.

La localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico para
realizar las operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de
servicios y de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando evalan la
conveniencia de un sitio en particular, como la proximidad a clientes y proveedores,
los costos de mano de obra y los costos de transporte. Seis grupos de factores
dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas
manufactureras: clima laboral favorable, proximidad a los mercados, calidad de vida,
proximidad a proveedores y recursos, proximidad a las instalaciones de la empresa
matriz, y costos aceptables de servicios pblicos, impuestos y bienes races.
Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros
tambin se aplican a los proveedores de servicios con una importante adicin: el
impacto que la localizacin puede producir sobre las ventas y la satisfaccin del
cliente. De ordinario, a los clientes les interesa saber cun cerca de ellos se
encuentran las instalaciones de servicios, principalmente si el proceso en cuestin
requiere un grado considerable de contacto personal. Entre los factores que
dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas bodegas de los
proveedores de servicios son: proximidad a los clientes, costos de transporte y
proximidad a los mercados, localizacin de los competidores y factores especficos
del lugar, tales como el nivel de actividad al menudeo, la densidad residencial, los
flujos de trnsito y visibilidad del local (Krajewski, 2000).
Como en el caso de la localizacin de la planta, es muy importante la seleccin de
los lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas conclusiones
bsicas. Si el almacn contendr principalmente productos terminados, debe estar
cerca de los clientes. Si el material guardado se va a usar en la manufactura, la
instalacin de almacenamiento deber estar cerca de la planta de produccin. El
lugar debe tener terreno suficiente y un buen medio de transporte; cerca de
proveedores y de mercados; en una zona adecuada, de acuerdo con las autoridades
locales; tener buena proteccin de policas y bomberos, y los servicios necesarios
y la mano de obra requerida. El lugar debe tener el tamao suficiente como para dar
cabida a cualquier expansin en el futuro; como regla general debe tener unas cinco
veces mayor que lo dictan las necesidades actuales. Los factores a considerar en
la construccin de un edificio de bodega o de almacn deben comprender:
Localizacin, tamao del lugar, emplazamiento de la construccin, carreteras de
acceso y espuelas de ferrocarril; distribucin, lugar de carga y descarga, y reas de
recepcin y despacho; distribucin de las columnas altura libre necesaria para el
almacenamiento vertical; distribucin de los pasillos y ancho, cantidad, tamao y
arreglos de las pilas; el que se va usar para el manejo de materiales, e iluminacin,
tuberas de calefaccin y acondicionamiento del aire. Las decisiones sobre la
distribucin implican determinar dnde ubicar las reas del almacn, los grupos de
trabajo de esas reas, los equipos de manejo de materiales y los puntos de
inventario dentro de una instalacin de almacn. El objetivo es arreglar esos
elementos en forma tal que permita un flujo de recepcin despacho de materiales
ininterrumpido en una fbrica o un patrn determinado de trfico en una
organizacin de servicio.
Consideraciones de la distribucin de la construccin.
Una construccin para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe
tomar en consideracin que el edificio deber ser lo bastante grande como para
manejar los requisitos actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha
demostrado que una forma cuadrada de edificios es muy eficiente, y permite tener
la distancia promedio mnima por recorrer durante las operaciones de toma y
distribucin, cuando se almacenan uniformemente por todo el piso las unidades que
tienen ms o menos la misma demanda. Sin embargo, con frecuencia el tamao del
terreno suele dictar un edificio rectangular, vase la figura 5.2.1
En un almacn son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el equipo
de manejo de materiales llegue a las distintas reas de almacenamiento.
Los pasillos principales son anchos, por lo general de 3 a 3.60 metros, para permitir
el trabajo en unidad de manejo de material tal como un montacargas o estibador.
Estos conectan las reas de recepcin y embarques, y su colocacin determina el
flujo de materiales.
Los pasillos secundarios son para tener acceso a los estantes, oficinas, elevadores
y cuartos de servicios, y son mucho ms angostos, desde 60 centmetros hasta 2.7
metros, dependiendo del tamao y la configuracin de las unidades que se
procesan, y del equipo de manejo de materiales que se requiere para esta funcin.
Operaciones en el almacenamiento y en la bodega
Dentro de una planta, la gerencia debe decidir si construir una bodega centralizada
o varias instalaciones de almacn, cada una cerca de su lugar de uso; por ejemplo,
cerca de cada estacin de ensamble en la lnea. Este ltimo mtodo reduce el
manejo de materiales y los paros de produccin debidos a demoras en la entrega
desde una bodega centralizada. Tambin permite tener un control ms estricto de
inventario.
Dentro de un almacn hay diversas polticas que influyen sobre la distribucin,
lugares de celdas de almacenamiento, y asignacin de los artculos a esas celdas.
Esas polticas se describen a continuacin:
a) Semejanza fsica: Los artculos con caractersticas parecidas se agrupan en un
rea. Por ejemplo, los artculos grandes se almacenan en una zona, y los pequeos
en otra. Esto permite usar equipo similar de manejo de materiales, y tener cuidados
fsicos parecidos en cada rea. Tambin se deben concentrar los controles
ambientales especiales, como refrigeracin, humedad y seguridad contra incendios,
en una zona, tal como dicten las necesidades de las mercancas.
b) Semejanza funcional: Se pueden guardar juntos los artculos relacionados
funcionalmente. Por ejemplo, los artculos operados con electricidad, hidrulica
mecnica, en reas separadas de almacenamiento. El sistema es bastante cmodo
en instalaciones operadas manualmente, en las que cada trabajador de almacn se
especializa en determinada rea funcional.
c) Demanda: Toda bodega tiene mercancas que se piden con ms frecuencia que
las dems. En este sistema, las mercancas con movimiento intenso se guardan
cerca de las reas de recepcin y de embarque, y a las que tienen movimiento lento
se les asigna espacios ms alejados, como se ha descrito anteriormente. Con este
arreglo se minimiza la distancia recorrida por los trabajadores del almacn cuando
surten pedidos. Con estudios reales se ha Demostrado que, en promedio, 15 % de
las mercancas tienen 85 % del movimiento o el trabajo en una bodega.
5.3 Seleccin de mobiliario y equipo de almacn.
Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la
flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso
de un equipo adecuado.
Funcin de Recepcin: La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la
compaa o de un transportador comn, es la misma.
Proceso de seleccin
Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en
orden y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi
el nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad
por l envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo,
martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier
reclamo resultante sobre envos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa
tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de
introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la
inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas
condiciones se le debe rechazar.
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza,
aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin legal.
Por su Naturaleza:
1. Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como
implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan,
tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse
individualmente.
 2. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el
desarrollo de las actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial, total
o que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser
inventariados en forma individual.
Por su aprovechamiento:
1. -Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las
actividades y que no requieren de algn dispositivo para su operacin.
2. -Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operacin.
Por su Origen:
1. Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos
federales o con recursos de proyectos externos.
2. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero y que a travs de
un contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin.
3. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores
pblicos de la empresa para su uso personal y que la empresa no adquiere
ninguna responsabilidad sobre ellos.
Por sus Condiciones Fsicas:
1. Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con
seguridad.
2. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las
medidas mnimas de seguridad para su operacin.
3. Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su
rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o su
mantenimiento es muy alto.
4. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas
prcticamente deplorables y que no es posible su rehabilitacin.
Por su situacin legal:
1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su
ubicacin por extravo, y cuya causa puede ser imputable a l.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un
accidente y que puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de
seguros.
5.4 Sistemas Informticos de administracin de almacenes.
La funcin de un sistema de administracin de almacenes es apoyar los procesos
de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la
solucin ptima a la configuracin del almacn y agilizar el proceso de la gestin de
inventarios.
Sus ventajas son minimizar las prdidas de inventario, le reducir los costos
operativos, incrementar la capacidad del almacn y la exactitud del inventario, un
control de operacin en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente.
Debe sealarse que los sistemas pueden ser independientes o hacer parte de un
sistema de planificacin de recursos empresariales y puede incluir una tecnologa
compleja como la identificacin por radiofrecuencia y reconocimiento de voz. Sin
embargo, el principio bsico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma,
que es proporcionar informacin para permitir un control eficaz de los elementos
ubicados en el almacn.
Tipos de sistemas de administracin de inventarios
Gestin Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadera
adecuada en el sitio apropiado en el momento necesario. Mediante unidades
de almacenamiento de inventario (SKU) se registran los artculos a su llegada
a la tienda y en el momento de su venta. Con una simple lectura del cdigo
de barras en el punto de compra, el nmero de SKU, el nombre del producto,
el precio de venta y el costo se registran en las bases de datos de la empresa.
Optimizacin Dinmica de Inventarios (ODI): Es una tcnica altamente eficaz
en el manejo de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks
de productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y
que tienen la caracterstica de tener una demanda futura incierta.
Warehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en
forma organizada todos los movimientos de mercaderas de uno o varios
almacenes, incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la
optimizacin de las tcnicas de almacenaje y de los recursos tecnolgicos y
humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software debe estar
integrado a herramientas tales como lectoras lser de cdigo de barra,
terminales de transmisin de datos por radio frecuencia y contar con
integracin de accesos va Internet.
Sistemas de Planeamiento y Programacin avanzados (APS): Son
herramientas informticas que consisten en la utilizacin de tcnicas de
optimizacin para obtener una solucin inteligente en la administracin de
cadena de abastecimiento. Para esto, los programas utilizan tcnicas tales
como la programacin lineal, la clasificacin ABC de inventarios, modelos
heursticos y el enfoque de la teora de las restricciones, entre otros.