DIRECTIVA No 005B6-AGN-DGAI

NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN LOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL

1. OBJETIVO

Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los documentos en los

archivos administrativos del Sector Pblico Nacional.

11. FINALIDAD

1. Descongestionar los archivos administrativos de Sector Pblico Nacional.

2. Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y materiales de los archivos

pblicos.

3. Garantizar la integridad y la conservacin del patrimonio documental.

111. BASE LEGAL

Decreto Ley No. 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del

Patrimonio Documental de la Nacin (16 de mayo de 1972).

- Decreto Supremo No 022-75-ED, Reglamento del D.L. No. 19414 (29 de Octubre
de 1975).
- Decreto Legislativo No. 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin (16
de julio de 1981).

- Decreto Supremo No. 007-82-JUS, Reglamento de la Ley Orgnica del Archivo

General de la Nacin (22 de enero de 1982).

- Ley 24047 Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin (3 de enero

de 1985).

- Resolucin Jefatura1 No. 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de

Archivos (3 1 de mayo de 1985).

IV. ALCANCE

La presente directiva es de obligatorio cumplimiento en todos los organismos pblicos

(Ministerios, Instituciones Pblicas Descentralizadas. Instituciones Autnomas, Empresas
de Derecho Pblico, Empresas Estatales de Derecho Privado y Empresas de Economa

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 mixta con Participacin Accionaria Mayoritaria del Estado), Municipalidades y dems
dependencias administrativas de los organismos de los Poderes del Estado.

V. DISPOSICIONES GENERALES

1. La transferencia de documentos es un procedimiento archivstico que consiste en

el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los perodos
de retencin establecidos en los programas de control de documentos.

2. La transferencia de los documentos se efectuar de los archivos de gestin a los

archivos perifricos (si los hubiere), luego al rgano de administracin de
archivos y de ste al Archivo General de la Nacin.

3. El Organo de Administracin de Archivos formular el cronograma anual de

transferencia y lo remitir al Archivo General de la Nacin antes del 31 de marzo
de cada ao.

4. El Organo de Administracin de Archivos solicitar al Archivo General de Nacin la

transferencia de los documentos que estn considerados en el respectivo cronograma
anual.

5. La solicitud de transferencia ser acompaada con el Inventario de

Transferencia de documentos (anexo No. l ) , y remitida al Archivo General de la
Nacin treinta das (30) antes de la fecha del traslado para la verificacin e
inspeccin del supervisor del rgano rector.

6. Para la transferencia de documentos se utilizarn unidades de archivamiento

(legajos, paquetes, cajas, etc.) de tamao uniforme. Como regla general en cada
unidad de archivamiento se empacar una serie documental, manteniendo el
orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente.

7. Las unidades de archivamiento sern rotuladas en el lado frontal. En el ngulo

superior izquierdo se anotarn el cdigo de la entidad y de la dependencia remitente. el
ao y el nmero de remisin. En el ngulo superior derecho se indicar el nmero
correlativo correspondiente a la unidad de archivaniiento.

8. Concluida la transferencia dc la documentacin el responsable del archivo

receptor anotar en la parte central de cada unidad de archivamiento el nmero
correlativo que le corresponda dentro del archivo. Luego sealar en el inventario de
transferencia de documentos la ubicacin de la unidad de ai-chivamiento respectiva.

9. El oi-iginal del inventario servir para oi-ganizai- el inventario general de transferencia

que ser ordenado cronolgicamcnte de acuei-do al ingreso de los documentos de
archivo. la primera copia ser archivada de acucrdo a la dcpcndcncia remisora y la
segunda devuelta a la dependencia i-cinitcntc.
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 I O. Los archivos de nivel desconcentrado transferirn los documentos del Archivo
Departamental correspondiente observando las disposiciones de la presente
directiva. Si ste no existiere, los documentos se pondrn a la disposicin del
Archivo General de la Nacin.

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Los rganos de administracin de archivos institucionales propondrn a las instancias

superiores correspondientes las normas internas que se consideren necesarias para la
mejor aplicacin de la presente directiva.

VII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Los organismos y reparticiones pblicas que no tengan aprobado su Programa de Control de

Documentos podrn solicitar al Archivo General de la Nacin la transferencia
acompaando los siguientes documentos:

1. La opinin favorable del Comit Evaluador de Documentos que ser designado

por la ms alta autoridad institucional.

2. El inventario de transferencia de documentos

3. El Comit se integrar y funcionar de conformidad a lo dispuesto por la Directiva

No. 004/86-AGN-DGAI Normas para la Formulacin del Programa de Control de
Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Toda transferencia de documentos deber efectuarse utilizando el formulario de

transferencia de documentos en original y dos copias.

El inventario consta de dos partes:

a) Informacin general (Pg. O1 ) describe sumariamente los documentos a transferirse.

b) Inventario-registro (pgina O2 y siguientes) describe detalladamente los datos de la

documentacin, sealando su ubicacin topogrfica dentro del archivo.

CARACTERISTICAS

Material : Papel bond 60 grs. (original y 2 copia\)

Medid as Tamao A-4

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INSTRUCCIONES

a) Informacin general

1-3 Nombre del Sectoi', de la entidad y de la unidad orgnica cuya docuniciitacicn va a

transferirse.

4. Indicar el cdigo de identificacin de la entidad y unidad orginica rcniitcntc; ao del

envo y el nrncro secuencia1 segn la pi-iiiici-a remisin de documentos el'cctuada por la
unidad orgnica al archivo.

5. Sealar suscintainente las series documentales y sus fechas extremas.

6. Anotar el nmcro total .en inctros lineales de los documentos a translerirsc (un metro cbico
es igual a diez metros lineales aproxiniadariiente).

7. Fecha, nombre, apellidos y firma del Jclc del Archivo remitente.

8. Fecha, nombre, apellidos y firma dcl jefe de archivo receptor.

b) Inventario - Re,'uistro

9. Nmero de orden correlativo de las unidades de archivaniiento a ti-ansferirse.

10 Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamicnto, segn la serie

o series que la conforman.

11. Indicar la fecha ms antigua y ms reciente de cada una de las serics.

12. Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aqu se indicar el lugar donde se
encuentra archivada la unidad de archivamiento y el nmero asignado a ella dentro del
archivo.

13. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensin de la documentacin
de transferencia.

NOTA:

1. Las pginas debern numerai-se consecutivamente inicindose con el nmero uno el que sera
seguido de la preposicin de y a continuacin el nmero total de las pginas del
inventario.

2. Todas las pginas del inventario debci-n estar visadas poi- el jefe del rgano de administracin
de archivos de la entidad.

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 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Pg. 1 de ......... pgs.

NFORMACION GENERAL

.Sector

.Entidad

.Unidad Orgnica

.Datos de la remisin :

. 1 . Cdigo

.2. Ao

.3. Remisin No

. Descripcin general de documentos a transferirse:

1. Metros lineales de documentos a transferirse :

', Lugar y Fecha 8. Lugar y Fecha

............................................. ...........................................
Jefe del Archivo Remitente Jefe del Archivo Receptor

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