Concepto almacn

Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artculos.
La palabra Almacn proviene de Almagacen, vocablo rabe que significa "Tesoro", por tal significacin se
identifica el almacn y sus mercancas como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe guardar, custodiar
y cuidar para el futuro.
Veamos en la siguiente figura.

Qu Funcin cumple un almacn?

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
Funcin de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento e invlida los efectos de:
Retraso en el abastecimiento de materiales.
abastecimiento parcial
Compra o produccin en totales econmicos.
Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

El mal uso del almacn

Son almacenes mal ubicados y cuentan con el riesgo de perder sus productos.
Veamos en la siguiente figura.

Qu funcin cumple un almacenista?

Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artculos.
Tiene que contar, medir y pesar la mercanca.
Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la descarga.
Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos (A la hora cuando se despacha y cuando se
recibe mercanca, observar la factura).
Debe utilizar equipos mviles en las descarga (Seguridad Industrial).
El Almacenista debe evitar la indisciplina.

Para qu es necesario un almacn de materia prima?

Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima para algunas empresa,
es producto terminado para otras. Un almacn de materia prima, tiene (03) pasos lgicos:
Recepcin.
Control de Calidad.
Despacho oportuno a Produccion/Cliente.
a) Almacn de productos en Proceso
Es aquel almacn donde se guardan mercancas que han sufrido una transformacin fsica y/o qumica y han
adquirido valor en base al tiempo, la mano de obra y otros costos.
b) Almacn de productos terminados
Almacn donde se guardan mercancas listas para el consumo directo y o indirecto.
c) Almacn de Materiales Auxiliares
No forman parte del proceso, pero sin ellos sera imposible completarlo. Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos,
Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta para embalar.
 d) Almacn de Insumos Generales
Aqu guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operacin de la empresa Ejemplo: Papelera,
Productos de Limpieza, repuestos en sus diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.
e) Almacn de Devoluciones
Es un almacn provisional, aqu se guarda en forma transitoria las devoluciones de los clientes internos y
externos.
f) Almacn de desperdicios
Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar. Ejemplo: Cartn, Papel, Madera, Vidrios, Plsticos,
otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).
Seguridad en los Almacenes
Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.
Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de Televisin (CCTV).
Colocacin de lmparas de emergencias y extintores contra fuego.
Sealizacin de las vas de escape, en caso de emergencia.
Dotar al personal de Almacn de los equipos de proteccin personal (EPP) adecuados, ejemplo: Cascos,
guantes, mascarillas, lentes de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre otros.
No permitir al personal del Almacn la entrada con bolsas, bolsos, morrales, entre otros.
Colocar bajo llave los objetos de fcil sustraccin.
Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial y Primeros auxilios, entre otros.

Inventario
Es una Tcnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las existencias a travs de un conteo,
con la finalidad de maximizar las operaciones de la empresa y minimizar los costos.
Por qu se hace un inventario?
Disposicin superior.
Ejercicio Econmico (Ganancias y/o Prdidas)
Hurto o Robo.
Catstrofe natural (Inundacin, Tormenta, Terremoto, entre otros).
a) Importancia de los Inventarios
Podemos planificar debidamente la produccin.
Nos permite simplificar y ahorrar en las compras.
Se simplifica y se facilita el proceso contable.
Podemos tomar decisiones con ms claridad (A Nivel de Gerencia).
b) Anlisis de Fallas
Mucho reclamo.
Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los almacenes abarrotados de mercancas que no tienen
salidas.
Cambios en la planificacin o en la programacin.
Ajustes por prdidas, cada vez que termina el ejercicio econmico.
c) Tipos de Inventarios, segn su utilizacin
Inventarios Activos.
Inventarios Inactivos (Material y/o mercanca que an puede ser aprovechado).
Obsoletos (Daado, Prdida Total).
d) Tipos de Inventarios, segn el tipo de Almacn
Materia Prima.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Materiales auxiliares.
Desperdicios
Devoluciones.
Insumos Generales.
e) Pasos para inventariar
Eleccin de un lder.
Planificacin de los grupos de trabajo.
 Publicacin de las instrucciones complementarias (Fecha, Hora, Logistica, entre otros).
Conteo (mercancas que se pesa, se cuenta, se mide dependiendo de la naturaleza del producto).
Reconteo -//- Rotacin de grupo.
Correccin de fallas y ajustes (Otro Conteo). El Grupo N 1 y el Grupo N 2 no coinciden en las cifras.
f) Responsabilidades del Personal de Almacn para el da del inventario.
Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar polvo, organizar, ubicar las mercancas en orden).
Separar mercancas que ya han sido facturadas o detalladas en algn documento.
Apoyar y ayudar al personal del inventario, el da de su realizacin.
Despachar las emergencias.

El Stock
Es la cantidad total de materiales y mercancas existentes en un almacn. Por ejemplo cuando hablan solo
hay 15 de stock es como decir solo quedan 15 productos.
Tenemos 2 clases de stock.
Mnimo: Es importante establecer un nivel mximo para cada producto y verificar peridicamente estas dos
cifras, esto quiere decir "No bajar del mnimo, ni pasarse del Mximo". Normalmente el nivel mnimo se
determina en funcin de la inversion que la empresa desea hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es
importante crear el stock de seguridad.
Mximo: El nivel mximo es mucho ms complejo pues hay que tomar en cuenta muchos factores tales como:
El costo de las existencias, los costos administrativos, los costos de almacenaje, el consumo y el tiempo. Otro
elemento que hay que analizar (ABC) para establecer el nivel mximo y nivel mnimo.

El krdex
Es una herramienta contable que nos permite controlar la entrada y salida de toda clases de mercancas con
la finalidad de mantener y obtener un saldo.
Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.
Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y externos.