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Riesgos en la gestin de proyectos

Segn la Gua PMBOK, un riesgo de un proyecto es un evento o condicin incierta, que


si ocurre, afecta negativa o positivamente a uno o ms de los objetivos del proyecto.
Estos objetivos pueden ser el costo del proyecto, su calidad, su tiempo, o su alcance, entre
otros.
Un riesgo no es un problema. Un problema es algo que ya ocurri. Un riesgo es reconocer
que podra existir un problema en el futuro. Gestionar los riesgos es gestionar los
problemas potenciales que pudieran ocurrir.
El riesgo tambin se puede definir en funcin de la probabilidad de que ocurra, y si
ocurre, en funcin de su impacto o consecuencia.

Riesgo = funcin de (Probabilidad * Impacto)

Cuanto mayor sea la probabilidad y/o el impacto, el riesgo es mayor. Cuanta ms


informacin haya, el riesgo es menor. Al contar con informacin limitada, los riesgos
aumentan.

Certidumbre e incertidumbre

En el grfico anterior, se observa que la gestin de riesgos del proyecto se desarrolla en


todo el espectro que est entre los dos extremos, sin incluir los extremos.
Si se cuenta con toda la informacin, no hay incertidumbre, y por lo tanto no es un riesgo,
por ello el extremo no est incluido. En un extremo no hay nada de informacin y por lo
tanto la incertidumbre es total, y en el otro extremo se tiene toda la informacin y la
certidumbre es total. Cerca del extremo izquierdo son riesgos desconocidos, y cerca del
extremo derecho son riesgos conocidos.

Tolerancia y umbral

La tolerancia al riesgo indica qu niveles de riesgos aceptan o no los involucrados, en qu


reas se es tolerante y en cules no. Por ejemplo, no se tolerar modificar el alcance.

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El umbral indica cunto riesgo se est dispuesto a afrontar en un proyecto.
Es un valor de costo, tiempo, calidad, tcnico, o de un recurso usado, que si se supera el
umbral, se dispara una accin. Es el punto donde un riesgo se
vuelve inaceptable.
Por ejemplo, si el proveedor se vuelve a exceder ms de cinco
das en la fecha de entrega, se le cobrar la penalidad que marca
el contrato.
Distintos interesados tienen distintas tolerancias al riesgo.

Categoras de riesgos

Una forma til de identificar los riesgos de un proyecto es pensar en distintas categoras
de riesgo; es una forma lgica de agruparlos u organizarlos. Por ejemplo, riesgos polticos,
riesgos ambientales, riesgos econmicos, riesgos tecnolgicos, riesgos de las partes
involucradas, riesgos contractuales, entre otros. Para ello, se usa una herramienta llamada
estructura de desglose de riesgos, o RBS, por sus siglas en ingls.

Estructura de Desglose de Riesgos RBS (Resources Breakdown Structure)

Una forma til de identificar los riesgos de un proyecto es pensar en distintas categoras
de riesgo. Es decir, en una forma lgica de agrupar u organizar distintos tipos de riesgos.

Ejemplo de Estructura de Desglose de Riesgos - RBS

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Plantilla de ejemplo con las categoras propuestas

PLANTILLA DE RIESGOS IDENTIFICADOS POR CATEGORA


PROYECTO
ltima actualizacin: / /
CATEGORA RIESGOS DE LA CATEGORA
En la Direccin del Proyecto

Tcnicos o tecnolgicos

De Capacitacin
Internos de la Organizacin
(estructura, prioridades; etc.)
Externos a la Organizacin

Asociados a la Produccin
Asociados a los Recursos
Humanos
Financieros
Relativos al desempeo del
equipamiento
Relativos a la Calidad

Relativos al Alcance
Relativos a las Adquisiciones,
Contratos y Proveedores
Asociados a la Cultura
Asociados a los Interesados y a
su satisfaccin
Otras categoras

No todos los proyectos tienen todas estas categoras de riesgos, algunas de stas se
podran presentar en algunos proyectos e inclusive agregar otras ms.

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Tambin se podran agrupar los riesgos por Fases del Proyecto. Tpicamente, los riesgos
son mayores al inicio del proyecto porque an no se tiene suficiente informacin, y tiende
a haber bastante incertidumbre. A medida que hay ms informacin disponible, los
riesgos deberan bajar (ver siguiente grfico).

Por otro lado, lo que est en juego es mayor al final del proyecto que al principio, es decir,
al inicio an no se construy nada, as es que no hay nada que perder, pero cerca del final
del proyecto, si hay un edificio construido, hay mucho que perder.

Responsable de la Gestin de Riesgos

Si bien en todo proyecto el responsable final de la gestin de los riesgos del proyecto es
el gerente de riesgos o el director del proyecto; la direccin de riesgos del proyecto no es
de exclusividad del lder. Todo el equipo de proyecto debe participar en la gestin de
riesgos, o al menos, en identificar los riesgos, aportar en su anlisis, y plantear posibles
respuestas a ellos.
Es importante adems, aclarar cul es el rol de cada involucrado en la gestin de riesgos.
El Director del Proyecto debe comunicar los beneficios de una buena gestin de riesgos;
adems determina quin participa y cmo. Se asegura de que quienes participen
entiendan la gestin de riesgos y su importancia.
Si el equipo no est familiarizado con la gestin de riesgos, hay que brindarle al menos
una breve charla para explicarle cmo funciona la misma, y por qu es importante para el
xito del proyecto.
Adems, el Director debe asegurarse de:

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- Dar a conocer las herramientas de gestin de riesgos que se usarn.
- Crear y mantener el plan de gestin de riesgos, el registro de riesgos, y las
plantillas necesarias para identificar, analizar, enfrentar y controlarlos.
Este plan debe ser aprobado y hay que mantenerlo para que siga estando vigente a
lo largo del proyecto.
- Identificar los riesgos con el equipo, fomentar una comunicacin abierta y sincera,
y asignar a un dueo o responsable de cada uno de ellos.
- Asegurar que se analicen los riesgos con el equipo, y de generar la lista de riesgos
principales, en los cuales se enfocarn para planificar cmo responder ante ellos, y
luego darle seguimiento.
- Supervisar los riesgos en el momento, y en la forma apropiada.
- Participar o moderar las reuniones de seguimiento a los riesgos.
- Comunicar los riesgos a los diferentes interesados. Esto incluye realizar
recomendaciones para tomar acciones o decisiones, y escalar los temas cuando
corresponda, en particular al patrocinador y a los ejecutivos.

Otros roles

El patrocinador.
o Promueve la aplicacin formal de la gestin de riesgos en el proyecto y
autoriza los recursos para ello.
o Determina el nivel de riesgo aceptable para el proyecto.
o Participa en la identificacin de riesgos y se le informa el estado de los
riesgos principales.
o Gestiona los riesgos que le escale el director del proyecto.
o Autoriza el uso de reservas de gestin.
Los dueos de los riesgos.
o Responsables de planificar, ejecutar y mantener los planes para responder
ante cada riesgo que le hayan asignado.
o Deben mantener dichos planes bajo control y ejecutarlos a tiempo.
o Determinan si las respuestas fueron efectivas o no.
o Informan el estado de sus riesgos y monitorean los disparadores de sus
riesgos.
Integrantes del equipo del proyecto.
o Deben conocer los procesos de gestin de riesgos y participar activamente
en ellos.
o Identifican riesgos.
o Informan al responsable de la gestin del riesgo sobre cualquier asunto
bajo su rbita que est relacionado a los riesgos.

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Planificacin de Gestin de Riesgos

Planificar cmo se gestionarn los riesgos es una actividad que se realiza al principio de la
planificacin del proyecto, si bien, el plan de gestin de riesgos se podr actualizar luego si
fuese necesario.

En la prctica, este proceso ocurre apenas se inicia el proyecto, en el Acta de Constitucin


del Proyecto, que es el primer documento formal de todo proyecto, en el que se autoriza
a que se inicie el proyecto. All hay una mencin general, no detallada, de los riesgos
principales del proyecto.
Por lo tanto, apenas se comienza el proyecto ya se estn identificando algunos riesgos, y
se terminan de identificar durante la planificacin.
El objetivo de planificar la gestin de riesgos es crear el plan de gestin de los riesgos del
proyecto, el cual cuenta tpicamente con el contenido que se indica a continuacin.

Una vez que se haya creado el plan de gestin de riesgos, el equipo se reunir una vez por
semana para evaluar el estado de los riesgos.

- Se indicar qu plantilla o tipo de informe se usar para comunicar los riesgos a los
distintos interesados. Por ejemplo, La informacin de los riesgos estar disponible
en el registro de riesgos ubicado en el repositorio de documentos del proyecto.
Todos los miembros del equipo podrn accederlo online en cualquier momento.

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- Se comunicarn los riesgos a la oficina del proyecto y al patrocinador en el informe
semanal de avance del proyecto.

Para ello se propone utilizar la siguiente plantilla:

- Definiciones de la probabilidad y del impacto de los riesgos.


Se debe documentar, de qu modo se define la probabilidad de ocurrencia de los
riesgos del proyecto en cuestin, y su impacto sobre los objetivos del proyecto.
As, todos los interesados podrn entender del mismo modo lo que significa, por
ejemplo, una probabilidad alta de que ocurra un riesgo. Esto se hace para los
riesgos negativos y para los positivos.

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La siguiente fig. muestra un ejemplo de definicin de la escala del impacto de los riesgos.

Impacto de Riesgos
Negativos

Impacto de Riesgos
Positivos

Plantilla de ejemplo de plan de gestin de riesgos

El plan de gestin de riesgos se crea para definir y documentar de qu modo se van a


gestionar los riesgos positivos y/o negativos. La siguiente plantilla se puede usar para este
propsito, ya que contiene la informacin que tpicamente se documenta en un plan de
gestin de riesgos. Segn el tamao y la complejidad del proyecto, algunos de los datos de
la misma podran no ser necesarios.

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Capacitacin en Gestin de Riesgos

Lo bueno de tener un equipo de proyectos capacitado en este tema, es que ser


ms fcil planificar y gestionar los riesgos con el equipo, dado que ya todos
entendern su importancia y la terminologa a usar.

La capacitacin asegura que todos entiendan lo mismo sobre la gestin de


riesgos. Unifica los criterios y la terminologa de riesgos a usar. Asegura que
todos conozcan las herramientas y plantillas a usar, y el beneficio de la gestin.

Requiere de personas, recursos materiales y econmicos, y del tiempo para


preparar, coordinar y realizar la capacitacin.

Reuniones

Las reuniones con los involucrados en el proyecto, ya sean internas o externas al mismo,
sirven para determinar cul sera la forma ms apropiada de realizar la gestin de riesgos
en el proyecto.

Permite involucrar al equipo y tener una retroalimentacin directa e inmediata.

Su efectividad depende de la experiencia de quienes participan en la reunin y


de su moderador.

Herramientas utilizadas para identificar riesgos

Taller de Identificacin de Riesgos

En el taller de identificacin de riesgos se renen, el responsable de la gestin de riesgos


con el equipo del proyecto, y con otros interesados, a fin de identificar y discutir cules
son los riesgos del proyecto.
La siguiente plantilla se puede usar como agenda propuesta en el taller, a fin de identificar
los riesgos del proyecto. En este taller se dan las reglas bsicas del mismo, sus objetivos, y
se explican las herramientas a utilizar. Luego se inicia la sesin de identificacin y
discusin de riesgos, y finalmente, se registran y documentan los riesgos identificados.

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Tambin se pueden usar esta plantilla con las herramientas para identificar los riesgos.

La plantilla de la pgina 3 sirve como punto de partida para identificar riesgos por
categora sirve.

Un taller de identificacin de riesgos tiene la ventaja de involucrar a los


interesados y lograr que contribuyan. Es personal y directa.
Requiere tiempo. Puede haber personas que no quieran asistir. Hay que saber
moderarla. Si las personas necesarias no van, puede ser de poco valor.

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Lluvia de ideas y mapas mentales

Los riesgos se escriben en un pizarrn o se pegan con notas autoadhesivas en la pared. Se


generan ideas originales que no se critican, as las personas no tienen miedo de
compartirlas.
Temas a discutir:
- Cules son los riesgos del proyecto y a qu categoras pertenecen?
- Cules son los riesgos de cada componente de la EDT?
Se espera que la discusin genere una lista larga de riesgos. Es frecuente que la sesin se
estructure para que se vayan generando ideas para cada categora de riesgos, usando una
Estructura de Desglose de Riesgos.
Una forma fcil y visual de anotar los riesgos es mediante mapas mentales. Cada nodo del
mapa puede ser una categora de riesgo.

Ayuda a identificar muchos riesgos de forma rpida, fcil, y creativa. La gente


reacciona y se inspira con las ideas de otros. Ayuda a que todos se sientan
involucrados y es una herramienta que a muchos les resulta familiar.

Requiere tiempo, un buen moderador, y que asista la gente indicada.


Puede ser frustrante si algunos hablan demasiado y otros no opinan. Puede ser
difcil agendar la reunin si el grupo es grande.

Algunos pueden sentir vergenza o miedo de decir riesgos en voz alta. Hay que
tener cuidado de las emociones negativas (frustracin, negativismo, etc.) que
opacan la creatividad. A algunos no le gustan estas sesiones.

Entrevistas

La entrevista involucra. Al ser personal, anima a hablar a los que tienen miedo de
descubrir riesgos delante de otros. Permite ahondar en los riesgos.

Lleva tiempo. Cuando el entrevistado no habla el idioma del entrevistador, se


precisa un traductor. Si el entrevistador no conoce del tema que entrevista, los
riesgos identificados podran ser de poco valor. Requiere grabar o tomar nota de
la entrevista.

Encuestas

Facilita la recopilacin de respuestas y su anlisis. Si es electrnica ya pueden


quedar automticamente recopiladas y graficadas las respuestas.

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La calidad de los riesgos identificados depende de la calidad de la encuesta.
Puede haber una cantidad importante de personas que no las responda.

RBS y Categoras de Riesgos de Proyectos Previos

La estructura de desglose de riesgos (RBS por sus siglas en ingls) se usa frecuentemente y
en la pgina 2 se observan algunas categoras de riesgos que se pueden encontrar en los
proyectos y a continuacin se muestra un ejemplo (pg. 3).

Otra forma de identificar los riesgos de un proyecto es revisando las categoras de riesgos
que ocurrieron en proyectos anteriores similares. De este modo, se realiza el ejercicio de
pensar si hay riesgos en dichas categoras que puedan ser fuentes de riesgos en el
proyecto actual.

Ayuda a pensar rpidamente en varios aspectos del proyecto, en riesgos de diferentes


reas, y a no olvidarse de identificar riesgos de ciertas reas relevantes.

Algunos dicen que la gente puede limitarse a identificar riesgos solo de las categoras de
una RBS, sin embargo, eso se soluciona personalizando la RBS al proyecto en cuestin
antes de identificar los riesgos. y que si faltan categoras en la RBS, se agreguen.

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