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Ensayo
Introduccin
Esta intervencin pretende dar unas recomendaciones para nuestra futura carrera profesional
que pronto iniciaremos, o que incluso ya algunos ya habremos iniciado.
Tambin desde mi punto de vista y segn mi opinin, los que nos hemos incorporado al
mundo profesional desde las especialidades ligadas a las tecnologas y especialmente a las
tecnologas de la informacin, no estamos ocupando el rol que realmente nuestra especialidad
ocupa en las decisiones trascendentales de las organizaciones.
Por qu no estamos ocupando el rol que realmente nuestra especialidad ocupa en las
decisiones trascendentales de las organizaciones?
El motivo fundamental de que se produzca, es por nuestra propia idiosincrasia. Nuestra propia
tendencia. Nuestra propia inercia. Bien es cierto que la formacin que recibimos est
posiblemente de manera excesiva enfocada al campo puramente tecnolgico como si al final
todos furamos a ser investigadores y desarrolladores. Es cierto, no obstante que, al menos lo
que conozco, se han dado pasos para complementar la formacin desde una perspectiva ms
amplia de las empresas y de las organizaciones en general.
Elementos de la informtica
Desde el punto de vista informtico, el elemento fsico utilizado para el tratamiento de los
datos y obtencin de la informacin es la computadora.
El conjunto de rdenes que se dan a una computadora para realizar un proceso determinado
se denomina programa. Al conjunto de uno o varios programas que realizan un determinado
trabajo completo se denomina aplicacin informtica. La informacin es el elemento a tratar, y
se define como todo aquello que permite adquirir cualquier tipo de conocimiento; por tanto,
existir informacin cuando se da a conocer algo que se desconoce.
El elemento humano.
La inmensa mayora de los edificios administrativos no estn proyectados para una funcin
informtica; en la actualidad, los tcnicos van tomando conciencia de este tipo de
instalaciones y poco a poco se encaminan hacia una nueva tecnologa informtica.
Se puede definir un Centro Informtico o Centro de Cmputo como aquel que an no siendo
administrativo, realiza funciones semejantes de forma automatizada. Los Centros Informticos
han ido surgiendo a base de la repetitiva aplicacin de tecnologa especfica. Por tanto, es
necesario crear una normativa que agrupase de forma estandarizada la instalacin de
cualquier Centro Informtico.
Conceptos generales
Direccin: Es la conduccin de los recursos humanos que participan en todos los niveles de
organizacin. La direccin requiere de una habilidad especial para tratar el elemento humano,
a fin de que ste se involucre en el proceso necesario para alcanzar los objetivos fijados.
Control: Por medio del control se vigila que las actividades que efecta la organizacin y sus
resultados, en realidad se orientan al logro de los objetivos fijados por las empresas.
La planeacin
Definir las necesidades de bienes y servicios informticos que tendr la empresa a corto,
mediano y largo plazo.
Definir los parmetros de retroalimentacin que contribuyan al xito del desarrollo del propio
plan.
Establecer las polticas y estrategias que servirn de base para la ejecucin del plan, tratando
de jerarquizar las acciones que sean necesarias.
Definir el Esquema de Desarrollo Informtico al que pretende llegar la empresa, considerando
aqu recursos fsicos, lgicos, estructurales y humanos. Es importante definir aqu las metas en
que se dividir la ejecucin del plan.
Definir explcitamente el programa de actividades que har posible la ejecucin del plan,
considerando en l las adquisiciones de bienes y contratacin de servicios necesarios para
lograr el Esquema de Desarrollo Informtico deseado.
Dado que la informtica normalmente representa un alto costo de operacin para la empresa
es importante contemplar dentro del Plan de Desarrollo Informtico, las medidas de seguridad
que se implantarn en la organizacin a fin de proteger los bienes, asegurar su disponibilidad,
integridad y confidencialidad.
La organizacin
Es importante definir la forma en que la Unidad de Informtica deber organizarse para que
pueda ejercer su funcin en la forma ms eficiente. Aqu se debe tener cuidado, de que esta
debe obedecer slo a una necesidad real derivada tal vez de un incremento en la demanda del
servicio o a cambios tecnolgicos propios del rea. La reduccin de la organizacin tambin
puede llegar a determinarse por un comportamiento inverso de la demanda o a los mismos
avances tecnolgicos.
Siempre es ms seguro administrar lo necesario, que inventar funciones para justificar una
estructura orgnica que no es la requerida. Ya que el tener un personal que realice demasiadas
actividades deriva en un costo operacional mayor adems de muchas veces no ser
completados los objetivos.
Por la funcin que desempean las Unidades de Informtica dentro de las empresas es
recomendable que se unifiquen a nivel de staff dentro de su organizacin. Ello es para no
favorecer predominantemente a alguna rea en particular y por el contrario, que exista un
beneficio equilibrado.
Toma de decisiones
Los responsables de dirigir las Unidades Informticas requieren de una habilidad importante
para ejercer esta parte del esquema de administracin. Es indiscutible que de una acertada
toma de decisiones depende en gran medida el xito de la empresa.
Las decisiones importantes, en la mayora de los casos, se toman por parte de los directivos de
alto nivel, por lo que de ellos se requiere entre otras cosas de:
La direccin
Esta parte de la administracin no es menos importante que las dems y est estrechamente
relacionada con todas ellas, ya que en la funcin de direccin se concentra la mayor
responsabilidad para lograr el xito del ejercicio de la funcin informtica.
El responsable de dirigir este ejercicio, adems de cumplir con los requisitos descritos en el
punto anterior, debe ser capaz de conducir adecuadamente el desempeo de sus
subordinados, No hay que olvidar que el recurso humano es el elemento ms importante
dentro de la organizacin, por lo que para su conduccin se requiere de habilidades especiales
como pueden ser:
Formar al personal que a futuro pudiera ocupar los puestos vacantes de nivel superior,
cuidando con ello que no existan personas indispensables, ya que lamentablemente la
dinmica de las Unidades de Informtica hace difcil el arraigo de las gentes.
La conduccin de la actividad humana exige que el responsable sea capaz de entender que
cada persona es nica en su forma de ser, por lo que debe respetar su individualidad y hacer lo
posible por conocerlo en forma particular. Es por ello que la direccin eficiente se logra cuando
se es lo suficientemente hbil para conducir de manera especial a cada individuo.
En este desempeo el Director debe de actuar como psiclogo, padre, amigo y jefe.
El control
Agenda de trabajo
Es importante registrar diariamente, sistemticamente las actividades y compromisos
programados y no programados. No es conveniente confiar demasiado en nuestra memoria.
Por lo tanto, un buen administrador debe auxiliarse de una agenda para su trabajo diario, ya
que adems de servirle stos de programa diario, le permite registrar eventos importantes no
programados que probablemente a futuro tenga necesidad de consultar.
Para asegurar el cumplimiento de los programas de trabajo orientados a alcanzar las metas
propuestas, es importante programar las actividades necesarias identificndolas claramente, y
sealando el o los responsables de ejecutarlas as como el avance comprometido.
Este procedimiento permite adems de lo anterior, registrar el avance real e identificar las
causa que originaron desviaciones al programa.
Esta metodologa permite obtener reportes peridicos clasificados en diferentes formas que
sirven de indicadores para evaluar el grado de utilizacin y el costo de los bienes informticos.
Esto se hace con la finalidad de utilizar de la mejor manera dichos bienes y detectar las causas
que han afectado el servicio formal. Tambin sirven para saber si estos bienes estn siendo
suficientes y adecuados para atender las necesidades planteadas.
Niveles de servicio
Manejo de problemas
Cuando las Unidades de Informtica adquieren cierta magnitud como consecuencia casi lgica
de su desarrollo, el nmero, diversidad y complejidad de los problemas que se le presentan,
tanto a los usuarios como a los propios prestadores de servicios, se ven en orden creciente, y
en ocasiones existe incertidumbre de a quin se le debe reportar y si realmente quien recibe el
reporte ser capaz de resolverlos en forma eficiente.
Es por ello que se hace conveniente la creacin de una Unidad que se encargue de recibir el
reporte de los problemas tcnicos relacionados con el rea de informtica, siendo sta el
medio nico para hacerlo.
Esta Unidad debe registrar tales problemas, canalizarlos para su atencin y hacerles un
seguimiento hasta que se resuelven dejando constancia de la forma como se logr para que en
caso de recurrencia se puedan atender de forma ms rpida.
Control de cambios
Los cambios dentro del ambiente normal de trabajo del rea de informtica son muy
frecuentes, debido entre otras cosas a la propia dinmica de desarrollo de sta rea.
Es muy importante tener un control adecuado de los cambios necesarios a realizar, sean de
tipo fsico, lgico, humano o de procedimiento. Ello con la finalidad de prever las
consecuencias que tendr el realizarlos, preparando lo necesario en caso de que el cambio no
llegara a tener xito.
Desde que se recibe cualquier equipo, sin importar su procedencia (compra, donacin, renta o
prstamo), se debe poner especial cuidado en su control, registrndolo en una base de datos
que nos permita en cualquier momento conocer, tal vez, su costo de compra, fecha de
recepcin, nmero de serie, caractersticas, usuario directo, perodo de garanta, proveedor,
etctera.
Por ello, es muy recomendable que se lleve un inventario de software desarrollado para evitar
redundancias y atender de manera casi inmediata algunos requerimientos, basndose en lo ya
existente.
Dado el alto costo que representa la adquisicin de los bienes informticos, sus instalaciones y
principalmente los sistemas de informacin, as como la propia informacin, resulta
imprescindible la contratacin de una pliza de seguros contra ciertos riesgos, ya que como el
caso de la informacin, sta puede llegar a tener un valor incalculable.
Aqu es necesario tomar en cuenta todas las necesidades financieras que se estiman requerir
para atender eficientemente la funcin informtica. Tambin es importante tener presente
que si en ocasiones es difcil adquirir lo que se tena previsto, es ms difcil cuando no se hace
esto. Por ello se debe tener especial cuidado en la elaboracin de este presupuesto.
Es importante definir los planes y programas de trabajo que sern necesarios para cumplir con
las metas programadas. En su elaboracin debe participar el personal responsable de su
ejecucin para que incluya todas las actividades necesarias evitando, hasta donde sea posible,
las omisiones y su propio desconocimiento.
Sin pretender brindar una receta, ni mucho menos, una jerarqua de aspectos para lograr el
xito del ejercicio de la administracin dentro de la funcin informtica, son los puntos que se
describen a continuacin, los cuales pueden contribuir a lograrlo de mejor manera.
Contar con el apoyo y la confianza de las autoridades superiores para poder llevar a cabo los
planes y programas de trabajo.
Estar enterados en forma permanente de las tendencias tecnolgicas del rea para tener la
autoridad tcnica a fin de proponer las lneas de desarrollo.
Mantener un compromiso nico de trabajo para poder servir mejor a la empresa. Predicar con
el ejemplo
Mantener una relacin cordial, si es posible, amistosa, con los responsables de las otras reas
de la estructura orgnica de la empresa.
Mantener el mximo orden en el desempeo, pensando que se debe trabajar diariamente tan
entusiastamente como si fuera el ltimo de trabajo ejerciendo esa funcin.
Requerir con la mayor oportunidad los bienes y servicios necesarios, tratando de, hasta donde
sea posible, ser los primeros a fin de asegurar con ello que existan los recursos suficientes, y no
al ltimo cuando se pudiera correr el riesgo de haber dispuesto de ellos para atender otras
prioridades.
Entender que el desempeo de la funcin asignada debe ir ms all del simple cumplimiento y
que uno debe sentir cario a la institucin (ponerse la camiseta), viendo en ella tal vez, sus
intereses como propios.
Participar, hasta donde sea posible, en la definicin de las lneas de desarrollo de la empresa.
Delegar lo delegable.
Elaborar los Planes de Desarrollo Informtico con las caractersticas mnimas descritas en el
punto II.
Existe cierta polmica entre el medio informtico sobre los pros y los contras que representa la
centralizacin del servicio que proporcionan estas unidades dentro de la empresa. Sin
embargo, es conveniente analizar los casos en lo particular y decidir lo ms adecuado para
cada uno de ellos.
Es indiscutible que el hecho de contar con los equipos y sistemas de cmputo cada vez ms
orientados a usuarios finales podra indicar que lo ms recomendable es darle a cada cual sus
recursos y que los administren por si mismos.
Sin embargo, en algunos casos esto no es muy conveniente debido a varias razones, como
pueden ser las siguientes:
Normalmente, el usuario requiere de cierta asesora para el adecuado uso y explotacin de sus
recursos de cmputo.
El mantenimiento de los bienes informticos puede ser ms costoso por unidad que por lote.
Se corre el riesgo de darle recurso sobrado o limitado, segn necesidades reales.
Elaborar los estndares de Desarrollo de Sistema y Uso de Software. Controlar los inventarios
de bienes informticos.
Referencias
Departamento de Operacin