Sesinvii VIII Ixtiposdeeventosconceptosplanificacin 090520141118 Phpapp01 PDF

ORGANIZACIN DE EVENTOS
DEPORTIVOS
SESIN
TIPOS DE EVENTOS, CONCEPTOS
Federico Galvis Tarquino Magister en Administracin de Empresas con Especialidad en Gestin Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
1
EVENTO: Eventual, de vez en cuando, espordico.
La Organizacin de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los
proyectos (SUEOS) de nuestra organizacin.
Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas,
para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.
Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duracin, publico

objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.
Todo evento tiene caractersticas diferentes, nunca un evento se repite dos veces, as,
lo hagamos varias veces.
2
DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera espordica y

que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turstica,
de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas, Polticas, etc.
QU ES UN EVENTO DEPORTIVO?
Actividad que por su:
Trascendencia social
Pblico asistente
Nmero de participantes
Complejidad de medios e infraestructuras
Dificultad organizativa
3
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
Estructura de Recursos humanos
Tramites administrativos
Apoyo econmico
Planes alojamiento y transporte
Infraestructuras especiales
Actos de protocolo
Plan de difusin y Promocin
Sistemas de acreditaciones
Control accesos, seguridad, etc.
4
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DEPORTIVO
Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:

Qu es lo que quiero organizar?
Para qu lo quiero organizar, con qu intencin?
Cmo es?
Cundo es?
Cunto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos confeccionar
una memoria descriptiva que contenga:
1. Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del evento.
2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones

pblicas, asociaciones, federaciones y otras).
5
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DEPORTIVO
3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la

organizacin del evento (normativa, reglamentacin).
4. Caractersticas tcnicas del evento.
5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.
6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
7. Necesidades en cuanto a personal.
6
ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR
LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO O
RECREATIVO.
1.Definir el objetivo. Qu es lo que se quiere con el evento.

2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, acadmico, militar y dems)
3.Saber con que recursos contamos.(fsicos-Financieros-Humanos).
4.Saber a donde lo haremos.
5.Definir hora y lugar.
6.Conocer caractersticas de asistentes o participantes.
7
BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DEPORTIVO
ECONMICO
SOCIAL
IMAGEN EXTERIOR.
TURSTICO
DEPORTIVO
INFRAESTRUCTURA
OTROS.
8
EVENTO DEPORTIVO
Es todo espectculo deportivo o toda prctica de
un deporte reconocido por el Estado Colombiano
competitivo o no, que se realice en un escenario
deportivo y que cuente con la presencia de pblico
sin importar si se realiza con nimo de lucro o no,
sea de carcter nacional o internacional.
9
CLASIFICACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Segn la capacidad organizativa se pueden organizar:

Grandes, medianos o pequeos eventos.
Grandes Eventos: Convocan un nmero importante de participantes o asistentes,
muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de
muchos recursos econmicos, fsicos y humanos, adems de un alto numero de
personal de apoyo.
Ej. Juegos Olmpicos, mundiales de futbol.
10
CLASIFICACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Medianos eventos: Eventos de caracterstica local, convocan un nmero de

participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados.
Festivales escolares. Juegos de Integracin Ciudadana.
Pequeos eventos: Evento de carcter barrial o comunitario, convocan un nmero

determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y
recursos.
Ej.: Torneo barrial, ciclo va barrial, aerbicos comunitarios.
11
GRANDES EVENTOS
Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se

deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos.
Infraestructura (fsica y tcnica).
Confirmacin y solicitud de sede.
Diagnostico.
Organizacin (nombramiento de comits y comisiones)
12
MEDIANOS Y PEQUEOS EVENTOS
Se hace necesario considerar los siguientes aspectos
Objetivos:
Deportivos Mejorar representacin
Tcnicos: Mejorar infraestructura.
Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).
Diagnostico:
Infraestructura.
Participantes.
Financiacin.
Recursos (Humanos-administrativos tcnicos-materiales).
Tiempos: Horas y das.
Sistemas de juego.
Comits y Comisiones (Segn necesidades).
13
EVENTO
Es una actividad social determinada,

un festival, una fiesta, una ceremonia,
una competicin, una convencin.
Aquella actividad que se desarrolla en
un momento puntual en el tiempo,
con un principio y un final
previamente conocido,
independientemente de que pueda
poseer una periodicidad establecida.
14
ORGANIZACIN
Stephen Robbins (1996) Como una
unidad social conscientemente
coordinada, compuesta por dos o ms
personas, que funcionan relativamente
en forma continua para alcanzar una
meta o conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958) afirman que las

organizaciones son un ensamble de seres
humanos que interactan y ellas son los
mayores ensambles de nuestra sociedad
que tienen algn sistema de coordinacin
central.
15
CONCEPTO
ORGANIZACIN
La palabra organizacin tiene tres
acepciones; la primera,
etimolgicamente, proviene del
griego rganon que significa
instrumento.
otra como una entidad o grupo

social.
y otra ms que se refiere a la

organizacin como un proceso.
16
ORGANIZAR
Acto de acopiar e integrar dinmica y
racionalmente los recursos de una
organizacin o plan, para alcanzar
resultados previstos mediante la
operacin.
Coordinar de forma planificada las
actividades de un grupo de personas, para
procurar el logro de un propsito comn, a
travs de la divisin de trabajo y funciones,
y a travs de una jerarqua de autoridades
y responsabilidades. (Martn, 2002)
17
ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurdica
reconocida por el Estado Colombiano a travs de los rganos
competentes respectivos
DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga

bajo su responsabilidad deportiva o administrativa,
cualquiera entidad u organizacin deportiva debidamente
reconocida por el Estado Colombiano por medio de la
autoridad competente respectiva.
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DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre
y/o mujer que se encuentre inscrito debidamente bajo los
parmetros establecidos para tal efecto, ante un Club
Deportivo o Federacin Deportiva y que tomen parte de
una disciplina deportiva.
PBLICO: Es la presencia de dos o ms espectadores dentro

y en los alrededores de cualquier escenario pblico
deportivo con motivo de un espectculo deportivo.
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ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios,
empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la
organizacin, promocin y control de cualquier tipo de espectculo
deportivo.
PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, tcnicos, rbitros

y todos aquellos cuya participacin es necesaria para la realizacin del
espectculo deportivo de que se trate.
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BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma
estratgica dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera
adquieren un comportamiento a travs de gestos, canciones, pancartas
y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no
pertenecen a alguna agremiacin, denominadas tambin barras
independientes.
BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se

encuentran organizados a travs de asociaciones debidamente
reconocidas.
21
CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE
EVENTOS
Es la asociacin de personas reguladas por un

conjunto de normas en funcin de un fin comn
22
Los eventos se caracterizan por la unicidad significa
que no son actividades rutinarias y que cada evento es
diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo
tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos
mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de
organizacin, una edicin difiere de la otra por el lugar
de celebracin, el nmero de participantes, las fechas de
celebracin, etc.
23
Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos
tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del evento, por
ejemplo la emocin de una competicin. Los elementos tangibles
son productos complementarios de los primeros, como por
ejemplo, los productos de merchandising.
Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos
que generan opinin pblica y que contribuyen a la creacin de la
memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).
24
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios
empresariales, imagen institucional, clientes,
posicionamiento en el mercado, consumo de
bienes y servicios:
- Ferias - Congresos. - Convenciones. -
Exposiciones. - Seminarios. - Visita de
Ejecutivos. Lanzamientos de productos. -
Conferencias de Prensa. - Talleres - Salones
de exposiciones
- Extranjeros a la Empresa. - Inauguraciones.
TIPOS DE EVENTOS - Aniversarios de Empresa. - Family Day.
- Desayunos de trabajo. - Almuerzos de
Trabajo. - Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno
y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentras de negocios. - Fiesta de Logros
de Objetivos. - Incentivos para Fuerzas de
Ventas.
- Eventos de integracin. - Al aire libre. -
Concientizacin de Nuevos Objetivos. -
Lanzamiento de Planes. - Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitacin. - Cambio de
Autoridades y dems.
25
2. Cultural (exposicin, danza,
teatro)
3. Acadmico (seminario, conferencia,

simposio, cientfico)
4. Recreativo (festival,
convivencias,
TIPOS DE EVENTOS campamentos, jornadas
recreativas, excursiones
espectculo)
5. Deportivo (prueba,
campeonato, juegos, copas,
torneos relmpagos.)
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EVENTOS ESCOLARES-ACADMICOS:
- Inicio del ciclo lectivo. - Cierre del ciclo
lectivo. - Fiestas Patrias. - Torneos y
Encuentros Deportivos.
- Festivales. - Ferias. - Certmenes. - Fiestas
para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunin de ex-alumnos. - Aniversario de la
Institucin - Fiesta de Graduacin
Seminarios, Simposios. Charlas. - Grados
TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS CULTURALES:
- Festivales. - Actos Culturales. -
Conmemoraciones. - Espectculos artsticos. -
Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales. - Fiestas
de Colectividades. - Presentacin de un libro.
- Presentacin de una Obra. - Espectculos
callejeros. - Exposiciones. - Congresos. - Ferias.
- Concursos. Mesas de debate.
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EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaa. - Nombramiento
de Funcionarios. - Debates. - Congresos. -
Cierre de campaa. - Reuniones de trabajo. -
Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. -
Eventos a beneficio.
- Inauguraciones. - Firmas de Acuerdo. - Actos
Conmemorativos. - Viajes polticos. -
Recepciones diplomticas. - Distinciones. -
Entrega de premios, diplomas. - Homenajes y
Reconocimientos.
- Cenas de Gala. - Conferencias de prensa
TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS RELIGIOSOS
Caractersticos de cada religin: - Bautismo. -
Comunin. - Navidad. - Pascuas. - Jubileo -
Santoral.
- Retiros Religiosos. - Convivencias. - Estadas
de descanso. - Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos. - Campamentos
religiosos. - Ceremonias religiosas
(casamientos, bautismos, Confirmaciones,
aniversarios)
28
EVENTO SOCIAL
Visitas; participacin en ferias y otras
actividades. Son medios para la integracin
social. Se organizan fiestas, excursiones,
eventos deportivos, caminatas y ms.
Tambin actividades de promocin social,
eventos para la divulgacin de informacin
sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.
TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS EN EL CAMPO:
Sociales: casamiento, cumpleaos, das de
campo para grupos, reuniones familiares,
aniversarios.
Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de
ao, presentacin de productos, reuniones de
trabajo, seminarios de capacitacin, cierre de
congresos y convenciones, family day,
recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos
a la prensa.- Recepciones diplomticas. - Da de
campo para colegios.
29
EVENTO DEPORTIVO
CARACTERSTICAS
ES TENSIONANTE.
PRODUCE STRESS.
ES DETERMINADO.
EL XITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD
FLEXIBLE. OBLIGATORIO.
EXIGE PREPARACIN DE LOS PARTICIPANTES.
DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO.
FRUSTRANTE.
ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES
30
EVENTO RECREATIVO
CARACTERSTICAS
ES LDICO.
INFORMAL.
CONSTRUCTIVO.
PERMITE FCIL INTEGRACIN. ES RELAJANTE.
SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.
PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).
OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE XITO.
VOLUNTARIO.
ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE.
31

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ORGANIZACIN DE EVENTOS

Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duracin, publico

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera espordica y

Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:

2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones

3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la

4. Caractersticas tcnicas del evento.

5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.

6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.

7. Necesidades en cuanto a personal.

1.Definir el objetivo. Qu es lo que se quiere con el evento.

Segn la capacidad organizativa se pueden organizar:

Medianos eventos: Eventos de caracterstica local, convocan un nmero de

Pequeos eventos: Evento de carcter barrial o comunitario, convocan un nmero

Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se

Infraestructura (fsica y tcnica).

Confirmacin y solicitud de sede.

Organizacin (nombramiento de comits y comisiones)

Es una actividad social determinada,

March y Simon (1958) afirman que las

otra como una entidad o grupo

y otra ms que se refiere a la

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga

PBLICO: Es la presencia de dos o ms espectadores dentro

PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, tcnicos, rbitros

BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se

Es la asociacin de personas reguladas por un

que no son actividades rutinarias y que cada evento es

diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo

tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos

mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de

organizacin, una edicin difiere de la otra por el lugar

de celebracin, el nmero de participantes, las fechas de

3. Acadmico (seminario, conferencia,

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