PENYUSUNAN DATA BASE PERATURAN

PERUNDANG-UNDANGAN DAERAH

A. Latar Belakang

Database adalah file data yang berisi objek seperti tabel, query, report dan
lainnya. Pada tampilan awal dari program Acces 2007, anda dapat membuat sebuah
Database baru atau membuka database yang telah dibuat sebelumnya.
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 dan Keputusan Menteri
Pendayagunaan aparatur Negara Nomor : 132/KEP.M.PAN/12/2002 dan Nomor :
9/KEP/M.PAN/2014 Tentang Perpustakaan, dan Jabatan Fungsional Pustakawan yakni
Tugas dan Tanggungjawab Pustakawan dalam kegiatan pengelolaan yang meliputi
perencanaan, monitoring, dan evaluasi yang diantaranya adalah memelihara, merawat
bahan pustaka, dan memberikan pelayanan kepada pemustaka, serta meningkatkan
kegemaran membaca dan memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan
kehidupan bangsa.

Dalam salah satu unsur kegiatan pustakawan pada Peraturan Menpan Nomor
9 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Perpustakan yang terdiri dari :
1. Perencanaan penyelenggarakan kegiatan perpustakaan, dan monitoring serta
evaluasi penyelenggaraan kegiatan perpustakaan.
2. Pelayanan perpustakaan
3. Pengembangan sistem kepustakawanan
4. Pengembangan profesi
Kegiatan Stock Opname terdapat pada kegiatan perencanaan
penyelenggaraan kegiatan perpustakaan dan monitoring serta evaluasi kegiatan
perpustakaan.

Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

yakni Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekaman secara
professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhaan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Sedangkan Koleksi
Perpustakaan adalah Semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau
karya rekaman dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun,
diolah dan dilayankan.

I. Cara membenahi perpustakaan, dalam maksud ini, hal apa saja yag harus dibenahi
oleh pustakawan yang ada di daerahnya msing-masing;

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik,
sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika
suatu perpustakaan memiliki tata tertib dan pemeliharaan / perawatan perpustakaan yang
 baik itu merupakan persyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumber daya manusia
perpustakaan dewasa ini.

Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi
memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat
sasaran dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Dengan adanya
perpustakaan yang baik membuat pengunjung untuk dapat menemukan buku sumber
yang di cari dan pengunjung merasa nyaman dengan tata tertib dan
perawatan/pemeliharaan perpustakaan

Perpustakaan yang ada di daerah, baik di tingkat provinsi maupun

kabupaten/kota, harus lebih berdaya, tak terkecuali. Termasuk peran dari kepala kantor
perpustakaannya harus pro aktif dan memperhatikan sarana prasarana yang dimiliki,
salah satunya ketersedian koleksi buku.

Kalau koleksi buku di Kantor Perpustakaan kota ini minim, nanti pengunjung
yang datang untuk membaca akan semakin berkurang. Makanya harus diperhatikan dan
segera dibenahi,

Jadi pada intinya, yang terjadi saat ini bukan minat baca yang rendah, tetapi
jumlah koleksi bukunya yang kurang. Meski begitu, pihaknya bersyukur karena seluruh
provinsi, kabupaten/kota di Indonesia sudah memiliki perpustakaan, termasuk di Kota
Ambon. Bahkan sudah dilengkapi dengan mobil operasional perpustakaan yang dapat
menjangkau ke desa-desa.

Untuk memenuhi koleksi buku, kpemerintah Provinsi harus siap memberikan

bantuan buku kepada perpustakaan di Kota/Kabupaten bahkan sampai ke desa-desa.
Untuk itu dipersilahkan Kantor Perpustakaan setempat mengajukan permohonannya
kepada pemerintah provinsi,

II. Tata Cara Penyusunan Data Base Peraturan Perundang-undangan Daerah

Dalam the Dictionary of computers, information Processing and
telecommunications (Hariyadi, 1993; 253), teknologi informasi diberi batasan sebagai
teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis
informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena
adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat
mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi ... (Pendit, 1994; 37). Kelambatan
itu terasa sebab volume informasi semakin cepat membengkak. Pendit menambahkan
bahwa teknologi informasi memungkinkan konsumsi informasi dalam jumlah besar dan
kecepatan luar biasa. Kemampuan tersebut terutama disebabkan oleh ujung tombak
teknologi informasi, yakni Komputer.
 Pada pembahasan kali ini saya akan membahas tentang bagaimana tata cara
menyusun/membuat atau menentukan field-field database yang akan dibuat dalam satu
program. Biasanya kalau kita disuruh membuat satu program aplikasi database, yang
pertama kita pikirkan adalah bagaimana atau tabel apa saja yang diperlukan untuk
database dari program tersebut.

Untuk membuat atau mengetahui apa saja tabel dan field-field nya yang pertama kita
harus tahu apa judul program yang akan kita buat, atau program apa yang akan kita buat.

Kedua, setelah menentukan program apa yang akan kita buat, baru kita menentukan nama
tabel dari database program tersebut, misalnya kita akan membuat data base perpustakaan
Karna namanya perpustakaan, sudah tentu aplikasi kita berhubungan dengan
perpustakaan dan data nya..,dari situ kita sudah dapat menentukan tabel apa saja yang
diperlukan untuk aplikasi tersebut., Misalnya kita buat satu tabel dengan nama
data_perpustakaan.

Langkah ketiga, kalau nama tabel sudah ditentukan, sekarang tinggal menentukan field-
field apa saja yang ada di tabel data_perpustakaan, nah untuk menentukannya, kita
sesuaikan dengan nama tabel tersebut, karna nama tabelnya data_perpustakaan, maka
field yang ada di dalamnya sudah tentu seputar tentang data-data perpustakaan, misalnya
ada mahasiswa_kartu anggota, koleksi buku_peminjaman dan pengembalian,

Contoh membuat databese Perpustakaan , Pada database ini kita buat supaya mudah
dan simple.

1. Mahasiswa

Nim Nama Alamat

123010001 Hardian jl. Anggrek
123010002 Melisa jl. Gereja
123010003 Bobi jl. Medan
123010004 Sari jl. Bola

2. Penerbt

kode penerbit nama penerbit

01 piksi ITB
02 Ganesha
03 Epsiton
04 Gramedia

3. Buku

kode buku Judul pengarang jumlah buku kode penerbit

S001 DOS M.Urip 10 01
BD01 dBASIL Epsil B 5 01
 BD04 Clipper Ahmad G 4 02
FI01 Fisika Sutresno 10 04

4. Pinjam

tgl pinjam Nim kode buku tgl harus kembali tgl kembali
2003/04/20 123010001 S001 2003/04/23 2003/04/23
2003/04/20 123010002 BD04 2003/04/24 2003/04/24
2003/04/24 123010001 FI01 2003/04/25 2003/04/25
2003/04/25 123010001 UO09 2003/04/28 2003/04/28

Contoh membuat databese Peminjaman Buku Perpustakaan , Pada database ini kita
buat supaya mudah dan simpel dalam input peminjaman dengan menggunakan Kode
Buku, ID Peminjam.

Berikut langkah-langkanya :
1. Buatlah Tabel data buku dengan field name dan data typenya sebagai berikut :
meliputi kode buku, judul buku, pengararang dan penerbit, tahun terbit. Data buku
ini digunakan untuk mengiput data-data buku. Tentunya pada setiap buku harus diberi
kode buku dengan nomer yang berbeda-beda.

Tabel Data Buku

Kode Buku Data type
Judul Buku
Pengarang
Penerbit
Tahun terbit

2. Kemudian buat tabel ID Peminjam dengan field name dan data typenya sebagai
berikut : No ID, Nama, Fakultas, Alamat, No HP. Tabel ID Peminjam merupakan
data anggota perpustakaan jadi setiap siswa yang akan meminjam diwajibkan
mendaftar terlebih dahulu untuk mendapatkan No ID.

Tabel Data ID Peminjaman

No ID Data type
Nama
Fakultas
Alamat
No. HP

3. Kemudian buat tabel peminjaman dengan dengan field name dan data typenya
sebagai berikut : No ID, Kode Buku, Tanggal Pinjam dan Tanggal Kembali.
 Tabel Peminjaman Buku
No ID Data type
Kode Buku
Tanggal Pinjam
Tanggal Kembali

Kalau kita sudah bisa menentukan nama tabel, dan field-field apa saja yang ada
dalam tabel tersebut berarti kita sudah bisa membuat database kita sendiri.

Dari waktu ke waktu bahan dokumentasi hukum yang terkumpul semakin meningkat
baik dari segi kuantitasnya maupun kualitasnya sehingga dirasakan pengelolaan secara
manual sudah tidak memungkinkan mengejar ketertinggalan (back log) bahan-bahan
dokumentasi hukum yang harus disimpan sebagai bahan informasi hukum yang baik.
Oleh karenanya sudah merupakan suatu kebutuhan penggunaan otomasi dalam
pelayanan informasi hukum dan beberapa alternatif lainnya dengan menggunakan
jaringan komputer.

Sejak tahun 1985 Pusat Dukumentasi Hukum telah memprakarsai penggunaan

komputer untuk pengolahan data bahan dokumentasi dan informasi sebagai awal
program komputerisasi bahan hukum pada umumnya.

Pemanfaatan komputer dapat mempermudah integrasi berbagai informasi hukum

sehingga dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan mutakhir serta
akurat.

Tujuan komputerisasi informasi hukum antara lain :

Menyimpan dokumen hukum dalam jumlah yang besar dan untuk waktu yang lama.
Melayani informasi hukum secara akurat, tepat, lengkap dan mutakhir serta akurat.
Mendukung pelaksanaan SJDI hukum yang terus beroperasi secara nasional.

Upaya peningkatan aspek-aspek yang mendukungnya meliputi : perangkat keras,

perangkat lunak, peningkatan sumber daya manusia, menyempurnakan pertelaan tugas
setiap unit yang terkait dalam alur informasi hukum, serta mekanisme kerja di antara
unit penerima dan pelayanan informasi hukum. Apek-aspek yang mendukung tersebut
harus terintegrasi dengan mewujudkan suatu manajemen informasi hukum yang baik.

III. Tata Cara Pengelolaan, Pelayanan dan Pemeliharaan Perpustakaan secara efisien.

Bahan Pustaka diproses dan dikelompokkan menurut sistem Dewey Decimal

Classification (DDC)

000 = Golongan karya umum

 100 = Golongan filsafat

200 = Golongan agama

300 = Golongan ilmu-ilmu sosial

400 = Golongan bahasa

500 = Golongan ilmu-ilmu murni

600 = Golongan teknologi

700 = Golongan kesenian

800 = Golongan kesusastraan

900 = Golongan geografi dan sejarah

1 Pengelolaaan Perpustakaan

a) Pengelolaan Perpustakaan Unpatti dimaksudkan untuk menyediakan acuan bagi

pengelolaan perpustakaan di lingkungan Perguruan Tinggi, baik negeri maupun
swasta, dan perguruan tinggi lainnya yang berada di bawah Kementerian Riset
Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia.

b) Standar ini dibahas dan disepakati secara konsensus oleh

2. Layanan Perpustakaan

Menyiapkan bahan pustaka secara tepat dan Akurat sesuai dengan kebutuhan
pemustaka (pemakai jasa perpustakaan).

Jasa Perpustakaan Memberikan layanan informasi yang tepat sesuai dengan isi
pertanyaan pemakai, memberikan jawaban dari pertanyaan yang diajukan oleh penanya
atau pencari informasi

Jadi Layanan perpustakaan dan Informasi adalah Pemenuhan informasi yang diberikan
melalui karya Cetak dan Karya rekam serta Informasi secara langsung yang diberikan oleh
Pustakawan.

Jenis-Jenis Layanan, antara lain :

Layanan tidak Langsung (Layanan teknis : pengadaan/pengembangan dan pengolahan
koleksi oleh pustakawan)
Layanan pembaca berhubungan langsung dengan pemakai yang kegiatannya meliputi
sebagai berikut:
 1. Layanan Sirkulasi
2. Layanan Informasi (manual & OPAC)
3. Layanan Silang Layang (kerjasama antar perpustakaan)
4. Layanan bimbingan Pembaca (kepada pribadi dan kelompok mengenai informasi yang
dicari)
5. Program Layanan Informasi (kunjungan perpustakaan, lomba pidato, lomba bercerita,
lomba pustakawan teladan, dll).

3. Pemeliharaan

Pelestarian (Preservation) Menurut International Federation of Library Association

(IFLA), mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan,
ketenagaan, metode dan teknik serta penyimpanannya.

Pengawetan (Conservation) Kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi bahan

pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.

Perbaikan (Restoration) : pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki

bahan pustaka dan arsip yang rusak.

1. Tujuan Pemeliharaan :
Menyelamatkan nilai informasi dokumen
Menyelamatkan fisik dokumen
Mengatasi kendala kekurangan ruang
Mempercepat perolehan informasi : dokumen diproses dan disimpan di
DataBase kemudian secara online dilayankan
a. Kerusakan yang lebih hebat dapat dihindari
b. Koleksi yang terkena penyakit, dapat diobati
c. Koleksi yg masih baik terhindar dari penyakit
d. Kelestarian fisik bahan pustaka dapat terjaga
e. Kelestarian kandungan informasi dapat terjaga
f. Pustakawan menyadari bahwa bahan pustaka bersifat rawan kerusakan
g. Pemustaka terdidik dalam menggunakan buku

h. Semua pihak selalu menjaga kebersihan

2. Usaha Pencegahan

a. Kerusakan yang disebabkan oleh manusia

b. Kerusakan yang disebabkan oleh tikus
c. Kerusakan yang disebabkan oleh serangga
d. Kerusakan yang disebabkan oleh cahaya
e. Kerusakan yang disebabkan oleh suhu dan kelembaban udara
 f. Kerusakan yang disebabkan oleh faktor kimia, partikel debu dan logam dari
udara
g. Kerusakan yang disebabkan oleh kebakaran

Usaha pencegahan dengan cara Fumigasi yang adalah suatu tindakan

pemeliharaan dn pengamanan bahan pustaka agar bahan pustakan tahan terhadap
serangan jamur dan serangga yang mengakibatkan bahan pustaka cepat rusak.

IV. RENCANA KERJA YANG AKAN DICAPAI DAN PROGRAM KERJA YANG TELAH DICAPAI

1. Perencanaan Program
Pembuatan Pangkalan Data informasi hukum di Provinsi dan Kabupaten / Kota.
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Wilayah Maluku dapat lebih
memahami tugas dan fungsinya serta meningkatkan perannya sebagai pusat layanan
hukum termasuk informasi hukum yang terpadu (law Center) di wilayahnya. Untuk itu
perlu dijalin kerjasama dan koordinasi yang baik dengan Pemerintah
Provinsi/Kabupaten/Kota, Sekretariat DPRD serta Perguruan Tinggi untuk bersama
BPHN mempersiapkan rencana pengembangan dari unit kerja Dokumentasi dan
Informasi Hukum di lingkungan masing-masing agar terbina kerjasama yang terpadu
dan terintegrasi dalam kerangka Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum secara
Nasional.

Membuat Web-site Kementrian Hukum dan HAM Kanwil Provinsi Maluku.

Memenuhi ketentuan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, UU N0.4 Tahun 1990
tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; UU No.43 tahun 2007 tentang
Perpustakaan.
Masuk dalam Jaringan kerjasama antar perpustakaan dengan UPT Perpustakaan
Universitas Pattimura, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Maluku, Organisasi
profesi IPI, dalam penerbitan KID Maluku , Bibliografi Daerah Maluku ; dll.

2. Program Kerja Yang Telah dicapai (Contoh Program Sistem Jaringan Dokumentasi
Hukum di Lingkungan Badan Pembinaan Hukum Nasional).
DataBase Indeks : sistem pengolahan bahan dokumentasi hukum dalam bentuk
indeks (deskripsi katalog) dengan menggunakan program dBase III plus dan Clipper.
Fasilitas yang tersedia meliputi : pemutahiran data, penelusuran informasi, dan
pencetakan. Adapun hasilnya adalah : khazanah Peraturan Perundang-undangan,
Kepustakaan hukum, Perjanjian Internasional, Yurisprudensi, Artikel Majalah Hukum.
DataBase Naskah Lengkap Peraturan Perundang-Undangan, bentuk naskah lengkap
(full text). Adapun hasilnya meliputi : Peraturan Perundang-undangan tingkat pusat ;
Peraturan Kenotariatan ; Peraturan Peradilan ; Peraturan Imigrasi, Peraturan Hak
 Cipta, Merek dan Paten ; Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Timur ; Peraturan
BAPEPAM/ Pasar Modal ; Peraturan Pajak.
DataBase Naskah Lengkap Peraturan Perundang-undangan versi CD-ROM. Adapun
hasilnya meliputi : Peraturan Pasar Modal (150) ; Peraturan Pajak (3182) dibuat dalam
1 CD-ROM (hanya membutuhkan 7 % dari kapasitas CD-ROM ; Lembaran Negara dan
Tambahan Lembaran Negara Tahun 1950 s.d. 1995 sebanyak 4600 buah peraturan
(hanya membutuhkan 15 % dari kapasitas CD-ROM).
Penggunaan Bulletin Board System (BBS), adalah sebuah perangkat yang dibuat
sebagai media untuk menyediakan atau mendistribusikan berkas serta informasi
kepada para pemakai. Adapun hasilnya meliputi : Undang-Undang Tahun 1995-2005 ;
PP Pengganti Undang-Undang 1995-2005 ; PP 1995-2005 ; Keppres 1995-2005 ; Inpres
1995-2005 ; Peraturan Menteri Kehakiman 1995-2005, dll.

B. PENUTUP.

Kehadiran Teknologi informasi sangat membantu mewujudkan suatu jaringan

dokumentasi Informasi Hukum. Prosesnya cepat, tepat, dan mutakhir. Dokumen hukum
dalam jumlah yang besar dapat di proses kemudian disimpan untuk jangka waktu yang
lama, dan apabila diperlukan sangat mudah dalam hal penelusuran temu kembali
informasi. Ketersediaan perangkat keras dan lunak, Sumber Daya Manusia yang handal
ditunjang sistem manajerial yang baik merupakan pelung besar bagi terlaksananya
layanan SJDI hukum yang lebih membumi demi tercapainya masyarakat Indonesia yang
sadar Hukum.
 MATERI

RAPAT KOORDINASI PENYUSUNAN

DATA BASE

Oleh;
Christian Palyama, S.Sos

Tahun
2016