a. Qu es el control?

Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se
corresponden con los planes, el control tambin puede utilizarse para evaluar la eficacia del
resto de las funciones administrativas: la planeacin, la organizacin y la direccin.

Todo control implica, necesariamente la comparacin de lo obtenido con lo esperado, pero tal
comparacin puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si
los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo que
esperaron. Tal procedimiento constituye el control sobre los resultados. El control puede
considerarse como la detencin o correccin de las variaciones. La importancia de los resultados
obtenidos por las actividades premiadas, es probable que ocurran algunos errores, prdida de
esfuerzos y ser causa de desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. Es de
importancia tener presente que el propsito del control es positivo, es hacer que sucedan las
cosas por medio de las actividades planeadas.

b. Importancia del control?

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los
planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un
diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae,
es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes
lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado
adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la
administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar
que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la
gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de
control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o participacin en el trabajo.

c. Qu tipos de control existen?

Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de
retroalimentacin. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de las
actividades de entrada- operacin salida de la organizacin. Y todos cumplen un papel muy
importante en la bsqueda de productividad a largo plazo y de desempeo elevado.
Control preventivo: Tambin llamados controles preliminares, se realizan antes de que se realice
una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que establezcan el rumbo
adecuado y que estn disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en lo que
sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles de direccin, monitorean las
operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo
planeado.
Controles de retroalimentacin: Se implementan despus de que el trabajo esta terminado. Se
concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin como parte
integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo siempre es interno.
Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control
preventivo est integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado
por el personal interno responsable de realizar dicha labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La
forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa. En la actualidad, los
sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una informacin equivocada, los controles
concurrentes del sistema rechazarn la orden y le dirn donde se encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo despus de la accin. De esta forma, se
determinan las causas de cualquier desviacin del plan original, y los resultados se aplican a
actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadstica, contabilidad,
etc.
d. Cules son los problemas que se detectan comnmente?
Irresponsabilidad
Falta de motivacin
Falta de comunicacin eficaz
Falta de organizacin
 e. Qu medidas de control existen?

1. Establecimiento de estndares y criterios. Los estndares representan el

desempeo deseado; los criterios representan las normas que guan las
decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qu
desempeo o resultado debe aceptarse como normal o deseable.
Constituyen los objetivos que el control deber garantizar o mantener.
2. Observacin del desempeo. Para controlar el desempeo, es necesario
conocer por lo menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a cabo
para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos, y
funciona de acuerdo con la informacin que recibe. La observacin o
verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin
precisa de lo que se controla.
3. Comparacin del desempeo real con el esperado. Toda actividad
experimenta algn tipo de variacin, error o desvo. Es importante definir los
lmites dentro de los cuales esa variacin se considera normal o deseable.
No todas las variaciones requieren correccin, sino slo aquellas que
sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin.
4. Accin correctiva. Las medidas y los informes de control indican cundo
las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y
permiten establecer condiciones para poner en marcha la accin correctiva.
El objetivo del control es indicar cundo, cunta, cmo y dnde debe
ejecutarse la correccin. La accin necesaria se emprende con base en los
datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de
control.

f. Qu es supervisin?
La supervisin es la observacin regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en
un proyecto o programa. Es un proceso de recogida rutinaria de informacin sobre todos los
aspectos del proyecto. Supervisar es controlar qu tal progresan las actividades del proyecto. Es
observacin, observacin sistemtica e intencionada.

La supervisin tambin implica comunicar los progresos a los donantes, implementadores y

beneficiarios del proyecto. Los informes posibilitan el uso de la informacin recabada en la toma
de decisiones para mejorar el rendimiento del proyecto.

g. Cules son las principales tcnicas de control?

Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una
empresa, entre las cuales tenemos:

Las tcnicas presupuestarias

En stas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en trminos cuantitativos,
medibles, lo que facilita en gran manera la comparacin de lo realizado con relacin a lo
planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos,
presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra,
etc.
 Las tcnicas no presupuestarias

Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa.

Entre estas tcnicas encontramos los datos estadsticos, reportes o anlisis especiales,
observacin directa, programas de auditora, el punto de equilibrio, etc.

Tcnicas modernas de control

Entre estas tcnicas podemos encontrar la tcnica de revisin y evaluacin de programas (PERT
por sus siglas en ingls), grfico de Gantt o cronograma de actividades, costeo directo y
la investigacin de operaciones, entre otras.