Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Word

Publicado el 4 Agosto, 2014 por josenrique

En el ltimo grupo de oposiciones jugando con Combinar Correspondencia surgi una consulta en clase sobre Reglas. Al
ver que era algo desconocido para la mayora de asistentes decid hacer este tutorial y compartirlo contigo.

Una vez que dominas la combinacin de correspondencia en Word y sabes aplicarla, llega el momento de conocer como
podras aplicar algunos campos especiales que sin duda te harn ms fcil algunas situaciones.

Se trata de algunas reglas que podrs aplicar al documento que usas como modelo para el proceso de combinar
correspondencia. Estas reglas solo las puedes usar una vez que has decidido cul es la base de datos que usars con los
destinatarios de tus cartas, sobres o etiquetas.

(Nota: Las capturas de pantalla son de Word 2007 pero es totalmente aplicable a Word 2010 y 2013)

En la ficha Correspondencia, grupo Escribir e insertar campos encontrars el botn Reglas con nueve opciones
disponibles. No todas las reglas son exclusivas de combinar correspondencia, de hecho la mayora las podrs usar en
cualquier tipo de documento.

Recuerda que el grupo Escribir e insertar campos no se activa hasta que no enlazas con un archivo de datos
(destinatarios).

SiEntoncesSino

Empecemos por la regla ms til y ms utilizada: SiEntoncesSino

Esta regla (o campo) se usa en caso de que necesites escribir un texto u otro dependiendo de alguna condicin.

Cuntas veces has querido escribir Estimado o Estimada en funcin del sexo? Al final acabas recurriendo al clsico
Estimado/a Pues bien, si tienes un campo en la tabla de destinatarios que distinga el sexo, podras automatizarlo con la
regla SiEntoncesSino

Colocas el cursor en la posicin donde te gustara que apareciera Estimado o Estimada y entras en la regla
SiEntoncesSino
1 de 8 18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Colocas el cursor en la posicin donde te gustara que apareciera Estimado o Estimada y entras en la regla
SiEntoncesSino

Supongamos que tienes un campo en la tabla de destinatarios llamado Sexo. Ese campo simplemente tiene escrito una
M en caso de mujer y una H en caso de hombre.

En el cuadro de dilogo podras hacer algo como lo siguiente:

El resultado sera algo as:

Se observa por el fondo gris que el texto Estimado vecino: es un campo, y efectivamente en cuanto se finalice la
combinacin de correspondencia cambiar a Estimada vecina: en caso de que el campo Sexo sea M.

Esta regla tiene infinidad de posibilidades. Imagina una carta que envas a una lista de personas pero que a todos los que
son de fuera de Valencia quieres que aparezca una nota al final indicando que conlleva unos gastos de envo y un retraso
de un da. Si tienes un campo con la provincia podras probar algo como lo siguiente:

2 de 8 18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Rellenar

Este campo (o regla) pide al usuario una informacin a travs de un cuadro de dilogo y la escribe en el lugar adecuado de
la carta. Se trata de una regla que podrs usar en cualquier tipo de documento, no tiene que ser para combinar
correspondencia. De hecho todas las reglas que ves en el desplegable del botn Reglas son accesibles tambin desde la
ficha Insertar, grupo Texto, y al desplegar comando Elementos rpidos puedes elegir la opcin de Campos.

Ah vers cientos de campos (en ingls) pero si entras en la categora Combinar correspondencia acceders a todos los
que estamos viendo en este tema.

Por ejemplo, el campo Fill-in es el equivalente a la regla Rellenar, el campo If es el mismo

que la regla SiEntoncesSino, el campo Ask es la regla Preguntar, y as con todos.

Te cuento todo esto para que puedas entender que las reglas no las tienes que usar
expresamente en documentos para combinar correspondencia sino que en cualquier
documento normal a travs de los Campos puedes usarlas igualmente.

Imagina un documento (para combinar correspondencia o no) en el que cada vez que lo vas
a imprimir tienes que cambiar tres cosas en diferentes lugares, por ejemplo, el tipo de curso,
el nmero de horas y el nombre del curso. Esta tarea se puede hacer ms llevadera si antes
de imprimir Word te hiciera tres preguntas (a travs de cuadros de dilogos) y al responder a
ellas Word colocara cada respuesta en su sitio.

Esto lo puedes conseguir usando la regla Rellenar (o el campo Fill-in):

3 de 8 18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Cuando se finalice la combinacin de correspondencia (o si ests en un documento normal, cuando actualices todos los
campos por ejemplo con Ctrl+E y F9) Word har la siguiente pregunta:

El texto que se responda en el cuadro de dilogos ser el que aparezca en el documento:

Preguntar

Es lo mismo que el campo Ask. Se puede utilizar cuando en distintos puntos de un documento necesitas introducir la misma
informacin pero slo quieres teclearla una vez.

Por ejemplo imagina que ests haciendo un documento que hace referencia al nombre y apellidos de un profesor y tiene
que aparecer en varios lugares del documento.

Puedes hacer que Word te haga una pregunta para que le indiques el nombre del profesor. Ese nombre que indiques lo
almacena en una variable (marcador) con la regla Preguntar y luego lo puedes colocar en cualquier lugar del documento
con ayuda del campo Ref.

Prueba lo siguiente. Tienes una carta cualquiera para combinar correspondencia; en el punto que quieras entras en Reglas
del grupo, Escribir e insertar campos y elige la regla Preguntar. Rellena la siguiente informacin:

Con esto conseguirs que cuando completes la combinacin o actualices los campos Word te pregunte: Indica el turno del
curso y cuando respondas (por ejemplo Maana) lo almacena en un marcador llamado turno.
4 de 8 18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Con esto conseguirs que cuando completes la combinacin o actualices los campos Word te pregunte: Indica el turno del
curso y cuando respondas (por ejemplo Maana) lo almacena en un marcador llamado turno.

Ahora, con ayuda del campo Ref puedes colocar el turno (maana) en varios lugares del documento.

Prubalo! Ve a cualquier otro sitio del documento y desde la ficha Insertar, grupo Texto, comando Elementos rpidos y
Campos elige el campo Ref. En el cuadro de dilogo haz referencia al marcador que necesitas, en nuestro caso el
marcador turno.

Puedes insertar el campo Ref tantas veces como quieras en puntos diferentes
Si quieres probar el resultado puedes dar a finalizar y combinar o actualizar campos Ctrl+E y F9). Vers cmo Word te hace
una pregunta y utiliza tu respuesta para ponerla en diferentes lugares del documento.

Prximo registro

Es igual que el campo Next. De manera natural, cuando combinas correspondencia Word salta al siguiente registro cuando
finaliza el texto y empieza otra vez la carta para un nuevo destinatario. Es decir, hace una carta para un destinatario, otra
para otro y as con todos.

Si por cualquier motivo quieres que Word empiece con el siguiente registro en mitad de un documento puedes usar la regla
Prximo registro. De hecho cuando utilices combinar correspondencia de etiquetas vers que es un campo que aparece al
principio de cada etiqueta:

Puedes probar si quieres. En una carta de 5 o 6 prrafos coloca a la mitad la regla Prximo registro. Para que puedas
5 de 8 comprobar el efecto vuelve a repetir el campo nombre por ejemplo de la base de datos en la segunda mitad del documento.18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Puedes probar si quieres. En una carta de 5 o 6 prrafos coloca a la mitad la regla Prximo registro. Para que puedas
comprobar el efecto vuelve a repetir el campo nombre por ejemplo de la base de datos en la segunda mitad del documento.
Algo as:

Vers cmo al Finalizar y combinar Word mostrar el siguiente nombre de persona (el siguiente registro) sin esperar a
terminar el documento.

Prximo registro si

Se puede usar tambin insertando el campo NextIf. Esta regla es igual que la anterior pero en caso de que se cumpla un
criterio. Puedes decir a Word que combine en el mismo escrito el siguiente registro si cumple una condicin.
Por ejemplo:

En este caso se insertar la regla de prximo registro si la ciudad es Valencia.

Combinar registro n

Con esta regla, o campo MergeRec, podrs indicar en cualquier lugar del documento el nmero de registro que se est
combinando. Por ejemplo, si en el origen de datos (lista de destinatarios) hay 15 alumnos a los que se les quiere combinar
una carta aparecer el nmero que ocupan en la lista para cada uno de ellos. En la primera carta aparecer un 1, en la
6 de 8 18/7/17 10:41
Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

combinando. Por ejemplo, si en el origen de datos (lista de destinatarios) hay 15 alumnos a los que se les quiere combinar
una carta aparecer el nmero que ocupan en la lista para cada uno de ellos. En la primera carta aparecer un 1, en la
segunda carta aparecer un 2 y as sucesivamente.

Combinar secuencia n

Se trata del campo MergeSeq. Es muy parecida a la regla anterior. La diferencia est en que la regla anterior Combinar
registro n muestra el nmero de registro que ocupa en la base de datos, independientemente de que se haya filtrado o
no. Es decir, en la base de datos hay quince alumnos, donde el primero es Javier, el segundo Ana, la tercera Carla, el cuarto
Andrs, etc.

Si filtramos para que no aparezca Javier ni Andrs, Ana seguir siendo la segunda y Carla la tercera. Es decir la primera
carta ser la de Ana pero pondr 2, la segunda carta ser la de Carla pero pondr 3 porque es el puesto que ocupa su
registro en el origen de los datos. Independientemente del filtro que se haga.

Pues bien, esto no ocurre con la regla Combinar secuencia n. Word pondr el nmero de la carta que es en el momento
de combinar, sin importar la posicin que tenga en la lista de destinatarios.
En nuestro ejemplo a Ana le pondr el nmero de secuencia 1 y a Carla el 2.

Saltar registro si

Es una regla parecida a Prximo registro si La encontrars en los campos con el nombre SkipIf.
En este caso puedes usar esta regla para hacer que no salgan en la combinacin final aquellos registros que cumplan una
condicin. Por ejemplo, vas a mandar una circular para informar de que hay huelga de trenes a tus clientes salvo a los que
viven en Valencia capital porque no les afecta.
Al final de la carta puedes insertar la regla Saltar registro si y poner:

7 de 8 Asignar marcador 18/7/17 10:41

Utilizar Reglas para mejorar la combinacin de correspondencia en Wo... http://josenrique.es/2014/08/utilizar-reglas-para-mejorar-la-combinacion...

Asignar marcador

Con esta regla (campo Set) se puede asignar un valor a un marcador para despus repartir esa informacin por diferentes
lugares de un documento con ayuda del campo Ref. Es parecido a lo que ya has visto sobre la regla Preguntar salvo que
en aquella ocasin es una informacin que se le pide al usuario y Word la almacena en un marcador. En este caso no se le
pide informacin alguna al usuario sino que directamente se asigna el valor que se necesite.

Por ejemplo, a un marcador llamado centro le quieres asignar el texto Derecho y a otro marcador llamado departamento le
quieres asignar el texto Investigacin.
Puedes usar la regla Asignar marcador y hacer:

Lo mismo para el departamento.

A partir de ahora puedes repartir el centro y el departamento por los diferentes lugares del documento con ayuda del campo
Ref. Si alguna vez cambias los valores del marcador centro o departamento cambiar en todos los sitios donde lo hayas
insertado.

Como podrs ver estas caractersticas avanzadas de Word pueden facilitar enormemente tu trabajo cuando te veas
haciendo tareas repetitivas y tediosas. Al principio puede costar un poco habituarse a ellas pero te recomiendo hacer los
ejemplos que he ido comentando durante el tutorial para que veas que no son complicados.

8 de 8 18/7/17 10:41