Formato de celdas

Excel nos permite no slo realizar cuentas sino que tambin nos permite cambiarle el aspecto
a nuestra hoja. Si tratamos de imprimir la hoja sin modificar su formato no nos saldrn ni
siquiera las lneas que dividen las celdas, si queremos que as sea, debemos modificar el
formato de las mismas.

Adems, Excel nos permite indicar qu tipo de datos tenemos en cada celda de manera que
automticamente al introducir un valor el propio programa lo reconoce y los pone en el
formato especificado, por ejemplo imaginemos que en una columna queremos colocar fechas,
seleccionamos toda la columna y acudimos a formato de celdas, all seleccionaremos de la
pestaa nmero la opcin fecha, as si en cualquier casilla de esa columna introducimos un
nmero, el programa entender que es una fecha y nos pondr la fecha correspondiente al da
marcado y el mes en el que estamos.

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A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio
de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la
celda.

Para acceder al cuadro de dilogo de formato de celdas podemos hacerlo mediante las fichas
correspondiente de las pestaas del men, o bien a travs de las herramientas especficas
directamente (estas dos opciones las veremos en cada caso) Tambin, como vimos en el
ejemplo, podemos acceder a dicho cuadro, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre
las celdas a las que queramos dar formato y seleccionando la opcin formato de celdas, esta
ltima forma de acceso (botn derecho del ratn) no la vamos a nombrar a continuacin pero
siempre puede ser usada si se desea, en lugar de las que citamos.

Nmero

Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
nmeros.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero.

Aparecer:

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Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora. Las
categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato

que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros
en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero
de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma
de visualizar los nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de
decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la
forma de visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de
moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse

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entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de
la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,2547 como 25%, y con 2 decimales lo
mostrara como 25,47%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante, ed un
decimal por una potencia de 10. Podemos escoger el nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo
postal, el nmero de telfono, el de la seguridad social, etc.
Personalizada: Podemos crear tambin aqu nuestro nuevo formato, indicando
el cdigo de formato.
NOTA En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el
formato de los nmeros de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el
smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows,
seguramente tendremos el smbolo ).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

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Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar: los
cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en
cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se
quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de dilogo:

o En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la
seccin Fuente.
 o Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic
sobre la pestaa Fuente, aparecer:

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o Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el
botn Aceptar.

Tambin podemos acceder a esta opcin seleccionando el rango de celdas a

modificar, dndole al botn derecho y luego pulsando formato de celdas o
simplemente accediendo a la ventana emergente que se sita en la parte
superior del men desplegado, que tiene las opciones ms importantes de:
formato fuente
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Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

En el ejemplo vemos en la vista previa cmo quedar nuestra fuente elegida que es Arial
tamao 11, Negrita Cursiva, color rojo y tachada
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A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos
indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma
fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable
(podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se podr elegir un tamao u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados
en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir
un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra.

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Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y
Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificacin que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de

fuente que Excel 2007 tiene por defecto.
NOTA En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
posibilidades vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir
otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita
dependiendo del estado inicial.

Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

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Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro
caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer
otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo
Alineacin

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados
u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

o Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

o Aparecer:

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 o Elegir las opciones deseadas.
o Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

o Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las
siguientes opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza
un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est

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pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de
stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero
cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda
no est pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el
dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una
celda tenemos escrito y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer
hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se
alinear tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto
a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente
celda en la seleccin que contiene datos.
o Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo
tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las
siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
superior de stas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la
altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de stas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior.
o Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que
se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier
ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido
de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila

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para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la
altura de sta.
o Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no
cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues
si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar
exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido
se visualizar en varias filas dentro de la celda.
o Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la
celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
o Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn
en una sola.
o Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del
nuestro por ejemplo rabe, hebrea, etc
NOTA En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma ms rpida, como:

Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los
datos.

Bordes

Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los

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siguientes pasos:

o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

o Seleccionar la pestaa Inicio.
o Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
o En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.
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o Elegir las opciones deseadas del recuadro.
o Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
o Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
o A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Al utilizar
los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en
 caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y
Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.

NOTA En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro
tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el
recuadro del men.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.

Rellenos

Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las

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dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

o Seleccionar la pestaa Inicio.
o Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
o Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer:
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o Elegir las opciones deseadas del recuadro.
o Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
o Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de
cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para
quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as
como el color de la trama.
NOTA En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En
caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la
celda.

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Proteger Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o

premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de

clculo o libro, con o sin una contrasea. Para proteger las celdas no basta con indicrselo en
el cuadro de dilogo Formato de celdas, pestaa proteger, como se ve en el siguiente dibujo.
Se ha de proteger la hoja y para ello acudir a la ficha revisar.
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Veamos cmo hacerlo:

o Vamos en principio a bloquear con contrasea toda la hoja salvo una serie de
celdas, para ello tendremos que desbloquear slo esas celdas porque por
defecto toda la hoja est bloqueada. Para ello seleccionamos esas celdas,
botn derecho del ratn formato de celdas, pestaa proteger y desmarcamos
la opcin bloqueada. Ahora vamos a la pestaa Revisar del men de Excel y le
damos a proteger hoja, nos pedir una contrasea que debemos repetir.
Veremos que si intentamos introducir un valor en cualquier celda de las
desprotegidas s nos lo permite pero en cualquier otra no.
o Ahora supongamos que queremos proteger slo una celda o un grupo pequeo
de ellas. Para ello: seleccionamos toda la hoja, le damos al botn derecho
Formato de celdas y pestaa Proteger, desmarcando para toda la hoja la
opcin Bloqueada, luego vamos a las celdas que queremos proteger y
 marcamos la opcin Bloqueada, al final acudimos a la ficha revisar para
proteger la hoja con la contrasea.

Nota: para desproteger la hoja slo debemos acudir a la ficha Revisar y seleccionar
desproteger hoja, nos pedir la contrasea.

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