Manual de Procesos y Procedimientos - 21 01 2016 Final PDF

GERENCIA DE PLANIFICACIN MPP-EMAGUA
UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Y

PROGRAMACIN DE OPERACIONES VERSION 2.0
2016
MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS
DE CIERRE DE PROYECTOS Pgina 1 de 45
MANUAL DE PROCESO Y
PROCEDIMIENTOS DE
CIERRE DE PROYECTOS
Concepto Responsable Fecha Firma
Elaborado por: Alicia Elizabeth Ramirez Cruz 20-01-2015
Jacques Alcoba Barba

Revisado por: 21-01-2015
Csar Jos Moya Vargas
Aprobado por: James Jaime vila Antezana 26-01-2015
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Contenido
1. PROPSITO Y ALCANCE ............................................................................................ 4
2. MARCO DE REFERENCA CONCEPTUAL Y OPERATIVO ........................................... 5
3. BASE LEGAL ................................................................................................................. 6
4. UNIDADES ORGANIZACIONALES PARTICIPANTES .................................................. 7
4.1. Gerencia Tcnica (GT) y Unidades Departamentales (UD).................................. 7
4.2. Gerencia de Planificacin (GP) ............................................................................. 7
4.3. Gerencia de Administracin y Finanzas (GAF). ................................................... 8
4.4. Unidad de Asuntos Jurdicos (UJ) ........................................................................ 9
4.5. Archivo Central (AC) .............................................................................................. 9
5. CARACTERIZACIN DEL PROCESO ........................................................................ 11
6. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION ..... 15
6.1. Procedimiento Verificacin de Conclusin de Obra.......................................... 15
6.2. Procedimiento de Recepcin Provisional .......................................................... 16
6.3. Procedimiento de Recepcin Definitiva ............................................................. 17
6.4. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre Tcnico .. 19
6.5. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre
Administrativo Financiero ................................................................................... 20
6.6. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe Legal ...................... 22
6.7. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre de
Infraestructura y Supervisin. ............................................................................. 23
7. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS DESCOM_ATI .............................................. 25
7.1. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE
CIERRE FINAL DESCOM_ATI .............................................................................. 25
8. Anexos ......................................................................................................................... 26
Anexo 1 FORMULARIO N 1 PARA INICIO DE CIERRE TCNICO. .......................... 26
Anexo 2 FORMULARIO N 2 PARA INICIO DE CIERRE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO. ........................................................................................................ 27
Anexo 3 FORMULARIO N 3 PARA INICIO DE CIERRE LEGAL. .............................. 28
Anexo 4 FORMULARIO N 4 PARA INICIO DE CIERRE DE INFRAESTRUCTURA Y
SUPERVISION....................................................................................................... 29
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Anexo 5 FORMULARIO N 5 PARA INICIO DE CIERRE DESCOM/ATI ..................... 30

Anexo 6 Formato N 1 - Informe de Cierre Tcnico .................................................. 31
Anexo 7 Formato N 2 - Informe de Cierre Administrativo Financiero .................... 34
Anexo 8 Formato N 3 - Informe de Cierre Legal ...................................................... 38
Anexo 9 Formato N 4 - Informe Cierre del Proyecto ............................................... 39
Anexo 10 Formato N 5 - Informe de Cierre Final DESCOM_ATI. ............................ 40
Anexo 11 Acta de Recepcin Definitiva .................................................................... 42
9. GLOSARIO................................................................................................................... 44
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1. PROPSITO Y ALCANCE
El presente Manual de Proceso y Procedimientos define roles, actividades y flujos de
documentacin e informacin requeridos para un sistemtico y ordenado Proceso de Cierre
de Proyectos en sus componentes de INFRAESTRUCTURA (OBRA), SUPERVISION y
DESCOM_ATI.
A ese fin, conforme al Macro Proceso de Ciclo de Proyectos, el proceso de Cierre de
Proyectos consta de seis (6) actividades:
INFRAESTRUCTURA (OBRA) Y SUPERVISION
Actividad 1: Conclusin y recepcin de obra.
Actividad 2: Cierre tcnico.
Actividad 3: Cierre administrativo financiero.
Actividad 4: Cierre legal.
Actividad 5: Cierre de infraestructura y supervisin.
DESCOM_ATI
Actividad 6: Cierre DESCOM_ATI.
El presente Manual es aplicable a todos los proyectos cuya ejecucin, seguimiento y
evaluacin ha sido encomendada a la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua
(EMAGUA) mediante Convenio Interinstitucional de Financiamiento (CIF) por el Ministerio de
Medio Ambiente y Agua (MMAyA), independientemente de la fuente y organismo financiador.
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2. MARCO DE REFERENCA CONCEPTUAL Y OPERATIVO

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y
fin definidas, encaminado a la creacin de un producto o servicio nico y conforme a unos
requisitos especficos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.
A travs del proceso del Cierre de Proyectos, se establece un conjunto de acciones que
conducen a finalizar y revisar la documentacin generada durante su ejecucin, para
garantizar que se ha cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables
esperados (obras, servicios, productos).
EMAGUA, ejecuta proyectos de agua potable, alcantarillado, riego y medio ambiente, con
financiamiento proveniente de convenios interinstitucionales de financiamiento suscritos con
el MMAyA y la cooperacin internacional. Estos convenios permiten el apalancamiento de
aporte local de Gobiernos Departamentales y Municipales, as como de Entidades
Prestadoras de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (EPSAs), mediante la suscripcin
de convenios intergubernativos, tambin denominados concurrentes o interinstitucionales,
segn corresponda.
En ese contexto, EMAGUA, por intermedio la Gerencia de Planificacin y la Gerencia Tcnica,
debe asegurarse de que el proyecto se ejecute dentro del presupuesto y en los plazos
establecidos, conforme a las especificaciones determinadas en el estudio de preinversin y
en el marco de las normas tcnicas sectoriales.
Por su parte, los contratos suscritos con el Contratista (Obra) y la Supervisin determinan las
condiciones tcnicas y administrativas que proporcionan un adecuado seguimiento de la
ejecucin de las obras y establecen las condiciones para la recepcin provisional y definitiva,
el pago de la Planilla de Cierre, debiendo conformarse una Comisin de Recepcin de Obras
designada por Direccin General Ejecutiva (DGE) de EMAGUA.
En el plazo de treinta (30) das calendario, computables a partir de la finalizacin de la fase
de ejecucin de inversin, la Unidad Departamental, por intermedio del Fiscal de Obra, debe
proceder al Cierre Tcnico, elaborando un informe certificando la conclusin de la fase de
inversin y adjuntando toda la documentacin de respaldo del proyecto; el informe ser
aprobado por la Gerencia Tcnica, para continuar con las etapas de Cierre Administrativo
Financiero a cargo la Gerencia de Administracin y Finanzas y de Cierre Legal encomendado
a la Unidad Jurdica de EMAGUA.
Efectuado lo anterior, el Responsable de Cierre de Proyectos, dependiente de la Unidad de
Planificacin Estratgica y Programacin de Operaciones de la Gerencia de Planificacin,
elaborar el Informe de Cierre del Proyecto para su remisin al Ministerio de Medio Ambiente
y Agua-Ministerio Cabeza de Sector, a los Organismos Financiadores y al Viceministerio de
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Inversin Pblica y Financiamiento Externo (VIPFE) como rgano Rector del Sistema Estatal
de Inversin y Financiamiento para el Desarrollo (SEIF-D).
3. BASE LEGAL
Normativa Institucional General
a) Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990.
b) Decreto Supremo N 0163 de 10 de junio de 2009, que dispone la creacin de EMAGUA.
c) Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y sus modificaciones.
d) Resolucin Suprema N 216768 de 25 de junio de 1996, de las Normas Bsicas del
Sistema Nacional de Inversin Pblica.
e) Resolucin Ministerial N 528 de 12 de junio de 1997, Reglamento Bsico de Operaciones
del Sistema Nacional de Inversin Pblica.
f) Resolucin Ministerial N 115 de 12 de mayo de 2015, Reglamento Bsico de Pre
Inversin.
Normas e Instrumentos Especficos de Primer Nivel
g) Resolucin de Directorio EMAGUA/001/2009 de 3 noviembre de 2009 que aprueba el
Estatuto Orgnico de la Entidad Ejecutora de Medio ambiente y Agua EMAGUA.
h) Resolucin de Directorio - EMAGUA/007/2011 de 7 de abril de 2011 que aprueba los

Reglamentos Especficos de la Ley N 1178 de Administracin y Control
Gubernamentales, entre ellos, el Reglamento Especfico del Sistema Nacional de
Inversin Pblica.
Normas e Instrumentos Especficos de Segundo Nivel
i) Resolucin Administrativa N EMAGUA/05/2013 de 6 de enero de 2013 que aprueba
el Reglamento Operativo de Proyectos con enfoque de Gestin Integrada de Recursos
Hdricos y Cambios Climticos.
j) Resolucin Administrativa N EMAGUA/DGE-155/2015 de 24 de agosto de 2015 que

aprueba el Reglamento del Sistema de Archivo.
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4. UNIDADES ORGANIZACIONALES PARTICIPANTES

La ejecucin del Proceso de Cierre de Proyectos y la aplicacin de los procedimientos que lo
conforman son responsabilidad de las siguientes unidades organizacionales de EMAGUA:
4.1. Gerencia Tcnica (GT) y Unidades Departamentales (UD)
Bajo la dependencia lineal y funcional de la Gerencia Tcnica, las Unidades Departamentales
son responsables del seguimiento y la fiscalizacin de la ejecucin fsica financiera del
proyecto hasta la conclusin de obras, as como de mantener actualizada la informacin del
Sistema de Gerencia de Proyectos (SGP) conforme a la normativa del rgano Rector del
SEIF-D.
La Unidad Departamental que en el mejor de los casos corresponda al mbito geogrfico de
intervencin del proyecto designar al Fiscal de Obra responsable de la ejecucin del proyecto
hasta la conclusin de obras y la consiguiente recepcin provisional y definitiva que certifica
la conclusin de la fase de inversin del proyecto, adems deber elaborar el Informe de
Cierre Tcnico y adjuntar a la Carpeta de Cierre Tcnico del Proyecto, conforme se describe
en el presente Manual.
La Gerencia Tcnica es responsable de la recepcin y aprobacin del Informe de Cierre
Tcnico, as como del envo, mediante Nota expresa, de los documentos que formalizan la
transferencia.
La Gerencia Tcnica a travs de la Unidad de Gestin Tcnico Social es responsable de la
elaboracin del Informe de Cierre DESCOM_ATI con insumos de la Gerencia Financiera y
Unidad de Asuntos Jurdicos para posteriormente remitirlo a la Gerencia de Planificacin para
su consolidacin junto al informe de cierre de infraestructura y supervisin, y ambos
documentos representan el informe final consolidado del proyecto.
4.2. Gerencia de Planificacin (GP)
Por intermedio de la Unidad de Gestin de Convenios es responsable del seguimiento a la
ejecucin financiera del proyecto hasta la conclusin de obras y cierre del proyecto, con la
consiguiente actualizacin de informacin en el Sistema de Informacin Sobre Inversiones
(SISIN) y del SGP conforme a la normativa del rgano Rector del SEIF-D.
A su vez, la Unidad de Planificacin Estratgica y Programacin de Operaciones a travs del
Responsable de Cierre de Proyectos es responsable de:
a) Coordinar con la Gerencia Tcnica, la Gerencia de Administracin y Finanzas, la Unidad
Jurdica, todas las actividades relacionadas con el Proceso de Cierre de Proyectos, a partir
de la comunicacin de Conclusin de Obra.
b) Verificar la documentacin generada en cada una de las actividades del proceso de
ejecucin del Proyecto, as como efectuar su sistematizacin, ordenamiento y archivo.
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c) Consolidar la documentacin referida a los informes de cada uno de los cierres, con la
finalidad de elaborar el informe de cierre del proyecto.
d) Emitir el Informe de Cierre de Proyecto presentando la informacin relevante de la

finalizacin del proyecto en sus componentes Infraestructura, Supervisin y
DESCOM_ATI.
e) Elaborar la Nota dirigida a los Financiadores, incluido el Gobierno Autnomo Municipal y/o
Departamental que corresponda, al Ministerio Cabeza de Sector y al rgano Rector del
SEIF-D (VIPFE), haciendo referencia a la conclusin del proyecto adjuntando el Informe
de Cierre de Proyecto y la documentacin que sea requerida conforme a los respectivos
Convenios de Financiamiento suscritos.
f) Remitir la documentacin de la Carpeta de Cierre del Proyecto, al Archivo Central para su
custodia, con el visto bueno del Jefe de Unidad de Planificacin Estratgica y
Programacin de Operaciones y del Gerente de Planificacin.
g) Gestionar el cierre del proyecto en el SISIN en base al Informe de Cierre de Infraestructura
y Supervisin.
Para el caso de los proyectos que cuenten con ms de un contrato de Infraestructura, el cierre
se realizara de manera independiente por cada contrato.
Una vez realizado el cierre de todos los contratos de infraestructura del proyecto se deber
elaborar un informe final consolidado Tcnico, Administrativo Financiero y Legal que deber
incluir los componentes del proyecto.
4.3. Gerencia de Administracin y Finanzas (GAF).
La GAF es responsable de velar por el cumplimiento de la normativa presupuestaria,
financiera, contable, as como de verificar la correcta utilizacin de los fondos fiscales
asignados, mediante el seguimiento documentado de los recursos asignados, por fuentes de
financiamiento, de acuerdo a los convenios suscritos.
Por intermedio de la Unidad de Financiera (Presupuesto, Contabilidad y Tesorera) se deber
verificar que la ejecucin del proyecto ha sido realizada conforme al presupuesto, en
cumplimiento a la normativa financiera y contable vigente.
Por intermedio de la Unidad de Licitaciones y Contrataciones se deber registrar y reportar
al Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES) la conclusin y recepcin
de las obras (Formulario 500).
La Gerencia de Administracin y Finanzas, con base al Informe de Cierre Tcnico del
Proyecto, elaborar el respectivo Informe de Cierre Administrativo Financiero.
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Adems, deber realizar el registro contable, en base al Dictamen del SISIN, de la baja del
proyecto en los Estados Financieros de la gestin correspondiente.
4.4. Unidad de Asuntos Jurdicos (UJ)
La Unidad de Asuntos Jurdicos, dependiente de la Direccin General Ejecutiva, es la
encargada de elaborar los documentos legales, tales como el contrato principal,
contratos modificatorios, Informes Legales de Aprobacin de rdenes de Cambio.
En ese entendido, debe emitir el Informe de Cierre Legal del Proyecto en funcin de la
verificacin de la documentacin de su competencia.
4.5. Archivo Central (AC)
Bajo la dependencia de la Unidad Administrativa de la Gerencia de Administracin y Finanzas,
es responsable, en el marco del Reglamento del Sistema de Archivo, de recibir, catalogar y
custodiar la documentacin de los proyectos que han concluido la ejecucin fsica y financiera
y, por ende han concluido su vigencia operativa.
Las funciones del Archivo Central en el Cierre de Proyectos, comprenden:
1. Gestin de Documentos
El paso previo al inicio del Proceso de Cierre es la recopilacin de toda la documentacin que
se gener como testimonio de la ejecucin, supervisin y de Desarrollo Comunitario/ATI. Esta
documentacin, a lo largo de todo su trmite, ha sido ordenada de acuerdo a los
procedimientos del Manual de Archivos institucional.
2. Archivos de Gestin
De acuerdo a los procedimientos especficos de cada una de las etapas del cierre (tcnica,
administrativa financiera, legal), los funcionarios completan las carpetas de cierre adjuntando
la documentacin, segn los check list, que ha sido organizada en expedientes en los archivos
de gestin de la unidad organizacional correspondiente.
3. Archivo Central de EMAGUA
El Archivo Central concentra la totalidad de la documentacin institucional que ha cumplido
con los plazos de permanencia en los archivos de oficina o ha concluido ya su trmite. De
esta manera, el Archivo central se constituye en el repositorio de la memoria institucional.
Dentro del Proceso de Cierre de proyectos, el Archivo central cumple varias funciones
relacionadas a la gestin de la documentacin necesaria para completar el expediente
correspondiente a cada proyecto.
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En primer lugar, el Archivo central resguarda documentacin de proyectos que le fueron

transferidas en un momento previo Cierre del mismo proyecto. Por lo tanto, para comenzar el
proceso de cierre de ciertos proyectos ser necesario consultar los registros del Archivo
central para completar el expediente del proyecto correspondiente.
En segundo lugar, el Archivo Central est facultado para otorgar certificaciones sobre la
documentacin que resguarda. Esto quiere decir que para completar las carpetas de cierre no
ser necesario adjuntar fotocopias que respalden la existencia de un documento que se
encuentra ya en el Archivo Central, sino simplemente adjuntar un certificado emitido por el
Responsable de archivo central certificando su existencia.
Finalmente, el Archivo central de EMAGUA es el destino ltimo de las carpetas que se
formaron durante el cierre de un proyecto especfico. Una vez concluido este proceso, estas
carpetas se transfieren al Archivo central para que se revisen los procedimientos archivsticos
de registro, clasificacin, foliado y conservacin. En ltima instancia, el archivo central
conserva la totalidad de la documentacin original relacionada con un proyecto que ha sido
cerrado que forma un expediente nico.
Para el caso de las Unidades Departamentales debern transferir la documentacin del
proyecto a su archivo propio, asimismo firmar como constancia el Formulario de Transferencia
de Documentacin.
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5. CARACTERIZACIN DEL PROCESO
PROCESO: CIERRE DE PROYECTOS COD.: EMAGUA CP- 00-
A. PROPIETARIO: GERENCIA DE PLANIFICACIN UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Y PROGRMACIN

DE OPERACIONES CIERRE DE PROYECTOS
B. OBJETIVO:
Establecer un conjunto de acciones conducentes a verificar la conclusin de las obras contratadas y establecidas
durante el desarrollo del proyecto y revisar la documentacin generada en su ejecucin, para garantizar que se hayan
cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados para el componente
INFRAESTRUCTURA (OBRA) Y SUPERVISION, cuya ejecucin, seguimiento y evaluacin ha sido encomendada a
EMAGUA mediante Convenio Interinstitucional de Financiamiento por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
independientemente de la fuente y organismo financiador.
C. PRODUCTOS DEL PROCESO:

La Carpeta de Cierre del Proyecto debidamente registrada, catalogada y en custodia por el Archivo Central de EMAGUA,
se constituye en la Memoria Tcnica Administrativa, Financiera y Legal del proyecto que contiene los Informes de Cierre
Tcnico, Administrativo Financiero y Legal y sus Anexos de respaldo, as como el Informe de Cierre del Proyecto.
D. DESTINATARIOS DEL PROCESO:

Organismos de Financiamiento, incluido el Gobierno Autnomo Municipal y/o Departamental que corresponda,
Ministerio Cabeza de Sector Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
Viceministerio de Inversin Pblica del rgano Rector del SEIF-D,
Gerencias de EMAGUA.
E. INSUMOS / ENTRADAS PROVEEDOR

Carpeta de Ejecucin del Proyecto, conteniendo como mnimo:
Fiscal de Obra asignado por la
a) Proyecto a Diseo Final (en soporte fsico o digital)
Unidad Departamental, por
b) Cronograma de ejecucin fsica y financiera (solicitar al supervisor
intermedio de la Gerencia
por intermedio del fiscal)
Tcnica, disponible a consulta
c) Licencia ambiental o certificado equivalente otorgado por entidad
en el Archivo Central.
competente
d) Contrato principal (Obra y Supervisin)
e) Memorando de Designacin Fiscal de Obra
f) Orden de Proceder
g) Libro de rdenes
h) rdenes de trabajo
i) rdenes de Cambio
j) Contratos Modificatorios
k) Certificados de Avance de Obra (CAO)
l) Planilla Final de Cierre, anexando Planos As Built y documentacin
de respaldo segn el ckeck list establecido para ese fin.
m) Actas de Recepcin Provisional y Definitiva
Sistema de Informacin sobre Inversiones SISIN. Gerencia de Planificacin.

Sistema de Gerencia de Proyectos SGP. Gerencia de Tcnica.
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Carpeta del Programa y Planillas de Control Presupuestario y Recursos
y control de estructura de financiamiento del proyecto.
Gerencia de Administracin y
Carpeta del Proceso de Contratacin, conteniendo Formularios del Finanzas Unidad de
SICOES y Documentos de respaldo de la Adjudicacin. Licitaciones y Contrataciones.
Solicitudes de desembolso a Financiador.

Resumen de Desembolsos al financiador y co-financiador.
Respaldos presupuestarios, financieros y contables correspondientes a Gerencia de Administracin y
los Certificados de Avance de Obra. Finanzas Unidad Financiera.
Flujo Financiero.
Reportes del Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa SIGMA/SIGEP, cuando corresponda.
Contratos Administrativos por componente. Unidad Jurdica.
F. ALCANCE DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES PRODUCTOS PROCEDIMIENTOS

CP 01 01
Verificacin de Conclusin de
Solicitud de Conformacin de la Obra.
CP 01
Unidad Comisin de Recepcin.
Conclusin y
Departamental Acta de Recepcin Provisional suscrita. CP 01 02
Recepcin de
Obra.
Fiscal de Obra. Acta de Recepcin Definitiva suscrita y Recepcin Provisional.
transferencia de obra.
CP 01 03
Recepcin definitiva.
Unidad
CP 02 01
CP 02 Departamental Informe de Cierre Tcnico Aprobado.
Elaboracin y aprobacin de
Cierre Tcnico Fiscal de Obra. Carpeta Tcnica de Cierre revisada.
Informe de Cierre Tcnico.
Gerencia Tcnica.
Gerencia de
CP 03 Administracin y CP 03 01
Cierre Finanzas Unidad Informe de Cierre Administrativo Elaboracin y aprobacin de
Administrativo de Licitaciones y Financiero Aprobado. Informe de Cierre
Financiero Contrataciones y Administrativo Financiero.
Unidad Financiera.
CP 04 01
CP 04
Unidad Jurdica. Informe de Cierre Legal Aprobado. Elaboracin y aprobacin de
Cierre Legal
Informe de Cierre Legal.
Gerencia de Informe de Cierre de Infraestructura y
Planificacin Supervisin Aprobado.
CP 05 01
CP 05 Unidad de Carpeta de Cierre del Proyecto. Elaboracin y aprobacin del
Cierre Consolidado Planificacin
Informe de Cierre de
del Proyecto Estratgica y
Infraestructura y Supervisin.
Programacin de
Operaciones.
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CP 06 Gerencia Tcnica Certificado de Conclusin de la
Conclusin y Unidad Tcnico consultora DESCOM_ATI. CP 06 01
Recepcin de la Social. Elaboracin del Certificado.
Consultora
CP 07 Gerencia Tcnica Informe de Cierre DESCOM_ATI
CP 07 01
Cierre Unidad Tcnico Aprobado.
Elaboracin del Informe.
DESCOM_ATI Social.
Jefe de Unidad de Planificacin Operativa y Programacin de
G. VERIFICACIN DEL PRODUCTO
Operaciones.
FINAL
Gerente de Planificacin.
Diagrama del proceso

INFRAESTRUCTURA (OBRA) Y SUPERVISION
CARPETA COMUNICACIN DE LA CONCLUSION DE OBRA

DE EJECUCIN
CONCLUSIN Y Y DE LAS FECHAS DE RECEPCION PROVISIONAL Y DEFINITIVA
DEL PROYECTO
RECEPCIN DE
OBRA
FISCALIZACIN DE
LA EJECUCION FISICA CP 01
Y FINANCIERA FISCAL DE
OBRA - UD
ACTAS DE RECEPCIN
PROVISIONAL Y DEFINITIVA
INFORME DE CIERRE
CIERRE TCNICO APROBADO
TECNICO CARPETA CIERRE TCNICO
INFORME DE CIERRE
CP 02 ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CIERRE APROBADO
FISCAL DE ADMINISTRATIVO CARPETA CIERRE ADM.FIN
OBRA - UD - GT FINANCIERO
CP 03 INFORME DE CIERRE
LEGAL APROBADO INFORME DE CIERRE FINAL DEL PROYECTO
ULC Y UF - GAF CIERRE LEGAL CARPETA DE CIERRE DEL PROYECTO
CP 04
UJ CIERRE FINAL DEL
PROYECTO
A ARCHIVO CENTRAL
CP - 05 CUSTODIA
RECURSOS: INFORMES DE SUPERVISION Y DE FISCALIZACIN DISPONIBLE PARA
CP - UGC -GP
PROCESO CIERRE
DE PROGRAMA
RECURSOS: CARPETA DEL PROCESO DE CONTRATACIN;

SOLICITUDES DE DESEMBOLSO FACTURAS COMPROBANTES CONTABLES SIGMA/SIGEP
RECURSOS: INFORMES LEGALES, CONTRATO PRINCIPAL, INFORME DE ORDEN CAMBIO Y CONTRATOS MODIFICATORIOS
RECURSOS:CONVENIOS DE FINANCIAMIENTO, CARPETA DEL PROGRAMA, PLANILLA DE CONTROL PRESUPUESTARIO Y RECURSOS

SISIN, SGP, INFORMES DE CIERRE TCNICO, DE CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y DE CIERRE LEGAL
NODO: CP 00 TTULO: PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS Nm.: 1
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DESCOM_ATI
COMUNICACIN DE LA CONCLUSION DE LA CONSULTORIA

CONCLUSION
DE LA
CONSULTORIA
FISCALIZACIN DE DESCOM_ATI
LA EJECUCION FISICA
Y FINANCIERA CP 01
CERTIFICADO DE CONCLUSION DESCOM_ATI
CIERRE FINAL DEL

CIERRE PROYETCO
DESCOM_ATI
CP 03
CP 03 ULC Y UF - GAF
U.G.T.S.- GT
U.G.T.S. - GT
RECURSOS: INFORME DEL CONSULTOR DESCOM_ATI
NODO: CP 00 TTULO: PROCESO

PROCESODE
DECIERRE
CIERREDE
DESCOM_ATI
PROYECTOS Nm.: 1
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6. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION
6.1. Procedimiento Verificacin de Conclusin de Obra

PROCEDIMIENTO VERIFICACIN DE CONCLUSIN DE OBRA CODIGO: CP 01 01
OPERACIN: CP 01 CONCLUSIN Y RECEPCIN DE OBRA
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD DEPARTAMENTAL
Objetivo del Procedimiento
Verificar y constatar la conclusin del proyecto de inversin pblica, para asegurar que la obra contratada y concluida est
en condiciones adecuadas para proceder a su entrega por parte del Contratista y Recepcin por parte de EMAGUA.
Responsables
No. Descripcin de Tareas Registro/Documento
Unidad Cargo
1 Recepcin del Informe de Supervisin de GT UD Fiscal de Obra. Informe de Finalizacin de
finalizacin de la obra y los resultados de la Obra Supervisin.
inspeccin previa realizada, indicando que - Conclusin de Obra.
todos los trabajos fueron ejecutados y - Resultados de
terminados conforme a las clusulas del Inspeccin Previa.
contrato, planos y especificaciones, estando - Fecha y hora de entrega
la obra en condiciones adecuadas para su provisional.
entrega provisional, fijando fecha y hora.
2 Inspeccin de campo y elaboracin de GT UD Fiscal de Obra. Informe Tcnico de
Informe Tcnico al Jefe de la Unidad Finalizacin de Obra
Departamental, notificando la conclusin de Fiscal de Obra.
obra y la intencin de proceder a la recepcin
provisional.
3 Emisin de Nota Interna al Director General GT Fiscal de Obra. Nota Interna de
Ejecutivo, va Gerente Tcnico, comunicando Comunicacin de
la conclusin de obras del proyecto de conclusin de obra y
inversin, solicitando la designacin de la solicitud de designacin de
Comisin de Recepcin. Comisin de Recepcin.
4 Designacin de los integrantes de la DGE Director General Memorndums de
Comisin de Recepcin. Ejecutivo. designacin.
Contina con el Procedimiento CP 01 02
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6.2. Procedimiento de Recepcin Provisional

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN PROVISIONAL CODIGO: CP 01 02
Unidad Organizacional Responsable: COMISION DE RECEPCION DESIGNADA
Verificar la conclusin fsica de las obras de conformidad a los volmenes de obra contratados y ejecutados, dejando
constancia escrita de las deficiencias y anomalas encontradas, fijando plazo para corregir y subsanar las mismas.
Responsables
Unidad Cargo
1 Comunicacin por escrito al Supervisor, de la GT UD Fiscal de Obra. Nota de aceptacin del acto
aceptacin de la recepcin provisional. La de Recepcin Provisional.
fecha de solicitud de recepcin provisional
servir para efectos del cmputo del plazo de
ejecucin de la obra.
2 Recorrido de inspeccin conjunta entre el Comisin de Fiscal de Obra.
Supervisor y el Contratista. La Comisin de Recepcin Integrantes de
Recepcin participa en calidad de la Comisin.
observador.
3 Verificacin que la recepcin provisional de Comisin de Fiscal de Obra. Acta Recepcin Provisional
la obra bajo la directa responsabilidad Recepcin Integrantes de - Estado final de la obra.
tcnica del Supervisor se documenta la Comisin. - Detalle de los trabajos de
mediante el Acta correspondiente suscrita correccin o
por el Supervisor, el Fiscal de Obra y el complementacin que el
Contratista. Contratista debe ejecutar
dentro del plazo
establecido en el
Contrato.
4 Incorporacin a la Carpeta de Ejecucin del GT UD Fiscal de Obra. Acta Recepcin Provisional
Proyecto, de un ejemplar del Acta de como constancia legal de la
Recepcin Provisional, a efectos del conclusin fsica de las
seguimiento respectivo en los plazos obras y documento de
establecidos para la Recepcin Definitiva. control de los plazos de
ejecucin utilizados, a los
fines de Cierre del
Proyecto.
Nota. La Comisin de Recepcin, tanto Provisional como Definitiva, estar integrada por el Fiscal de Obra asignado, un representante de la Unidad
Administrativa, un representa Tcnico de la Unidad Solicitante y los Funcionarios que designa la MAE.
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6.3. Procedimiento de Recepcin Definitiva

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DEFINITIVA CODIGO: CP 01 03
Verificar si la obra ha sido concluida a entera satisfaccin de EMAGUA.
Responsables
Unidad Cargo
1 Recepcin del Informe de Supervisin GT Fiscal de Obra. Informe Supervisin
indicando que el contratista ha subsanado - Correcciones realizadas
las observaciones y corregido las fallas y que y observaciones
solicita proceder a la entrega definitiva subsanadas.
mediante inspeccin tcnica final, indicando - Fecha y hora de entrega
fecha y hora. definitiva.
2 Verificacin en campo si corresponde GT Fiscal de Obra. Informe Fiscalizacin.
proceder a la recepcin definitiva y emisin el
informe respectivo comunicando al Jefe de
Unidad Departamental, la intencin de
proceder a la recepcin definitiva de la obra.
3 Comunicacin escrita de la aceptacin del GT Fiscal de Obra. Nota de aceptacin del acto
acto de Recepcin Definitiva al Supervisor, de Recepcin Definitiva, al
sealando fecha y hora para el verificativo de Supervisor va Fiscal de
la inspeccin tcnica final. Obra.
4 Comunicacin mediante nota a Gerencias de GT - UD Jefe Unidad Comunicaciones e
Planificacin y de Administracin y Finanzas Departamental. invitaciones al acto de
a la Comisin de Recepcin, autoridades Recepcin Definitiva.
locales y representantes de los Beneficiarios
la fecha y hora de verificacin de la
inspeccin tcnica final y si corresponde,
proceder a la recepcin definitiva de la obra.
Copia de la Nota ser remitida a
conocimiento de la Gerencia de
Planificacin.
5 Recorrido e inspeccin tcnica total de la Comisin de Fiscal de Obra. Acta de Recepcin
Obra, con los siguientes resultados: Recepcin Definitiva suscrita
5.1 No se subsanaron o corrigieron las conforme formato
deficiencias observadas. El Contratista establecido en el Anexo
deber subsanar las observaciones y N 11.
correcciones hasta la conformidad de - Acredita que la obra ha
EMAGUA, pudiendo aplicar las multas sido ejecutada y
conforme a Contrato concluida a satisfaccin
de EMAGUA.
GP
2016
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DEFINITIVA CODIGO: CP 01 03

Verificar si la obra ha sido concluida a entera satisfaccin de EMAGUA.
Responsables
Unidad Cargo
5.2 Si no existen observaciones, se procede
a la redaccin y suscripcin del Acta de
Recepcin Definitiva.
6 Transferencia de la obra a Entidad Comisin de Fiscal de Obra. Acta de Recepcin
Beneficiaria complementando la firma del Recepcin Definitiva suscrita por la
Acta de Recepcin Definitiva, en el mismo Entidad Beneficiaria que
acto de Recepcin Definitiva. consta en Convenio
7 Incorporacin a la Carpeta de Proyecto, el GT - UD Fiscal de Obra.
Acta de Recepcin Definitiva.
8 Remisin de un ejemplar del Acta de GT- UD Fiscal de Obra. Acta Recepcin Definitiva
Recepcin Definitiva y del Acta de Recepcin como constancia legal de la
Provisional a la Gerencia Tcnica y a la conclusin fsica y
Unidad de Licitaciones y Contrataciones, financiera de las obras, a
quedando habilitado el trmite para el pago los fines del Cierre del
de la Planilla de Liquidacin Final y Proyecto.
devolucin de Garantas a cargo de la GAF.
9 Actualizacin del Listado de Proyectos GP PE Responsable de Listado actualizado de
Concluidos pendientes de Cierre de Cierre de Proyectos Concluidos
Proyectos con base a copia de un ejemplar Proyectos identificando Programa,
del Acta de Recepcin Definitiva. Cd. SISIN, Localizacin,
Fecha conclusin de obras.
Nota. La Comisin de Recepcin, tanto Provisional como Definitiva, estar integrada por el Fiscal de Obra asignado, un representante de la Unidad
Administrativa, un representa Tcnico de la Unidad Solicitante y los Funcionarios que designa la MAE.
GP
2016
6.4. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre Tcnico

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE TCNICO CODIGO: CP 02 01
OPERACIN: CP 02 CIERRE TCNICO DEL PROYECTO
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD DEPARTAMENTAL GERENCIA TCNICA
Documentar el Cierre Tcnico del Proyecto, una vez que se cuente con el Acta de Recepcin Definitiva y se haya procedido
al pago de la Planilla de Liquidacin respectiva.
Unidad Organizacional Responsable:
Responsables
Unidad Cargo
1 Recopilacin y verificacin de la GT UD Fiscal de Obra. Formulario N 1 de
documentacin requerida conforme al Requisitos para Inicio de
Formulario N 1 establecido por la Unidad Cierre Tcnico (adjunto en
de Planificacin Estratgica y Programacin el Anexo N 1) que incluye
de Operaciones (Cierre de Proyectos). la constancia de
La recopilacin documental se efectuar documentacin que forma
con base a la Carpeta de Ejecucin del parte de la Carpeta de
Proyecto. Ejecucin del Proyecto
entregada al archivo.
2 Elaboracin del Informe de Cierre Tcnico GT UD Fiscal de Obra. Informe de Cierre Tcnico
de acuerdo al formato establecido en el elaborado.
Anexo N 6, adjuntando toda la
documentacin del Formulario N 1.
3 Conformacin de la Carpeta Tcnica de GT UD Fiscal de Obra. Carpeta Tcnica de Cierre
Cierre con los antecedentes del proyecto y del Proyecto completada.
el Informe de Cierre Tcnico.
4 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GT UD Jefe Unidad Informe de Cierre Tcnico
Tcnico, para su remisin a la Gerencia Departamental. visado.
Tcnica.
5 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GT Gerente. Informe de Cierre Tcnico
Tcnico. aprobado.
6 Remisin de la Carpeta Tcnica de Cierre a GT Gerente. Carpeta Tcnica de Cierre
la Gerencia de Administracin y Finanzas del Proyecto finalizada y
(GAF) para proceder al Cierre remitida a la GAF.
Administrativo Financiero.
7 Conclusin de la vigencia operativa de la GT UD Fiscal de Obra. Constancia de vigencia
Carpeta de Ejecucin del Proyecto para su operativa concluida.
transferencia al Archivo Central.
8 Transferencia de la Carpeta de Ejecucin GT UD Jefe Unidad Formulario de
del Proyecto al Archivo Central. Departamental. Transferencia firmado
Carpeta de Ejecucin del
Proyecto transferida.
GP
2016
6.5. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre

Administrativo Financiero
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE
CODIGO: CP 03 01
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
OPERACIN: CP 03 CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO DEL PROYECTO
Unidad Organizacional Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Recopilar y verificar la documentacin financiera contable del proyecto, verificar el cumplimiento del presupuesto que
respalda el Cierre Administrativo y Financiero del Proyecto.
Responsables
Unidad Cargo
1 Recepcin de Informe de Cierre Tcnico GAF Gerente. Carpeta Tcnica de Cierre
aprobado por la Gerencia Tcnica, adjunto recibida.
a la Carpeta Tcnica de Cierre.
2 Recopilacin y verificacin de la GAF - ULC Jefe Unidad de Formulario N 2 para Inicio
documentacin generada en el proceso de Licitaciones y de Cierre Administrativo
contratacin a la Unidad de Licitaciones y Contrataciones o Financiero.
Contrataciones, con base al Formulario N Funcionario
2 (adjunto en el Anexo N 2). Designado.
3 Recopilacin y sistematizacin de la GAF - UF Jefe Unidad Formulario N 2 para Inicio
Informacin financiera y contable por orden Financiera o de Cierre Administrativo
cronolgico para cumplir los Funcionario Financiero
requerimientos. Designado.
4 Revisin y verificacin de los recursos GAF - UF Jefe Unidad
financieros ejecutados en el proyecto: Financiera o
conciliaciones, transferencias, planillas de Funcionario
avance de obra, reposicin de daos, si Designado.
hubieren, porcentajes correspondientes a la
recuperacin del anticipo, si hubiera saldos
pendientes, multas, penalidades, si
hubieren y otros aspectos importantes que
hacen parte de la Liquidacin Final.
5 Elaboracin del Informe de Cierre GAF - ULC, UF Funcionario Informe de Cierre
Administrativo Financiero de acuerdo al designado. Administrativo Financiero
formato establecido por la Gerencia de elaborado.
Planificacin - Unidad de Planificacin
Estratgica y Programacin de
Operaciones (Cierre de Proyectos),
adjuntando toda la documentacin del
Formato N 2 (adjunto en el Anexo N 7).
6 Conformacin de la Carpeta Administrativa GAF - ULC, UF Funcionario Carpeta Administrativa
Financiera de Cierre con los respaldos designado. Financiera de Cierre del
especificados en el Formulario N 2 y el Proyecto completa.
Informe de Cierre Administrativo
Financiero.
7 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GAF ULC, UF Jefe Unidad Informe de Cierre
Administrativo Financiero, para su remisin Financiera y Jefe Administrativo Financiero
a la GAF. Unidad de visado.
GP
2016

CODIGO: CP 03 01
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
OPERACIN: CP 03 CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO DEL PROYECTO
Unidad Organizacional Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Recopilar y verificar la documentacin financiera contable del proyecto, verificar el cumplimiento del presupuesto que
respalda el Cierre Administrativo y Financiero del Proyecto.
Responsables
Unidad Cargo
Licitaciones y
Contrataciones.
8 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GAF Gerente. Informe de Cierre
Administrativo Financiero. Administrativo Financiero
aprobado.
9 Remisin de la Carpeta Administrativa GAF Gerente. Carpeta Administrativa
Financiera de Cierre a la Unidad Jurdica Financiera de Cierre del
para proceder al Cierre Legal, adjuntando la Proyecto finalizada y
Carpeta de Cierre Tcnico. remitida a la Unidad
Jurdica.
10 Programacin del cierre financiero y GAF Jefe
patrimonial conforme a las Normas Bsicas Unidad
del Sistema de Presupuesto y del Sistema Financiera.
de Contabilidad Integrada.
GP
2016
6.6. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe Legal

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE LEGAL CODIGO: CP 04 01
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD JURIDICA
Verificar la correcta aplicacin y cumplimiento de los trminos y condiciones del Contrato Principal y Contratos
Modificatorios emergentes de la ejecucin del Proyecto, incluidas las rdenes de Cambio.
Responsables
Unidad Cargo
1 Recepcin de Informe de Cierre UJ Jefe Unidad Carpetas Tcnica y
Administrativo Financiero aprobado por la Jurdica. Administrativa Financiera
Gerencia de Administracin y Finanzas, de Cierre finalizadas
adjunto a la Carpeta respectiva, recibidas.
acompaada de la Carpeta Tcnica de
Cierre.
2 Recopilacin y verificacin de la UJ Jefe Unidad Formulario N 3 para Inicio
documentacin requerida conforme al Jurdica. de Cierre Legal.
Formulario N 3 (adjunto en el Anexo N 3)
establecido por la Unidad de Planificacin
Estratgica y Programacin de
Operaciones (Cierre de Proyectos).
3 Elaboracin del Informe de Cierre Legal de UJ Funcionario Informe de Cierre Legal.
acuerdo al Formato N 3 (adjunto en el designado.
Anexo N 8) establecido por la Unidad
Planificacin Estratgica y Programacin de
Operaciones (Cierre de Proyectos), con
base en los Informes Finales de Cierre
Tcnico y Administrativo Financiero,
adems deber realizar un anlisis jurdico
para determinar el cumplimiento del
contrato.
4 Conformacin de la Carpeta Legal de Cierre UJ Funcionario Carpeta Jurdica de Cierre
con los respaldos especificados en el designado. de Proyecto.
Formulario N 3 y el Informe de Cierre Legal
(Formato N 3).
5 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre UJ Jefe Unidad Informe de Cierre Legal
Legal. Jurdica. aprobado.
6 Remisin de la Carpeta Jurdica de Cierre a UJ Jefe Unidad Carpeta Jurdica de Cierre
la Gerencia de Planificacin para proceder Jurdica. del Proyecto finalizada y
a la elaboracin del Informe Cierre del remitida a la Gerencia de
Proyecto, adjuntando las Carpetas de Planificacin.
Cierre Tcnico y de Cierre Administrativo
Financiero.
GP
2016
6.7. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre de

Infraestructura y Supervisin.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE DE
CODIGO: CP 05 01
INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA Y PROGRAMACIN DE
OPERACIONES
Presentar la informacin relevante de la finalizacin del proyecto.
Responsables
Unidad Cargo
1 Recepcin de Informe Final de Cierre Legal GP Gerente. Carpetas Tcnica,
aprobado por la Unidad Jurdica, adjunto a Administrativa Financiera y
la Carpeta Jurdica de Cierre, acompaada Jurdica de Cierre
de las Carpetas Tcnica y Administrativa finalizadas recibidas.
Financiera de Cierre.
2 Verificacin de la documentacin requerida GP UPEPO Jefe de Unidad
conforme al Formulario N 4 (adjunto en el de Planificacin
Anexo N 4) establecido por la Unidad de Estratgica y
Planificacin Estratgica y Programacin de Programacin de
Operaciones (Cierre de Proyectos). Operaciones,
Responsable de
Cierre de
Proyectos.
3 Elaboracin Informe de Cierre de GP UPEPO Responsable de Informe de Cierre de
Infraestructura y Supervisin conforme al Cierre de Infraestructura y
Formato N 4 (adjunto en el Anexo N 9) Proyectos. Supervisin elaborado.
establecido.
4 Conformacin de la Carpeta de Informe de GP UPEPO Responsable de Carpeta de Cierre
Cierre de Infraestructura y Supervisin Cierre de completa.
Proyectos.
5 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GP UPEPO Jefe de Unidad Informe de Cierre de
de Infraestructura y Supervisin, para su de Planificacin Infraestructura y
envo a la Gerencia de Planificacin. Estratgica y Supervisin visado.
Programacin de
Operaciones.
6 Revisin y aprobacin del Informe de Cierre GP Gerente. Informe de Cierre de
Final de Infraestructura y Supervisin. Proyecto aprobado.
El Informe queda disponible para su
remisin al MMAyA y posterior contratacin
del Componente Auditora Externa.
7 Remisin de una copia del Informe de GP UPEPO Jefe de Unidad Dictamen de Cierre.
Cierre aprobado al Jefe de la Unidad de de Planificacin
Gestin de Convenios para su derivacin al Estratgica y
encargado del SISIN para el cierre Programacin de
respectivo. Operaciones.
8 Remisin del Dictamen del SISIN a la GP Gerente. Comprobante de Cierre
Gerencia de Administracin y Finanzas Contable del proyecto en
para su baja de los Estados Financieros. los Estados Financieros.
GP
2016
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE DE

CODIGO: CP 05 01
INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA Y PROGRAMACIN DE
OPERACIONES
Presentar la informacin relevante de la finalizacin del proyecto.
Responsables
Unidad Cargo
9 Remisin del comprobante de cierre GAF - UF Gerente, Jefe Carpeta Tcnica
contable del proyecto en los Estados Unidad - Dictamen Sisin.
Financieros a la Gerencia de Planificacin - Financiera o - Comprobante cierre
Unidad de Planificacin Estratgica y Funcionario contable.
Programacin de Operaciones (Cierre de Designado.
Proyectos).
10 Remisin una copia del Informe de cierre al GP Gerente. Carpeta tcnica.
fiscal va Gerencia Tcnica para que tome
conocimiento del cierre de proyecto.
11 Transferencia de la Carpeta de Cierre a GP Gerente. Formulario de
Archivo Central. Transferencia
Fin del Procedimiento y del Proceso
GP
2016
7. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS DESCOM_ATI

7.1. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE FINAL
DESCOM_ATI

CODIGO: CP 06 01
FINAL DESCOM_ATI
OPERACIN: CP 01 ELABORACION DEL INFORME DE CIERRE DESCOM_ATI
Unidad Organizacional Responsable: UNIDAD DE GESTION TECNICO SOCIAL - GERENCIA TCNICA
Verificar y constatar la conclusin de la consultora, para asegurar que la empresa consultora contratada haya ejecutado
el trabajo encomendado de acuerdo a los trminos de referencia.
Responsables
Unidad Cargo
1 Recepcin del Informe del Supervisor de GT UGTS Gerente Tcnico, Informe del Supervisor.
DESCOM_ATI de finalizacin de la consultora, Jefe de Unidad de - Certificado de
indicando que todos los productos fueron Gestin Tcnico conclusin de la
ejecutados y terminados conforme a las Social. consultora.
clusulas del contrato, estando el producto en
condiciones adecuadas para su entrega
mediante el certificado de conclusin de la
consultora.
El informe debe adjuntar la documentacin
solicitada en el Formulario N 5 (contenido en
el Anexo N 5) y debe ser elaborado conforme
Formato N 5 contenido en el Anexo N 10.
2 Revisin y aprobacin del informe del GT UGTS Jefe de Unidad de Informe de Supervisor
Supervisor. Gestin Tcnico Aprobado.
Social.
3 Revisin y aprobacin del informe del GT Gerente. Informe de Supervisor
Supervisor. Aprobado.
4 Remisin del Informe Aprobado a la Gerencia GT Gerente. Carpeta de Cierre del
de Planificacin para adjuntar a la Carpeta de Proyecto completa.
Cierre del Proyecto.
Termina el Procedimiento.
GP
2016
8. Anexos
Anexo 1 FORMULARIO N 1 - CIERRE TCNICO.
CIERRE TCNICO
PROYECTOS DE INVERSIN
Proyecto
CIF
Programa
NO
N DOCUMENTO TIENE OBSERVACIONES
TIENE
NOTAS DE CONFORMIDAD AL PROYECTO EMITIDA POR
CAF, RESPALDO DE CONDICIONES PREVIAS Y OTROS DE
1
ACUERDO A REQUERIMIENTO DEL FINANCIADOR (SI
CORRESPONDE)
MEMORNDUM DE DESIGNACION DEL FISCAL
2
/SUPERVISOR DEL PROYECTO
3 ORDEN DE PROCEDER - SUPERVISOR
4 ORDEN DE PROCEDER - EMPRESA
5 LICENCIA AMBIENTAL/DISPENSACION (SI CORRESPONDE)
CRONOGRAMA CALENDARIZADO DE EJECUCIN

6
AJUSTADO
CUADRO RESUMEN DE PLANILLAS AUTORIZADAS Y
7
APROBADAS POR EL FISCAL DE OBRA
8 ACTA DE APERTURA DE LIBRO DE ORDENES

MEMORNDUM COMISIN DE RECEPCIN EMITIDO POR
9
LA MAE
ACTA DE RECEPCIN PROVISIONAL Y DEFINITIVA
10
(ORIGINALES)
ORDEN DE CAMBIO (INFORME LEGAL APROBADO,
11 INFORME APROBADO POR FISCAL), CONTRATOS
MODIFICATORIOS
12 PLANOS - AS BUILT (EN DIGITAL)
13 FOTOGRAFIAS (EN DIGITAL)
14 INFORME DE CIERRE TECNICO DEL PROYECTO
Observaciones:
Firma y sello
Fiscal de Obra
Firma y sello
Gerencia Tecnica
Firma y sello
Jefe Unidad Departamental
GP
2016
Anexo 2 FORMULARIO N 2 - CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO.
CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Proyecto
CIF
Programa
INVERSION
N DOCUMENTO NO OBSERVACIONES
TIENE
TIENE
1 SOLICITUD DE INICIO DE CONTRATACION
2 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DEL PROYECTO
3 DOCUMENTO BASE DE CONTRATACION (DIGITAL)
4 RESOLUCION DE ADJUDICACION
5 INFORME DE LA COMISIN DE CALIFICACIN

DOCUMENTO DE GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE
6
CONTRATO
DOCUMENTO DE GARANTIA DE CORRECTA
7
INVERSIN DE ANTICIPO (s i corres ponde)
CUADRO RESUMEN DE PAGOS REALIZADOS CON C31
8
POR COMPONENTE Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO
9 REPORTE CONTABLE POR AUXILIAR SISIN
FACTURAS EMITIDAS POR LA EMPRESA
10
CONSTRUCTORA
INFORME FINAL DE CIERRE ADMINISTRATIVO -
11
FINANCIERO DEL PROYECTO
Observaciones:
Firma y sello Firma y sello

Funcionario Designado Jefe Unidad de Licitaciones y Contrataciones

Jefe Unidad Financiera Gerencia de Administracin y Finanzas
GP
2016
Anexo 3 FORMULARIO N 3 - CIERRE LEGAL.
CIERRE LEGAL
Proyecto
CIF
Programa
NO
TIENE
1 CONTRATOS ADMINISTRATIVOS (POR COMPONENTE)
FOTOCOPIA DE LA PROTOCOLIZACIN DE CONTRATO

2 O MINUTAS DE CONTRATO (SEGN CORRESPONDA)
3 INFORME FINAL DE CIERRE LEGAL DEL PROYECTO
Observaciones:

Funcionario Designado Jefe Unidad Jurdica
GP
2016
Anexo 4 FORMULARIO N 4 - CIERRE DE INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION.
CIERRE DEL PROYECTO
Proyecto
CIF
Programa
NO
TIENE
NOTA DE TRANSFERENCIA DEL PROYECTO AL
1
BENEFICIARIO (ORIGINAL)
INFORME FINAL DE CIERRE DE
2
INFRAESTRUCTURA
Observaciones:
Firma y sello
Responsable Cierre de Proyectos
Firma y sello
Gerencia de Planificacion
Firma y sello
Jefe de Unidad Planificacion Estrategica
GP
2016
Anexo 5 FORMULARIO N 5 - CIERRE DESCOM_ATI
CIERRE - DESCOM / ATI

PROYECTOS DE PREINVERSIN
Proyecto
CIF
Programa
NO
TIENE
MINUTA DE CONTRATO Y SUS MODICACIONES/
1 RESOLUCION DE ADJUDICACION (DESCOM/ATI y
SUPERVISION)
2 PROPUESTA DEL EMPRESA CONSULTORA
MEMORNDUM DE DESIGNACIN SUPERVISOR
3
DESCOM/ATI
4 ORDEN DE PROCEDER (SUPERVISOR)ATI - DESCOM
5 FOTOGRAFIAS (DIGITAL)
RESUMEN DE PLANILLAS DE PAGO APROBADAS CON
6
C31s (DESCOM-ATI y SUPERVISION)
ACTA DE CONFORMACION DEL COMIT DE RIEGO Y/O
7 COMIT DE APOYO Y ACOMPAAMIENTO A LA OBRA
(AGUA, ALC. SANITARIO U OTRO)
ESTATUTOS Y REGLAMENTOS DEL COMIT DE RIEGO
8
Y/O COMIT DE AGUA
9 LISTA DE BENEFICIARIOS FINALES
MANUAL DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL

10 SISTEMA IMPLEMENTADO (AGUA, ALC. SANITARIO U
OTRO)
LISTA DE PERSONAL DE INTERCAMBIO DE
11 EXPERIENCIAS Y TEMAS ANALIZADOS (SI
CORRESPONDE)
ACTA DE ACUERDO DE PAGO DE TARIFA PARA
12 OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
IMPLEMENTADO (SI CORRESPONDE)
PRESUPUESTO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO

DEL SISTEMA IMPLEMENTADO APROBADO POR EL
13
/LOS REPRESENTANTES DE LOS BENEFICIARIOS (
SEGN CORRESPONDA)
14 CERTIFICADO DE CONCLUSION DE LA CONSULTORIA

INFORME DE CONFORMIDAD DE CIERRE DEL
15
SUPERVISOR
Observaciones:
Firma y sello
Fiscal / Supervisor DESCOM_ATI
Firma y sello
Gerencia Tecnica
Firma y sello
Jefe Unidad Tecnico Social
GP
2016
9. MODELOS DE INFORMES
Anexo 6 Formato N 1 - Informe de Cierre Tcnico
INFORME DE CIERRE TECNICO
A:
GERENTE TCNICO
Va:
Jefe Departamental
De: .
Fiscal de Obra
Ref.: Informe de Cierre Tcnico del Proyecto . del Programa y/o Convenio N.
Fecha:
I. ANTECEDENTES.
1. Informacin General del Contrato.

Proyecto
Convenio Subsidiario (nmero y fecha)
Convenio Concurrente (nmero y fecha)
Contrato (nmero y fecha)
Fuente de Financiamiento
2. Informacin General del Proyecto.

A) DATOS GENERALES
Cd. SISIN y Nombre Proyecto
Sector
Departamento
Provincia-Municipio-Comunidad
Plazo (das)
Fecha de Cierre Tcnico de Proyecto
B) INDICADORES SOCIOECONMICOS DIRECTA INDIRECTA

Poblacin Beneficiaria
Mano de Obra empleada
3. Contrataciones Efectuadas para el Proyecto.

A) EMPRESA CONSTRUCTORA
Objeto y Nro. Contrato
Nombre de la Empresa Contratada
Fecha de Firma de Contrato
Fecha de Orden de Proceder
Nombre del Representante Legal
GP
2016
Monto Inicial del Contrato

N de Contratos Modificatorios
N de Ordenes de Cambio
Fecha de Finalizacin de Contrato
Monto Final del Contrato
B) EMPRESA SUPERVISORA
Nombre Consultor Contratado
Fecha de Firma de contrato
Fecha de Orden de Proceder
Nombre del Representante Legal
N de Contratos Modificatorios
Fecha de finalizacin de contrato
II. ANLISIS.
Fiscalizacin y Seguimiento de Proyectos.
Seguimiento a la Ejecucin Fsica: (PLANILLA DE EJECUCION POR MESES ITEM POR ITEM)
Anlisis de la Planilla de Pagos + Anticipo (PRESUPESTO PROGRAMADO-EJECUTADO-FINAL)
Anlisis de la Vigencia de Garantas.
Curva de ejecucin del proyecto.
Acta de Recepcin Provisional y Definitiva (con sello y firma del Beneficiario, Ejecutor, Fiscal,
Supervisor, G.A.Ms)
RESPONSABLE DE
ACTA DE RECEPCIN FECHA
ENTREGA
Provisional
Definitiva
III. TRANFERENCIA DE MATERIALES Y ACTIVOS (SI CORRESPONDE).

Detalle de materiales y activos transferidos al beneficiario (precios unitarios)
IV. DATOS PARA CIERRE DE LA INVERSION EN EL SISIN.

LECCIONES APRENDIDAS
1. El diseo fue adecuado?
Respuesta:
2. El nmero de componentes dificulto la ejecucin?
Respuesta:
3. Las metas fueron realistas?
Respuesta:
4. La modalidad de ejecucin fue la adecuada?
Respuesta:
5. La estrategia de ejecucin fue eficiente?
Respuesta:
6. Los beneficiarios asumieron y cumplieron compromisos?
Respuesta:
7. Hubo participacin del Control Social?
Respuesta:
GP
2016
PRINCIPALES PROBLEMAS O LIMITACIONES DE LA INVERSION EN LA EJECUCION
BAJA MEDIA ALTA COMENTARIO/ESTADO

1 Proceso de Contratacion
2 Inadecuados estudios de Preinversion
3 Incremento de costos
4 Deficiencias en el area administrativa
5 Falta de compromiso de los beneficiarios
6 Insuficiente disponibilidad de recursos
7 Desembolso de recurso en forma poco oportuna
8 Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora
9 Deficiente calidad de los equipos/insumos
10 Problemas climatologicos
11 Problemas fisico-geograficos
12 Desempeo de contratistaa/consultores
13 Desempeo de la fiscalizacion
14 Problemas en el marco legal
15 Modalidad de ejecucion inadecuada
16 Otros problemas
V. CONCLUSIONES.
Respecto a la Finalizacin del proyecto

Respecto a la situacin del DESCOM_ATI (avance en %) al momento de realizar el cierre
Respecto a la calidad de la obra
Respecto al cumplimiento de resultados
VI. RECOMENDACIONES.
Hacer mencin a la veracidad de la documentacin que se adjunta segn el ckeck list y recomendar el
inicio del proceso de cierre financiero.
Respecto a la Finalizacin optima del proyecto
Es cuanto informo para fines consiguientes.
.
Firma y Sello
Fiscal de Obra
GP
2016
Anexo 7 Formato N 2 - Informe de Cierre Administrativo Financiero
INFORME DE CIERRE ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
A:
GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Va:
Jefe de Unidad Licitaciones y Contrataciones

Jefe de Unidad Financiera
De: .
Funcionario Designado
Ref.: Informe de Cierre Administrativo - Financiero del Proyecto. Del Convenio

N
Fecha:
En cumplimiento a Hoja de Ruta No., se procedi a la revisin de los siguientes puntos:
I. ANTECEDENTES.
A) PROYECTO:
Categora Programtica
SISIN
Libreta
B) CONSTRUCTORA
Nombre de la empresa contratada
Variaciones del contrato
C) SUPERVISIN
Nombre consultor contratado
Fecha de Contrato
GP
2016
II. ANLISIS.
a) Estructura de Financiamiento segn Convenio:

APORTES DE LOS FINANCIADORES [Bs.]
N COMPONENTE [%]
FINANCIADOR [Bs.] % CONTRAPARTE [Bs.] % TOTAL [Bs.]
TOTAL 100%
b) Estructura de Financiamiento segn Contrato Final:

N COMPONENTE [%]
TOTAL 100%
c) Estructura de Financiamiento segn Ejecucin:

N COMPONENTE [%]
TOTAL 100%
d) Ejecucin de acuerdo a los componentes del proyecto:
Detalle Construccin Supervisin DESCOM/ATI Otros TOTAL
Monto
contrato
Anticipo
1a
2
Planillas de pago
3
4
5
6
7
8
9
RET.
7%
Total pagado
GP
2016
e) Planilla de pagos:
Componente 1/2
DESCUENTOS POR EL RETENCION 7% LIQUIDO
N COMP. MONTO S/G
N PLANILLA FECHA DESCRIPCIN FACTURA ANTICIPO CUMPLIMIENTO DE PAGABLE SALDO FINANCIADOR (Bs) CONTRAPARTE (Bs)
PREVENT. PLANILLA
(Bs) CONTRATO (Bs) (Bs)
MONTO CONTRATO ORIGINAL

CONT.MODIFICATORIO N 1
MONTO FINAL CONT.MODIFICADO
1 ANTICIPO 20%
2 PLANILLA DE AVANCE N 1
DEVOLUCIN DE GARANTIAS-RETENCIONES

DEL 7% (*)
TOTAL PAGADO
Otros
DESCUENTOS POR EL RETENCION 7% LIQUIDO

N COMP. MONTO S/G
N PLANILLA FECHA DESCRIPCIN FACTURA ANTICIPO CUMPLIMIENTO DE PAGABLE SALDO FINANCIADOR (Bs) CONTRAPARTE (Bs)
PREVENT. PLANILLA
(Bs) CONTRATO (Bs) (Bs)
MONTO CONTRATO ORIGINAL

CONT.MODIFICATORIO N 1
MONTO FINAL CONT.MODIFICADO
1 ANTICIPO 20%
DEVOLUCIN DE GARANTIAS-RETENCIONES

DEL 7% (*)
TOTAL PAGADO
III. TRANSFERENCIAS.
Detalle de transferencias recibidas, por fuente de financiamiento.
FINANCIADOR
N Libreta:..
N COMPROBANTE INVERSION/GASTO
DESEMBOLSO FECHA FUENTE IMPORTE
(C 21) ADM.
TOTAL 100%
CONTRAPARTE
N Libreta:..
N COMPROBANTE INVERSION/GASTO
DESEMBOLSO FECHA FUENTE IMPORTE
(C 21) ADM.
TOTAL 100%
GP
2016
ANALISIS DE MULTAS Y PENALIDADES (SI HUBIEREN)
IV. CONCILIACION DE INGRESOS Y EGRESOS.
Inversin
Financiador 1 Financiador 2
Descripcin
[Bs.] [Bs.]
TOTAL DESEMBOLSADO
(-) TOTAL EJECUTADO INVERSION
(-) TOTAL EJECUTADO GASTO ADMINISTRATIVO
(Segn corresponda)
Saldo
Gasto Administrativo (Segn corresponda)

Financiador 1 Financiador 2
Descripcin
[Bs.] [Bs.]
TOTAL DESEMBOLSADO
(-) TOTAL EJECUTADO INVERSION
(-) TOTAL EJECUTADO GASTO ADMINISTRATIVO
Saldo
- Ingreso Total por concepto de transferencias recibidas (de acuerdo a la estructura de financiamiento del
convenio, por componente).
- Egresos por concepto de pagos realizados dentro del proyecto (de acuerdo a la estructura de
financiamiento del convenio, por componente).
- Saldo financiero.
V. CONCLUSIONES.
- Anlisis general sobre:
El costo total del proyecto.

Los saldos del proyecto.
VI. RECOMENDACIONES.
- Hacer mencin a la documentacin que se adjunta segn el ckeck list y recomendar el inicio del
proceso de cierre legal.

Firma y Sello
GP
2016
Anexo 8 Formato N 3 - Informe de Cierre Legal
INFORME DE CIERRE LEGAL
A:
Jefe Unidad Jurdica
De:
Ref.: Informe de Cierre Legal del Proyecto .
Fecha:..
I. ANTECEDENTES.
Respecto a los contratos para cada componente del Proyecto.
II. MARCO LEGAL.
Normativa relacionada a los contratos iniciales, Decretos Supremos, Leyes, Normas, Reglamentos segn
corresponda.
III. ANLISIS.
Respecto al cumplimiento de la documentacin del Informe Tcnico.

Respecto al cumplimiento de la documentacin del Informe Financiero.
IV. CONCLUSIONES.
V. RECOMENDACIONES.
Hacer mencin a la documentacin que se adjunta segn el ckeck list y recomendar el inicio del proceso
de cierre Final de Infraestructura y Supervisin.

Firma y Sello
GP
2016
Anexo 9 Formato N 4 - Informe Cierre del Proyecto
INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
A: ..
Gerente de Planificacin
Va: ..
Jefe de Unidad Planificacin Estratgica y Programacin de Operaciones
De:
Responsable de Cierre de Proyectos
Ref.: Informe Final del Proyecto .
Fecha:
I. ANTECEDENTES.
Respecto al convenio, contrato y normativa relacionada al tema.
II. ANLISIS.
Compilacin de resultados DESCOM_ATI

Compilacin de resultados Informe Tcnico
Compilacin de resultados Informe Financiero
Compilacin de resultados Informe Legal
III. CONCLUSIONES.
IV. RECOMENDACIONES.

Firma y Sello
Responsable de Cierre de Proyectos
GP
2016
Anexo 10 Formato N 5 - Informe de Cierre DESCOM_ATI.
INFORME DE CIERRE FINAL DESCOM_ATI
A: ...
Gerente Tcnico
Va: .
Jefe Unidad Tcnico Social DESCOM_ATI
De: ..
Supervisor(a) DESCOM_ATI
Ref.: Informe de Cierre DESCOM_ATI del Proyecto y/o Convenio N.
Fecha:.
I. ANTECEDENTES.
1. Informacin General del Proyecto.
DATOS GENERALES
Nombre del Proyecto
Cdigo SISIN
Componente
Nombre del adjudicado (consultor o empresa Rep. Legal )
Licitado Adjudicado
Monto de la Consultora
Bs.- Bs.-
Departamento
Provincia-Municipio-Comunidad
Fecha Contrato y/o Contratos Modificatorios
Fecha Orden de proceder
Fechas de emisin de informes de Pago de Planillas
(Supervisor)
Fecha de aprobacin por Supervisor Informe Final
Devolucin retencin 7%
Fecha de emisin Certificado de Conclusin de Consultora
2. Indicadores Socioeconmicos.
BENEFICIARIOS
Sin proyecto Con Proyecto
Poblacin beneficiaria
Observaciones:
GP
2016
II. SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DESCOM-ATI.
1. Resultados Obtenidos.
2. Lecciones aprendidas del componente DESCOM_ ATI.
3. Anlisis de planillas de pagos realizados por componente.
DESCOM_ ATI.
Supervisin.
4. Anlisis del cumplimiento al contrato y sus modificaciones.
III. HALLAZGO DE LA LINEA BASE Y LINEA DE SALIDA (RELEVAMIENTO SOCIAL).
IV. CONDICIONES PREVIAS (PROAR).
V. DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y/OTROS EN LA EJECUCION DESCOM_ATI.
VI. CONCLUSIONES.
VII. RECOMENDACIONES.
Es cuanto informo para fines consiguientes.
.
Firma y Sello
Supervisor (a) DESCOM_ATI
GP
2016
Anexo 11 Formato de Acta de Recepcin Definitiva
ACTA DE RECEPCIN DEFINITIVA
En la localidad de ______, Municipio ________, Departamento de _______, del Estado Plurinacional de Bolivia, a
Hrs. _____a.m. del da ___ de _____ de 201__, en presencia de la Comisin de Recepcin de Obras de la
ENTIDAD EJECUTORA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA EMAGUA, Supervisor de Obra, Contratista EMPRESA
CONSTRUCTORA __________________ y representantes del Gobierno Autnomo Municipal de _______, se
procede a la RECEPCIN DEFINITIVA de la obra:
..NOMBRE COMPLETO DEL PROYECTO..
DATOS GENERALES DE LA OBRA:

NUMERO DE CONTRATO
MONTO INICIAL DEL CONTRATO - OBRA
MONTO INICIAL DEL CONTRATO - SUPERVISION
MONTOS DE CONTRATO MODIFICATORIO N1
MONTO DE CONTRATO MODIFICATORIO N2
MONTO FINAL DEL PROYECTO
FISCAL DE OBRA
SUPERVISOR DE OBRA
CONTRATISTA
DE LOS PLAZOS DE EJECUCION:
FECHA ORDEN DE PROCEDER
FECHA RECEPCION PROVISIONAL
FECHA RECEPCION DEFINITIVA
PLAZO DE EJECUCION (DIAS)
FECHA DE CONCLUSION INICIAL (S/G CONTRATO)
ORDEN DE CAMBIO N1
NUEVA FECHA S/G ORDEN DE CAMBIO N1
ORDEN DE CAMBIO 2
NUEVA FECHA S/G ORDEN DE CAMBIO N2
FECHA FINAL DE CONCLUSION DE DE OBRA
GP
2016
Realizada la inspeccin correspondiente, se constat que las observaciones y recomendaciones realizadas en la

recepcin Provisional fueron subsanadas a satisfaccin. En consecuencia, el trabajo realizado por el Contratista
est en conformidad a las Especificaciones Tcnicas.
En seal de conformidad, firman el presente acta en cinco ejemplares.
(Firmas del Fiscal, Supervisor, Contratista, Comisin de Recepcin y Representante(s) de la Institucin

solicitante o beneficiaria):
_______________________________
Firma del Fiscal
______________________________
Firma del Supervisor
______________________________
Firma del Contratista
________________________________
Firma de la Comisin de Recepcin
________________________________________________________________
Firma del Representante(s) de la Institucin solicitante o beneficiaria
TRANSFERENCIA
EMAGUA, transfiere la obra (infraestructura construida) al Gobierno Autnomo Municipal de _________, y ste a
su vez deber transferir de forma inmediata a los beneficiarios del proyecto. Estos ltimos, asumen la
responsabilidad total del Mantenimiento de la obra.
(Lo resaltado es para proyectos de Baos Ecolgicos, para otros proyectos debe decir:)
EMAGUA, transfiere la obra (infraestructura construida) al Gobierno Autnomo Municipal de _________, y este a
su vez asume la responsabilidad total de la Operacin y Mantenimiento de la obra.
En seal de conformidad, firman el presente acta en cinco ejemplares.
____________________________________________________________
Firma del Representante(s) del Gobierno Autnomo Municipal de:
GP
2016
9. GLOSARIO
Acta de Recepcin Provisional. Es el documento formal y legal que demuestra la
conclusin fsica de las obras de conformidad a los volmenes de obra contratados o los
que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobados y ejecutados.
Acta de Recepcin Definitiva. Es el documento formal y legal que demuestra la conclusin
fsica y financiera de las obras de conformidad a las observaciones subsanadas de la
Recepcin Provisional y otras eventuales que pueden haberse producido desde la fecha que
se realiz la Recepcin Provisional.
Cierre del Proyecto. Es la culminacin del proyecto en todos sus componentes, oficializados
con los informes de Cierre Tcnico, Administrativo-Financiero, Legal, DESCOM_ ATI.
Ciclo de Proyectos de Inversin Pblica. El Ciclo de los Proyectos de Inversin Pblica

consiste en el proceso que atraviesa un proyecto de inversin pblica desde que nace como
idea, se realizan estudios, se ejecuta, entra en operacin o se decide su abandono, y cumple
con su vida til. Todo Proyecto de Inversin Pblica debe cumplir con este ciclo, segn lo
establecido en el las normas de inversin pblica.
Dentro del ciclo de los Proyectos de Inversin Pblica, se identifican las siguientes fases:
a. Fase de Preinversin: Abarca todos los estudios que se deben realizar sobre un Proyecto
de Inversin Pblica, desde que el mismo es identificado a nivel de idea hasta que se toma
la decisin de su ejecucin, postergacin o abandono.
b. Fase de Ejecucin: Comprende desde la decisin de ejecutar el Proyecto de Inversin
Pblica y se extiende hasta que se termina su implementacin y el mismo est en
condiciones de iniciar su operacin. Para iniciar esta fase se debe contar con los diseos
de ingeniera y la programacin fsica y financiera de la ejecucin; en esta fase se deben
elaborar las especificaciones tcnicas para concretar dicha ejecucin, realizar el
seguimiento de la ejecucin de la inversin en base a lo programado y culmina con la
recepcin provisional y definitiva del proyecto.
c. Fase de Operacin: Comprende las acciones relativas al funcionamiento del proyecto, a
efectos de que el mismo genere los beneficios identificados y estimados durante la fase
de preinversin. En esta fase se realiza la evaluacin de los resultados de los proyectos
de inversin pblica (Evaluacin Ex - post)
Convenio interinstitucional de financiamiento (CIF): El Convenio Interinstitucional de
Financiamiento-CIF; es el documento suscrito entre el Ministerio de Panificacin del
Desarrollo y el Ministerio de Medio Ambiente y Agua (MMAyA) que recibe los Recursos de
Contravalor para la ejecucin de un determinado programa o proyecto. En l se establecen
las condiciones de financiamiento, el objeto del CIF, el tiempo de vigencia, la estructura de
financiamiento, el destino de los recursos y otros anexos que permiten precisar sus alcances.
GP
2016
Documentacin legal. Documentos que poseen valor legal, del que derivan derechos y
obligaciones legales reguladas por el derecho comn, y al que son referencia en calidad de
prueba ante la ley.
Documentacin financiera. Son los documentos que contienen informacin contable y estn
relacionados con los mecanismos de control presupuestario. Pueden servir como respaldo o
justificacin de operaciones propias del gasto y ejecucin presupuestaria.
Documentacin: tcnica. Es el conjunto de la documentacin, en cualquier formato o
soporte, que se haya producido como testimonio de la ejecucin de una obra (proyecto) de
inversin pblica.
Expediente. Conjunto de unidades documentales que son parte de una mismo asunto y han
sido producidos por una misma Unidad. A diferencia de la carpeta, el Expediente en un
conjunto documental de carcter conceptual, no siendo necesario que estn fsicamente en
un mismo sitio.
Programa. Sistema ordenado de actividades, enmarcadas dentro de las pautas y normas
declaradas en el Convenio Subsidiario Especifico correspondiente, que tienen por objetivo la
ejecucin de un conjunto de proyectos de inversin pblica.
Proyecto. Planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran
interrelacionadas y coordinadas para alcanzar los objetivos especficos acordados en el
Convenio intergubernativo correspondiente.
Transferencia de documentacin. Procedimiento habitual de ingreso de documentos de un
archivo a otro, mediante el traslado fsico de sus expedientes una vez que estos han cumplido
el plazo de permanencia estipulado en el Ciclo vital de la documentacin, o cuando estos
hayan concluido (cerrado) su trmite correspondiente.
GP

Manual de Procesos y Procedimientos - 21 01 2016 Final PDF

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Manual de Procesos y Procedimientos - 21 01 2016 Final PDF

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GERENCIA DE PLANIFICACIN MPP-EMAGUA

UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Y

Concepto Responsable Fecha Firma

Elaborado por: Alicia Elizabeth Ramirez Cruz 20-01-2015

Jacques Alcoba Barba

Aprobado por: James Jaime vila Antezana 26-01-2015

Anexo 5 FORMULARIO N 5 PARA INICIO DE CIERRE DESCOM/ATI ..................... 30

2. MARCO DE REFERENCA CONCEPTUAL Y OPERATIVO

h) Resolucin de Directorio - EMAGUA/007/2011 de 7 de abril de 2011 que aprueba los

j) Resolucin Administrativa N EMAGUA/DGE-155/2015 de 24 de agosto de 2015 que

4. UNIDADES ORGANIZACIONALES PARTICIPANTES

d) Emitir el Informe de Cierre de Proyecto presentando la informacin relevante de la

En primer lugar, el Archivo central resguarda documentacin de proyectos que le fueron

5. CARACTERIZACIN DEL PROCESO

PROCESO: CIERRE DE PROYECTOS COD.: EMAGUA CP- 00-

A. PROPIETARIO: GERENCIA DE PLANIFICACIN UNIDAD DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Y PROGRMACIN

C. PRODUCTOS DEL PROCESO:

D. DESTINATARIOS DEL PROCESO:

E. INSUMOS / ENTRADAS PROVEEDOR

Sistema de Informacin sobre Inversiones SISIN. Gerencia de Planificacin.

PROCESO: CIERRE DE PROYECTOS COD.: EMAGUA CP- 00-

Solicitudes de desembolso a Financiador.

Contratos Administrativos por componente. Unidad Jurdica.

F. ALCANCE DEL PROCESO

ACTIVIDADES RESPONSABLES PRODUCTOS PROCEDIMIENTOS

PROCESO: CIERRE DE PROYECTOS COD.: EMAGUA CP- 00-

Diagrama del proceso

CARPETA COMUNICACIN DE LA CONCLUSION DE OBRA

RECURSOS: CARPETA DEL PROCESO DE CONTRATACIN;

RECURSOS:CONVENIOS DE FINANCIAMIENTO, CARPETA DEL PROGRAMA, PLANILLA DE CONTROL PRESUPUESTARIO Y RECURSOS

NODO: CP 00 TTULO: PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS Nm.: 1

COMUNICACIN DE LA CONCLUSION DE LA CONSULTORIA

CERTIFICADO DE CONCLUSION DESCOM_ATI

CIERRE FINAL DEL

RECURSOS: INFORME DEL CONSULTOR DESCOM_ATI

NODO: CP 00 TTULO: PROCESO

6. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS INFRAESTRUCTURA Y SUPERVISION

6.1. Procedimiento Verificacin de Conclusin de Obra

6.2. Procedimiento de Recepcin Provisional

6.3. Procedimiento de Recepcin Definitiva

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DEFINITIVA CODIGO: CP 01 03

6.4. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre Tcnico

6.5. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE

6.6. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe Legal

6.7. Procedimiento de Elaboracin y Aprobacin del Informe de Cierre de

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE DE

7. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS DESCOM_ATI

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y APROBACIN DEL INFORME DE CIERRE

3 ORDEN DE PROCEDER - SUPERVISOR

4 ORDEN DE PROCEDER - EMPRESA

5 LICENCIA AMBIENTAL/DISPENSACION (SI CORRESPONDE)

CRONOGRAMA CALENDARIZADO DE EJECUCIN

8 ACTA DE APERTURA DE LIBRO DE ORDENES

Anexo 2 FORMULARIO N 2 - CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO.

CIERRE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

2 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DEL PROYECTO

3 DOCUMENTO BASE DE CONTRATACION (DIGITAL)

5 INFORME DE LA COMISIN DE CALIFICACIN

Firma y sello Firma y sello

Firma y sello Firma y sello

Anexo 3 FORMULARIO N 3 - CIERRE LEGAL.

FOTOCOPIA DE LA PROTOCOLIZACIN DE CONTRATO