Gestin de

stakeholders
Juan Gabriel Gantiva Vergara
MSc, CGEIT, PMP, PMI-RMP, IA 27000, COBIT, ITIL
Especialista gestin de proyectos
Ing. Electrnico

Febrero de 2015
OBJETIVO

Presentar la importancia de
incluir, participar y gestionar a
los stakeholders durante todo
el ciclo de vida del proyecto y
del producto
TEMTICA

Identificacin de stakeholders
Mapa de poder, influencia e inters
Comunicacin con los stakeholders
Credibilidad
La voz del cliente
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CIERRE

MONITOREO Y CONTROL
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

MANTENIMIE
INICIO PLANEACIN EJECUCIN ENTREGA OPERACIN RETIRO
NTO
PROCESOS GESTIN STAKEHOLDERS
- Identificar personas, grupos,
organizaciones, que pueden ser
afectados por el proyecto
- Analizar sus intereses,
Identificar participacin, influencia e
- Monitorear las relaciones con stakeholders impacto en el proyecto
los interesados
- Ajustar estrategias de
participacin con los
involucrados

Controlar Planificar
participacin gestin
stakeholders stakeholders
- Desarrollar estrategias para
participacin eficaz de
involucrados durante el
proyecto

Gestionar
participacin
- Comunicarse y trabajar con stakeholders
los involucrados durante el
proyecto
- Fomentar participacin de
los involucrados
IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

Entregar productos, Disminucin costos Posicionamiento

insumos y servicios Sostenibilidad Mostrar resultados
Lograr los pagos Rentabilidad
Mantener la relacin Aumento clientes
comercial Aumento ingresos
Generar nuevos
negocios

Proveedores Gerencia Patrocinador

IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

Cumplir con el Conocimiento Disminucin costos

Tiempo, Costo, operacin Disminucin fallas
Alcance Confiabilidad Facilidad del
Calidad (menos fallas) mantenimiento
Gestionar riesgos Soporte Predecir
Lograr satisfaccin Garantas comportamientos
del cliente Calidad Suministro
Lograr satisfaccin repuestos
del cliente
Implementador
Operadores Mantenimiento
es (proyectos)
IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

Usar funcionalidades Servicios de calidad Ganar mercado

Tener Soporte Costo Mostrar portafolio
No tener fallas Cumplimiento productos y servicios
Cumplimiento Sostenibilidad Mantener mercado
Capacitacin

Usuarios Clientes Competidores

IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

Mantener empleo Obtener beneficios Verificar planeado

No ser reemplazado por las afectaciones contra ejecutado
Capacitacin Ver apoyo de las Cumplimiento de
Crecimiento organizaciones normatividad y reglas
profesional Generar crecimiento Generar planes
Lograr pertenencia de la comunidad mejora
con la organizacin Mitigar efectos de las Contar con la
organizaciones informacin para
Generar pertinencia anlisis

Organismos
Empleados Comunidad
control
IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

Diagnosticar Consolidar Mantener su personal

situacin informacin Mantener su
Generar Aumentar presupuesto
recomendaciones estandarizacin Mantener autonoma
Ver aplicadas las Mostrar resultados Automatizar procesos
recomendaciones Generar ingresos
Estandarizar Facilitar proyectos
Usar buenas y Entregar
mejores prcticas herramientas
Lograr casos de xito Monitoreo y control

Consultores y reas
PMO
expertos funcionales
IDENTIFICACIN STAKEHOLDERS

QU QUIEREN
EN GENERAL:
QUE SE
CUMPLAN LAS
PROMESAS
EXPECTATIVAS

Es una suposicin de lo
Son subjetivas
que espero

Dependen del
Son cambiantes conocimiento que se
tenga
EXPECTATIVAS

RESULTADOS SUPERIORES:
SORPRESA

RESULTADOS INFERIORES:
DECEPCIN
TRANSFORMAR EXPECTATIVAS EN
REQUERIMIENTOS

Quiero que el sistema sea rpido

Quiero calidad

Quiero que el sistema sea flexible

TRANSFORMAR EXPECTATIVAS EN
REQUERIMIENTOS
Quiero que el sistema sea rpido
Las consultas de menos de 1000 registros mximo
se pueden demorar 1 minuto
Quiero calidad
Necesito un soporte 7 x 24 en sitio que atienda
fallas
Mximo 2 fallas al mes
Disponibilidad 99,9% mensual
Quiero que el sistema sea flexible
Se debe poder parametrizar o cambiar a travs
de la aplicacin en el mdulo Z con el usuario
que tiene el perfil X, las siguientes variables:
IVA, % de descuento
TIPO STAKEHOLDERS

BENEFICIADOS PERJUDICADOS

Quienes ven beneficios Quienes ven perjuicios

Tratarn de que no se
Tratarn de impulsar el lleve a cabo
proyecto Tratarn de
modificarlo
Deben convertirse en
un apoyo Son una barrera
REGISTRO INVOLUCRADOS

FASE NOMBRE ROL

INFORMACIN
CARGO REQUISITOS
DE CONTACTO

EXPECTATIVAS INFLUENCIA CLASIFICACIN

ESTRATEGIAS CAMBIOS
MAPA DE PODER
Matriz Nivel de poder/autoridad vs.
Intereses sobre el proyecto
MAPA DE PODER
Matriz del Nivel de poder vs. Influencia
sobre el proyecto
COMUNICACIN

Por qu es
importante la
comunicacin
con los
stakeholders?
COMUNICACIN

Qu es SDL?
COMUNICACIN
SDL - Simple Direct Media Layer
Biblioteca informtica multiplataforma que provee una API (Application
Programming Interface) para la programacin grfica

SDL Specification and Description Language

Tcnica de descripcin visual/formal para sistemas paralelos y distribuidos

SDL Styled Layer Descriptor

Lenguaje estndar, para Sistemas de informacin geogrfica que describen
conjunto de capas

SDL Security Development Lifecycle

Buena prctica para incluir la seguridad en el ciclo de vida de las
aplicaciones

SDL - Space Dynamics Laboratory

Utah State University Research Foundation

SDL - Strana Demokratickej avice

Partido poltico social demcrata de Eslovaquia de izquierda
COMUNICACIN

Qu es un proyecto?
COMUNICACIN - PROYECTO
Planta y disposicin que se
forma para la realizacin de
Designio o pensamiento de
un tratado, o para la
ejecutar algo.
ejecucin de algo de
importancia.

Conjunto de escritos,
Primer esquema o plan de
clculos y dibujos que se
cualquier trabajo que se
hacen para dar idea de cmo
hace a veces como prueba
ha de ser y lo que ha de
antes de darle la forma
costar una obra de
definitiva.
arquitectura o de ingeniera.

Es una planificacin que

Esfuerzo temporal para consiste en un conjunto de
lograr un producto o servicio actividades que se
nico encuentran interrelacionadas
y coordinadas
COMUNICACIN - LENGUAJE

Definir marcos
Capacitar Difundir
de referencia

Usar un mismo
lenguaje:
Acordar
Qu es WBS?
Qu es RBS?
Qu es Riesgo?
Cmo se escribe
un riesgo?
COMUNICACIN

VERBAL ESCRITA

FORMAL INFORMAL
COMUNICACIN

$300.000.000,00

$250.000.000,00

$200.000.000,00

$150.000.000,00
Series2

$100.000.000,00

$50.000.000,00

$-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
COMUNICACIN

$300.000.000,00

$250.000.000,00

$200.000.000,00

$150.000.000,00
Series2

$100.000.000,00

$50.000.000,00

$-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
COMUNICACIN
$300.000.000,00

$280.000.200,00

$250.000.000,00

$200.000.000,00
Series2
$143.298.530,00 $180.000.000,00

$150.000.000,00
$134.323.121,00 $132.288.845,00 $134.323.121,00
$122.120.010,00
$111.222.333,00 $123.222.999,00 $111.222.333,00
$100.000.000,00
$84.399.994,00

$50.000.000,00

$9.991.112,00
$-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
COMUNICACIN
CLIENTE A
$300 $ 280
Millones

$250

$200 $ 180

$ 143
$150 $ 134 $ 132 $ 134
$ 122 $ 123 INGRESOS
$ 111 $ 111
$100 $ 84

$50
$ 10
$-
ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14

Media $ 130.534.383 Nota: En el mes de mayo 2014 el cliente no

Desviacin estndar $ 62.166.067 pag los servicios prestados porque tuvo 20
Media geomtrica $ 108.649.154 fallas
COMUNICACIN
COMUNICACIN
COMUNICACIN

Debe ser oportuna, reducir al

mximo informacin errnea, la
informacin debe ser de primera
mano.
No duplicar informacin
Identificar la informacin a
comunicar
COMUNICACIN

Identificar la fuente de la
informacin
Validar la recepcin y
entendimiento del mensaje
Cumplir con los criterios de la
seguridad de la informacin:
confidencialidad, disponibilidad e
integridad
COMUNICACIN - REUNIONES

Asistentes. No ms de 5 personas. Por qu se

requiere la asistencia de estas personas
Definir asistentes
Definir moderador
Definir objetivos
Agenda de la reunin
Tiempo programado
Informacin requerida
Compromisos
Toma de decisiones
Uso intensivo de las TIC
CREDIBILIDAD

Por qu compr X marca?

Por qu me gusta trabajar ms
con Y persona?
Por qu confo en algo o en
alguien?
CREDIBILIDAD QU HACER

Lograr confianza
Entregar informacin ajustada a la
realidad
Cumplir con los compromisos
adquiridos
Cumplir con la calidad propuesta
Tener oportunidad en la
informacin
Mantener la calma
CREDIBILIDAD QU HACER

Adelantarse a los problemas que

se puedan presentar
Cambiar de la reactividad a la
proactividad
Cerrar brecha entre pre-venta y
post-venta
Incluir a los actores de todo el
ciclo de vida desde el comienzo
LA VOZ DEL CLIENTE

Identificar los requerimientos

de los involucrados

Escuchar y observar

Documentar

Innovar
LA VOZ DEL CLIENTE

Adelantarse

Entender

Mostrar

Vigilancia tecnolgica
LA VOZ DEL CLIENTE 5W1H
QUIN
WHO
Actores relacionados con el producto

QU
WHAT
Caractersticas requiere en el producto

CUNDO
WHEN
Cuando utilizan y requieren el producto o servicio

DNDE
WHERE
En dnde se requiere utilizar el producto

POR QU
WHY
Por qu requiere utilizar el producto

CMO
HOW
Cmo se puede cumplir con las caractersticas