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PAPEL
CODIGO:
PROGRAMA DE GESTIN CERO PAPEL PRO-1300-SIPG-06
Versin 01
1. TABLA DE CONTENIDO
2. INTRODUCCIN ................................................................................................................................................................... 2
3. DEFINICIONES...................................................................................................................................................................... 3
4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS ............................................................................................. 3
5. OBJETIVOS............................................................................................................................................................................ 4
5.1 GENERAL .......................................................................................................................................................................... 4
5.2 ESPECIFICOS .................................................................................................................................................................. 4
6. ALCANCE ............................................................................................................................................................................... 4
7. DESARROLLO ....................................................................................................................................................................... 4
7.2 Diagnstico de consumo de papel en la UNGRD ........................................................................................................ 4
7.3 Anlisis de viabilidad. ....................................................................................................................................................... 4
7.4 Implementacin de medidas ........................................................................................................................................... 4
7.5 Implementar campaas de sensibilizacin. .................................................................................................................. 7
7.6 Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas. Mejora Continua. .......................................... 7
7.7 Estructuracin de metas y objetivos alcanzados (planteamiento de nuevas metas). ............................................ 7
8. RESPONSABILIDADES, RECURSOS. ........................................................................................................................... 8
8.1 RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................................. 8
8.2 ASIGNACIN DE RECURSOS ...................................................................................................................................... 8
7 INDICADORES. ..................................................................................................................................................................... 8
8 ANEXOS ................................................................................................................................................................................. 9
ANEXO 1 ..................................................................................................................................................................................... 9
2. INTRODUCCIN
El Estado debe propender por prestar mejores servicios, de forma eficiente y de calidad, con la
colaboracin de los ciudadanos, las empresas y la administracin pblica, mediante el aprovechamiento
de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), para lo cual se debe avanzar en una
estrategia que permita el acceso pblico a la informacin de forma eficaz y optimice la inversin de los
recursos pblicos.
Para ello, se debe dar prioridad a las acciones contempladas por el Gobierno Nacional, entre las cuales
se encuentra la Implementacin de la poltica de cero papel en las entidades pblicas, a travs del uso
masivo de herramientas como firma digital y electrnica, notificacin, autenticacin y control por medios
electrnicos.
De esta forma la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres, articulando la Poltica de
Cero Papel, establece, implementa y mantiene el presente programa de gestin, con el propsito de
generar una reduccin progresiva en el consumo de papel por medio de la consolidacin de
herramientas que permitan la concientizacin y apropiacin de la poltica por parte de los funcionarios y
contratistas de la Entidad.
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3. DEFINICIONES
Aplicacin Web: Aplicaciones que los usuarios puede usar accediendo a un servidor wed a travs de
una intranet o el internet mediante un navegador.
Base de Datos: Repositorio de informacin relacionada que permite interactuar y utilizar dicha
informacin a travs de una conexin hacia una aplicacin.
Digitalizacin de documentos: es convertir seal de entrada continua (analgica), como una imagen o
una seal de sonido, en una serie de valores numricos. Dicho en otras palabras, es el proceso de
convertir una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador.
Proceso de cero papel: Los procesos cero papel, como bien lo dice su nombre, son aquellos que se
llevan a cabo sin utilizar papel o reduciendo su uso drsticamente. Al implementar procesos cero papel
las empresas ahorran de 40%-80%, no slo en costos de manejo de documentos en s, sino tambin en
tiempos de respuesta y resolucin de conflictos, por tanto mejorando la productividad y eficiencia al
permitir que la informacin fluya de manera casi ininterrumpida a travs de las organizaciones, mientras
que se mantiene un estricto control de seguridad de la informacin y trazabilidad de los documentos.
4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS
Directiva presidencial 04 del 2012: Eficiencia Administrativa y lineamientos de la poltica cero papel en
la administracin pblica.
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,
procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin pblica.
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,
procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin pblica.
Decreto 1537 de 2001: (artculos 1, 2 y 5) que reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno.
Ley 962 de 2005: Que establece las directrices fundamentales de la poltica de racionalizacin de
trmites que guan las relaciones del ciudadano y el empresario con el Estado en sus diferentes niveles.
5.1 GENERAL
Reducir el consumo de papel mediante la implementacin de estrategias de ahorro y
sensibilizacin a los servidores y contratistas de la UNGRD, encaminadas al fortalecimiento de
nuevos mecanismo de comunicacin e informacin que disminuyan los costos y tiempos
administrativos de los diferentes procesos internos, generando un aporte socio-ambiental.
5.2 ESPECIFICOS
Adoptar buenas prcticas en materia de gestin documental y buena utilizacin de Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones disponibles.
Promover sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del pas
mediante la implementacin de estrategias que reducen el uso del papel y la tala de bosques.
Establecer las actividades y compromisos de la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de
Desastres-UNGRD para promover el uso eficiente de los recursos de la entidad.
El programa para la Gestin de Cero Papel, de la UNGRD, aplica para todas las actividades, productos y
servicios de la UNGRD y los que se ejecutan en nombre de ella.
7. DESARROLLO
Realizar diagnstico que permita identificar los consumos representativos de papel, carpetas, pos-
it, sobres de manila, libretas de apuntes amarillas, banderines sealadores, separadores de
cartulina, entre otros; esto permitir la definicin y delimitacin del programa de gestin,
Es necesario establecer anlisis de viabilidad solo en los casos que se consideren necesarios, para
llevar a cabo el buen funcionamiento del programa de gestin.
Anlisis de estrategias de disminucin de consumo (menos impresiones y copias, cambio de
formulacin de procesos, anlisis de tecnologas de ahorro, entre otros.)
Formulacin de medidas de ahorro de tipo operacional y de cambio tecnolgico.
Definir indicador de consumo de papel por procesos o instalaciones.
Anlisis detallado de la normatividad aplicable para cada caso.
Seleccin de metodologas de disminucin de consumo de papel.
Para dar cumplimiento a los lineamientos de la poltica de cero papel se establecen y describen a
continuacin diferentes acciones a realizar dentro del programa para la gestin de cero papel, el cual
comprende las siguientes:
Para el desarrollo de esta estrategia, se utilizarn carpetas compartidas dentro de la red local de la
entidad, ya que permite realizar consultas de documentos de las diferentes dependencias sin
necesidad de mantener archivos fsicos o de imprimir documentos para revisar.
Se utilizar el correo electrnico como principal medio de difusin de documentos, de tal manera que
la informacin sea distribuida de forma digital. Para ello es conveniente mantener el listado de
contactos actualizado. Priorizar el uso del correo electrnico sobre el fax y el correo postal como
medio para la comunicacin y notificacin, ya que los primeros son ms rpidos y econmicos.
Se incluir la siguiente leyenda en el envo de correos electrnicos de tal manera que el destinatario
considere solamente imprimir el correo de ser necesario:
Por favor considere su responsabilidad ambiental antes de imprimir este correo electrnico
Please consider the environment before printing this mail.
Para ello, todos los servidores de la UNGRD podrn consultar la documentacin del SIPLAG, a
travs de la herramienta tecnolgica Neogestin en el portal http://siplag.gestiondelriesgo.gov.co/.
Es preciso usar los formatos del SIPLAG, los cuales son descargables y editables, sin necesidad de
ser impresos, cuyas solicitudes se podrn realizar a travs de su diligenciamiento y enviadas va
correo electrnico institucional.
Para aquellos formatos que son indispensables en fsico, han sido diseados de tal manera que
solicitan nicamente la informacin relevante y optimizan los espacios de diligenciamiento, estos se
diligenciaran en medio magntico y sern impresos solamente cuando se est seguro de su correcto
diligenciamiento. No es conveniente imprimir formatos sin diligenciar, pues las versiones se
actualizan y quedan obsoletos.
La impresin de documentos deber hacerse solo cuando sea indispensable. Con el fin de optimizar
el consumo de papel, se configurar el driver de las impresoras en la opcin dplex (impresin a
doble cara), para que los documentos se impriman por ambas caras de la hoja, de tal manera que se
optimice el consumo de papel y facilite el procedimiento de archivo. As mismo, para documentos no
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oficiales, se debern configurar los equipos para que impriman en modo borrador, aunque no
ahorrar papel, imprimir ms rpido y economizar tinta.
Si se requiere distribuir documentos, se imprimirn slo las copias que se vaya a utilizar, para lo cual
es necesario determinar previamente quines realmente deben recibir una copia impresa. No
imprimir copias extra.
Se conservar en formato digital, en disco duro, en sitio web o en base de datos los documentos que
se reciban y se mantendrn en archivo digital antes de imprimirlos. Esto facilitar su posterior
consulta, modificacin y control de versiones que no se pueden controlar con versiones impresas.
Se deben corregir los documentos en versin digital, en vez de imprimir y realizar los ajustes a mano
sobre la versin impresa. Antes de imprimir se debe utilizar la funcin de vista previa, leer el
documento, revisarlo detenidamente y corregir los errores tipogrficos o de formato, eliminar las
partes innecesarias del mismo, y si se requiere imprimir utilizar un tipo de letra adecuado optimizando
el uso de mrgenes, el tamao de la tipografa y el interlineado.
7.4.8 Presentaciones
La difusin de la informacin al interior de las reas de la UNGRD se har por medios electrnicos y
ser evidencia tomada como registro de comunicacin, (el receptor est en la obligacin de confirmar
el recibido por el mismo medio), a excepcin de que por razones extremas se deba generar un
memorando interno.
Los eventos, talleres y actividades de la entidad sern difundidos principalmente por medios
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electrnicos y en formato digital, de tal manera que su distribucin sea ms eficiente y se optimice el
consumo de recursos econmicos. En caso que sea necesario realizar piezas de publicidad
impresas, se deber garantizar que su distribucin se realice de manera efectiva al pblico objetivo.
Los avisos, folletos y boletines impresos se ubicaran en sitios visibles y preferentemente en lugares
habilitados para ello, de manera que su impacto sea mayor y no haya necesidad de hacer mltiples
copias.
Una vez se hayan agotado las opciones de reso de papel, este ser dispuesto como material de
reciclaje, para lo cual se contara al interior de las instalaciones de la entidad de puntos dispuestos
para la disposicin de papel usado, identificando los diferentes usos y destinos de dicho material de
tal manera que pueda ser aprovechado y utilizado con posterioridad.
Por este motivo, la Entidad implementa la herramienta de la digitalizacin de los Documentos con el
objetivo de preservar la memoria fsica, y ser consultado a la mayor brevedad posible.
Con el objetivo de implementar y lograr la adopcin de las estrategias de cero papel, se realizaran
campaas de sensibilizacin a los servidores (funcionarios y contratistas), en las que se darn a
conocer las directrices del Programa de Gestin Cero Papel de la entidad, promoviendo con ello su
participacin activa y el compromiso con el cumplimiento de las metas establecidas en la Poltica y
de Cero Papel.
Para llevar el control y seguimiento del programa para la gestin de cero papel, as como
establecimiento de matas y objetivos del programa, se llevara un control sobre los registros de
consumo, mediante los formatos establecidos, los cuales se referencian a continuacin:
Para el presente programa adoptado por la Entidad, se establecen metas, las cuales se modificaran
cada vez que sean cumplidas o que las estrategias para su cumplimiento no estn siendo efectivas.
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8. RESPONSABILIDADES, RECURSOS.
8.1 RESPONSABILIDADES
Grupo apoyo administrativo: definir, divulgar, y dar cumplimiento a los lineamientos establecidos
para la implementacin, seguimiento y evaluacin del programa.
7 INDICADORES
INDICADOR META
Nombre Formula % tiempo
(1 (No. tner utilizados 2014 / 5% respecto al Segundo semestre de
Ahorro en el consumo de tner.
No. tner utilizados 2013)) x 100 periodo anterior. 2014
8
ANEXOS
ANEXO 1
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES