MANUAL DE ORGANIZACIN Y

FUNCIONES
DEFINICIN:
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que
describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base
a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de
Personal.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comnmente

llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en
la empresa. Tambin se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfil
y los indicadores de evaluacin.

Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no

solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo
requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y

por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.

OBJETIVOS DEL MOF

El Manual de la Organizacin y Funciones tienen por objetivos:
Describe las funciones principales de cada dependencia, delimitando la
amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma.
Determina los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que
la competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas
de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES Y LIMITACIONES
Tanto para la Institucin, como para el personal presenta las siguientes
ventajas:
 Son una fuente permanente de informacin tcnica que presenta en
forma clara y definida la estructura orgnica, funciones, actividades y
tareas de la dependencia descrita.
Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Las
normas no escritas son en general de difcil institucionalizacin. En
cambio no ocurre lo mismo si estn incluidas en el Manual, ya que nadie
puede aducir desconocimiento.
Facilita la normalizacin, evaluacin y control de las actividades.
Permite que el personal conozca con claridad los deberes y
responsabilidades del cargo que le ha sido asignado, as como la
autoridad de quienes es responsable.

Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:

No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien
constituyen un instrumento que puede propiciarla.
Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.

PRODECIDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente las siguientes caractersticas:

a) Planeamiento
En esta fase se determina lo siguiente:
Propsitos del manual

Usuarios del manual

Designacin del personal responsable de su elaboracin

Actividades a desarrollar, cronograma del trabajo

Recursos materiales necesarios

Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y

anlisis de la misma.

b) Recopilacin de la Informacin
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del
planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos,
entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas
y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, se usa la encuesta,
cuestionarios y la entrevista.
c) Estudio y anlisis
Se proceder al estudio exhausto de la informacin obtenida para
establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al
escribir tanto las funciones generales como especficas. Este estudio
puede enfocarse en dos formas:
De los especfico a lo general, es decir partiendo del anlisis desde
el cargo como cdula bsica del rgano, hasta llegar a establecer
las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo
De lo general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del
objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones
generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
conjunto constituye el cargo.
Es recomendable utilizar este segundo mtodo porque es parte de una
realidad, de la razn de ser de la dependencia y no de su supuesto.

d) Redaccin del Proyecto

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de
las unidades orgnicas que integran la dependencia, se proceder a la
redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.

Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve.

Al describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al

iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.

e) Revisin y aprobacin
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad
superior a la dependencia descrita para que haga las correcciones
necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.

Con la visacin del jefe de la dependencia interesada y el V B de la

Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina
de Asesora, jurdica la norma que lo aprueba y lo ponga en vigencia, de
acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.

f) Presentacin e Impresin
El Manual aprobado se hace imprimir:

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer

modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
En hojas tamao A-4 segn norma del ITINTEC (29.7 x 21.0 cm)
Guardarlos en folders que permita su fcil manejo o intercambio.
 Utilizar clave para la numeracin, que evite transtornos mayores
en la sustitucin.
Y, no usar letra muy pequea ni muy grande.

g) Difusin
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la
dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe
coordinarse, debe enviarse copias a la Oficina de Racionalizacin y
Personal.

h) Actualizacin
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha
cumplido, con el objeto; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por
otros.

ESQUEMA Y CONTENIDO DEL MANUAL DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

a) Esquema de Manual:

Esquema de un MOF, generalmente es el siguiente:

Introduccin
Finalidad
Alcance
Contenido
Aprobacin y Actualizacin

Base Legal
Objetivos
Polticas
Lnea de autoridad, Responsabilidad y Coordinacin
Funciones Generales
Organizacin
Funciones de las unidades estructurales
Cuadro orgnico de asignacin de cargos
Funciones especficas a nivel de cargo
Organigrama

b) Contenido del Manual

I. Introduccin

Se consignar las generalidades, teniendo en cuenta los puntos

siguientes:

-Finalidad

Se deber sealar el propsito del Manual, que es lo que se quiere

lograr con el Documento.
- Alcance
Se enfocar el mbito material sobre el cual tiene jurisdiccin del
Manual. Ej.: El contenido del presente documento debe ser cumplido
por todos los trabajadores que integran la oficina xx.
-Contenido

Enumerar brevemente los captulos o puntos que se desarrollan en el

manual.
-Aprobacin y Actualizacin

Sealar la autoridad que debe de aprobarlo y el dispositivo legal que lo

amparar as como establecer los canales adecuados que permitan
mantenerlo actualizado.
II. Base Legal

Se puntualiza el o los dispositivos legales que amparan la existencia y

organizacin de la dependencia.

III. Objetivos

Sealar el objetivo u objetivos, que la dependencia busca alcanzar o sea

la razn de su creacin. Estos pueden estar explcito o implcito en los
dispositivos legales.
IV. Polticas

Consignar los lineamientos de accin que guiarn las actividades de la

dependencia. La poltica es una pauta general que gua la accin de los
integrantes de una entidad o dependencia para alcanzar los objetivos
trazados.
V. Lnea de Autoridad, Responsabilidad y Coordinacin

Establecer claramente la dependencia jerrquica del rgano en relacin a

los dems as como la dependencia jerrquica del personal, teniendo en
consideracin el principio ''Unidad de Mando'' el que dice que el personal
debe de recibir rdenes de un solo jefe y ser responsable de su labor slo
ante l. Tambin deber considerarse que la responsabilidad y autoridad
van paralelas, no pueden existir un sin la otra, adems se fijarn los
canales de coordinacin, tanto interna como externa.

VI. Funciones Generales

Describir todas las funciones a nivel de la dependencia considerndola

como un todo indivisible sin tomar en cuenta la estructura orgnica
interna. Generalmente ests funciones son las mismas que estn
consignadas en el reglamento de organizacin y funciones de la entidad.

VII. Organizacin

Sealar la estructura orgnica enumerando las unidades estructurales

internas de la dependencia en orden decreciente desde la mayor
jerrquica hasta el mnimo escaln orgnico. Ejm:

- Oficina
- Unidad
- Equipo

VII. Funciones de las Unidades Estructurales

Describir las funciones de las dependencias sealadas y enumeradas en

el punto anterior y siempre en orden decreciente.

IX. Cuadro Orgnico de Asignacin de Cargos

Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades
estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden sealado
anteriormente y siguiendo el siguiente modelo:

Nombre de la N de cargos Dominacin del Denominacin del

Dependencia cargo clasificador cargo estructural

1 Dir. Prog. Sect. III Dir. General

Direccin XX 1 Chofer Chofer
Unidad E.X.Y. 1 Ingeniero III Jefe de Unid.
1 Secretaria I Secretaria
 X. Funciones especficas a nivel de cargo

En este rubro se describirn las funciones, actividades o tareas slo de

los cargos que adems de estar presupuestado, estn cubierto ya sea
por personal nombrado, contratado o destacado.

Al finalizar la enumeracin de las funciones de los cargos es conveniente

poner:

'' Y otras que le asigne (aqu se pone la denominacin del cargo del jefe
inmediato respectivo de quin depende).

En caso de existir varios cargos con denominacin igual y que

desempeen funciones similares, bastar describirlo una sola vez. Por
ejemplo: Si existen varias secretaras, jefe de unidad o especialistas, pero
todos en su respectivo grupo que desempean funciones similares, basta
considerar una sola vez, pero si hay diferencia se debe de poner uno por
uno.

Diagramar la estructura que representa la situacin actual de la entidad o

dependencia descrita en el manual en el momento de su evaluacin.
Puede ser un organigrama analtico, sinttico o de cargos.

ELABORACIN DE UN MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF.

CONSTITUCIN DEL EQUIPO TCNICO

Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo, es constituir

el equipo tcnico que va a elaborar el MOF.
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con
respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele
implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes
inmediatos.

EL PERFIL DEL PUESTO Y LOS PASOS PARA HACERLO:

Elaboracin del perfil del puesto: Es un proceso mediante el cual se busca
determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para
una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la
experiencia laboral el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO: Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para
determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas
mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO: Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar
el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los
empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador para el puesto? Si no lo es Cul es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3 PASO: Elaborar la descripcin del puesto

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y
especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo
as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias
para el desempeo del puesto.
4 PASO: Revisin del anlisis con los participantes
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior
inmediato.
 Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo
es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los
involucrados.

5 PASO: Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.1 . IDENTIFICACIN
Nombre del puesto:
rea al que pertenece:
Cargo del jefe directivo:
Nmeros de plazas:

1.2 FUNCIN BSICA

Brindar asistencia tcnica y poyo al rea de presupuesto.

1.3 FUNCIONES ESPECFICA

Actividades y tareas

Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e
ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes
de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
Factores de evaluacin
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e
ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes
de pago.
Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de
documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos
presupuestarios.
1.4 COORDINACIN
Unidad de Tesorera
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
 Unidad de Abastecimiento
1.5 SUPERVISION
SUPERVISA A: No tiene a quien Supervisar
SUPERVISADO POR: Gerencia
1.6 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de
planificacin y presupuesto ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO
Estudios:
Especialidad:
Experiencia:
Otros estudios:
1.7 COMPETENCIAS

NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIAS DE
TRABAJOS EN EQUIPO
MEDIANO ALTO MUY
ALTO

1. Trabajo en equipo

2. Motivacin

NIVEL DE RELEVANCIA

COMPETENCIA DE GESTION
MEDIANO ALTO MUY
ALTO

1. Gestin por resultados

2. Identifica y
propone indicadores de
resultados
 NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIAS
PERSONALES
MEDIANO ALTO MUY
ALTO

1. Orientacin al logro

2. Capacidad Autocrtica

3. Tolerancia al Estrs

4.Manejo de los errores

personales

5. Iniciativa

DIFERENCIA ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el reglamento de organizacin y funciones como el manual de

organizacin y funciones son documentos tcnico normativo sobre la
organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin embargo
presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la
organizacin interna de una entidad sobre la base de objetivos y
funciones establecida en su ley orgnica; mientras que la formulacin del
Manual de organizacin y funciones est supeditado a un reglamento el
cual le sirve de base legal.

b) El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin

general; mientras que los manuales son ms especficos tienden a
aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan
instrucciones de procedencia diversa.