UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

ORDEN ADMINISTRATIVA No. 00001

11 de Enero de 2005

Por la cual se establece el procedimiento para la inscripcin, actualizacin y cancelacin de la informacin de los
clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y dems sujetos de obligaciones administradas y/o
controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Registro nico Tributario- RUT.

I OBJETIVOS GENERALES.

1. Sealar el procedimiento para el trmite de inscripcin, actualizacin y cancelacin en el Registro nico

Tributario RUT" ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN o puntos de atencin habilitados por
esta, en desarrollo de los artculos 555-2 del Estatuto Tributario, el Decreto Reglamentario 2788 de 31 de agosto de
2004, adicionado por el Decreto 3426 de octubre de 2004 y las Resoluciones 8346 de septiembre 17 de 2004 y 8502
de septiembre 21 de 2004.

2. Proporcionar a las Administraciones de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales, de Impuestos y

Aduanas Nacionales, a los Consulados y dems entidades pblicas o privadas facultadas para el efecto una
herramienta de trabajo y consulta, que fije los criterios para adelantar el proceso de inscripcin, actualizacin y
cancelacin en el Registro nico Tributario RUT.

3. Mantener una informacin confiable sobre los entes econmicos nacionales que pueda ser consultada por todos
los organismos del Estado.

II OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Definir lineamientos que permitan optimizar la asistencia a los usuarios externos del RUT, brindando calidad,
eficiencia y seguridad jurdica en los trmites relacionados con la inscripcin, actualizacin y cancelacin en el
Registro nico Tributario RUT.

2. Facilitar la administracin, de manera ptima e integral, de la totalidad de la informacin de la Direccin de

Impuestos y Aduanas Nacionales para un eficiente control fiscal en cumplimiento de la misin de la entidad, sin
diferenciar si las obligaciones son tributarias, aduaneras y cambiarias.

3. Depurar la informacin histrica de los clientes de la Entidad de manera que permita ejercer mayor control
fiscal.

4. Establecer el procedimiento para realizar los ajustes y/o correcciones durante el proceso de inscripcin en el
Registro nico Tributario RUT; cuando se presenten inconsistencias en la informacin.

5. Facilitar a los clientes, responsables, usuarios aduaneros, personas naturales nacionales residentes en el
exterior y dems sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales la inscripcin en el Registro nico Tributario- RUT.

6. Agilizar el proceso de identificacin, ubicacin y clasificacin de los sujetos de obligaciones administradas y/o
controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

III MARCO NORMATIVO.

1. Articulo 19, de la ley 863 de 2003, que adiciona el Artculo 555-2 del Estatuto Tributario.

2. Decreto Reglamentario 2788 de 31 agosto de 2004, por el cual se reglamenta el Registro nico Tributario de
que trata el artculo 555-2 del Estatuto Tributario.

3. Decreto 3426 de octubre 20 de 2004.

4. Articulo 555-1 del Estatuto Tributario el cual establece el Nmero de Identificacin Tributaria NIT.

5. Resolucin Nmero 8346 de septiembre 17 de 2004, por la cual se prescribe el formulario oficial para la
inscripcin, actualizacin y cancelacin en el Registro nico Tributario RUT.

6. Resolucin Nmero 8502 de septiembre 21 de 2004, por la cual se regulan aspectos relacionados con los
trmites de inscripcin, actualizacin y cancelacin en el Registro nico Tributario RUT ante la DIAN, Consulados y
otras Entidades Pblicas o privadas, que sean facultadas para el efecto.

7. Memorando 745 de septiembre 28 de 2004.

IV RESPONSABLES DEL PROCESO.

1. Nivel Central.
- Direccin General a travs del Grupo Interno de Trabajo Gerencia Usuarios Expertos Proyecto MUISCA.

- Subdireccin de Recaudacin o quien haga sus veces.

Sern responsables de las siguientes actividades con el fin de asegurar el cumplimiento de la totalidad del proceso:

1. Fijar las polticas, programar la campaa de inscripcin, impartir instrucciones para el correcto desarrollo de las
actividades relacionadas con el proceso de inscripcin, actualizacin, cancelacin y control de la informacin en el
Registro nico Tributario.

2. Disear la correspondiente campaa publicitaria y su difusin a travs de los diferentes medios de

comunicacin a nivel nacional, para motivar la inscripcin en el Registro nico Tributario.

3. Impartir capacitacin sobre el proceso de inscripcin a todos los Servidores Pblicos de las Administraciones
Especiales, Locales y Delegadas, quienes a su vez se encargarn de multiplicar dicha capacitacin en su respectiva
Administracin.

4. Garantizar la atencin integral a los clientes externos respecto del diligenciamiento del formulario de inscripcin
en el Registro nico Tributario RUT mediante la implementacin de un Call Center para la orientacin en primer y
segundo nivel.

5. Crear una Mesa de Ayuda Interna Central, que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos y
externos que no fueron resueltas en un primer y segundo nivel en el Call-Center, encargada de resolver los
inconvenientes de orden tcnico que necesariamente deban ser resueltos por el nivel central en el MUISCA y los de
orden jurdico que requieran de un pronunciamiento de la Oficina Jurdica.

6. Realizar monitoreo permanente al proceso de inscripcin con el fin de optimizar los resultados y asegurar alta
confiabilidad de la informacin incluida en el RUT, informando el resultado a las Administraciones involucradas en
un proceso de retroalimentacin.

2. Nivel Local.
- Despacho del Administrador.
- Divisin de Recaudacin o quien haga sus veces.
Son responsables de las siguientes funciones, con el fin de asegurar el cumplimiento del desarrollo del
procedimiento:

1. Disponer de lo necesario para la realizacin del proceso de inscripcin, actualizacin y cancelacin en el

Registro nico Tributario.

2. Designar a los servidores de la contribucin para la capacitacin y multiplicacin de la informacin; as como

aquellos encargados de realizar la inscripcin, las visitas domiciliarias, la formalizacin de los registros en las
ventanillas de cada Administracin, igualmente se establecern los lugares habilitados para el efecto.

3. Delegar en el Administrador o funcionarios que se determine la solicitud de asignacin de roles a los servidores
de la contribucin del rea de recaudacin o quien haga sus veces, designados para la realizacin de las labores
relacionadas con el proceso de Inscripcin, actualizacin, formalizacin y consulta en el Registro nico Tributario.

4. El Administrador o el funcionario que ste delegue debe solicitar la asignacin de roles a los servidores de la
contribucin autorizados para la consulta de la base de datos de las Entidades con las cuales exista convenio de
cruce de informacin con la DIAN.

5. Conformar la Mesa de Ayuda Local que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos del RUT
en la respectiva Administracin y sus Administraciones Delegadas; ms aquellas consultas efectuadas por los
clientes externos que no se hayan podido comunicar con el Call Center para recibir orientacin en el diligenciamiento
del RUT, esta mesa de ayuda estar integrada por los funcionarios que a juicio del administrador considere sean
necesarios y tendr como funcin la de resolver las inquietudes planteadas tanto por usuarios como funcionarios que
no requieran pronunciamientos de orden tcnico o jurdico que fijen una directriz a nivel nacional.

6. Adecuar el espacio fsico requerido para brindar una apropiada atencin a los clientes que se acerquen a la
Administracin y a los puntos de atencin habilitados para realizar la inscripcin en el RUT.

7. Organizar capacitaciones permanentes a los clientes internos y externos del Registro nico Tributario para
garantizar la adecuada formacin y adiestramiento en la herramienta.

8. Garantizar que el proceso de inscripcin se realice de manera eficiente y acatando las disposiciones legales
que lo regulan.

3. Responsables externos.

Sern responsables del procedimiento de toma de datos y asistencia en la formalizacin del registro los funcionarios
designados en las entidades con las que se lleven a cabo convenios y cumplan con los requerimientos que
establezca para el efecto la entidad.

V GENERALIDADES.

1. Cliente externo

Son todos aquellos obligados a inscribirse en el Registro nico Tributario RUT.

2. Registro nico Tributario.

Es el mecanismo que permite registrar, actualizar y cancelar la informacin de los clientes, responsables, usuarios
aduaneros, informantes y dems sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN, con el fin de
identificarlos, ubicarlos y clasificarlos.

Sustituy los registros de exportadores, nacional de vendedores, el antiguo RUT y adicion el registro de usuarios
aduaneros.

3. Nmero nico de Identificacin Personal NUIP.

Es un nmero nico de identificacin personal asignado por la Registradura Nacional del Estado Civil a todas las
personas naturales a partir del 2003.

4. Numero de Identificacin Tributaria NIT.

El NIT, es el cdigo de identificacin que para efectos fiscales asigna la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales a todas las personas inscritas en el Registro nico Tributario, conforme con el artculo 19 de la ley 863
de 2003 y el artculo 555-1 del Estatuto Tributario.

La DIAN ejerce los controles tcnicos para que este nmero sea exclusivo de cada persona, permitiendo su
individualizacin en forma inequvoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

En todos los casos, el NIT tiene adicionalmente un dgito de verificacin asignado por el sistema de informacin, el
cual no se considera como nmero integrante del NIT, cuya funcin es individualizar de forma exclusiva al cliente
externo y garantizar la veracidad de su expedicin del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se
asigna

La configuracin del nmero de identificacin tributaria ser la siguiente:

4.1. Personas Naturales.

1. Actualmente el Nmero nico de Identificacin Personal (NUIP) es un mecanismo de identificacin de las

personas naturales, asignado por la Registradura Nacional del Estado Civil al momento de registrar el nacimiento,
solicitar el trmite de la tarjeta de identidad o la cdula de ciudadana y se inhabilita con la muerte de la persona
natural, est compuesto por diez caracteres numricos, iniciando por el 1.000.000.000. (Decreto 1010 de 2000).

2. El NIT expedido a las cdulas antiguas, contina vigente compuesto del nmero 000.000.001 al nmero
99.999.999 les corresponde el mismo nmero de la cdula de ciudadana y el sistema le asigna un digito de
verificacin, es valido para las cdulas antiguas.

3. Del nmero 700.000.001 hasta 799.999.999 corresponde a los casos de identificacin alfanumrica anteriores,
tarjetas de identidad y registros civiles o problemas de duplicidad, tanto para nacionales como para extranjeros con
cdulas de extranjera, pasaporte o dems documentos de identificacin extranjeros.

4. A partir del nmero 1.000.000.000 corresponde al nmero de identificacin del nuevo NUIP, el sistema asigna
un digito de verificacin.

5. Los nmeros de identificacin ya asignados a extranjeros en la serie 600.000.000 - 600.200.000 se mantendrn.

4.2. Personas Jurdicas.

1. La numeracin entre los rangos 800.000.000 - 899.999.999 y se mantiene para los anteriormente inscritos.
2. La numeracin consecutiva ascendente a partir de 900.000.000 se utilizar para los nuevos inscritos.

5. Prueba de Inscripcin en el Registro.

Para todos los efectos tributarios se considera cumplida la obligacin de inscripcin en el Registro con los siguientes
documentos:
1. El Certificado definitivo de inscripcin en el Registro nico Tributario documento que expide la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales o las entidades autorizadas y que corresponde a la primera hoja del formulario
oficial previamente formalizado, en donde conste la leyenda Certificado (Articulo 14 del Decreto 2788 de 2004).

2. El Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio, donde conste el
nmero de identificacin tributaria NIT de la persona jurdica (Articulo 2 del Decreto 3426 de 2004).

3. El certificado de matricula expedido por la cmara de comercio, para persona natural comerciante (Artculo 2
del Decreto 3426 de 2004).

VI PARAMETROS GENERALES DE INSCRIPCION.

1. La inscripcin es el proceso por el cual las personas naturales, jurdicas y dems sujetos de obligaciones
administradas por la DIAN, se incorporan en el Registro nico Tributario, con el cumplimiento de las condiciones y
requisitos establecidos (Artculo 6 del Decreto 2788 de 2004)

2. La informacin suministrada a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales a travs del formulario oficial de
inscripcin, actualizacin y cancelacin del Registro nico Tributario debe ser exacta y veraz y se entiende
presentada bajo la gravedad del juramento.

3. La inscripcin en el Registro nico Tributario RUT tiene vigencia indefinida en consecuencia no exige su
renovacin.

4. La inscripcin en el RUT no tiene jurisdiccin, el sistema asigna al cliente la Administracin de acuerdo a la

direccin de su domicilio, registrada en el formulario de inscripcin, la cual debe atender a las disposiciones
contenidas en el Art.13 del Decreto 2788 y la Resolucin 8502 de 2004.

5. Todos los obligados a inscribirse en el registro, deben cumplir con la nueva inscripcin dentro de los plazos
establecidos en el Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004 y Decreto 3426 de 2004.

VII OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO.

Estn obligados a inscribirse en el Registro nico Tributario RUT todos los sujetos de obligaciones administradas
por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, sealados en el artculo 19 de la ley 863 de 2003 y en especial
los enunciados en el artculo 5 del Decreto 2788 de 31 de agosto de 2004.
VIII LUGARES PARA LA INSCRIPCIN.

La inscripcin podr realizarse en cualquiera de las administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o
dems lugares habilitados para el efecto de acuerdo con los convenios suscritos por la DIAN.

1. Cmara de Comercio.

Acorde con el inciso 2 del artculo 555-1 del Estatuto Tributario la inscripcin deber realizarse a travs de las
Cmaras de Comercio, cuando se trate de personas obligadas a inscribirse en el Registro mercantil siempre y
cuando se realice por primera vez. Para las personas inscritas con anterioridad en el Registro mercantil, la
inscripcin en el RUT, se realizar en las Administraciones y dems puntos autorizados.
La inscripcin se realizara igualmente en las cmaras de comercio cuando se trate de personas cuya actividad
econmica sea de carcter mercantil de conformidad con lo dispuesto en los artculos 10, 20 y 28 de Cdigo de
Comercio, entidades sin animo de lucro que por disposicin del Decreto 2150 de 1995, deban inscribirse en el
registro que para ellas seale la respectiva cmara y en especial cuando corresponda a:

1. Personas naturales nacionales o extranjeras que desarrollen actividades comerciales de las descritas en los
artculos 20 y 28 del Cdigo de Comercio.

2. Sociedades de economa mixta del orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital.

3. Sociedades comerciales colombianas de derecho privado.

4. Sociedades annimas.

5. Sociedades en comandita simple.

6. Sociedades en comandita por acciones.

7. Sociedades de responsabilidad limitada.

8. Sociedades Colectivas

9. Empresas Unipersonales

10. Sociedades ordinarias de minas

11. Sucursales de sociedades comerciales extranjeras

12. Bancos, corporaciones financieras, aseguradoras nacionales o extranjeras

13. Fondos de pensiones y Cesantas

14. Sociedades Administradoras de Fondos

15. Empresas asociativas de trabajo

16. Entidades de naturaleza cooperativa, con excepcin de las que desarrollan exclusivamente actividades de
educacin, salud y deporte.

17. Fondos de empleados

18. Asociaciones mutuales, as como sus organismos de integracin

19. Instituciones auxiliares del cooperativismo

20. Entidades ambientalistas

21. Entidades cientficas, tecnolgicas, culturales e investigativas

22. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a

las copropiedades de propiedad horizontal reguladas por ley 675/01

23. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales

24. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indgenas.

25. Asociaciones, corporaciones y fundaciones gremiales

26. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de beneficencia

27. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de profesionales

28. Asociaciones, corporaciones y fundaciones juveniles

29. Asociaciones, corporaciones y fundaciones sociales

30. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de planes y programas de vivienda, diferentes a las entidades que
estn conformadas por familias y que adelanten proyectos de autoconstruccin de vivienda

31. Asociaciones, corporaciones y fundaciones democrticas, participativas, cvicas y comunitarias

32. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de egresados.

33. Asociaciones de padres de familia

34. Pre-cooperativas

35. Empresas de servicios en las formas de administraciones pblicas cooperativas

36. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de rehabilitacin social y ayuda a indigentes, drogadictos e

incapacitados, salvo que se trate de una entidad privada del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y la Ley 10
de 1.990.

37. Dems personas que por disposicin expresa de la ley deban inscribirse ante las cmaras de comercio

2. Administraciones y lugares habilitados.

En general estn obligados a inscribirse en los dems puntos de atencin habilitados diferentes a la Cmara de
Comercio, los dems sujetos que acorde a la ley no lo deban hacer a travs de sta y en especial:

1. Personas naturales no comerciantes.

2. Las personas naturales que presten servicios propios de actividades consideradas como no mercantiles.

3. Personas que ejercen profesiones liberales cuando las actividades propias de su profesin sean ejercidas en
forma exclusiva;

4. Sucesiones ilquidas de causantes nacionales y extranjeros.

5. Entidades de derecho pblico

6. Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden Nacional, Departamental, Municipal o Distrital.

7. Cmaras de Comercio

8. Sociedades de Hecho

9. Patrimonios autnomos
10. Consorcios y Uniones Temporales

11. Fondos de inversin, mutuos de inversin y de valores con capital Nacional

12. Fondos de inversin de capital extranjero, persona natural o Jurdica, sin domicilio en Colombia

13. Fondos Comunes Ordinarios

14. Portafolio de Inversin

15. Las siguientes Entidades Sin nimo de Lucro, por estar exceptuadas de registro ante las Cmaras de Comercio
deben adelantar la inscripcin en el RUT directamente ante la DIAN.

16. Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y Ley 10 de 1.990

17. Sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos (Ley 44 de 1993)

18. Las personas jurdicas extranjeras de derecho privado sin nimo de lucro, con domicilio en el exterior y que
establezcan negocios permanentes en Colombia

19. Establecimientos de beneficencia y de instruccin pblica de carcter oficial y corporaciones y fundaciones

creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos locales

20. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001)

21. Las cajas de compensacin familiar

22. Cabildos indgenas

23. Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal

24. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984

25. Las casas-crcel de que trata la Ley 65 de 1993.

26. Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas

27. Las instituciones de educacin superior

28. Las instituciones de educacin formal y no formal

29. Las personas jurdicas que prestan servicio de vigilancia privada

30. Las iglesias y congregaciones religiosas as como sus federaciones y confederaciones

31. Los sindicatos y sus asociaciones

32. Las asociaciones de trabajadores y empleadores

33. Los partidos y movimientos polticos

34. Entidades de naturaleza Cooperativa con actividades en salud, educacin y deporte

35. Instituciones de utilidad comn que prestan servicios de bienestar

36. Juntas de Accin Comunal

37. Cuerpos de Bomberos Voluntarios

38. Los Entes Estatales y privados como son las Entidades territoriales

39. Dems personas que sin tener obligacin de inscribirse ante las cmaras de comercio, cumplan los
presupuestos que sealan los artculos 19 de la ley 863 de 2003 y 5 del decreto 2788 de 2004.

IX DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA FORMALIZAR LA INSCRIPCIN.

1. En general el trmite se efecta de manera personal por el interesado presentando el original de su documento
de identidad.

2. Cuando el trmite se efecte a travs de apoderado especial se requiere poder debidamente otorgado, con
presentacin personal y el documento de identificacin del apoderado.

3. Cuando se trate de poder general se requiere la presentacin de la escritura pblica y el documento de

identidad del apoderado.

4. Si se trata de persona natural comerciante, el documento de identificacin y certificado de Cmara de Comercio

vigente.

5. Si el trmite se hace a travs de terceros se requiere solicitud con autenticacin de la firma de quien est
obligado legalmente a la inscripcin, la presentacin del documento de identidad del autorizado, la fotocopia del
documento de identidad del obligado y el certificado de existencia y representacin legal cuando sea del caso.

6. En especial, de acuerdo a la calidad del inscrito los requisitos sern los siguientes:

1. Personas Naturales con Identificacin Nacional.

1. Menores de Edad.

- Documento de identificacin.

- Documento de identidad del representante legal

- En los casos en que la representacin sea de persona diferente a los padres del menor se requerir el
documento que asigne esa representacin.

2. Mayores de Edad.

- Documento de identificacin, cuando se trate de comerciantes estos deben adicionar el certificado de Cmara
de Comercio

2. Personas Naturales sin Identificacin Nacional

1. Extranjeros residentes en Colombia

- Se requiere la presentacin de pasaporte, cdula o tarjeta de extranjera.

2. Extranjeros sin Residencia en Colombia

- Con inversin en el pas y sin representante legal o apoderado: Se requiere solicitud firmada por el
representante legal de la sociedad que recibe la inversin en la que conste el tipo de inversin a realizar en
Colombia, la actividad econmica a la cual va dirigida la inversin, certificado de existencia y representacin legal de
la sociedad que recibe la inversin, fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal de la sociedad que
recibe la inversin.

- Con inversin en el pas y con representante legal o apoderado: Se necesita poder otorgado a un representante
legal o apoderado en Colombia, el cual debe estar presentado ante la autoridad diplomtica colombiana en el
exterior, o pas amigo cuando no existiese embajada colombiana en el pas de origen; cdula de ciudadana del
apoderado o representante legal; carta del inversionista donde conste el tipo de inversin en Colombia, autenticada
por la autoridad diplomtica de Colombia en el respectivo pas, o pas amigo; indicando la actividad econmica a la
cual va dirigida la inversin.

- Estos requisitos aplican tanto cuando se trate de nuevas inversiones como de antiguas.

- En el caso de inversin con apoderado en Colombia, si se otorg un poder general y el representante se

mantiene, no ser necesario un nuevo poder.

3. Sucesiones Ilquidas Nacionales o Extranjeras:

- Documento de identidad de quien deba cumplir la obligacin formal como representante de la sucesin.

- Documentos que acrediten la calidad en que se acta, respecto del vnculo e inters con el causante.

- Registro de defuncin del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesin expedida por el
juzgado o notara del conocimiento, donde figure el nmero de identificacin.

- Certificado expedido por la Registradura Nacional del Estado Civil, donde conste el nmero de identificacin del
causante.

- Si el causante en vida no obtuvo documento de identificacin, se debe presentar constancia expedida por la
Registradura Nacional del Estado Civil.

- En el caso de un causante sin documento de identificacin se le asignar un Nmero de Identificacin Tributaria

de la serie 700.000.000.

4. Personas Jurdicas.

En general todas las personas jurdicas, para la inscripcin presentaran copia del documento mediante el cual fueron
constituidas con el reconocimiento de la personera jurdica por la entidad que legalmente corresponda y el original
del documento de identificacin del representante legal.

1. Entidades o Institutos de derecho pblico del orden Nacional, Departamental, Municipal y descentralizados
incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado

- Fotocopia de la norma legal de creacin de la entidad.

- Fotocopia del documento que acredite la representacin legal.

- Fotocopia del documento de identificacin representante legal.

- Si estas entidades tienen autonoma presupuestal (Ley 179/94), por cada oficina retenedora deben solicitar un
NIT, de lo contrario nicamente trabajarn con el NIT de la principal y ser sta la que presente una declaracin
consolidada de retencin.
2. Sociedades de Hecho

- Documento privado en el cual conste la constitucin de la sociedad, razn social, domicilio, objeto, socios y
nombre del representante.

- Fotocopia del documento de identificacin de los socios.

- Certificado de matrcula en el registro mercantil vigente de cada uno de los integrantes de la sociedad de hecho,
expedido por la Cmara de Comercio , cuando estos tengan la calidad de comerciantes.

- Para efectos del Registro en el RUT la identificacin de la sociedad de hecho corresponder al nombre de los
socios acompaado de la sigla S. De H. En el evento de indicar un nombre social establecido, este se acompaar
de las siglas S. de H.

- Para el trmite de inscripcin de la sociedad, se sugiere que cada una de las personas que conforman la
sociedad est inscrita previamente en el registro nico tributario.

- Las sociedades de hecho no estn sujetas al registro en Cmaras de Comercio.

3. Cmaras de Comercio.

- Fotocopia de la norma legal de creacin de la entidad.

- Fotocopia del documento que acredite la representacin legal.

- Cdula de ciudadana del representante legal.

4. Consorcios y Uniones Temporales

- Presentacin del documento privado donde conste la conformacin del consorcio o la unin temporal, el que
debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la Unin Temporal, domicilio consorcial, representante legal
y el objeto del Consorcio.

- Certificado de existencia y representacin legal vigente de cada una de las sociedades o certificado de registro
mercantil para personas naturales que conformen el consorcio o la unin temporal, expedido por la Cmara de
Comercio o entidad competente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal del consorcio o Unin Temporal.

5. Fondos de inversin, Fondos mutuos de inversin y Fondos de valores con capital nacional

- Certificado de existencia y representacin legal, expedido por la Superintendencia Bancaria vigente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal;

- El representante legal debe indicar la actividad econmica a la cual va dirigida la inversin.

6. Fondos de inversin de capital extranjero tipo institucional (sociedades extranjeras) sin domicilio en Colombia
diferentes a los que tengan sucursales, Fondos institucionales tipo mnibus
- Fotocopia de la resolucin de autorizacin de la inversin, por parte de la Superintendencia de Valores, en la
cual debe figurar: la razn social del fondo, nombre del administrador en Colombia, que puede ser una sociedad
fiduciaria o comisionista de bolsa.

- Oficio del administrador en Colombia en el cual relacione las sub-cuentas extranjeras para el caso de los fondos
institucionales tipo mnibus.

- Certificado de existencia y representacin legal, del administrador del fondo en Colombia, expedido por la
Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por la Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa
vigente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal de la sociedad administradora o comisionista
de bolsa.

- El representante legal, del administrador del fondo en Colombia debe indicar la actividad econmica a la cual va
dirigida la inversin.

7. Fondo de inversin de Capital Extranjero tipo Individual (Persona Natural o Jurdica Extranjera) sin domicilio en
Colombia

- Fotocopia de la carta del inversionista, debidamente autenticada por el cnsul del pas respectivo donde conste:
el propsito de invertir en Colombia, tipo de inversin, nombre del administrador responsable,

- 0 Certificado de existencia y representacin legal del administrador colombiano del fondo, expedido por la
Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa vigente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal de la sociedad administradora o comisionista
de bolsa;

- El representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa en Colombia debe indicar la

actividad econmica a la cual va dirigida la inversin.

8. Sociedades Extranjeras sin domicilio en Colombia con inversin y sin representante legal (Inversiones de
portafolio)

- Copia del registro de la inversin de portafolio en donde conste: el tipo de fondo de inversin de capital
extranjero, monto de la inversin, administrador local y el objeto de la inversin.

- Certificado de existencia y representacin legal de la sociedad colombiana en la cual se realiza la operacin,

expedido por la entidad competente y que se encuentre vigente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal o apoderado de la sociedad colombiana que
recibe la inversin.

- El representante legal de la sociedad en Colombia que recibe la inversin, debe indicar la actividad econmica a
la cual va dirigida la inversin.

9. Sociedades extranjeras sin domicilio con inversin en Colombia, diferentes a los que tengan sucursales y con
representante legal o apoderado

- Poder otorgado por el representante legal de la sociedad extranjera autenticado ante el cnsul del pas
respectivo, o pas amigo, que especifique: Tipo de inversin, monto de la inversin, objeto de la misma.
- Certificado de existencia y representacin legal de la sociedad colombiana por la cual se realiza la operacin,
expedido por la autoridad competente y que se encuentre vigente.

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal de la sociedad colombiana o apoderado;
- Cuando se trate de sociedades extranjeras sin domicilio y con inversin en Colombia, su representante legal
debe indicar la actividad econmica a la cual va dirigida la inversin.

- En el caso de inversin con apoderado en Colombia, que requiere la nueva inscripcin en el RUT, si se cuenta
con poder general y el representante se mantiene, no ser necesario otorgar un nuevo poder.

Si cuando se efectu la inversin en Colombia se otorg un poder especial, y las facultades del mismo no permiten
surtir el procedimiento que implica la nueva inscripcin en el RUT, ser necesario otorgar un nuevo poder con los
requerimientos arriba sealados.

Tratndose de inversiones antiguas que requieren la nueva inscripcin en el RUT, si se mantiene en las condiciones
originales, no ser necesario aportar la carta de inversin, solamente fotocopia de la carta original.

Lo anterior sin perjuicio de las verificaciones que realice la DIAN.

10. Entidades sin nimo de lucro exceptuadas de registro ante las Cmaras de Comercio

- Certificado o resolucin de reconocimiento de la personera jurdica o certificado de existencia y representacin

legal expedido por la Autoridad competente ante la cual la entidad deba tramitar el reconocimiento de su personera
jurdica (Alcalda, Ministerio de Educacin, Salud, Secretaria de Educacin, etc.)

- Fotocopia del documento de identificacin del Representante Legal.

11. Comunidades o Juntas de Copropiedad y propiedad horizontal reglamentadas por la Ley 675 de 2001

- Certificacin de existencia y representacin de la persona jurdica expedida por la alcalda que corresponda al
domicilio de la comunidad o propiedad horizontal

- Fotocopia del acta de la asamblea que nombra al administrador.

- Fotocopia del documento de identificacin del administrador.

12. Iglesias y congregaciones religiosas, as como sus Federaciones y Confederaciones

- La acreditacin de la existencia y representacin, expedida por la autoridad eclesistica (Decreto 1396 /97
iglesia catlica).

- La acreditacin de la existencia y representacin para el caso de las iglesias, confesiones y denominaciones

religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros diferentes de la iglesia catlica expedida
por el ministerio de gobierno (ley 133/94)

- Fotocopia del documento de identificacin del representante legal.

X INSCRIPCIN EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

La inscripcin en el nuevo Registro nico Tributario comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su
presentacin ante la administracin y formalizacin de la inscripcin.
El diligenciamiento del formulario deber ser realizado por el obligado directamente a travs de la pgina Web de la
DIAN en Internet (www.dian.gov.co) o en las Administraciones, Cmaras de Comercio debidamente autorizadas y
dems puntos habilitados para el efecto.

La formalizacin de la inscripcin se re realiza en las Administraciones de la Direccin de Impuestos y/o Aduanas

Nacionales, o en las Cmara de Comercio, en las entidades pblicas, o privadas, autorizadas para el efecto, ante un
servidor facultado, quien revisa y valida la informacin contenida en el formulario y procede a imprimir y firmar el
certificado de inscripcin.

La inscripcin podr ser realizada de manera:

- Asistida

- Domiciliaria

- De oficio
XI PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIN.

Permite cumplir con el deber de registrarse como responsable de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias
ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1. Generalidades.

1. El cliente ingresa al portal de la DIAN www.dian.gov.co a la opcin Nuevo Registro nico Tributario, selecciona
inscripcin, diligencia el formulario de acuerdo con las instrucciones dadas en el tutorial, la gua, manual de
usuario y procedimientos establecidos, ubicados en el portal en la opcin ayuda.

2. Una vez registrada la informacin de la primera hoja, podr seleccionar la opcin guardar y aparecer el
nmero del formulario, el cual debe ser tenido en cuenta junto con el nmero del telfono indicando en la casilla 44,
para poder ingresar nuevamente si se guardo temporalmente en caso de suspender el diligenciamiento del mismo.

3. Cuando se haya realizado la accin de guarde temporal y se desee continuar incluyendo la informacin,
ingresa nuevamente digitando el nmero del formulario y el nmero telefnico registrado en la casilla 44.

4. Incluida la informacin, selecciona la opcin enviar, se genera el formulario con la leyenda transversal EN
TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR en la primera hoja, en este momento se debe proceder a imprimir y
guardar si lo desea.

Si generado el formulario diligenciado el cliente cierra el archivo sin haber realizado la impresin, este no se podr
ver nuevamente, a menos que se haya guardado en medio magntico

Si el formulario no fue impreso por el interesado, ni se guard en medio magntico, pero recuerda su nmero, debe
acercarse a la administracin o puntos de atencin previstos para ser asistido.

5. Impreso el formulario con la leyenda EN TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR, se debe proceder a
formalizar que es el procedimiento para legitimar el contenido de la informacin suministrada a travs del formulario
del nuevo Registro nico Tributario y establecer la identidad del interesado.

6. Cuando el formulario contenga la leyenda EN TRAMITE, el proceso de formalizacin se surte a travs de las
Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados.
7. Cuando el formulario contenga la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR, el proceso de formalizacin se
realiza a travs de las Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados.
8. Cuando se presente un cliente a solicitar inscripcin y exhiba certificado de Cmara de Comercio sin NIT, por
ningn motivo el funcionario que atiende debe registrarlo hasta tanto dicha entidad le asigne el respectivo NIT.

2. Medios para formalizar la inscripcin.

1. Por correo certificado: el formulario impreso, firmado, debe ser enviado a la Administracin de Impuestos o de
Impuestos y Aduanas de su jurisdiccin, adjuntando fotocopia del documento de identificacin; se sugiere por
seguridad del cliente que el formulario tenga firma autenticada o nota de presentacin personal ante Juez o Notario.

2. Ante la Administracin de Impuestos y/o Aduanas de su jurisdiccin, o los puntos de atencin habilitados,
presentando la impresin de la primera hoja del formulario, con los documentos requeridos de acuerdo a la calidad,
para formalizar la inscripcin.

3. Formas de inscripcin.

3.1. Diligenciamiento del formulario va Internet directamente por el obligado.

El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte superior izquierda la opcin Nuevo Registro nico
Tributario, le aparecern diferentes opciones dentro de las cuales selecciona Inscripcin, diligencia el formulario y se
genera, el cual podr salir con las leyendas que se describen a continuacin.

3.1.1. Formulario con leyenda EN TRAMITE.

Se presenta si la informacin registrada no tiene inconsistencias, generado el formulario, aparece en la primera

hoja, la leyenda EN TRAMITE.

3.1.2. Formulario con leyenda en TRAMITE PARA ASISTIR.

Cuando la informacin incluida presente inconsistencias aparecer en la primera hoja, la leyenda EN TRAMITE
PARA ASISTIR, es decir que efectuadas las validaciones presentan inconsistencias y requieren ser subsanadas o
aclaradas por el obligado.
3.2. Inscripcin asistida.

Es el trmite que permite al interesado directamente, por medio de apoderado o tercero, realizar el proceso de
inscripcin y formalizacin, a travs de un servidor de la contribucin, se realiza solo ante las administraciones de
impuestos o de impuestos y aduanas.

3.3. Inscripcin domiciliaria.

Es el servicio que ofrece la DIAN a los Grandes Contribuyentes para realizar la inscripcin en el RUT en las
instalaciones de los Grandes Contribuyentes que por Resolucin hayan sido designados como tales.

El procedimiento es el siguiente:

Una vez solicitada a la DIAN visita domiciliaria con cita previa o la programe la Administracin, la DIAN comisionar
a un servidor de la contribucin para inscribir a los Grandes Contribuyentes.

El funcionario asiste la inscripcin, una vez culmina la incorporacin de la informacin del Gran Contribuyente, enva
la informacin.
Para continuar con la etapa de formalizacin de la inscripcin puede optar por las siguientes alternativas:

- Comunicarse con un funcionario de RUT de la Administracin para que ste proceda a formalizar, indicndole el
nmero del formulario quin remitir el Certificado a la empresa va correo electrnico; una vez impreso el
certificado, firman las partes, tanto el funcionario como el contribuyente.

- Trasladarse a la Administracin para culminar el proceso de inscripcin con la formalizacin haciendo llegar el
Certificado de inscripcin RUT al Gran contribuyente.

El funcionario requiere:

1. El cliente visitado debe poner a disposicin del servidor de la contribucin el espacio necesario, un computador
con la tecnologa requerida y conectado a Internet y la documentacin indispensable, que sirva de soporte para la
inscripcin y formalizacin en cada uno de los casos.

2. El servidor de la contribucin designado sostendr entrevista con el representante legal o con la persona que
ste designe, informndole sobre el proceso de inscripcin y formalizacin.

3. El servidor de la contribucin prestar el servicio de diligenciamiento del formulario, para lo cual debe ingresar al
Portal de la DIAN al Registro nico Tributario opcin Inscripcin y captura la informacin suministrada por el
cliente.

4. El servidor de la contribucin resolver en lo posible todas las inconsistencias que se presenten con motivo del
diligenciamiento del formulario del Registro nico Tributario, las que no pueda resolver las trasladar a la Mesa de
Ayuda Local.

Si el gran contribuyente no cuenta con la tecnologa requerida, la Administracin debe tener a disposicin
formularios en papel, que deben estar bajo custodia y responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales,
de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control
de los mismos, tanto de los que no se han utilizado como de los que fueron diligenciados, en la visita al Gran
Contribuyente, el funcionario diligencia fsicamente el formulario, segn soportes, solicita al contribuyente firme el
formulario para proceder a incorporar la informacin en la Administracin, genera el certificado y se lo hace llegar
firmado por el funcionario.

3.4. Personas naturales discapacitadas.

La DIAN podr comisionar un servidor de la contribucin para inscribir y formalizar a las personas discapacitadas
con obligacin de inscribirse en el Registro nico Tributario que hayan solicitado la visita para ser asistidas en su
domicilio o casa de habitacin.

3.5. Inscripcin automtica.

La inscripcin directa por parte de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, solo opera, por ministerio de la
ley, en el caso de las personas naturales inscritas en el Rgimen Simplificado del Impuesto a las Ventas y no
declarantes del impuesto de Renta la informacin existente en el registro del RUT histrico acerca de estas
personas se llevar a un archivo , para ser validado cuando el cliente se acerque a actualizar algn dato ante la
DIAN o los lugares habilitados e incorporado en el nuevo registro RUT.

3.6. Inscripcin de situaciones especiales.

1. Se proceder en caso de emergencia por problemas de red, cortes de luz y dems situaciones imprevistas que
se presenten en las administraciones, que impidan diligenciar por medio electrnico el formulario de inscripcin del
RUT, la Administracin debe tener a disposicin formularios en papel, que deben estar bajo custodia y
responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas
Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control de los mismos, tanto de los que no se han utilizado
como de los que fueron diligenciados.

2. Excepcionalmente y ante la ocurrencia de un hecho de fuerza mayor o caso fortuito y frente a la necesidad
urgente de la inscripcin y posterior formalizacin en forma inmediata para la presentacin de declaraciones TAC
(Tributarias, Aduaneras y cambiarias), el servidor de la contribucin solicita colaboracin a la Mesa de Ayuda
Central, proporcionando los datos del cliente.

- La Mesa de Ayuda Central, procede a la inscripcin y formalizacin, dando al servidor de la contribucin

solicitante el nmero de NIT que el sistema asign.

- Ser responsabilidad del funcionario que suministra los datos a la mesa de ayuda central la autenticacin de la
identificacin de quien solicita la inscripcin.

- En el formulario en papel el servidor de la contribucin incluye en la casilla 5 el nmero del NIT junto con los
dems datos suministrados por el cliente, una vez firmado por el interesado y el servidor de la contribucin, se
coloca un sello con la leyenda CERTIFICADO PROVISIONAL, dndosele al cliente la primera hoja nicamente.

- Igualmente firman la planilla de control de casos de contingencia, quedando sta bajo la responsabilidad del
Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, segn el
caso.

- El formulario con marca CERTIFICADO PROVISIONAL, ser habilitado para la presentacin de declaraciones
en Bancos y dems situaciones que exijan su comprobacin.

- Una vez sea restablecida la situacin y se tenga acceso a la pgina Web de la DIAN, el servidor de la
contribucin activa la opcin consulta, digita el NIT el sistema muestra copia del formulario e imprime.

- Luego procede a comunicarse telefnicamente con el cliente para informarle que puede acercarse a la entidad o
a los sitios habilitados para firmar el documento RUT, para lo cual debe devolver el certificado provisional expedido
en forma manual.

- Efectuado lo anterior procede a descargar el respectivo caso de la planilla de control de casos de contingencia.

3.7. Inscripcin de obligados residentes en el exterior.

1. Las personas naturales que se encuentren radicadas en el exterior, deben diligenciar el formulario por Internet,
una vez obtenido este con la leyenda EN TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR debe remitirlo
electrnicamente a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales utilizando la opcin que ofrece el sistema;
generando el formulario debe imprimirlo, firmar y llevar al consulado el da que sea citado.

2. Adicionalmente debe enviar un correo electrnico al buzn OrientacinRut@dian.gov.co, sealando en Asunto:

Inscripcin de obligado residente en el exteriorexterior , informando que ha realizado la solicitud de inscripcin,
indicando el nmero de formulario que arroja el sistema al guardar temporalmente y el nmero de telfono que indic
en la casilla 44.

3. Recepcionada la solicitud, se dar traslado de inmediato por el mismo medio al Despacho de la Administracin
de Personas Naturales de Bogot, para surtir el trmite de inscripcin.

4. El funcionario facultado por la DIAN procede a analizar la informacin, si viene con la leyenda EN TRAMITE
genera el CERTIFICADO.
5. Por el contrario, si el formulario se remite a la DIAN con la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR, se
subsanan las inconsistencias va correo electrnico con el interesado, las cuales unas vez corregidas permiten
generar el formulario con la leyenda CERTIFICADO.

6. Generado el CERTIFICADO, ste debe ser enviado por el Despacho del Administrador de las Personas
Naturales al Consulado, por correo electrnico, en archivo adjunto para ser impreso. La Administracin informar a
la direccin electrnica sealada por el interesado, que debe acercarse al Consulado informado, para culminar el
trmite de la inscripcin.

7. El funcionario encargado en el Consulado tan pronto como se presenta el interesado procede a solicitar el
documento de identificacin y confronta los datos de este con los contenidos en el formulario. Si coinciden entrega el
formulario con la leyenda CERTIFICADO en dos (2) copias para la firma del contribuyente o usuario, para la validez
del mismo, bastar con el nombre y cargo del funcionario que formaliz, entrega una copia al interesado y la otra la
remitir por correo certificado a la Administracin de Personas Naturales de Bogot D. C., Calle 75 No.15-43/49
quien a su vez remitir a la Administracin que le corresponda de acuerdo con la jurisdiccin asignada en Colombia.

8. El mismo procedimiento se debe agotar cuando se trate de actualizacin o cancelacin del RUT

3.8. Inscripcin y formalizacin asistida.

Gestin que permite al cliente surtir en un solo momento tanto el proceso de inscripcin como el de formalizacin de
forma asistida por un funcionario facultado, quien debe realizar las verificaciones de identificacin conforme al
procedimiento anteriormente descrito.

Surtidas las verificaciones del caso, el funcionario ingresa al portal de la DIAN, selecciona la opcin registro nico
tributario, digita el usuario y contrasea asignados ubicados en la parte inferior izquierda, pulsa el botn iniciar salen
las diferentes opciones, selecciona inscribir, procede a registrar la informacin, enva, genera el formulario, que
podr salir con la leyenda EN TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR, muestra al interesado para su
aceptacin, realiza el trmite de formalizacin automtica o asistida que se describe a continuacin.

Se podr realizar directamente, por apoderado general o especial, o por tercero, efectuando las verificaciones del
caso.

Cuando el tercero se presente con autorizacin autenticada, el servidor de la contribucin debe surtir la inscripcin y
formalizacin, generado el CERTIFICADO, entregar copia al autorizado firmada nicamente por el funcionario y a
la copia que reposa en la DIAN se anexa la mencionada autorizacin.

En caso que el tercero se presente con autorizacin para surtir el trmite de inscripcin, nicamente el servidor de la
contribucin diligencia el formulario con la informacin suministrada por el autorizado, genera el formulario con la
leyenda EN TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR, hace entrega al tercero, para que revisado el contenido
por el interesado lo firme y lo retorne en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas.

En todo caso antes de realizar la inscripcin, debe consultar obligatoriamente el RUT histrico con el fin de
establecer si el cliente ya se encuentra inscrito sea en la misma administracin u otra, tambin la validacin del
nombre, identificacin, responsabilidades tributarias y rgimen de ventas al cual pertenece. Si detecta que un mismo
NIT presenta diferentes nombres reporte a la Mesa de Ayuda Central por medio del correo OrientacionRut y
especificando en el campo de asunto NIT con uno o ms nombres.

XII PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZACIN.

Procedimiento realizado por la Administracin para legitimar el contenido de la informacin suministrada a travs del
formulario del nuevo Registro nico Tributario y establecer la identidad del interesado, una vez estudiada y validada
la informacin.
1. Generalidades.

1. La formalizacin del Registro nico Tributario RUT se realizar en las dependencias de la DIAN, Cmara de
Comercio autorizadas y puntos de atencin habilitados.

2. Para acceder a esta opcin deber ingresar a la pgina Web, seleccionar la opcin Nuevo Registro Tributario
RUT, escribir el usuario y la contrasea asignada, pulsar el botn iniciar y el sistema le despliega opciones dentro de
las cuales se encuentra formalizar.

3. El proceso de formalizacin de la inscripcin en el RUT se realiza mediante la firma de la primera hoja del
formulario donde aparece la leyenda CERTIFICADO por parte del funcionario facultado y del cliente, se requiere
previamente haber adelantado el procedimiento de inscripcin establecido.

4. Cuando el cliente no pueda acudir personalmente a formalizar, puede hacerlo mediante apoderado, quien debe
exhibir el documento de identificacin y copia del poder debidamente otorgado.

5. El poder debe estar dirigido a la DIAN y tener presentacin personal de quien lo confiere y lo acepta, ya sea en
Notaria, Oficina Judicial o Juzgado; el servidor de la contribucin verifica que el poderdante y apoderado estn
debidamente identificados.

6. Si es por interpuesta persona (tercero), el escrito que autoriza o la firma del cliente en el formulario EN
TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR debe venir autenticada y/o registrada ante Notario Pblico. El servidor
de la contribucin encargado de la formalizacin verificar que toda la informacin sea correcta y exigir la
autorizacin e identificacin del tercero que adelanta el trmite.

7. Cuando se trate de persona jurdica, el servidor de la contribucin realiza la verificacin de la cdula del
representante legal, confrontndola contra los datos que aparecen en el certificado de Cmara de Comercio el cual
debe contener informacin vigente.

8. A excepcin de la presentacin personal, en los dems eventos descritos y una vez realizadas las verificaciones
del caso, el funcionario debidamente facultado, adjuntar a la copia del CERTIFICADO de inscripcin que reposar
en la entidad, los documentos soportes como constancia de trmite.

2. Clases de formalizacin.

2.1. Automtica en la DIAN o puntos habilitados.

Se selecciona esta opcin cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario
impreso que contenga la leyenda EN TRAMITE.

El funcionario facultado ubica el cursor en el campo nmero de formulario, con el lector ptico lee el cdigo de barras
que se encuentra en la parte superior derecha del formulario, despus se ubica en el campo contenido y procede a
leer la nube de puntos ubicada en el margen superior izquierdo del formulario, trayendo la informacin de los
campos diligenciados en ste; si por alguna razn no puede leerse la nube de puntos de la primera hoja, puede
hacerse en cualquiera de las hojas que se aporten.

El sistema compara la informacin capturada del formulario con la que reposa en ste, si es consistente una vez
analizada y validada la informacin, genera el CERTIFICADO pulsando el botn ubicado en la parte inferior
derecha, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el interesado, lo cierra y aparece una ventana denominada
formalizacin en la cual se pregunta si el formulario ha sido firmado y aceptado por el contribuyente mostrando en la
parte inferior central dos botones el de la izquierda con SI y el de la derecha con NO.
Para que la inscripcin quede formalizada es decir que ingreso el registro al sistema, se debe pulsar siempre el
botn de SI; nicamente se debe pulsar el botn de NO cuando el contribuyente se niega a firmar el certificado y la
informacin no ingresa al sistema.

En el evento que se pulse el botn NO por una circunstancia diferente a la sealada, para poder formalizar la
inscripcin se requiere la confirmacin del jefe de Divisin o el funcionario que tenga el rol de formalizado en el nivel
2, quien una vez detecta los formularios que no fueron formalizados por bloqueo del funcionario (por la opcin mis
formularios) debe revisar fsicamente los soportes correspondientes, para dar el si cuando efectivamente verifica que
el certificado fue firmado por el cliente o mantener el no para anular el nmero de formulario.

2.2. Asistida.

Se selecciona esta opcin cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario
impreso que contenga la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR.

El funcionario facultado ubica el cursor en el campo nmero de formulario que ha generado el sistema cuando pulso
la opcin guardar, digita el nmero de este, oprime el botn ubicado en el extremo de la parte inferir derecha, sale un
cuadro con las inconsistencias generadas; para verificar los datos que generan las marcas trae el formulario
pulsando el botn buscar que se encuentra al lado derecho del nmero del formulario, en la medida en que se
revisan y confrontan los datos.

Si se comprueba que estos son iguales a los contenidos en los documentos soporte no levanta la marca, pero si es
diferente entra al formulario cambia el dato y levanta la marca, ubicndose en el recuadro que se encuentra al lado
derecho de cada una de estas, hace click y el recuadro quedar en blanco.

Si el error detectado no esta contemplado, para solucin inmediata, se traslada al Coordinador de la Mesa de Ayuda
Local quien se encargar del asunto.

Si persiste el error o inconsistencia el coordinador local eleva la consulta a la Mesa de Ayuda Nacional para que se
resuelva en el menor tiempo posible, en este caso se explicar al cliente las razones por las cuales no se formaliza
la inscripcin, indicndole que tan pronto se tenga la solucin se le comunicar va telefnica el da y la hora en que
puede acercarse a finalizar el proceso.

Si como consecuencia del levantamiento de la marca realiza alguna modificacin de la informacin procede a
guardar, generando el formulario con la leyenda EN TRAMITE, lo muestra al interesado si esta de acuerdo lo cierra
pulsa el botn inferior derecho interior, genera el CERTIFICADO, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el
interesado, lo cierra y aparece una ventana denominada formalizacin en la cual se pregunta si el formulario ha sido
firmado y aceptado por el contribuyente mostrando en la parte inferior central dos botones el de la izquierda con SI y
el de la derecha con NO, para que la inscripcin quede formalizada es decir que ingreso el registro al sistema, se
debe pulsar siempre el botn de SI; nicamente se debe pulsar el botn de NO cuando el contribuyente se niega a
firmar el certificado la informacin no ingresa al sistema. En el evento que se pulse el botn NO por una
circunstancia diferente a la sealada, para poder formalizar la inscripcin se requiere la confirmacin del jefe de
Divisin o el funcionario que tenga el rol de formalizado en el nivel 2, quien una vez detecta los formularios que no
fueron formalizados por bloqueo del funcionario (por la opcin mis formularios) debe revisar fsicamente los soportes
correspondientes, para dar el si cuando efectivamente verifica que el certificado fue firmado por el cliente o mantener
el no para anular el nmero de formulario
Si el cliente no est de acuerdo con la informacin consignada en el formulario se surte nuevamente el proceso
sealado.

Cuando se est aplicando este procedimiento a las solicitudes que fueron recepcionadas por correo certificado, el
funcionario una vez revisadas las marcas que presenta el formulario respectivo, si alguna de estas no permite ser
levantadas por que requieren que el interesado aporte pruebas, el funcionario deber comunicarse con este
telefnicamente al nmero registrado en la casilla 44 del formulario, comentando la situacin e indicndole da y hora
para ser atendido.

2.3. Presentacin del formulario a travs de correo certificado.

Este procedimiento se utiliza con el objeto de facilitar la inscripcin y la formalizacin en el RUT a aquellos
contribuyentes, usuarios o clientes que soliciten a travs de Internet.

El pargrafo del artculo 5 de la resolucin 8502 de Septiembre 21 de 2004 expedida por la entidad prev la
presentacin del formulario a travs de remisin por correo certificado anexando fotocopia simple del documento de
identificacin del interesado o del representante legal.

Para este propsito, el cliente ingresa al portal Web de la DIAN y elige la opcin inscribir en el RUT, selecciona la
opcin inscripcin y procede a diligenciar los diferentes campos del formulario definidos para el efecto una vez
diligenciado, guardado y enviado el formulario a la DIAN y generado este, con la leyenda EN TRAMITE o en
TRMITE PARA ASISTIR, antes de cerrar , imprime un ejemplar, firma, anexa fotocopia del documento de
identificacin de la persona natural o del representante legal; lo ensobra y enva por correo certificado a la
Administracin de la DIAN de su jurisdiccin, para el trmite y formalizacin de la inscripcin en el nuevo RUT, la
DIAN a vuelta de correo remite el CERTIFICADO segn sea el caso ya que si se requiere que el interesado aporte
pruebas el funcionario deber comunicarse con este telefnicamente al nmero registrado en la casilla 44 del
formulario o por correo certificado comentando la situacin e indicndole da y hora para ser asistido.

3. Procedimiento para formalizar.

3.1. En forma presencial.

3.1.1. Formulario con la leyenda en trmite.

1. El cliente que va a formalizar sin inconsistencias con la leyenda EN TRAMITE, se acerca a la ventanilla
denominada fila preferencial donde el servidor de la contribucin, verifica los documentos necesarios para
determinar quien es la persona que adelanta el trmite.

2. Verificada la informacin se surte el proceso de formalizacin automtica; en el evento que por alguna
circunstancia no se pueda realizar de esta manera se efecta por el proceso de formalizacin asistida.

3.1.2. Formulario con la leyenda en trmite para asistir.

1. El cliente que va a formalizar con inconsistencias con la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR, se acerca a la
ventanilla denominada fila asistida con la primera hoja del documento impreso y con los documentos originales
para ser asistido.

2. El servidor de la Contribucin debe atender cordialmente al cliente de acuerdo al turno en que se encuentre y
pregunta si esta actuando a nombre propio, como apoderado o por interpuesta persona,

3. Si es por interpuesta persona, la firma del cliente en el formulario EN TRAMITE PARA ASISTIR debe venir
autenticada y/o registrada ante Notario Pblico o con autorizacin autenticada solicitando el trmite, el servidor de la
contribucin encargado de la formalizacin verificar que toda la informacin sea correcta a continuacin solicita el
nmero del formulario y los documentos requeridos, segn el anexo 3 de la presente Orden Administrativa

4. Cuando se trate de persona natural el servidor de la contribucin realiza la verificacin del documento de
identificacin valido, si es comerciante, verifica certificado de Cmara de Comercio vigente.
5. Realizadas las verificaciones del caso se surte el proceso de formalizacin asistido.

3.2. Por correo certificado.

Pueden llegar por este medio los formularios que contengan la leyenda EN TRAMITE o EN TRAMITE PARA
ASISTIR.

Recepcionadas y radicadas en las Divisiones de Documentacin o quien hagan sus veces y remitidas a las
Dependencias responsables de la gestin del RUT para efectuar la formalizacin, las clasifica segn se trate de la
leyenda y remite al rea de Recaudacin o quien haga sus veces.

3.2.1. Formalizacin de inscripcin.

3.2.1.1. En trmite para asistir.

Este procedimiento se utiliza para formalizar las inscripciones en el RUT realizadas a travs de Internet y recibidas
por correo certificado, cuando presentan inconsistencia y tienen la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR.

Realizado el reparto por el Jefe del rea, el funcionario facultado, para gestionar las solicitudes de inscripcin con la
leyenda mencionada, este proceder a tramitarlas llevando a cabo el procedimiento de formalizacin asistida
descrito en el punto 2.2 asistida.

3.2.1.2. En trmite.

1. Este procedimiento se utiliza para formalizar masivamente las inscripciones en el RUT realizadas a travs de
Internet y recibidas por correo certificado, cuando no presentan inconsistencia y tienen la leyenda EN TRAMITE.

2. El Jefe o Coordinador de la gestin del RUT, asigna manualmente o electrnicamente cuando se disponga del
servicio informtico de acuerdo con los perfiles de los funcionarios y a las cargas de trabajo existentes, para
adelantar el trmite de formalizacin.

3. El funcionario responsable con ROL FORMALIZACION CORREO CERTIFICADO, valida la identificacin

enviada con la contenida en el formulario recepcionado, si es consistente ingresa por formalizar y selecciona la
opcin asistida, captura, el nmero del formulario que se encuentra ubicado en el cdigo de barras ubicado en la
parte superior derecha del formulario con el lector ptico, despus ubica el cursor en el cuadro de contenido y lee la
nube de puntos ubicada en la parte superior izquierda la cual contiene la informacin de todo el formulario (puede
leerse la misma informacin en la nube de puntos de cualquiera de las hojas) el sistema valida la informacin
electrnica contra el documento impreso, genera el CERTIFICADO ; se sugiere en aras de no congestionar el
sistema y facilitar la atencin al pblico que esta labor se realice en horas de la noche.

4. Impresos los formularios certificados, se procede al ensobrado y clasificacin de los mismos para su posterior
entrega a la empresa de correo contratada para estos efectos.

5. Para el control de entrega a la empresa de correo, se genera una planilla electrnica con la informacin de cada
uno de los formularios impresos y entregados la cual debe contener el nmero del formulario, fecha de entrega,
nombre e identificacin del cliente y direcciones debidamente clasificadas por ciudades de destino.

6. Una vez la empresa de correo haga entrega de los formularios certificados a sus destinatarios, deber devolver
a La Divisin de Documentacin o la que haga sus veces de cada Administracin la planilla electrnica o manual,
haciendo constar la fecha de entrega o en su defecto devolver los formularios no entregados indicando la razn de
su no entrega, la cual debe quedar relacionada en la mencionada planilla.
7. Para ejercer un mayor control: cada administracin debe llevar una planilla en papel o electrnica que contenga
fecha de radicado, nmero de formulario, nombre o razn social del cliente, NIT, nombre y cargo del funcionario,
fecha de reparto, fecha de emisin del certificado y fecha de entrega por parte de, la empresa de correo con la
constancia del recibido por el interesado o devuelto por cualquier motivo.

8. Para los certificados devueltos, debe crearse un archivo denominado CERTIFICADOS DEVUELTOS POR
CORREO, con el fin de que el Jefe del rea de Recaudo o quien haga sus veces, comunique al telfono registrado
en cada uno de estos con el fin de confirmar la direccin, si lo ubica le informa que puede acercarse a retirar el
certificado, si no es posible desplaza un funcionario con el certificado para verificar que exista la direccin y
confirmar que all reside o esta domiciliado el interesado, si es as le entrega el documento aludido y levanta acta; si
no encuentra al cliente levanta acta y regresa el documento al Jefe de Recaudacin o quien haga sus veces.

9. Cuando nuevamente se presente el interesado en cualquier administracin o puntos de atencin y solicite

inscripcin e indique el nmero de identificacin que se encuentre en la circunstancia descrita anteriormente, debe
activarse una marca, con el propsito de detectar a aquel interesado que por alguna razn solicita el RUT por correo
pero aparentemente no desea ser ubicado por la DIAN, en este caso el funcionario tratara de establecer cul fue la
causa que origino la devolucin del correo inicial.

3.2.2. Formalizacin de actualizaciones.

1. Este procedimiento se utiliza para formalizar masivamente las solicitudes de actualizacin al RUT realizadas por
los clientes a travs de Internet y enviadas por correo certificado.

2. Estas solicitudes son recibidas y radicadas en las actuales Divisiones de Documentacin o en las Dependencias
nicas previstas por la DIAN y entregadas a las Dependencias responsables de la gestin del RUT para que
adelanten su proceso de actualizacin y formalizacin.

3. El Jefe o Coordinador de la gestin del RUT una vez recepcionadas las solicitudes, asigna los casos
electrnicamente cuando se disponga del servicio informtico, de acuerdo a los perfiles de los funcionarios y a las
cargas de trabajo existentes, para adelantar el trmite de revisin de la solicitud y documentos soporte para proceder
a la formalizacin de la actualizacin de los datos excepto el NIT y las solicitudes especiales.

4. El funcionario responsable de la formalizacin, identifica y relaciona el nmero del formulario y una vez abierto
el contenido del mismo procede a validar la informacin del formulario recibido fsicamente, el cual debe tener la
leyenda solicitud, y una vez efectuadas las mismas sin ningn inconveniente procede a formalizar electrnicamente
el documento sin imprimirlo.

5. Para efectos de control fsico a esta solicitud se le coloca sello con la leyenda tramitado y se firma por el
funcionario que realiz el trmite y al final del da o con la frecuencia que se requiera se enva al archivo de
Documentacin para su almacenamiento, control y conservacin.

6. Para el control de entrega a la empresa de correo, se debe generar una planilla en papel y electrnica con la
informacin de cada uno de los formularios impresos y entregados la cual debe contener el nmero del formulario,
fecha de entrega, nombre e identificacin del cliente y direcciones debidamente clasificadas por ciudades de destino.

7. Una vez la empresa de correo haga entrega de los formularios certificados a sus destinatarios, deber devolver
a La Divisin de Documentacin o la que haga sus veces la planilla electrnica o manual, haciendo constar la fecha
de entrega o en su defecto devolver los formularios no entregados indicando la razn de su no entrega, la cual debe
quedar relacionada en la mencionada planilla.

8. Para los formularios no entregados de acuerdo a la razones expuestas se verificarn las causales y si de ellas
se desprende que la direccin es correcta, se contactar al interesado para que reclame copia del certificado en la
jurisdiccin de la administracin de su domicilio; si la informacin suministrada es incorrecta o no existe se proceder
a dejar marca en el sistema de este hecho para efecto de controles posteriores.

3.2.3. Formalizacin solicitudes especiales.

Este procedimiento se utiliza para la formalizacin de las solicitudes especiales y de las decisiones de las mismas,
relacionadas con el cambio del rgimen comn al simplificado del IVA; cese de actividades en el impuesto sobre las
ventas; cancelacin de la inscripcin en el registro y cese de responsabilidades diferentes de ventas.

3.2.3.1. Formalizacin de la solicitud

1. Estas solicitudes son recibidas y radicadas en la ventanilla de asistencia por el funcionario

facultado, una vez hecha la validacin del formulario recepcionado contra el documento de identificacin ingresa a
la opcin formalizacin asistida, digita el nmero de formulario y pulsa el botn generar PDF formulario, el sistema
lo trae con el cambio y el funcionario muestra la pantalla al cliente para que este manifieste si esta de acuerdo o no
con la informacin que se encuentra en el formulario.

2. Si no esta de acuerdo con la informacin por que se equivoc de concepto o de cambio de estado de la
empresa o persona cuando est solicitando la cancelacin del registro; el funcionario debe realizar nuevamente el
proceso de solicitud especial y capturar la informacin que solicita el cliente y formaliza la solicitud.

3. Si por el contrario est de acuerdo, imprime dos (2) copias del formulario con la leyenda SOLICITUD y firman
el cliente y el funcionario, se entrega una de estas al cliente y la otra reposa en la entidad.

4. El Jefe o Coordinador de la gestin del RUT una vez recepcionadas las solicitudes, le da traslado a las
dependencias competentes de las verificaciones (Liquidacin, jurdica cobranzas y Fiscalizacin, Pymes o quien
haga sus veces dependiendo de quien tenga la competencia) quienes, conforme el marco regulatorio, efectan las
verificaciones documentales o fsicas y autorizan o niegan la solicitud mediante la expedicin del correspondiente
acto administrativo.

5. Una vez recibidas las comunicaciones de las dependencias responsables de la verificaciones por parte del Jefe
o Coordinador de la gestin del RUT este asigna los casos manualmente o electrnicamente cuando se disponga del
servicio informtico, de acuerdo a los perfiles de los funcionarios y a las cargas de trabajo existentes, para adelantar
el proceso de formalizacin de la decisin de las solicitudes especiales.

3.2.3.2. Formalizacin de la decisin a la solicitud

El funcionario facultado, utilizando el servicio de formalizacin selecciona la pestaa solicitudes especiales, aparece
una ventana que requiere: nmero del formulario, nmero del acto, fecha, recuadro para aceptar o rechazar y motivo
donde se digita un breve resumen de la decisin, efecta la modificacin descrita y formaliza teniendo como
respaldo la actuacin administrativa cuando sea del caso.

Se diligencia cuando se trate de solicitud especial de cambio de rgimen comn a simplificado y cese de actividades
en ventas.

1. Cambio de rgimen comn a simplificado

Si la solicitud es de cambio de rgimen comn a simplificado, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y
marca SI y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro contina en el
mismo estado. Para esta solicitud es necesario que medie acto administrativo (acta de comit).

2. Cese de actividades en ventas.

Si la solicitud es de cese de actividades en ventas, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y marca
SI y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro contina en el mismo
estado. Para esta solicitud es necesario que medie acto administrativo (acta de comit).

3. Cancelacin del Registro

Si la solicitud es de cambio de rgimen comn a simplificado, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y
marca SI y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro contina en el
mismo estado. Para esta solicitud no necesario que medie acto administrativo. El NIT quedar inhabilitado y no
podr ser asignado en adelante a ninguna persona natural o jurdica segn sea el caso.

4. Cese de responsabilidades diferentes de ventas

El funcionario pulsa el botn buscar y el sistema le trae el formulario, hace el ajuste suprimiendo (limpiar campo) la
responsabilidad en el campo 53 , enva, se genera el formulario EN TRAMITE --- "SOLICITUD", cierra la ventana y
pulsa el botn generar PDF formulario y el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y marca SI,
quedando registrada la novedad en el sistema, para esta solicitud no es necesario que medie acto administrativo
alguno.

Para todos los efectos la fecha que el sistema asumir como cambio, cese o cancelacin que el cliente desea
informar, ser el registrado en el campo 61 Fecha, el da en que se efecta la formalizacin del CERTIFICADO.

Si la solicitud especial se acepta se imprime dos (2) copias del formulario con la leyenda CERTIFICADO que
contiene el ajuste y las firman el cliente y el funcionario, se entrega una de estas al cliente y la otra reposa en la
entidad.

Al final del da o con la frecuencia que se requiera se enva al archivo de Documentacin anexando la actuacin
administrativa que autoriz el trmite o neg la solicitud para su almacenamiento, control y conservacin.

4. Dificultades que se pueden presentar al formalizar.

Si no pudo hacer lectura ptica de la nube de puntos, el servidor de la contribucin solicita al cliente el nmero del
formulario, consulta el sistema y verifica que corresponda al cliente que formaliza; si no corresponde, lo remite para
asistencia.

Si el cliente se presenta a formalizar sin el formulario o su nmero de NIT para identificar el nmero de formulario, se
le pregunta el nmero del mismo, si no sabe se remite para asistencia, si lo informa, el funcionario contina con el
trmite.
Si culminado el proceso de inscripcin el cliente se niega a firmar el CERTIFICADO de inscripcin en el RUT, el
servidor de la contribucin lo remitir a la Mesa de Ayuda Local con el fin de que le aclare las dudas

XIII MARCAS.

Es el medio por el cual el funcionario facultado valida, analiza y resuelve una vez aplicando los procedimientos a
cada una de ellas, las cuales se describen a continuacin; la situacin particular del cliente cuando el formulario
contenga la leyenda EN TRAMITE PARA ASISTIR, bien sea que el diligenciamiento se realice por Internet o en las
administraciones o puntos habilitados por la DIAN.

Ver ANEXO No.1 MARCAS.

XIV PROCESO DE ACTUALIZACIN.

Permite modificar o adicionar datos informados en la inscripcin, a excepcin del NIT y de los que requieren
verificacin previa a su aceptacin (solicitudes especiales).

1. Generalidades.

1. Se puede modificar o adicionar datos de identificacin, ubicacin y clasificacin ya contenidos en el nuevo

Registro nico tributario, lo cual presupone que con antelacin se han realizado los trmites de inscripcin y
formalizacin del registro.

2. Ser modificable toda la informacin inicial contenida en el registro a excepcin del NIT, por solicitud del
interesado, o de oficio, conforme a las facultades sealadas por el artculo 562-1 del Estatuto Tributario, o por
programas de actualizacin.

3. Las personas naturales residentes en el exterior podrn actualizar la informacin contenida en el Registro nico
Tributario por Internet y se surte el procedimiento previsto para los clientes externos residentes en el exterior previsto
en inscripcin.

4. Este proceso tiene como objetivo mantener en forma permanente el registro, con una informacin caracterizada
por su alto nivel de confiabilidad.

5. Una vez el cliente ha surtido el proceso de inscripcin, podr actualizar los datos de la informacin contenida en
el Registro nico Tributario; por INTERNET solo podr hacerlo para las modificaciones o adiciones de los campos
de la primera hoja del formulario; las dems modificaciones o adiciones debe hacerlas en los puntos de atencin
habilitados por la DIAN

2. Procedimiento.

2.1. Solicitud por Internet.

1. El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte izquierda la opcin Registro nico Tributario
mostrar varias opciones, de las cuales selecciona actualizacin, el sistema trae el formulario y el cliente inicia el
diligenciamiento, en el campo concepto aparece automticamente el cdigo 02, digita el NIT en el campo No. 5,
efecta la modificacin de cualquiera de los campos de la primera hoja, con excepcin del NIT y de las
responsabilidades que deben tramitarse como solicitud especial.

2. Una vez diligenciada la informacin para actualizar por Internet, el obligado proceder a imprimir el formulario.
Lo enva por correo certificado anexando fotocopia del documento de identificacin, o presentada personalmente
ante la Administracin o puntos de atencin habilitados.

3. Recepcionada la solicitud en la entidad por cualquiera de los medios descritos, el funcionario designado ingresa
a la herramienta por la opcin formalizar digita el NIT o nmero del formulario del solicitante, pulsa el botn buscar
ubicado al lado derecho del campo de nmero de formulario, el sistema lo trae con toda la informacin incluido el
cambio y el funcionario verifica que la informacin all contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso,
si sta es consistente, pulse el botn Enviar para generar el formulario con leyenda CERTIFICADO, imprime,
cierra el formulario, el sistema muestra a la pantalla de formalizar, marca la opcin firmado y pulsa el botn
formalizar, ubicado en el extremo inferior derecho; la impresin se guarda en un archivo fsico de certificados de
actualizacin y por cita previa asignada a travs del Call Center, se informa al interesado que puede acercarse a
reclamarlo o se lo remite por correo a la direccin informada en el registro.

2.2. Solicitud asistida.

1. El funcionario ingresa digitando su clave de acceso y el sistema le mostrar las opciones (Inscripcin,
actualizacin, solicitudes especiales, formalizacin y consulta); elige la opcin que corresponda, el sistema trae el
formulario y el funcionario diligencia en el campo concepto y el resto de la informacin acorde a la entrevista con el
cliente.

2. Se imprime este formulario y se da a conocer al cliente para revisin, si no esta de acuerdo solicita una nueva
modificacin, la graba, si esta de acuerdo imprime el formulario con la leyenda CERTIFICADO en la primera hoja y
legitimaza a travs de las firmas el CERTIFICADO. El servidor de la contribucin archiva la certificacin de
actualizacin.

2.3. Solicitud correo certificado.

1. Este procedimiento se utiliza con el objeto de facilitar la actualizacin en el RUT de aquellos contribuyentes,
usuarios o clientes que soliciten la actualizacin a travs de Internet y para este efecto slo pueden actualizar los
datos de la primera hoja a excepcin del NIT y las solicitudes especiales; la informacin restante de requerir su
actualizacin slo debe hacerse presencialmente en las dependencias de las Administraciones de la DIAN, o puntos
de atencin habilitados por sta.

2. El artculo 7 de la Resolucin 8502 de Septiembre 21 de 2004 expedida por la DIAN prev la presentacin de
la solicitud de actualizacin a travs de remisin por correo certificado anexando fotocopia simple del documento de
identificacin del interesado o del representante legal y dems documentos soporte.

3. Para este propsito, el cliente ingresa al portal Web de la DIAN y elige la opcin actualizacin RUT, una vez
diligenciadas las casillas a adicionar o modificar; procede a guardar y enviar el contenido de la solicitud a la DIAN;
antes de cerrar este servicio imprime un ejemplar del contenido de la actualizacin, CON LA LEYENDA EN
TRAMITE o EN TRAMITE PARA ASISTIR.

4. Si la leyenda fue EN TRAMITE o EN TRMITE PARA ASISTIR una vez impreso el formulario, en una
impresora con las caractersticas mnimas definidas lo firma; anexa fotocopia simple del documento de identificacin
y anexa los documentos soporte; lo ensobra y enva por correo certificado a la Administracin de la DIAN de su
jurisdiccin, para el trmite y formalizacin de su solicitud de actualizacin en el nuevo RUT, segn sea el caso ya
que si se requiere que el interesado aporte pruebas el funcionario deber comunicarse con este telefnicamente al
nmero registrado en la casilla 44 del formulario comentando la situacin e indicndole da y hora para ser asistido.

3. Otras actualizaciones.

3.1. Identificacin.

Este tipo de actualizacin procede en los siguientes casos:

- Cambio de Nombre, persona jurdica o natural.

- Cambio de documento de identidad.

- Anotacin del registro de fallecimiento de la persona natural.

- Cambio de sigla de una sociedad por constitucin de un nuevo tipo societario.

3.2. Cambio de domicilio.

1. Corresponde al cambio de direccin de los inscritos, quienes estn obligados a informarlo previamente a la
ocurrencia del hecho.
2. Para el caso de las personas jurdicas, los cambios en la direccin de la sede principal de una sociedad dentro
del mismo municipio, se asumirn como actualizacin de direccin y no tiene efecto diferente al de establecer una
nueva direccin para las notificaciones, igual procedimiento se aplica para el caso de personas naturales
comerciantes o no.

3. Sin embargo, los cambios en la direccin de la sede social que impliquen traslado de un municipio a otro,
constituyen cambio del domicilio social que se realiza mediante escritura pblica de reforma y puede generar
cambios en la jurisdiccin de la Cmara de Comercio y/o de la Administracin de la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales competente, caso en el cual se deben realizar las respectivas cancelaciones en el registro
mercantil del municipio de origen y las nuevas inscripciones en la Cmara de Comercio del municipio de la nueva
sede.

4. Respecto de la Administracin de Impuestos Nacionales, Aduanas Nacionales o Impuestos y Aduanas

Nacionales, el cambio de domicilio de la sociedad de un municipio a otro, no implica variaciones en el Nmero de
Identificacin Tributaria (NIT), pero tiene incidencia en la Jurisdiccin de la Administracin ante la cual el cliente debe
cumplir con sus obligaciones formales, lo cual debe ser informado a la Administracin a la cual perteneca el cliente
externo para el ajuste de la cuenta corriente.

5. Cuando se presente el cambio de domicilio, el servidor de la contribucin que tenga conocimiento del hecho,
diligenciar la planilla de control a que hace referencia el Memorando No-745 de 2004.

6. Una vez el sistema detecte que el contribuyente al diligenciar el formulario est cambiando de jurisdiccin
(administracin), deber aparecer como marca cambio de Administracin, es decir que en todos los eventos en que
se presente esta situacin el formulario saldr con la marca EN TRAMITE PARA ASISTIR, el funcionario ingresa
por la opcin formalizacin asistida, ingresa el nmero del formulario y pulsa el botn CONSULTA donde debe
aparecer la marca mencionada, debe en primer trmino indagar al interesado si realmente est solicitando el cambio
de administracin, o si por el contrario obedece a una equivocacin, hace el ajuste y genera el CERTIFICADO. Si
efectivamente desea cambiar de Administracin, levanta la marca chequeando la casilla de verificacin e
inmediatamente, comunica al rea de cobranzas la solicitud de cambio de administracin, para que traslade los
expedientes de los procesos de cobro a la nueva administracin y se aplique el procedimiento descrito en el
Memorando No. 745 de fecha septiembre 28 de 2004.

3.3. Cambio de actividad.

1. Todos los inscritos estn obligados a informar la actividad econmica a la que se dedican, la cual puede ser
nica o mltiple, en el caso de la existencia de varias actividades debe relacionarlas de acuerdo a los ingresos que
le genere, registrando en primer lugar como actividad principal aquella de la que obtenga mayor ingreso; en caso de
modificacin de esa situacin debe informarlo a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales a travs de la
actualizacin del Registro nico Tributario.

2. La modificacin de las actividades de una persona natural de una actividad no mercantil a una mercantil, as
como la inscripcin de una nueva actividad que sea mercantil, exige la inscripcin en Cmara de Comercio.

3. La modificacin de las actividades de una persona jurdica debe encontrarse descrita dentro de su objeto social,
de lo contrario implica una reforma a los estatutos de la sociedad.

3.3.1. Actualizacin actividades econmicas.

El procedimiento de actualizacin tiene las siguientes caractersticas:

1. Las actividades econmicas se clasifican en tres (3) grupos: 1) Actividad econmica principal, 2) Actividad
econmica secundaria y 3) Otras actividades econmicas.
2. El cierre de la vigencia de una actividad econmica solamente se realiza sobre aquella del mismo grupo. Es
decir:

a. Actividad econmica principal reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, cierra nicamente
la vigencia de la actividad econmica principal registrada en el RUT;
b. Actividad econmica secundaria reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, cierra
nicamente la vigencia de la actividad econmica secundaria registrada en el RUT;

c. Otra actividad econmica reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, cierra nicamente la
vigencia de otra actividad econmica registrada en el RUT.

3. La fecha de inicio de la actividad econmica en el formulario de actualizacin del RUT, puede ser posterior a la
fecha de inscripcin o diligenciamiento del formulario.

Las condiciones que se describen a continuacin, aplican sobre actividades econmicas del mismo grupo.

1. Actividades econmicas que existen en el registro RUT (reportadas previamente por inscripcin o en el histrico
proveniente del SIAT) y que no se reportan en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, se les cierra la
vigencia. Es decir, las omisiones de actividades econmicas en los formularios de inscripcin/actualizacin del RUT,
cierran las vigencias de las actividades econmicas registradas en el RUT.

2. El cambio de actividad econmica reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, cierra la

vigencia de la actividad econmica registrada en el RUT (reportadas previamente por inscripcin o en el histrico
proveniente del SIAT).

3. La fecha de cierre de vigencia de una actividad econmica registrada en el RUT (reportadas previamente por
inscripcin o en el histrico proveniente del SIAT), corresponde, al da calendario inmediatamente anterior a la fecha
de inicio de la actividad econmica que se reporta en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT. Por ejemplo:

a. Tratamiento normal de los das: Si en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT se reporta como fecha
de inicio de vigencia de la actividad econmica: 25-May-2004, la fecha de cierre de vigencia es 24-May-2004.

b. Fechas de fin de mes: Si en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT se reporta como fecha de inicio
de vigencia de la actividad econmica: 01-Nov-2004, la fecha de cierre de vigencia es 31-Oct-2004. Se manejan las
fechas de aos bisiestos: Inicio de vigencia 01-Mar-2004, cierre de vigencia el 29-Feb-2004.
c. Fechas para fin de ao: Si en el formulario de actualizacin del RUT se reporta como fecha de inicio de vigencia
de la actividad econmica: 01-Ene-2004, la fecha de cierre de vigencia es 31-Dic-2003.

4. Si la actividad econmica reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, corresponde a la

actividad econmica vigente registrada en el registro RUT, y sta ltima procede de migracin, la fecha de inicio de
vigencia corresponde a la fecha del formulario; esto permite mantener la informacin migrada intacta, evitando
afectar los procesos actuales que se adelantan en el sistema SIAT. Por ejemplo:

Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.

Fecha inicio actividad formulario: 21-Abr-2003.

 Registro RUT antes Registro RUT despus
Actividad Fecha inicio Fecha fin Fecha inicio Fecha fin
Econmica
Existente 21-Abr-2003 31-Dic-9999 21-Abr-2003 15-Nov-2004

Nueva 16-Nov-2004 31-Dic-9999

5. Si la actividad econmica reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, no corresponde a la

actividad econmica vigente registrada en el registro RUT, y sta ltima procede de migracin, la vigencia existente
se debe cerrar a la fecha de diligenciamiento del formulario y, crear la nueva vigencia con la fecha informada; esto
permite mantener la informacin migrada intacta, evitando afectar los procesos actuales que se adelantan en el
sistema SIAT. Por ejemplo:

Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.

Fecha inicio actividad formulario: 15-Ago-2003.

Registro RUT antes Registro RUT despus

Actividad Fecha inicio Fecha fin Fecha inicio Fecha fin
Econmica
Existente 21-Abr-2002 31-Dic-9999 21-Abr-2002 15-Nov-2004

Nueva 15-Nov-2003 31-Dic-9999

6. Si la actividad econmica reportada en el formulario de inscripcin/actualizacin del RUT, corresponde a la

actividad econmica vigente registrada en el registro RUT, y sta ltima no procede de migracin (es decir, fue
creada por inscripcin o modificada por actualizacin), se adiciona una nueva vigencia para mantener el histrico.
Ejemplo:

Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.

Fecha inicio actividad formulario: 25-Abr-2003.

Registro RUT antes Registro RUT despus

Actividad Fecha inicio Fecha fin Fecha inicio Fecha fin
Econmica
Existente 21-Abr-2003 31-Dic-9999 21-Abr-2003 15-Nov-2003

Nueva 25-Nov-2003 31-Dic-9999

7. Si la fecha de inicio de vigencia de la actividad econmica que se reporta en el formulario de actualizacin del
RUT, es anterior a la fecha de la actividad econmica registrada en el RUT, la vigencia existente se debe cerrar a la
fecha de diligenciamiento del formulario y, crear la nueva vigencia con la fecha informada. Por ejemplo:

Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.

 Fecha inicio actividad formulario: 01-Dic-2003.

Registro RUT antes Registro RUT despus

Actividad Fecha inicio Fecha fin Fecha inicio Fecha fin
Econmica
Existente 21-Abr-2003 31-Dic-9999 21-Abr-2003 16-Nov-2004

Nueva 01-Dic-2003 31-Dic-9999

3.4. Cambio de rgimen simplificado al comn en forma voluntaria.

1. Las personas naturales que no cumplan con alguno de los requisitos establecidos en el artculo 499 del Estatuto
Tributario para pertenecer a este rgimen, estn en la obligacin de realizar actualizacin de su registro en el
periodo inmediatamente siguiente al de la ocurrencia del hecho.

2. En el caso de celebracin de contratos que superen el tope establecido en el pargrafo 1 del artculo 499 del
Estatuto Tributario, la actualizacin del registro ser anterior a la suscripcin del contrato.

3. Para el presente tipo de actualizacin bastar la presentacin del interesado con el documento de identidad
original y su manifestacin en el formulario del RUT.

3.5. Cambio de rgimen simplificado al comn por investigacin.

Una vez proferido y ejecutoriado el acto administrativo que ordena la reclasificacin al rgimen comn, el rea
competente debe comunicar a la Divisin de Recaudacin o quien haga sus veces, para que efecte la
actualizacin de oficio.

3.6. Solicitudes de cancelacin en trmite antes del nuevo RUT.

Son aquellas solicitudes de cancelacin que ya se encuentran en el MUISCA estado migrado (74 en transicin por
solicitud de cancelacin RUT antiguo), tanto personas naturales como personas jurdicas y sus asimiladas.

- Persona natural

La Administracin de oficio debe reinscribir y hacer la solicitud especial de cese de actividades en ventas y
formalizar; acto seguido selecciona la solicitud especial de cese de responsabilidades diferente de ventas y
formalizar, el funcionario con rol de formalizador nivel 2, previamente revisa si ya existe pronunciamiento del rea de
Fiscalizacin y la solicitud fue aceptada y corresponde a una persona natural; adicionalmente debe comunicarse
mediante oficio que de acuerdo con el artculo 11 del Decreto 2788 de 2004 no se puede cancelar el NIT que hace
parte del nuevo registro, pero si las responsabilidades que existan en cuyo caso la fecha de cese de estas ser la
que aparezca al momento de formalizar en la casilla 61, se anexa copia del CERTIFICADO, donde queda
registrado el cese de todas las responsabilidades.

- Persona Jurdica

Debe reinscribirse y hacer de oficio la solicitud especial de cancelacin del registro y formaliza, de conformidad con
lo dispuesto en el acto administrativo que as lo declare, se informar telefnicamente por el jefe del rea o quien se
designe al cliente para que se acerque a reclamar el formulario con la leyenda CANCELADO.
En ambos eventos se debe anexar a la copia del certificado que queda en la entidad, la correspondiente solicitud y
copia del acto proferido por el rea que se pronuncio al respecto.

3.7. Cambio de rgimen comn al simplificado antes de entrar el nuevo RUT.

El procedimiento de cambio de rgimen comn al simplificado a quienes se les acept la solicitud antes de entrar en
vigencia el nuevo RUT. La Administracin debe hacer de oficio tanto la reinscripcin de no haberlo hecho, as como
la solicitud especial de cambio de rgimen y formalizar, el funcionario con rol de formalizador nivel 2 surtir el
proceso, en cuyo caso la fecha de cambio de rgimen ser la que aparezca al momento de formalizar la casilla 61.
Se informar al cliente telefnicamente por el jefe del rea o quien se designe para que se acerque a reclamar el
CERTIFICADO donde aparece registrado el cambio de rgimen, que ser la fecha desde la cual deja de presentar
la declaracin bimestral de ventas.

Se debe anexar a la copia del certificado que reposa en la entidad, la correspondiente solicitud y copia del acto
proferido por el rea que se pronuncio al respecto.

3.8. Procedimiento para anulacin NIT a travs de Cmara de Comercio.

Esta situacin se presenta cuando el cliente que se inscribe en cmara de comercio no espera los dos (2) das que
tiene dicha entidad para gestionar el trmite de asignacin del NIT ante la DIAN y se dirige a sta a solicitar otro NIT,
en todos los casos el funcionario antes de proceder a la inscripcin debe revisar en el certificado de cmara de
comercio, si ya fue asignado NIT, caso en el cual lo debe inscribir con ste, sino, debe abstenerse de asignar uno
nuevo; una vez le sea asignado el NIT por cmara de comercio, se inscribir en la DIAN o puntos habilitados por
sta.

En el evento descrito cuando se hayan asignado dos NITs, uno gestionado por la Cmara de Comercio y otro por la
DIAN, se mantendr el asignado por la Cmara de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artculo
555-1 del E.T.

Para lo cual se levantar acta firmada tanto por el Administrador de Impuestos como por el Jefe de Divisin de
Recaudacin en la cual se motivar esta decisin, que debe ser comunicada al interesado y remitida una copia a la
Mesa de Ayuda Central quien gestionar lo pertinente para realizar el procedimiento de anulacin del NIT expedido
por la DIAN.

La anulacin proceder sin perjuicio de las consecuencias administrativas del caso.

3.9. Asignacin NIT cambio de documento de identificacin y no es NUIP.

Procedimiento para asignacin de NIT para aquellas personas que en vigencia del nuevo RUT cambian de
documento de identificacin y no es NUIP. Cuando el cliente haya tramitado el NIT con tarjeta de identidad y deba
cambiar el documento de identificacin por cumplir mayora de edad y el nmero no sea NUIP; se conserva el mismo
nmero de NIT y se cambia el tipo de documento y el nmero de documento de identificacin.

3.10. Asignacin NIT extranjeros que cambian documento de identificacin.

Procedimiento para asignacin de NIT para personas naturales extranjeras que en vigencia del nuevo RUT cambian
de documento de identificacin de pasaporte a cdula de extranjera. Cuando el cliente haya tramitado el NIT con
tarjeta de extranjera o pasaporte y deba cambiar el documento de identificacin por cualquier circunstancia de orden
judicial o legal; se conserva el mismo nmero de NIT y se cambia el tipo de documento y el nmero de documento
de identificacin.
4. Solicitudes especiales.

Trmite que efecta la persona inscrita en el Registro nico Tributario para obtener el cambio de rgimen de comn
a simplificado, informar el cese de actividades en el impuesto sobre las ventas, cancelar la inscripcin y solicitar el
cese de responsabilidades diferentes de ventas, previa verificacin de la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

4.1. Cambio de rgimen Comn a Simplificado impuesto sobre las ventas

Permite a una persona natural ya inscrita, cambiar de rgimen de ventas de comn al simplificado, cumpliendo las
condiciones para pertenecer a este rgimen.

El procedimiento para la verificacin de cambio de rgimen comn al simplificado ser el previsto Orden Marco de
Fiscalizacin Tributaria.

4.2. Cese de actividades del impuesto sobre las ventas.

Permite suspender la responsabilidad de este impuesto, previa las verificaciones a que haya lugar.

4.3. Cancelacin de la inscripcin en el registro nico tributario.

Persona natural, permite cancelar el registro por sucesin liquidada, cuando no tiene obligaciones con la DIAN.

Persona jurdica y asimilada permite cancelar el registro por liquidacin, fusin, absorcin y escisin de la sociedad,
cuando no tiene obligaciones con la DIAN.

4.4. Cese de responsabilidades diferentes al Impuesto sobre las Ventas.

Permite a una persona natural o jurdica ya inscrita, informar el cese de responsabilidades diferentes a las del
impuesto sobre las ventas.

4.5. Trmite de solicitudes Especiales.

4.5.1. Asistida.

El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte izquierda la opcin Nuevo Registro nico Tributario,
le muestra varias opciones selecciona solicitudes especiales; el sistema trae el formulario y el cliente inicia el
diligenciamiento, se ubica en el campo concepto da doble click y despliega la tabla, selecciona la opcin
correspondiente al tipo de solicitud especial requerida, los dems campos de la primera hoja aparecen en blanco,
excepto cuando se trate de la solicitud de cese de responsabilidades diferente de ventas (opcin 06), en cuyo caso
si se habilita el campo 53 y puede seleccionar el o los tems requeridos; en todo caso el cliente debe digitar
obligatoriamente el NIT en el campo 5 y la informacin de identificacin.

Pulsa el botn ubicado en la parte inferior derecha Enviar, el sistema le genera el formulario con la leyenda
SOLICITUD, puede guardar e imprimir, en una impresora con las caractersticas mnimas definidas lo firma, anexa
fotocopia simple del documento de identificacin y anexa los documentos soporte si es del caso; desplazndose a la
DIAN o puntos habilitados para formalizar la solicitud.

5. Verificacin cese de actividades del impuesto sobre las ventas.

1. Una vez recibida la solicitud de cese de actividades sujetas al Impuesto sobre las Ventas sta ser remitida al
rea competente para su estudio.

2. El servidor de la contribucin encargado efectuar el reparto de las solicitudes entre los servidores encargados
de la realizacin de su estudio.
3. El servidor de la contribucin encargado realizar el anlisis de la solicitud verificando que el contribuyente haya
presentado declaracin de ventas en los ltimos seis periodos si estuviere obligado a ello, la inscripcin y/o la
cancelacin del establecimiento de comercio y la comunicacin de los procesos pendientes en las diferentes reas
respecto del Impuesto sobre las Ventas.

4. Si con motivo de la verificacin o anlisis realizado, se concluye que no procede la solicitud de Cese de
Actividades, debe dictarse Resolucin negando la solicitud, debidamente motivada, la cual ser suscrita por el
Administrador o el servidor a quien ste designe.

5. Si como resultado de la verificacin se establece la procedencia de la solicitud, debe proferirse Resolucin en

tal sentido debidamente motivada, la cual ser suscrita por el Administrador o el servidor de la contribucin a quien
ste designe.

6. Una vez ejecutoriada la resolucin que decide la solicitud se informar al encargado del RUTpara que haga
las modificaciones del caso.

7. En caso que la solicitud se haya decidido favorablemente, el funcionario designado ingresa a la herramienta por
la opcin formalizar, digita el NIT o nmero del formulario del solicitante, pulsa el botn buscar ubicado al lado
derecho del campo de nmero de formulario, el sistema lo trae con toda la informacin incluido el cambio y el
funcionario verifica que la informacin all contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso, si sta es
consistente, pulsa el botn Enviar para generar el formulario con leyenda CERTIFICADO, imprime, cierra el
formulario, el sistema muestra la pantalla de formalizar, marca la opcin firmado y pulsa el botn formalizar, ubicado
en el extremo inferior derecho; la impresin se guarda en un archivo fsico de certificados de actualizacin; firma el
documento y si el interesado esta presente le hace entrega del CERTIFICADO, de lo contrario por cita previa
asignada se informa al interesado que puede acercarse a reclamarlo o se lo remite por correo a la direccin
informada en el registro.

6. Reclasificacin del rgimen comn al rgimen simplificado.

Reclasificacin del rgimen comn al rgimen simplificado para responsables reclasificados de oficio en forma
masiva por la DIAN. Los contribuyentes reclasificados en el rgimen comn por programas masivos durante los aos
1999 y 2000, se podrn inscribir en el Registro nico Tributario como responsables del impuesto sobre las ventas
del rgimen simplificado, siempre y cuando cumplan los requisitos y topes vigentes a la fecha de la solicitud de
inscripcin.

Para los responsables reclasificados que vienen cumpliendo con las obligaciones propias del rgimen comn solo
podrn efectuar el cambio a travs del procedimiento establecido en el artculo. 505 del Estatuto Tributario y la
Orden Marco de Fiscalizacin Tributaria No. 01 de agosto 2 de 1999, actualizada el 23 de Junio de 2004.

7. Actualizaciones de oficio por actos administrativos que afectan el RUT.

1. Las dependencias competentes que profieran Actos Administrativos que impliquen variacin a la informacin
incluida en el Registro nico Tributario, deben informar sus Actos debidamente ejecutoriados, dejando constancia de
tal hecho, al rea de Recaudacin o quien haga sus veces para que se incluya toda la informacin que lo actualice;
previa notificacin al interesado.

2. Cuando un contribuyente declare una direccin procesal, el funcionario que conozca debe reportarla a la
dependencia competente, para ser incluida en el mdulo especial que para tal efecto existe en el registro, de la
misma manera en el caso de establecerse una nueva direccin acorde a lo preceptuado en el artculo 563 del
Estatuto Tributario debe comunicarse tambin ya sea por verificacin directa o por informacin oficial, comercial o
bancaria.
3. De manera especial la Subdireccin de Comercio Exterior deber asignar un funcionario y solicitar los roles
respectivos de captura y modificacin al administrador del sistema, los cuales debern ser incluidos al momento de
la ejecutora de los actos administrativos que modifiquen la situacin legal de los usuarios aduaneros.
4. Tratndose de usuarios aduaneros que requieran de autorizacin, habilitacin, reconocimiento, inscripcin o
renovacin para ejercer sus actividades como tal por parte de la Subdireccin de Comercio Exterior, una vez
ejecutoriado el acto administrativo correspondiente, sta dependencia deber actualizar la informacin del Registro
nico Tributario a travs del Sistema Informtico.

5. Ejecutoriado el acto administrativo que cancele o suspenda la autorizacin para ejercer las actividades como
usuario aduanero, la dependencia que expida el acto administrativo deber informar del hecho a la Subdireccin de
Comercio Exterior, para que se actualice la informacin del Registro nico Tributario a travs del Sistema
Informtico.

8. Actualizaciones de oficio por cruces de informacin.

Este tipo de actualizacin depende de los convenios que la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
establezca con diferentes entidades oficiales o privadas a cargo de la informacin que pueda actualizar las bases del
registro.

Habr lugar a actualizacin previa verificacin de la confiabilidad y consistencia de la informacin obtenida a travs
de este tipo de cruces. Para el efecto, la dependencia competente una vez establezca la informacin a modificar,
notificar al inscrito para que se pronuncie sobre el hecho.

Proceder la cancelacin del registro en los eventos contemplados en el artculo 11 del Decreto 2788 de 2004.

9. Requisitos para la cancelacin de la inscripcin.

En general el trmite para la cancelacin del Registro nico Tributario debe realizarse de manera personal por
quien tenga el deber formal ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales acorde a lo establecido en los
artculos 19 de la ley 863 de 2003 y 572 del Estatuto Tributario con presentacin en original del documento de
identidad

Cuando el trmite se efecte a travs de apoderado general o especial se requiere poder debidamente otorgado,
con presentacin personal; y su documento de identificacin.

Si el trmite se hace a travs de terceros se requiere solicitud con autenticacin de la firma de quien est obligado
legalmente a la cancelacin, la presentacin del documento de identidad del autorizado, la copia del documento de
identidad del obligado y el certificado de existencia y representacin segn el caso.

Todas las cancelaciones estn sujetas al procedimiento de verificacin de procesos en curso de determinacin,
discusin y cobro en las divisiones de fiscalizacin, liquidacin, jurdica y cobranzas; dentro del trmino de un (1)
mes contado a partir de la fecha en que el interesado presente la solicitud. En especial, de acuerdo con la calidad
del inscrito los requisitos sern los siguientes:

1. Liquidacin de la persona jurdica o asimilada.

a. Escritura de disolucin de la persona jurdica o asimilada.

b. Cancelacin del registro mercantil expedido con antelacin de un mes en los casos en que exista la obligacin.

c. Original del documento de identidad del liquidador.

- En los casos de tratarse de una entidad pblica el equivalente a la escritura de disolucin ser el acto
administrativo mediante el cual se ordena la extincin del ente estatal
- En el caso de las sociedades de hecho un documento privado donde conste la disolucin de la sociedad.

2. Fusin de sociedades por absorcin o fusin por creacin.

a. Certificado de existencia y representacin legal, expedido por la Cmara de Comercio, donde conste la fusin o
la absorcin con sus correspondientes responsabilidades.

b. Documento de identidad del representante legal.

3. Escisin de sociedades.

a. Certificado de existencia y representacin legal, expedido por la Cmara de Comercio donde conste la escisin
correspondiente.

b. Documento de identidad del representante legal.

4. Sociedades extranjeras con inversin en el pas.

a. Certificado de terminacin de la inversin por parte de la entidad competente.

b. Documento de identificacin del Representante legal.

5. Liquidacin de la Sucesin de una persona natural.

a. Certificado de terminacin de la inversin por parte de la entidad competente.

b. Documento de identificacin del Representante legal.

- Se debe verificar en cuenta corriente la presentacin de la ltima declaracin de renta en donde conste que el
responsable es una sucesin ilquida.

10. Proceso de verificacin de la solicitud de cancelacin del RUT.

1. Una vez recibida la solicitud de cancelacin, el encargado del RUT ordenar oficiar a las divisiones de
Fiscalizacin, Liquidacin, Jurdica y Cobranzas para que informen la existencia o no de procesos de determinacin,
discusin y cobro de obligaciones a nombre del solicitante.

2. En caso que el solicitante este inscrito como usuario aduanero se deber oficiar de igual manera a las mismas
reas para establecer la existencia de obligaciones aduaneras o cambiarias pendientes.

3. El trmino para dar respuesta por parte de las diferentes reas ser de quince (15) das, contados a partir de la
fecha de recibo de la solicitud.

4. Una vez recibidas las respuestas a los oficios enviados a las diferentes reas, el servidor de la contribucin
proceder al anlisis de la solicitud y del cumplimiento de los requisitos segn el caso, sin olvidar la verificacin de la
cuenta corriente y la presentacin de las declaraciones hasta el ltimo periodo.

5. Si del anlisis de la solicitud se concluye que sta es procedente el servidor encargado dejar la constancia de
las consideraciones de su decisin y llevar a cabo la formalizacin de la cancelacin correspondiente.
6. Si del anlisis de la solicitud el servidor de la contribucin concluye que existen obligaciones o requisitos
pendientes as se lo comunicar al contribuyente mediante oficio, dejando constancia de tal hecho, recordndole que
hasta tanto no cancele sus obligaciones o no cumpla la totalidad de los requisitos la solicitud no ser formalizada.

7. El encargado del RUT que conozca de la solicitud y haya verificado su procedencia, ingresa a la herramienta
por la opcin formalizar digita el NIT o nmero del formulario del solicitante, pulsa el botn buscar ubicado al lado
derecho del campo de nmero de formulario, el sistema lo trae con toda la informacin incluido el cambio y que la
informacin all contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso, de ser as, pulse el botn Enviar
para generar el formulario con leyenda CANCELADO, imprime, cierra el formulario, el sistema muestra la pantalla
de formalizar, marca la opcin firmado y pulsa el botn formalizar, ubicado en el extremo inferior derecho; la
impresin se guarda en un archivo fsico de certificados de cancelacin; firma el documento y si el interesado esta
presente le hace entrega del CERTIFICADO, de lo contrario y por cita previa se informa al interesado que puede
acercarse a reclamarlo o se lo remite por correo a la direccin informada en el registro.

XV SANCIONES POR LA NO INSCRIPCIN O INSCRIPCIN EXTEMPORANEA.

De conformidad con lo estipulado en el artculo 657 del Estatuto Tributario, la sancin por no inscribirse en el RUT
es el cierre del establecimiento, en los siguientes casos:

1. La no inscripcin oportuna en el Registro nico Tributario, dentro de los plazos y en las condiciones
establecidas para el efecto

2. La no exhibicin de la certificacin en lugar visible de la inscripcin en el RUT por parte de los responsables
del rgimen simplificado.

XVI CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

Los documentos que acompaan al formulario de inscripcin en el Registro nico Tributario y que deben archivarse
junto a ste, son los siguientes:

1. Poder debidamente otorgado, cuando se acte a travs de apoderado.

2. Documento con autenticacin de la firma del interesado o de quien ejerza la representacin legal, cuando se
acte a travs de terceros.

3. Documento que acredite la existencia y representacin legal, con informacin vigente a la fecha de
presentacin, cuando se trate de personas jurdicas.

4. Certificado de Cmara de Comercio, con informacin vigente a la fecha de la presentacin, cuando se trate de
personas naturales comerciantes.

5. Los dems documentos que hayan servido de soporte a las decisiones tomadas durante el proceso de
inscripcin, actualizacin y cancelacin del registro.

Diariamente y una vez efectuado el proceso de formalizacin, cada servidor de la contribucin encargado de dicha
actividad, debe conformar paquetes de hasta 100 formularios de inscripcin cada uno, organizados por NIT y
anexndoles los soportes respectivos.

Conformados los paquetes, elabora planilla indicando: NIT, nombre o razn social y nmero de folios para cada caso
y los entrega al encargado en cada Administracin.

El encargado o el servidor de la contribucin que ste designe, recibir de cada servidor de la contribucin, los
paquetes de documentos con sus respectivas planillas, verificar que el nmero de documentos relacionados en
cada una corresponda al contenido de cada paquete y comprobar con una muestra aleatoria que los certificados
hayan quedado debidamente formalizados.

El encargado Local o el servidor de la contribucin que ste designe elaborar relacin de todos los paquetes de
formularios de inscripcin recibidos de los funcionarios formalizadores y los entregar a la Divisin de
Documentacin o la dependencia que haga sus veces de la Administracin respectiva.

El Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales junto con
el Jefe de la Divisin de Documentacin o de la dependencia que haga sus veces, dispondrn lo necesario para el
adecuado archivo de los formatos de inscripcin en el Registro nico Tributario RUT junto con sus soportes, de tal
forma que se garantice su integridad, completitud y seguridad de la informacin en ellos contenida.

El acceso al archivo de los documentos soportes del Registro nico Tributario, debe estar restringido y solo podr
ingresar a consultarlo, el personal autorizado.

El archivo definitivo de los documentos debe hacerse por paquetes organizados por orden de NIT en forma
ascendente, cada paquete estar conformado por un nmero preestablecido de formatos, se identificar por un
nmero y contendr los formatos de un determinado rango de tal forma que se facilite su consulta en forma gil.

Cuando se produzcan actualizaciones o cancelaciones, los formularios respectivos se irn archivando (intercalando)
por orden de NIT junto con los inicialmente diligenciados cuando se produjo la inscripcin.

Cuando se inscriban, actualicen o cancelen registros que correspondan a clientes de una administracin diferente en
la que se gestiono el trmite, debe el jefe del rea de recaudacin o quien haga sus veces remitir semanalmente
mediante planilla los certificados y dems soportes a la administracin que le corresponda dirigindolos al jefe de
recaudo o a quien haga sus veces.
Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en las rdenes Administrativas 4 y 5 de 2000 en lo relativo al manejo de
archivos documentales.

XVII CONSULTA DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO.

Gestin que permite expedir copia del certificado de inscripcin en el registro y la consulta de los funcionarios de la
entidad a la informacin contenida en ste de acuerdo con los roles asignados.

Cuando se solicite copia del CERTIFICADO, el servidor de la contribucin con rol de formalizador y con autorizacin
para actualizar la informacin y levantar las marcas, expedir copia del mismo a cualquier cliente inscrito;
permitiendo la impresin de la primera hoja del formulario y ocasionalmente puede imprimir las hojas que tenga el
certificado.

Por esta misma opcin y con rol de consulta, cualquier funcionario autorizado por la entidad, puede ingresar al
formulario de acuerdo con las hojas que hubieren sido diligenciadas y puede imprimirlo, para allegarlo a la
investigacin cuando sea del caso.

XVIII ERRORES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS O CLIENTE.

Los errores en la operacin de la herramienta se presentan:

- Cuando se asigna NIT existiendo uno anterior.

- Cuando por error o equivocacin al transcribir el numero de identificacin por parte del contribuyente o del
funcionario al momento de la inscripcin.

En cualquiera de los casos anteriores pueden ocurrir los siguientes eventos:

1. En el evento en que por equivocacin se haya asignado un NIT erradamente a una persona natural y hayan
transcurrido mas de dos (2) meses sin que se percate el contribuyente, se mantendr el NIT asignado y cuando por
requerimiento legal se acerque a solicitar inscripcin la persona a quien le corresponda este nmero de identificacin
se le asignar un NIT de rango 700.000.000.

2. Si por el contrario el contribuyente se percata que le fue asignado un NIT errado por ser diferente al nmero de
su documento de identificacin dentro de los dos meses siguientes a la inscripcin se proceder a asignarle el NIT
correcto y el otro quedar en un repositorio denominado NITs para liberacin por asignacin errada, para ser
posteriormente asignado a la persona natural que efectivamente corresponde.

En todos los casos se levanta Acta donde se indica la situacin ocurrida y se solicita la anulacin del NIT o la
asignacin de uno nuevo segn sea el caso, anexando a esta los documentos soportes de la inscripcin (fotocopia
del documento de identificacin y del certificado donde figure el NIT objeto del cambio). el acta y sus anexos deben
ser remitidos al Coordinador de la Mesa de Ayuda Central ubicado en la Carrera 6 N 15 32 Piso 6 Bogot D. C.

El Acta ser firmada por el Jefe de Recaudo y por el Administrador y enviada al coordinador de la Mesa de Ayuda
Central.

Una vez recibida la informacin y la documentacin soporte por parte de la Mesa de Ayuda Central el servidor
encargado tomar nota para la elaboracin de estadsticas por Administracin y enviar informacin al Gerente
Tcnico del Proyecto MUISCA para que ordene la realizacin de las modificaciones del caso en el Sistema.

Cuando se asigne un NIT equivocado por error de la Cmara de Comercio, est deber levantar acta que debe estar
firmada tanto por el funcionario de dicha entidad que cometi el error y por su superior inmediato, indicado la razn
que gener el hecho y solicitando a la DIAN la anulacin o cambio de NIT previo anlisis de lo dispuesto en los
numerales primero y segundo de este ttulo, anexando copia del documento donde figure el NIT que debe ser
cambiado y la fotocopia del documento de identificacin del interesado; al Coordinador de la Mesa de Ayuda Central
ubicado en la Carrera 6 N 15 32 Piso 6 Bogot D. C.

XIX ROLES.

Permiten a los servidores de la contribucin habilitados ingresar al Registro nico Tributario y acceder a diferentes
opciones de acuerdo a los rangos establecidos para cada uno de ellos:

- Procedimiento para asignacin de roles:

El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales, debe remitir al coordinador de la Mesa de Ayuda Central el
listado que contenga los siguientes datos: tipo de documento de identificacin, nmero de identificacin, apellidos
nombres, cargo y rol asignado de acuerdo con los descritos.

Recepcionada la solicitud de asignacin de roles se gestiona el trmite a travs del coordinador del CENSI quien en
termino de un da debe dar respuesta a la misma, para que el coordinador de la mesa de ayuda o quien el designe
comunique al Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales los roles asignados.
- Clases de roles:

1. ROL DE FORMALIZADOR: Categoriza al funcionario que inscriba y formalice, actualiza y formaliza, debe ser
poseedor de este rol el funcionario que atienda corrientemente el servicio de inscripcin y actualizacin, puede
realizar consultas.

2. ROL DE FORMALIZADOR ASISTENCIA - VIRTUAL: Categoriza al funcionario que inscriba y formalice,

actualiza y formaliza, debe ser poseedor de este rol el funcionario que atienda en el sitio del cliente el servicio de
inscripcin y actualizacin. (Para el caso de los grandes contribuyentes y personas discapacitadas.
3. ROL DE FORMALIZADOR NIVEL 1: Categoriza al funcionario que formalice la solicitud por cese de actividades
diferente de ventas. Debe ser poseedor de este rol el funcionario coordinador o jefe del rea de Recaudacin o quien
haga sus veces.

4. ROL DE FORMALIZADOR NIVEL 2: Categoriza al funcionario que formalice las solicitudes de cambio de
Rgimen Comn al Simplificado, cese de actividades en ventas y cancelacin de registro. Debe ser poseedor de
este rol el Administrador de Impuestos, de Aduanas o Impuestos y Aduanas o a quien ste delegue.

5. ROL DE FORMALIZADOR ADUANERO: Categoriza al funcionario que formalice la actualizacin de la calidad

de usuario aduanero cuando la DIAN a travs de la Subdireccin de Comercio Exterior habilite, reconozca, inscriba,
autorice o cancele. Debe ser poseedor de este rol el funcionario que el Subdirector de Comercio Exterior designe.
Este Rol permite nicamente tener acceso a la casilla Responsabilidades para activar o desactivar la
responsabilidad 10 "usuarios aduaneros" casilla 53 y casilla 54 usuarios aduaneros, para activar o desactivar
determinada calidad de usuario.

6. ROL DE CONSULTA: Categoriza al funcionario de otra dependencia que requiere consultar el Registro nico
Tributario.

7. ROL ESTADISTICO: Categoriza al funcionario que requiera consultar las estadsticas generadas del nuevo
Registro nico Tributario. Debe ser poseedor de este rol el Jefe de Recaudacin o quien haga sus veces,
Administradores, Subdirectores, Subsecretarios, Jefes de Oficina, Director de impuestos, Director de Aduanas y
Director General.

8. ROL FORMALIZACIN CORREO CERTIFICADO: Categoriza al funcionario que formalice las solicitudes
recepcionadas por este medio. Debe ser poseedor de este rol el Administrador de Impuestos, de Aduanas o
Impuestos y Aduanas o a quien ste delegue.

El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales, debe remitir al funcionario que se designe el listado que
contenga los siguientes datos: tipo de documento de identificacin, nmero de identificacin, apellidos nombres,
cargo y rol asignado de acuerdo con los descritos.

El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales remitir en archivo al buzn OrientacinRut indicando en
Asunto: Cronograma visita Grandes Contribuyentes y personas naturales discapacitadas a la Mesa de Ayuda
Central que contenga los datos de tipo de documento de identificacin, nmero, apellidos nombres, cargo y rol
asignado al funcionario, con el fin de asignar rol especial de formalizador.

XX COMUNICACIN DEL CLIENTE CON LA DIAN

El interesado podr resolver cualquier inquietud adicional comunicndose con los telfonos 3-43-30-08, 5-46-22-00
en la ciudad de Bogot y a travs de la lnea gratuita nacional 019001115462.

En caso de no contar con acceso a Internet, tambin puede ingresar al portal de la DIAN conectndose a su servidor
de acceso remoto (RAS), empleando el usuario rut con contrasea muisca. Los nmeros telefnicos que permiten
acceder a este servidor son:

En Bogot: (1) 5466120

A nivel nacional: 019001115461

XXI CONSULTA A TRAVES DE LA MESA DE AYUDA CENTRAL.

 Las consultas planteadas por los Usuarios Internos y externos que no fueron resueltas en un primer y segundo nivel
en el Call-Center, y que deban resueltos por el nivel central en el MUISCA y los de orden jurdico que requieran de
un pronunciamiento de la Oficina Jurdica, debern atender al siguiente procedimiento:

Solicitud: Dirigir correo electrnico al buzn OrientacinRut indicando adems de la consulta, los datos del
solicitante.
Respuesta: Cuando la consulta sea de carcter tcnico, deber ser resuelta en el trmino mximo de cinco (5) das
hbiles, por la dependencia encargada.

Cuando la consulta sea de carcter jurdico, La Oficina Jurdica deber dar prioridad para su respuesta dentro de los
cinco das hbiles siguientes a la solicitud.

XXII GLOSARIO

Acrobat Reader: Visor de archivos PDF.

PDF : Formato de archivo que permite la visualizacin del formulario diligenciado.

Contrasea (password): Conjunto de caracteres que garantiza la proteccin al acceso a un servicio para que no
sea utilizado por otras personas.

Internet : Red electrnica global a travs de la cual el usuario puede acceder a informacin en forma de texto,
grfico o video, con alto valor agregado para el servicio de la comunidad internacional.

Intranet: Red electrnica interna y corporativa basada en la tecnologa web de Internet, la cual optimiza los procesos
de la entidad y la comunicacin institucional reduciendo notoriamente sus costos.

Rol: Es el nivel de acceso que puede tener un usuario a un servicio especfico.

XXIII VIGENCIA Y DEROGATORIAS.

La presente Orden Administrativa rige a partir de su expedicin y deroga la Orden Administrativa 0011 del 11 de
diciembre de1996, la Instruccin 022 del 19 de Noviembre de 1990 y dems disposiciones que le sean contrarias.

OSCAR FRANCO CHARRY

Director General (E)