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sobre metodologas de gestin de proyectos

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CONTENIDO
Por qu es aconsejable conocer las Lean
metodologas de gestin de proyectos?
PRINCE2
Parte 1: 16 metodologas comunes
PRiSM
Marco adaptativo de proyectos (APF)
Gestin de proyectos basada en procesos
Agile
Scrum
Beneficios comprobados
Six Sigma
Gestin de proyectos por cadena crtica (CCPM)
Lean Six Sigma
Mtodo de la ruta crtica (CPM)
Cascada
Metodologa de la cadena de eventos (ECM)
Apndice: recursos adicionales
Programacin extrema (XP)

Kanban

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 Por qu es aconsejable conocer las metodologas de gestin de proyectos? 3

Por qu es aconsejable conocer las metodologas

de gestin de proyectos?
Si has estado frecuentando los crculos de gestin de aspectos bsicos de 16 metodologas de gestin de
proyectos, probablemente hayas asistido a apasionados proyectos comunes para que puedas elegir cul ser el
debates que enfrentan a Agile y al mtodo en cascada, a planteamiento correcto (y maravillar a tu jefe) en todo
Scrum y a Kanban, o bien sobre los mritos de PRINCE2. momento.
Sin embargo, qu son exactamente las metodologas de
Este libro electrnico te ofrece:
gestin de proyectos y cmo ayudan a los equipos de
proyectos a trabajar mejor? Y qu hace que una
Explicaciones sencillas de cada metodologa.
metodologa sea mejor que otra?
Los pros y los contras de cada planteamiento que te
La verdad es que no hay un planteamiento nico. Y, si lo ayudarn a sopesar tus opciones.
hubiera, definitivamente no sera el de: Vamos a
improvisar! Las metodologas de gestin de proyectos La informacin necesaria para elegir el marco
tratan de hallar la mejor forma de planificar y ejecutar un adecuado para organizar y gestionar las tareas.
proyecto determinado.
Ms confianza y conocimiento del mbito de la gestin
de proyectos.
Aunque no seas un gestor de proyectos titulado, puede
que se espere de ti que te comportes como uno de ellos y
trabajes como tal. Este libro electrnico te ofrece los

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16 metodologas comunes de gestin
de proyectos
 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 5

Cmo debo elegir una

metodologa?
Seleccionar una metodologa es como decidir qu receta
seguir para preparar galletas con pepitas de chocolate.
Una receta puede incluir mantequilla a temperatura
ambiente y otra recomendar margarina derretida, o bien
chocolate negro en lugar de pepitas con algo de leche.
Todas las recetas te permiten preparar deliciosas galletas,
pero las instrucciones, los ingredientes y las tcnicas son
ligeramente diferentes para adaptarse a tus gustos. Debes
elegir una metodologa en funcin de los ingredientes
disponibles: restricciones del proyecto, cronologa,
herramientas y personas.

Con esto en mente, te presentamos las 16 metodologas

siguientes.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 6

Marco adaptativo de proyectos

(APF)
El mtodo APF pretende aprender de la experiencia. Estos proyectos empiezan
con una estructura de desglose de los requisitos para definir los objetivos
estratgicos del proyecto en funcin de las exigencias, las funciones, las
subfunciones y las caractersticas del producto. Mientras avanzan, los equipos
evalan constantemente los resultados anteriores con el fin de mejorar las
polticas y las prcticas en cada fase del ciclo vital del proyecto. Los clientes o
las partes interesadas pueden cambiar el objetivo del proyecto al inicio de cada
fase de forma que el equipo pueda crear el mximo valor comercial posible.

PRO:
Se trata de un buen planteamiento para cuando sabes cul es tu objetivo y
no ests seguro de cul es la mejor forma de alcanzarlo.

CONTRA:
dada su flexibilidad, el mtodo APF puede provocar demoras en el proyecto
o un incremento de los gastos.

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Agile
Los grandes chefs prueban sus creaciones mientras cocinan; de este modo,
pueden aadir nuevos ingredientes y crear el mejor plato posible. Agile es
como probar el proyecto sobre la marcha y realizar los ajustes pertinentes. La
planificacin empieza con los clientes, que describen cmo se utilizar el
producto final, sus ventajas y dems, de forma que el equipo conozca bien las
expectativas. Una vez iniciado el proyecto, los equipos pasan por un ciclo en el
que intervienen los procesos de planificacin, ejecucin y evaluacin, que
podran cambiar el resultado final. La colaboracin continua es fundamental,
tanto entre los miembros del equipo como con las partes interesadas del
proyecto, para tomar decisiones bien fundamentadas.

PRO:
Este planteamiento es beneficioso para proyectos creativos con objetivos que
son flexibles y que se pueden modificar sobre la marcha.

CONTRA:
las cronologas y los presupuestos son complicados de definir, y las partes
interesadas deben tener el tiempo y las ganas de implicarse activamente en el
trabajo cotidiano.

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Qu diferencia hay entre los

planteamientos APF y Agile?
La cuesta distinguirlos? Con el planteamiento APF, el objetivo final est claro,
pero el mtodo para conseguirlo cambiar en funcin de la experiencia en
cada fase del proyecto. Con Agile, los objetivos finales estn menos definidos.
Cada fase aporta informacin de las partes interesadas que te ayudar
a orientar tus decisiones, as como mejorar
o cambiar el producto final.

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Beneficios comprobados
Se redefine el xito, no solo como la entrega de un paquete a tiempo y con dinero de
sobra, sino como la consecucin de un beneficio deseado. A continuacin pondremos
un ejemplo. Supongamos que tus clientes desean incrementar su tasa de conversin de
ventas en un 15 %. Te contratan para que gestiones el desarrollo de un nuevo software
CRM que ayudar al equipo de ventas a personalizar sus comunicaciones, registrar los
datos de ventas y determinar los plazos de comunicacin idneos. Entregas un CRM
con dichas funciones a tiempo y respetando el presupuesto. Perfecto, no? Qu sucede
si la tasa de conversin de ventas del cliente solo aumenta un 5 %? Con los beneficios
comprobados, el proyecto no finaliza correctamente hasta que los beneficios deseados
del cliente se consiguen, en este caso, cuando la tasa de conversin de ventas llegue al 15 %.

PRO:
este planteamiento garantiza que los proyectos aporten al valor real al negocio y ofrezcan los resultados finales
importante para las partes interesadas.

CONTRA:
los beneficios no siempre son exactos, cuantificables o matemticos, por lo que puede ser difcil saber si se han
conseguido, o si el proyecto realmente aporta algo al xito. Tendrs que reflexionar detenidamente sobre el desarrollo
de mtricas eficaces para medir los resultados del proyecto, como el retorno de la inversin, la capacidad de los procesos,
los plazos ms breves de entrega o la mayor satisfaccin del cliente.

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Gestin de proyectos por

cadena crtica (CCPM)
Las demoras en los proyectos a menudo se deben a que los recursos no estn
disponibles cuando los necesitas. El mtodo CCPM lo impide mediante la
creacin de un programa del proyecto que primero identifica un cadena crtica
de tareas y, a continuacin, reserva recursos para ellas. La cronologa del
proyecto puede ser ms larga, pero tienes ms probabilidades de predecir
plazos realistas.

PRO:
Es posible colaborar en las tareas porque sabes que todas las personas clave
estarn disponibles cuando las necesites.

CONTRA:
Puede que este planteamiento no sea eficaz para proyectos con plazos cortos,
ya que los planes CCPM aaden tiempo extra a lo largo de la cadena crtica.

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Mtodo de la ruta crtica (CPM)

Determina la cronologa ms breve de tu proyecto y ajstala a los plazos
cambiantes utilizando CPM. Empezars fijndote en las tareas que son
absolutamente necesarias para completar el proyecto y, a continuacin,
calculars los tiempos de complecin de cada paso, incluidas las dependencias
de tareas, los hitos y los productos finales.

PRO:
es posible asignar fechas concretas a cada tarea, de forma que los gestores
puedan comparar qu debe suceder con lo que realmente pasa a diario. Es ideal
para proyectos con plazos breves.

CONTRA:
las crticas afirman que una de las mayores desventajas es que el mtodo CPM
no tiene en cuenta la disponibilidad de los recursos en la planificacin, por lo
que puede que te enfrentes a un plan excesivamente optimista.

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Metodologa de la cadena
de eventos (ECM)
La mayora de los proyectos no siguen exactamente los pasos previstos. Es
complicado identificar y analizar los riesgos, y los gestores de proyectos pueden
trabajar bajo la presin de las partes interesadas para crear cronologas,
presupuestos o productos optimistas. La metodologa de la cadena de eventos
ayuda a reconocer y planificar los posibles riesgos que podran quedar fuera del
alcance del proyecto. Al usar tcnicas como el anlisis Montecarlo y los
diagramas de cadenas de eventos, los gestores de proyectos pueden ver cmo
los eventos externos afectan a las tareas de los proyectos y determinan la
probabilidad de que aparezcan ciertos riesgos.

PRO:
al visualizar la relacin existente entre los eventos externos y las tareas, los gestores pueden crear planes de proyectos
ms realistas.

CONTRA:
es fcil olvidar que los eventos externos no solo son amenazas para el proyecto, tambin pueden convertirse en
oportunidades. No trates de acabar automticamente con todos los posibles riesgos y no cometas el error de
desaprovechar las circunstancias favorables.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 13

Programacin extrema (XP)

La programacin extrema para desarrollo de software incorpora breves ciclos de
desarrollo, lanzamiento frecuente de versiones y colaboracin constante con los
clientes. La productividad es alta y el planteamiento est correctamente
adaptado a proyectos complejos o indefinidos. Los equipos facilitan el cambio en
sus sprints; si no se ha iniciado el trabajo en una funcin determinada, se puede
cambiar por una tarea similar. Los equipos evitan sobrecargarse gracias a una
eficaz colaboracin y la escritura del cdigo ms sencillo posible para producir la
funcin deseada.

PRO:
XP es eficaz y gira en torno a la sencillez. Los equipos trabajan a un ritmo
sostenible, lo que se traduce en que se acabaron las extenuantes semanas de
80 horas que provocan desgaste y resultados de baja calidad.

CONTRA:
Las crticas advierten de que el punto fuerte del mtodo XP se basa demasiado
en el ingenio y las capacidades de miembros nicos del equipo ms que en el
propio proceso.

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Kanban
Si tus principales prioridades son un flujo de trabajo continuo y la produccin de
un flujo lento y constante de productos, el mtodo Kanban es lo tuyo. Los
gestores crean representaciones visuales del flujo de trabajo del equipo (a
menudo utilizando una pizarra o notas adhesivas) para dar a conocer
problemas del proceso e impedir que las tareas se estanquen en un trabajo en
curso infinito. Las notas adhesivas se trasladan de un lado a otro de la tabla
para representar de forma tangible el progreso del proyecto.

PRO:
el mtodo Kanban ayuda a los equipos a conocer a qu se dedica su tiempo
para mejorar su eficacia.

CONTRA:
las variaciones en las exigencias del cliente, como el inicio de la temporada de
vacaciones o el retroceso debido a la retirada de un producto, pueden hacer que
el mtodo Kanban sea ineficaz, puesto que se ha diseado para producir un
resultado modesto pero constante.

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Lean
No malgastes y nada te faltar. El mtodo Lean trata de encontrar el camino
que ofrezca la menor resistencia posible para obtener los resultados deseados.
Empieza creando un desglose completo del proceso de trabajo para encontrar
y eliminar los obstculos, las demoras u otros malgastos (tambin denominado
mura). Los equipos se centran en el verdadero valor del cliente del proyecto y
en la mejora continua de los procesos. El objetivo es hacer ms con menos:
ofrecer un trabajo de gran valor y calidad con menos mano de obra, menos
inversin y menos tiempo.

PRO:
este planteamiento es especialmente til si tienes que recortar el presupuesto,
cumplir plazos breves u obtener grandes resultados con un equipo pequeo.

CONTRA:
Como el objetivo ltimo es hacer las cosas ms rpidamente e invirtiendo
menos, las partes interesadas tienen que tomar decisiones rpidamente y estar
preparadas para respetarlas, ya que sopesar las opciones durante semanas
interrumpe el proceso Lean.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 16

PRINCE2
No hay que confundirlo con el Prince que cantaba When Doves Cry, esta
metodologa tambin se conoce como PRojects IN Controlled
Environments (proyectos en entornos controlados). El proyecto debe tener
una justificacin comercial, por lo que el primer paso es identificar una
necesidad clara, un cliente objetivo y unos beneficios realistas, as como
realizar una exhaustiva evaluacin de los costes. Una junta del proyecto es la
propietaria del proyecto y es responsable de su xito, mientras que un gestor
de proyectos supervisa las actividades diarias.

PRO:
La amplia documentacin de los proyectos de PRINCE2 puede ser de mucha
utilidad para la planificacin corporativa y el control del rendimiento.

CONTRA:
puede ser difcil adaptarse a los cambios de los proyectos, puesto que gran
parte del esfuerzo se dedica a la creacin y el mantenimiento de dichos
documentos y registros en cada fase del proceso.

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PRiSM
Quieres ser ecolgico? PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods o
mtodos sostenibles que integran los proyectos) combina la planificacin
de proyectos con las medidas de sostenibilidad medioambiental. El
objetivo es finalizar los proyectos de forma eficiente, todo mientras se
reduce el impacto medioambiental negativo de la empresa.

PRO:
adaptar la estrategia corporativa a los objetivos de responsabilidad social y
sostenibilidad puede mejorar la reputacin de una empresa. Adems, puedes
beneficiarte de la reduccin del consumo energtico, la gestin de los residuos
y la distribucin de los costes.

CONTRA:
Para alcanzar el xito total, la responsabilidad medioambiental debe ser una
prioridad en cada nivel de la empresa, desde los gerentes a la junta directiva.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 18

Gestin de proyectos basada

en procesos
Se trata de cumplir la misin. Cada proyecto se define en funcin de la misin
o la declaracin de principios de la empresa, ya se trate de dar alimento a la
gente sin recursos o mejorar la colaboracin global. Antes de iniciar un
proyecto, el plan se analiza para ver si se corresponde con tu declaracin de
objetivos. Si no es as, entonces todas las estrategias y los objetivos se ajustan
con el fin de cumplir la misin.

PRO:
este planteamiento ayuda a garantizar que cada proyecto est en consonancia
con la visin estratgica de la organizacin y aada valor a ella.

CONTRA:
Ajustar todos los proyectos y los procesos de cada equipo para que se adapten
al objetivo puede ser una tarea muy laboriosa. Adems, no deja margen para
otros proyectos, por lo que si tu empresa desea asumir tareas no relacionadas
con los valores, antes tendrs que revisar su declaracin de principios.

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Scrum
Productividad es el nombre del juego. El trabajo en equipos pequeos se ve
facilitado por un responsable de scrum, cuya labor es acabar con los obstculos
que impiden el progreso del equipo. El trabajo se realiza normalmente en un
serie de sprints de dos semanas y los miembros del equipo estn en constante
comunicacin por medio de reuniones diarias de scrum. En el equipo, las
funciones se asignan a los miembros, ya estn directamente implicados en el
proyecto o no (cerdos y gallinas). Los "cerdos" son los responsables de la
finalizacin de las tareas concretas (los que arriesgan el tipo). Las "gallinas"
pueden estar implicadas en la tarea, pero no son responsables en ltima instancia.

PRO:
los nuevos avances se pueden probar rpidamente y los errores se solucionan
directamente.

CONTRA:
los proyectos Scrum son propensos a sufrir el sndrome del lavadero. As pues,
como el equipo es una unidad cerrada, el abandono de un miembro puede
afectar a todo el proyecto.

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Qu diferencia hay entre los mtodos

Scrum y la programacin extrema?

Los equipos de programacin extrema se enfrentan a las tareas siguiendo

estrictamente el orden que ha determinado el cliente, mientras que los equipos
Scrum pueden establecer su propia cronologa. Adems, la programacin extrema
(XP) permite intercambiar tareas similares durante un sprint, pero las tareas Scrum
estn pensadas para ser inamovibles hasta el final del sprint.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 21

Six Sigma
Cul es tu clasificacin Sigma? Six Sigma es un proceso de mejora de la calidad
basado en estadsticas e ideado para reducir el nmero de defectos (en
manufacturacin y sectores industriales), o de errores (en desarrollo de software).
Una clasificacin de Six Sigma indica que el 99,99966 % de lo que se produce
carece de defectos.

PRO:
Six Sigma es una metodologa muy proactiva y examina todo el proceso de
produccin con el fin de identificar las mejoras incluso antes de que aparezcan
los defectos.

CONTRA:
Este planteamiento global tambin puede producir una menor flexibilidad tras
el proceso de planificacin que podra limitar la creatividad y la innovacin del
equipo.

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Lean Six Sigma

Combina la eficacia del mtodo Lean con la mejora de los procesos basada en
estadsticas de Six Sigma. Corrige los problemas del flujo de trabajo y elimina
los residuos ayudndote a comprender cmo se realiza el trabajo, adems de
identificar qu aspectos del proyecto son ms valiosos para el cliente o el
consumidor.

PRO:
Adems de hacer que los proyectos sean ms eficaces y rentables, el mtodo
Lean Six Sigma mantiene el inters de los empleados en la mejora de los
procesos, lo que lleva al fomento de un sentido de la propiedad y la
responsabilidad.

CONTRA:
El mtodo Lean Six Sigma normalmente implica un gran cambio en la forma de
hacer las cosas. As pues, debes asegurarte de que t, adems de los ejecutivos,
las partes interesadas y otros directivos de la empresa, estis preparados para
la cantidad de tiempo, esfuerzo y recursos necesarios que hay que invertir para
alcanzar el xito con este mtodo.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 23

Cascada
Imagina el curso de una cascada: el ro corre desde la parte superior y fluye hacia
el fondo sin desviarse del cauce principal. Lo mismo ocurre en la gestin de
proyectos. Con unos objetivos claramente definidos y una cronologa establecida,
los equipos trabajan por medio de tareas que siguen una secuencia, es decir, hay
que finalizar una tarea antes de pasar a la siguiente.

PRO:
en este planteamiento interviene la planificacin pormenorizada y esta
exhaustividad a menudo da como resultado unas cronologas y unos
presupuestos ms precisos.

CONTRA:
es complicado adaptarse a los cambios en los proyectos, o modificar y corregir
los pasos dados previamente (el agua no corre a contracorriente), por lo que
tienes que ser proactivo para anticiparte a los problemas antes de que puedan
afectar al flujo.

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 Parte 1: 16 metodologas comunes de gestin de proyectos 24

Enhorabuena!
Ahora ya cuentas con la informacin necesaria para llevar a tu equipo hacia el xito con
confianza. Decide qu metodologa se adapta mejor a tus proyectos, consulta el apndice
para ampliar la informacin con un poco ms de investigacin y pasa a la accin.

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Todos los jefes de proyectos necesitan una herramienta de colaboracin y gestin

til para coordinar las labores del equipo, adaptarse a las prioridades en constante
cambio y mantener la organizacin de los proyectos.

Con Wrike, el equipo puede:

gestionar varios proyectos en un solo espacio de trabajo;

colaborar en tiempo real y aumentar la productividad por medio de una comunicacin mejorada; y

controlar el progreso del proyecto con anlisis visuales, entre los que se incluye un diagrama de Gantt interactivo.

Iniciar una prueba grat

Recursos adicionales
 Apndice: recursos adicionales 27

Te han llamado la atencin algunas de estas metodologas? Si crees que has encontrado la opcin
perfecta para el prximo proyecto, ampla tus conocimientos con estudios a fondo y artculos
sobre cada uno de los planteamientos. Consulta detenidamente los recursos de esta lista y te
convertirs en un experto en gestin de proyectos en poco tiempo.

Marco adaptativo de proyectos (APF) Lean

Agile PRINCE2

Beneficios comprobados PRiSM

Gestin de proyectos por cadena crtica (CCPM) Gestin de proyectos basada en procesos

Mtodo de la ruta crtica (CPM) Scrum

Metodologa de la cadena de eventos (ECM) Six Sigma

Programacin extrema (XP) Lean Six Sigma

Kanban Cascada

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 Apndice: recursos adicionales 28

Project Management Essentials Project Management Tips

Project Management Basics: A Quickstart Glossary for Newbies 5 Project Management Lessons to Learn from Superheroes
(Part 1)
20 #Project Management Gurus to Follow on Twitter
Project Management Basics: A Quickstart Glossary for Newbies
5 Project Management Groups to Join on LinkedIn
(Part 2)

12 Useful Project Management Boards on Pinterest

Project Management Basics: A Beginners Guide to Gantt Charts

15 Project Management Quotes to Live By [Infographic]

What is a Gantt Chart? (Infographic)

5 Project Management Ideas that Should be Extinct

Fundamentals of the Scrum Methodology

How Neuroscience Can Make You a Better Project Manager

8 Attitudes Guaranteed to Sink Your Agile Projects

4 Lessons Hockey Has Taught Me About Project Management

Startups Should Lean on Lean Project Management

10 Phrases That Can Ruin Your Project Kickoff Meeting

Ultimate Guide to Project Risk:
Risk Assessment (Part 1) and Risk Management (Part 2)
15 Books Every Manager Should Read

20 Online Training Resources for Project Managers

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Sources: www.intaver.com, www.my-project-management-expert.com, www.wikipedia.org, www.brighthubpm.com, www.about.com, www.projectmanagement.com, www.projectsmart.co.uk, www.tutorialspoint.com, www.sixsigmaonline.org, www.pmkb.com.