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TALLER 3 REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un


(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a


la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: proelectra de colombia


Direccin: cra 45 n 45-67 medellin
Representante: Gustavo Bolivar
Tel: 322 67 45
Cargo: Gerente General
De: rea de Calidad
Para: Gerencia
Anbal Perdomo
Fecha: julio 9/2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el


programa de Sistema de Gestin de Calidad de proelectra en los procedimientos
de compra y venta

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios de venta y el proceso de compras


Criterios de Auditoria

SGC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin junio de 2016

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos


M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de


2016

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2016

Reunion de Apertura:
5 de junio de 2017
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
25 de junio 2017
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes al
proceso de compras, ventas consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita ser realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador de compras, El Coordinador de ventas, el da 1 de junio del presente
ao, con una duracin de 7 horas, en las instalaciones de la empresa proelectra
de colombia. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 30 de septiembre de 2017. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al
equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial
le pido el favor de disponer de la documentacin, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: suministros

Asistentes:

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de suministros

Supervisor de suministros

Oficina Asesora de Control interno


ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Alfons0 Experto Tcnico SGC firma

Alonso oate Ingeniero Operativo firma

Len cuartas Gerencia firma

AUDITADOS
Jose ceballos Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacin firma

Edison molina Coordinador de Anlisis y Ensayos firma

Armando linares Analista Instrumental firma

Daniel sartre Analista Fisicoquimico firma

Juan Gonzales Analista Fisicoquimico firma


Estela perea Auxiliar Laboratorios firma
Procesos Y Actividades A Auditar
Fecha julio 9 2017
Proceso/Actividad/Requisito Por Auditoria
Actividad Auditor Cargo Hora
Reunin De Apertura Manuel Hoyos Representante Legal 07:45am
Direccin Del Sistema 4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5 Juliana Ortega Secretaria General 8:00am
Tramites 7.1,7.5,8.1,8.1.2 Teresa Cruz Coordinadora De Plantas 12:00 P. M.
Almuerzo
Administracin Del Recursos Humano 6.2,8.2 Carlos Tobn Director Gdrh 1:37pm
Medicion , Analisis Y Mejora-Auditoria Interna Juan Castao Ingeniero En Procesos 3pm
Representante Experto
Reunin De Cierre Manuel Hoyos 04:00 P. M.
Tcnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma


Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al email gscl9sc.com.co Cualquier duda comunicarse al
celular xxxxxx Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros),
6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
reas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y
que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N Documento revisado Observaciones del documento


Poltica de Logstica y
ltima actualizacin 18 de julio 2011
1 Servicio al Cliente

Poltica de Gestin
ltima actualizacin 5 de enero 20
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 ltima actualizacin 9 de febrero 2015
Cap
M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin Marzo de 2015
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retencin y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2015

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.

La escucha activa.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de


recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin visual, verbal, documental, fsicas y


escritas.

Lista De Chequeo
Lista De Verificacin Cumplimiento Evidencias Y Observaciones
Copias Controladas Del
Manual De Calidad Si
Manual De Calidad
Claramente Sealada En El
Se Encuentran Documentadas Las Respuestas Si
Manual De Calidad
No Hay Evidencia De La
Se Encuentra Comunicada Las Respuestas Si
Comunicacin
Procedimientos Operativos (Documentacin Nivel I)
Existen Manuales Instructivos Si
Se Da Por Entendido Que Cada
Existe Evidencia Documentada Del Compromiso No Uno Conoce Sus Funciones
Pero No Se Documenta
Instrucciones De Trabajo Paso A Paso Si
Tctilmente Se Entiende Que
Las Solicitudes De Trabajo De
Estn Identificados Los Planes De Trabajo No Laboratorio Estn Ordenadas
Por Los Formatos Solicitud De
Anlisis De Produccin
Existen Registros De Las Acciones Si
Formatos Y Registros Si
Se Lleva Una Bitcora De Anlisis Si
Existe Una Metodologa Definida Para El Anlisis Si
Documentacin Completa Si
La Informacin Esta En
Son Los Protocolos Manuales Instructivos Si
Desorden
Hay Riesgo De Perder
Est Debidamente Almacenada, Computarizada No Informacin Debido Al
Desorden
Respeto Del Servicio
Existen Registros De Las Verificaciones No
Existen Definidas Las Pautas De Actualizacin No

Exhibicin Del Procesos De Auditar En Lugar Visible

Verbalmente Conocen El
Existen Definidos Los Procesos Para La Realizacin
Si Procedimiento Pero No Esta
De Los Procedimientos
Documentado
Se Emplean Tcnicas Estadsticas No

e. Generacin de hallazgos de auditora:


Auditor(es): Oficina asesora de
Fecha: Fecha: 22 de septiembre del 2016
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logstica.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
1 Falta agregar
Procedimientos de implementacin de
costos en poltica de procedimiento para
X
materiales en gestin financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. Compras y nico de despachos
despachos, Manual X
logstica y recibo de
de procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3 Falta actualizacin
de la poltica de
logstica, cuya
ltima actualizacin
Poltica de
Cambios fue el 18 de julio
logstica y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
ao 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un


procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de


procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de compras y ventas puesto que no se han
agregado los cambios organizacionales del ao 2013

Conclusiones de la Auditoria

*Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un


procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
*Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno solo.
* Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
*Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
*Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
*Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigacin y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora.
*Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Fue muy enriquecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la
realizacin de cada una de las pautas s como tambin la verificacin de los
mismos, la planeacin de cada proceso documentado pienso que estos tipos de
aprendizaje ayudan a las compaas a tener un panorama ms claro en cada
proceso para un funcionamiento ideal en nuestras rea de compras y ventas.

Es un proceso donde esta puesta toda la atencin porque es donde se desarrolla


la auditoria interna en el momento cuando una empresa decide implementarla y
nos ayuda a tener una base de como se debe realizar la actividad

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