GESTIN DE

INVENTARIOS

La gestin de inventarios es un punto determinante en el

manejo estratgico de toda organizacin. Las tareas
correspondientes a la gestin de un inventario se relacionan
con la determinacin de los mtodos de registro, los puntos de
rotacin, las formas de clasificacin y los modelos de
reinventario, determinados por los mtodos de control.

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto

terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.)
en el momento justo.

Costos asociados a los

inventarios
Los costos asociados al proceso de sostener un inventario se
diferencian segn la naturaleza de la organizacin y consisten
en:

Costo de ordenar
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir
una orden de pedido (llamadas telefnicas, preparacin de
formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los
gastos intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad
de unidades como lo son los asociados a los procesos de
recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste

en los costos asociados a los procesos de alistamiento de
corridas de produccin, adems del proceso logstico de
transmisin de rdenes "concepto de cliente interno".

Costo de tenencia o sostenimiento del

inventario

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario

(administrado por la organizacin) se ven preponderantemente
determinados por la permanencia de la media de las unidades
logsticas en un lugar determinado para ello en funcin del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de
manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento,
inspeccin y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el

conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la
inversin realizada en la operacin de los inventarios y que
axiomticamente ocasiona que la organizacin prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la
generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia

(mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas
fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los
seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de

mantenimiento es elriesgo, este factor agrupa los costos de
obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la

determinacin de la naturaleza de los costos (fijos y variables)
ya que estos en mayor medida jugarn un rol fundamental en la
determinacin de las unidades ptimas de pedido.

Costo de quiebre de Sotck (Costo de

inexistencias)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow

Price" en relacin a cada unidad en inventario que posibilita el
proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre
costos de operacin de inventario. Dentro de este grupo de
costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de
prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan
en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total

por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una
necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y
la prdida de credibilidad de la organizacin, factores
difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema de
gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque
igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de
stock.

A pesar de los costos asociados,

por qu tener inventarios? son
los inventarios un mal necesario?
La realidad de las organizaciones ensea que carecen de
supuestos totalmente determinsticos en materia de la
estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo
cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio
entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de
servicio ofrecido por la organizacin) y los costos que generen
estas medidas contingentes. Los inventarios aunque carecen de
generacin de valor agregado para las organizaciones permiten
de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los
bienes y servicios prestados por ellas adems de asegurar la
continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros
los principales objetivos de un inventario son:

Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un

aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.

Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta

y la demanda.

Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y

ensamble, otorgndole flexibilidad a los procesos de
programacin.

Mejora los procesos de compraventa de suministros y

materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos
por volumen.

Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso

mediante el cual se busca que la organizacin mantenga
determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que la
bsqueda por la minimizacin de los costos asociados a este
generan la necesidad de aplicacin de mltiples herramientas
las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero
industrial, dndole la oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administracin de los inventarios de una

organizacin se deber establecer los siguientes lineamientos
(tomar decisin respecto a):

Cuntas unidades debern ser ordenadas o producidas?

En qu momento deber de ordenarse o producirse?

Qu artculos del inventario merecen una atencin especial,

para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control
sobre el producto?

Tipos de inventarios
Clasificacin segn su nivel de
terminacin
Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de
terminacin en:

Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de

segundo orden)

Inventarios de Productos en proceso

Inventarios de Productos terminados

Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin

respecto a las instalaciones de la
empresa
Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la
empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones fsicas
destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca
en ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es
otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la

empresa y que se encuentran en sus instalaciones fsicas
puntuales, por ejemplo: Almacn de materias primas, almacn
intermedio, almacn de embalaje, almacn de herramientas,
almacn de mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin

Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del

reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o
utilizadas en la produccin.
 Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone
para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a
los retrasos que pueden presentarse en los procesos de
reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN

INVENTARIO1
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener
claro que bienes son los que corresponde inventariar y que
bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules

son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habr
que tener presente todos los lugares en los que estn para no
omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica,
teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que
deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con
anticipacin recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo
estn, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y
evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma

importancia este tema porque adems de hacer la tarea de
manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y
corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte
del almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos

anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario
propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora en que se
llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el
mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se
familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben
convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un
obstculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no
inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez.

GESTIN DE INVENTARIOS
Los inventarios, existencias o stocks son los materiales que la empresa tiene
almacenados para facilitar la continuidad del proceso productivo. La gestin de
inventarios tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de
mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de produccin. 2.2.1. Tipos
de Existencias -Materias primas: mediante la transformacin o elaboracin se destinan
al proceso productivo - Productos semi terminados: productos que la empresa fabrica
pero no destina a la venta hasta otra posterior elaboracin - Productos terminados:
productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final - Mercaderas:
materiales comprados por la empresa y destinados a su posterior venta sin
transformacin - Otros aprovisionamientos: envases, embalajes, combustible... La
empresa NECESITA disponer de RECURSOS ALMACENADOS (INVENTARIOS)
para:
- Evitar la ruptura de stocks: no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado
de demanda - Posibles diferencias entre ritmo de produccin y distribucin: cuando la
demanda depende de la poca del ao. Ej: se producen abrigos todo el ao pero se
venden casi todos en invierno - Obtener grandes descuentos: al comprar materiales en
gran cantidad y reducir costes totales
Costes de los inventarios Costes de Pedido: costes de realizar un pedido: administrativos
(gestin con proveedores), transporte, descarga, seguros, Existe relacin inversa al
volumen de inventarios, porque cuanto mayor volumen de existencias menor nmero de
pedidos a realizar en el ao Costes de almacenamiento: costes de mantener las
existencias en el almacn: espacio, administrativos (personal y sistema gestin),
econmicos (obsolescencia, depreciacin), financieros (intereses de financiar capitales
invertidos), Costes de ruptura de stocks: costes que tiene la empresa cuando se queda
sin existencias, no puede producir o no puede entregar el pedido a un cliente Costes de
adquisicin: costes de comprar el producto al proveedor: precio de compra (P) .
demanda esperada (D) 2.2.3. Administracin de Inventarios Stock mximo: cantidad
mayor de existencias que se pueden mantener en un almacn Stock mnimo(Stock de
seguridad): cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en un
almacn, bajo el cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto Plazo de
aprovisionamiento (o plazo de entrega): tiempo que tarda el proveedor en servir un
pedido, o tiempo que transcurre desde la emisin del pedido hasta la recepcin fsica del
mismo Punto de pedido: nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para
reaprovisionar el almacn, teniendo en cuenta el plazo de aprovisionamiento para no
quedar por debajo del stock de seguridad (Plossl, 2003)
Tcnicas de Gestin de Inventarios
a.) El grfico ABC
Un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un
inventario, es determinar que artculos representan la mayor
parte del
mismo en dinero y si justifica su consecuente inmovilizacin
monetaria
de aquellos que se consumen en mayor proporcin, sino
aquellos cuyas
valorizaciones (precio unitario por consumo o demanda)
constituyen %
elevados dentro del valor del inventario total. Generalmente
sucede que,
aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan
un 80%
del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total
de los
artculos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario
total.
El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo)
es una
herramienta que permite visualizar esta relacin y determinar,
en forma
simple, cules artculos son de mayor valor, optimizando as la
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administracin de los recursos de inventario y permitiendo
tomas de
decisiones ms eficientes.
Segn este mtodo, se clasifican los artculos en clases,
generalmente en
tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los
distintos
productos:
ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control.
ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria.
ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir
cualquier
nmero de clases. Tambin el % exacto de artculos de cada
clase vara
de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son
los dos
extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero
de
artculos de relativa importancia. Esta relacin emprica
formulada por
Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y
sencilla de
aplicar a la gestin empresaria. Permite concentrar la atencin
y los
esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere
controlar
y mejorar.
El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:
Las ventas de la empresa y los clientes con los que se
efectan las mismas (optimizacin de pedidos
El valor de los stocks y el nmero de tems de lo almacenes.
Los costos y sus componentes.
Los beneficios de la empresa y los artculos que los producen
(determinar aquellos productos que, teniendo una alta
penetracin
en el mercado -facturacin-, disponen de baja rentabilidad;
detectar
por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja
penetracin -comercializacin-, disponen de alta rentabilidad
Los sistemas informticos permiten hacer uso de niveles
uniformes de
control para todos los artculos, sin embargo, el establecimiento
y anlisis
de prioridades que se pueden realizar con la tcnica ABC
resultan muy
tiles a los fines de mejores tomas de decisiones.
Mtodo de Pedido ptimo (Mtodo de Wilson)
Tiene como objetivo determinar el volumen o cantidad de pedido
que
minimice el coste total de la gestin de inventario. Este modelo
es
aplicable cuando se dan una serie de supuestos:
La evolucin del nivel de existencias que se mantienen en
inventario
sigue la siguiente grfica.
Cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido se
gestiona
un nuevo pedido siempre del mismo tamao (Q). Mientras
transcurre el
plazo de aprovisionamiento el nivel de existencias ha bajado
hasta el
stock de seguridad.
Al gestionar inventarios se busca EQUILIBRIO entre el riesgo de
quedarse sin inventarios (que producira ruptura de stocks) y el
de
almacenar un volumen excesivo de existencias (que supone un
coste
elevado).
Para establecer el pedido ptimo (que minimice el coste total de
la
gestin de inventarios) hay que tener en cuenta los costes de
gestin:
Coste de pedido (CP): es el coste de reposicin de stocks o de
realizar
pedidos: resultado de multiplicar el coste de hacer un pedido (s)
por el
nmero de pedidos realizados en total (N), donde N es el
cociente entre
la demanda (D) y el tamao del pedido (Q):

- Siempre se realizan pedidos (lotes) del mismo tamao (Q =

tamao del
pedido)
- La demanda del producto es constante y conocida
- El plazo de entrega es constante
CP = s . N = s . D/Q (N = D/Q)
Este coste disminuye con el volumen de pedido, porque cuanto
mayor sea un
pedido, menos pedidos habr que hacer.
Coste de almacenamiento (CAL): si llamamos g al coste de
mantener
almacenada una unidad de producto, y sabiendo que (Q/2 + SS)
es la media de
stocks en el almacn, porque la demanda es constante, y que el
stock de
seguridad es SS, el coste ser:
CAL = g . (Q/2 + SS)
Si no hay stock de seguridad la media de stoks en el
almacn es Q/2, por lo que: CAL = g . (Q/2)
g = r . p siendo r tasa de coste de almacenamiento y p precio de
compra del
bien almacenado
Este coste aumenta con el volumen de pedido, porque cuanto
mayor sea un
pedido, ms stocks habr y, por tanto, mayor coste de
almacenamiento.
Por tanto el COSTE TOTAL DE LA GESTIN DE INVENTARIOS
(CTG) o COSTE ANUAL ser:
CTG = CP + CAL = s. D/Q + g . (Q/2 + SS)
* Si el CTG puede incluir el coste de adquisicin, en ese
caso sera: CTG = CP + CAL + C Adquisicin
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El pedido ptimo (Q*) es el volumen de pedido que hace el CTG
mnimo
y en el que CP = CAL
Derivando CTG respecto a Q, para obtener CTG mnimo
hallamos:
Q= 2.s.Dg
Cadencia ptima de pedido (T*): tiempo que pasa entre dos
pedidos
T* = 360/N (N en das)
Punto de pedido (PP) = Demanda durante el plazo de
aprovisionamiento + Stock
de Seguridad (SS)
Demanda durante el plazo de aprovisionamiento:
1 Calcular: Demanda diaria = Demanda anual (D)/360
2 Calcular: Demanda durante el plazo aprovisionamiento =
demanda diaria,
plazo aprovisionamiento
c.) El Sistema Justo a tiempo ( Just in Time )
"Es una filosofa industrial, que considera la reduccin o
eliminacin de todo lo
que implique desperdicio en las actividades de compras,
fabricacin, distribucin
y apoyo a la fabricacin (actividades de oficina) en un negocio"
El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea distinto
de los recursos
mnimos absolutos de materiales, mquinas y mano de obra
necesarios para
agregar valor al producto".(Martinez, s.f.)
Es un sistema integrado de gestin de la produccin y
aprovisionamiento que
usan las principales empresas industriales a escala mundial.
Surgi en Toyota
(Japn) para producir ms coches sin que los costes le
asfixiaran
financieramente.
El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningn
producto hasta
el cliente no realiza un pedido en firme. La demanda inicia el
proceso
productivo, al revs que hasta entonces en que la empresa
lanzaba su producto
al mercado sin haber recibido ningn pedido.
Una empresa que siga el sistema JIT de gestin de inventarios
se caracteriza
por:
- Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la
satisfaccin
inmediata de los pedidos de clientes.
El inventario JIT es el nivel de existencias mnimo para
mantener el
funcionamiento de la produccin y del aprovisionamiento
eficazmente.
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- Reducir los plazos de produccin y de entrega a los clientes,
reaccionando
gilmente ante los cambios de la demanda
- Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga
la mejora
continua, que identifique rpidamente los problemas operativos.
Lo que implica
fomentar la innovacin y participacin del personal para lograr
la mejora continua
de los procesos de produccin y aprovisionamiento (identificar
problemas y
proponer soluciones rpidas y dinmicas)
Calidad total: tendencia a la mejora continua, con el objetivo de
lograr la
calidad ptima en la totalidad de las reas
- Flexibilidad en el trabajo: adecuar nmero y funciones del
personal a
las variaciones de la demanda