La Gestin de compras y abastecimiento

Gestin de compras y abastecimiento

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse de la
administracin de materiales, hasta que despus de 20 aos la administracin y
control de compras madur. En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante
en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran
simplemente departamentos de coloca pedidos Porque las personas encargadas de
esos departamentos eran prcticas y no contaban con preparacin en el manejo del
rea. Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situacin, por
lo que deciden cambiar sus administraciones, y hacer que su personal se prepare
mejor e involucrarlos ms en otras funciones afines.

Qu es comprar?

Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripcin nos
conlleva al proceso administrativo; e l departamento de compras lleva un papel muy
importante dentro de la administracin de operaciones, por lo que es necesario
introducirnos en este tema Compras como una profesin dentro de la vida industrial y
comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo
correcto y en el lugar correcto. De la administracin de empresas, se puede afirmar
que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores,
adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados),
luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el
acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones
pactadas. Mediante la divisin del trabajo se dio origen a varios departamentos, entre
ellos compras, todos agrupados bajo un nombre ms genrico y/o completo.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en
toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo stas: la participacin del
departamento de compras en la obtencin de utilidades, la fijacin del precio de
compra, la fijacin del precio de venta, la operacin eficiente de la inversin, y, los
costos y sustitucin de materiales.

1.1.2 Participacin del departamento de compras en la obtencin de

utilidades.

La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el

comercio es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se realice
una buena compra. Los costos repercutirn directamente en el precio de venta del
producto final.
1.1.3 Fijacin del precio de compra.

Resulta necesario conocer que en proporcin un deslizamiento o un ajuste brusco en

el precio de importacin se vea la relacin peso-dlar ya que este afecta al producto
comprado, debido al precio de venta del material.

1.1.4 La operacin eficiente de la inversin.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales

adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer
las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes. No caer en costos de
almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la inversin, la
obsolescencia y los costos de espacio.

1.1.5 Costos y sustitucin de materiales.

Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador. El departamento de compras est en
posicin de introducir nuevos materiales en sustitucin de otros, lo que puede
repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

1.2 Administracin de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar

verticalmente debe administrar una funcin de compras.El proceso de la
administracin de compras segn Terry y Franklyn mediante la planificacin, la
organizacin, la ejecucin y el control. Est se enfoca en el costo del inventario y la
transportacin, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.

1.2.1 Planeacin

Al hablar de planeacin dentro de la administracin de compras, debemos entender

forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los
objetivos de un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma.

1.2.1.1 Pronstico de ventas.

Tcnica utilizada en la planeacin de ventas en funcin de experiencias de aos

anteriores, que sirve de base para la elaboracin de planes y programas en todas las
reas de las empresas. Para elaborar un pronstico de ventas, se deben tener en
cuenta los siguientes factores:

-Tipo de fruto.
- Estadstica de ventas de aos anteriores.
- Tipo de mercado al cual se dirige el producto.
- Competencia directa o indirecta.
- Calidad del artculo.
- Precio.
- Inflacin.

Una vez elaborado el pronstico de ventas y proporcionado al departamento de

ingeniera y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de
materiales o artculos a comprar, as como el tiempo en que se deben suministrar a los
almacenes, se sitan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

1.2.1.2 Objetivos generales y especficos de un departamento de compras.

Los objetivos generales Son: Establecer normas y polticas, de acuerdo con las
condiciones y necesidades de la empresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la
cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor
tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con
cumplimiento honesto. Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores
bien evaluados Estar informados de los cambios tecnolgicos

Los objetivos especficos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de produccin. Encontrar y desarrollar fuentes de
abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de
los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada de los artculos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa. Desarrollar ptimos
procedimientos y controles. Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de
productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin. Reunir informacin y
hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales. Cooperar con otros
departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, produccin, contabilidad,
etc.) que soliciten sus servicios. Obtener la aprobacin de control de calidad sobre
nuevos artculos o artculos que requieran un proveedor nuevo. Para este propsito se
debern obtener muestras de los proveedores potenciales. Vigilar que el personal del
rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

1.2.1.3 Programas.

Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artculos que
debern comprarse, as como el tiempo en que deber suministrarse al almacn para
la produccin de la que se dedique la empresa.Clasificacin ABC se le asignan a los
artculos en relacin con su costo, el 80% del total a comprar a los de ms alto costo,
el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de costo ms bajo.

1.2.1.4 Presupuestos.

Se dice que un presupuesto es la expresin numrica en dinero de un plan. Los

ingredientes para hacer un presupuesto son:

- Tener plena organizacin.

- Mantener un estricto conocimiento de los recursos.
- Contar con objetivos perfectamente determinados.
- Establecer un perodo de tiempo definido.
- Ser previsible.
- Lograr imaginacin.
- Poseer buena habilidad.
1.2.2 Organizacin.

Necesidad bsica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro

de los objetivos planteados en la planeacin, y para esto aparece entonces, la divisin
del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada.

1.2.3 Direccin.

Dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros, es por esto
que un departamento de compras debe existir ese vnculo dinmico y evolutivo entre
personas.

1.2.3.1 Direccin por Objetivos.

Es un mtodo de direccin que enfatiza ms sobre los resultados que sobre las
operaciones, seala las metas que deben alcanzar a todos los niveles de la
organizacin y utiliza los resultados en comparacin con las metas fijadas, como
mtodo de evaluacin de la contribucin de cada uno de los miembros y como gua
para el manejo de la unidad. Es por eso que la DPO deber fijarse metas a corto
plazo, para su conveniencia, en las que debern de ser revisadas stas, mnimo, cada
ocho das.

1.2.3.2 Direccin por Excepcin.

Consiste en un sistema de identificacin y comunicacin que emite una seal cuando

se requiere la atencin de la persona encargada, y permanece en silencio cuando no
se requiere. Se basa precisamente en la identificacin de las excepciones,
entendiendo por excepcin aquella seal que advierten al gerente de compras de que
puede realizar una accin.

1.2.3.3 Comunicacin y motivacin.

En un departamento de compras la comunicacin debe de ser estricta, precisa y

concisa, pues dicho departamento tiene contacto permanente con otras reas tambin
importantes.

Los aspectos, ajenos a la cuestin econmica del salario, ejercen un impacto ms

fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder
adquisitivo.

1.2.4 Control.

Las operaciones de control, que son de carcter tcnico. As que el departamento de

control de calidad, obtiene estadsticas de materiales que es la operacin de control;
mientras que cuando se enva al departamento de compras, en donde se interpretan y
se toman acciones, ya es la funcin de control en s.Es indispensable que en cualquier
departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a cabo el proceso
de comprar para cumplir con las funciones de control. El manual es el armazn de la
dinmica de las decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en
guiar la accin de un modo coherente y dar por resuelto a priori determinados
problemas.
1.2.4.1 Evaluacin

Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es

recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses.

1.3 Procedimiento, flujo grama de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y

funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del
mismo modo. Requisicin: es la compra o venta de un producto o servicio. Cotizacin:
negociaciones entre el oferente y el demandante. Pedidos u rdenes de compras. Es
el documento fsico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a
entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar
adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de
los bienes o servicios. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos
elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar
de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total,
autorizacin, y clusulas. Expedicin. No es ms que una confirmacin del pedido.
Recibo de materiales

.
Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea o departamento de recibo,
deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que
se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor importante.
Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para
lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida.
Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los
diferentes grupos de una organizacin para la integracin del desarrollo, del
mantenimiento y de la supervisin de la calidad de un producto, con el fin de hacer
posibles la fabricacin y el servicio, a satisfaccin completa del consumidor y al nivel
ms econmico. Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o
servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo o cualquier
otro medio.

1.4 Inventarios

1.4.1 Definicin y relacin con compras de la administracin de inventarios.

La administracin de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener,

las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos,
empleando para tal fin, las tcnicas, procedimientos y programas ms convenientes a
las necesidades de una empresa. Los inventarios son un puente de unin entre la
produccin y las ventas. Generalmente son la partida ms grande del activo; la
adquisicin, distribucin y retencin de los inventarios, se entiende exclusivamente a la
lista de mercancas compradas para volverse a vender, mercancas que forman parte
del rengln del activo circulante. El departamento de compras, el responsable le
preocupa la poltica que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas,
calidad, nmero de unidades existentes, etc., que estn relacionadas con el volumen
de produccin. Lo que ms contribuye a la administracin eficaz del inventario es la
funcin de compras.
1.4.2 Clasificacin de inventarios.

Se basa en el tipo de material que almacenan, se clasifican:

Suministros. Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de

fbrica. Materias primas. Material en bruto en un trmino relativo.

Productos en proceso: Aquellos que estn en perodos de transformacin.

Materiales de produccin: Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes

externas a la empresa.

Material de trabajo: Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la

produccin de la compaa.

Productos terminados: Son los bienes terminados que se almacenan para su venta.

Mercancas en trnsito: Son las adquiridas por la empresa, no se encuentren

fsicamente en sus almacenes.

Mercancas en consignacin: Son las que se envan con el objeto de buscarles

mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.

Mercancas en depsito: se entregan en custodia en algn almacn de depsito. Se

les llama tambin mercancas pignoradas.

Artculos obsoletos: Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparacin usadas

provenientes de la produccin y mquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a
un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversin pasada.
Las decisiones por intuicin ya no compiten con las que ahora toman los directivos
modernos, que se basan en el examen de hechos reales a travs de datos oportunos,
del estado de sus negocios y mediante el anlisis tcnico y matemtico de sus
operaciones.