PROTOCOLO PARA LOS PROCESOS DE ADQUISICIN DE TILES ESCOLARES Y DE ASEO

BSICOS DESTINADOS A LA EDUCACIN DE NIOS Y NIAS DE NIVEL INICIAL

1. INTRODUCCIN.

El presente protocolo tiene por finalidad establecer los procedimientos para la adquisicin y
rendicin de cuentas de los kits de tiles escolares y de aseo bsicos destinados a la
educacin de nios y nias de nivel inicial, cuyo uso se encuentra establecido en la directiva
Normas para la adquisicin de tiles escolares y de aseo bsicos destinados a la educacin
de nios de tres (3) a cinco (5) aos matriculados en instituciones educativas pblicas de
educacin inicial y en los programas no escolarizados de educacin inicial (PRONOEI)
ubicados en los distritos pertenecientes a los quintiles 1 y 2 de pobreza para el ao 2015
RM 069-2015-ED, 16.02.15

2. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIN DE LOS KITS

a) El director de la institucin educativa o profesor (a) coordinador(a) responsable

deber conocer con todo detalle la relacin de tiles escolares e implementos de
higiene personal que ha de comprar de la lista sugerida. Debe entenderse como lista
sugerida, que de los 14 tems, tiene la flexibilidad de que puede adquirir diferentes
cantidades de solo esa relacin de 14 tems.

b) El monto asignado para el kit tiles escolares y aseo bsicos es aplicable solo para la
relacin establecida en la norma.

c) El director de la institucin educativa o profesor (a) coordinador(a) deber ubicar con

anticipacin los establecimientos donde adquirir la lista del kit tiles escolares y aseo
bsicos.

d) El director de la institucin educativa o profesor (a) coordinador(a) antes de hacer la

adquisicin deber verificar que el establecimiento o los establecimientos estn en
condiciones de entregar boleta o factura, en ningn caso deber hacer alguna
adquisicin en establecimientos donde no cuenten con estos comprobantes de pago.

e) A continuacin deber verificar la validez del comprobante de pago o factura recibida,

esto lo har ingresando a la pgina web de SUNAT, utilizando la rutina de
comprobacin de validez de comprobante de pago. No se aceptar ningn
comprobante de pago o factura que resultara rechazado por el sistema de SUNAT
deber acudir al establecimiento donde hizo la compra y solicitar un comprobante
vlido.

Paso 1: Ingresar a la SUNAT al link:

http://www.sunat.gob.pe/cl-at-itconcompag/ccS01Alias

Aparecer el siguiente formato, en el que debers ingresar los datos solicitados para
proceder con la validacin respectiva.

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 Paso 2: Una vez registrado los datos solicitados, haz click en la opcin consultar para
visualizar la validacin de comprobante de pago.

f) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrnico, autorizados

por la SUNAT, segn RN007-99-SUNAT) sern emitidos indicando el RUC y
denominacin de IE para casos de emisin de Boleta de Venta.

g) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrnico, autorizados

por la SUNAT, segn RN007-99-SUNAT) no debern estar borroneados, o manchados
o cambiado los nmeros o fechas.

h) Dependiendo del volumen de la adquisicin, deber acercarse a la UGEL para ver la

disponibilidad de apoyo en el traslado de los kits adquiridos.

i) Una vez que el director de la institucin educativa o profesor (a) coordinador(a) ha

hecho la adquisicin de los tiles escolares y de aseo deber garantizar su uso y
conservacin, en la institucin educativa.

j) Tan pronto se haya culminado con la adquisicin, el director deber hacer un

consolidado de los documentos junto con las facturas y boletas que ha recogido al
momento de hacer las adquisiciones, que deber ser entregado al Especialista
designado por la UGEL para su revisin y aceptacin segn el numeral 6.5.1 Del Informe
de declaracin de gastos de la norma aprobada por R. M. N 069- 2015-ED.

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3. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIN DE CUENTA DE LA ADQUISICIN DE LOS KITS

La Norma Tcnica sobre adquisicin de kit de materiales para nios, nias del nivel inicial
establece el uso de 03 formatos para la presentacin de gastos y materiales adquiridos por
los directores de las instituciones educativas y programas no escolarizados de nivel inicial,
cuyos nombres se mencionan a continuacin:

a) Anexo 01: Reporte de seguimiento (a cargo de la UGEL).

b) Anexo 02: Relacin de productos adquiridos (a cargo del director(a) o docente
coordinador (a)
c) Anexo 03: Formato de declaracin de gastos (a cargo del director(a) o docente
coordinador (a)

Llenado del Anexo 02: relacin de productos adquiridos

Tras la culminacin del proceso de adquisicin de materiales educativos, el/la director(a) o

profesor(a) coordinador(a), bajo responsabilidad, debe proceder a llenar los datos
solicitados en el Anexo 02 Relacin de Productos Adquiridos.

Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato con los datos generales de la institucin educativa
o programa no escolarizado; tales como, nombre de la Entidad Educativa (I.E.) Programa
(PRONOEI), DRE, UGEL, ubicacin geogrfica regin, provincia y distrito, DNI y apellidos y
nombre del director(a) o profesor(a) y cargo del responsable de la adquisicin y el nmero
de alumnos matriculados (totalizar el nmero de estudiantes de los grupos de 03, 04 y 05
aos) en la institucin educativa o programa no escolarizado, el mismo que debe ser
coincidente con el total de estudiantes registrados en el Sistema de Informacin de Apoyo
a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE.

Paso 2: Asimismo, se debe proceder a detallar el nombre de cada uno de los productos
adquiridos, la cantidad de cada uno de ellos y el valor de la compra, incluyendo el valor
unitario y valor total, para finalmente consignar el monto total del gasto realizado.

Paso 3: Es importante sealar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la
sumatoria del gasto realizado en cada uno de los productos. En caso, no fuera coincidente
el Responsable designado en UGEL podr realizar las observaciones que considere
pertinentes y de ser necesario, solicitar la presentacin de un nuevo formato.

a) tem / producto: se refiere a la relacin de los productos adquiridos y a la unidad de medida

(UM: unidad, docenas, caja, planchas.)
b) Previsto por alumno: est referido al ingreso de las cantidades y precios unitarios segn
lista de tem / producto, adquirido por alumno.
c) Previsto total: es el producto del total de alumnos(as) matriculados por el valor total
previsto por alumno(a). (este ser calculado automticamente por el formato, por tanto no
es necesario su llenado).
d) Compra realizada: Esta referida a la compra real de los productos o tem adquirido, por lo
que es necesario el ingreso de cantidades y precios de cada uno de estos.

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e) VAR es la variacin estimada por la diferencia de la compra realizada y prevista total.

Paso 4: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institucin educativa o

programa no escolarizado deber firmar y sellar el anexo 02; asimismo, el formato llenado
deber contar con la firma y sello de 02 representantes del CONEI en seal de
conformidad de las cantidades y montos declarados.

Anexo 02: Relacin de productos adquiridos

Anexo 03: Declaracin de rendicin de gastos

Una vez culminado el llenado del formato Anexo 02 - Relacin de productos adquiridos, el
director(a) o profesor (a) coordinador(a) de la institucin educativa o programa no
escolarizado debe proceder a completar los datos solicitados en el Anexo 03
Declaracin Jurada de Gastos.

Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato Anexo 03 Declaracin Jurada de Gastos con los
datos generales de la institucin educativa o programa no escolarizado; tales como,
nombre de la Entidad Educativa (I.E.) Programa (PRONOEI), DRE, UGEL, ubicacin
geogrfica regin, provincia y distrito, DNI y apellidos y nombre del director(a) o
profesor(a) y cargo del responsable de la adquisicin

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Paso 2: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de IE o programa no
escolarizado debe consignar los datos de los gastos realizados en base a las facturas,
boletas con las que cuenta; el llenado del formato debe estar en orden cronolgico del
gasto.

Paso 3: Los datos a ser consignados corresponden a los siguientes campos de registro:
a) RUC del emisor (tiene 11 dgitos)
b) Fecha de emisin del documento (segn formato: DD/MM/AA),
c) Tipo de documento (factura, boleta o ticket electrnico), se incluir la serie y nmero de
documento
d) Monto total del gasto considerado en el documento, debe estar en nmeros y letras

Paso 4: Es importante sealar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la
sumatoria del gasto realizado en cada una de las facturas, boletas En caso no fuera
coincidente, Responsable designado en UGEL podr realizar las observaciones que
considere pertinentes y de ser necesario, solicitar la presentacin de un nuevo formato.

Paso 5: Asimismo, los tems ordinales sealados en el Anexo 03 Declaracin Jurada de

Gastos deben coincidir con los declarados en el Anexo 02 Relacin de Productos
Adquiridos. En caso no fuera coincidente, Responsable designado en UGEL podr realizar
observaciones, solicitar el informe del caso y las modificaciones respectivas.

Paso 6: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institucin educativa o

programa no escolarizado deber firmar y sellar el Anexo 03 Declaracin Jurada de
Gastos.

Paso 7: El formato llenado deber contar con la firma de 02 representantes del CONEI en seal
de conformidad de la declaracin jurada de gastos realizada.

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 Anexo 03 Declaracin de rendicin de Gastos

DECLARACIN DE RENDICIN DE GASTOS

Importante:
El director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institucin educativa o programa no
escolarizado deber presentar a la UGEL correspondiente los anexos 02 y 03 como parte de
un informe de declaracin de gastos.

Anexo 01: Reporte de seguimiento del Responsable designado en UGEL

La Unidad de Gestin Educativa Local debe designar mediante una Resolucin Directoral a un
especialista de nivel inicial como responsable del seguimiento de la adquisicin de kits de
tiles escolares y de aseo bsico por parte de las instituciones educativas y programas no
escolarizados de la jurisdiccin.

El Responsable designado en UGEL del seguimiento de la adquisicin de materiales educativos,

deber realizar la verificacin de los informes de declaracin de gastos y sus respectivos
anexos, procediendo a aprobar u observar el documento. En caso resulte necesario,
realizarn acciones de supervisin y/o la solicitud de la modificacin del informe de gastos
presentados por el director o profesor(a) coordinador(a) de la IE o programa no
escolarizado.

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 Asimismo, deber consolidar la informacin de kits adquiridos y gastos realizados por las
instituciones educativas o programas no escolarizados de la jurisdiccin en el formato
correspondiente al Anexo 01 Reporte de Seguimiento. Dicho formato deber ser llenado,
firmado y sellado en seal de conformidad de la informacin revisada.

Los datos a ser consignados en el formato Anexo 01 Reporte de seguimiento

corresponden a:
a) Datos generales de la IE o programa no escolarizado (cdigo de local 6 dgitos, cdigo
modular 7 dgitos, nombre (II.EE, PRONOEI), nivel y modalidad (indica la II.EE: es CEI o
PRONOEI).
b) Datos de ubicacin (regin, provincia, distrito y direccin),
c) Datos del responsable de la adquisicin en la IE o programa no escolarizado (apellido
paterno, apellido materno, nombres y cargo)
d) Monto asignado a la IE o programa no escolarizado, gasto declarado por la IE o
programa no escolarizado mediante el formato anexo 03, saldo en banco
e) Numero de kits adquiridos informados mediante el formato anexo 02. (este debe estar
en relacin al nmero de alumnos(as) reportados o matriculados).

Anexo 01 Reporte de seguimiento

El Responsable designado en la UGEL elaborar, mensualmente, un informe consolidado de

la adquisicin efectuada por directores(as) y profesores(as) coordinadores(as) de la
jurisdiccin para su remisin a la DRE; la que a su vez, consolidar los datos obtenidos para
su envo a la Direccin de Educacin Inicial del Ministerio de Educacin - DEI, para lo cual
remitir el informe resumen y adjuntar los formatos de Reporte de seguimiento (Anexo 01-
Reporte de Seguimiento) presentados por las UGEL.

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 El informe consolidado de la adquisicin efectuada por directores(as) y profesores(as)
coordinadores(as) de la jurisdiccin de la UGEL deber remitirse a la DRE a partir del
siguiente mes, despus de haberse efectuado el abono de dinero a los directores(as) o
profesores(as) coordinadores(as) de la jurisdiccin.

La informacin ser enviada a la DEI para conocimiento en el marco de su funcin de

seguimiento y monitoreo. El ltimo informe consolidado deber remitirse a la DEI hasta el
30 de setiembre del 2015.

4. Diagrama del Proceso de presentacin de informes sobre la adquisicin de materiales

educativos para estudiantes de instituciones educativas y programas no escolarizados del
nivel de educacin inicial.

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 ETAPAS PARA LA EJECUCIN DE LA ADQUISICIN DEL KIT DE TILES ESCOLARES Y DE ASEO
PROGRAMACION
Comunicac
in y
difusin Establece criterios del mbito de
intervencin.
Remite a las DRE validacin.
Aprueba el listado de responsables de
MINEDU adquisicin, mediante el uso del
/DEI sistema Nexus.
Seguimiento y monitorea
Autoriza la apertura de cuentas de
Designa responsable mediante R.D
asistencia tcnica y seguimiento al
Seguimient proceso.
oy Consolida informacin validada por
monitoreo DRE/ las UGEL y las remite al MINEDU.
GRE Monitoreo y seguimiento a las UGEL
Designa responsable mediante R.D de
seguimiento al proceso.
Validada y verifica Base de datos de las
I.E y PRONOEI focalizados.
Remite Base de Datos validada a la
Denuncias DRE/GRE para ser enviada a la DEI.
UGEL Establece cronograma de talleres de
capacitacin con los responsables de
adquisicin de los KIT.
Seguimiento y monitoreo a las II.EE y
PRONOEI
Determina del listado proporcionado por el
MINEDU la relacin de materiales que sern
adquiridos.
I.E Conforma y/o convoca CONEI
Ubica lugar donde realizar la compra
Verifica validez comprobante de pago
EJECUCIN CIERRE EVALUACIN
Autoriza la apertura de cuentas de ahorro Elabora formato para Elabora informe final
Efecta la transferencia de recursos a las emisin de informe de global sobre la base de los
cuentas de ahorro abiertas a travs del SIAF. adquisicin. consolidados enviados
Solicita al Banco de la nacin reporte de Brinda asistencia tcnica por las UGEL.
transferencias realizadas. presencial y virtual
Solicita al BN reportes semanales de los
saldos financieros.
Realiza el monitoreo y seguimiento
Asistencia Tcnica presencial
Asesora presencial y virtual
Visita a las II.EE inicial y PRONOEI
Brinda asistencia tcnica
presencial y virtual.
Realiza el monitoreo y seguimiento
Visita a las II.EE inicial y PRONOEI
Verifica y consolida informacin
remitida por los responsables de
Verificacin de las cuentas en el Banco de la
adquisicin.
Nacin.
Publicacin de los beneficiarios Elabora y remite a la DRE
mensualmente el informe
Solicita bloqueo de cuentas
consolidado de la adquisicin.
Talleres de capacitaciones a directores (as) y
docentes coordinadores
Solicita desbloqueo de cuentas
Realiza el monitoreo y seguimiento
Visita a las II.EE y PRONOEI.
Elabora informe de rendicin de
Ejecuta la compra del kit de tiles escolares cuentas.
y de aseo priorizados del listado Verifica que documentos cuenten
proporcionado por el MINEDU. con la firma y sello de dos
Distribuye kit de tiles escolares y de aseo a representantes del CONEI
11
los nios(as) Presenta informe de lo actuado a la
UGEL.
 FLUJOGRAMA: EJECUCCIN
MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL KITS DE TILES ESCOLARES Y ASEA BSICO
INICIO
Equipo de FIN
Monitoreomo Equipo de
nitorep Monitoreo

DRE

Monitorea a las especialistas Revisa,

Revisa, compila
compila yy enva
enva el
el
Fiscaliza el proceso de
de las UGEL informe
informe al
al MINEDU.
MINEDU.
adquisicin
Haciendo
Haciendo uso
uso del
del anexo
anexo 11
M I N E D U D E I

30
30
UGEL setiembre
setiembre
Comunica o notifica del depsito
Seguimiento a la adquisicin
efectuado por el MINEDU
realizada por los responsables
(reporte mensual). 15de
15de
setiembre
setiembre HITO
HITO
55

I.E. HITO
HITO El Director (a) y/o
/PRON Adquirir el kits de 44
Elabora y presenta el coordinador (a) tiene 5
OEI tiles escolares y de
informe. Haciendo Uso das hbiles para la
aseo bsico gestin interna del
de los anexos 2 y 3
material.
31
31 de
de
Junio
Junio agosto 07
07 de
de
agosto
julio
julio 2015
2015 setiembre
setiembre
Acta de entrega

HITO
HITO HITO
HITO
11 22 HITO
HITO
33
FIN 12

Depsito
Depsito del
del dinero
dinero Compra
Compra de
de los
los kits
kits Informe
Informe Gestin
Gestin del
del kits
kits en
en
MINEDU Revisa,
I.E. compila y enva I.E /PRONOEI
MINEDU
MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCINel DEL I.E. I.E I.E /PRONOEI
informeKIT DE TILES
Monitorea a las Fiscaliza el proceso I.E
al MINEDU
INICIO especialistas de las de adquisicin
ESCOLARES Y DE -ASEO Informe
BSICO FIN HITO 5
UGEL
- Anexo 1